Manuel utilisateur
Mettre en place un modèle de document Concevoir le document
complet sur Word
Définir les questions à poser sur Excel
Ecrire et organiser le contenu
Créer les squaling question
Définir la charte graphique
Tester à travers la création de dossier
Définir les accès
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Les étapes clés à réaliser
La création d’un modèle
Créer un modèle
Commencez par créer un modèle depuis l’onglet administration. Le nom de ce dernier sera le nom par défaut du
document visible sur Genedoc pour les rédacteurs. Puis complétez le numéro de version et ajoutez une photo si vous
le souhaitez. Sélectionnez une charte graphique (voir dans le chapitre dédié plus bas) dans la colonne « Template » pour pouvoir faire des prévisualisation dans la partie contenu. Enfin, cliquez sur « enregistrer » pour sauvegarder
les champs complétés.
Une fois votre modèle créé, vous pouvez accéder au contenu et squaling
question afin de réaliser votre document sur génédoc.
Pour changer un paramètre de votre modèle, vous devez cliquer sur
« modifier ».
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Créer un projet
Complétez le puis cliquez sur
« valider ».
Maintenant créez un projet toujours depuis l’onglet administration. Il vous permettra de
classer vos modèles.
Une fois créé, cliquez sur votre projet puis sur le bouton « modèle ». Vous
pourrez lier les modèles à votre projet. Cette
manipulation est obligatoire pour que le modèle soit disponible pour les rédacteurs.
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Les contenus
Hiérarchiser les contenus
Créez des sections pour les grandes thématiques de votre
document.
Ajoutez des sous- sections pour les contenus liés à vos grandes thématiques.
Mettez des articles pour les contenus liés
à des sections, sous sections ou même pour les ajoutez de
manière indépendants.
A chaque fois que vous souhaitez ajouter un titre ou rendre configurable l’apparition d’un texte il faut le séparer du texte précédent en le mettant dans une nouvelle partie.
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Organiser les contenus
Changez l’ordre des contenus via l’icone de navigation.
Désactivez ce bouton bleu si vous voulez que les rédacteurs puissent supprimer ou modifier ce contenu.
Ajoutez une nouvelle section, sous section ou un article via le bouton
« plus ».
Cet icone permet de supprimer un contenu.
Dédoublez un article et liez les, en cliquant sur cette image. Attention par contre toutes les futures modifications faites à un des contenus liés s’effectueront
automatiquement à l’autre.
Concevoir un contenu
Ajoutez un titre à un contenu si besoin.
Complétez La référence afin de reconnaitre un contenu sans avoir à cliquer dessus (il ne sera pas visible
sur le document word ou pdf).
Copiez collez la référence dans le titre
du document via ce bouton.
Décochez cette case pour que le titre d’un
contenu soit visible sur le document.
Créez vos variables depuis les squalings questions (voir plus
bas) et insérez les dans le contenu de
l’article ou même dans le titre du
document.
Ajoutez une description pour permettre au rédacteur d’avoir des informations lors de la validation d’un dossier si jamais une action manuelle
est nécessaire.
Ecrivez votre texte dans le contenu de
l’article.
Ajoutez 2 crochets au début et à la fin d’un
texte afin de notifier le rédacteur à l’aide de cet icone qu’il
devra faire une modification manuelle
avant de prévisualiser son document.
Pensez à enregistrer les modifications effectuées
sur un contenu avant de changer de contenu.
Vous pouvez toujours annuler les modifications
en cliquant sur l’icone.
Sur un article uniquement vous pouvez créer : - Un texte - Une image - Un lien - Un tableau
Activez ou non une ligne d’entête.
Validez ou non l’apparition d’une bordure.
Sélectionnez le nombre de colonnes ou lignes que vous souhaitez. Attention par contre en modifiant ces dernières le contenu
sera remis à zero !
Enfin mettez le contenu souhaité au sein de chaque case.
Faire un tableau
Les squalings questions
Concevoir son questionnaire
Créez vos questions depuis l’administration des squalings questions pour les faire apparaitre sur le questionnaire à remplir par les rédacteurs. Le contenu du document à prévisualiser s’adaptera automatiquement aux réponses remplies par le rédacteur !
Mode admin des squaling questions
Questionnaire rempli pour créer un
nouveau dossier
Gérer les groupes de questions
Les questions sont réunies par groupe que vous pouvez éditer afin
de rendre le questionnaire plus
facile à lire par les utilisateurs finaux.
Pensez à bien enregistrer fréquemment afin que vos modifications soient bien prises en
compte !
Il s’agit de la barre de navigation des groupes de
question : Classez un groupe de question par rapport à un autre grâce à cet icone.
Cachez aux rédacteurs ce groupe de questions.
Ajoutez un nouveau groupe de question à travers le bouton plus.
Supprimez un groupe de question avec cet icone.
Toutes les questions mises dans le groupe seront supprimées aussi !
Créer les questions 1/2
Mode admin des squaling questions Questionnaire rempli pour créer un
nouveau dossier
Ecrivez la question que vous souhaitez poser dans
cette colonne.
