Présentation de la plateforme
1 Personnes
...3
1.1 Présentation des personnes
...3
1.2 Trouver un utilisateur
...3
2 Profil d’utilisateur
...5
2.1 Appuis
...5
2.2 Appuyer des compétences existantes et nouvelles
...6
2.3 Onglet activité récente
...6
3 Mon profil
...7
3.1 Modifier les informations du profil
...8
3.2 Modifier vos compétences
...9
4 Liens personnels
...10
4.1 Ajouter un lien personnel
...10
4.2 Modifier un lien personnel
...11
4.3 Supprimer un lien personnel
...11
5 Mes paramètres
...12
5.1 Changer de mot de passe
...13
5.2 Paramètres de notification
...13
5.3 Nouveaux canaux
...14
5.4 Paramètres d’interface
...14
5.5 Options nouveautés
...15
5.6 Lieu et fuseau horaire
...15
6 La page de votre organisation
...16
6.1 Voir qui travaille pour votre organisation
...18
6.2 Dossier documents
...19
6.3 Visualiser / télécharger un document
...19
6.4 Charger un document
...20
6.5 Visualiser un article
...21
6.6 Visualiser des articles plurilingues
...22
6.7
«Aimer » un article
...22
6.8 Commenter un article
...22
6.9 Ajouter un article
...23
7 Notifications & messages
...25
7.1 Notifications
...25
7.2 Boîte de messagerie
...26
7.3 Lire un message
...26
7.4 Répondre / faire suivre / supprimer
...27
7.5 Écrire un message
...27
7.6 Paramètres de notification des messages
...28
Communauté Caritas - Guide d’utilisation Page 2
1 Personnes
1.1 Présentation des personnes
La liste des personnes est une base de données interrogeable et filtrable, qui permet aux visiteurs d’avoir des informations sur une personne en particulier, ou sur une sélection de personnes.
Chercher des personnes
Visualisation par icones ou par liste Trier les personnes par prénom, nom de famille ou par lettre Un utilisateur
Page principale des personnes
1.2 Trouver un utilisateur
Entrez le nom de l’utilisateur que vous souhaitez trouver dans la barre de recherche et cliquez sur l’icône « recherche ».
Icône recherche
Flèche recherche avancée
• Mots-clés : Chercher des utilisateurs par mot-clé, p. ex. Alex, Colombie.
• Prénom, nom de famille, titre du poste : Chercher des utilisateurs par nom et/ou titre du poste.
• Rôle : Filtrer les utilisateurs par rôle. Dès que vous commencez à taper votre texte, les rôles pertinents s’afficheront dans un menu déroulant et vous pourrez sélectionner ce qui correspond.
Sélectionnez « n’importe lequel » (défaut) ou « tous » selon vos nécessités.
• Zone extranet : Filtrer les utilisateurs par zone extranet. Sélectionnez « n’importe laquelle » (défaut) ou « toutes » selon vos nécessités.
• Société, adresse, téléphone fixe, portable : Chercher des utilisateurs par nom de société, adresse, numéro de téléphone fixe ou portable.
• Méthode de contact préférée : Chercher des utilisateurs en fonction de leur méthode de contact préférée. Dès que vous commencez à taper votre texte, les méthodes de contact
pertinentes s’afficheront dans un menu déroulant et vous pourrez sélectionner ce qui correspond à vos critères.
Une fois les options de filtrages spécifiées, cliquez sur l’icône « recherche ». Un champ déroulant s’affiche à droite du bouton recherche. En cas de besoin, sélectionnez le nombre de résultats à afficher par page dans le menu déroulant.
Communauté Caritas - Guide d’utilisation Page 4
2 Profils d’utilisateur
Pour visualiser le profil d’un utilisateur, cliquez sur sa photo de profil ou sur son nom.
L’onglet « profil », sélectionné par défaut, affiche des informations sur cet utilisateur.
Contacter / suivre Onglet profil
Appuis &
qualifications
Coordonnées
Page de profil
2.1 Appuis
De façon similaire à ce qui se produit sur LinkedIn, le célèbre réseau social pour le monde des affaires, les utilisateurs peuvent appuyer d’autres utilisateurs pour certaines compétences spécifiques. Les compétences appuyées sont affichées dans le profil de l’utilisateur.
