My-SBM - La gestion du centre et du coaching

My-SBM - La gestion du centre et du coaching

Ce document présente succinctement les fonctionnalités de la partie « Centre » de My-SBM Design.

Il est divisé en quatre parties :

• Les utilisateurs et leurs rôles

• Le menu de gestion du centre

• Le menu de communication et des évènements

• Le menu d’accompagnement

Les utilisateurs et leurs rôles

My-SBM Design propose différents rôles :

1. Le visiteur, sans inscription sur la plateforme, pouvant accéder seulement à quelques ressources et faire un ou plusieurs Super Canevas de modèle d’affaires et de modèle de projets ;

2. L’utilisateur freemium qui, une fois qu’il s’est enregistré peut créer un ou plusieurs (4) modèles d’affaires et/ou de projets. Il a accès à de nombreuses fonctionnalités pour réfléchir et documen- ter son modèle, toutefois avec certaines limites ;

3. L’utilisateur premium qui a toutes les fonctionnalités de l’utilisateur freemium, avec cependant plus de fonctionnalités et la possibilité de partager ses modèles avec d’autres utilisateurs ; 4. Le coach, un utilisateur premium et ses propres modèles, s’il le désire, avec en plus l’accès au

menu d’accompagnement (des modèles) d’utilisateurs liés au même centre d’accompagnement.

5. L’administrateur du centre, identique au coach, il a en plus accès aux menus de gestion du centre et de communication

6. L’administrateur est le niveau le plus élevé, donnant accès à toute la plateforme. Il n’est attribué qu’à de rares personnes.

Le menu de gestion du centre

Réservé aux administrateurs du centre, il leur donne la possibilité de définir divers paramètres de fonc- tionnement interne, d’avoir une vue d’ensemble des utilisateurs reliés au centre et de leurs modèles, d’allouer les coachs aux modèles (et leurs utilisateurs)¹

Données du centre

Cette page, d’utilisation peu fréquente, permet de :

• Définir quelques paramètres relatifs au centre tels que son nom, son logotype, le mail de contact, etc.

1 My-SBM Design définit les modèles d’affaires et de projets comme élément central et les utilisateurs comme élé- ment secondaire. Cela permet notamment qu’un utilisateur crée plusieurs modèles et qu’un modèle soit partagé entre plusieurs utilisateurs. Le suivi, l’évaluation se fait généralement sur un modèle et, en conséquence, l’utilisateur qui l’a créé.

• Définir un ou plusieurs codes de liaison qui seront utilisés par tous les utilisateurs pour re- joindre le centre, soit lors de leur enregistrement, soit en ajustant leurs propres coordon- nées ;

• Définir un ou plusieurs lieux de rencontre, en présentiel ou virtuels, qui pourront être automatiquement inclus dans des définitions d’évènements ;

• Préparer une liste de titres standards pour faciliter le travail des coachs, lorsqu’ils annotent des événements de coaching.

Contacts en attente

Cette fonctionnalité part du principe que des personnes peuvent prendre contact avec le centre, avant même de créer leur compte sur la plateforme My-SBM Design.

Elle permet typiquement d’annoter quelques informations de rappel, telles que le nom et le nu- méro de téléphone, en attendant que la personne ne devienne réellement utilisateur freemium et puisse être reconnue par les autres fonctions de gestion.

La liste peut être « nettoyée » au fur et à mesure que les personnes s’inscrivent ou leur statut changé en OK.

Utilisateurs du centre et leurs rôles

Cette page montre deux tableaux, le premier avec les utilisateurs liés au centre², le deuxième les modèles créés par ces utilisateurs.

2 Un utilisateur peut à n’importe quel moment, s’il le désire, se détacher d’un centre de sa propre initiative.

Autant les utilisateurs que les modèles ont un marqueur « Actif », qui permet de ne montrer que les utilisateurs et les modèles en cours de suivi et de conserver les inactifs pour des raisons d’historique.

Ce tableau a plusieurs filtres et des actions permettant, par exemple, de changer le rôle d’un utili- sateur, de changer le centre auquel il est relié ou d’envoyer un mail simultanément à plusieurs uti- lisateurs.

Sur les mêmes principes, le deuxième tableau donne une visibilité sur les modèles des utilisateurs reliés au centre, avec aussi un filtre restreignant la vue sur les modèles actifs.

