ref : MG_954123
Convention relative au soutien apporté à l’association des étudiants de l’Université de Technologie Belfort-Montbéliard dans le cadre de l’organisation de l’édition 2020 du Festival du Film d’un Jour
Entre :
La Communauté d'Agglomération du Pays de Montbéliard, SIREN n° 200 065 647, sise 8 avenue des Alliés à Montbéliard (25200) représentée par Monsieur Charles DEMOUGE, son Président dûment habilité à l’effet de la présente en vertu de la délibération du Conseil de Communauté C2020/ le 20 février 2020, d’une part,
Ci-après dénommée « Pays de Montbéliard Agglomération » ou « Communauté d’Agglomération »,
Et :
L’Association des Etudiants de l’Université de Technologie Belfort-Montbéliard, SIRET n° 394 992 580, sise UTBM, Site de Sévenans, BP 449, 90008 Belfort Cedex, représentée par son Président, Cyprien MOUTOU
Ci-après dénommée « l’Association » ou « l’AEUTBM », Conjointement dénommées « les Parties »,
PREAMBULE
Depuis 2005, l’association AEUTBM organise chaque année le Festival du Film d’un Jour.
Les objectifs de cet événement à l’adresse des différentes universités et écoles d’ingénieurs de France sont multiples et principalement destinés à promouvoir l’UTBM et son territoire d’ancrage. Ils visent notamment à :
o contribuer au rayonnement de l’UTBM, asseoir son recrutement au niveau national à travers le dynamisme de ses étudiants et la qualité de ses installations,
o associer l’image de l’UTBM au Pays de Montbéliard,
o porter l’image du territoire avec des courts-métrages tournés exclusivement sur le secteur de l’Aire Urbaine,
o valoriser les équipements présents sur le campus des Portes du Jura.
Dans la suite logique des éditions précédentes et du développement attendu de cette manifestation, une quatorzième édition est organisée cette année.
La Communauté d’Agglomération, compétente en matière de développement de l’enseignement supérieur, soutient l’évènement depuis sa création. Elle en est un partenaire majeur.
Cette manifestation est un temps fort dans la vie étudiante au sein de l’UTBM et contribue au rayonnement de l’établissement et de Pays de Montbéliard Agglomération.
C’est dans ce contexte que l’AEUTBM a renouvelé sa demande de soutien et que la Communauté d’Agglomération a décidé d’y répondre favorablement à travers un partenariat en vue de l’organisation de cette quatorzième édition.
Ceci étant exposé les Parties ont convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 - Objet
La présente convention a pour objet de définir les engagements respectifs et mutuels de l’Association AEUTBM et de la Communauté d’Agglomération dans le cadre du soutien apporté à l’organisation de l’édition 2020 du Festival du Film d’un Jour.
ARTICLE 2 – Les engagements de l’Association
Article 2.1. Activités et engagements généraux de l’Association L’AEUTBM s’engage à :
• accueillir au plus 10 équipes des meilleures universités et écoles supérieures nationales, internationales et deux équipes composées de retraités et d’actifs,
• réaliser un maximum de tournage dans le Pays de Montbéliard.
• proposer « un fil rouge » lors des courts métrages
• assurer l’hébergement des membres du jury dans un hôtel de Montbéliard,
• renforcer l’implication de partenaires pour développer ce festival,
• assurer la couverture médiatique de l’événement à travers les médias locaux, régionaux, mais aussi nationaux et internationaux et conforter les relations avec les médias,
• organiser une salle sur le Pays de Montbéliard, la projection gratuite des courts-métrages en soirée et ouverte à tout public le samedi 23 mai,
• réaliser un streaming avec les différents courts-métrages tournés lors de cet événement,
• diffuser en primeur (non pas en exclusivité) les films gagnants sur les médias digitaux de Pays de Montbéliard Agglomération
Article 2.2. Communication
Il est expressément convenu que la Communauté d'Agglomération sera associée à toutes les opérations de relations publiques, relatives à la présente convention, organisées par l’Association AEUTBM. Ses représentants élus et fonctionnaires seront invités à l’initiative de l’organisateur à l’ensemble des manifestations en relation avec le Festival du Film d’un Jour 2020.
L’association AEUTBM devra obligatoirement afficher le logo de la Communauté d’Agglomération sur l’ensemble des documents et outils de communication en lien avec l’événement.
Plus généralement, l’association s’inscrira dans une logique de promotion de l’image du Pays de Montbéliard et des formations d’enseignement supérieur de l’Aire Urbaine.