Le nombre de personnes ayant appuyé l’utilisateur pour une compétence particulière s’affiche. Cliquez sur ce nombre pour voir qui a déjà appuyé cet utilisateur.
Pour trouver d’autres utilisateurs correspondant à cette compétence, cliquez sur le nom de la compétence.
2.2 Appuyer des compétences existantes & nouvelles
Pour appuyer un utilisateur sur une compétence existante, déjà présente dans son profil (ce qui signifie qu’il a déjà été appuyé par quelqu’un d’autre), cliquez sur l’icône plus.
Icône plus, pour appuyer une compétence existante
Pour appuyer un utilisateur sur une nouvelle compétence, pour laquelle ils n’a encore reçu aucun appui, commencez à taper cette compétence dans la boîte de texte. Les suggestions de compétences commenceront à s’afficher au fur et à mesure que vous écrirez. Sélectionnez une compétence dans cette liste pour appuyer l’utilisateur sur cette compétence.
Une fois que vous aurez sélectionné une compétence, cliquez sur Appuyer.
Bouton appuyer
2.3 Onglet activité récente
L’onglet « activité récente » affiche les éléments suivants :
• Vos publications (y compris les réponses)
• Publications envoyées directement à vous, par d’autres utilisateurs
• Publications dans lesquelles vous avez été étiqueté
• Publications que vous avez « aimées »
Communauté Caritas - Guide d’utilisation Page 6
Onglet activité récente
3 Mon profil
Pour visualiser votre propre profil, cliquez sur le bouton profil dans la barre de navigation principale en haut à droite et sélectionnez votre nom dans la liste déroulante qui s’affiche.
Joe Bloggs
Bouton profil Votre profil
Page de profil
3.1 Modifier les informations du profil
Où que vous soyez sur le site, cliquez sur « paramètres » en haut à droite dans la barre de navigation.
Sélectionnez ensuite l’option « mon profil » dans le menu déroulant. Modifiez les détails informations de votre profil selon vos besoins puis cliquez sur Mettre à jour mon profil.
paramètres mon profil
Onglet détails du profil
Bouton mettre à jour mon profil
Paramètres de mon profil
Communauté Caritas - Guide d’utilisation Page 8
3.2 Modifier vos qualifications
Il est possible d’attribuer des qualifications à votre profil. Sélectionnez l’onglet « qualifications », cherchez parmi les qualifications proposées celles qui vous correspondent et cliquez sur Ajouter.
Sélectionnez le niveau de qualification approprié (i.e. non évalué, élémentaire, moyen, bon, expert) dans le menu déroulant à droite de chaque qualification et cliquez sur Mettre à jour mon profil.
Onglet qualifications
Bouton mettre à jour mon profil
Bouton ajouter
Niveau de qualification
4 Liens personnels
Il est possible d’accéder aux liens personnels à travers la barre de navigation en haut de l’écran. Ceux-ci fonctionnent exactement comme un menu « favoris » dans lequel vous pouvez enregistrer des adresses web pour pouvoir y accéder facilement par la suite.
Vous pouvez accéder au champ « modifier les liens personnels » en cliquant sur le menu de vos liens personnels dans la barre de navigation, puis sur modifier les liens
personnels.
Liens personnels
Modifier les liens personnels
4.1 Ajouter un lien personnel
Pour créer un nouveau lien, cliquer sur « modifier les liens personnels » dans le menu des liens personnels.
Compléter avec les informations voulues dans la ligne « ajouter ».
• Entrée du menu : Insérez le nom à afficher pour ce lien.
• Lien : Insérez l’adresse URL / web.
• Ouvrir dans un nouvel onglet : Cochez cette option pour que votre lien s’ouvre dans un nouvel onglet du navigateur.
Cliquer sur Mettre à jour la sélection pour enregistrer.
Bouton mettre à jour la sélection
Case ouvrir dans un nouvel onglet
NB : Pour spécifier une page du site de la Communauté Caritas, utiliser le lien relatif, i.e. par exemple /intranet/people et non pas http://community.caritas.org/intranet/people
Communauté Caritas - Guide d’utilisation Page 10
4.2 Modifier un lien personnel
Pour modifier un lien personnel, suivre la même procédure que pour l’ajout d’un lien personnel, modifiez les informations voulues et cliquez sur Mettre à jour la sélection pour enregistrer les changements apportés.
