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Submitted on 6 Jun 2020
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Expérience de la mise en démarche Qualité de l’unité PESSAC. Dans La démarche Qualité dans la recherche
publique et l’enseignement supérieur
Anne Jaulin, Christian Mougin
To cite this version:
Anne Jaulin, Christian Mougin. Expérience de la mise en démarche Qualité de l’unité PESSAC. Dans La démarche Qualité dans la recherche publique et l’enseignement supérieur. La démarche Qualité dans la recherche publique et l’enseignement supérieur, Editions Quae, 376 p., 2009, Update Sciences and Technologies, 978-2-7592-0334-5. �hal-01601284�
La démarche Qualité en Recherche à l’INRA : l’expérience de l’unité de recherche PESSAC de Versailles.
Anne Jaulin (animateur Qualité d’unité) et Christian Mougin (directeur d’unité)
Présentation de l’unité
L'Unité PESSAC (UR251 Physicochimie et Ecotoxicologie des SolS d'Agrosystèmes Contaminés) a été créée le 01 janvier 2006 par la fusion entre l'unité de Science du Sol et plusieurs équipes de l'unité de Phytopharmacie et Médiateurs Chimiques.
Rattachée aux départements Environnement et Agronomie et Santé des Plantes et Environnement de l’INRA, elle est localisée sur le site de Versailles.
Les recherches de l'unité, résolument pluridisciplinaires, visent à (i) identifier, comprendre et prévoir les perturbations (écarts par rapport à un état d’équilibre) subies par l’écosystème sol lors d’un stress chimique du à des contaminants inorganiques ou organiques, (ii) développer des outils et méthodes d’évaluation et de prédiction de l’impact des contaminants chimiques dans un contexte d'usage agricole des sols cultivés (tests normalisés, moyens d'interprétation, référentiels). Ces thèmes de recherche s'inscrivent dans un cadre plus large de l'évaluation de l'écotoxicité des polluants en fonction de l’évolution des pratiques agricoles, ou résultant de l'épandage de produits résiduaires organiques sur les sols agricoles. Nos échelles spatiales de travail vont du constituant élémentaire (nm, µm) à l'échelle de l'agrégat (cm) pour ce qui est de l'analyse de mécanismes, et sont resituées par rapport à des échelles plus macroscopiques (profil, parcelle).
L’unité comprend actuellement une trentaine d’agents permanents et une dizaine de non-titulaires (CDD, doctorants…), qui s’appuient sur des plateaux techniques regroupant des méthodes analytiques variées en chimie, physique, pédologie et biologie du sol. Elle dispose de ses propres dispositifs expérimentaux (système des 42 parcelles, cases lysimétriques, serre…).
Enfin, Pessac contribue à la construction de plusieurs dispositifs structurants de recherche (Opération structurante, Fédération de recherche…) et intervient dans plusieurs enseignements de 3ème cycle universitaire dans le domaine de la science du sol et des sciences environnementales.
1. La mise en place de l’assurance qualité en recherche dans l’unité : pourquoi et comment?
Pourquoi ?
La mise en place de l’assurance qualité en recherche (AQR) dans Pessac relevait de deux objectifs majeurs :
-le premier était institutionnel : garantir la fiabilité des résultats mesurables et assurer la traçabilité des travaux de recherche, en s’appuyant sur le référentiel Qualité INRA, -le second était plus spécifique à Pessac : utiliser la démarche Qualité comme mode d’organisation et de fonctionnement innovant de l’unité en appui de son projet
scientifique, en saisissant l’opportunité de sa création. Dans ce cas, le référentiel est un outil structurant d’accompagnement, mêlant programmation et auto-évaluation.
Comment ?
Nous avons posé deux postulats forts : (1) les principes de la démarche Qualité, qui est consubstantielle à l’activité de recherche, doivent être d’emblée considérés par chaque agent comme un facteur de progression et intégrés dans leur activité quotidienne, (2) la valorisation des agents et de leurs compétences est indispensable pour la progression de la mise en place de la démarche, et réciproquement.
Dans son préambule, le projet managérial développé par la direction de l’unité rappelait également les grands principes de la démarche AQR (norme FDX 50-550).
En effet, les nouveaux enjeux (évolution des thématiques, pluridisciplinarité) et les contraintes locales (forte évolution des effectifs, fractionnement de l’activité sur plusieurs bâtiments, parc important d’équipement…) et historiques (pratiques de management différentes dans les équipes fondatrices) impliquaient de repenser pilotage, organisation, environnement et communication au sein de la nouvelle unité Pessac.
Le projet managérial proposé se déclinait alors en 5 actions :
- Impliquer le collectif dans le management et le fonctionnement de l’unité, - Valoriser les compétences des agents,
- Permettre aux agents d’être acteurs de l’élaboration et de la conduite de leur parcours professionnel,
- Fournir un environnement de travail opérationnel et sécurisé, - Développer des procédures et des outils de suivi et de gestion.