Article 2.3. Remise de documents et / ou justificatifs
L’Association AEUTBM, en contrepartie du soutien financier et logistique apporté par la Communauté d’Agglomération du Pays de Montbéliard, s’engage également à fournir à cette dernière :
un rapport d’activités comprenant un bilan quantitatif et qualitatif du Festival du Film d’un Jour 2020, accompagné d’une revue de presse de l’événement. Ce rapport d’activités devra parvenir à la Communauté d’Agglomération avant le 1eroctobre 2020,
un bilan comptable et financier de l’opération qui devra être transmis à la Communauté d’Agglomération le 1er septembre 2020 au plus tard,
Un streaming comportant les courts-métrages de l’édition 2020, les bonus et reportages réalisés dans le cadre de l’organisation et du déroulé de l’événement le 30 avril 2020 au plus tard.
L’ensemble de ces documents devra être certifié sincère et véritable par le Président de l’Association pour le rapport d’activités et le budget prévisionnel et par le président et le trésorier pour les documents comptables.
Il est précisé que l’Association s’engage à faciliter, à tout moment, le contrôle par la Communauté d’Agglomération de la réalisation des objectifs et actions visés aux articles 2.1 et 2.2 visés ci-dessus, notamment par l’accès à toute pièce justificative des dépenses et tout autre document dont la production serait jugée utile.
Article 2.4. Respect des réglementations en vigueur
Durant le festival et dans le cadre de la mise en œuvre de la présente convention, l’Association s’engage expressément à respecter toutes les normes et réglementations en vigueur et ce notamment, mais non exhaustivement, en matière de sécurité des personnes et des biens.
ARTICLE 3 – Les engagements de la Communauté d’Agglomération
La Communauté d’Agglomération s’engage à soutenir l’organisation du Festival du Film d’un Jour mise en place par l’association AEUTBM selon les modalités suivantes :
• financièrement, par l’attribution d’une subvention de fonctionnement de 10 000 € TTC (dix-mille euros).
Cette subvention est liée à la réalisation d’activités d’intérêt général et engagements tels que décrits à l’article 2 ci-dessus,
• matériellement, par la mise à disposition à titre gracieux :
- du gymnase des Portes du Jura du 21 mai au 24 mai 2020 inclus, sous réserve de l’avis de la commission de sécurité,
- de l’impression au plus de 7 affiches A0,
- de 90 mallettes destinées aux membres des équipes participant au festival.
ARTICLE 4 – Modalités de versement de la subvention
Le versement de la subvention s’effectuera selon les modalités suivantes : - 90% à la signature de la présente convention,
- 10% sur présentation des bilans tels que mentionnés à l’article 2.3 (rapport d’activités et bilan comptable et financier) remis à la Communauté d’Agglomération au plus tard le 1er octobre 2020.
Ce versement sera opéré par virement bancaire sur le compte identifié par le RIB de l’association AEUTBM.
ARTICLE 5 – Entrée en vigueur - Durée
La présente convention entre en vigueur au jour de sa signature. Elle est conclue pour la durée du Festival du Film d’un Jour 2020.
Elle prendra fin au moment de la complète exécution par les Parties de l’ensemble de leurs obligations.
ARTICLE 6 – Annulation du Festival du Film d’un Jour 2020
En cas d’annulation du festival par les organisateurs, les sommes versées à hauteur de 80% seront définitivement acquises à l’Association au titre des frais engagés pour l’organisation de la manifestation sous réserve de l’engagement de cette dernière à organiser une édition en 2021 ou toute autre manifestation de même nature et de même envergure.
ARTICLE 7 - Assurance
Les Parties assureront les risques propres à leurs activités. L’association AEUTBM devra notamment souscrire une police d’assurance “ Responsabilité Civile ” garantissant les conséquences pécuniaires de la mise en œuvre de sa responsabilité civile en cas de dommages corporels, matériels et / ou immatériels causés aux tiers,
Elle souscrira par ailleurs toute police d’assurance destinée à couvrir ses risques dans le cadre de l’exercice de ses différentes activités en relation avec le Festival du Film d’un Jour 2020.
Elle fournira copie des attestations correspondantes.
ARTICLE 8 - Modifications de la convention
Toute modification des conditions ou modalités d’exécution de la présente convention, définie d’un commun accord entre les Parties, fera l’objet d’un avenant express.
ARTICLE 9 - Résiliation – non-respect du contrat
La présente convention pourra être résiliée par l’une ou l’autre des Parties en cas de non-respect de l’une ou plusieurs de ses clauses ou des lois et règlements en vigueur en la matière.