Bouton mettre à jour la sélection
4.3 Supprimer un lien personnel
Pour supprimer un lien personnel, cochez la case de la colonne « sélection » puis cliquez sur supprimer la sélection.
5 Mes paramètres
D’où que vous soyez sur le site, cliquez sur « paramètres » en haut à droite de la barre de navigation.
Sélectionnez ensuite l’option « mes paramètres » dans le menu déroulant qui s’affiche.
paramètres
mes paramètres
Page d’accueil La page des paramètres est composée des onglets suivants...
Onglets des paramètres
Page mes paramètres
Communauté Caritas - Guide d’utilisation Page 12
Sélectionnez l’onglet « changer le mot de passe » pour modifier votre mot de passe. Insérer votre mot de passe (actuel), votre nouveau mot de passe, de nouveau ce nouveau mot de passe pour le confirmer, puis cliquez sur enregistrer mes paramètres.
Onglet Changer de mot de passe
Bouton enregistrer mes paramètres
NB : Il est possible de passer d’un onglet à l’autre sans cliquer sur enregistrer mes paramètres. Si vous modifiez vos paramètres dans un onglet et passez à un autre onglet sans cliquer sur enregistrer mes paramètres, vos modifications seront maintenues.
5.2 Paramètres de notification
Sélectionnez l’onglet « paramètres de notification » pour modifier vos paramètres de
notification. Pour recevoir une notification quand des documents qui vous appartiennent ont été mis à jour, déplacés ou supprimés, cochez la case correspondante et cliquez sur enregistrer mes paramètres.
Paramètres de notification
Bouton enregistrer mes paramètres
5.3 Nouveaux canaux
Sélectionnez l’onglet « nouveaux canaux » pour vous inscrire ou désinscrire à de nouveaux canaux.
Cochez ou décochez les cases correspondantes et cliquez sur enregistrer mes paramètres.
Paramètres des nouveaux canaux
Bouton enregistrer mes paramètres
NB : Les cases en gris sont les nouveaux canaux obligatoires, desquels il est impossible de se désinscrire.
5.4 Paramètres d’interface
Sélectionnez l’onglet « paramètres d’interface » pour changer la langue. Sélectionnez votre langue dans la liste déroulante « langue d’interface » et cliquez sur enregistrer mes paramètres.
Paramètres d’interface
Bouton enregistrer mes paramètres
NB : Les options linguistiques à disposition sont : anglais, US international, français et espagnol
Communauté Caritas - Guide d’utilisation Page 14
5.5 Options nouveautés
« Nouveautés » est un élément utilisé sur la page d’accueil, qui affiche les documents, les pages publiées et les publications de forum récemment ajoutés ou mis à jour.
Sélectionnez l’onglet « options nouveautés » pour configurer vos paramètres, en cochant les objets à afficher dans votre liste. Cochez ou décochez les cases correspondantes, définissez le nombre d’éléments à afficher et cliquez sur enregistrer mes paramètres.
Options
« nouveautés »
Bouton enregistrer mes paramètres
5.6 Lieu et fuseau horaire
Sélectionnez l’onglet « lieu et fuseau horaire » pour modifier votre fuseau horaire. Sélectionnez
« fixer le fuseau horaire » dans la liste déroulante des lieux, puis sélectionnez le fuseau horaire voulu et cliquez sur enregistrer mes paramètres.
Lieu et fuseau horaire
Bouton enregistrer mes paramètres
NB : Si le champ « lieu » est sur la position par défaut, il ne sera pas possible de modifier le fuseau horaire.
6 La page de votre organisation
Pour accéder à la page de votre organisation, passez le curseur sur « nouvelles et signalements » dans la barre de navigation principale en haut du site et sélectionnez
« régions et organisations » dans le menu déroulant.
Mises à jour &
signalements Régions et organisations
La page principale des organisations membres s’affichera alors. À partir de là, vous pouvez utiliser la barre de navigation sur la gauche de la page pour sélectionner votre organisation.
