NAV CANADA
POLITIQUE DE COMMUNICATION DE L’INFORMATION
DE LA SOCIÉTÉ
TABLE DES MATIÈRES
Introduction ...3
Définitions...3
Objectif et portée...4
Détermination de l’importance ...5
Communication d’information importante ...5
Comité des communications ...6
Porte-parole désignés ...9
Examen du Comité de la vérification et des finances de certains documents information ...10
Comité de communication de l’information ...10
Communiqués de presse ...11
Présentations et réunions avec des tiers ...12
Périodes de silence ...13
Maintien de la confidentialité ...13
Prévisions, information prospective et mises à jour ...16
Contacts avec des investisseurs, des agences d’évaluation du crédit, des analystes et d’autres personnes...17
Examen et diffusion des rapports d’analystes ...18
Dossier de communication de l’information...19
Communications électroniques ...19
Échange d’information dans Internet ...20
Rumeurs sur le marché...21
Diffusion de l’information durant une offre publique ou en prévision d’une offre publique ...21
Communications et application de la politique ...21
Conclusion ...22
Annexe A – Mandat du Comité de communication de l’information ...23
NAV CANADA
Politique de communication de l’information de la Société
INTRODUCTION
Les Autorités canadiennes en valeurs mobilières recommandent que les sociétés ouvertes adoptent des politiques écrites en matière de communication de l’information. De telles politiques donnent aux sociétés un processus pour la communication de l’information et permettent aux dirigeants, aux administrateurs et aux employés de comprendre les exigences juridiques. De plus, ces politiques visent à faire en sorte que l’information importante au sujet d’une société ouverte est communiquée en temps opportun, est informative et reçoit une large diffusion, conformément aux exigences de la loi et de la réglementation. Ces exigences visent à promouvoir l’intégrité et l’efficience des marchés financiers. Même si les titres de créance cotés sont moins assujettis aux fluctuations du marché que les titres de participation, NAV CANADA (ci-après désignée à l’occasion par la « Société ») a officialisé ses procédures de communication de l’information dans une politique écrite conforme aux pratiques exemplaires de régie interne et de la diffuser adéquatement.
NAV CANADA détient des obligations et des billets à moyen terme qui sont négociés sur les marchés publics, ce qui en fait un « émetteur assujetti » (ou société ouverte) devant se conformer aux règles prescrites par les Autorités canadiennes en valeurs mobilières.
Selon l’une de ces règles, nous devons avoir une politique de communication de l’information et nous devons nous assurer que les membres de notre Conseil d’administration, nos gestionnaires et nos employés comprennent leurs rôles et leurs responsabilités quant à cette communication.
DÉFINITIONS
Les renseignements « confidentiels » s’entendent de toute forme de renseignements ou de connaissances qui ont été élaborés, obtenus ou qui sont contrôlés par NAV CANADA, et qui ne doivent pas être divulgués au public. Il pourrait notamment s’agir de plans d’affaires, de données personnelles sur des employés, de renseignements sur des clients ou des fournisseurs, d’affaires juridiques ou de données techniques de la Société.
L’information « importante » s’entend des renseignements qui, s’ils sont divulgués à l’extérieur de l’entreprise, pourraient influer grandement sur la valeur marchande des titres de créance (obligations) de l’entreprise qui sont négociés sur le marché public, ou être considérés comme étant importants par les investisseurs pour déterminer s’ils doivent acheter, vendre ou négocier ces titres de créance. Il pourrait notamment s’agir de résultats financiers annuels et trimestriels,
de plans d’affaires, de plans de restructuration de la Société, de négociations avec les syndicats, de changements de gestion importants, de la recherche et de la mise au point d’une nouvelle technologie ou de l’information confidentielle fournie par des tiers.
Aux fins de la présente politique, « NAV CANADA » comprend les sociétés affiliées et les régimes de retraite de NAV CANADA.
OBJECTIF ET PORTÉE
Les principaux objectifs de la présente politique sont les suivants :
1. faire en sorte que les communications au public investisseur à propos de NAV CANADA sont:
a) en temps opportun, exactes, cohérentes et informatives;
b) conformes à toutes les exigences de la loi et de la réglementation applicables;
c) largement diffusées;
2. empêcher la communication d’information confidentielle ou importante au sujet de NAV CANADA, de ses sociétés affiliées ou de certains autres organismes tels que nos clients ou partenaires, sauf si cette information a été en même temps communiquée au public et largement diffusée.
3. sensibiliser les gestionnaires et les employés aux exigences et aux pratiques à respecter concernant la communication de l’information de la Société.
La présente politique est conforme au contexte général et à l’orientation énoncés dans le Code de conduite de NAV CANADA, où il y en fait mention. Tous les employés de la Société doivent prendre attentivement connaissance de son contenu et veiller étroitement à s’y conformer. Le non-respect des lois et de la réglementation sur les valeurs mobilières rend la Société, ses administrateurs, ses cadres et toute personne coupable d’une violation passible d’une sanction légale.
La présente politique désigne les porte-parole autorisés de NAV CANADA et traite de la communication de l’information contenue dans des documents déposés auprès des Autorités canadiennes en valeurs mobilières (c’est-à-dire les états financiers, les rapports de gestion, la notice annuelle, les déclarations de changements importants, les prospectus) et les déclarations écrites faites dans nos rapports annuels, plans d’affaires, communications sur les redevances des clients et communiqués de presse.
Elle s’applique aussi aux présentations et représentations de la direction ainsi qu’aux déclarations faites verbalement à l’occasion de conférences sectorielles et dans le cadre d’échanges avec les organismes gouvernementaux, de réunions et de conversations téléphoniques avec des agences d’évaluation du crédit, des analystes, des investisseurs et des établissements de crédit, d’entrevues avec des représentants des médias ainsi que de discours, de conférences de presse et de conférences téléphoniques. Sa portée s’étend également à l’information électronique diffusée par l’entremise des technologies Web ou mobiles (comme notre site Web, les courriels, Twitter,
etc.). Pour de plus amples renseignements sur les communications Web ou mobiles, consulter la Politique sur les médias sociaux de la Société.
La présente politique s’adresse à l’ensemble des administrateurs, des dirigeants, des gestionnaires et des employés de la Société. Chacun d’entre nous a le devoir d’informer un membre du Comité exécutif de gestion (CEG) ou du Comité des (voir ci-après) de toute circonstance ou de tout événement qui pourraient être considérée comme une « information importante » (voir ci-après) au sens où l’entend la présente politique.
