1 Conseil Municipal N° 1 du 31 janvier 2020
Délibération n° 13.4
Bibliothèque de Toulouse : numérisation de périodiques - approbation de la convention de coopération avec Occitanie Livre et Lecture pour la période 2020 - 2024
Culture - Lecture Publique Commande publique 19-0899
Mesdames, Messieurs,
La Mairie de Toulouse est signataire de la convention-cadre du pôle associé documentaire Occitanie de la Bibliothèque nationale de France (2020-2024), qui prévoit la valorisation numérique des collections patrimoniales des bibliothèques de la région avec la possibilité d’une participation financière de l’établissement national.
L’association Occitanie Livre et Lecture (OLL), signataire de la convention-cadre, est chargée de coordonner et de réaliser les plans régionaux de numérisation pour toutes les collectivités locales partenaires.
Dans ce cadre, la Bibliothèque de Toulouse souhaite poursuivre la constitution de collections numériques en faisant reproduire des périodiques conservés sur son site de la Bibliothèque d’étude et du patrimoine.
Occitanie Livre et Lecture réalisera cette opération de numérisation. Elle percevra les subventions de la Bibliothèque Nationale de France à hauteur de 50 % et de la Région à hauteur de 20%. La Mairie de Toulouse réglera à Occitanie Livre et Lecture les 30% restant du coût annuel des opérations.
Il est proposé de conclure une convention de coopération soumise aux dispositions de l’article L.2511-6 du Code de la Commande publique entre Occitanie Livre et Lecture et la Mairie de Toulouse pour définir les engagements de chaque partenaire. Cette convention est conclue pour la période 2020 - 2024.
En conséquence, et si tel est votre avis, j’ai l’honneur, Mesdames, Messieurs, de vous proposer de prendre la délibération suivante :
Article 1 : Le Conseil Municipal approuve la convention de coopération entre Occitanie Livre et Lecture et la Mairie de Toulouse pour la numérisation de périodiques conservés à la Bibliothèque d’étude et du patrimoine pour la période 2020 – 2024, ci-annexée.
Article 2 : Le Conseil Municipal autorise Monsieur le Maire à signer la convention ci-annexée.
Oxyad 19-0899
2
Article 3 : Les dépenses correspondantes seront prélevées sur le budget de l’exercice en cours et des exercices suivants.
Délibération du Conseil Municipal
publiée par affichage en Mairie le 04/02/2020 reçue à la Préfecture le 04/02/2020
publiée au RAA le
LES CONCLUSIONS DU RAPPORT SONT ADOPTEES POUR EXTRAIT CONFORME
LE MAIRE, Pour le Maire, L'Adjoint Délégué
Pierre TRAUTMANN
Oxyad 19-0899
REPUBLIQUE FRANCAISE LIBERTE - EGALITE - FRATERNITE
Séance du vendredi 31 janvier 2020
13.4 – Bibliothèque de Toulouse : numérisation de périodiques - approbation de la convention de coopération avec Occitanie Livre et Lecture pour la période 2020 - 2024 - 19- 0899
Culture - Lecture Publique - Commande publique -
50
Le Conseil Municipal, régulièrement convoqué le 24 janvier 2020, s’est réuni dans le lieu habituel de ses séances.
- Présents : Jean-Luc MOUDENC Maire, Président
Jean-Michel LATTES, Laurence ARRIBAGE, Daniel ROUGE, Marion LALANE de LAUBADERE, Sacha BRIAND, Annette LAIGNEAU, Francis GRASS, Ollivier ARSAC, Laurence KATZENMAYER, François CHOLLET, Jean-Jacques BOLZAN, Hélène COSTES-DANDURAND, Djillali LAHIANI, Franck BIASOTTO, Françoise RONCATO, Marthe MARTI, Pierre TRAUTMANN, Sylvie ROUILLON VALDIGUIE, Christophe ALVES, Marie-Pierre CHAUMETTE, Pierre ESPLUGAS-LABATUT, Marie-Hélène MAYEUX-BOUCHARD, Bertrand SERP, Christine ESCOULAN, Jacqueline WINNEPENNINCKX-KIESER, Roger ATSARIAS, Marie DEQUE, Ghislaine DELMOND, Nicole MIQUEL-BELAUD, Brigitte MICOULEAU, Martine SUSSET, Aviv ZONABEND, Jean-Louis REULAND, Jean-Claude DARDELET, Florie LACROIX, Henri de LAGOUTINE, Jean-Baptiste de SCORRAILLE, Laurent LESGOURGUES, Evelyne NGBANDA OTTO, Samir HAJIJE, Romuald PAGNUCCO, Julie ESCUDIER, Dorothée NAON, Emilion ESNAULT, Maxime BOYER, Charlotte BOUDARD, Françoise AMPOULANGE, Jean-Claude PELLEGRINO, Pierre COHEN, Martine CROQUETTE, Gisèle VERNIOL, Claude TOUCHEFEU, Joël CARREIRAS, Michèle BLEUSE, Pierre LACAZE, François BRIANÇON, Isabelle HARDY, Régis GODEC, Cécile RAMOS, Antoine MAURICE, Romain CUJIVES, Jean-Marc BARES-CRESCENCE