Les pays sont triés par région, parmi les 7 structures régionales : Caritas Afrique, Caritas Asie, Caritas Europa, Caritas Amérique latine & Caraïbes, Caritas Moyen-Orient & Afrique du Nord, Caritas Amérique du Nord et Caritas Océanie.
Classes d’organisations membres
Communauté Caritas - Guide d’utilisation Page 16
Chaque organisation a une page contenant une brève description, des coordonnées, le lien vers le site web et les médias sociaux de l’organisation. En-dessous de cela, il y a des liens vers le dossier des documents et pour visualiser qui travaille pour votre organisation, ainsi que des boutons pour créer un article et poser une question. Les articles liés à vote organisation s’afficheront sous les informations relatives à l’organisation.
Bouton s’inscrire
Coordonnées
Poser une question / créer un article
Liste des articles
Page de l’organisation Caritas Afrique
Employés Dossier documents
6.1 Voir qui travaille pour votre organisation
Pour voir tous les utilisateurs qui travaillent pour une organisation donnée, cliquez sur le lien sous les coordonnées « cliquer ici pour visualiser les utilisateurs travaillant pour cette organisation ».
Employés
Cela vous conduira à la page des personnes, avec une liste des utilisateurs qui travaillent pour la même organisation que vous. Vous pouvez alors cliquer sur n’importe lequel des utilisateurs listés pour vous rendre sur sa page de profil et avoir d’autres informations à son sujet ou pour obtenir ses coordonnées.
Exemple de liste d’utilisateurs travaillant pour votre organisation
NB : Vous pouvez utiliser ce lien sur n’importe laquelle des pages des organisations, pas seulement celle pour laquelle vous travaillez, pour trouver les coordonnées de quelqu’un si vous savez dans quel pays ou continent il travaille, par exemple.
Communauté Caritas - Guide d’utilisation Page 18
6.2 Dossier documents
Pour accéder au dossier documents de votre organisation, cliquez sur le lien sous les coordonnées « Ceci est le dossier documents ».
Dossier documents
Cela vous conduira vers le dossier documents, qui est un espace d’archivage des documents liés à votre organisation, pouvant être mis à jour par n’importe quel utilisateur du site.
Chercher des documents
Liste des documents
6.3 Visualiser / télécharger un document
Pour visualiser un document, cliquez sur son titre. Cela ouvrira le document dans une fenêtre. Vous pourrez ainsi le visualiser et le télécharger à travers le bouton « télécharger le document ». Vous pouvez aussi voir qui d’autre a modifié ou visualisé ce document.
Visualisation du document
Télécharger le document Commentaires
Qui a modifié / visualisé ce document
Pour charger un document dans le dossier documents de votre organisation, cliquez sur le bouton « ajouter un document » quand vous êtes dans le dossier documents.
Ajouter un document
Un menu s’affichera pour vous aider à charger votre document. Cliquez sur le bouton « choisir le fichier » pour sélectionner le fichier sur votre ordinateur. Si vous voulez le signaler comme ébauche, vous pouvez le faire en cochant la case « marquer comme ébauche ». Ajoutez au besoin aussi une description. Finalement, cliquez sur le bouton « Ajouter un document » pour ajouter le document au dossier de votre organisation.
Bouton choisir le fichier
Description du document
Bouton ajouter un document
Communauté Caritas - Guide d’utilisation Page 20
6.5 Visualiser les articles
Pour visualiser un article lié à votre organisation, cliquez sur l’image ou le titre de l’article que vous souhaitez voir. Cet article sera alors affiché.
Titre de l’article Image de
l’article
Liste des articles
Bouton j’aime
Télécharger
Bouton l’article
S’inscrire au format pdf
Visualisation de l’article
6.6 Visualiser des articles plurilingues
Les articles disponibles dans plusieurs langues comporteront un menu déroulant à droite pour le choix de la langue. Sélectionnez la langue voulue dans ce menu déroulant.
Choix de la langue
6.7 « Aimer » un article
Pour « aimer » un article, cliquez « j’aime » sous le titre de l’article.
Bouton « j’aime »
6.8 Commenter un article
Si les commentaires sont permis, les utilisateurs verront s’afficher un champ « ajouter un commentaire » sous l’article.