DÉTERMINATION DE L’IMPORTANCE
Le Comité des communications (voir ci-après) a la responsabilité de déterminer si un fait ou une information est important et s’il doit être communiqué, ou de suggérer son niveau d’importance au Comité de la vérification et des finances. Ce faisant, le Comité exerce son jugement quant à savoir si un fait ou un événement donné correspond à la définition d’« important » dans le contexte des exigences des lois sur les valeurs mobilières, de facteurs qui pourraient raisonnablement être perçus comme ayant une incidence sur le marché des titres cotés de la Société, ainsi que sur les affaires et les activités de la Société.
COMMUNICATION D’INFORMATION IMPORTANTE
La Société est tenue de communiquer immédiatement toute information importante, y compris tout changement important à ses affaires en diffusant un communiqué de presse et en le déposant auprès des autorités des valeurs mobilières. Lorsqu’un changement important a lieu, la Société doit également déposer une déclaration de changements importants auprès des autorités en valeurs mobilières dès que possible, et au plus tard dix jours après que le changement est survenu.
Aux fins de la présente politique, les expressions « information importante » (définie précédemment) et « changement important » désignent toute information se rapportant aux activités et aux affaires de la Société qui entraîne ou est raisonnablement susceptible d’entraîner un changement important du prix courant ou de la valeur marchande des valeurs mobilières de NAV CANADA ou qui sont raisonnablement susceptibles d’avoir une influence importante sur les décisions d’investissement d’un investisseur raisonnable. L’information prospective est toujours hautement délicate et son importance doit être évaluée attentivement lorsqu’elle est communiquée par la Société. À titre de principe directeur, s’il existe un doute à savoir si une information est importante ou non, la Société la considérera comme importante et la communiquera au public.
Conformément à l’exigence de communication en temps opportun de toute information importante en vertu des lois sur les valeurs mobilières, la Société se guidera sur les principes suivants :
1. L’information importante sera communiquée au public immédiatement au moyen d’un communiqué de presse.
2. Si le Comité des communications estime que la communication d’une information nuirait indûment aux intérêts de NAV CANADA, l’information sera tenue confidentielle jusqu’à ce que le Comité des communications décide qu’il est approprié de la communiquer au public.
Le Comité des communications informera sans délai le Conseil d’administration de la nature de cette information et un contrôle de cette information interne sera mis en place. Si l’information constitue un changement important en vertu des lois sur les valeurs mobilières, le Comité des communications doit déposer un rapport confidentiel sur un changement important conformément aux exigences des lois sur les valeurs mobilières.
3. La communication doit comprendre toute l’information qui, si elle était omise, rendrait trompeur le reste de la communication (une communication partielle peut être trompeuse).
4. L’information importante défavorable doit être communiquée aussi rapidement et intégralement que l’information favorable.
5. Il ne doit pas y avoir de communication sélective. Sauf dans le « cours normal des activités » (consulter le paragraphe « Maintien de la confidentialité » ci-dessous) lorsque le destinataire est lié par une obligation expresse de confidentialité, l’information importante non communiquée au public ne doit pas être communiquée à des personnes choisies (par exemple, dans une entrevue avec un analyste, dans le cadre d’une conférence sectorielle, au cours d’une conversation téléphonique avec un investisseur ou un représentant d’une partie intéressée). La communication sélective d’information importante pourrait entraîner des pénalités légales pour la Société. Si une communication sélective d’information non intentionnelle a lieu, le Comité des communications prendra immédiatement les mesures nécessaires pour faire en sorte que la Société remplisse ses obligations légales.
6. La communication devrait être la même pour l’ensemble des destinataires, y compris pour les investisseurs, les médias, le public et les employés.
7. Les communications doivent être corrigées immédiatement s’il est découvert ultérieurement qu’une communication contenait une omission ou une erreur importante au moment où elle a été diffusée.
COMITÉ DES COMMUNICATIONS
Le Conseil d’administration a mis sur pied un comité des communications de l'entreprise (ci-après le « Comité des communications ») responsable de satisfaire aux exigences réglementaires en matière de communication d’information et chargé de superviser les communications de l’entreprise et les pratiques de communication de l’information de NAV CANADA. Ce Comité est formé du président et chef de la direction, du vice-président directeur, Finances, et chef de la direction financière, et du vice-président directeur, Administration, et avocat en chef.
Le Comité des communications assume plusieurs responsabilités, notamment les suivantes, dont certaines sont parfois déléguées au Comité de communication de l’information :
1. se tenir informé et comprendre les règles et les lignes directrices régissant la communication de l’information, y compris les nouveaux développements et les changements à venir à ce sujet;
2. veiller à l’élaboration, à la mise en œuvre ainsi qu’à la révision, s’il y a lieu, de contrôles et de procédures adéquats de communication de l’information, et s’assurer que la Société s’y conforme;
3. mettre sur pied un comité de communication de l’information (voir ci-après) pour le seconder dans ses fonctions;
4. surveiller l’efficacité de la présente politique de communication de l’information de l’entreprise et la conformité à cette politique et s’assurer que les documents de communication officiels comme notre notice annuelle, nos prospectus, nos rapports de gestion, nos états financiers, nos communiqués de presse et nos autres documents de communication sont exacts et renferment toute l’information exigée et que l’information diffusée par NAV CANADA dans des documents de communication périodique est conforme à celle apparaissant dans nos rapports annuels, communications sur les redevances, plans d’affaires et autres documents publics;
5. examiner et autoriser la communication de l’information (par moyen électronique, oral et écrit, y compris les communiqués de presse et les documents d’information importants) avant de la diffuser au public ou de la déposer auprès des autorités;
6. surveiller le site Web de la Société ainsi que d’autres comptes de la Société dans les médias sociaux (Twitter, LinkedIn, Facebook, etc.);
7. s’assurer que le personnel de la Société est informé des grandes questions se rapportant à la communication de l’information et de cette politique et que les porte-parole de la Société se tiennent au courant des nouveaux développements quant aux exigences en matière de valeurs mobilières concernant la communication de l’information de l’entreprise;
8. établir, à partir d’une évaluation de l’importance relative d’une information, s’il y a lieu de communiquer l’information au public et déterminer le meilleur moment pour communiquer au public l’information importante.
Nous avons un Comité des communications responsable de surveiller nos communications d’entreprise ainsi que nos pratiques en matière de communication. Ce Comité comporte trois membres :
• le président et chef de la direction (PCD)
• le vice-président directeur, Finances, et chef de la direction financière (CDF)
• le vice-président directeur, Administration, et avocat en chef
Il est crucial que le Comité des communications soit mis à jour et tenu au courant de tous les développements importants et en instance concernant les affaires de la Société afin qu’il puisse évaluer la nécessité de communiquer les informations au public.
En cas de doute, le Comité des communications déterminera l’importance de l’information en consultant au besoin d’autres conseillers, y compris des conseillers juridiques indépendants et des vérificateurs externes. Le Comité des communications se réunira au besoin et consignera dans un registre ses décisions concernant l’importance d’une information et la date où elles ont été prises.
