LA FICHE CLIENTS Guide Utilisateurs. Destinataires : Personnel DATAFIRST et Clients LA FICHE CLIENTS. Guide Utilisateurs TABLE DES MATIÈRES

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Doc. n° 00.219.585 Édition 1.0

Mise à jour 2018-08-24

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LA FICHE CLIENTS

Guide Utilisateurs

TABLE DES MATIÈRES

1. INTRODUCTION ... 2

2. RECHERCHE D’UN CLIENT ... 2

3. DÉTAIL D’UNE FICHE CLIENTS EXISTANTE ... 5

3.1. Informations générales du Client ... 5

3.1.1. Section « CNIL » et « Accord marketing direct » ... 6

3.1.2. Section C.S.P... 7

3.2. Onglets SAV, Comptabilité, Divers, Fiche Web ... 8

3.2.1. Onglet SAV pour la partie Après-vente. ... 8

3.2.2. Onglet Comptabilité pour les informations comptables ... 9

3.2.3. Onglet Divers pour spécifier des compléments d’informations ... 11

3.2.4. Onglet WEB si le client commande des pièces par internet. ... 12

3.3. Les boutons au bas de la fiche Client. ... 13

4. CRÉATION D’UNE FICHE CLIENTS ... 16

HISTORIQUE DES MISES À JOUR ... 17

DÉTAILS DU DOCUMENT / REMARQUES ... 17

GLOSSAIRE ... 17

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1. INTRODUCTION

Ce fascicule vous aidera à découvrir et à utiliser la fiche Clients d’ERIS MOTORS.

2. RECHERCHE D’UN CLIENT

Avant la création d’un client, il est impératif de rechercher le client afin d’éviter de créer des doublons dans votre fichier Clients. Cette recherche peut être effectuée dans tous les principaux modules du DMS.

Les critères de sélection sont placés en haut de l’écran.

Nom du client (%) -- Recherche des clients dont le nom commence par les critères de sélection.

Dans l’exemple ci-dessus, il s’agit du nom de client : BLANXXX M.

L’utilisation du caractère

%

dans les champs alphabétiques permet de combiner plusieurs critères pour atteindre l’information recherchée. La recherche avec BLANXXX M% donnerait le même résultat. Il en serait de même avec la recherche %LAN% M%.

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graphique, toute conception et tout contenu restent la propriété de DATAFIRST SAS. Page 3 de 17 Numéro de téléphone -- Si la recherche porte sur un numéro de téléphone, celui-ci sera recherché dans les informations « Téléphone Domicile », « Téléphone Bureau », « Téléphone Portable ».

Groupe de clients -- La liste déroulante (bouton ) permet d’afficher les clients appartenant à un groupe de clients (p.ex. clients rattachés à un groupe de loueurs).

Gestion des groupes de clients

Utilisez GRP_CLI (Groupes Clients) :

Case à cocher « Afficher le solde client » -- Cette case permet d’afficher le solde connu en comptabilité.

Attention -- Cette option peut augmenter le temps de recherche.

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graphique, toute conception et tout contenu restent la propriété de DATAFIRST SAS. Page 4 de 17 Colonne suivant la colonne Numéro de client -- Cette colonne peut contenir les éléments suivants :

P

... Si prospect

D

... Si douteux

I

... Si interdit

Colonne « Qualité » -- La colonne Qualité reflète (en pourcentage) la qualité des informations figurant dans la fiche Clients en fonction des éléments ci-après, calculés comme suit :

Nom du client ... 20 points Adresse ligne 1 ... 10 points Ville ... 10 points Email ... 10 points Téléphone domicile ... 10 points Téléphone portable ... 10 points Téléphone bureau ... 10 points Correspondant ... 10 points CSP client ... 10 points

Dans le cas où la requête trouve 1 seul client, le programme affichera automatiquement la fiche Clients concernée.

Colonnes : Si la taille du contenu d’une colonne dépasse la taille de celle-ci, vous pouvez l’élargir. Placez le pointeur de la souris entre deux colonnes, il prendra la forme d’une double-flèche . Maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé en déplaçant le pointeur horizontalement jusqu’à obtenir la taille de colonne voulue.

Couleur de ligne : Lorsqu’une ligne de la table est sélectionnée, sa couleur est différente des autres lignes du tableau.

