TABLE DES MATIERES
TABLE DES MATIERES ... 1
1.INTRODUCTION ... 4
2. - LES DOCUMENTS BUDGETAIRES ... 5
2.1.- Présentation ... 5
2.2.- La structure budgétaire ... 5
2.2.1.- La Catégorie des opérations ... 6
2.2.2.- L'imputation budgétaire ... 7
2.2.2.1 - l'imputation administrative ... 7
2.2.2.2 - les comptes ... 8
2.2.3. - La détermination des moyens alloués ... 8
3.- CONVENTIONS ADOPTEES ... 9
3. 1.- Services ou agents concernés par le système ... 9
3.2.- Abréviations utilisées par le système ... 10
3.3.- Documents ... 10
3.4.- Terminologie utilisée ... 10
3. 5.- Systèmes d'identification et modalités de codification ... 11
3.5.1.-Les gestionnaires d'activités ... 11
3.5.2.- Les ordonnateurs délégués et ordonnateurs secondaires ... 11
3.5.3.- Les comptables ... 11
3.5.4.- Les titulaires ... 12
3.5.5.- L’imputation budgétaire ... 12
3.5.6.- La ligne budgétaire ... 12
3.5.7.- Les engagements ... 12
3.5.8.- Les mandats ... 13
3.5.9.- Les Bordereaux d'Emission ... 13
4.- MISE EN PLACE DES CREDITS ... 13
4.1.- Ouverture des crédits : le Budget d'Exécution ... 13
4.1.1.- Les types de crédits ... 13
4.1.1.1 - Les fonds propres ... 13
4.1.1.2 - Les fonds affectés ... 13
4.1.2 - Nature des crédits ouverts ... 14
4.1.3 - Dépenses de fonctionnement ... 14
4.1.4.- Dépenses d'investissement ... 14
4.1.4.1 - Les autorisations de programme ... 14
4.1.4.2 - Les crédits de paiement ... 14
4.2.- Gestion des crédits par les ordonnateurs ... 14
4.2.1.- Répartition des crédits auprès des ordonnateurs ... 14
4.2.2.- Nomination des ordonnateurs ... 15
4.3. - Fonds affectés ... 15
4.4. - Modifications budgétaires ... 15
4.4.1.- Lois de finances rectificatives ... 16
4.4.2 - Modifications des répartitions de crédits ... 16
4.4.3 - Ouverture de crédit en cas d'urgence ... 18
4.4.4 - Blocage ou annulation de crédit ... 18
4.4.5 - Reports ... 18
5. - LA PROCEDURE GENERALE ... 19
5.1.- Engagement des dépenses ... 19
5.1.1. - Définition ... 19
5.1.1.1 - Etablissement préalable de demande d'engagement ... 19
5.1.1.2 - Etablissement de titres d'engagement ... 19
5.2.2.- Contenu de la demande et des titres d'engagement ... 19
5.1.3.1 - Pièces accompagnant la demande d'engagement ... 20
5.1.3.2 - Contrôles particuliers sur l'engagement ... 21
5.1.3.2.1 - Cas des dépenses d’investissement pluriannuelles ... 21
5.1.3.2.2 - Cas des dépenses financées sur fonds affectés ... 21
5.1.3.2.3 - Réserves du contrôleur financier ... 21
5.1.3.3 - La comptabilisation des engagements ... 21
5.1.3.3.1 - Ouverture du registre en début de période du Cadre de Dépenses à Moyen Terme ... 22
5.1.3.3.2 - Tenue du registre en cours d'exercice budgétaire ... 22
5.1.3.3.3 - Annulation d'écritures sur le registre ... 22
5.1.3.3.4 - Arrêt mensuel du registre ... 23
5.1.3.3.5 - A chaque fin du mois, l'ordonnateur arrête le registre en tirant une ligne en rouge après le dernier engagement du mois. ... 23
5.1.3.3.6 - Fermeture du registre ... 23
5.2.- Liquidation des dépenses ... 23
5.2.1.- Définition ... 23
5.2.2.- Documents utilisés ... 23
5.2.2.1 - Nature des documents ... 23
5.2.2.2 - Description des documents ... 23
5.2.2.2.1 - Bordereau des pièces justificatives de la dépense ... 23
5.2.2.2.2 - Projet de mandat et avis de crédit ou projet de mandat et bon de caisse en un exemplaire pour les règlements en espèces ... 24
5.2.2.2.3 - Registre de comptabilité des liquidations (RCL) ... 24
5.2.2.3 - Tenue du registre de Comptabilité des Liquidations (RCL) ... 24
5.2.2.3.1 - Ouverture du registre en début de période du Cadre de Dépenses à Moyen Terme ... 24
5.2.2.3.2 - Tenue du registre en cours d'exercice budgétaire ... 25
5.2.2.3.3 - Annulation d'écritures du registre ... 25
5.2.2.3.4 - A chaque fin de mois, l'ordonnateur arrête son registre en tirant en rouge après la dernière liquidation. ... 25
5.2.2.3.5 - Fermeture du registre ... 25
5.2.3.- Modalités de liquidation ... 26
5.2.3. 1 - Traitement du dossier ... 26
5.2.3.1.1 - Certification de la liquidation ... 26
5.2.3.1.2 - Certification de la prise en charge ... 27
5.2.3.2 - Enregistrement sur le Registre de Comptabilité des Liquidations (RCL) ... 27
5.2.4.- Cas des liquidations de régularisation ... 27
5.3.- Ordonnancement des dépenses ... 27
5.3.1.- Définition ... 27
5.3.2.- Documents utilisés ... 27
5.3.2.1 - Nature des documents ... 27
5.3.2.2 - Description des documents ... 27
5.3.2.2.1 - Pièces justificatives de la dépense ... 27
5.3.2.2.2 - Projet de mandat ... 28
5.3.2.2.3 - Bordereau d’émission des Titres de paiement (BE) ... 28
5.3.2.2.4 - Registre de comptabilité des ordonnancements (RCO) ... 28
5.3.3.- Tenue des documents ... 29
5.3.3.1 - Etablissement des Bordereaux d'Emission des titres de paiement (BE) . ... 29
5.3.3.2 - Registre de Comptabilité des Ordonnancements (RCO) ... 29
5.3.4.- Modalités d'ordonnancement ... 29
5.3.4.1 - Traitement du dossier ... 29
5.3.4.2 - Enregistrement sur le registre de comptabilité des ordonnancements ... 29
5.3.4.3 - Etablissement du Bordereau d'Emission des titres de paiement (BE). ... 29
5.3.4.4 - Ordonnancement ... 30
5.3.5.- Etablissement des Bordereaux d'Emission ... 30
5.3.6.- Le livre journal des mandats émis ... 30
5.4.- Paiement des dépenses ... 30
5.4.1.- Documents utilisés ... 30
5.4.1.1 - Nature des documents ... 30
5.4.1.2 - Description des documents ... 31
5.4.1.2.1 - Bordereau des pièces ... 31
5.4.1.2.2 - Pièces justificatives : ... 31
5.4.1.2.3 - Mandats et titres de règlement ... 31
5.4.1.2.4 - Bordereaux d’émission des titres de paiement : ... 31
5.4.1.2.5 - Carnet d’enregistrement des mandats admis en dépenses ... 32
5.4.2.Traitement des dossiers pour paiement par les trésoreries principales ... 32
5.4.2.1 - Contrôle de l'existence des crédits disponibles : ... 32
5.4.2.2 - Contrôle de la Régularité : ... 32
5.4.3.- Paiement ... 32
5.4.3.1 - Paiement par bon de caisse ... 32
5.4.3.2 - Paiement par virement bancaire ... 33
5.4.3.3 - Paiement par virement postal ... 33
5.4.3.4 - Paiement par opération d'ordre ... 34
5.4.3.4 - Paiement par caisse d’avances ... 34
5.4.3.4.1 - Caisse d’avances renouvelable ... 34
5.4.3.4.2 - Caisse d’avances unique et exceptionnelle ... 36
5.4.3.4.3 - Caisse d’avances spéciale ... 36
5.4.4.- Cas des paiements de régularisation ... 36
5.4.4.1 - Cas des dépenses à régulariser (DAR) ... 36
5.4.5.- Cas des rejets de dossier de mandatement ... 36
5.4.5.1 - Note de rejet (NR) ... 36
5.5.- Opération de centralisation comptable ... 37
6.- LES DELEGATIONS DE CREDITS ... 37
6.1.- Cas des services opérationnels d'activités excentriques placés auprès d'un comptable principal (Trésorerie principale non comptable assignataire) ... 38
6.2.- Cas des services opérationnels d'activités situés dans une localité pourvue d'une trésorerie principale ... 39
6.3.- Cas des services opérationnels d'activités situés dans les localités rattachées à une perception principale (ex-Fivondronana)... 39
7.- GESTION ET SUIVI DES ACTIVITES ... 40
7. 1. – La notion d’activité ... 40
7. 2. – Les intervenants dans la gestion et le suivi des activités ... 40
7. 2. 1. – Gestion des activités ... 40
7. 2. 1. 1. – Services opérationnels d’activités ... 40
7. 2. 1. 2. – Gestionnaire d’activités ... 41
7. 2. 1. 3. – Responsable de programme ... 41
7. 2. 1. 4. – Coordonnateur des Programmes ... 41
7. 2. 2. – Suivi des activités ... 41
7. 2. 2. 1. – Centralisation des données relatives aux activités ... 41
7. 2. 2. 2. – Circuits des informations sur les activités ... 43
8.- ANNEXES ... 46
8.1.- Glossaire des termes relatifs au Budget de l’Etat ... 46
8.2.- Imprimés avec ses nouvelles contextures ... 57
I N S T R U C T I O N G E N E R A L E N° 001 - MEFB/SG/DGDP/DB du 16 mars 2005 sur l'exécution du Budget des Organismes Publics
1.INTRODUCTION
En application de la Loi Organique n° 2004-007 du 26 juillet 2004 sur les lois de finances ayant introduit le concept de Budget de Programmes, du décret n° 2005-003 du 04 janvier 2005 portant règlement général sur la comptabilité de l’exécution budgétaire des organismes publics et du décret n° 2005-089 du 15 février 2005 fixant la nomenclature des pièces justificatives des dépenses publiques, la présente Instruction Générale détermine les conditions d'exécution du Budget des organismes publics et les modalités pratiques de gestion et de comptabilisation des dépenses de fonctionnement et d'investissement de l'Etat.