Il est essentiel que le Comité des communications soit bien au courant de tout développement important et à venir pour qu’il puisse évaluer le besoin et le meilleur moment pour communiquer l’information au public. S’il est jugé qu’une information doit rester confidentielle, le Comité déterminera comment la confidentialité de l’information en question sera contrôlée.
S’il y a lieu, le Comité des communications examinera la présente politique de communication de l’information chaque année et la mettra à jour au besoin pour s’assurer qu’elle est conforme aux changements apportés aux exigences réglementaires. Tous les trois mois, le Comité des communications fera rapport au Comité de la vérification et des finances et au Conseil d’administration sur les questions qui relèvent de cette politique.
PORTE-PAROLE DÉSIGNÉS
Très peu de personnes ont l’autorisation de parler au nom de la Société avec les analystes d’investissements, les investisseurs et les médias. À titre de gestionnaire ou d’employé de la Société, vous devriez savoir qui sont les porte-parole désignés. Si vous recevez une demande de la part d’un analyste d’investissements ou d’un investisseur, envoyez les au :
• PCD
• CDF
qui sont des porte-parole officiels de la Société en ce qui a trait aux communications avec les analystes et les investisseurs.
Le directeur, Communications, affaires publiques et services de traduction (ou son délégué), est le porte-parole officiel pour les médias et toutes les demandes de ceux-ci devraient lui être acheminées.
Le président du Conseil d’administration, conjointement avec le président et chef de la direction (PCD), est responsable des interactions avec le public concernant les affaires de NAV CANADA. Cependant, en ce qui a trait à la communication de l’information importante assujettie à la présente politique, hormis les cas où le président du Conseil d’administration s’exprime au nom du Conseil d’administration, la Société a désigné les porte-parole suivants.
Le président et chef de la direction et le chef de la direction financière sont les porte-parole officiels désignés de NAV CANADA pour les communications avec les analystes et la communauté financière. Le directeur, Communications, affaires publiques et services de traduction, est le porte-parole officiel de la Société auprès des médias. Les communications avec les organismes de réglementation des valeurs mobilières et les agences d’évaluation du crédit seront confiées uniquement au chef de la direction, au chef de la direction financière et au vice- président directeur, Administration, et avocat en chef, lesquels pourront être assistés par des conseillers juridiques indépendants ou des vérificateurs externes, selon ce qu’ils détermineront compte tenu des circonstances. Les porte-parole autorisés peuvent désigner comme relève d’autres personnes de NAV CANADA pour représenter la Société ou pour répondre à des questions précises.
Toutes les questions provenant d’agences d’évaluation du crédit, d’analystes, de la communauté financière et des médias doivent être renvoyées à un porte-parole autorisé. Le fait de compter un nombre limité de porte-parole autorisés a pour but de réduire les risques suivants :
a) empêcher la communication d’information non autorisée;
b) prévenir le manque de cohérence dans les déclarations de différentes personnes de la Société;
c) éviter les déclarations non conformes à l’information de l’entreprise communiquée au public.
Les personnes qui ne sont pas des porte-parole autorisés ne doivent en aucune circonstance répondre à des questions de la communauté financière, des médias ou d’autres, sauf si un porte-
parole autorisé leur demande expressément de le faire, étant donné que toute déclaration faite par un employé non autorisé peut être perçue comme une déclaration faite au nom de la Société.
EXAMEN DU COMITÉ DE LA VÉRIFICATION ET DES FINANCES DE CERTAINS DOCUMENTS D’INFORMATION
Le Comité de la vérification et des finances examinera les documents d’information suivants avant que la Société ne les communique au public :
a) les états financiers annuels et trimestriels de la Société, les rapports de gestion et les communiqués de presse s’y rapportant;
b) les communiqués de presse et les rapports subséquents qui peuvent avoir une incidence importante sur les états financiers et les rapports de gestion en question;
c) l’ensemble des prospectus, des annonces de changements importants de nature financière, la notice annuelle et d’autres documents d’information similaires.
COMITÉ DE COMMUNICATION DE L’INFORMATION
Le Comité des communications (voir plus haut) a mis sur pied un Comité de communication de l’information afin de l’aider à examiner divers types de documents de communication de la Société. Le Comité de communication de l’information a aussi élaboré les procédures et les mesures de contrôle des communications sous la supervision du Comitédes communications.
Le mandat du Comité de communication de l’information est joint à la présente politique sous l’Annexe « A ». Ce comité se réunit au besoin. Les membres du Comité sont :
• la contrôleure de l’entreprise
• la directrice, Placement des fonds de pension
• le directeur, Vérification interne (membre non votant)
• le directeur, Communications, affaires publiques et services de traduction
• la directrice, Services généraux
Le Comité des communications est responsable de la mise sur pied et de la supervision d’un comité de communication de l’information (ci-après le « Comité de communication de l’information ») composé de membres de la direction nommés par le Comité des communications. Le Comité des communications a approuvé le mandat du Comité de communication de l’information (joint à la présente politique sous l’Annexe « A »), énonçant le rôle, la composition et les fonctions de ce comité. Le Comité de communication de l’information aura entre autres les fonctions suivantes :
a) élaboration des contrôles et des procédures appliqués à la communication de l’information de la Société;
b) examen de divers documents d’information de l’entreprise, y compris les rapports dont le dépôt est exigé, les communiqués de presse, les présentations, avant leur diffusion et (ou)
présentation au Comité de la vérification et des finances ou au Conseil d’administration aux fins d’approbation;
c) direction et supervision de l’évaluation annuelle de la conception et de l’efficacité des contrôles et des procédures de la Société au chapitre de la communication de l’information;
d) autres responsabilités déléguées de temps en temps par le Comité des communications.
COMMUNIQUÉS DE PRESSE
Lorsque le Comité des communications détermine qu’un nouveau développement concernant NAV CANADA est important et doit être communiqué au public, il veillera à autoriser la diffusion d’un communiqué de presse. Les résultats financiers annuels et intermédiaires (rapports de gestion, états financiers et notes afférentes) doivent être publiés aussitôt qu’ils sont approuvés par le Conseil d’administration. Tous les communiqués de presse, y compris la communication d’information importante, seront diffusés par le service des Communications de NAV CANADA.
La marche à suivre en vue de la préparation et de la diffusion d’un communiqué de presse est la suivante :
1. Le service des Communications rédigera l’ébauche du communiqué de presse de concert avec les personnes et les services versés sur la question.
2. Le service des Communications aura pour fonction précise de s’assurer que le contenu du communiqué est clair et livre avec efficacité au public le message voulu et le sens de l’information, et de veiller à ce que le communiqué, dans sa forme et son style, soit convivial aux médias, et conforme aux normes et pratiques de communications générales courantes.
