Politique institutionnelle. Organisation du management des risques. Service Gestion des risques & Audit interne Secrétariat général fédéral PI 08

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PI 08

Organisation du management des risques

Politique institutionnelle

Service Gestion des risques

& Audit interne

Secrétariat général fédéral Novembre 2017

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Politique institutionnelle

Organisation du management des risques

1. OBJET ET APPROCHE DU MANAGEMENT DES RISQUES 3

2. PÉRIMÈTRE 3

3. PRINCIPES ET PROCESSUS 3

3.1 Les principes 3.2 Le processus

4. RÔLES ET RESPONSABILITÉS 4

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1. Objet et approche

du management des risques

Le management des risques suit le processus suivant :

Identifieretévaluerlesrisques,dansune démarcheprospective,quianticipesur l’avenir ;

Définirdesstratégiesetmettreenplacedes actionspourmaintenirouramenerlesrisques àunniveauacceptable ;

Suivreetpiloterledispositifdegestionet demaîtrisedesrisques,dumanagement opérationnelaucontrôleinterneetàl’audit.

Pour ce faire, Humanité & Inclusion (HI) a mis en place un dispositif de management des risques pour :

Soutenirlesprocessusdedécisionen cohérenceaveclavision,lamissionetla stratégiedel’organisation ;

Assureruneapprocheintégréedelagestion desrisques ;

Formaliseretopérationnaliserses engagementsenlamatière ;

Coordonner les processus internes de planification,d’améliorationcontinueetde contrôleinterne.

2. Périmètre

Lemanagementdesrisquess’appliqueà touteslesentitésduréseauHI(Fédération, associationsnationales,siègesetterrains d’intervention) ;

Lemanagementdesrisquesconcerne touteslesdimensionsdel’organisation :la gouvernance,lepilotage,lesopérations, l’acquisitionetlagestiondesressources,la communicationetlesrelationsextérieures ; Desorganesinternessontchargésde

promouvoir,animeretévaluerlapolitique demanagementdesrisques.Celaétant, lapréventiondesrisquesetlagestionde leursconséquenceséventuellessontl’affaire detouslesmembresetpersonnelsde l’organisation.

3. Principes et processus

Lemanagementdesrisquesestpartieintégrante delastratégieorganisationnelleetdela

planificationopérationnelle,etaccompagne lesdémarchesqualitéetresponsabilitéde l’organisation.L’approchedumanagementdes risquesdeHIs’appuiesurdesprincipesetdes processus.

3.1

Les principes

Le management des risques de HI : Estalignésurlavision,lamissionetla

stratégiedel’organisation;

S’appliqueàl’ensembledessystèmes, processusetactivitésorganisationnelles;

S’appuiesurundispositifrégulierde consultationetd’information ;

Prendencomptelecontexteinterneet l’environnementextérieuràl’organisation;

Appuielesprocessusdedécision ; Interagitaveclesdispositifsdecontrôle

interne,desuivietd’évaluation,d’auditet d’assurances ;

Soutientlesprocessusd’amélioration continue.

3.2

Le processus

Le processus est constitué des étapes suivantes : Identifier–Identifierlesévénements

défavorablesquipourraient,surunepériode detempsdonnée,empêcherouretarder laréalisationdesobjectifsstratégiques del’organisation,voireaffecterson fonctionnementousonexistence¹.

Analyser–Evaluerlessituations,lescauseset facteursderisque,laprobabilitéd’occurrence etl’impactéventueld’uneconcrétisationdes risques.

1.Définitiondurisque : « Possibilité que se produise un événement qui aura un impact défavorable sur la réalisation des objectifs de l’organisation ». Eneffet,lesrisquessemesurententermesd’impactetdeprobabilité,surunepériodedetempsdonnée.

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Gérer–Définiretmettreenœuvreles mesuresnécessaires,existantesou supplémentaires,deprévention(agirsurla probabilité)oudemitigation(réductionde l’impactnégatifsilerisquevenaitàseréaliser).

Monitorer / suivre–Assurerunsuivi

continu,évaluerlesrisquesetlesmesuresde préventionetdemitigationpourmaintenir l’efficienceetlapertinencedelagestiondes risques.

Rendre-compte–Informerdemanière régulièrelesinstancesexécutiveset associativesclés,afind’assurerparune bonnemaîtrisedesrisques,unpilotageetune gestionadaptés.