Ici, le terme “organismes publics” englobe :
¾ Etat ;
¾ Collectivités Publiques Territoriales ;
¾ Etablissements Publics à caractère Administratif ;
Elle définit les différentes étapes d'exécution du Budget allant de la mise en place des crédits jusqu'à la vérification des comptes des comptables par la juridiction compétente des comptes, en application des dispositions de la nouvelle réglementation.
Elle constitue en même temps un manuel de procédures destiné à guider les différents responsables et faciliter leurs tâches en raison des changements intervenus dans la conception du budget. Elle instruit une gestion manuelle et prévoit d'ores et déjà son automatisation. A cet effet, bon nombre de nouveaux modèles d'imprimés ont été conçus de façon à permettre leur établissement en une seule frappe à l'ordinateur ou à la machine à écrire pour éviter les erreurs de transcription. Cela permettra un gain de temps énorme dans les diverses phases d'utilisation des crédits budgétaires.
L'instruction ne s'applique pas à la gestion des crédits ou des catégories de dépenses soumis à une condition particulière de gestion.
Chacun des organes et agents concourant à l'exécution du Budget, depuis la mise en place des crédits jusqu'au stade du paiement des dépenses (Institution, Ministère, ordonnateur délégué ou ordonnateur secondaire, comptable payeur) sont dotés d'une identification spécifique gérée au niveau de la Direction du Budget. Le Régisseur d’avances est doté de code attribué par le Contrôle Financier selon le type de régie.
L'instruction est subdivisée en sections auxquelles correspondent les grandes étapes du processus d'exécution du budget pour en faciliter la consultation et l'utilisation.
L’exécution des recettes fera l’objet d’une autre instruction.
2. - LES DOCUMENTS BUDGETAIRES 2.1.- Présentation
La Loi de Finances se prépare au niveau le plus fin, celui de l'appréciation des indicateurs d'activités, de résultat(s), d'objectif(s) retenus dans le budget de programmes, document élaboré sur la base du document Cadre de Dépenses à Moyen Terme (C.D.M.T.). Les conférences budgétaires sont surtout axées sur les résultats. Ensuite, un projet de Budget Voté faisant partie intégrante de la Loi de Finances est élaboré. Celui-ci, après amendements éventuels, sera voté et vaudra autorisation: les lignes budgétaires consignées dans le document Budget Voté sont les autorisations de dépenses.
Les différents amendements sont répercutés au sein du Budget d'Exécution, document final de la phase de préparation du Budget, dans lequel les crédits sont ouverts par un arrêté pris par le Ministre chargé du Budget.
Le Budget d'Exécution ouvre les crédits aux ordonnateurs délégués et/ou aux ordonnateurs secondaires.
2.2.- La structure budgétaire
La structure budgétaire comprend :
• la partie “ identificatoire ” dans laquelle se trouvent les missions, les programmes, les objectifs et les activités avec leur code et leur libellé
• la partie “ordonnateur”
• la partie “imputation budgétaire”
• La catégorie des opérations
• L'imputation administrative
• Le code de dissociation :
- “ 0 ” pour le fonctionnement - “ 1 ” pour l'investissement
• la partie “compte” (P.C.O.P)
• la partie “inscription budgétaire” exprimée en Ariary
• la partie “code de financement” :
− Type de financement
− Bailleur
− Agence d'exécution
− Groupe
− Convention
- Exemple
Partie identificatoire
23 : Mission " Budget "
23.0 : Programme " organisation administrative "
23.0.0 : Objectif " consolider les capacités administratives "
23.0.0.0 : Résultat attendu " environnement de travail amélioré "
23.0.0.0.0 : Activité " Rénover l'infrastructure "
00.01.12.01.1 : Indicateur d'activité " Surfaces bâties "
Partie ordonnateur
1-23-0-614 : code ordonnateur secondaire 60101.101 : code C.D.E
61424.100 : code Trésor Partie imputation budgétaire
3 - 00 - 21 - 0-100 -1- 00000 6112 3 : Opérations courantes hors solde
Imputation administrative
00 : Budget Général de l'Etat 21 : Code Mission
0 : Niveau Central
100 : S.O.A ( Service Opérationnel d'Activités) 1 : Code de dissociation
Partie localité
00000 : Code commune bénéficiaire
Partie Compte et crédit inscrit
6112 : Imprimés, cachets et documents administratifs
Autorisation d’engagement : Crédit ouvert : 50.000.000 10.000.000 Partie Financement
10-001-001-A-Budget 10 type de financement
001 : Code bailleur
001 : Code Agence d’exécution A : Groupe de financement
Budget : Source de financement ( RPI = Budget, FINANCEMENT EXTERIEUR = Référence convention)
2.2.1.- La Catégorie des opérations
Les opérations sont codifiées de par leur catégorie : o 1 : opérations courantes dettes publiques o 2 : opérations courantes solde
o 3 : opérations courantes hors solde o 4 : opérations structurelles
o 5 : opérations d'investissement
o 6 : opérations courantes exceptionnelles o 7 : opérations financières
10 RPI 50 IPPTE
20 DTI 60 SUBVENTION
30 TVA 70 EMPRUNT
40 FCV
2.2.2.- L'imputation budgétaire
L'imputation budgétaire est subdivisée en quatre parties distinctes : o La catégorie des opérations
o L'imputation administrative
o Le code de dissociation des dépenses :
" 0 " pour le fonctionnement
" 1 " pour l'investissement o Les comptes
Exemple :
3 00 - 21 – 1 - 110.- 0 – 00000 6112
3 : catégorie des opérations (dépenses courantes hors solde) 00 - 21 - 1-110 : Imputation administrative
00: Budget Général de l'Etat 21 : Mission : Finances
1 : Niveau d'exécution : niveau Provincial
110 : Service opérationnel d'activités ou numéro d'ordre du projet s’il s’agit d’investissement
0 : Code de dissociation de dépenses, 0: fonctionnement
00000 : Code commune bénéficiaire 6112 : Compte
6112 : Imprimés et cachets administratifs 2.2.2.1 - l'imputation administrative
L'imputation administrative peut être le code administratif du gestionnaire d'activités ou le code du service opérationnel d'activités. En matière de dépense d'investissement, elle représente le numéro d'ordre du projet dans la mission.