La mise en place de la démarche Qualité dans Pessac s’est aussi appuyée sur les compétences capitalisées dans le domaine par les équipes fondatrices de Pessac (groupes de travail de Science du Sol, groupe de travail inter-unités SPE de Versailles, respectivement animés par A. Jaulin et C. Mougin) ainsi que sur les avancées mutualisées par les différentes unités et départements de l’INRA (disponibles notamment via la liste de diffusion Qualité), en les adaptant aux besoins spécifiques de l’unité.
Enfin, la mise en place de l’AQR a été fortement associée dès l’origine de l’unité à celle de la démarche Prévention, au sein du Système Qualité-Prévention (SQP).
Trois priorités ont été rapidement identifiées : - La maîtrise des équipements et des méthodes, - L’accueil des nouveaux arrivants,
- La formation de l’ensemble des agents.
2. Quels résultats ont été obtenus ?
Les premiers résultats sont replacés ici dans le contexte du projet managérial. Ils constituent des avancées importantes dans l’organisation de l’unité et des démarches engagées pour optimiser son fonctionnement. Ces avancées se traduisent pour partie dans les actions à mener dans le cadre du référentiel Qualité INRA.
1) Impliquer le collectif (tous personnels confondus : chercheurs, ITAs, permanents et non permanents) dans le management et le fonctionnement de l’unité,
L’objectif est de partager avec une majorité d’agents la prise de décisions, tant administratives que scientifiques, et de diffuser rapidement les informations. Cette action s’appuie sur trois structures :
- Un conseil d’unité et un conseil scientifique (mobilisant les agents de cadre A), pour partager le management de l’unité,
- Une cellule d’animation scientifique et technique qui a une fonction importante d’information et de communication : elle édite une newsletter bimensuelle, organise des conférences à destination des agents du centre et assure l’organisation de notre programme interne de séminaires. L’ensemble de ces actions a également vocation à contribuer à la formation des agents.
2) Valoriser les compétences des agents,
Il s’agit de créer une dynamique basée sur la répartition des responsabilités et des tâches, de façon à impliquer chacun en les responsabilisant à un niveau donné dans la démarche. Cette action s’appuie sur :
- Trois groupes fonctionnels interactifs : qualité, métrologie et prévention, qui doivent garantir traçabilité, fiabilité, ergonomie et sécurité dans l’ensemble des activités de l’unité. Ces groupes interagissent fortement avec la direction de l’unité et l’AQU.
La mission des groupes fonctionnels est la mise en place du SQP au sein de l’unité.
Ils doivent notamment :
- définir les actions à mener, leur planification et le suivi de leur mise en œuvre,
- constituer les dossiers techniques si des investissements sont à réaliser, les présenter en conseil d’unité,
- interagir avec les interlocuteurs du Centre ou de l’INRA dans leurs domaine d’activité (service Prévention, Délégation à la Qualité, bureau Qualité des départements de tutelle EA et SPE…) et réaliser une veille documentaire et règlementaire,
- réaliser les enquêtes et auto-évaluations, et diffuser les informations (notamment via l’intranet de l’unité),
- valoriser leurs compétences propres.
Les groupes fonctionnels sont placés sous la responsabilité d’ingénieurs ou de techniciens référents qui ont reçu une lettre de mission et sont membres du conseil d’unité.
- Trois plateaux techniques : mesures physiques, analyse chimique et méthodes biologiques, en appui au projet scientifique de l’unité. Cette organisation a également pour objectif de favoriser l’expression d’une dynamique des ITAs et d’une prise d’autonomie. Ils interagissent avec les scientifiques de l’unité.
La mission principale des plateaux est la réalisation des activités techniques de recherche. Ainsi ils doivent :
- préciser la faisabilité des expérimentations lors de l’élaboration des projets de recherche,
- planifier les activités intra- et inter-plateaux,
- mettre en place les actions du SQP définies par les groupes fonctionnels, - définir les choix techniques et proposer les achats d’équipements,
- assurer une veille scientifique et technique, - valoriser leurs compétences propres.
Les plateaux sont chacun placés sous la responsabilité d’ingénieurs référents qui ont un rôle de coordination, d’animation et de conseil scientifique et technique. Ces ingénieurs sont membres du conseil scientifique de l’unité. Ils ont reçu une lettre de mission. Les plateaux assurent l’optimisation et la validation des résultats acquis. Ils discutent avec les différents partis de l’exploitation des résultats obtenus, de leur fiabilité et de l’orientation à donner au projet. Ils assurent la pérennité de leurs performances technologiques en faisant évoluer non seulement leurs équipements et la diversité de leurs applications mais également le personnel grâce à une formation permanente aux avancées technologiques.
