Créer un événement
1- Créer un événement sans invitation de collaborateurs et sans réservation de ressources
Choisir la date et l'heure,
Se positionner sur la case correspondant à la date et l'horaire souhaité,
Ajouter le nom de l'événement, Cliquer sur créer l'événement.
2- Modifier un événement
Cliquer sur le titre de l'événement,
Cliquer sur pour que le formulaire
de modification s'ouvre,
Apporter les modifications puis cliquer sur . Astuce
Positionner le curseur de la souris sur le bas de l'événement,
Lorsque la flèche à double sens s'affiche, étirer l'événement jusqu'à l'horaire souhaité.
Pour pouvoir apporter des modifications à un événement, il faut en être le créateur et être le propriétaire de l'agenda.
3- Supprimer un événement
Cliquer sur le titre de l'événement,
Cliquer sur ,
Confirmer la suppression en cliquant sur .
4- Événement avec invitation de collaborateurs et réservation de
ressources
Procéder comme au paragraphe (1) ci-dessus et cliquer sur pour compléter le formulaire suivant :
4.1 Calendrier
Par défaut le nom du propriétaire de l'agenda est affiché dans ce champ,
Dans le cas où un utilisateur est propriétaire de de plusieurs agendas, il faut choisir l'agenda concerné par l'événement à créer.
4.2 Toute la journée
Cocher cette case pour un événement qui dure toute la journée.
4.3 Date et heure de l'événement
Choisir la date et l'heure du début et la date et l'heure de fin de l'événement.
4.4 Récurrence
4.5 Rappels
Cliquer sur ce champ pour définir le rappel d'un événement en choisissant le temps avant le début de l'événement ou la date du rappel.
4.6 Lieu
Pour cet événement, Les paramètres saisis dans cette rubrique remplacent ceux définis dans l'onglet options.
Saisir le lieu de l'événement (à titre indicatif).
4.7 Description
Saisir la description de l'événement dans la zone de saisie.
4.8 Statut de l’événement "L'événement est"
Choisir le statut de l'événement (public, privé ou afficher uniquement la date et l'heure).
4.9 Disponibilité "Afficher comme"
Choisir "libre" ou "occupé" pour permettre aux collaborateurs autorisés de voir la disponibilité sur cette période.
4.10 Invités et réservations 4.10.1 Invitations
Commencer à taper les premières lettres de la personne à inviter pour que l'autocomplétion suggère une ou plusieurs adresses mail des personnes à inviter à partir de l'annuaire académique et du carnet d'adresses.
Choisir l'adresse mail de la personne à inviter.
la réservation des salles se fait dans la rubrique "Réservations" (Cf. 4.10.2)
Après avoir choisi les collaborateurs à inviter, il faut vérifier
leurs disponibilités en cliquant sur ,
La plage horaire en rouge indique l’indisponibilité du collaborateur.
4.10.2 Réservations
Commencer à taper ("salle", "voiture","projecteur","visio") l'auto complétion suggère plusieurs "salles, voitures, etc)",
Choisir la ressource à réserver.
Cliquer sur pour vérifier la
disponibilité de la ressource à réserver.
Astuce
Pour accéder facilement et rapidement à la ressource souhaitée, utiliser les mots clés (salle, voiture, projecteur et visio).
5- Événement avec invitation d'un ou plusieurs groupes
Dans le formulaire de création d'événement,
Dans la rubrique "Invités et réservations", cliquer sur l'icône
"carnet d'adresses" ,
Cocher le bouton radio ,
Sélectionner le groupe à inviter et cliquer sur , Les noms des invités appartenant au groupe s'affichent dans la liste des invités,
Il est possible de retirer un ou plusieurs invités de la liste en cliquant sur .
Pour que la création ou la modification d'un événement soit sauvegardée, il faut l'enregistrer en cliquant sur le bouton .
Attention
Avant d'inviter un groupe à un événement, il faut au préalable l'avoir créé dans le carnet d'adresses (Cf. "Créer un groupe") .