Zoom 1 : Cartographier les risques pour agir

Aprèsidentificationdesrisques,ils’agit d’établirpourchacund’entreeuxune cotationdéclarativedel’impactetdela probabilité,àsituersurdeséchellessimples, etdecréerunereprésentation graphique hiérarchisée.

Quantification de l’impact : ils’agitd’estimer lagravitédesconséquencessilerisquese réalise.Pourmesurer,l’idéalestd’utiliserune valeurfinancièrequifaciliteral’établissement descomparaisonsetaufinalpermettra d’apprécierlecoûtglobaldesrisquessurles ressourcesdel’organisationetsurlesfonds propresdontdépendsonexistence.

Quantification de la probabilité : ils’agit d’évaluerlapossibilité(%de« chances ») quelerisqueseréalise,dansunepériode considérée(danslecasdeHI,lesséquences detroisansdelastratégiepluriannuelle).

L’évaluationdelaprobabilitéestréaliséeà partirdel’étatactueldel’organisation,et desmesuresactuellesdeprévention,de protectionetdetraitementdesrisques.Par ailleurs,cetteévaluationdoittenircompte delanature,delafréquenceoudunombre deconcrétisationdecertainsrisques,surla périodeconsidérée.

Plans d’actions. C’estsurlabasedecette cartographiequesontélaborésdesplans d’actionparlesresponsablesdésignéspour

lesuividesrisques.

Eneffet,selonleschoixstratégiques adoptés,allantdel’évitementdurisque jusqu’àlapriseenchargeassumée,en passantparlepartagedesacharge

éventuelleavecdestiers,lesplansd’actions doiventpermettre :

l’actualisationdesmesures de prévention, pouragirsurlaprobabilité :afin

d’empêcherlerisquedeseréaliser,ou réduirele%dechancequ’ilseréalise ; l’actualisationdesmesures de

protection,pouragirsurl’impact :surles conséquences,afind’enréduirelagravité ; d’orienter les mesures de contrôle,les

focusdel’auditinterne,larecherchede garantiesd’assurances.

4. Rôles et responsabilités

Le Comité d’audit du Conseil

d’administration fédéralestchargé,pourle compteduCA,delavérificationdespratiques demanagementdesrisquesdel’organisation.

Sousl’autoritéduDirecteurgénéral,le Comité de management des risques (CMR), attaché au Directoire fédéral,est responsabledudéploiement,delamiseen œuvre,del’évaluationetdel’améliorationde lapolitiqueetdesmesuresdegestiondes risques.Acetitre,leCMRestl’organeexécutif quiapprouvelacartographiedesrisques.

Iltransmetlesinformationsclésissuesde sestravauxauComitéd’auditduConseil d’administration.LeCMRassureunerévision périodiquedelapolitiquedegestiondes risques.

LestravauxduCMRs’appuientsurleService Gestion des Risques et Audit interne qui anime,notamment,leprocessusd’élaboration delacartographiedesrisques,etlamiseen œuvreduplanannueld’auditinterne.

Les directeurs fédéraux et nationaux du réseauHIparticipentàl’élaborationdela cartographieglobaledesrisques.Ilssont responsables,chacundansleurchampde responsabilité,dusoutienàlamiseenœuvre delapolitiquedemanagementdesrisques danstouslesdomaines.

Acetitre,lesdirecteursparticipentà l’identification,àl’analyse,àlagestion,au monitoring,àl’évaluation,etàlaremontée

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5 d’informationsurlesrisquessignificatifsdans

leursecteurderesponsabilitéetdansles associations,directions,servicesdontilsont lacharge.Ilspromeuventuneculturepositive delagestiondesrisquesauprèsdeleurs collaborateurs.Pourcefaire,ilss’appuientsur unréseauderéférentsfonctionnelsfédéraux quianalysentl’informationissuedel’activité desresponsablesd’activitésetdeservicesde lafédération,desassociationsnationaleset desmissionssurleterrain.

Les managers et responsabless’assurent quelespersonnels,danslesservicesdont ilsontlaresponsabilité,comprennentet assumentleurrôle.Ilsencouragentl’accès deleurscollaborateursauxinformationset auxinitiativesdeformationenlamatière.Ils mobilisentlespersonnesressourcesetles servicespertinents,ensoutienàleuréquipe, surlesquestionsrelativesàlagestiondes risques.Ilsfontremonterl’informationsur lesrisquesàleurdirectionetauxréférents fonctionnels.