- Des personnes ressources qui sont délégataires du DU, leurs fonctions étant aussi reconnues par des lettres de mission. Il s’agit par exemple des responsables des plateaux techniques et animateurs des groupes fonctionnels, d’agents ayant des fonctions définies réglementairement (HSE, informatique…), exerçant des fonctions d’appui (documentation, FP, logistique…) ou de correspondance (école doctorale, Europe…).
En parallèle, chaque agent est encouragé à valoriser et développer ses compétences en participant aux collectifs au sein de l’unité, du centre ou de l’INRA.
Par exemple, au niveau national, les agents de l’unité participent aux réseaux métiers des départements de tutelle (informatique, documentation …), à leur bureau Qualité (correspondant Qualité de département ou membre du bureau) comme à la mission Qualité de l’institut (auditeur Qualité), au groupe radioprotection de l’institut…Certains agents ont également pris une part active dans l’organisation de plusieurs écoles techniques en lien avec les structures nationales concernées de l’INRA : protéomique, validation des méthodes physicochimiques d’analyse quantitative.
3) Permettre aux agents d’être acteurs de l’élaboration et de la conduite de leur parcours professionnel,
La création de Pessac, ses nouvelles orientations scientifiques et son nouveau mode de fonctionnement, impliquent des évolutions dans les métiers de certains agents et dans la façon de l’exercer. Notre objectif est de les accompagner dans l'adéquation entre leurs projets professionnels (compétences/aspirations) et les évolutions/besoins de l’unité, d’adapter les « ressources humaines » aux priorités des programmes scientifiques de l’unité, et aux exigences règlementaires dans un contexte en pleine évolution. Cette action se décline en 2 axes :
- Accompagner la réflexion autour des projets personnels de carrière, sur la base des entretiens individuels. Les projets motivés sont soutenus à travers des actions de
formation (diplômantes, HDR …), la préparation aux concours (CE, CI, CIPP), la mise à disposition de moyens de valorisation des acquis (participation à des congrès, échanges bilatéraux, prise de responsabilités…),
- Développer la réflexion sur les compétences à mettre en œuvre et à acquérir, par l’élaboration d’un plan de formation d’unité, qui permet de passer de « l’opportunisme
» au soutien au projet scientifique et au fonctionnement de l’unité.
4) Fournir un environnement de travail opérationnel et sécurisé,
C’est sur cette action que s’est concentrée une bonne partie des moyens de Pessac depuis sa création. Nos priorités ont consisté à :
- Optimiser l’occupation des locaux, ceci nous a conduit à de nombreuses réorganisations afin d’optimiser les zones d’activité dans les différents bâtiments hébergeant les agents de l’unité. Une zone d’activité « biologie » a vu le jour dans le bâtiment principal (laboratoires de microbiologie, biochimie, biologie moléculaire).
Des pièces techniques ont été identifiées (consommables, produits chimiques…).
- Gérer les équipements : Pessac dispose d’un parc d’équipement important et varié, mais souvent ancien. Le parc d’équipement de l’unité a été inventorié, mis à niveau (si nécessaire) dans la mesure de ses moyens et des opérations de maintenance/contrôle ont été développées. Ceci a conduit à la constitution des dossiers techniques afférents et à des déplacements d’équipement entre les différentes zones d’activité. Un budget conséquent est affecté aux contrats de maintenance et opérations de vérification/surveillance en lien avec la réglementation en vigueur.
- Gérer les consommables, réactifs et échantillons : des locaux dédiés ont été aménagés pour les consommables et produits chimiques. Pour ces derniers, un effort d’inventaire, de tri et d’élimination a été fait. La réflexion et les actions restent à mener en ce qui concerne les collections patrimoniales d’échantillons de sols (dispositif des 42 parcelles suivi depuis 1929…).
5) Développer des procédures et des outils de suivi et de gestion.
Cette action est à amplifier, notamment à compter de l’exercice 2009.
Néanmoins, en avril 2008, Pessac a servi d’unité support pour la formation de futurs auditeurs qualité internes à l’INRA qui ont mené leurs investigations en conditions réelles d’audit. Deux champs ont été abordés : la gestion d’un parc d’équipement et l’accueil des nouveaux arrivants. Les principales conclusions ont été que :
- La démarche Qualité est active et bien avancée malgré les bouleversements subis depuis la création de l’unité avec un engagement de la direction réel et constructif, - Les exigences du référentiel Qualité INRA sont adaptées aux préoccupations de l’unité avec les objectifs de traçabilité des travaux de recherche et de fiabilité des mesures.
Quelques améliorations ont été suggérées dans les 2 champs audités : la maîtrise des équipements (ajout d’une vérification métrologique dans certains contrats d’entretien de matériel, vérification de la justesse des données produites par un
instrument) ; l’accueil des nouveaux qui doit être rendu plus rigoureux (circuit obligatoire à suivre).
