Communauté de Communes du Pays entre Loire et Rhône (CoPLER)
Cahier des charges
pour la création d’un site de e-commerce pour les produits fermiers et locaux du territoire
22 mars 2022
Un projet cofinancé par l’Union européenne et l’Etat :
1. La Structure
La Communauté de communes du Pays entre Loire et Rhône (CoPLER) est une intercommunalité rurale de la Loire (42), regroupant 16 villages, 14 000 habitants, 1 150 établissements économiques (dont 328 exploitations agricoles) et 3 600 emplois. Son territoire, situé entre Loire et Rhône à équidistance des villes de Lyon et de Saint Etienne, offre à ses habitants une qualité de vie remarquable.
Un des projets actuels, dynamisé par la récente crise sanitaire, la volonté de soutenir les producteurs en place et les prises de conscience sur l’alimentation saine, est de renforcer une dynamique de circuits-courts sur le territoire.
Dans ce contexte, la CoPLER souhaite créer un site internet marchand regroupant l’offre de différents producteurs et artisans, avec commande en ligne et collecte sur des points définis.
2. Contexte du projet
Ce projet est né à l’initiative de quelques producteurs fermiers locaux qui souhaitaient promouvoir davantage les produits locaux à l’échelle du territoire, trouver de nouveaux débouchés commerciaux et simplifier et mutualiser les canaux de vente notamment via la vente en ligne.
Après une rencontre entre ces producteurs et la CoPLER et un état des lieux de l’offre, il a été décidé de lancer un projet global de développement des circuits courts sous la coordination de la CoPLER.
Le projet vise à développer et optimiser les ventes de produits locaux, notamment fermiers, en circuits courts en proposant :
➢ Une solution de vente en ligne mutualisée pour les producteurs, via la création d’un site internet à destination des particuliers mais aussi des professionnels.
➢ La mise en place de solutions locales pour le retrait des commandes :
o Des points de retrait physiques mutualisés sur le territoire (lieux de vente déjà existants pour les soutenir et non les déstabiliser avec cette nouvelle offre).
o Des consignes réfrigérées automatiques implantées sur l’axe Nationale 7 à Saint Symphorien de Lay au démarrage.
o Des actions de communication pour promouvoir cette nouvelle offre : des flyers, des sacs à course krafts et textile avec l’adresse du site de vente en ligne, une signalétique homogène pour identifier les points de retrait.
La CoPLER a un rôle d’impulsion et de facilitation pour la mise en œuvre de ce projet, mais le fonctionnement futur sera porté par les producteurs qui devront dégager du temps pour ce projet commun (sur le modèle d’un magasin de producteurs…).
3. Objet de la consultation
La présente consultation concerne la création d’une solution de vente en ligne mutualisée pour les producteurs, via la création d’un site internet de ecommerce.
Ce site Internet devra être à la fois accessible depuis les tablettes et smartphones, quelle que soit la technologie (Iphone, androïd…), et ordinateurs fixes.
Le projet vise une double cible :
1. Les consommateurs locaux : 5 500 ménages (14 000 habitants), + de 1000 salariés résidant hors du territoire et de passage chaque jour de travail, une clientèle de passages (salarié pendulaires et touristes) du fait de la présence d’axe routiers majeurs (N7 et RN82) ;
2. Les professionnels locaux (cantines, restaurateurs, bouchers, traiteurs…).
➔ Prévoir une double interface (identifiants d’accès ? choix à l’entrée ?) permettant de proposer des tarifs et quantités différentes selon la cible.
➔ Pour faciliter l’usage par les producteurs, le back office devra prévoir une seule fiche par produit avec une saisie des 2 types de tarifs et de volume.
A noter que l’accès pro pourra être mis en place en différé pour permettre aux producteurs de s’approprier l’outil avant de monter en charge.
Contenu du site / expérience client
➢ Pour commencer, le consommateur doit choisir son secteur géographique de retrait de commande (4 sont envisagés à terme : Vallée du Rhins, Nationale 7, Neulise et Bords de Loire).
Cela permettra de faire un filtre des producteurs et produits qui s’affichent car les producteurs ne livreront pas systématiquement tous les secteurs géographiques.
➢ Une page d’accueil comprenant : o L’offre
o Une rapide présentation de la démarche et la carte du territoire o Un lien vers la liste des producteurs pour les plus curieux o Le contact (mail et téléphone)
o Les infos légales
L’offre devra être présentée par type de produits (viande, légumes, laitages…) et non par producteur, afin de simplifier au maximum le parcours d’achat du consommateur.
