fSamtes COMMUNAUTE D'AGGLOMÊRATION

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COMMUNAUTE D'AGGLOMÊRATION

COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION

DE SAINTES BUREAU COMMUNAUTAIRE

Séance du 20 avril 2021

Date de convocation : mercredi 14 avril 2021 Délibération n° BC_2021_20 Nomenclature : 7.5.4 Nombre de membres

En exercice : 18 Présents : 15 Votants : 16

Pouvoirs : Mme Caroline ÀUDOUIN à M. Bruno

DRÂPRON

Ne prend pas part au vote : 0

OBJET : Autorisation de signer des conventions de partenariat pour ta mise à disposition du pass découverte Cognac Saintes 2021 avec l'assodation Abbaye aux Dames, la ViLLe de Saintes, l'EPIC office de tourisme de Saintes et de la Sainton^e et l'association Le Cercle des Hôteliers de Saintes concernant les sites partenaires implantés sur l'agglomération de Saintes

Le 20 avril 2021, le Bureau Communautaire de la Communauté d'Agglomération de Saintes, régulièrement convoqué à 17h30, s'est réuni à distance en visioconférence sous La présidence de Monsieur Bruno DRAPRON, Président.

Présents :

M. Bruno DRAPRON, M. Jean-Luc MARCHAIS, M. Eric PANNAUD, M. Francis GRELLIER, Mme Marie-Line CHEMINADE, M. Frédéric ROUÂN, M. Alexandre GRENOT, M. Fabrice BÂRUSSEAU, Mme Véronique CAMBON, M. Pierre-Henri JALLÂIS, M. Jérôme GÂRDELLE, M. Pascal GILLARD, M. Philippe DELHOUME, M. Alain MARGAT, Mme Evelyne PARISI

Excuses :

M. Philippe CALLAUD, Mme Véronique ABELIN-DRAPRON Secrétaire de séance : M. Jean-Luc MARCHAIS

RAPPORT

Monsieur le Vice-Président en charge du Tourisme rappelle que les Communautés d'Agglomération de Saintes et de Grand Cognac ont souhaité renouveler pour l'année 2021 l'engagement d'une dynamique de réseaux entre tes deux territoires à travers la co-édition du Pass Découverte Cognac Saintes.

Par délibération n°2021-13 du 16 mars 2021, le Bureau Communautaire a autorisé La signature de ta convention de partenariat entre les deux communautés d'agglomérafcion pour le financement de la création et de L'impression du Pass découverte Cognac-Saintes 2021.

L'ambition du Pass est de mettre en réseau les équipements de loisirs, Les sites patrimoniaux, Les lieux de découverte en incitant les visiteurs à s'y rendre grâce à des offres promotionnelles ou des tarifs privilégiés.

A partenaires de L'Agglomération de Saintes sont concernés par La présente délibération : - L'association l'Abbaye aux Dames,

- l'assodation Le Cercle des Hôteliers de Saintes, - La Ville de Saintes,

- L'EPIC office de tourisme de Saintes et de la Saintonge.

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Chaque partenaire s'engage à distribuer le « Pass découverte Cognac-Samtes 2021 » aux visiteurs susceptibles d'être intéressés.

Dans le cadre du Pass, l'assodation l'Abbaye aux Dames, la Ville de Saintes et t'EPIC office de tourisme de Saintes et de la Saintonge proposent d'accorder les avantages suivants :

- L'assodation Abbaye aux Dames propose un tarif réduit et une réduction de 5% à la boutique de l'Abbaye ;

- la Ville de Saintes propose pour les musées et ['amphithéâtre de Saintes Les avantages ci-dessous :

• Amphithéâtre : audioguide gratuit (français /anglais) ;

• Musée Archéologique : entrée gratuite 2 adultes (hors animations) ;

• Musée de l'Echevinage : entrée gratuite 2 adultes (hors animations) ;

• Musée Dupuy-Mestreau : entrée gratuite 2 adultes (hors animations) ;

- L'EPiC office de tourisme de Saintes et de la Saintonge propose 1€ de réduction sur chaque billet pour la Gabare de Saintes.

Il est proposé dans ce cadre de conclure une convention entre la communauté d'aggLomération et chaque site partenaire définissant les engagements de chaque partie et d'en autoriser la signature.