Au bilan, notre mode d’organisation et de fonctionnement a conduit à de nombreuses avancées dans l’unité depuis 2006. Notre progression dans la mise en place du référentiel INRA est présentée Figure 1. Un 2ème audit conseil est par ailleurs programmé en octobre 2008 pour faire globalement un état de l’avancement de notre démarche en AQR dans les autres champs couverts par le référentiel Qualité INRA.
0%
10%
20%
30%
40%
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60%
70%
80%
90%
100%
Management de la Qualité Gestion du système Management des ressources Réalisation des activités Thèmatiques du SQP
Taux d'avancement pondéré
2004 2005 2006 2007 2008
Figure 1. SQP- Taux d’avancement pondéré des actions réalisées par thématique : bilan des autoévaluations 2004-2008 de l’UR251-Pessac (le recul de certains taux est du à des modifications du référentiel et à la prise en compte par l’unité d’actions auparavant considérées sans objet).
3. Quelle analyse ?
Après 30 mois d’activité, notre analyse, globalement positive, de la mise en place de l’AQR dans l’unité nous conduit au diagnostic suivant :
Atouts
- La direction de l’unité et l’animatrice Qualité agissent en concertation, et ont un discours concerté à l’égard des agents de l’unité,
- L’unité a bénéficié d’un certain nombre de recrutements ITAs qui se sont d’emblée projetés, par leur expérience professionnelle antérieure, dans la mise en place du SQP. Quelques scientifiques se sont aussi impliqués, des étudiants (M2/ingénieurs) sont accueillis.
- Des bénéfices quotidiens résultant de l’action des groupes fonctionnels et plateaux techniques sont déjà observables.
Faiblesses
- Même si la progression de l’unité est réelle, certains domaines d’activité ne sont pas couverts, notamment en raison de la difficulté à mobiliser les agents responsables,
- Pour ces agents, la mise en place du SQP apparaît comme un bouleversement injustifié de leur activité quotidienne. Ils ont une perception limitée de l’action collective, ou considèrent que la traçabilité résultant du SQP limite leur « pouvoir », - Bien que l’implication des chercheurs soit croissante, ceux ci restent souvent en arrière-plan en tant qu’acteurs.
Opportunités
- L’évolution du contexte de la recherche, de son fonctionnement et de son évaluation, tant au niveau national qu’international, peut revêtir un caractère incitatif, - Les outils et démarches mises en place par d’autres unités sont souvent mutualisables,
- L’ouverture vers l’extérieur de l’unité pour les agents impliqués (groupes de départements, de centre, autres instituts) est un facteur de progression.
Menaces
- Dans une unité de taille moyenne, l’animation d’une mission à caractère collectif est une charge très consommatrice de temps qui devrait être réalisée à temps plein, tout du moins durant sa période de mise en place. Ces missions collectives reposent souvent sur les mêmes personnes,
- La complexité de l’activité de recherche, qui revêt de multiples aspects scientifiques, administratifs… est incompatible avec une diminution des effectifs en agents permanents,
- Des efforts de formation importants sont à produire à l’égard des agents non permanents.
4. Conclusions et perspectives :
● La mise en place de l’AQR et son suivi ne peuvent être réalisés qu’avec l’appui et le suivi constant de la direction de l’unité, malgré toute la bonne volonté, le discours convaincant et les actions des différents acteurs de l’AQR.
● Bien que l’on pense « ne pas avancer assez vite », le temps demeure une donnée nécessaire à la réalisation concrète (temps de réflexion pour changer les pratiques et modifier les schémas de pensée), à la bonne marche, la maturation de l’avancement et l’adhésion au sein d’un collectif : tous doivent avancer ensemble à la même vitesse.
● Il faut toujours garder à l’esprit que l’AQR est un outil de travail structurant qui est là en appui pour répondre aux besoins des questions scientifiques, et donc toujours se poser les questions : à quoi ça sert, pour qui, pourquoi et comment ?
● Après avoir organisé, dans un premier temps qui était incontournable, les aspects liés au management de la Qualité (modalités de fonctionnement de l’AQR, gestion de la documentation..) et à la maîtrise des équipements, l’unité s’est fixée deux autres aspects de l’AQR à développer :
- la maîtrise des méthodes (validation des méthodes et contrôle qualité des résultats) qui relève du niveau 2 du référentiel Qualité INRA. La maîtrise des méthodes relève de la valorisation des « cœurs de métiers » des ITAs, avec des retombées pour
l’ensemble des agents : en effet, les données une fois validées sont ensuite destinées pour répondre aux questions scientifiques soulevées par les chercheurs ; - la maîtrise des activités de recherche, notamment la gestion des échantillons soulève plus largement de réelles questions scientifiques et la rédaction des modes opératoires doit être formalisée et complétée.