L'imputation administrative est composée : a. du type du budget à 2 caractères
Exemple :
00 - Budget général de l'Etat
10 - Budget général Province Autonome 01 - Budget annexe Etat
b. de l'identification de la mission Exemple du MENRES
81 - Education primaire 82 - Secondaire générale 83 - Secondaire technique 84 - Supérieure
85 - Recherche scientifique
c. du niveau d'exécution à 1 caractère
Exemple :
0: Niveau central 1: Niveau provincial
d. du code service opérationnel d'activités ou n° d'ordre du projet dans la mission en investissement
Exemple :
100 : Secrétariat général 110 : DAF
2.2.2.2 - les comptes
Les comptes sont formés de 4 positions :
− La première position : la classe qui représente les principales natures de dépenses ou de recettes
− Les deux premières positions : le chapitre ou poste comptable qui représentent les grandes natures de recettes ou de dépenses
− Les trois premières positions : l'article ou la rubrique qui reflètent la ventilation du chapitre. A ce titre le compte se précise aux différentes natures de dépenses
− Enfin les quatre positions : le paragraphe ou le compte qui symbolisent l'unité de gestion pour le fonctionnement. Elles traduisent la destination de la dépense pour l'investissement, en ce sens que désormais on doit retenir la notion de prix de revient pour les différentes opérations.
Exemple :
| 2 | Classe 2: Dépenses en capital
| 2 | 1 | Chapitre 21: Immobilisations corporelles
| 2 | 1 | 3 | Article 213: Bâtiments
| 2 | 1 | 3 | 1 | Paragraphe 2131: Bâtiments administratifs 2.2.3. - La détermination des moyens alloués
1 - Fonctionnement
Les moyens sont alloués au niveau des activités. La comptabilité budgétaire est tenue au niveau du paragraphe. Il en est ainsi pour le suivi des engagements.
2 - Investissement
La nouvelle nomenclature des investissements publics est une présentation des dépenses par destination dont l'avantage se trouve sur la meilleure lecture de l'impact prévisible des programmes d'investissement public (PIP).
En effet, avec cette nouvelle nomenclature, c'est la finalité et non la nature des sommes engagées qui est maintenant prise en compte et en plus cette nomenclature montre plus clairement l'apport auquel contribuent les crédits mobilisés.
C'est ainsi qu'au sein de l'article 213 (bâtiments) les paragraphes 2131 (bâtiments administratifs : finalité 1), 2132 (bâtiments scolaires : finalité 2), 2133 (bâtiments de centres de soins de santé : finalité 3) indiquent les apports des dépenses correspondantes: il s'agit respectivement de l'accroissement de la capacité des structures administratives, de la fourniture de services de formation et de santé aux populations.
En résumé, la nouvelle nomenclature privilégie le concept d'apport, c'est à dire la finalité à laquelle contribuent les dépenses d'investissement public et le prix de revient de chacune de ces finalités; ce qui permet d'apprécier l'apport des investissements dans le cadre des programmes retenus.
L'engagement des dépenses d'investissement se fait au niveau du paragraphe ainsi que le suivi.
Pour les dépenses d’investissement, l’engagement financier (DEF/TEF) se fait à due concurrence du crédit de paiement ouvert dans le budget d’exécution de l’année en cours en tenant compte des engagements antérieurs. Il est à souligner que l’engagement financier se fait au coup par coup par opération et pour le montant annuel de l’échéancier de paiement prévu dans le contrat.
L’approbation du contrat, par contre se fait sur le vu de l’autorisation d’engagement inscrit dans le budget sans établissement de DEF/TEF et sous la responsabilité de l’ordonnateur ainsi que de la personne responsable du marché public.
Le DEF/TEF y afférent correspond à l’échéancier de paiement de l’année en cours prévu dans le contrat.
Il est obligatoire pour l’ordonnateur délégué ou secondaire de tenir un registre comptable de liquidation faisant ressortir le reliquat de chaque contrat passé.
3.- CONVENTIONS ADOPTEES
3. 1.- Services ou agents concernés par le système
Les Services ou agents ci-après sont directement concernés par le système : - La Présidence et Services rattachés ;
- La Primature et Services rattachés - La Vice primature
- Toutes Institutions ; - Tous Ministères ;
- Tous les ordonnateurs délégués et ordonnateurs secondaires - Direction, Délégations et postes du Contrôle Financier ; - Toutes les trésoreries principales et perceptions principales - Les Directions et services provinciaux du Budget ;
- Les Services provinciaux de la solde et des pensions - Tous les utilisateurs de crédits
- Les services chargés des intérêts de la dette ; - Les services dotés d'un budget annexe ;
- Les services dotés de comptes particuliers du Trésor ; - Les établissements publics nationaux et locaux...
3.2.- Abréviations utilisées par le système DB : Direction du Budget
DPB : Direction Provinciale du Budget CF: Contrôle Financier
INSTAT: Institut National de la Statistique DAR : Dépenses à Régulariser
DGE : Direction Générale de l'Economie DGP : Direction Générale du Plan : FCV : Fonds de contre-valeur
PGA : Paierie Générale d'Antananarivo ORDDEL : Ordonnateur Délégué
ORDSEC : Ordonnateur Secondaire GAC : Gestionnaire d'Activités SOA : Service Opérationnel d'Activité TP : Trésorerie Principale
R : Recette
3.3.- Documents
ANO : Arrêté de nomination des ordonnateurs ANGA : Arrêté de nomination des
gestionnaires d'activités LF : Lois de Finances.
AR : Arrêtés d'aménagement BC : Bon de Commande :
o BC1 : Exemplaire original du BC.
o BC2 : Double du BC.
RCE : Registre de Comptabilité des Engagements.
DEF : Demande d'Engagement Financier
* TEF : Titre d'Engagement Financier : o TEF1 : comptable.
o TEF2 : titulaire.
o TEF3 : ordonnateur
RCL : Registre de Comptabilité des Liquidations
BE : Bordereau d'Emission des titres de paiement.
RCO : Registre de Comptabilité des Ordonnancements.
PM : Projet de mandat.
OP : Ordre de Paiement.
BV : Bordereau de Virement.
BRV : Bordereau Récapitulatif de Virement.
OV : Ordre de Virement.
AC : Avis de Crédit.
OR : Ordre de Route.
OM : Ordre de Mission.
ADC : Avis de Délégation de Crédits BST : Bon Spécial de Transport.
BCM : Banque Centrale de Madagascar
3.4.- Terminologie utilisée Le mot titulaire désigne :
o Le fournisseur avec lequel sera passée la commande dans le cas d'achat de fournitures.
o Le prestataire de service :
Transporteur dans le cas de transports,
Propriétaire en cas de location.
Entrepreneur pour les travaux.
o Les Agents de l'Etat
o Le Régisseur de caisse d'avance dans le cas d'approvisionnement d'une caisse d'avance.
o L'utilisateur de crédits qui se définit comme étant l’agent désigné pour gérer les crédits lors de la délégation de crédits.
o Le Comptable à qui sera délégué un crédit dans le cadre d'une délégation de crédit prévue à la section 6 ci-après.
Le mot comptable désigne le Comptable du Trésor, (PGA, TP...). Il peut être :
o comptable assignataire, c'est-à-dire comptable auprès de qui sera ordonnancée la dépense ou la recette ;
o comptable mandataire, c'est à dire qui effectue une opération de dépense ou de recette pour le compte du comptable assignataire.
Par ailleurs, ont la qualité de :
o comptables principaux, ceux qui rendent directement leurs comptes au juge de comptes ; o comptables secondaires, ceux dont les opérations sont centralisées par un comptable
principal.
Le mot ordonnateur désigne l'autorité qui gère le crédit, procède à l'établissement de la demande d'engagement et passe la commande ou établit l'ordre de service de commencer l'exécution d'un marché. A l’étape suivante, il liquide les dépenses et procède à leur ordonnancement.
A cet effet, l'ordonnateur tient la comptabilité des engagements, des liquidations et des ordonnancements.