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3. DÉTAIL D’UNE FICHE CLIENTS EXISTANTE

3.1. Informations générales du Client

La partie gauche de l’écran concerne les informations générales du client.

Ce bouton vous permet d’ajouter ce client dans vos contacts Outlook.

Ce bouton vous permet d’envoyer un mail au client.

Ce bouton vous permet d’envoyer un SMS au client si l’envoi des SMS est actif.

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3.1.1. Section « CNIL » et « Accord marketing direct »

Le bouton « Canaux de consentement » permet de visualiser les consentements actifs :

Lorsque le nom de la case « Accord marketing direct » apparaît en rouge, cela signifie qu’aucun canal n’est actif.

Pour modifier les canaux, il suffit de cliquer sur les cases à cocher « CNIL » ou « Accord marketing direct » et effectuer les changements voulus :

Ce bouton affiche les modifications qui ont été faites sur les différents canaux.

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3.1.2. Section C.S.P.

Cette section vous permet de spécifier une C.S.P. Cliquer le bouton pour afficher la liste des C.S.P.

disponibles :

Bouton « Historique RGPD » -- Ce bouton vous donne la liste des éditions et des extractions concernant le client :

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3.2. Onglets SAV, Comptabilité, Divers, Fiche Web

La partie droite de la fiche Client comporte 4 onglets : SAV, Comptabilité, Divers et Fiche Web ?

3.2.1. Onglet SAV pour la partie Après-vente.

Code Remise : Indique le code Remise issu du paramétrage de la grille de remise Ventes accordée à vos clients.

Taux Remise Pièces : Permet d’appliquer systématiquement un pourcentage de remise à la facturation du client (p.ex. carte de fidélité).

Taux Remise M.O. : Permet d’appliquer systématiquement un pourcentage de remise sur la M.O. à la facturation du client (p.ex. carte de fidélité).

Bouton « Remises Multiples » : Permet d’appliquer une autre grille de remise de vente à votre client.

Section « Facturation frais de gestion » :

o Atelier (Par OR) ou ‘SAV’ : Permet de facturer à l’atelier une prise en charge par OR, à condition d’effectuer le paramétrage dans ERISMotors.

o Magasin (Facturation mensuelle Frais de gestion) : Permet d’indiquer un montant si vous voulez facturer des frais de gestion Magasin.

o Dernière facture le : Indique la dernière date de la facture Frais gestion.

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graphique, toute conception et tout contenu restent la propriété de DATAFIRST SAS. Page 9 de 17 Edition du montant : La case cochée permet de faire apparaître sur l’OR le solde du client. Si vous ne voulez pas faire apparaître cette information, décochez la case.

Ventes exceptionnelles : (Réservé GVF) Si la case est cochée, les ventes de pièces ne seront pas transmises à AutoPart pour vos réapprovisionnements de stock.

Bon de commande : Si cette case est cochée, un bon de commande sera demandé à chaque facturation et sera imprimé sur les factures.

Client Flotte : (Réservé GVF) Si cette case est cochée, les tarifs des forfaits FER seront les tarifs liés aux flottes.

3.2.2. Onglet Comptabilité pour les informations comptables

Famille : Permet de choisir la catégorie du client.   

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graphique, toute conception et tout contenu restent la propriété de DATAFIRST SAS. Page 10 de 17 Mode Paiement : Indiquer le mode de règlement par défaut.   

Montant Plafond : Vous pouvez spécifier un montant dans le champ « Montant Plafond ». Si l’encours Client dépasse ce plafond, le DMS bloquera toute nouvelle facturation pour le client.

Solde Actuel : Indication du solde actuel du client connu en comptabilité.

Code Centralisateur : Correspond aux comptes collectifs de la comptabilité liés à ce code centralisateur.

Compte à facturer : Permet de facturer un seul client (p. ex. Client agence de Lyon, agence d’Aix-en- Provence mais on facture à l’agence de Paris).

N° de TVA Intracommunautaire et le Siret : Ces numéros ne seront accessibles que si le client est déclaré comme étant une société.

Normal : Indication par défaut à la création du client.

Douteux : La comptabilité peut mettre un client en état « Douteux » dans sa société et également dans les autres sociétés présentes dans le DMS où ce client est connu. Lors de la facturation, un message vous indique que le client possède un code spécial mais vous pouvez quand même le facturer.