A noter des actions, telles que l’attribution manuelle des coachs sur les modèles (utilisation occa- sionnelle) et la possibilité de voir dans un nouvel onglet deux rapports un complet et l’autre résu- mé.

Attribution des coachs

Cette page est clairement d’utilisation régulière de la part de l’administrateur du centre, lui per- mettant :

• D’attribuer les coachs aux modèles (et leurs propriétaires) ;

• De rechercher des modèles attribués aux coachs ;

• De faire un suivi des séances de coaching, avec plusieurs filtres

L’attribution des coachs est grandement facilitée par un tableau croisé des mo- dèles (lignes) et des coachs (colonnes).

L’attribution d’un coach sur un modèle se fait simplement par un clic sur la case à cocher à l’intersection des deux.

Cela permettra au coach de ne voir, dans sa page d’accompagnement, que les modèles qui le concernent.

Ce deuxième tableau donne simplement une vision rapide des modèles et de leur utilisateur pro- priétaire, avec entre autres la possibilité de faire une recherche par coach.

Le troisième tableau se destine surtout à la gestion administrative des accompagnements de coa- ching, permettant de filtrer les interventions par un intervalle de date, le coach, la personne coa- chée, les interventions réalisées ou d’inclure les interventions programmées (durée > 0).

Les durées des interventions sont aussi exprimées en décimales (^1/2 heure = 0.5) pour télécharger directement le tableau sous la forme d’un fichier Excel ou faciliter l’exportation du tableau dans un nouvel onglet et l’utiliser par la suite, par exemple, dans une feuille de calcul.

Evaluation des modèles

Cette page est surtout utilisée lors d’appels à candidature de modèles d’affaires ou de modèles de projets, dans le but de pouvoir faire des présélections ou des sélections finales.

Elle est composée d’un tableau de formulation de critères d’évaluation et de deux tableaux croisés d’évaluation des modèles, soit par des notes, soit par des commentaires.

Critères d’évaluation

Ce tableau permet d’enregistrer des critères d’évaluation, appartenant à des groupes définis li- brement, pouvant correspondre à différentes étapes d’évaluation.

Par exemple, pour un concours de projets de création d’entreprises innovantes dans le domaine de la transition écologique, une première étape pourrait être la présélection pour une phase de formation initiale, la deuxième étape étant la sélection pour la formation avancée et les ateliers, la troisième et dernière la sélection des trois prix attribués par les organisateurs.

Evaluation – notes

Ce tableau croisé est construit à partir des informations préexistantes dans la base de données du centre :

• A la verticale, les lignes indiquent les modèles soumis à l’évaluation ;

• A l’horizontale, les colonnes représentent des critères d’évaluation ;

• A chaque croisement, la note pour le critère d’évaluation (colonne) attribué au modèle d’affaires ou de projet (ligne).

A part le fait qu’elles sont numériques, il n’y a pas d’échelle préétablie pour les notes, qui peuvent être positives ou négatives pour le minimum et positives la note maximale.

Deux filtres peuvent être appliqués, un pour ne montrer qu’un ou quelques modèles, l’autre pour limiter le tableau aux critères d’un des groupes.

Le tableau peut être exporté pour un nouvel onglet et copié dans une feuille de calculs pour y ap- pliquer les formules souhaitées.

Evaluations – observations

Ce tableau croisé fonctionne exactement comme le précédent, à l’exception que les croisements peuvent recevoir du texte (p.ex. des commentaires) à la place des notes numériques.

Actuellement, l’évaluation de chaque modèle est unique pour le centre. Une prochaine version pourra tenir compte d’une évaluation faite et enregistrée par plusieurs coachs ou membres d’un jury.

Rapports de gestion

Actuellement, il existe quatre rapports relatifs au centre : 1. UTILISATEURS ET MODÈLES ACTIFS DU CENTRE

Deux tableaux, le premier avec la liste des utilisateurs actifs du centre, le deuxième avec la liste des modèles (d’affaires ou de projets) actifs, normalement seulement ceux accompa- gnés.