Le mot utilisateur de crédits désigne le responsable d'un service excentrique à qui on a ouvert des crédits auprès d'un comptable public sous forme de délégation de crédits.
3. 5.- Systèmes d'identification et modalités de codification
En vue de l'informatisation du système, l'identification de l'ensemble des intervenants a nécessité une révision complète; c’est ainsi qu’on a retenu des modifications voire des nouvelles notions suivantes :
3.5.1.-Les gestionnaires d'activités
Les gestionnaires d'activités sont identifiés par le code délivré par la Direction du Budget après leur nomination.
3.5.2.- Les ordonnateurs délégués et ordonnateurs secondaires
Les ordonnateurs délégués et les ordonnateurs secondaires ainsi que leurs suppléants sont identifiés par le code délivré par la Direction du Budget, après leur nomination.
3.5.3.- Les comptables
Les comptables sont identifiés par le code délivré par la Direction Générale du Trésor. Les Régisseurs d’avances sont identifiés par le code délivré par le Contrôle Financier.
Remarque : En cas de changement de leur nomination, les ordonnateurs ainsi que leurs suppléants, de même que les comptables gardent le même code des agents sortants. Toutefois les ordonnateurs entrants ou les suppléants doivent joindre avec une ampliation de l'Arrêté de nomination leur spécimen de signatures lors de la notification du Contrôle Financier de rattachement et du comptable assignataire de la dépense.
3.5.4.- Les titulaires
Des codes attribués aux titulaires sont utilisés pour les identifier.
Exemple :
CATEGORIE N° IDENTIFICATION EXEMPLES
E : Entreprise, société F : FONCTIONNAIRE P : Mission politique C : ECD
O : Officier M : Autre militaire T : Trésorerie V : Receveur B : Billeteur
NIF à 7 caractères
N° Matricule à 6 caractères N° Matricule à 7 caractères N° Carte d'Identité Nationale N°CIN
N°CIN Code Trésor Code Trésor N° Matricule
E5126331 F150355 P0125634 C201361005274 O101472006845 M401631002674 T40101.200 V40101.100 B150355
D : Dépositaire R : Retraité
N : ONG (à utiliser pour les imprévus)
N° Matricule N° retraité
(à créer selon le cas)
D112788 ROA145682 N2224760 3.5.5.- L’imputation budgétaire
L'imputation budgétaire est présentée sous forme de catégorie des opérations, d'imputation administrative, des comptes et du code de dissociation.
3.5.6.- La ligne budgétaire
La ligne budgétaire inclut systématiquement 1. l'année budgétaire
2. le code et le libellé de l'activité
3. le code et le libellé de l'indicateur de l'activité 4. la commune
5. l'imputation budgétaire 6. le crédit inscrit sur la ligne 7. et le code financement 3.5.7.- Les engagements
L'engagement s'identifie au sein de la ligne budgétaire (niveau paragraphe) par un numéro d'ordre séquentiel (de 1 à n) délivré par le Contrôle Financier. Ainsi, le numéro d'identification des engagements se décompose par :
o L’année budgétaire o La ligne budgétaire
o Le numéro d'ordre de l'engagement au sein de la ligne budgétaire (paragraphe)
3.5.8.- Les mandats
Le mandat s'identifie au sein de la comptabilité des ordonnancements de l'ordonnateur, par un numéro d'ordre de 1 à n. Le numéro d'identification des mandats se décompose en :
o Année budgétaire
o Identification de l'ordonnateur
o Numéro d'ordre du mandat (distinct pour chaque ordonnateur et par code)1
3.5.9.- Les Bordereaux d'Emission
Le bordereau d'émission (BE) s'identifie au sein de la comptabilité des ordonnancements de l'ordonnateur par un numéro d'ordre allant de 1 à n. Le numéro d'identification des bordereaux se décompose en :
o Année budgétaire
o Identification de l'ordonnateur
o Numéro d'ordre du Bordereau d’Emission (distinct pour chaque ordonnateur et par code) Au sein d'un Bordereau d’Emission, les mandats doivent constituer une série continue afin de faciliter les contrôles d'exhaustivité. Un Bordereau d’Emission ne devrait regrouper que des mandats de même imputation budgétaire.
4.- MISE EN PLACE DES CREDITS
4.1.- Ouverture des crédits : le Budget d'Exécution
Les crédits sont ouverts suivant une répartition fine par programme aux ordonnateurs de crédit dans le cadre du Budget d'Exécution.
4.1.1.- Les types de crédits Il existe deux types de crédits :
4.1.1.1 - Les fonds propres
Ce sont les crédits propres de l'Etat, soumis à la règle dite de l'universalité budgétaire.
4.1.1.2 - Les fonds affectés
Ce sont des crédits qui sont affectés à un financement. Ils peuvent être : o des fonds de concours
o des fonds de contre-valeur o des rétablissements de crédits o des subventions affectées o des emprunts extérieurs.
L'ouverture de ces crédits doit faire l'objet de mesures spéciales, décrites ci-après.
1 Un ordonnateur d’une Institution ou d’un Ministère peut avoir plusieurs codes
4.1.2 - Nature des crédits ouverts
Les crédits ouverts sont constitués d'autorisations d'engagement et de crédits de paiement.
L'engagement doit se faire à due concurrence du crédit de paiement ouvert pour l'exercice. En d'autres termes l'engagement peut se faire dans la limite des crédits de paiement.
4.1.3 - Dépenses de fonctionnement
L'utilisation des crédits, sur dépenses de fonctionnement, est soumise :
o au montant du crédit de paiement ouvert pour l'exercice dans le budget d'exécution ;
o à l'application d'un rythme de consommation, en fonction des directives du Ministre chargé du Budget (régulation des dépenses).
4.1.4.- Dépenses d'investissement
Les dépenses d'investissement comprennent deux types de crédits : 4.1.4.1 - Les autorisations de programme
L'autorisation de programme en matière de dépense d'investissement symbolise l'autorisation d'engagement. Elle constitue la limite supérieure du crédit qui peut être engagé pour l'exécution d'un investissement.
Une autorisation de programme couvre une ou plusieurs opérations. Chaque opération doit constituer une unité individualisée formant un ensemble cohérent immédiatement exploitable. Dans le cadre d'un programme couvrant plusieurs opérations, l'autorisation de programme est la limite supérieure du crédit qui peut être engagé pour l'exécution de l'ensemble des opérations constituant le projet.
Chaque autorisation de programme est assortie d'échéanciers de réalisation sur les plans physique et financier.
4.1.4.2 - Les crédits de paiement
Ce sont les crédits utilisés lors des engagements et des mandatements. Ils sont ventilés par paragraphe.
Les crédits de paiement représentent le montant maximum des dépenses pouvant être engagées, ordonnancées et payées pour couvrir la dépense annuelle relative à l’exécution d’un investissement correspondant à une autorisation d’engagement.
Les crédits de paiement sont limitatifs.
4.2.- Gestion des crédits par les ordonnateurs
4.2.1.- Répartition des crédits auprès des ordonnateurs
Les crédits ouverts sur chaque mission sont répartis par programme chapitre, article, paragraphe. Une fois répartis, les crédits suivant la répartition fine sont ouverts par programme aux ordonnateurs de crédits.
L'ordonnateur a la charge de gérer, de liquider et d'ordonnancer les crédits correspondants aux activités gérées par un ou des gestionnaire(s) d'activités placé(s) auprès de lui.
UN ORDONNATEUR GERE :
o Les crédits inscrits sur les sections des services opérationnels d'activités relevant d'un gestionnaire d'activités.
o Les crédits de plusieurs sections des services opérationnels d'activités relevant de plusieurs gestionnaires d'activités, exemple d'un ordonnateur dans un programme avec plusieurs gestionnaires d'activités: c'est souvent le cas dans les administrations centrales où un ordonnateur gère les crédits de plusieurs Directions.
Pour le cas des services déconcentrés se trouvant dans une même localité et relevant d'un même Ministère il y a lieu de nommer un Ordonnateur Secondaire, si les conditions requises sont remplies notamment : présence d'une représentation du Contrôle Financier et du Trésor (comptable assignataire de la dépense).
UNE IMPUTATION BUDGETAIRE NE DOIT ETRE GEREE QUE PAR UN SEUL ORDONNATEUR.