3. Le service des Finances aura pour fonction précise d’examiner et d’avaliser l’ensemble des données financières incluses dans les communiqués de presse et de s’assurer que la communication de ces données est conforme aux faits et aux normes et directives comptables reconnues.
4. L’ébauche du communiqué de presse sera examinée par le Comité des communications afin de s’assurer qu’il est conforme aux exigences et lois sur les valeurs mobilières.
5. Le Comité de la vérification et des finances, le président du Comité de la vérification et des finances ou le président du Conseil d’administration, selon le cas, approuvera tous les communiqués de presse renfermant de l’information financière importante.
6. Les communiqués de presse seront diffusés par une agence de transmission approuvée qui assure une diffusion nationale simultanée et seront transmis à tous les organismes de réglementation concernés, aux principaux fils de presse financiers et aux médias financiers nationaux. Une fois qu’ils auront été diffusés par une agence de transmission approuvée, le
directeur, Communications, affaires publiques et services de traduction, ou son délégué, pourrait étendre leur diffusion par l’entremise des médias sociaux.
7. Les communiqués de presse seront également affichés dans le site Web de la Société dès la confirmation de leur diffusion aux fils de presse. La page des communiqués de presse du site Web comportera un avis prévenant le lecteur que l’information était exacte au moment où elle a été affichée, mais qu’elle peut être remplacée par des communiqués subséquents.
PRÉSENTATIONS ET RÉUNIONS AVEC DES TIERS
Avant de faire des présentations à des tiers, y compris avant de publier de la documentation à distribuer, il est important de déterminer si le contenu de ces présentations, documents à distribuer et notes d’allocution renferme une information importante qui pourrait être communiquée inopportunément ou sélectivement.
Le gestionnaire ou le membre du CEG qui assistera à la réunion et (ou) fera la présentation doit remettre les documents de la présentation à l’avance au directeur, Communications, affaires publiques et services de traduction, qui veillera à en coordonner l’examen, de même que de la documentation à distribuer et des notes d’allocution par les membres des services financiers, juridiques et des communications siégeant au Comité de communication de l’information afin qu’ils en vérifient l’exactitude et l’uniformité par rapport à d’autres informations importantes communiquées au public. Le directeur, Communications, affaires publiques et services de traduction, déterminera s’il y a lieu de consulter le Comité des communications. Le directeur, Communications, affaires publiques et services de traduction, confirmera au gestionnaire ou au membre du CEG si le contenu de la présentation ou les commentaires sont acceptables compte tenu de l’information communiquée. Si de l’information confidentielle ou importante est communiquée verbalement par mégarde, vous devriez en informer immédiatement un membre du Comité des communications.
Si vous présentez un exposé au sujet de la Société ou des affaires de la Société à l’extérieur de cette dernière, vous devriez savoir que le contenu de votre présentation doit être examiné par le Comité de communication de l’information (voir ci-dessus).
Envoyez votre ébauche de présentation par courriel à « Disclosure » dans la liste d’adresses globale. Votre présentation sera examinée par le directeur, Communications, affaires publiques et services de traduction (John Morris), la contrôleure de l’entreprise (Nancy Fletcher), et la directrice, Services généraux (Rosemarie D'Amico).
Veuillez si possible prévoir une semaine pour l’examen de votre présentation même si le délai est habituellement plus court. L’examen de votre présentation assurera que les messages transmis à l’extérieur de la Société sont uniformes et que les informations confidentielles ne sont pas communiquées par mégarde.
PÉRIODES DE SILENCE
Afin de prévenir la communication sélective d’information ou la perception ou l’apparence d’une communication sélective d’information, la Société doit observer une période de silence entre la fin du trimestre et la publication de ses résultats financiers trimestriels (ou annuels), période durant laquelle elle s’abstiendra de tout commentaire sur les activités ou les résultats du trimestre.
Durant une période de silence, la Société ne tiendra aucune réunion ou aucun entretien téléphonique avec les investisseurs, les analystes ou les agences d’évaluation du crédit, mais répondra aux demandes d’information sur des faits déjà accessibles au public et de nature non importante. Advenant des invitations à participer à des réunions ou à des conférences sur les investissements convoquées par des tiers durant une période de silence, le Comité des communications déterminera, au cas par cas, s’il est utile d’accepter ces invitations. Lorsque de telles invitations sont acceptées, une grande vigilance sera exercée pour éviter la communication sélective d’information importante non encore rendue publique.
MAINTIEN DE LA CONFIDENTIALITÉ
Il est illégal pour quiconque d’acheter ou de vendre des valeurs mobilières de toute société ouverte lorsqu’il détient de l’information importante sur cette société qui n’a pas été communiquée au public. De plus, sauf dans le cours normal des activités (voir ci-après) lorsque le destinataire est lié par une obligation expresse de confidentialité, il est illégal pour quiconque de communiquer à une autre personne de l’information importante non publique. Par conséquent, il est interdit aux initiés et aux employés qui détiennent de l’information confidentielle ou importante sur la Société, ses sociétés affiliées, ses clients ou des contreparties dans des négociations de transactions importantes de transiger des valeurs mobilières de NAV CANADA ou d’une contrepartie avant que cette information ne soit intégralement communiquée et qu’une période raisonnable ne se soit écoulée pour permettre une large diffusion de l’information.
Comment savoir si l’information est confidentielle? Si vous avez des doutes, consultez votre gestionnaire.
Les informations au sujet de la Société qui ne sont pas connues du public devraient être considérées confidentielles.
Les renseignements confidentiels s’entendent de toute forme de renseignements ou de connaissance qui ont été élaborés, obtenus ou qui sont contrôlés par NAV CANADA, et que celle-ci ne souhaite pas divulguer au public. Il pourrait notamment s’agir de dossiers financiers, de plans d’affaires, de données personnelles des employés, de renseignements sur des clients ou des fournisseurs, d’affaires juridiques et de données techniques.
Les membres de notre Conseil d’administration, les gestionnaires et les employés sont dans l’obligation de ne pas utiliser ou communiquer de l’information confidentielle sur les clients, les contreparties en négociation avec la Société et d’autres intervenants de NAV CANADA qui n’est pas connue du public.
La communication ou l’utilisation de telles informations aux fins d’investissement ou de « conseils » à l’intention d’autres personnes est strictement interdite.
Pour éviter la communication sélective d’information importante par mégarde, il est important de protéger l’information confidentielle. Il est interdit à toute personne en possession d’information confidentielle de communiquer cette information à quiconque, sauf si elle est tenue de le faire dans le cours normal des activités.