Champ seulement Ajouter Joindre un Charger
Enregistrer votre
Ajouter un message un lien document un fichier commentaire
commentaire
Une fois que vous avez écrit votre commentaire, cliquez sur le bouton « enregistrer » pour l’adjoindre à l’article. D’autres utilisateurs peuvent alors « aimer » et « répondre » à votre commentaire et vous pouvez y répondre ou le supprimer.
Communauté Caritas - Guide d’utilisation Page 22
6.9 Ajouter un article
Pour créer un nouvel article lié à votre organisation, cliquez sur le bouton « créer un article » au bas de la page de votre organisation.
Créer un article
La page « ajouter un article » s’affichera alors.
Page « ajouter un article »
Remplir les champs suivants :
• Langue : Sélectionnez la langue de votre article dans le menu déroulant.
• Titre de l’article : Insérez le titre de l’article.
• Catégorie : Sélectionnez la catégorie voulue dans la liste. Veuillez noter que vous ne pourrez choisir que parmi les catégories dans lesquelles il vous est permis de publier.
• Étiquettes : Entrez les étiquettes voulues, séparées d’une virgule. Les étiquettes les plus populaires sont affichées sous le champ étiquettes.
• Auteur : Par défaut, l’auteur de l’article est la personne qui le crée. Il est cependant possible de spécifier un auteur alternatif, si vous le souhaitez.
• Couverture / vignette de l’article : Cliquez sur « Charger une image de couverture » pour charger une image représentant votre article. L’image s’affichera à gauche de l’article dans la liste des articles, et en haut de l’article quand il sera visualisé. Les images doivent faire au moins 480 pixels de large et 270 pixels de haut.
• Inclure une vidéo : Insérez le code iframe de votre vidéo. Cette vidéo s’affichera en haut de l’article. Si une image de couverture est aussi chargée, c’est la vidéo qui viendra en premier.
• Description : C’est le corps de l’article.
• Permettre les commentaires : Cochez la case pour activer ou désactiver les commentaires.
• Sujet / région / pays : Choisir le sujet voulu, la région et le pays dans le menu déroulant.
• Date : Sélectionnez la date pertinente dans le calendrier. Notez que la date de publication de l’article sera obligatoirement la date à laquelle l’article est publié.
• Statut : Sélectionnez le statut de votre article : ébauche, publié ou archive.
NB : Les utilisateurs disposant des droits pour « créer un article » dans une
catégorie mais n’ayant pas de droits de « publication » n’auront pas accès à l’option de statut. En lieu et place de cela, c’est le message suivant qui s’affichera :
Vous n’avez pas la permission de publier cet article : le statut de cet article est ÉBAUCHE.
Ce sont les utilisateurs disposant des droits de « publication » dans cette catégorie qui seront ensuite en mesure de réviser l’article et de le publier, le cas échéant.
Une fois ces champs remplis, cliquez sur Ajouter un article.
Communauté Caritas - Guide d’utilisation Page 24
7 Notifications & messages
L’application de messagerie du site de la Communauté Caritas vous permet d’envoyer et de recevoir des messages (à) d’autres utilisateurs. En plus de cela, d’autres sections du site peuvent vous envoyer des notifications et des messages directement générés par le système.
Les messages sont envoyés pratiquement en temps réel, et les utilisateurs en sont immédiatement informés.
7.1 Notifications
Un petite icône s’affichera sous le bouton de notification au-dessus de la barre de navigation principale, vous alertant de toute nouvelle notification ou de tout nouveau message qui vous arrive.
Bouton notifications
Barre de navigation principale
Cliquez sur le bouton de notification pour voir la liste sommaire, qui est un aperçu de vos notifications et messages.
Les messages venant d’autres utilisateurs peuvent être lus dans cette liste sommaire en cliquant sur le sujet. Pour réduire un message déployé, il suffit de cliquer à nouveau sur le sujet.
Sujet du message
Liste sommaire
Marquer toutes les
notifications / Écrire un Voir tous messages comme lus message les messages
7.2 Boîte de messagerie
Vous pouvez accéder rapidement à votre boîte aux lettres en cliquant sur l’icône nombre de message dans la barre de navigation principale puis en cliquant sur « tout voir ». Autrement, cliquez sur « messages » dans la barre de menu.