Une imputation budgétaire ne peut être gérée que par UN seul ordonnateur, auprès de la caisse d'UN seul comptable assignataire.
Pour toutes les activités déclinées (exécution des mêmes activités tant à l'échelon central que dans les localités excentriques) gérées par un gestionnaire d'activités, il est nécessaire de procéder à la nomination d'un ordonnateur pour chaque gestionnaire d'activités
4.2.2.- Nomination des ordonnateurs
L'ordonnateur secondaire reçoit délégation de pouvoir de l'ordonnateur délégué pour : engager, liquider et ordonnancer les dépenses.
En conséquence, il est désigné :
- par un code dans le cadre du Budget d'Exécution ;
- par un arrêté de nomination de l'ordonnateur principal ou délégué selon le cas.
L'arrêté de nomination des ordonnateurs (doc. ANO) sert à désigner les ordonnateurs administrativement, leur affecter les sections des gestionnaires d'activités dont ils auront charge, les ordonnateurs se voient attribuer un ou plusieurs codes par la Direction du Budget.
4.3. - Fonds affectés
Cette procédure fera l'objet d'une instruction particulière, précisant les modalités de mise à disposition des crédits et d'engagement des dépenses.
4.4. - Modifications budgétaires
Le Budget Voté et le Budget d'Exécution peuvent être modifiés en cours d'exercice budgétaire :
4.4.1.- Lois de finances rectificatives
Une ou plusieurs lois de finances rectificative peuvent être votées dans l'année durant les sessions parlementaires. En dehors de celles-ci, la loi de finances pourra être modifiée par procédure exceptionnelle prévue par la Constitution.
4.4.2 - Modifications des répartitions de crédits
Il convient de souligner que le budget de programmes a apporté un nouveau principe de droit budgétaire appelé : “Principe de fongibilité des crédits à l'intérieur d'un programme”.
Ce principe tient ses fondements au niveau de la spécialité des crédits. Dans le cadre du budget de programmes, les crédits sont spécialisés au niveau du programme, dès lors les inscriptions budgétaires à l'intérieur d'un programme sont à titre indicatif.
Néanmoins, cette fongibilité de crédits connaît des limites notamment de par l'application des règles de "l'asymétrie" et du " respect des grandes rubriques ".
Le principe de fongibilité des crédits signifie que les crédits répartis par programme sont fongibles à l'intérieur d'un programme et que des aménagements de crédits peuvent se faire par voie d'Arrêté pris par le Ministre ordonnateur délégué. La Direction Générale chargée du Budget, pour la saisie du mouvement budgétaire, le Contrôle Financier de rattachement et le comptable assignataire pour l’exécution et le suivi devront être notifiés de cet arrêté.
Toutefois les dispositions suivantes doivent être respectées en vertu de la règle de l'asymétrie :
1. Les aménagements de crédits doivent respecter les grandes rubriques de dépenses pour permettre de garder la classification économique des dépenses.
2. Les aménagements de crédits peuvent se faire au sein d’une même grande rubrique : - entre chapitres de "biens et services"
- entre chapitres de "transferts"
- entre chapitres des "indemnités"
Selon les dispositions des articles 19, 20, 21 et 22 de la Loi Organique n°2004-007 du 26 juillet 2004 sur les lois de finances, les crédits répartis peuvent être modifiés dans les cas suivants :
A. Virement de crédits : opération consistant à affecter les crédits entre programmes d'un même ministère
Le taux cumulé des virements de crédits entre programmes d'un même ministère ne peut excéder 10% des crédits initiaux du programme de prélèvement. Au-delà de ce plafond toute dotation complémentaire doit faire l'objet d'une loi de finances rectificative. Sous réserve de l'alinéa 6 de l'article 9 de la loi 2004 - 007 du 26 juillet 2004 portant loi organique sur les lois de finances, les virements sont effectués par Décret pris en conseil de gouvernement sur rapport des Ministres chargés des Finances et du Budget après information des commissions de l'Assemblée Nationale et du Sénat chargées des finances et des autres commissions concernées. L'utilisation des crédits virés donne lieu à l'établissement d'un compte rendu spécial, inséré au rapport quadrimestriel établi par l'ordonnateur et le gestionnaire d'activités, ensuite regroupé au niveau du responsable de
programme qui se charge du compte rendu auprès du coordonnateur des programmes ou de l’ordonnateur délégué.
Aucun mouvement de crédit ne peut être effectué entre : o les 7 catégories des dépenses
o les grandes rubriques indemnités (personnel), biens et services et transferts Les crédits inscrits sur les charges permanentes : les dépenses relatives à la consommation d'eau et d'électricité et les loyers ne peuvent pas faire l'objet d'un virement de crédit.
L'opération de virement de crédits ne peut se faire qu'après évaluation du premier rapport quadrimestriel.
B. Transfert de crédits : Les transferts peuvent modifier la répartition des crédits entre programmes des ministères différents.
L’affectation de crédits d'un programme à un autre - l'emploi des crédits transférés pour un objet déterminé correspondant à des actions du programme d'origine. Cette opération tend à modifier le total de crédit du programme bénéficiaire et du programme qui cède.
Ces transferts peuvent être assortis de modifications dans la répartition des emplois autorisés entre les ministères concernés.
Transfert d'une mission d'un ministère à un autre ministère par suite de fusion ou d'éclatement de ministère entraîne le transfert de toutes les structures budgétaires de la mission d'origine vers le ministère nouvellement chargé de la mission ou du ministère nouvellement créé.
Les transferts sont pris par Décret pris en conseil de Gouvernement sur rapport des Ministres chargés des Finances et du Budget, après information des commissions de l'Assemblée Nationale et du Sénat chargées des finances et des autres commissions concernées.
Il est d'ores et déjà spécifié que le décret doit comporter sur un tableau en annexe:
o le montant global des diminutions et augmentation de crédit du programme d'origine et celui du programme bénéficiaire
o leur répartition au sein du budget d'exécution.
Pour le transfert, les crédits transférés doivent correspondre à des actions (activité) d'origine L'opération de transfert de crédits ne peut se faire qu'après évaluation du premier rapport quadrimestriel.
N.B : Cas de transfert d'un programme entre ministères distincts
Tout en joignant la situation de crédits dûment visée par le Contrôle Financier au projet de Décret, les opérations suivantes doivent être effectuées par l'ordonnateur.
o Etablissement des situations des crédits (engagement, ordonnancement) ; o Rapprochement de ces situations respectivement avec le CF et le comptable ;
o Transfert éventuel des reliquats des comptes vers les mêmes comptes des lignes budgétaires des activités du programme bénéficiaire, activités qui correspondent à des activités du programme d'origine.
4.4.3 - Ouverture de crédit en cas d'urgence Les Décrets d'avances
Conformément à l’article 20 de la Loi Organique n° 2004-007 du 26 juillet 2004 sur les lois de finances, en cas d'urgence, des Décrets d'avances pris après avis du Bureau permanent, à défaut de celui des commissions de l'Assemblée nationale et du Sénat chargées des finances, peuvent ouvrir des crédits supplémentaires sans affecter l'équilibre budgétaire défini par la loi de finances. A cette fin les décrets d'avances procèdent à l'annulation de crédits ou constatent des recettes supplémentaires. Le montant cumulé des crédits ainsi ouverts ne peut excéder 1% des crédits ouverts par la loi de finances de l'année.
Le Bureau permanent ou la commission chargée des finances de chaque Assemblée fait connaître son avis au Premier Ministre, Chef du Gouvernement dans un délai de Sept jours à compter de la notification du projet de décret qui lui a été faite.
La signature du décret ne peut intervenir qu'après réception des avis de ces commissions ou, à défaut, après l'expiration du délai sus-mentionné.
La ratification des modifications apportées, sur le fondement des deux alinéas précédents, aux crédits ouverts par la dernière loi de finances est demandée au Parlement dans le plus prochain projet de loi de finances afférent à l'année concernée.
En cas d'extrême urgence, de calamité nationale ou en cas de nécessité impérieuse d'intérêt national constaté collégialement par le Gouvernement, des crédits supplémentaires et/ou des recettes correspondantes peuvent être ouverts, après information des commissions de l'Assemblée nationale et du Sénat chargées des finances, par décret d'avances pris en conseil des Ministres.