En cas d’inexécution ou mauvaise exécution de l’une ou l’autre des obligations inhérentes à la présente convention dues à l’une ou l’autre Partie, ces dernières s’engagent à engager un processus de règlement amiable.
Les Parties peuvent également décider, sans qu’aucun manquement ne soit imputable à l’une ou à l’autre, de mettre fin à la présente convention avant son terme. En pareille hypothèse, un délai de préavis de 1 mois est, de même, à respecter par la partie concernée
Nonobstant, la résiliation sera prononcée à l’expiration d’un délai d’un mois suivant l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure restée infructueuse.
Dès que la résiliation deviendra effective, l’Association perdra tout droit à l’utilisation des moyens financiers mis à disposition, sans pouvoir prétendre à aucune indemnisation du préjudice qu’elle pourrait subir du fait de la résiliation. La résiliation de la présente convention emporte de facto l’annulation de la subvention.
Il est expressément convenu que chacune des Parties pourra dénoncer la convention sous réserve du respect d’un préavis d’un mois, envoyé à l’autre Partie par une lettre recommandée avec accusé de réception. Cette résolution entraîne une restitution des moyens financiers mis à disposition et non encore utilisés à la date de réception de la lettre recommandée susvisée.
La convention prend fin de facto en cas de dissolution de l’Association AEUTBM.
ARTICLE 10 - Droit applicable - Règlement des différends Le droit applicable à la présente convention est le droit français.
Les Parties conviennent de tenter de régler à l’amiable tout litige, toute difficulté ou contestation qui s’élèverait à l’occasion de la validité, de l’interprétation ou de l’exécution de la présente convention.
En cas d’impossibilité de règlement amiable, le différend sera porté devant le tribunal territorialement compétent.
ARTICLE 11 - Nullité
Si l’une ou l’autre des clauses de la présente convention s’avérait être déclarée invalide, les Parties se réuniront dans les plus brefs délais afin de la renégocier et la remplacer de façon expresse.
ARTICLE 12 - Indépendance des Parties
La Communauté d’Agglomération et l’Association AEUTBM, Parties à la convention, sont des personnes morales indépendantes l’une de l’autre.
Fait en 4 exemplaires, à Montbéliard, le
Pour Pays de Montbéliard Agglomération, Pour l’Association AEUTBM,
Son Président, Son Président,
Annexe 1 : CONDITIONS DE MISE A DISPOSITION DE LOCAUX
Conformément à l’article 3 de la présente convention, Pays de Montbéliard Agglomération met à la disposition de l’Association à titre gracieux des locaux dont elle a la jouissance dans les conditions ci-après définies, étant rappelé que les présentes valent autorisation d’occupation du domaine public temporaire et, qu’à ce titre, elles sont conclues à titre précaire et révocable.
Cette mise à disposition octroyée du 21 mai au 24 mai inclus.
Article 1. Désignation des locaux – Equipements et matériels mis à disposition
Le gymnase universitaire mis à disposition est situé Place Tharradin à Montbéliard 25211 Cedex d’une superficie de 682.41 m².
L’Association déclare bien connaître les biens meubles et immeubles, objets de la présente convention, pour les avoir vus et visités et, de ce fait dispense la Communauté d’Agglomération d’en faire une plus ample désignation.
Article 2. Destination des locaux mis à disposition
Les locaux, objets de la présente mise à disposition convention, seront utilisés par l’Association conformément à leur destination et exclusivement en vue d’y réaliser la manifestation objet de la présente convention.
L’Association s’engage à respecter toutes les prescriptions légales ou administratives ainsi que les prescriptions d’ordre professionnel qu’elle déclare connaître et s’interdit, sauf accord préalable de Pays de Montbéliard Agglomération d’utiliser les locaux même temporairement à un autre usage ou d’y exercer une autre activité.
Article 3. Etat des locaux
Un état des lieux d’entrée et un état des lieux de sortie seront contradictoirement établis respectivement dans les 15 jours suivants la signature de la présente convention et dans les 15 suivants la sortie. L’Association pourra être tenue de procéder à une remise en état des locaux mis à sa disposition.
L’Association signalera à Pays de Montbéliard Agglomération à la prise de possession effective des locaux, toute anomalie ou tout dysfonctionnement qu’elle aurait constaté. A défaut, elle sera réputée les avoir reçu en bon état à défaut d’avoir informé la Communauté d’Agglomération d’éventuels dysfonctionnements ou d’avoir fait établir dans le même délai un état des lieux, à ses frais, en présence de Pays de Montbéliard Agglomération dûment appelée.