-
Empêchés d'assister à la séance et ont donné pouvoir :Marie-Jeanne FOUQUE a donné pourvoir à Pierre TRAUTMANN, Catherine BLANC a donné pourvoir à Nicole MIQUEL- BELAUD, Elisabeth TOUTUT-PICARD a donné pourvoir à Sylvie ROUILLON VALDIGUIE, Jean-Luc LAGLEIZE a donné pourvoir à Marthe MARTI, Monique DURRIEU a donné pourvoir à Pierre LACAZE, Vincentella de COMARMOND a donné pourvoir à Isabelle HARDY
-
Absent(s) : .-
Empêchés d'assister temporairement à la séance et ont donné pouvoir :Pierre ESPLUGAS-LABATUT du dossier 1.1 jusqu'au dossier 6.12, Djillali LAHIANI du dossier 1.1 jusqu'au dossier 6.9, Jean- Claude DARDELET du dossier 6.1 jusqu'au dossier 6.10, Gisèle VERNIOL du dossier 9.1 jusqu'au dossier 34.1
-
Empêchés d'assister temporairement à la séance sans donner pouvoir : Joël CARREIRAS du dossier 10.1 jusqu'au dossier 34.1Secrétaire de séance : Charlotte BOUDARD.
Résultat du vote :
Adopté à l'unanimité
CONVENTION DE COOPERATION POUR LA NUMERISATION DE PERIODIQUES
ENTRE
OCCITANIE LIVRE ET LECTURE Et
LA MAIRIE DE TOULOUSE 2020 - 2024
Entre les soussignés :
Occitanie Livre et Lecture, association loi 1901, dont le siège sis 14 rue des Arts 31 000 Toulouse, représentée par son Président, Monsieur Serge Regourd, d’une part
Et
La Mairie de Toulouse, dont le siège sis 1 place du Capitole à Toulouse, représentée par son Maire, d’autre part
CONSIDERANT que la Bibliothèque d’Etude et du Patrimoine est un service de la Mairie de Toulouse CONSIDERANT que la Mairie de Toulouse a pour vocation d’assurer la conservation et la communication du patrimoine écrit de son ressort ou s’y rapportant, et que toute action de numérisation contribue à sa valorisation et sa conservation,
CONSIDERANT que la Mairie de Toulouse détient des collections d’un intérêt régional majeur,
CONSIDERANT que Occitanie Livre et Lecture est signataire de la Convention – Cadre de pôle associé documentaire entre la Bibliothèque nationale de France et le Pôle associé régional Occitanie : à ce titre elle coordonne et réalise les plans régionaux de numérisation (périodiques et presse ancienne régionale). Elle est le référent opérationnel du pôle vis-à-vis de la BnF, de la DRAC Occitanie, de la Région Occitanie et des collectivités locales partenaires.
CONSIDERANT que la mission première de ces pôles est :
• la constitution de collections numériques d’intérêt régional (périodiques et presse ancienne régionale)
• la conservation des contenus
• la valorisation et la mise à disposition de ces collections au public le plus large,
CONSIDERANT que le contenu des collections (périodiques et presse ancienne régionale) sera organisé par Occitanie Livre et Lecture sous forme de base de données et mis à disposition du public sur un portail Internet mis en œuvre par la Région Occitanie. La mise en ligne des données numériques pourra faire l’objet d’une convention annexe entre la Région Occitanie et la Mairie de Toulouse.
Par ailleurs, le portail Palanca, réseau de partenaires constitué de la Bibliothèque nationale de France, d'établissements de conservation spécialisés, de bibliothèques municipales et intercommunales, de bibliothèques universitaires, de services d'archives départementales et d'archives municipales, ainsi que des musées de l’ancien territoire Midi-Pyrénées continuera de proposer un fonds patrimonial numérisé sur son portail : http://palanca.occitanielivre.fr/
IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1 : OBJET
Il est passé une convention entre Occitanie Livre et Lecture et la Mairie de Toulouse concernant la numérisation de la presse locale et régionale et autres documents patrimoniaux proposés par la collectivité.
La liste des documents à numériser sera définie annuellement.
Cette opération est réalisée dans le cadre du Pôle associé régional Occitanie, dont la convention-cadre avec la BnF (Bibliothèque nationale de France) fixe les objectifs. Le Pôle associé s’est engagé à réaliser des projets de valorisation de la presse ancienne locale en Occitanie par le biais notamment de numérisations. Les documents seront numérisés selon les différents formats d’archivage et de diffusion en vigueur à la Bibliothèque nationale de France pour ses propres fonds.