Un projet de loi de finances portant ratification de ces crédits est déposé immédiatement ou à l'ouverture de la plus prochaine session du Parlement.
4.4.4 - Blocage ou annulation de crédit
Les Ministres chargés des Finances et du Budget sont habilités, par arrêté ministériel, à geler ou à annuler les crédits qui deviennent sans objet ou pour toute autre raison après accord du Ministre intéressé. Information en est donnée au Bureau Permanent et à la commission chargée des finances respectifs de l'Assemblée nationale et du Sénat.
4.4.5 - Reports
Sous réserve des dispositions concernant les autorisations d'engagement, notamment celles relatives aux dépenses de fonctionnement, les crédits ouverts et les plafonds d'emploi fixés au titre d'une année ne créent aucun droit au titre des années suivantes.
Toutefois les crédits disponibles sur un programme à la fin de l'année peuvent être reportés sur le même programme ou, à défaut, sur un programme poursuivant les mêmes objectifs, par arrêté conjoint
des Ministres chargés des Finances et du Budget et du Ministre intéressé, majorant à due concurrence les crédits de l'année suivante. Ces reports ne peuvent majorer les crédits inscrits sur la catégorie des dépenses courantes de solde.
Le report de crédits change l'exercice budgétaire.
Remarques.
Les imputations administratives qui ne seront plus utilisées en cours de gestion ne seront supprimées qu'après matérialisation de la loi de règlement.
5. - LA PROCEDURE GENERALE 5.1.- Engagement des dépenses 5.1.1. - Définition
Est engagement tout acte ou toute démarche rendant l'Etat débiteur.
Exemples :
o une commande à un commerçant ;
o un ordre de commencer les travaux prévus par un devis ;
o l'estimation du coût mensuel de l'équipe d'ouvriers affectée à un travail ; o etc.
5.1.1.1 - Etablissement préalable de demande d'engagement
Préalable à tout engagement de dépense, quelque soit sa nature et en fonction du seuil de passation des marchés publics, l'ordonnateur après avoir fait remplir par l'unité responsable des marchés publics toutes les formalités d'usage (demande et comparaison de prix, appel d'offres et mise en concurrence le cas échéant, évaluation du coût des travaux à réaliser ou du coût mensuel d'une équipe d'ouvriers affectés à des travaux en régie, etc.,) doit formuler une demande d'engagement en remplissant l’imprimé y afférent sur laquelle doivent être mentionnées toutes les informations nécessaires à la détermination exacte de l'engagement.
Une fois le marché est visé par le contrôle financier, l'unité responsable des marchés publics le soumet, pour approbation, à la personne responsable du marché public (PRMP) de son département, ou à l'autorité d'approbation désignée selon les montants du marché. Ce n'est qu'après l’approbation que l'ordonnateur peut émettre un ordre de service de commencer les travaux.
5.1.1.2 - Etablissement de titres d'engagement
Jusqu’à ce que le Contrôleur Financier soit suffisamment doté d’équipement informatique, l'ordonnateur remplit les liasses de titres d'engagement qui comportent la demande et le titre d’engagement financier.
La liasse comporte trois feuillets destinés au titulaire, au comptable et à l'ordonnateur.
5.2.2.- Contenu de la demande et des titres d'engagement
La demande et les titres d'engagement comportent les mêmes renseignements ci-après :
Le Ministère et son numéro de code
L'ordonnateur avec son code d'identification
La Commune bénéficiaire (localité SOA)
Le code CF
Le numéro et la date de l’engagement
Le TP assignataire
La Mission
L'exercice budgétaire : Exemple exercice 2005
Le Budget
La catégorie des opérations
L’activité
L’indicateur d’activités
L’imputation administrative + CDD
Le paragraphe
Le financement : indication de la source de financement
Les noms et adresses, raison sociale du titulaire de l'engagement (le fournisseur, le prestataire de service, l'entrepreneur retenu)
Le numéro d'identification du titulaire
L'objet de la dépense
Le montant de l'engagement (Hors taxe, Taxes, T.T.C.) en fonction du montant de la convention ou du marché à passer, de la fourniture à commander, d'un devis quantitatif et estimatif pour les travaux en régie, d'une estimation des dépenses pour missions et déplacements. Si l'engagement est contracté en devise autre que la monnaie malgache, le montant en devise doit être indiqué avec le taux de change correspondant au jour de l'engagement.
En cas de financement multiple, l'engagement doit porter sur chaque source de financement tout en pouvant se justifier par un seul document : marché, convention, devis, etc.
La situation de crédit : à la fois d'engagement (disponibilité de l’Autorisation d’engagement) et de paiement (situation du compte) pour le fonctionnement et l'investissement
Le programme de paiement suivant le PIP pour les projets dont la réalisation s'étend sur plusieurs années. La durée et le planning de réalisation physique des travaux ou prestation de service ou de livraison de fourniture, doivent correspondre au rythme d'inscription de crédits de paiement au PIP.
5.1.3. - Modalités d'engagement
5.1.3.1 - Pièces accompagnant la demande d'engagement
D'une manière générale les pièces justificatives des dossiers à soumettre à l'engagement sont énumérées dans le décret n°2004-282 du 2 mars 2004 fixant la nomenclature des pièces justificatives des dossiers à soumettre au visa du Contrôle Financier et du décret n° 2005-089 du 15 février 2005 fixant la nomenclature des pièces justificatives des dépenses publiques.
Le Contrôle Financier vise, date et enregistre les formulaires établis par l'ordonnateur. Après avoir effectué ces formalités, il remet les titres visés à l’ordonnateur.
Dès réception des titres, l'ordonnateur les signe et engage la dépense auprès du titulaire.
5.1.3.2 - Contrôles particuliers sur l'engagement
5.1.3.2.1 - Cas des dépenses d’investissement pluriannuelles
Les dépenses d'investissement font l'objet d'autorisation de programme et de crédits de paiement.
Le Contrôle Financier doit vérifier que les autorisations d'engagement et leur planning de réalisation (programmation annuelle) est bien conforme à la dotation annuelle en crédits de paiement. Dans le cas où une demande d'engagement engendrerait un dépassement des crédits de paiement, le Contrôle Financier doit s'opposer à l'engagement, pour insuffisance de crédits de paiement.
5.1.3.2.2 - Cas des dépenses financées sur fonds affectés
Le cas des dépenses financées sur fonds affectés fera l'objet d'une instruction particulière.
5.1.3.2.3 - Réserves du contrôleur financier
Dans certains cas, le Contrôle Financier émet, à côté de son visa, ses réserves afin que la liquidation et la certification par l'ordonnateur soient validées par lui-même (visa alors du contrôle financier sur le bordereau des pièces).
Si ce visa ne figure pas sur le bordereau, le Comptable est alors tenu à rejeter le mandatement correspondant.
5.1.3.3 - La comptabilisation des engagements
Tous les engagements acceptés par le Contrôle Financier sont portés, au jour le jour sur le Registre de Comptabilité des Engagements (R.C.E), par ligne budgétaire de chaque activité relevant d'un gestionnaire d'activités.
Les pages du registre sont numérotées séquentiellement. Il est porté mention de la dénomination et du nombre de pages sur la couverture du registre : ex R.C.E feuilles n° 001 à 200.
Chaque page doit être cotée et paraphée par l'ordonnateur. La comptabilisation se tient à la fois au Contrôle Financier et auprès de l'ordonnateur
Devront être comptabilisées :
- en priorité, les dépenses engagées de l'exercice précédent qui n'ont pu être liquidées, ordonnancées et payées avant la date limite de clôture des opérations d'ordonnancement et de paiement.
- les dépenses permanentes de l'exercice budgétaire en cours. Exemple : location permanente d'immeuble avant les éventuelles dépenses de location intermittentes de matériel en fonction des baux existant au niveau de l'ordonnateur.
Il devrait être figuré dans le Registre de Comptabilité des Engagements (RCE) :
- La référence des actes portant ouverture de crédit (Loi de finances, décret de répartition ou arrêté du Ministre des Finances et/ou du Budget, décret ou arrêté de mouvement de crédits suivant le cas) ;
- Le crédit initial ouvert ;
- Les engagements souscrits par opération ;
- Le cumul des engagements après chaque opération ; - La situation du crédit disponible après chaque opération.