La liste des produits apparait sur la page d’accueil et doit être facilement retrouvable en cours de navigation.
Des catégories et sous-catégories devront être prévues (comme on l’observe classiquement sur les sites de e-commerce alimentaire).
➢ Une page produit.
Dans chaque encart produit, figurera : o Une image
o Un rapide descriptif
o Le prix à l’unité et/ou au kg selon les produits o La provenance
o Les signes officiels de qualité et d’origine (AB, AOC, IGP…) o Le nom du producteur et sa commune
o Un lien vers la fiche du producteur pour en savoir plus
o A chiffrer en option : La date limite de consommation si nécessaire pour certains produits.
➢ Une page producteurs avec la carte de géolocalisation de tous les professionnels présents. En cliquant sur chaque producteur sur la carte, on accède à sa fiche.
La fiche sera aussi accessible via un lien dans chaque encart produit.
Chaque fiche comprendra :
o un rapide descriptif de l’exploitation et des produits proposés, o les modes de vente en plus du site internet,
o l’adresse, le contact et les éventuels liens vers les pages web ou réseaux sociaux des producteurs,
o une photo
o A chiffrer en option : la possibilité de mettre une petite vidéo.
➢ Une page concept, expliquant la démarche, les valeurs le fonctionnement et où pourrait être partagés des actus, évènements, articles de presse (type blog) afin d’accroitre le référencement naturel du site.
➢ Un moteur de recherche visible tout au long de la navigation.
➢ Une page panier pour finaliser sa commande, payer et choisir son créneau de retrait (des jours seront définis au préalable pour chaque lieu de retrait)
➢ A chiffrer en option : un formulaire de contact
Pour information, une vingtaine de professionnels seront mobilisés au démarrage, avec un potentiel d’une quarantaine à terme.
10 à 15 catégories seront proposée au démarrage.
Selon les catégories, des sous-catégories pourront être proposées (de 0 à 10 sous- catégories).
Plusieurs centaines de produits différents seront proposés sur le site.
Ces nombres sont indicatifs et pourront évoluer dans le temps. L’architecture du site devra permettre l’ajout et la suppression de professionnels, de catégories et sous-catégories par le futur administrateur du site, sans avoir à passer par le prestataire informatique.
Paiement en ligne
Le site devra prévoir une solution de paiement en ligne.
Le paiement devra être fait à la validation de la commande. Un seul paiement sera fait pour l’ensemble de la commande mutualisée. Le site devra donc permettre de ventiler et verser automatiquement le règlement aux producteurs concernés par la commande.
A chiffrer en option : pour les produits dont le prix est défini au kilo, permettre un ajustement du montant payé après préparation de la commande et connaissance du poids exact. En cas de surcoût important de cette option, une solution de vente par lot pourra être envisagée à la place.
Retrait /livraison et validation de commande
Au moment de la validation de sa commande, le consommateur devra pouvoir choisir entre :
➢ Différents modes de retrait
o Le retrait en consigne automatique
o Le retrait dans un point physique (plusieurs points pourront être proposés)
➢ Différents créneaux de retrait (des jours seront définis au préalable pour les retraits en consigne et points physiques).
Les commandes étant mutualisées, un seul mode et un seul créneau de retrait de commande pourront être choisis pour l’ensemble des produits. Les producteurs s’engagent à assurer tous les modes de retrait proposés.
Après validation de la commande, l’acheteur et les producteurs concernés par la commande recevront une confirmation mail.
A chiffrer en option :
➢ la confirmation SMS pour l’acheteur et le producteur.
➢ Un bouton pour demander l’édition d’une facture avec envoi de la demande aux producteurs concernés.
Fonctionnalités / besoins techniques
➢ L’architecture du site devra permettre l’ajout et la suppression facile de producteurs, de produits et de rubriques en autonomie
➢ La gestion du site est prévue par les producteurs + un chef de projet au démarrage
→ prévoir une interface simple d’usage pour tous et accessible depuis les mobiles/
tablettes.
➢ Une présentation de l’outil devra être faite à l’équipe projet de la copler afin de leur permettre la prise en main du site. Un livret de process (tuto) devra aussi être crée pour diffusion à chaque producteur (comment ajouter un produit, modifier un prix…) La formation des agriculteurs sera elle dispensée par le conseiller numérique de la copler.
