1.
Créer un dossierPrérequis : L’espace personnel a été ouvert sur le serveur académique.
N.B. : lors d’un partage, le destinataire reçoit immédiatement une notification.
NextCloud : Créer, déposer, partager
→ Se connecter à l’adresse https://owncloud.ac-dijon.fr/ en utilisant son identifiant académique qui est le même que pour le webmail, Iprof ou le PIA.
→ Une fois connecté, le tableau de bord de votre espace personnel apparaît.
Il comporte plusieurs zones :
une liste des derniers fichiers modifiés
une liste de vos dossiers et fichiers
(cliquer sur son nom pour l’ouvrir et voir son contenu).
des options d’affichage de cette liste
la jauge de remplissage de votre espace
→ Si le nouveau dossier doit être créé au 1er niveau, i.e. celui sur lequel s’ouvre le tableau de bord après la connexion, passer directement au point suivant b.
→ Si le nouveau dossier est un sous-dossier d’un déjà existant, il faut alors parcourir l’arborescence en cliquant sur les noms de dossiers jusqu’à ouvrir celui qui va contenir le nouveau venu.
a. Se placer au bon niveau d’arborescence
b. Créer et nommer le dossier
→ Cliquer sur le bouton
+
qui se trouve en haut du tableau de bord. → Dans le menu, choisir Nouveau dossier.
→ Saisir le nom que vous avez choisi pour ce nouveau dossier.
→ Cliquer sur la flèche noire à droite pour valider ce nom.
→ Le dossier vient s’ajouter à ceux existant en se rangeant parmi les autres dans l’ordre alphabétique.
2.
Supprimer un dossier→ Si vous voulez supprimer le dossier que vous venez de créer (ou un autre), cliquer sur les 3 points au bout de la ligne et, dans le menu qui s’ouvre, choisir Supprimer le dossier.
N.B. : même si l’adresse internet mentionne encore owncloud, c’est l’application NextCloud qui est utilisée.
NextCloud : Créer, déposer, partager
3.
Déposer des fichiers dans le dossier→ Cliquer sur le bouton
+
et, dans le menu qui s’ouvre, choisir Envoyer un fichier.→ Dans la fenêtre d’exploration qui s’ouvre, chercher et sélectionner les fichiers à téléverser dans ce dossier.
On peut sélectionner plusieurs fichiers par exemple en maintenant enfoncée la touche CTRL du clavier et en cliquant avec la souris sur chacun d’eux successivement.
→ Cliquer sur le bouton Ouvrir pour lancer le téléversement et fermer la fenêtre.
→ Attendre que cette opération se termine, la durée est variable selon la qualité de la connexion.
→ Une fois le transfert des fichiers achevés, ceux-ci apparaissent en liste à l’écran.
Lexique : on télécharge un fichier du serveur vers son ordinateur,mais on téléverse un fichier de son ordinateur vers un serveur.
→ Ouvrir le dossier qui va contenir les fichiers en cliquant sur son nom.
S’il est vide (parce que vous venez de le créer comme dans notre exemple page 1), le message Aucun fichier sera affiché, sinon, les fichiers seront listés comme en page d’accueil du tableau de bord.
4.
Partager un fichier ou un dossier→ À partir de l’écran d’accueil du tableau de bord, naviguer dans l’arborescence pour arriver au dossier ou au fichier que l’on veut partager.
N.B. : À tout moment, on peut revenir au 1er niveau (accueil) en cliquant sur l’icône en forme de maison, en haut de l’écran.
→ Cliquer sur le symbole de partage qui se trouve en face du nom du dossier ou du fichier, sur la même ligne.
→ Cinq options apparaissent alors à droite de l’écran.
NextCloud : Créer, déposer, partager
Option 1 : Cibler des destinataires
→ Saisir le nom de la personne visée dans le champ de recherche.
L’application va rechercher le nom correspondant ou approchant dans l’annuaire académique. Cela peut prendre une trentaine de secondes.
→ Cliquer sur le nom visé dans la liste affichée, le destinataire apparaît maintenant en-dessous.
→ Pour ajouter d’autres destinataires, recommencer les 2 opérations de recherche et de sélection.
Dans ce mode de partage, l’utilisateur avec qui vous souhaitez partager un dossier ou un document doit avoir un compte sur la plateforme owncloud.ac-dijon, Par défaut les droits d’accès sont en lecture / écriture.