Après avoir entendu le rapporteur,

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales, et notamment l'artide L.5211-10,

Vu les statuts de La Communauté d'Agglomération de Saintes annexés à ['arrêté préfectoral du 27 décembre 2019, modifié le 9 janvier 2020, et notamment l'article 6, III, 1 °) relatif au tourisme, Vu la délibération n°2020-122 en date du 30 juillet 2020, transmise au contrôle de Légalité te 6 août 2020, portant délégation du Conseil Communautaire au Bureau Communautaire notamment pour

« approuver les conventions de partenariat avec des collectivités territoriales, efc/ou des établissements publics, et/ou d'autres organismes publies et/ou associations avec ou sans participation financière »,

Considérant le souhait conjoint de la Communauté cf'AggLomération de Saintes et de La Communauté d'Aggtomération de Grand Cognac de renouveler pour ['année 2021 ['engagement d'une dynamique de réseaux entre les deux territoires à travers la co-édition du Pass Découverte Cognac Saintes, Considérant que l'ambîtion de ce Pass est de mettre en réseau les équipements de Loisirs, les sites patrimoniaux, les lieux de découverte en incitant les visiteurs à s'y rendre grâce à des offres promotionnelLes ou des tarifs privilégiés,

Considérant qu'il est nécessaire de conclure une convention avec chacun des partenaires d-dessous : - L'association l'Âbbaye aux Dames,

- l'assodation Le Cercle des Hôteliers de Saintes, - La Ville de Saintes,

- L'EPIC office de tourisme de Saintes et de la Saintonge.

Considérant que la convention définit tes engagements de chaque partie,

Il est proposé au Bureau Communautaire :

- d'autoriser Monsieur le Président, ou son représentant en charge notamment du Tourisme, à signer les conventions de partenariat pour la mise à disposition du pass découverte Cognac-Saintes 2021 avec les partenaires et selon Les avantages indiqués ci-avant sur La base de la convention de partenariat d-jomte ainsi qu'à signer tout document nécessaire à l'exécution de la présente délibération.

!.'>(. J.O'f l /0. Ani'.oi'iStilioi'i tJ;'-' •ii;j,iipr d;:-;-, (.uir.'fli'ii.ion*-' do |);ii'i:<?iir~ii lai. iiufii' t,; ;i'ii';r-; ^ (lri|;)(}sii iofi du pi.is^ th:ic.Ot.îV<1! le ('.n^iHf. Saiiitc's 7(V. l <iv"c t'r^soci'U'ion Aiihfr'/e ii!i;< Ufiii^^', t.i Vitk- de- S,;iii-tl-("i, ['r'[ï\( iyiîw: il;1 tom isiii;'? (!.' S;HE!U.-S ci' i'E>? li's S>'ii;imn';(-; et t'^sud-'J.irjn L(-1 C.tL'rclî? i'If's E'l()i.?iinrt, t1;1 '.'ftnil;-'; i. n!',(-i:;m<ini t;;^ sit/.-'s j).'ii'i.i'ii..iii'iï'.i ifiii')l(ini.;:"i SLI!' t\.K^[umn..iLuiii f ir'- i>:W[^ ;/.î

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Le Bureau Communautaire, après en avoir délibéré, ADOPTE à L'unaninm'té l'ensemble de ces propositions par :

16 Voix pour 0 Voix contre 0 Abstention

0 Ne prend pas part au vote

Ainsi clos et délibéré les jour, mois et an que dessus.

^Ï^S^J^S^o^^ pour extrait conforme' të'Présïll

Bruno DF

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i^PRCÎN

En application des dispositions des articles R.^21 -1 à R.421 -5 du Code de Justice Administrative, ta présente décision peut faire l'objet d'un recours en annulation par courrier ou par l'application Tétérecours citoyens accessible à partir du site www.teterecours.fr devant le Tribunal Administratif de Poitiers dans un délai de deux mois à compter de sa publicité.

IU'._2(V !_'/(.). Aui'.oriialion de si^Hfc'r (JPS ronvc-ntions de pni't^i'iriri^l. pour l.-i mise a rlis])usiiioti fin ftcv-.'î <[^i.on'/t:'i t'.o ('Li^n'.'ic li-"tin 7A)f l ("l'rec ['fissod^i:ion Alihc'iye r'ni;; Dt'iin.-'i, \.'ï Ville de ;->iiinl.e:i, l'l:!:)IC. ofi'icp dp iouiisnK'.1 ci'

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COMMUNAUTÉ D'AGGLOMÉRATION

CONVENTION DE PARTENARIAT

DU « PASS DÉCOUVERTE COGNAC-SAINTES » 2021

entre

La Communauté d'Agglomération de Saintes représentée par son Président, Monsieur Bruno

DRAPON, dûment habilité par délibération n°2021-20 du Bureau Communautaire en date du 20 avril 2021,

Ci-après désignée par « la CDA de Saintes »,

d'une part,

et

XXXXX\ représenté parXXXXX , d-après désigné « XXXXXXXX»,

d'autre part.

EXPOSÉ

La présente convention a pour objet d'établir les modalités de fonctionnement d'un livret intitulé

« Pass découverte Cognac-Saintes » permettant un accès à conditions privilégiées pour la saison touristique 2021. La mise en place de ce Pass répond à une volonté de développement de la fréquentation touristique.