Parailleurs,entantqueresponsables ducontrôleinternesurlesprocessuset activitésdontilsontlacharge,lesmanagers sontlesmieuxplacéspourenréévaluer périodiquementlesrisquesetlesmesuresde contrôle.

Tous les membres et personnels de l’organisationjouentleurrôleenmatière degestiondesrisques.Ilsdoiventsetenir informésetsoutenirlesinitiativesrelativesàla miseenœuvredesmesurespréconiséesparla directionenmatièredegestiondesrisques.

Zoom 2 : Les lignes de maîtrise des risques chez HI

Cadre général

Pardélégationdesinstancesdegouvernance associative,lesorganesdedirectionfixentle cadredespolitiquesetlesrèglesquechacun doitappliquer.

1^ère ligne de maîtrise

Lecontrôleinternerelèvedelaresponsabilité managériale.Lesresponsableshiérarchiques délèguentdestâches,maisdoivent

aussicontrôlerlabonneapplicationdes directivesetdesrègles(desvérificationspar échantillon,sansavoiràtoutvalider).

2^ème ligne de maîtrise

Ladeuxièmeligneestconstituéedes directionsetservicesspécialisésquiontun rôledeguidancepourlamiseenœuvredes politiques,desstandardstechniquesetdes règles.Cesservicesassurentégalementun suiviparindicateurs,etpeuventconduiredes évaluationsetdescontrôlesdansleurchamp decompétenceetd’expertise.

Parailleurs,desgarantiesd’assurancessont souscritespourprotégerl’organisationen faisantfaceauxconséquenceséventuelles derisquesrelatifsauxpersonnes,auxbiens ouàlaresponsabilitécivile.

3^ème ligne de maîtrise

L’auditinterneestlatroisièmelignede maîtrise.Lesrésultatsd’auditsinforment lesdirigeants(Directoireetconseil d’administration)surleniveaudemaîtrise desrisquesparlesservices,programmeset entitésauditées.Ilspermettentd’adapterles dispositifsdepréventionetdegestion.

Voirleschémapagesuivanteillustrantles lignesdemaîtrise

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DIRECTION GÉNÉRALE

DIRECTOIRE + COMITÉ DE MANAGEMENT DES RISQUES

Commissariat aux comptes Bailleurs de fonds Organismes déontologiques Équivalent nationalCour des comptes Équivalent nationalIGAS Équivalent nationalMinistères de tutelle Autres organismes régulateurs 1^ère ligne

de maîtrise

MANAGEMENT OPÉRATIONNEL

FEDERATION (siègeetterrains)

ASSOCIATIONS NATIONALES

2^e ligne de maîtrise 3^e ligne de maîtrise

AUDIT INTERNE

RH - Gestion sociale et juridique

Transparence et engagements donateurs

Engagements contractuels bailleurs

Logistique/achat

Sécurité Contrôle de gestion

et financier

Comptabilité Respect des règlementations

Standards techniques et opérationnels

Gestion des risques

Mécanismes d’alerte (fraude, PSEA)

Suivi et évaluation des projets

Missions de contrôle (par directions) Assurances

Contrôles et audits externes

Acteurs institutionnels qui exercent de manière officielle ou non officielle un contrôle sur l’organisation, son fonctionnement ou ses activités

Réglementation Enquêtes

Médias & Réseaux sociaux

Suivi de mise en œuvre des politiques, standards

et règles :

Evaluation contrôles :et

Acteurs HI de la maîtrise des risques

Maîtrise des risques chez HI et environnement externe

CONSEIL D’ADMINISTRATION / COMITÉ D’AUDIT ET COMITÉS THÉMATIQUES

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Document interne

Accès autorisé aux organismes partenaires Contact :

ServiceGestiondesrisquesetAuditinterne Secrétariatgénéralfédéral

138avenuedesFrèresLumière 69008Lyon–France

l.loiacono@hi.org

Créditphoto:2017Pixabay/WikimediaImages/CC0CreativeCommons

PolitiqueapprouvéeparleDirectoirefédéralenfévrier2017

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Organisation du management des risques

Humanité & Inclusion

138, avenue des Frères Lumière CS 88379

69371 Lyon Cedex 08 publications@hi.org

Cedocumentprésentelepérimètre,lesprincipesetleprocessusdu managementdesrisqueschezHumanité&Inclusion(HI).Ilprécise égalementsonorganisation,lesinstancesinternesdirectement impliquéesetladistributiondesrôlesetresponsabilités.