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Exemple d'un service O&M : le service central francais d'organisation et méthodes

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■m;^$j-

NATIONS UNIES

CONSEIL

ECONOMIOUE ET SOCIAL

DISTR.

LIMITEE /

22 juin 1967 Original: F

COMt^Sira i&ONOkK-.UE POUIi VfMUm Gours a 1'intention des specialists en_

Organisation et hethodes de la sous-region de 1'Afrique de l'Ouest

Kchimota, Ghana

19 - 30 juin 1967

*T«£2

exprim£es ne sont pas Nations Unies

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kCC.8 ■■ '■*■--■mm.

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P. Dumoulin, Adiainistrateur Civil

e central d^pj^M. ^

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^M

(2)

Les Services

;anisation et simplification du

' « «r 1< atelier - en raison caractere rSpetitif travaux

travail ont commence par 1'atelier

indistriela. ex. simple le travail du maoon.

puis ensuite extension travaux adminstratifs deS entreprises, *. Solution

dens le seoteur des administrations publiques.

Les premiers d-entre eux sont apparus tout d'abord dans

nismes a vcation te.hnique (S.1..C.F., Manufactures de l«Ut, ?.^., arsenaux, etc.), puis leurs Rhodes de travail furent ensuite trans

poses a 1'usage des services purest a^istratifs de ces mSmeS atois- trations, suivant un processus logique que se retrouve egalement dans le

aecteur priv^.

Apres la seconde guerre *ondiale les actatoistrationS publiques

se sont trouvees confroniee, Sdes pr.ble.es nouveaux resultant de Lexten sion Consid«rable des ta^hes de gestion assumes par 1W et de ses interventions dans les donaines eeonomique et social.

De ces dimensions nouvelles du monde admi.istratif ont resulte un enohevete-nent des structures et des attributions et un alourdissement certai, des procedures qui ont an.ne a prendre conscience d'imp.ratifs nouveaux tels que le .out et le rendement des services publics et 1-impor-

tance des relations publiques et humaines.

Ces nouvelles preoccupations de Vadministration ouvraient un

onamp nouveau d'activite qui correspondait Parfaitement aux qualifications

des "conseils en organisation11.

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Cependant, bien que i« conditions d-un important developpe.ent

specxalisees ne s'est re-alisee que proves silent. Pami les pliers organises 0 et M purest acfcninistratifs, U convient de signaler ceux

des Prefectures de la Seine et de Police appals des la fin de la 2eme

^erre .ondiale. Leur option s'inscrit Parfaitement dans le cadre des ideations precedents DW part, ceS administrations subissaient une

lourde preesion du fait du nontre eleve d-aCninistres a gerer et de la .ariete et de * co.plexite de leurs attributions. D^autre part, etant en

contact direct et percent avec le public, elles etaient bien Plus sens,-

bles que les administrations centrales aux notiOns de cout, de rende,ent,

dlefficacite, etc,,.

Des 1W, le mouvement etait done bien lance. II s'est trou^

t^

renforce a partir de 1955 par 1'action du Cor^ssariat General a la

Productivity Plus splcialement oriente vers le secteur prive. Le C^i

Sariat General a cependant assure dans le secteur public, une certaine activite de vulgarisation deS techniques de simplification des travaux ad.i.istratifs, cornpte tenu des liaisons existent pratique.ent entre .odernisation actainistrative et produrtArtte tadustrielle.

Le CoMrissariat Genlral a la Productivity a surtout assure entre

1955 et 1959 la forn^tion de consells en organisation et 3b ndse en place

a, Pilules 0 et H dans les services actoistratifs. DepuiS 1959, cet _

effort est poursuivi par le SO*, rattachS a la Section dn Budget.

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Page 3

Des 1957, une circulaire du Secretariat d-Etet a la Fonotion P^WU et a la Re'forme Administrative a donne un caractere official aux

bureaux Organisation e, »»** * **-r *U* et semi public en recon- Missant Hefficacite de leur action et en reeommandant aux Metres la

generalisation de cette nouvelle formule.

* n« Quelle est la situation actuelle des bureaux 0 et

II, Situation actuelle^ ljueixe esb xp-

M dans l'adr,iinistration francaise ?

H existe naintenant des services ou bureaux 0 et M dans presque

toutes 103 administrations centrales et dans de nonfcreux grands service, publics ou send-publics. II erf difficile d-avancer des chiffres precis car

il n-existe pas do etrure - type de bureau 0 et M.

^e action efficace peut etre obtenue par un conseiller en orga

nisation isole. Bans d-autres cas le bureau peut avoir recu des attributions

mlxtes. II peut raeme ne p^s porter 1' etiquette 0 et H.

Lors de journees d'etudes organises en nars 1964 un prefer to- ,entai,e so^ire a ete tente. 45 B 0 M ad.ninistratifs ont fourni des ele cts de reponse et il est ainsi appan, qu-a cette epoque et dans =es 45 bureaux les effectifs e^axen. de 350 agen,, a plein teraps (dont 225 de

oategorie A) et de 325 agents a temps partial.

Ai^si qu.il a ete indique plus haut il n'existe pas de M type pour les BOK, ,ceux-ci s^adaptant aux conditions propres a cnaque administra

tion et visant avant tout a Lefficacite. On peut done rencontrer un BOH

unique pour une administration centrale et competent pour tctes les dxrec- ti0ns et les services ext.rieurs ou au contraire autant de B* que de di.ee-

tions d-aoBinistration centrale. Lotion d.n BOK central peut e,re prolong,e par des cellules regional ou par * mise en place de -correspondants" soxt

dans d'autres directions, soit dans les services exterieurs.