Conditions de participation au dispositif:

Pour répondre aux attentes des clientèles et contribuer à l'amélioration continue de l'hospitalité touristique, les deux territoires sont engagés dans une démarche de qualification de Foffre.

Ainsi, pour intégrer le Pass ou reconduire leur participation, les partenaires s'engagent à satisfaire un ensemble de critères réglementaires et de qualité listés dans le cahier des charges ci-annexé.

Article 1. Modalités d'utilisation et avantages accordés

Lors d'une première visite à XXXX, le visiteur paiera son activité dans les conditions tarifaires normales. Un Pass tamponné lui sera remis. C'est à partir de la découverte d'un deuxième site mentionné sur [e Pass et sur présentation de celui-ci, que les conditions privilégiées définies par ledit site s'appliqueront.

XXXX décide du nombre de personnes ayant droit à l'avantage (porteur du Pass uniquement, 2 personnes, famille, groupe, etc.) et valide ce premier passage par un tampon au dos du Pass.

Si XXXX ne souhaite pas que le Pass soit réutilisé plusieurs fois par le même visiteur, la page

de XXXX peut alors être tamponnée.

site définit lui-même l'(les)._ayant_acie(sl qu'il souhaite accorder.

V4; AVENUE DÊTOMBÔJCTOU - "-'~"FÀX:05:46~'74.29.46

17100 SAINTES TEL : o5.46.93.4i.5o ujujuj.agglo-saintes.fr COMMUNAUTÉ D'AGGLOMÉRATION DE SAINTES

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L'avanîage proposé parXXXXest le suivant :

xxxxxxxxx.

XXXXs'engage à distribuer ie « Pass découverte Cognac-Saintes » aux visiteurs susceptibles cfêtre intéressés pendant toute la saison touristique 2021 ou pendant sa période d'ouverture.

La distribution du Pass sera effectuée par Je personnel d'accueil qui devra expliquer aux visiteurs les modalités de fonctionnement du Pass.

Article 2. Communication, promotion et retombées du Pass 2.1. Communication

En 2021, 100 affiches A4, 50 PLV de comptoir et 50 adhésifs de vitrine seront réimprimés et chaque site, dont XXXX, bénéficiera de 2 affiches A4, 1 adhésif et 1 PLV.

2.2. Promotion

XXXX s'engage à distribuer la totalité de ses Pass commandés jusqu'à la fin de sa saison touristique et à mettre à ia vue du public les affiches, ['adhésif de vitrine et le chevalet de

comptoir qui lui seront remis avec !es livrets.

XXXX s'engage, dans la mesure du possible, à promouvoir Fexistence du Pass découverte sur son site Internet.

La CDA de Saintes s'engage, en échange, à !ui transmettre le visuel sur demande.

2.3. Retombées du Pass

Pour le Pass 2021, il est prévu à minima une insertion dans les magazines Sortir 16 de juillet- août et Sortir 17 d'août (parution prévue fin juillet).

De fait, à !a fin de la saison touristique, XXXXs'engage, comme chaque partenaire, à établir un bilan afin d'évaiuer ies retombées des diverses opérations.

La CDA de Saintes s'engage, en échange, à remettre un tabieau à XXXX pour simplifier la collecte de ses résultats.

Article 3. Partenariat financier et modalités de paiement 3.1, Partenariat financier

Les agglomérations de Saintes et de Cognac opèrent un partenariat financier répondant à la

valorisation touristique et mise en réseau des infrastructures de leur territoire.

Ce partenariat se traduit par la prise en charge des frais d'actualisation du Pass 2021 et de

ses supports par une agence de communication ainsi que ie lancement de saison et toute autre action de promotion.

Convention de partenariat du Pass découverte Cognac-Saintes n° 2021/PDCS02 Page 2/3

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3.2. Modalités de paiement

La CDA de Saintes et la CDA de Gand Cognac s'engagent à prendre en charge !a totalité des

frais liés à l'actualisation des données, aux impressions et à la communication pour les partenaires de leurs deux territoires.

Article 4. Durée de la convention

La présente convention est établie pour i'année 2021, ie Pass restant valable jusqu'au

31 décembre 2021.

Article 5. Photographie

En cas de modification de sa page 2021 du Pass découverte, XXXX s'engage à fournir à la

CDA de Saintes ies photographies illustrant son établissement. Avant transmission à la CDA

de Saintes, XXXX doit s'assurer, sous sa responsabilité, que les photographies transmises

sont libres de droit ou bien qu'il ait obtenu les droits d'utilisation et de modification pour la

création du Pass découverte.

Si i'obtention des droits nécessite une rétribution, celfe-ci reste à la charge de XXXX. Dans tous les cas,pour chaque photo transmise, XXXXdoit en indiquer le crédit photo à mentionner et, au besoin, !e nom du photographe.