Vous pouvez choisir le type de question que vous
souhaitez poser à travers les choix suivant : Le champ date
Les listes (si vous voulez des nouvelles listes il faut pour l’instant nous demander de les ajouter).
Le texte court Le texte long (utile lorsque le rédacteur doit écrire une phrase ou une adresse).
Le champ chiffré Les questions
« Oui/Non » (utile pour faire apparaitre ou non un contenu).
Faites apparaitre vos questions selon la
réponse à une autre question depuis la
colonne
« Dépendance ».
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Créer les questions 2/2
Activez la suppression des contenus que vous avez configurez dans la colonne
suivante.
Avec a colonne « choix de sections » sélectionnez les contenus que vous souhaitez supprimer en cas de réponse positive et négative à la
question.
Créez une variable qui permettra d’ajouter un mot ou une phrase à tous les endroits ou vous avez ajouté
cette variable dans la partie contenue.
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Ajouter des conseils
Mode admin des squaling questions Questionnaire rempli pour créer un
nouveau dossier
Ajoutez des conseils en cliquant sur l’icone . Vous pouvez
mettre un texte et des liens.
Les lignes entourées en vertes sont les lignes que vous
avez modifié.
Les lignes entourées en bleus sont les lignes que vous avez sélectionnées et qui ne sont
pas encore modifiées.
Charte graphique
Faire la mise en page
Sur votre template vous pouvez ajouter des lignes, une ou des pages de présentations. A noter que le contenu créé sur genedoc
se mettra toujours après la présentation.
Vous pouvez aussi ajouter une entête et un pied de page.
Une fois que vous avez fini votre document pensez à bien nous l’envoyer afin que nous l’intégrons à
votre modèle sur Génédoc.
Notez aussi que vous pouvez avoir plusieurs chartes graphiques pour un
même modèle si vous le souhaitez.
Définir le format et les polices
Vous pouvez définir le format de vos titres et
contenu sur vos sections et de vos
articles sur word.
Allez sur la partie
« style » puis faites un clic droit sur « titre 1 » (corresponds au titre des
sections), « titre 2 » (corresponds au titre des sous section) ou « normale »
des articles puis cliquez sur
« modifier ».
Une fois que la popup s’affiche changez
la mise en forme et/ou cliquez sur « format » pour plus d’option. Cela
vous permettra par exemple d’ajouter une
numérotation à votre titre. Quand vous avez
finalisé vos modifications, cliquez
sur « ok ».
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Ajouter des variables sur le modèle
Vous pouvez ajouter des variables sur votre
document. Les réponses complétées
sur le questionnaire seront alors ajoutées sur les variables crées.
Commencez par créer votre variable
et ajoutez y des
parenthèses : { }. Vous arrivez maintenant sur
une popup, sélectionnez
« champsdefusion » puis collez votre variable dans le «Nom du champ » et cliquez sur « ok ».
Enfin, faites un clic droit sur votre variable puis cliquez sur
« ctrl+f11 » afin de la rendre non modifiable.
Ensuite, copiez la variable et rendez vous dans l’onglet
« insertion » puis « QuiPart » et sélectionner « Champs ».
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La création des dossiers
Pour créer un nouveau dossier commencez par
cliquer sur
« nouveau dossier ».
Sélectionnez le document et la charte graphique que vous
souhaitez.
Sélectionnez un rédacteur aa et approbateur puis cliquez sur « valider » pour créer votre
nouveau dossier.
Changez le nom de votre dossier si vous le voulez puis
complétez les questions.
Pensez à « valider » pour enregistrer vos réponses.
Créer un dossier
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Lorsque vous avez répondu à
toutes vos questions, vérifiez le contenu. L’icone
vous aide à repérer les taches manuels à réaliser.
Valider un dossier
Quand le contenu est conforme vous pouvez cliquer sur
« prévisualiser » pour l’exporter et
sur l’icone pour prévalider
tous les contenus.
Une fois fait, un bouton « valider » apparait pour que le rédacteur puisse
valider le dossier.
Avec cette barre de navigation vous
pourrez : Gérer les droites d’accès au
dossier Retourner sur le questionnaire.
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Gérez vos dossiers
Retrouvez vos dossiers et leurs informations principales depuis l’écran d’accueil. La colonne «navigation» vous permet d’accéder au raccourci pour vous rendre directement sur la page du dossier que vous souhaitez.
Les droit d’accès
Gérer les droits d’accès
Accédez au accès utilisateur en cliquant sur
« administration » puis sur « user ».
Ajoutez un utilisateur via ce bouton.
Pour gérer les droits d’un utilisateur cliquez sur son identifiant.
Cliquez sur le bouton « plus » pour voir les rôle d’un utilisateur.
Cliquez sur ce bouton pour supprimer un compte utilisateur.
Gérez les rôles des utilisateurs depuis cette page. Les Rôles sont les suivants :
- Admin : gérez les droits utilisateurs et les modèles de documents.
- Rédacteur : créez et validez les dossiers utilisateurs.
- Approbateur : approuvez un dossier après la validation d’un rédacteur.