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E/CW.14/UAP/148

Page 4

III. L'action du 5CCM, Le SCO-1 pour sa part se pr6sente conmie un organisme a vocation inter-ministeYielle. II est a la disposition des Ministeres et

des grands services publics que ceux~ci disposent ou non d'un service 0 et

M particulier.

Ses attributions precisees par une circulaire de de"cembre 1959, se rapportant a quatre preoccupation essentielles: - vulgarisation

- formation des personnels - assistance technique

- et recherche applique*e - Vulgarisation. Elle consiste a faire connaitre les possibility que pr£sentent les techniques 0 et M pour une amelioration du fonctionnement et

de l'efficacite" des services publics.

Cette vulgarisation s'effectue au moyen de cycles d1information qui

peuvent avoir lieu au SCOM, dans d'autres administrations (par exemple: Mk) ou encore en province et mSine hors de France (pays francophones et Strangers).

Elle est completed par un bulletin d1 information trifiiestriel qui relate notamment des experiences effectives d'organisation et qui comporte

des articles sur les moyens ou les techniques.

- Le SCOM poursuit la mission de formation coramence*e en 1955- H s'agit xci

de la formation a plein temps de fonctionnalres d^ja expSrimentes et destines

a servir a plein temps dans des bureaux 0 et M. Cette formation a lieu au

Conservatoire National des Arts et Metiers (IESTO) et dure 9 mois. II existe

aussi des cycles plus courts pour des personnels appel^s a participer a

eertaines etudes ainsi que des cycles specialises (notammen* emploi des

Ensembles Electroniques de Ges"bion). Cette mission de formation est complgt^e

par des actions de perfetyfcionnement organises au profit des conseils en

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E/CN.lVUAP/148 Page 5

organisation et portant sur des techniques ou des moyens nouveaux ou sur des experiences intdressantes re'alisSes au SCQM ou dans un BOM.

Les actions d1information et de formation par le SCCM et par les

BOK ont raaintenant atteint environ 10.000 personnes.

-Assistance technique. II s'agit principalement des "interventions", c'est- k-dire les Etudes d»organisation effectuSes a la demande d'une administration.

Le SCO! dispose de 8 oonseils en organisation employe's a temps complet sur de telles Etudes..Mais cet effectif est insuffisant pour r^pondre h toutes les demandes. Le SCOM a souscrit en outre des contrats avec des cabinets privSs, choisic en raison de leur qualification et de leur experience milieudu

administratif. Une vingtaine de conseils en organisation du secteur prive*

participant ainsi de fac.on tres soutenue aux efforts de modernisation de 1'administration. C'est ainsi qu'un total de l'ordre de 4.000 journdes de travail peut 6tre consacr^ chaque ann<5e aux Etudes d'organisation.

MSrae avec l'aide de ces cabinets prive*s le SCOM ne pourrait a lui seul faire face 5 tous les besoins de 1'ensemble des administrations publiques franchises. Beaucoup d'interventions sont effectu^es par les bureaux 0 et M des administrations int^ressdes. Le SCOM s'occupe principa-

lement d'^tudes-pilotes ou d'Studes pr^sentant des difficult^s particuliSres.

En outre on essaye de combiner avec formation de correspondants pour faci- liter mise en oeuvre des solutions retenues et diffuser ^tat d'esprit.

Le domaine de ces interventions est tres vari£. II va de l'e*tude d 'un pool dact; lographique a celle d'un rectorat-pilote par exemple et les solutions proposes s'^tendent de la confection d'une liasse a l»utilisation

d'un ordinateur.

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E/CN,

Page

vit£

14/UAP/14B

Dans le m8me de documentation

sur les mate'riels qui

et sur leo techniques

socteur

Le SCO*

peuvent

de l'assistance technique i>n peut ranger 1'acti-

i fonctionne comme

Stre utilises dans du travail administratif,

une centre de renseignements les bureaux administratifs

- Recherche applique'e. Egalement tree varied. Etude technique des mateViels avec experimentations (machines a calculer, duplicataurs, materiel de repre duction des documents, etc.).

Confrontation d1experiences pour une amelioration continue des

techniques (GkPATA^1) GELA^2) ).

Groupes d'etudes sur divers sujets (re'glementation et contrSle des archives, gestion automatise*e des personnels, recherches des chiffres-reperes,

etc...2. Publications specialises destinies a mettre a la disposition des responsables administratifs les r^sultats obtenus au cours d'e*tudes ou de recherches et de les mettre en mesure de i^articiper eux-memes a 1'effort de modernisation (implantation des bureaux, Courrier, Personnel, Elaboration des

imprimis, Elements de statistiques et de d&iambrement9 etc...).

Ces diverses activity supposent des liaisons re*gulie'res entre SCOM et BOM. Ces liaisons permettent dana une certaine mesure d1assurer une coordi nation officieuse entre les actions mene'es par les divers participants. Mais cette coordination est tres delicate du fait que chaque BOM doit demeurer dans sa lii^rarchie et qu'il n'est pas question que le SCOM intervienne dans la politique d^finie par chaque Ministre,

Les activit^s des Services ou Bureau 0 et M sont de meme nature que celles du SCCM, Elles portent cependant le plus souvent principalement sur

les interventions et sur les cycles d'information.

w

(1) Groupe d'Etude pour 1'Automatisation des Travaux Administratifs (2) Groupe d'Etude de la Lecture Automatique.

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