ARTICLE 2 : ENGAGEMENTS D’OCCITANIE LIVRE ET LECTURE Occitanie Livre et Lecture met en œuvre la numérisation. Il s’engage à :
reconnaître les droits de la Mairie de Toulouse sur les documents originaux qu’elle détient et gère légalement,
établir un cahier des charges, validé dans le cadre de la commission patrimoine, dont fait partie la Bibliothèque d’Etude et du Patrimoine,
sélectionner le prestataire pour la numérisation des documents dans le cadre d’une mise en concurrence,
passer le contrat avec le prestataire,
s’assurer que le prestataire dispose d’une assurance clou-à-clou, couvrant la valeur des documents confiés,
assurer la coordination de l’opération,
payer le prestataire engagé à cet effet,
ne pas exploiter à des fins commerciales les documents numérisés,
fournir à titre gratuit à la Mairie de Toulouse une copie numérique de l’ensemble des documents fournis par l'Établissement dépositaire des documents. La Mairie de Toulouse aura la propriété entière de cette copie numérique, avec tous droits de reproduction, représentation, diffusion, par quelque voie que ce soit, à titre gratuit ou onéreux, à son seul profit.
mentionner la Mairie de Toulouse pour toute opération de diffusion, de valorisation et de communication, en particulier en faisant figurer sur ses différents documents imprimés (affiches, programmes, etc.).
ARTICLE 3 : ENGAGEMENTS DE LA MAIRIE DE TOULOUSE La collectivité s’engage à :
autoriser Occitanie Livre et Lecture à numériser les pages des collections.
assurer, dans les délais impartis par Occitanie Livre et Lecture, la mise à disposition des documents, la préparation des collections en vue de la numérisation (état des collections), le contrôle-qualité des données numériques, selon un rétro-planning défini en concertation avec les partenaires du projet,
préparer, conditionner et mettre à disposition les collections au prestataire désigné en vue de la numérisation,
estimer la valeur d’assurance des documents,
contrôler la qualité des produits livrés,
mentionner le partenariat avec le Pôle associé régional Occitanie pour toute opération de valorisation, en particulier en faisant figurer sur les différents documents imprimés (affiches, programmes, etc.) et en ligne les logos des signataires de la Convention – Cadre de pôle associé documentaire entre la Bibliothèque na- tionale de France et le Pôle associé régional Occitanie.
ARTICLE 4 : MONTAGE FINANCIER
L’opération bénéficie d’une subvention de la BnF de 50 % de son coût total. Occitanie Livre et Lecture, en tant que correspondant du Pôle associé régional de la BnF, perçoit la subvention de la BnF.
L’opération bénéficie d’une subvention de la Région Occitanie de 20 % de son coût total. Occitanie Livre et Lecture, en tant que correspondant du Pôle associé régional de la BnF, perçoit la subvention de la Région Occitanie.
La Mairie de Toulouse s’engage à verser à Occitanie Livre et Lecture 30% du coût total, en raison de l’intérêt qui s’attache à cette opération.
Le coût total de l’opération sera calculé par application aux quantités réellement commandées des prix unitaires du bordereau des prix unitaires ci annexé.
Les prix sont fermes pour la période 2020 - 2023 puis si nécessaire ajustables dans les conditions indiquées ci- dessous en 2024:
Ajustement des prix du BPU :
Occitanie Livre et Lecture devra faire parvenir à la Mairie de Toulouse, par lettre recommandée avec accusé de réception, ou contre récépissé, 3 exemplaires du nouveau tarif (ou barème) prévu pour 2024, afin de pouvoir bénéficier de l’ajustement des prix unitaires initiaux.
S’applique la clause limitative dite de «sauvegarde» : dans l’hypothèse où l’augmentation annuelle des prix du BPU serait égale ou supérieure à 5 %, la Mairie de Toulouse se réserve le droit de résilier sans indemnité la partie non exécutée du marché à la date d’application de la tarification ajustée.
Le pourcentage d’augmentation sera calculé sur la base des articles du bordereau des prix unitaires les plus commandés sur l’année écoulée. L’évolution sera calculée en comparant les prix unitaires en cours de validité et les nouveaux prix unitaires après ajustement.
Chaque année, préalablement à la réalisation de l’opération, Occitanie Livre et Lecture transmettra un devis à la Mairie de Toulouse. Le paiement relatif à ce devis s’effectuera sur présentation de factures partielles ou d’une facture totale, par mandat administratif dans un délai maximum de 30 jours après réception de la facture.
ARTICLE 5 : DUREE DE LA CONVENTION
La présente convention est conclue pour la durée de la convention du Pôle Associé Régional 2020-2024. Elle pourra être dénoncée avant son expiration par notification écrite émanant de l’une ou l’autre des parties avec un préavis écrit de quatre-vingt-dix (90) jours.