➢ L’inscription et la connexion du consommateur doit être simple et rapide.
Prévoir la possibilité de sauvegarder les informations importantes (lieu de collecte, historique des commandes, factures…) d’une commande à l’autre.
➢ Le site devra permettre de connaître et suivre les statistiques (chiffre d’affaires global, par production et type de produit, nombre et localisation des utilisateurs…) afin de faire évoluer l’offre au plus proche de l’expérience des utilisateurs.
➢ Afin d’assurer la bonne visibilité et donc le développement du site et de l’activité de vente en ligne, un travail sur le référencement devra être envisagé :
o dans la technologie choisie pour le développement du site, o via la rédaction de contenus ciblés,
o via l’utilisation des sites / réseaux sociaux des producteurs pour faire des liens internes et externes entre les supports.
➢ Le site devra être conforme au Règlement général sur la protection des données RGPD (cookies, sécurisation des données clients, consentements clients).
Compte tenu de la sensibilité des données collectées (identité, coordonnées, données bancaires…), une vigilance accrue devra être apporte à la collecte et à la sécurité des données.
➢ L’adaptation/personnalisation de sites existants ou l’utilisation de logiciels libres sont admis.
Back office
Comme indiqué, le projet est impulsé par la CoPLER, mais son fonctionnement sera assuré par les producteurs.
➢ Back-office producteurs :
Chaque saisie de fiche produit ou producteur et le suivi des commandes et volumes seront assurés par les producteurs.
La fiche produit comprendra :
o Les informations figurant sur le site grand public et sur l’interface pro (cf. contenu du site)
o Les quantités minimum et maximum disponibles (à l’unité ou en kg au choix) qui permettront d’ajuster automatiquement le stock proposé à la vente en ligne au fur et à mesure des commandes.
o Les modes de retraits, les lieux de retraits
o Le(s) secteur(s) géographique(s) où les produits sont proposés (Vallée du Rhins, Nationale 7, Neulise et Bords de Loire)
o Les images :
o Pour les produits les plus courants et sans personnalisation (légumes, viandes…), les professionnels devront avoir accès à une banque d’image.
o Pour les produits singuliers, ils pourront télécharger leurs propres images.
o A chiffrer en option : la possibilité de générer une facture automatiquement.
Le producteur devra pouvoir modifier la commande après validation en cas de rupture de stock.
➢ Back-office administrateur :
En plus des accès producteurs, un accès administrateur devra être prévu pour la copler, afin qu’elle puisse modifier le rubriquage, valider ou supprimer les adhérents, suivre les statistiques.
Le back office administrateur
Graphisme / charte graphique
Le graphisme du site sera réalisé par le prestataire, à partir des éléments de charte graphique et d’« inspirations » transmis par la chargée de communication de la CoPLER.
Site d’inspiration www.cagetteviolette.fr/
Domaine et hébergement
Le nom de domaine sera défini dans un 2nd temps. La proposition devra intégrer les frais de fonctionnement futurs liés au nom de domaine et à l’hébergement du site.
4. Echéancier de réalisation
Mi-avril Choix de l’offre et réunion de cadrage des attentes du prestataire et du maître d’ouvrage
Juin Présentation d’une 1ère version des pages types du site Septembre 1ère mise en ligne du site et tests
Fin Octobre Mise en ligne de la version définitive
5. Modalités de la consultation
L’offre devra comporter :
- Une note et un devis détaillé précisant les conditions d’intervention pour la réalisation de cette opération ;
- Un chiffrage des futurs frais de fonctionnement du site (nom de domaine, hébergement, maintenance…) ;
- Une présentation de l’entreprise indiquant les moyens existants et mentionnant plus précisément les compétences et références en lien avec le projet concerné.
Le choix de l’offre se fera selon les critères suivants : - Prix 40%
- Valeur technique 60%.
Les offres devront être adressées par mail avec demande d’accusé de réception à adaval@copler.fr au plus tard le 11 avril 2022 à 12h.
Contact pour des informations complémentaires :
Alexandra DAVAL, Responsable Pôle Développement Economique, adaval@copler.fr Tél : 06 85 40 87 46
Communauté de Communes du Pays entre Loire et Rhône (CoPLER) 44 rue de la Tête Noire - 42470 Saint Symphorien de Lay
www.copler.fr