La tenue du registre comporte les phases ci-après :
- ouverture du Registre de Comptabilité des Engagements (RCE) en début d'exercice budgétaire ;
- tenue du Registre de Comptabilité des Engagements (RCE) en cours d'exercice budgétaire ;
- annulation d'écriture sur le registre - arrêt mensuel du registre
- fermeture du registre à la date limite de clôture des opérations d'engagement.
5.1.3.3.1 - Ouverture du registre en début de période du Cadre de Dépenses à Moyen Terme
En ce qui concerne l'engagement, l'ordonnateur ouvre en début de la période, le registre de comptabilité des engagements pour chaque ligne budgétaire de crédit gérée (paragraphe).
A chaque début d'année, l'ordonnateur portera sur le registre les éventuelles modifications apportées par la Loi de Finances.
5.1.3.3.2 - Tenue du registre en cours d'exercice budgétaire
Les pages du registre sont destinées à recevoir les écritures d'engagement.
Les pages ne doivent pas comporter de ratures. Les écritures doivent être bien lisibles.
5.1.3.3.3 - Annulation d'écritures sur le registre L'annulation d'une écriture sur le registre peut provenir :
- d’une erreur d'écriture (erreur sur le numéro, la date, le montant, etc.) ; - de l’engagement rejeté.
Dans les deux cas, la procédure d'annulation est la suivante : L'ordonnateur :
- passe l'écriture d'annulation en rouge ; - ensuite calcule:
le nouveau montant cumulé ;
et le nouveau crédit disponible
5.1.3.3.4 - Arrêt mensuel du registre
5.1.3.3.5 - A chaque fin du mois, l'ordonnateur arrête le registre en tirant une ligne en rouge après le dernier engagement du mois.
5.1.3.3.6 - Fermeture du registre
Les engagements sont clos le 30 novembre, sauf dispositions particulières du Ministre en charge du Budget.
A cette date, l'ordonnateur:
- arrête le Registre de Comptabilité des Engagements (RCE);
- porte la mention suivante sur Registre de Comptabilité des Engagements (RCE) : “arrêté le registre au n° ____ (numéro du dernier engagement) du _____ (date du dernier engagement) et au montant de ________ (montant cumulé après le dernier engagement en chiffres et en lettres), inscrit sur n°
______ page du registre ” ;
- appose son cachet, son nom, sa signature sur la page du registre.
5.2.- Liquidation des dépenses 5.2.1.- Définition
La liquidation correspond à la nécessité de constater l'exactitude de la dépense et de s'assurer qu'elle est bien exigible.
5.2.2.- Documents utilisés
5.2.2.1 - Nature des documents
Les documents utilisés pour la liquidation des dépenses sont:
- les pièces justificatives de la dépense dont le titre d'engagement;
- le Bordereau des pièces
- le Projet de Mandat (PM) qui est constitué de :
o mandat établi en un exemplaire au nom du titulaire
o avis de crédit en un exemplaire pour les règlements par virement bancaire ou postal
- le registre de Comptabilité des Liquidations (RCL);
5.2.2.2 - Description des documents
5.2.2.2.1 - Bordereau des pièces justificatives de la dépense
L'ordonnateur porte sur le Bordereau des Pièces l'ensemble des pièces accompagnant la liquidation, inscrit le montant total liquidé et le signe.
L’ordonnateur entérine la certification du service fait effectuée par le gestionnaire d’activité sur ce bordereau.
Le gestionnaire d’activité mentionne dorénavant leur certification sur les pièces justificatives telles que facture, attachement + décompte provisoire etc…
La liquidation de la dépense par l'ordonnateur se fait sur le vu de la mention de certification du gestionnaire d'activité de la réception et de la prise en charge en comptabilité administrative ou en comptabilité matière, selon le cas, des biens, la réalisation des prestations de services ou le procès verbal de réception pour les divers travaux ou réhabilitations soit par le dépositaire comptable placé auprès du gestionnaire d'activités pour les acquisitions soit par la commission de réception érigée par l'ordonnateur pour les travaux.
Le service central des garages administratifs est chargé de la réception des véhicules neufs.
Le bordereau fait référence aux pièces mentionnées dans le décret fixant la nomenclature des pièces justificatives de l'ordonnateur et du comptable.
5.2.2.2.2 - Projet de mandat et avis de crédit ou projet de mandat et bon de caisse en un exemplaire pour les règlements en espèces
5.2.2.2.3 - Registre de comptabilité des liquidations (RCL) Un registre est ouvert pour comptabiliser les dépenses liquidées.
Chaque page du Registre de Comptabilité des Liquidations (RCL) sera numérotée, cotée et paraphée par l'ordonnateur et portera le cachet du service de l'ordonnateur.
5.2.2.3 - Tenue du registre de Comptabilité des Liquidations (RCL)
La tenue du Registre de Comptabilité des Liquidations (RCL) comporte les phases ci-après:
- ouverture du registre en début d'exercice budgétaire;
- tenue du registre en cours d'exercice budgétaire;
- annulation d'écriture sur le registre;
- arrêt mensuel du registre
- fermeture du registre à la date limite de clôture des opérations de liquidation.
5.2.2.3.1 - Ouverture du registre en début de période du Cadre de Dépenses à Moyen Terme
Pour la liquidation comme pour l'engagement, l'ordonnateur ouvre en début de période, un registre de comptabilité des liquidations pour chaque ligne budgétaire de crédit géré. Le registre doit être estampillé du cachet du Service et est tenu par activité relevant du gestionnaire d'activités.
A chaque début d'année l'ordonnateur portera sur le registre les crédits de paiement alloués par la Loi de Finances (Budget d'exécution).
5.2.2.3.2 - Tenue du registre en cours d'exercice budgétaire
Les pages de chaque registre sont destinées à recevoir les écritures de liquidation.
Les pages ne doivent pas comporter de ratures. Les écritures doivent être bien lisibles, les chiffres bien formés
5.2.2.3.3 - Annulation d'écritures du registre
L'annulation d'une écriture du registre peut provenir des deux raisons suivantes:
- d’une erreur d'écriture (erreur sur le numéro, la date, le montant, etc.) ; - de l’engagement rejeté.
Dans les deux cas, la procédure d'annulation est la suivante : L'ordonnateur :
- passe l'écriture d'annulation en rouge ; - ensuite calcule:
le nouveau montant cumulé ;
et le nouveau crédit disponible
5.2.2.3.4 - A chaque fin de mois, l'ordonnateur arrête son registre en tirant en rouge après la dernière liquidation.
5.2.2.3.5 - Fermeture du registre
La date limite de clôtures des opérations de liquidation est le 15 décembre, dernier jour de l'exercice budgétaire.
Toutes les opérations effectuées durant la période complémentaire sont datées du 31 décembre.
Chaque année, un Décret pris en Conseil du Gouvernement fixe la période complémentaire.
A cette date, l'ordonnateur:
- arrête le Registre;
- porte la mention suivante sur Registre : “arrêté le registre au n° ____
(numéro du dernier engagement) du _____ (date du dernier engagement) et au montant de ________ (montant cumulé après le dernier engagement en chiffres et en lettres), inscrit sur n° ______ page du registre ”
- appose son cachet, son nom, sa signature sur la page du registre.
5.2.3.- Modalités de liquidation 5.2.3. 1 - Traitement du dossier L'ordonnateur:
- rassemble le dossier de mandat constitué par:
o les pièces justificatives;
o le projet de mandat;
o le Bon de caisse ou Avis de crédit - procède aux vérifications suivantes:
o Du bon de commande:
o numéro et date d'engagement;
o numéro du compte (P.C.O.P)
o signature de la certification du service fait.
o vérification de la facture ou autres pièces de dépenses:
o date identique ou postérieure à celle du bon de commande;
o vérification arithmétique;
o signature du fournisseur;
- appose son cachet et sa signature sur le Bordereau des Pièces
- vérifie les mandats, avis de crédit ou bons de caisse sur les points suivants:
o désignation du service;
o objet de la dépense;
o numéro de compte (P.C.O.P) concerné o nom du créancier;
o éventuellement le numéro de compte (bancaire ou postal) du créancier avec son intitulé.