Pour toute photographie représentant des mineurs, XXXX s'engage à transmettre à /a CDA de Saintes i'autorisation des parents pour utiliser fa photo dans le Pass.

Article 6. Litige

Toute contestation pour !'app!ication de la présente convention relève de !a compétence du

Tribunal administratif de Poitiers.

Fait en 2 exemplaires originaux. A Saintes, le

PourXXXX, Pour la Communauté

d'Agglomération de Saintes, Le vice-président en charge du Tourisme,

Alexandre GRENOT

Convention de partenariat du Pass découverte Cognac-Saintes n° 2021/PDCS02 Page 3/3

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GRAND _

COGNAC ^ fSaintes

XOMMUNAUTÉ D'ACCLOMÉRATIGN COMMUNAUTÉ D'AGGLOMÈRATION

Cahier des charges

« PASS DÉCOUVERTE COGNAC-SAINTES »

1. Contexte

Le Pass Découverte est un guide invitant les visiteurs à découvrir les points d'intérêt embiématiques des destinations Cognac et Saintes, tout en profitant d'avantages et de bons plans.

Ce dispositif est piloté en partenariat par les agglomérations de Grand Cognac et Saintes.

Créé en 2009, il compte aujourd'hui une cinquantaine de partenaires, publics et privés.

Le patrimoine, les sites naturels, les métiers des savoir-faire du cognac, les activités ludiques sont autant de facteurs d'attractivité de nos territoires qui sont valorisés à travers le Pass notamment auprès d'une clientèle familiale.

2. Objectif et démarche

Les enjeux du pass découverte sont multiples : s'il s'agit en premier lieu de booster la consommation touristique, le Pass permet également de favoriser la mise en réseau des professionnels.

Pour répondre aux attentes des clientèles et contribuer à l'amélioration continue de l'hospitalité touristique, les deux territoires s'engagent également dans une démarche de qualification de Foffre. Ainsi, pour intégrer le Pass ou reconduire leur participation, les partenaires devront désormais s'assurer de satisfaire un ensemble de critères réglementaires et de qualité.

Dans ce but, nous vous invitons à prendre connaissance du cahier des charges ci-dessous et à vous assurer que vous remplissez les critères.

3. Prérequis

Pour intégrer le dispositif, la structure doit se situer sur le territoire de l'une ou l'autre des deux agglomérations ou faire l'objet d'une convention de partenariat spécifique.

Le partenaire s'engage à offrir un avantage aux visiteurs : réduction, gratuité, cadeau en lien avec son activité. Cet avantage est précisé dans la convention.

4. Critères d'intéqration 4- Qualité de l'accueil

La structure prête une attention particulière à offrir un accueil adapté aux visiteurs.

A ce titre, la pratique d'au moins une langue étrangère en complément du français est nécessaire, l'anglais de préférence.

La structure dispose d'un espace d'accueil bien entretenu où il pourra renseigner le visiteur.

Cahier des charges du Pass découverte Cognac-Saintes 1/2

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Les périodes et horaires d'ouverture indiqués dans le Pass doivent être respectés.

^ Respect de la réglementation

La structure partenaire atteste du respect des normes relatives à !a sécurité des visiteurs : normes ERP, hygiène et sécurité, réglementation liée à son activité, etc...

La structure partenaire atteste disposer des homologations, assurances et documents nécessaires à l'exerdce de son activité.

^ Périodes cfouverture

La structure doit être ouverte sans RDV :

à minima pendant toute la période d'activité touristique principale de la destination de juin à septembre ;

être ouverte 5 à 6 jours sur 7 dont le samedi et/ou le dimanche en pleine saison.

Les programmations estivales récurrentes d'animations sur la saison, ayant pour objectif la valorisation du patrimoine et des savoir-faire iocaux, pourront également intégrer ie dispositif.

5. Les engaciements des_&artenaires 4- Mise en réseau

A l'occasion des iancements de saison, les partenaires s'engagent à tour de rôle à recevoir gratuitement les personnels d'accueii des autres structures afin de leur présenter leur activité.

4^ Communication

Les partenaires s'engagent mutueiiement à relayer auprès des visiteurs les offres des autres sites partenaires dans un objectif de synergie.

Les partenaires contribuent à la promotion du Pass découverte à travers leurs propres outils de communication.

^ Evaluation La structure s'engage à :

mettre ies Pass commandés à disposition des visiteurs ;

assurer le suivi du nombre de Pass reçus et de leur provenance ; contribuer à i'évaluation annuelle du dispositif.

Cet engagement entre les collectivités et les partenaires est formalisé par ia signature de la convention partenariats annuelle.

Le partenaire engage sa structure à respecter le présent cahier des charges.

NOM DE LA STRUCTURE :

Nom-Prénom et fonction du signataire : Date:

Signature

Cahier des charges du Pass découverte Cognac-Saîntes 2/2

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