Interdit : La comptabilité peut mettre un client en « Interdit » dans sa société et également dans les autres sociétés présentes dans le DMS où ce client est connu. Toute facturation est alors interdite sur ce client et dans la fiche Client, le nom du client s’affiche en rouge.

Autorisé commercial : S’applique à un client « interdit ». Cocher cette case permet de considérer ce client comme étant autorisé dans le service commercial mais toujours interdit au SAV et Magasin.

Mis en douteux/interdit par : L’utilisateur qui a rendu le client interdit ou douteux.

Motif : Permet d’indiquer le motif du passage en « douteux » ou en « interdit ».

Section « Informations groupes (multi-sociétés) : Uniquement si le client fait partie d’un groupe, on peut également indiquer le numéro de fournisseur de la société.

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graphique, toute conception et tout contenu restent la propriété de DATAFIRST SAS. Page 11 de 17 Section du bas

o Nb de factures : Permet d’indiquer le nombre de factures que vous désirez.

o Nb d’exemplaires de relevés : Permet d’indiquer le nombre de relevés que vous désirez.

o ID logiciel externe : Identifiant -- Cette zone permet de mettre une information issue d’un autre logiciel (p.ex. le numéro de client de votre ancien logiciel).

o Niveau de relance

o Edition de relances : Cocher pour l’édition des relances.

o Relevés et relances : Cocher pour les envoyer par mail.

3.2.3. Onglet Divers pour spécifier des compléments d’informations

Pas de création … : Lorsque cette case est cochée, le client n’est plus dans le module Prospects pour la partie VN-VO.

Zone libre 1 / 2 / 3 : Permet de saisir des informations spécifiques sur le client.

Message du : Permet de saisir un message qui apparaîtra dans les modules de facturation.

Section Correspondants -- Il est possible d’ajouter des correspondants liés à ce client.

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3.2.4. Onglet WEB si le client commande des pièces par internet.

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3.3. Les boutons au bas de la fiche Client.

Bouton F9 Supprimer : Permet de supprimer un client après un certain nombre de contrôles par le DMS (Absence d’écritures comptables, absence de châssis lié au client…).

Bouton Fiche client : Édite le détail de la fiche Client ainsi que les châssis rattachés au client.

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graphique, toute conception et tout contenu restent la propriété de DATAFIRST SAS. Page 14 de 17 Bouton F3 véhicule(s) : Permet d’accéder au détail des châssis rattachés au client.

Bouton F8 Histo pièces :Affiche le détail des pièces vendues au client pour les activités Atelier et Magasin.

Bouton F2 Domiciliations : Permet de renseigner une domiciliation bancaire si le mode de règlement du client n’est pas « Comptant ».

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graphique, toute conception et tout contenu restent la propriété de DATAFIRST SAS. Page 15 de 17 Bouton CA annuel : Affiche le graphe du CA Client pour l’année en cours.

Bouton F12 OK : Valide vos modifications.

Bouton F11 Fermer : Referme la fenêtre. Si vous avez modifié la fiche Clients, un message d’information vous indiquera que vos modifications ne seront pas prises en compte.

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4. CRÉATION D’UNE FICHE CLIENTS

Lorsque la recherche d’un client est infructueuse, vous avez la possibilité de créer un client.

Validez le numéro de client à zéro. Le DMS attribue le premier numéro de client disponible. Entrez ensuite l’ensemble des informations que vous connaissez. Les informations obligatoires seront demandées lors de la validation de la fiche.

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graphique, toute conception et tout contenu restent la propriété de DATAFIRST SAS. Page 17 de 17 HISTORIQUE DES MISES À JOUR

Date

(AAAA-MM-JJ) Édition Auteur Description

2018-08-24 1.0 CME Création

2019-01-24 1.0 JCL Mise en page. Données personnelles floutées / anonymisées.

DÉTAILS DU DOCUMENT / REMARQUES Nom/n° du document 00.219.585 - La fiche Clients Guide Utilisateurs ERIS Motors

Produit DTF / version Eris Motors v2.XX

Constructeur Tous

Pays France

N° projet / demande

Documents associés

Mots-clés EricAuto Eric Auto

Remarques

GLOSSAIRE

Mot Définition