Les messages non encore lus s’afficheront en gras. Le nom de l’expéditeur s’affichera à gauche du message. Les messages émanent soit d’une application à l’intérieur du site, p. ex.
Nouvelles & signalements, Fichiers ou directement d’un utilisateur.
La date et l’heure d’envoi du message s’afficheront aussi à droite du message.
Messages
Chercher un message
Ouvrir un message
Boîte de messagerie
Pour chercher un message, insérez un mot clé dans le champ de texte et cliquer sur « recherche ».
Il est possible de filtrer la recherche en sélectionnant le type pertinent dans la liste déroulante. Par défaut, c’est « tout type » qui est sélectionné. Le filtre peut être utilisé indépendamment de la recherche, i.e. il n’y pas besoin de définir de mot clé si un type a été sélectionné.
7.3 Lire un message
Pour lire un message, cliquez simplement sur le sujet et l’intégralité du message s’ouvrira.
Pour réduire un message déployé, cliquez à nouveau sur le sujet.
Pour visualiser tous les destinataires du message, cliquez sur destinataires sous le sujet du message.
Une petite fenêtre pop-up s’affichera, montrant les destinataires du message. Les icones d’enveloppe avec une coche indiquent que le message a été lu par l’utilisateur.
Communauté Caritas - Guide d’utilisation Page 26
7.4 Répondre / faire suivre / supprimer
Pour répondre à un message, passez le curseur sur le sujet et cliquez sur « répondre ».
Suivez ensuite les étapes décrites dans la section 7.5, composer un message.
Pour faire suivre un message, passez le curseur sur le sujet et cliquez sur « faire suivre ».
Suivez ensuite les étapes décrites dans la section 7.5, composer un message.
Pour supprimer un message, cochez la case à gauche du message et cliquez sur « supprimer la sélection ». Plusieurs messages peuvent être supprimés en même temps. Pour supprimer tous les messages, cliquez simplement sur tout supprimer.
Écrire un message
Supprimer la sélection Répondre / faire suivre
7.5 Écrire un message
Pour envoyer un message à un utilisateur, cliquez sur « écrire » à gauche.
Envoyer à : Spécifier les destinataires du message. Des suggestions s’afficheront pendant que vous taper les noms.
Sujet : Insérez le sujet du message.
Texte du message : Insérer le texte du message. Vous avez des outils élémentaires à disposition pour formater votre message.
Une fois tous ces champs remplis, cliquez sur « envoyer ».
7.6 Paramètres de notification des messages
Vous pouvez configurer vos paramètres de notification personnels. Pour configurer vos paramètres, cliquez sur « paramètres » à gauche de la Boîte de messagerie.
Paramètres de messagerie
Choisir une méthode de notification par défaut en sélectionnant l’option voulue dans le menu déroulant :
• Seulement les messages du système : les notifications ne seront reçues comme des messages du système.
• Copier la notification dans un courriel : les notifications seront reçues comme messages du système et copiés à l’adresse électronique spécifiée dans le profil de l’utilisateur.
• Seulement courriel (aucune notification du système) : les notifications ne seront envoyées qu’à l’adresse électronique fournie dans le profil de l’utilisateur.
• Sommaire quotidien : les notifications sont regroupées quotidiennement et envoyées sous forme de sommaire.
• Sommaire hebdomadaire : les notifications sont regroupées hebdomadairement et envoyées sous forme de sommaire.
• Sommaire mensuel : les notifications sont regroupées mensuellement et envoyées sous forme de sommaire.
Communauté Caritas - Guide d’utilisation Page 28
NB : l’option par défaut est messages du système seulement. Il est possible de sélectionner différentes options pour des applications spécifiques. Par défaut, la méthode de notification sera celle fixée par défaut.
Enregistrer mes paramètres
Choisir un laps de temps après lequel les messages lus devront être éliminés de votre boîte de messagerie, en sélectionnant l’option voulue dans le menu déroulant. L’option par défaut est trois mois.
Il est possible de sélectionner différentes options pour des applications spécifiques. Par défaut le laps de temps après lequel les messages lus seront supprimés sera celui fixé par défaut.
Après chaque changement, cliquez sur « enregistrer mes paramètres » pour le rendre permanent.