2. INFORMATIONS DE GESTION DU CENTRE

Plusieurs tableaux sur les informations spécifiques du centre :

a. Le ou les code de liaison pour que des utilisateurs puissent rejoindre le centre ; b. Les lieux prédéterminés, utilisés soit pour caractériser les séances de coaching,

soit les événements programmés par le centre ;

c. Les mails-type utilisés pour composer les événements avec d’autres éléments tels que le lieu, le nombre de places, la description, etc. ;

d. La liste des critères d’évaluation.

3. INFORMATIONS STATISTIQUES

Deux tableaux statistiques, le premier sur le nombre des divers événements par mois et le deuxième sur le total mensuel d’invitations et de présences.

4. SÉANCES DE COACHING

Plusieurs tableaux montant les séances de coaching réalisées et ou fixées, groupées par personne accompagnée.

Tickets du centre

Ce mécanisme donne la possibilité aux administrateurs du centre d’émettre leurs demandes de maintenance, à destination des administrateurs du centre My-SBM.

Lors de l’émission d’un ticket, l’administrateur du centre crée une nouvelle ligne et décrit la de- mande, la date étant automatique et les autres colonnes en lecture seule.

Les administrateurs du centre My-SBM consultent ce tableau et voient tous les tickets émis par tous les centres et peuvent changer le statut et, lors de la résolution, écrire un commentaire, la date de résolution et leur nom pour faciliter l’interaction.

La prochaine fois que l’administrateur du centre consultera son tableau de tickets de mainte- nance, il verra quels est leur progression.

Communication

Accompagnement - Suivi de l’accompagnement

Pour l’instant, cette section ne compte qu’une page concentrant les fonctions dont un coach a besoin.

Mes modèles d’affaires ou de projets coachés

Ce premier tableau est simplement la liste des modèles, avec les utilisateurs qui les ont créés et le/les coachs qui leur ont été attribués.

Son but est de pouvoir rapidement accéder à la liste des entretiens de coaching, dans le tableau des entretiens, simplement en cliquant

sur la ligne choisie pour faire la synchro- nisation.

Envoi de mails

Il a cependant une fonctionnalité particu- lière sur la barre d’outils : en sélection- nant une ou plusieurs lignes³ et en cli-

quant sur « Mailing » et « Envoi d’un mail aux personnes sélectionnées » d’ouvrir une fenêtre de popup, de remplir les champs proposés et de l’envoyer ; toutes les personnes.

Le champ « DE » (émetteur) est automatiquement prérempli avec le mail du coach connecté, alors que le « CCI » (copie cachée) est prérempli avec le mail du centre, ce qui permet un stockage de ce qui est envoyé. Toutes les personnes sélectionnées recevront le même mail.

Entretiens d’accompagnement

Le tableau ci-dessous est synchronisé avec la ligne sélectionnée du tableau avec la liste de tes (tu es le coach connecté) modèles d’affaires ou de projets que tu accompagnes.

Le tableau de gauche te permet de noter les entretiens passés ou même de lister les entretiens à venir, concernant le modèle que tu as sélectionné auparavant, dans le tableau antérieur.

Pour chaque entretien passé ou à venir, tu as les champs suivants à disposition :

• La date de l’entretien ;

• L’heure (prévue), par une liste de sauts de 15 en 15 minutes ;

• Le lieu physique ou virtuel (liste des lieux définis par le centre) :

• La durée, aussi par une liste avec des incréments de 15 minutes ;

• Le titre ou sujet de l’entretien, avec la liste standard des titres et aussi la possibilité d’écrire un titre différent ;

• Un champ texte (riche) pour rédiger éventuellement un très court PV (les textes peuvent être plus long que la hauteur maximale de la ligne ;

• Le coach qui est responsable de l’entretien.

Bien que par défaut, lors de l’inclusion d’un nouvel entretien, le coach soit automatiquement celui qui est connecté sur la plateforme, il est possible de « déléguer » l’entretien à un des autres coachs attribués au modèle.

Comme il est parfois compliqué, pour le coach connecté, de savoir quels sont ses horaires encore disponibles, sans jongler entre diverses applications et pages, ce petit tableau résume les entretiens déjà marqués, à partir de la date courante moins 1 jour, sans tenir compte des antérieurs.

Il tient compte des entretiens « délégués » et ne les présente pas.

Agenda des prochains entretiens d’accompagnement

Ce dernier tableau te donne une vue sur les entretiens pour un jour précis ou un intervalle de dates, incluant tous tes modèles accompagnés.