L’information confidentielle comprend non seulement des informations au sujet de NAV CANADA, mais aussi des informations sur ses sociétés affiliées, ses clients, les contreparties en négociation avec la Société et d’autres intervenants du système de navigation aérienne auxquelles les employés ont accès dans le cadre de leur emploi au sein de NAV CANADA, et qui ne doivent pas être divulguées au public.
« Cours normal des activités » : Rares sont les circonstances où la communication d’information importante est requise dans le cours normal des activités. Dans chacun de ces cas, un membre du Comité des communications devra être consulté au préalable.
L’information obtenue par le personnel dans le cadre de ses fonctions ne doit pas servir à des fins d’investissements ni à des conseils destinés à d’autres personnes.
Il faut s’efforcer de limiter l’accès à l’information confidentielle seulement aux personnes qui ont besoin de la connaître, et ces personnes doivent être prévenues que cette information doit être gardée confidentielle.
Les parties externes en possession de renseignements importants sur la Société inconnus du public devraient être prévenues qu’elles ne doivent pas communiquer cette information à quiconque, et qu’elles ne peuvent pas transiger de valeurs mobilières de NAV CANADA avant que ces renseignements ne soient communiqués au public. Lorsqu’il y a lieu, il est possible de demander à ces parties externes de signer un accord de confidentialité.
Afin de prévenir la communication à des fins abusives ou par mégarde d’information importante, les procédures suivantes doivent être suivies en tout temps :
1. les documents et fichiers qui renferment des renseignements confidentiels doivent être conservés dans un endroit sûr, et leur accès limité aux personnes qui doivent être mises au courant de cette information dans le courant de leurs activités;
2. les sujets confidentiels ne doivent pas être abordés dans des lieux où les propos échangés risquent d’être entendus, par exemple dans des ascenseurs, des corridors, des restaurants, à bord d’avions ou de taxis;
3. les documents confidentiels ne doivent pas être lus ou montrés dans des lieux publics et ne doivent pas être mis au rebut à des endroits où d’autres personnes pourraient se les approprier;
4. toute personne en possession de renseignements confidentiels doit veiller au maintien de cette confidentialité en dehors de son lieu de travail et sur son lieu de travail;
5. la transmission d’information par télécopieur, téléphone, courrier ou directement d’un ordinateur à un autre ne doit avoir lieu que s’il y a des raisons de croire que la transmission de l’information et la réception de l’information peuvent avoir lieu dans des conditions sécurisées;
6. la photocopie de documents confidentiels doit être évitée et, après la tenue de réunions, les documents renfermant des renseignements confidentiels doivent être enlevés des salles de conférences et lieux de réunion et les copies en trop des documents confidentiels, déchiquetées;
7. lorsque de l’information confidentielle importante doit être communiquée, il est important de limiter l’information communiquée au strict nécessaire compte tenu des circonstances.
Les communications par courrier électronique laissent une trace physique sur leur passage et peuvent faire l’objet de tentatives de décryptage par des personnes non autorisées. Une grande vigilance doit être exercée chaque fois que des renseignements confidentiels ou importants sont transmis par Internet. Autant que possible, il est conseillé d’éviter le courrier électronique pour transmettre de l’information confidentielle importante.
Conseils pour la prévention de communication d’information confidentielle par mégarde :
• Protéger l’information confidentielle et limiter l’accès aux personnes qui doivent absolument connaître ces renseignements.
• Ne pas discuter des affaires confidentielles de la Société dans des endroits publics.
• Faire preuve de prudence au moment de transmettre de l’information confidentielle par Internet.
• Éviter autant que possible d’utiliser des courriels non sécurisés ou non cryptés pour envoyer de l’information confidentielle.
• Ne pas laisser de renseignements confidentiels dans les salles de réunion et les aires de travail.
PRÉVISIONS, INFORMATION PROSPECTIVE ET MISES À JOUR
L’information concernant les perspectives financières à court terme de NAV CANADA est de nature très délicate, à la fois pour la Société et pour les autres sociétés de l’industrie de l’aviation. Cette information peut comprendre des questions délicates relatives à la main-d’œuvre, les prévisions de la circulation aérienne et les estimations de coûts préparées par la Société en vue d’établir les redevances pour les services de navigation aérienne. Elle vise aussi toute prévision relative aux autres recettes à court terme, aux coûts ou à la circulation aérienne.
Une information de ce type doit être traitée par tous, y compris par les personnes qui génèrent ces prévisions, comme hautement confidentielle. La communication de l’information à l’extérieur ne doit être faite qu’avec l’autorisation d’un membre du Comité des communications conformément aux procédures décrites dans la présente politique.
Plus particulièrement, il faut prendre bien soin d’éviter de communiquer des prévisions, des prédictions, des estimations ou d’autres informations financières prospectives qui n’ont pas été communiquées antérieurement, dans le cadre de conférences sectorielles, de réunions ou par tout autre moyen qui ne donne pas au grand public l’accès à la même information en même temps.
Nous devons nous assurer de disposer de fondements raisonnables avant de faire des déclarations prospectives et devons inclure dans ces déclarations des avertissements sur les risques et faire preuve de circonspection. Toute déclaration prospective (qu’elle soit écrite ou verbale), doit renfermer les éléments suivants :
a) une déclaration indiquant que l’information est de nature prospective;
b) les facteurs susceptibles de faire varier de façon importante les résultats réels par rapport à l’information de nature prospective;
c) une description des facteurs ou hypothèses à la base de la déclaration prospective;
d) une mise à jour ou une comparaison par rapport à une information de nature prospective communiquée antérieurement.
La communication complète et claire de ces éléments réduit grandement le risque que des déclarations prospectives prenant appui sur des fondements raisonnables n’induisent en erreur.
L’information communiquée peut comprendre divers résultats raisonnablement possibles, une analyse de sensibilité, et d’autres renseignements qualitatifs qui aident à expliquer les risques connexes. Les mises en garde servies par la Société doivent être formelles et adaptées en fonction des prévisions ou des opinions précises diffusées. Cette information doit également faire état des risques et les quantifier.
Au moment de communiquer l’information, nous devons indiquer si nous avons l’intention d’actualiser l’information en question. Des expressions comme « la Société surveille de près la situation » seront considérées comme une intention de faire des mises à jour si nous apprenons que le résultat sera substantiellement supérieur ou inférieur à la prévision originale. Lorsque nous n’avons pas l’intention de diffuser une prévision ou une estimation actualisées, cela doit être clairement indiqué au moment de communiquer la prévision ou l’estimation. Néanmoins, le Comité des communications surveillera les facteurs qui ont une incidence sur la prévision pour s’assurer que, si les résultats réels devaient s’écarter de façon importante de la prévision (dans le sens positif ou négatif), cet écart sera communiqué adéquatement et conformément aux exigences des lois sur les valeurs mobilières.