○ Partages individuels
Pour éviter d’avoir à rechercher les destinataires à chaque partage, il est possible d’utiliser des cercles.
N’importe quel utilisateur peut créer des cercles : ceux-ci s’apparentent à des groupes et facilitent le partage de documents avec plusieurs utilisateurs.
Les cercles permettent la gestion de ses propres groupes, ils peuvent être de différents types :
☼ Le cercle personnel : ce type de cercle uniquement visible par le propriétaire. Il permet de partager de façon récurrente avec un ensemble d’utilisateurs locaux sans avoir à les renseigner manuellement, comme une liste de contacts.
☼ Le cercle public : tous les utilisateurs de la plateforme peuvent voir et rejoindre ce cercle, pour avoir accès aux dossiers ou fichiers partagés associés.
☼ Le cercle privé : visible pour tous les utilisateurs, mais nécessite une invitation ou une validation du modérateur du cercle pour en faire partie. Seuls les membres ont accès à la liste des membres et aux dossiers et fichiers partagés associés.
☼ Le cercle caché : ce cercle ne peut être vu que par les utilisateurs connaissant son existence et son nom exact.
→ Cliquer sur le bouton cercles, en haut à gauche du bandeau.
○ Créer un cercle
→ Donner un nom à votre cercle
→ Choisir un type de cercle : personnel, public, privé ou caché.
→ Cliquer sur le bouton Création.
○ Ajouter un utilisateur à son cercle
Cliquer à nouveau sur le bouton cercles, puis sur le type du cercle (p.ex. Cercles personnels).
Cliquer sur le nom du cercle apparu à côté.
3 icônes apparaissent en haut à droite.
☼ La 1ère permet d’ajouter des utilisateurs à son cercle.
☼ La 2ème sert à supprimer son cercle.
☼ La 3ème permet de configurer plus finement le cercle.
NextCloud : Créer, déposer, partager
Option 2 : Créer un lien de partage
→ Cliquer sur le signe
+
pour créer ce lien.→ Un message vous indique alors que « le lien est copié ».
→ Le signe
+
est remplacé par deux nouvelles icônes.¤ Les 3 points permettent de personnaliser le partage grâce à un menu déroulant.
Menu en cas de dossier partagé :
- Lecture seule : le destinataire ne peut que voir le contenu du dossier et télécharger les fichiers.
- Autoriser l’ajout et la modification : autorise le téléversement et l’édition des fichiers.
- Dépôt de fichier (envoi uniquement) : la personne autorisée peut téléverser des fichiers dans un dossier sans voir les fichiers déjà présents dans ce dossier.
- Masquer le téléchargement : cacher le téléchargement permet d’éviter le téléchargement des fichiers partagés (la personne autorisée peut voir les fichiers, mais pas les télécharger).
- Protéger par un mot de passe : ce mot de passe devra être donné aux personnes ciblées.
- Définir une date d’expiration : désactivera automatiquement le partage à cette date-ci.
- Note au destinataire : pour envoyer un commentaire aux personnes visées par le partage.
- Annuler le partage : pour annuler le partage en cours ou supprimer un partage existant.
- Ajouter un autre lien : pour créer plusieurs liens publics avec des droits différents.
Menu en cas de fichier partagé :
- Autoriser la modification : le destinataire ne peut que modifier le fichier.
- Masquer le téléchargement : cacher le téléchargement permet d’éviter le téléchargement des fichiers partagés (la personne autorisée peut voir les fichiers, mais pas les télécharger).
- Protéger par un mot de passe : ce mot de passe devra être donné aux personnes ciblées.
- Définir une date d’expiration : désactivera automatiquement le partage à cette date-ci.
- Note au destinataire : pour envoyer un commentaire aux personnes visées par le partage.
- Annuler le partage : pour annuler le partage en cours ou supprimer un partage existant.
- Ajouter un autre lien : pour créer plusieurs liens publics avec des droits différents.
Un jeton aléatoire de 15 chiffres est créé et ajouté à l’adresse du cloud.
Le lien copié ressemblera à ceci : https://owncloud.ac-dijon.fr/exemple/yxcFKRWBJqYYzp4
Dans ce mode de partage, l’utilisateur avec qui vous souhaitez partager un dossier ou document n’est pas obligé d’avoir un compte sur la plateforme owncloud.ac- dijon, Le destinatiare ciblé peut donc être extérieur à l’éducation nationale et à l’académie.