5.2.3.1.1 - Certification de la liquidation
Après vérification des pièces justificatives et du projet de mandat, l'ordonnateur : - porte sur le mandat :
o le compte P.C.O.P ou paragraphe concerné par les dépenses;
o la référence mentionnée sur le Titre d'Engagement ; o le montant de l'engagement,
o le montant cumulé des liquidations déjà effectuées sur l'engagement (marchés);
o le montant disponible sur engagement (marchés);
o le montant de la liquidation correspondante;
- arrête le mandat en portant en lettres le montant de la liquidation;
- appose son nom, son cachet, son code et sa signature avec la même formule de liquidation portée sur le bordereau des pièces
5.2.3.1.2 - Certification de la prise en charge
Pour les dépenses de matériel à prendre en charge en comptabilité des matières, le comptable gestionnaire ou dépositaire porte sur le bordereau des pièces la référence de la prise en charge du matériel dans les livres de comptabilité des matières.
5.2.3.2 - Enregistrement sur le Registre de Comptabilité des Liquidations (RCL) Chaque dépense liquidée sera enregistrée sur le RCL
5.2.4.- Cas des liquidations de régularisation
Les liquidations de régularisation concernent les dépenses suivantes:
dépenses payées avant liquidation et ordonnancement par les percepteurs principaux;
dépenses payées par Régie d'avance.
A la réception des pièces justificatives (ordres de paiement et ordre de route ou factures, etc.) l'ordonnateur procède aux opérations suivantes:
vérification des pièces justificatives;
établissement du projet de mandat de régularisation;
liquidation;
enregistrement sur le registre de comptabilité des liquidations;
5.3.- Ordonnancement des dépenses 5.3.1.- Définition
L'ordonnancement ou mandatement est l'ordre donné par l'ordonnateur au comptable public de payer une dépense conformément aux résultats de la liquidation.
5.3.2.- Documents utilisés
5.3.2.1 - Nature des documents
Les documents utilisés pour l'ordonnancement des dépenses sont:
- le bordereau des pièces;
- les pièces justificatives de la dépense;
- le projet de mandat (PM);
- le Bordereau d'Emission des titres de paiement (BE);
- le Registre de Comptabilité des Ordonnancements (RCO)
5.3.2.2 - Description des documents
5.3.2.2.1 - Pièces justificatives de la dépense
Il s'agit des pièces suivantes, sauf dispositions contraires prévues par le décret n° 2005-089 du 15 février 2005 fixant la nomenclature des pièces justificatives des dépenses
publiques :
- Facture originale du fournisseur accompagnée, s'il y a lieu, du bon de commande original
ou - décision, - rapport, - convention, - état de salaire, - mémoires, etc.
5.3.2.2.2 - Projet de mandat
Ce dossier est constitué par un mandat établi en un exemplaire accompagné :
- d’un avis de crédit en un exemplaire pour les règlements par virement bancaire ou postal
ou
- d’un bon de caisse en un exemplaire pour les règlements en espèces.
Modalités de remplissage de ces pièces :
Période liquidée: indiquer la période de facturation (si nécessaire) et la date de facturation ou la date à laquelle la créance est exigible.
Disponibilité sur engagement: indiquer le montant de l'engagement (titre d'engagement correspondant à l'engagement mentionné dans le cadre en haut, partie gauche), le montant déjà mandaté (pour les marchés et autres dépenses donnant lieu à des facturations successives : décomptes, mensualités, ...), le montant mandaté et le solde disponible sur engagement.
Descriptif de l'opération d'Ordre
OR : Ordre de Recette concomitant (à l'exception des recettes fiscales): paiement d'imprimé à l'Imprimerie Nationale;
DAR : dépense à régulariser - régularisation des avances sur indemnités de déplacement
IMP (impôts) : idem que pour OR, mais concernant les dépenses fiscales comme droits et taxes à l'importation;
AUTRES : autres cas à spécifier.
5.3.2.2.3 - Bordereau d’émission des Titres de paiement (BE)
Le bordereau d'émission des titres de paiement est établi en 6 exemplaires à l'aide des mandats par le bureau d'émission.
5.3.2.2.4 - Registre de comptabilité des ordonnancements (RCO)
Un registre de comptabilité des ordonnancements est ouvert pour comptabiliser les dépenses ordonnancées. Chaque page du registre sera numérotée, cotée et paraphée par l'ordonnateur.
5.3.3.- Tenue des documents
5.3.3.1 - Etablissement des Bordereaux d'Emission des titres de paiement (BE) . Il sera établi un bordereau d'émission des titres par ordonnateur délégué ou par ordonnateur secondaire et par type d'opérations :
- opérations d'ordre;
- paiement par virement bancaire;
- paiement par virement postal;
- paiement en numéraires.
5.3.3.2 - Registre de Comptabilité des Ordonnancements (RCO) La tenue du RCO comporte les phases ci-après:
- ouverture du registre en début de période;
- tenue du registre en cours d'exercice budgétaire;
- annulation d'écritures du registre;
- arrêté mensuel du registre;
- fermeture des écritures du registre à la date de clôture annuelle des opérations d'ordonnancement (cf. liquidation).
5.3.4.- Modalités d'ordonnancement 5.3.4.1 - Traitement du dossier
Après les opérations relatives notamment à l'engagement et à la liquidation; l'ordonnateur procède aux vérifications suivantes:
- vérification des factures et autres pièces (vérification arithmétique, prix, signature et qualité des fournisseurs, etc.);
- vérification des certifications du gestionnaire d'activités ou plus précisément son dépositaire et des numéros d'engagement et de liquidation
- vérification de la conformité de l'opération par rapport à l'autorisation consignée dans le Titre d'Engagement;
- vérification des titres de paiement (mandats) et des titres de règlement (bons de caisse, avis de crédit);
Il signe les mandats, bons de caisse ou avis de crédit et les bordereaux d'émission.
5.3.4.2 - Enregistrement sur le registre de comptabilité des ordonnancements
Après vérification, l'ordonnateur transmet le dossier au bureau d'émission. Ensuite il appartient à ce dernier :
- d’enregistrer chaque dossier sur le RCO.
- de calculer le crédit disponible après chaque enregistrement.
5.3.4.3 - Etablissement du Bordereau d'Emission des titres de paiement (BE).
Au vu des crédits disponibles, le bureau d'émission :
- établit les BE en six exemplaires ;
- attribue les numéros aux mandats et aux BE chaque ordonnateur délégué et ordonnateur secondaire ont chacun leurs numéros ;
- porte ces numéros sur le RCO ;
- transmet six exemplaires du BE à l'ordonnateur ; - garde un exemplaire pour son chrono
5.3.4.4 - Ordonnancement L'ordonnateur :
- reçoit du bureau d'émission en six exemplaires accompagnés du dossier;
- signe les BE ;
- transmet les quatre ou cinq exemplaires du BE accompagnés du dossier de mandatement (projets de mandat et pièces justificatives) au Comptable Assignataire ;
- classe un exemplaire à son chrono.
5.3.5.- Etablissement des Bordereaux d'Emission
Les bordereaux d'émission sont établis en six exemplaires par l’ordonnateur.
Il procède aux vérifications des mandats, signe et numérote ceux admis à l'ordonnancement avec le BE les comportant, les bons de caisse ou l’avis de crédit. Un exemplaire du BE sera gardé pour archive.
Les vérifications portent sur :
la conformité de l'opération par rapport à l'autorisation consignée dans le Titre d'Engagement.
les titres de paiement (mandats de même imputation budgétaire) et les titres de règlement (bons de caisse, avis de crédit);
5.3.6.- Le livre journal des mandats émis
Les exemplaires de BE conservés au Bureau de l'Ordonnancement, mis à jour des éventuels rejets du comptable assignataire doivent être reliés pour constituer le livre journal des mandats émis de chaque exercice et de chaque Bureau d'Ordonnancement. Son collationnement périodique avec les écritures du comptable et le registre de comptabilité des ordonnancements doit faciliter de beaucoup les opérations de centralisation comptable et la confection de la loi de règlement.
5.4.- Paiement des dépenses 5.4.1.- Documents utilisés
5.4.1.1 - Nature des documents
Les documents suivants constituent le dossier pour le mandatement des dépenses : - Mandats et titres de règlement : Bons de caisse ou Avis de crédit ;