CONTACTS AVEC DES INVESTISSEURS, DES AGENCES D’ÉVALUATION DU CRÉDIT, DES ANALYSTES ET D’AUTRES PERSONNES
Il est interdit de communiquer de l’information importante non publique dans des réunions individuelles ou de groupe (sauf dans le cours normal des activités à des personnes liées par une obligation de confidentialité), puisque cela ne constitue pas une communication d’information importante adéquate. Par exemple, la communication d’information à des investisseurs, des analystes ou dans le cadre de conférences, n’entre pas dans le cours normal des activités.
De plus, le fait que le destinataire puisse être lié par une entente de confidentialité ne légitime pas la communication de l’information. Si nous avons l’intention de communiquer de l’information importante au cours d’une réunion avec un analyste ou une partie intéressée ou à l’occasion d’une conférence de presse ou d’une conférence téléphonique, l’annonce sera précédée d’un communiqué de presse.
Les conférences téléphoniques et les réunions avec des agences d’évaluation du crédit, des analystes et des investisseurs sont un élément important du programme de relations avec les investisseurs de NAV CANADA. Le chef de la direction financière ou d’autres représentants autorisés rencontreront des agences d’évaluation du crédit, des analystes et des investisseurs au besoin et se mettront en rapport avec les investisseurs, analystes et agences d’évaluation du crédit ou répondront à leurs appels sans délai, de façon uniforme et exacte, conformément à la présente politique.
En prévision des questions anticipées, les porte-parole de la Société se réuniront avant de tels appels et réunions et, s’il y a lieu, arrêteront par écrit à l’avance leurs déclarations et réponses scénarisées et les feront revoir par des personnes indiquées au sein de la Société. Cette
scénarisation aidera à déterminer toute information importante de l’entreprise qu’il pourrait avoir lieu de communiquer au public par communiqué de presse.
Durant de tels appels et réunions, la Société a pour politique de communiquer uniquement de l’information non importante et de l’information déjà disponible au public. Les données significatives, et en particulier l’information financière ayant trait à la circulation aérienne, aux revenus et aux coûts, ainsi que les prévisions financières, ne doivent pas être communiquées de façon sélective aux investisseurs et aux autres professionnels en valeurs mobilières, mais plutôt à l’ensemble du marché.
Les porte-parole doivent prendre des notes durant les conférences téléphoniques, les conférences sectorielles et les conversations téléphoniques avec les agences d’évaluation du crédit, les analystes et les investisseurs et, dans la mesure du possible, au moins deux représentants de NAV CANADA doivent être présents à toutes les réunions et conférences. Après ces réunions et conférences, un compte rendu permettra de constater s’il y a eu communication sélective d’information importante inconnue du public, et la Société devra immédiatement communiquer cette information au moyen d’un communiqué de presse.
La présente politique ne vise pas à interdire à quiconque de prendre la parole dans le cadre de conférences ni à s’adresser à des parties de l’extérieur lorsque ces échanges servent l’entreprise à des fins légitimes. Cela dit, au moment de prendre la parole, nous devons nous assurer que l’information de l’entreprise divulguée est conforme avec la présente politique et en cas de doute nous devons nous adresser au directeur, Communications, affaires publiques et services de traduction, afin de s’informer de la pertinence de fournir certains renseignements.
Nous devons sans tarder informer un membre du Comité des communications de la nature et du contenu d’échanges non intentionnels et non prévus qui sont survenus. Le Comité prendra immédiatement des mesures pour s’assurer que la Société se conforme à ses obligations légales.
EXAMEN ET DIFFUSION DES RAPPORTS D’ANALYSTES
La Société risque fort de contrevenir à l’interdiction d’exploiter une information privilégiée en vertu des lois sur les valeurs mobilières si elle confirme un rapport d’analyste ou émet des conseils en ce sens. Elle risque également de communiquer de l’information non financière importante de façon sélective au moment de commenter le rapport d’un analyste.
Par conséquent, si nous décidons d’examiner ou de commenter les rapports d’un analyste, ces commentaires se limiteront à relever l’information factuelle connue du public qui peut avoir une incidence sur le modèle de l’analyste ou à signaler les inexactitudes ou omissions factuelles dans l’information connue du public concernant la Société.
La Société ne confirmera ni ne tentera d'influencer l'opinion ou les conclusions d'un analyste et ne laissera pas sous-entendre qu'elle est d'accord avec le modèle financier ou les estimations financières communiquées par l'analyste. Afin d'éviter de donner l'impression d'entériner le rapport ou le modèle communiqué par l'analyste, la Société joindra une note de dégagement de
responsabilité aux commentaires écrits précisant que seule l'exactitude des faits contenus dans le rapport a été vérifiée.
Les rapports d’analystes appartiennent au cabinet auquel est rattaché l’analyste. La diffusion ou des mentions de ces rapports, l’inclusion de renvois à ces rapports, peuvent être perçus comme la confirmation par la Société de ces rapports. C’est pourquoi, nous nous abstiendrons de fournir de quelque façon que ce soit des rapports d’analystes à des personnes de l’extérieur de la Société ou, en général, aux employés de la Société, y compris de les afficher dans notre site Web ou d’y inclure des hyperliens menant à ces rapports. Ces restrictions ne s’appliquent pas cependant aux rapports des agences d’évaluation du crédit.
DOSSIER DE COMMUNICATION DE L’INFORMATION
Le groupe Communications doit tenir un dossier de cinq ans contenant tous les communiqués de presse. Le vice-président directeur, Finances, et chef de la direction financière, doit tenir un dossier de cinq ans contenant les rapports des analystes et des agences d’évaluation du crédit, les notes de comptes rendus, les notes des réunions et des conversations téléphoniques, des conférences avec des analystes, des agences d’évaluation du crédit, et des investisseurs (dont les dossiers doivent être examinés par le contrôleur de l’entreprise pour déterminer si une communication sélective d’information non intentionnelle a eu lieu). Le directeur, Communications, affaires publiques et services de traduction, doit tenir un dossier de cinq ans contenant les présentations données pendant les conférences sectorielles ainsi que les articles de journaux. Tous les documents de communication périodique (p. ex., rapports de gestion, notice annuelle, états financiers) sont déposés et disponibles à l’adresse www.sedar.com. Les états financiers, les rapports de gestion, la notice annuelle et les communiqués financiers sont également déposés dans le site Web de la Société.
COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES
L’utilisation de communications Web ou électroniques est assujettie aux mêmes règles, lignes directrices et pratiques que celles énoncées dans la présente politique pour d'autres modes de communication de l'information de la Société.