L’Association déclare prendre les lieux loués dans l'état où ils se trouvent au moment de l'entrée en jouissance sans pouvoir exiger aucun travaux ni remise en état par la Communauté d’Agglomération du Pays de Montbéliard.
Article 4. Entretien, réparation, travaux Locaux
L’Association s’engage à prendre soin des locaux, équipements et mobiliers mis à disposition et à agir « en bon père de famille » à leur égard. A ce titre, elle ne peut faire ni laisser rien faire qui puisse détériorer ces locaux, sous peine d’engager sa responsabilité personnelle.
Elle aura la charge de toutes les réparations de quelque nature que ce soit et de l’entretien de la chose louée, à l’exception des grosses réparations de l’article 606 du Code Civil qui restent à la charge de la Communauté d’Agglomération (clos-couvert essentiellement) et de la maintenance et l’entretien des équipements communs du bâtiment (chauffage, climatisation, contrôle d’accès, etc).
Sous réserve d’en avoir obtenu l’accord express préalable de Pays de Montbéliard Agglomération, l’Association s’engage à prendre en charge les différents travaux d'aménagements qui pourraient s'avérer nécessaires pour adapter le local à ses besoins et d'assurer ensuite l'entretien du local et ses équipements.
L’Association est tenue d’effectuer l'entretien et les réparations courantes au fur et à mesure qu’ils seront rendus nécessaires et de déférer à toute injonction de la Communauté d’Agglomération, même en cours de convention.
L’association s’engage également à aviser immédiatement la Communauté d’Agglomération de toutes réparations qui pourraient être à la charge de cette dernière, et dont la nécessité apparaîtrait dans les lieux loués, sous peine d’être tenu pour responsable des dégradations qui pourraient survenir du fait de son silence ou de son retard.
L’Association souffrira l’exécution de toutes les réparations qui pourraient devenir nécessaires ainsi que de tous travaux d’amélioration, aménagement, construction ou surélévation que le propriétaire estimerait nécessaires, utiles ou même convenable et qu’il ferait exécuter en cours de convention, dans les lieux loués ou dans l’immeuble ; ces travaux devront être préalablement notifiés au preneur ; aucune indemnité ni diminution de redevance ne pourra être mise à la charge de la Communauté d’Agglomération même si les travaux dépassent 40 jours.
L’Association ne pourra opérer aucune démolition, construction, aucun changement de distribution, ou installation sans le consentement express de la Communauté d’Agglomération: les travaux dans ce cas, seront réalisés sous la surveillance et le contrôle de l’architecte de celle-ci aux frais de l’Association.
Les travaux, aménagements ou modifications qui pourraient être prescrits par les autorités administratives ou rendus nécessaires en raison de l’activité exercée par l’Association seront à la charge de cette dernière, quelle que soit leur nature et qu’ils se situent à l’intérieur ou à l’extérieur des locaux loués, ces travaux étant réalisés dans ce cas dans les conditions prescrites au paragraphe précédent.
Les précisions ci-dessus ne constituent pas un engagement de la Communauté d’Agglomération à autoriser lesdits travaux, si ceux-ci ne sont pas compatibles avec la destination de l’immeuble, constituent un danger pour celui-ci ou dépendent d’une autorisation sur laquelle la Communauté d’Agglomération ne peut pas s’engager.
En tout état de cause, les travaux, embellissements, améliorations, installations et décors quels qu’ils soient, qui seront faits dans les lieux loués par l’Association ou à l’expiration, même avec l’autorisation de la Communauté d’Agglomération, resteront la propriété de celle- ci à l’expiration de la convention ou au départ de l’Association, quelle qu’en soit la cause et ce, sans qu’elle puisse prétendre au versement d’une quelconque indemnité.
Toutefois, Pays de Montbéliard Agglomération se réserve la faculté au départ de l’Association, même si elle a autorisé les travaux et sauf dérogation écrite, de demander la remise des lieux dans leur état primitif aux frais exclusifs de l’Association.
En outre, l’Association restera responsable de toutes dégradations survenues dans les lieux loués ou à l’extérieur de ceux-ci, par son fait ou par celui de l’un de ses préposés ou de toute personne qu’il aura introduite dans les lieux.