ARTICLE 6 : CONSERVATION DES FICHIERS NUMERIQUES
La Région Occitanie, en tant que signataire du Pôle Associé Régional, et dans la mesure de ses capacités la Mairie de Toulouse, assurera la conservation à long terme des fichiers numériques issus de l’opération de numérisation.
Elle devra être en mesure de fournir ces fichiers sur demande la Mairie de Toulouse ou d’Occitanie Livre et Lecture.
ARTICLE 7 : USAGE DES FICHIERS NUMERIQUES
Les fichiers numériques, de la totalité des titres, demeureront la propriété de la Mairie de Toulouse, d’Occitanie Livre et Lecture et de la Région Occitanie.
Au-delà de la réalisation de l’opération de numérisation, objet de la présente convention, la Mairie de Toulouse disposera des fichiers d’archivage et de diffusion et pourra en proposer une consultation à son public et en étendre la diffusion sur son site internet en mentionnant impérativement le cadre dans lequel l’opération de numérisation s’est réalisée (contexte et partenaires).
Occitanie Livre et Lecture et la Région Occitanie disposeront également des fichiers de communication et en proposeront une consultation sur internet par leur mise en ligne sur le portail numérique régional, le portail Palanca ou par la récupération des données mises en ligne par la Mairie de Toulouse et mentionneront impérativement le cadre dans lequel l’opération de numérisation s’est réalisée (contexte et partenaires).
ARTICLE 8 : COMPETENCE JURIDIQUE EN CAS DE LITIGE
En cas de divergence résultant de l'application de la présente convention, une tentative de conciliation sera tentée entre les parties. Passé un délai de 2 mois, si cette tentative de conciliation échoue, les parties conviennent de s'en remettre à l’appréciation du tribunal administratif compétent.
Fait en deux exemplaires à Toulouse, le
Pour la Mairie de Toulouse
Le Maire Pour Occitanie Livre et Lecture,
Le Président,
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BORDEREAU DES PRIX UNITAIRES
N° Désignation Prix unitaire HT
Originaux de presse ancienne locale et régionale
1 0,20 €
2 0,02 €
3 0,04 €
4 150,00 €
5 Prise en charge et transport des documents originaux 200,00 €
Désignation Prix unitaire HT
Originaux de publications en série
6 0,11 €
7 0,01 €
8 0,04 €
NUMERISATION DE PERIODIQUES ANNÉES 2020-2021-2022-2023 - AFFAIRE N°
Numérisation de documents texte (les prix proposés comprennent la fourniture d’images numériques aux formats Tiff + JPEG ou jFIF, de fichier de métadonnées)
Indexation (les prix comprennent l’indexation en différents formats : le fichier de récolement complété, IPTC/XMP, METS)
Océrisation (les prix comprennent la fourniture de fichiers XML au format alto et fichier de métadonnées)
Fourniture et livraison des supports finaux (fourniture et livraison de disque dur externe pour transfert final des données sur serveur (transport inclus))
Numérisation de documents texte (les prix proposés comprennent la fourniture d’images numériques aux formats Tiff + JPEG ou jFIF, de fichier de métadonnées)
Indexation (les prix comprennent l’indexation en différents formats : le fichier de récolement complété, IPTC/XMP, METS)
Océrisation (les prix comprennent la fourniture de fichiers XML au format alto et fichier de métadonnées)
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9 75,00 €
10 Prise en charge et transport des documents originaux 200,00 €
Désignation Prix unitaire HT
Fichiers numérisés sur CD de presse ancienne locale et régionale
11 0,05 €
12 0,05 €
13 150,00 €
Désignation Prix unitaire HT
Originaux de documents iconographiques
14 4,00 €
15 0,20 €
16 150,00 €
17 Prise en charge et transport des documents originaux 200,00 € Fourniture et livraison des supports finaux (fourniture et livraison de disque
dur externe pour transfert final des données sur serveur (transport inclus))
Indexation (les prix comprennent l’indexation en différents formats : le fichier de récolement complété, IPTC/XMP, METS)
Océrisation (les prix comprennent la fourniture de fichiers XML au format alto et fichier de métadonnées)
Fourniture et livraison des supports finaux (fourniture et livraison de disque dur externe pour transfert final des données sur serveur (transport inclus))
Numérisation de documents iconographiques (les prix proposés
comprennent la fourniture d’images numériques aux formats Tiff + JPEG ou jFIF, de fichier de métadonnées)
Indexation (les prix comprennent l’indexation en différents formats : le fichier de récolement complété, IPTC/XMP, METS)
Fourniture et livraison des supports finaux (fourniture et livraison de disque dur externe pour transfert final des données sur serveur (transport inclus))
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Le soumissionnaire