Le simple fait d’afficher de l’information sur le site Web de la Société n’est pas suffisant pour remplir l’exigence de communication au public dans le cas de l’information importante non publique. La communication d’information importante dans le site Web (par exemple les révisions des redevances) sera précédée par la diffusion d’un communiqué de presse.
En vertu de cette politique, les porte-parole autorisés sont également responsables des communications électroniques de NAV CANADA. Le Comité des communications est responsable de superviser la section des relations avec les investisseurs dans notre site Web. Le directeur, Communications, affaires publiques et services de traduction, et la directrice, Services généraux, sont responsables de l’actualisation de la section des relations avec les investisseurs dans notre site Web, d’effectuer le suivi de l’ensemble de l’information sur l’entreprise affichée
dans notre site Web et de s’assurer qu’elle est exacte, complète, à jour et conforme aux lois sur les valeurs mobilières.
Le matériel sur les relations avec les investisseurs (y compris les états financiers, les rapports de gestion et la notice annuelle) doit être placé dans une section distincte du site Web et comporter un avis informant le lecteur que l’information était exacte au moment où elle a été affichée, mais qu’elle peut avoir été remplacée par des communications subséquentes. La date de préparation doit figurer sur toutes les données affichées dans le site Web, y compris les textes et le matériel audiovisuel. Tout changement important dans les informations doit être immédiatement mis à jour, après la diffusion d’un communiqué de presse.
Le directeur, Communications, affaires publiques et services de traduction, doit tenir un registre indiquant la date à laquelle l’information importante est affichée dans la section des relations avec les investisseurs de notre site Web ou en est supprimée. L’information importante sur l’entreprise affichée dans le site Web doit être conservée pendant deux ans. L’information désuète sera archivée sur le site Web afin que les lecteurs continuent d’avoir accès aux renseignements qui pourraient avoir une valeur historique ou autre sans toutefois être actuels.
ÉCHANGE D’INFORMATION DANS INTERNET
Pour s’assurer qu’aucune information confidentielle ou importante soit communiquée par mégarde, il est interdit aux employés d’initier une activité de communication électronique, ou d’y participer, qui porte sur de l’information confidentielle ou importante de NAV CANADA.
Cette interdiction s’applique à, sans toutefois s’y limiter, tous les médias sociaux (p. ex., Facebook), les blogues Web (p. ex., Blogger, Wordpress), les microblogues (p. ex., Twitter), les wikis (p. ex., Wikipédia, answers.com), les messages textes et instantanés (p. ex., MSN), les forums de discussion et de clavardage (p. ex., avweb.com, avcanada.ca), les sites de petites annonces (p. ex., Kijiji, Craigslist), les sites de partage de vidéos et de photos (p. ex., YouTube, Flickr), ou toute autre application « Web 2.0 » qui facilite l’échange d’information.
Ces interdictions visent à exonérer la Société de toute responsabilité qui pourrait découler des efforts bien intentionnés, mais sporadiques, déployés par certains afin de mettre fin à des rumeurs ou de se porter à la défense de la Société. Chacun doit rapporter toute discussion ayant trait à la Société contenant de l’information confidentielle ou importante trouvée dans Internet à un membre du CEG, du Comité des communications ou du Comité de communication de l'information.
Ainsi qu’en fait état la Politique sur les médias sociaux et la Politique d’utilisation acceptable : communications électroniques de NAV CANADA, il est important de faire preuve de vigilance et de jugement au moment d’utiliser Internet et le courrier électronique. L’utilisation d’Internet et du courrier électronique est assujettie aux mêmes règles, lignes directrices et pratiques de communication de l’information que celles énoncées dans la présente politique pour d’autres modes de communication de l’information de la Société. Au moment d’utiliser le courrier électronique, chacun doit être particulièrement attentif afin de s’assurer que l’information
importante ou confidentielle n’est communiquée qu’aux seules personnes qui doivent en être informées.
Des personnes bien intentionnées pourraient être tentées de rectifier des rumeurs ou de défendre la Société dans un bavardoir, un babillard électronique ou un média social dans Internet. Malheureusement, ce comportement pourrait entraîner, par mégarde, une communication de renseignements confidentiels, des inexactitudes ou des faussetés à propos de la Société.
C’est pourquoi il est interdit de participer à toute communication dans Internet qui porte sur des affaires confidentielles ou importantes liées à NAV CANADA, à ses sociétés affiliées ou à ses clients.
Si vous trouvez des discussions contenant de l’information confidentielle ou importante au sujet de la Société, de ses sociétés affiliées ou de ses clients dans Internet, veuillez en aviser un membre du CEG, du Comité des communications ou du Comité de communication de l’information.
RUMEURS SUR LE MARCHÉ
La Société a pour politique de ne pas commenter ni favorablement ni défavorablement les rumeurs sur le marché, sauf si un organisme de réglementation des valeurs mobilières l’exige.
Cette politique s’applique également aux rumeurs diffusées sur Internet. Lorsqu’on demande au porte-parole désigné de commenter une rumeur sur le marché, il doit déclarer que la Société a pour politique de ne pas commenter les rumeurs sur le marché. Cette politique doit être suivie systématiquement pour éviter qu’une réponse distincte ne puisse être interprétée comme la communication d’une information privilégiée.
DIFFUSION DE L’INFORMATION DURANT UNE OFFRE PUBLIQUE OU EN PRÉVISION D’UNE OFFRE PUBLIQUE
De temps à autre, la Société émet des instruments d’emprunt (p. ex. obligations ou effets à moyen terme). Cette émission porte le nom d’offre publique de valeurs mobilières. La diffusion de toute information importante avant ou durant une offre publique d’actions est généralement interdite et si elle a lieu doit être soigneusement coordonnée afin de ne pas être perçue comme un moyen d’influencer le marché. Toute information diffusée durant une telle période doit faire l’objet d’une attention soignée afin de s’assurer qu’elle est conforme aux documents portant sur l’offre de la Société. Le Comité des communications, sur les conseils de ses conseillers juridiques, coordonnera la communication de l’information durant cette période.
COMMUNICATION ET APPLICATION DE LA POLITIQUE
Tous les administrateurs, dirigeants, gestionnaires et employés de la Société ont été informés de la présente politique. Le Code de conduite de NAV CANADA remis aux nouveaux administrateurs, dirigeants, gestionnaires et employés lorsqu’ils se joignent à la Société leur
fournit un sommaire qui souligne l’importance de cette politique et indique comme y accéder.
Celle-ci se trouve dans le portail de la Société. Son emplacement exact sera annoncé régulièrement et tous changements qui y sont apportés seront diffusés à toutes les personnes concernées.