Par défaut les droits d’accès sont en lecture / écriture.
○ Partages par cercles
→ Comme pour un partage individuel, saisir le nom (complet) du cercle.
→ Rechercher celui dans la liste proposée par l’application et cliquer dessus. Le cercle apparaît maintenant dans la liste des partages.
○ Supprimer un utilisateur de son cercle
→ Cliquer sur le statut du membre pour accéder à la fonction Exclure ce membre.
NextCloud : Créer, déposer, partager
Option 3 : Autres utilisateurs ayant accès
¤ voir qui a initié le partage ;
¤ voir où le partage a été initié ;
¤ annuler le partage initial (uniquement possible pour le propriétaire du partage).
Option 4 : Lien interne
Option 5 : Ajouter à un projet
→ Cliquer sur la flèche en regard de cette option pour savoir si un fichier ou un dossier est accessible à d’autres à travers le partage d’un dossier parent.
→ Cette action affiche la liste de tous les utilisateurs et utilisatrices, groupes, conversations, etc.
avec qui le dossier ou le fichier a été partagé.
→ En face de chacun, les 3 points permettent de :
→ Il est possible d’envoyer un lien interne aux utilisateurs qui ont déjà des droits accès au dossier ou au fichier partagé.
Les utilisateurs peuvent associer des fichiers entre eux dans les projets. Les différentes applications présenteront ces éléments dans une liste, permettant aux utilisateurs d’y accéder immédiatement.
Les projets font toute l’étendue de Nextcloud. Lorsqu’un utilisateur partage un fichier qui fait partie d’un projet, le destinataire du partage peut également voir ce projet. Un clic sur l’un des éléments d’un projet mène directement à celui-ci. Un nouveau projet peut être créé en liant deux éléments ensemble.
→ Cliquez sur Ajouter à un projet.
→ Entrer un nom de projet dans le champ de saisie.
→ Cliquer sur Lier à un fichier.
Ce lien aura la forme suivante : https://owncloud.ac-dijon.fr/index.php/exemple/980688 Cela peut être utile si le destinataire a changé d’ordinateur, n’a accès ni à sa
synchronisation, ni à son espace personnel.
→ Lorsque vos choix sont faits et le lien à nouveau copié, la fenêtre des options de partage se ferme en cliquant sur la croix noire juste au-dessus
(ne pas confondre avec la croix pour fermer le navigateur web).
¤ L’icône permet de copier à nouveau le lien avec les droits ajustés ou modifiés.
NextCloud : Créer, déposer, partager
5.
Transférer la propriété d’un fichier ou d’un dossierLes utilisateurs peuvent transférer la propriété de fichiers et dossiers à d’autres utilisateurs.
Les partages ciblant ces fichiers ou dossiers pourront aussi être transférés.
→ Cliquer sur le bouton Transférer pour finaliser l’opération.
→ Cliquer sur votre avatar en haut à droite et choisir Paramètres.
→ Dans menu de gauche, cliquer sur l’entrée Partage.
Dans le formulaire de droite :
→ Sélectionner le fichier ou le dossier à transférer.
Une fenêtre de sélection de fichiers s’ouvre, avec tous les fichiers et dossiers du compte utilisateur.
Une fois choisi, le nom du fichier ou du dossier est affiché. Cliquer sur Changer pour modifier votre choix si nécessaire
→ Sélectionnez un nouveau propriétaire en saisissant son nom dans le champs Recherche à côté de Nouveau propriétaire.
→ Pour transmettre aussi les partages attachés à ce fichier ou ce dossier, laisser coché la dernière ligne.
L’utilisateur cible reçoit une notification leur demandant s’ils acceptent ou non le transfert entrant.
Si le transfert est accepté, l’utilisateur ciblé trouve les fichiers et dossiers a leur racine sous un dossier nommé “Transféré de [nom de l’utilisateur] le [date et heure]”.
L’utilisateur initiateur de la demande reçoit une notification de l’acceptation ou du refus.
→ Si un autre élément doit être ajouté à un projet déjà existant, suivre la même procédure avec ce nouveau fichier et dans Ajouter à un projet, cliquer sur le nom du projet qui sera listé en-dessous.
→ Les projets n’influencent pas l’accès et la visibilité des différents éléments. Les utilisateurs ne verront les projets des autres utilisateurs que s’ils ont accès à tous les éléments contenus.