Pour permettre de vérifier la bonne exécution des clauses qui précèdent, l’Association devra laisser la Communauté d’Agglomération ou son représentant pénétrer dans les lieux loués après avoir été averti de cette visite au moins 48 heures à l’avance.
En cas d’urgence, Pays de Montbéliard Agglomération ou son représentant pourra pénétrer dans les lieux sans préavis.
Equipement technique, mobilier et informatique
L’Association sera tenue de jouir en bon père de famille des biens et équipements mobiliers et informatiques de toute nature mis à disposition, tels qu’ils sont listés en pièce jointe à la présente convention.
L’Association assurera leur entretien courant, procédera aux réparations qui pourraient s’avérer nécessaires mais ne sera pas tenu de procéder au renouvellement ; il est précisé que l’Association assume seule les frais liés aux consommables le cas échéant, des matériels mis à sa disposition.
S’agissant des équipements et des mobiliers neufs bénéficiant de garanties, l’Association informera Pays de Montbéliard Agglomération de tout dysfonctionnement pouvant entraîner la mise en œuvre par Pays de Montbéliard Agglomération des garanties offertes par les vendeurs ou constructeurs et ce sous un délai de 48 heures maximum après constat.
Article 5. Charges
L’Association fera son affaire personnelle, sans que la responsabilité de la Communauté d’Agglomération puisse être recherchée pour une quelconque raison que ce soit, de la souscription des abonnements et du paiement des frais et consommations en découlant de télécommunications, eau, électricité, chauffage et nettoyage des locaux mis à disposition.
Il est précisé que le nettoyage des parties communes et des locaux mutualisés de l’immeuble ainsi que le contrat de maintenance des équipements suivants : ascenseur, chauffage, ventilation, désenfumage, alarmes sont à la charge de la Communauté d’Agglomération
Article 6. Assurances
L’Association assurera les risques propres à son activité. Elle devra notamment mais non exhaustivement souscrire :
une police d’assurance “ Responsabilité Civile ” garantissant les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile qu’elle peut encourir à raison des dommages corporels matériels et immatériels causés aux tiers ; Pays de Montbéliard Agglomération étant considérée comme tiers en ce qui concerne, en particulier, l’ensemble des éléments mobiliers ou équipements mis à la disposition de l’Association en application de la présente convention,
une police d’assurance “ Incendie-Explosions ” et “ Dégâts des Eaux ” garantissant ses biens propres à concurrence de leur valeur de remplacement à neuf au jour du sinistre, ses responsabilités d’occupant à l’égard des voisins et des tiers en général.
Ces polices devront comporter une clause de renonciation à recours contre Pays de Montbéliard Agglomération,
en sa qualité de propriétaire et de ses assureurs. L’Association devra justifier de la conclusion de ces polices à première réquisition de la Communauté d’Agglomération.
De son côté, Pays de Montbéliard Agglomération déclare avoir souscrit une police
« dommage aux biens » couvrant notamment les locaux mis à disposition de l’Association contre les risques suivants :
• Incendie, explosion, foudre
• Dommages électriques
• Tempête et poids de la neige,
• Chute d’avion et choc de véhicules
• Attentats, vandalisme.
Pays de Montbéliard Agglomération déclare également que la police d’assurance qu’elle a souscrite est assortie d’une clause « renonciation à recours » à l’égard des locataires ou occupants à quelque titre que ce soit ; toutefois, si la responsabilité de l’occupant, auteur ou responsable du sinistre, est assurée, l’assureur de la Communauté d’Agglomération peut, malgré sa renonciation, exercer son recours dans les limites où cette assurance produit ses effets.
En l’état actuel des contrats d’assurance qu’elle a souscrit, Pays de Montbéliard Agglomération bénéficie de la garantie de renonciation à recours réciproque lorsqu’elle met à disposition gracieuse ses locaux au profit d’une association à but non lucratif.
S’il advenait que Pays de Montbéliard Agglomération ne bénéficie plus de cette garantie, l’Association se verrait dans l’obligation de souscrire la police « dommages aux biens » correspondants à ces risques locatifs.
Article 7. Tolérances
Il est formellement convenu que toutes les tolérances de la part de Pays de Montbéliard Agglomération, propriétaire des locaux, relatives aux clauses et conditions énoncées ci- dessus, quelles qu’en aient pu être la fréquence ou la durée, ne pourront en aucun cas être considérées comme apportant une modification ou suppression de ces clauses et conditions, ni génératrices d’un droit quelconque; Pays de Montbéliard Agglomération pourra toujours y mettre fin par tous moyens.