Toute personne à l’emploi de la Société qui enfreint cette politique se rend passible de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement sans préavis. La violation de cette politique peut également constituer une violation aux lois sur les valeurs mobilières et compromet la responsabilité personnelle de celui ou celle qui en est à l’origine. Lorsqu’il semble qu’une personne a contrevenu aux lois sur les valeurs mobilières, la Société pourra référer le cas en question aux organismes de réglementation pertinents, qui pourront imposer des amendes ou d’autres pénalités.
CONCLUSION
Notre intention est de sensibiliser les nouveaux membres du Conseil d’administration, la direction ainsi que les employés à notre façon de communiquer l’information.
L’application uniforme des principes exposés dans la présente politique contribuera à renforcer notre crédibilité auprès des agences d’évaluation du crédit, du public investisseur et des organismes de réglementation des valeurs mobilières. Elle permettra aussi de réduire de beaucoup le risque que la Société soit tenue responsable selon la loi pour ne pas avoir respecté les exigences en matière de communication de l’information dans une quelconque circonstance.
Toute question concernant la présente politique ou son application doit être adressée au vice- président directeur, Administration, et avocat en chef, de la Société.
Vous avez des questions ou besoin d’éclaircissement?
Communiquez avec le vice-président directeur, Administration, et avocat en chef (Neil Wilson), ou votre gestionnaire.
ANNEXE A
MANDAT DU COMITÉ DE COMMUNICATION DE L’INFORMATION
Le présent mandat du Comité de communication de l’information (le « Mandat ») a été approuvé par le président et chef de la direction (PCD), le vice-président directeur, Finances, et chef de la direction financière, et le vice-président directeur, Administration, et avocat en chef (le
« Comité des communications»). Le Comité de communication de l’information devra examiner et évaluer ce Mandat chaque année, et recommander tout changement proposé au Comité des communications aux fins d’approbation.
But
La Société a pour politique que toute communication d’information au public, y compris à ses détenteurs de valeurs mobilières ou aux investisseurs, doit être exacte et complète, et représenter de manière juste sa situation financière et ses résultats d’exploitation à tous égards importants et ce, de manière opportune tel que l’exigent les lois applicables et les règlements des autorités en valeurs mobilières.
Responsabilités
Le Comité de communication de l’information doit aider le Comité des communications à s’acquitter de sa responsabilité de surveiller l’exactitude et l’opportunité des communications d’information émises par la Société en effectuant les tâches suivantes, dans chaque cas sujettes à l’approbation et à la supervision du Comité des communications :
1. Examiner chaque année la politique de communication de l’information de la Société pour faire en sorte qu’elle traite les principaux risques d’affaires ainsi que les changements
opérationnels ou organisationnels de la Société, qu’elle facilite le respect des exigences en matière de rapport des lois et des règlements applicables, et recommander tout changement proposé au Comité des communications aux fins d’approbation.
2. Élaborer les procédures et les contrôles en matière de communication de l’information en vue de garantir avec une certitude raisonnable que :
a) La politique de communication de l’information de la Société est mise en œuvre de manière efficace dans l’ensemble des groupes et des fonctions;
b) L’information de nature importante est recueillie et présentée à la haute direction, y compris au Comité des communications, afin de permettre une prise de décision rapide quant aux communications d’information requises. À cette fin, coordonner le processus trimestriel de déclaration par lettre et du questionnaire de sous-attestation.
3. Examiner les documents suivants avant leur émission ou leur présentation au Comité de la vérification et des finances ou au Conseil d’administration :
a) Les dépôts annuels et provisoires, y compris les états financiers, les rapports de gestion, les communiqués de presse annuels sur les recettes de la Société et la notice annuelle (ensemble, nommés les « rapports périodiques »);
b) Les prospectus et toute autre information déposée auprès des autorités en valeurs mobilières;
c) Les communiqués de presse contenant des renseignements de nature financière ou de l’information importante pour les détenteurs de valeurs mobilières de la Société.
4. Examiner l’exactitude et l’uniformité de l’information afin de les comparer avec celles d’autres communications publiques, avant la tenue de réunions avec des tiers ou avant de
présenter des documents à ces derniers, dans tout matériel de présentation, document à distribuer et notes d’allocution (ensemble, nommés les « Présentations ») contenant de l’information de nature financière qui pourrait être diffusée à grande échelle ou aux intervenants, aux analystes, aux créanciers et aux investisseurs.
5. Examiner et tenir à jour toute information financière affichée sur le site Web externe de la Société.
6. Examiner une évaluation annuelle de la conception et de l’efficacité des procédures et des contrôles en matière de communication d’information mis en place par la Société.
7. Faire en sorte que les politiques et l’encadrement liés à la communication d’information et aux rapports financiers de la Société soient élaborés et diffusés, et que la communication de questions ayant une incidence sur la communication d’information et sur les rapports financiers chemine efficacement de haut en bas, horizontalement et de bas en haut de l’organisation.
8. Porter à l’attention du Comité des communications toute information pertinente quant aux activités du Comité, aux dépôts annuels et provisoires, et à l’évaluation de la conception et de l’efficacité des procédures et des contrôles en matière de communication de l’information mis en place par la Société.
9. Le Comité de communication de l’information aura également d’autres responsabilités que lui assignera le Comité des communications, au besoin.
Organisation
Le Comité de communication de l’information sera composé de la contrôleure de l’entreprise, du directeur, Vérification interne (membre non votant), de la directrice, Placement des fonds de pension, du directeur, Communications, affaires publiques et services de traduction, et de la directrice, Services généraux. Les membres peuvent être remplacés et de nouveaux membres peuvent être ajoutés en tout temps par le Comité des communications.
Un membre du Comité de communication de l’information doit être nommé président par le Comité des communications. Le président est responsable de prévoir et de présider les réunions, ainsi que d’en établir l’ordre du jour. Toute question liée à l’interprétation du présent Mandat ou
aux procédures établies par le Comité de communication de l’information doit être résolue par un des membres du Comité des communications, ou, en leur absence, par le président.
Le Comité de communication de l’information peut désigner deux membres ou plus, dont au moins un doit connaître les règles et règlements du CSA liés à la communication d’information, et dont au moins un doit connaître le processus des rapports financiers. Ensemble, ils pourront examiner les présentations, les prospectus, les communiqués de presse et les autres informations déposées auprès des autorités en valeurs mobilières (autres que les rapports périodiques) lorsque l’échéance ne permet pas à l’ensemble du Comité de communication de l’information de se réunir. Le directeur, Communications, affaires publiques et services de traduction,et la
directrice, Services généraux, sont tous deux responsables de l’examen et de la tenue à jour du contenu du site Web externe de la Société.
Le Comité de communication de l’information se réunira aussi souvent que les circonstances l’exigent pour lui permettre de s’acquitter de ses responsabilités.
