Gestion d'une malle thématique
Sommaire
1 Objectif
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2 Pré-requis
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3 Création d?une malle
3.1 Création d?une malle à la main
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3.2 Création d?une malle à partir d?un panier existant
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4 Notice bibliographique et d?exemplaire
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5 Rechercher une malle
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6 Circulation d'une malle
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Objectif
Prêter un lot de documents qui seront :
- comptabilisés comme un seul prêt sur une carte - rattachés à une seule notice indexée
- dont les composants ne sont ni prêtables ni réservables à l?unité
Pré-requis
La gestion des malles thématiques est un module payant Tous les exemplaires d?une même malle doivent
- appartenir au même site - ne pas être prêtés - ne pas être réservés - ne pas être détruits
Création d?une malle
La création d?une malle se fait dans le menu Catalogage > Traitement > Paniers
Il est possible de créer une malle en ajoutant des exemplaires un à un ou à partir d?un panier existant.
Création d?une malle à la main
Se positionner sur le dossier « Malle thématique » puis cliquer sur « Ajouter un panier »
Dans l?écran de droite
- donnez un nom à votre malle ainsi que le code-barre de la malle. Ce sont les deux champs obligatoires. Le champ commentaire vous permet de rentrer une description de la malle qui ne sera visible que dans Nanook.
- Dans le cartouche inférieur, scannez les code-barres des exemplaires à ajouter à la malle ou Charger un fichier de code-barres (fichier .txt) Les exemplaires s?affichent.
Cliquez sur Valider
Le site de la malle est déduit du site des exemplaires. Choisissez ensuite le type de document et le code activité que vous souhaitez associer à votre malle.
Elles peuvent être associées soit :
- à un type de document déjà existant et hériter des règles de prêt du type de document choisi (livre, CD, etc.) même si elle est composée de type de documents différents
- à un type de document particulier (ex : Malle) et donc hériter de règles de prêt et de réservations particulières
Un nouveau bouton apparaît alors sous les éléments de la malle. Il vous permet d?afficher la notice bibliographique de la malle pour la compléter si nécessaire.
Tous les éléments de la malle ont alors un code activité « Rattaché à une malle », configurable depuis l?administration de Nanook. Les exemplaires deviennent non prêtables à l?unité. Dans la notice d'un composant de la malle, la disponibilité de la malle est affichée (date de retour ou disponible) ainsi que l'appartenance de l'exemplaire à une malle ainsi que le message de disponibilité indiqué dans la configuration du Code activite (Disponible ou S'adresser au personnel par exemple).
Il est possible d?ajouter ou de supprimer des exemplaires de la malle après sa création sauf si elle est en prêt. En cas de suppression d?un exemplaire, ils reprennent leur code activité antérieur.
Remarques :
- Si un document ne peut être ajouté à la malle (site différent, document en prêt ou détruit), un message d?information s?affiche. Pour valider, la création de la malle, il est nécessaire de corriger les erreurs.
- Si vous ajoutez un document dans un panier après la création de la malle, il ne sera pas rattaché à la malle
Création d?une malle à partir d?un panier existant
Dans votre panier d?exemplaire, un bouton « Créer malle thématique » vous permet de créer une malle à partir des exemplaires contenus dans votre panier.
Remarques :
- Si un document ne peut être ajouté à la malle (site différent, document en prêt ou détruit), un message d?information s?affiche. Pour valider, la création de la malle, il est nécessaire de corriger les erreurs.
- Si vous ajoutez un document dans un panier après la création de la malle, il ne sera pas rattaché à la malle
Après sa création, votre panier est copié dans le dossier « Malle thématique ». Vous pouvez alors lui attribuer un code-barre puis Valider sa création.
Choisissez ensuite le type de document et le code activité que vous souhaitez associer à votre malle.
Elles peuvent être associées soit :
- à un type de document déjà existant et hériter des règles de prêt du type de document choisi (livre, CD, etc.) même si elle est composée de type de documents différents
- à un type de document particulier (ex : Malle) et donc hériter de règles de prêt et de réservations particulières
Un nouveau bouton apparaît alors sous les éléments de la malle. Il vous permet d?afficher la notice bibliographique de la malle pour la compléter si nécessaire.
Notice bibliographique et d?exemplaire
La grille de la malle est fonction du type de document choisi à sa création. Vous pouvez compléter les champs de la notice et de l?exemplaire.
Les différents exemplaires composants la malle sont affichés dans la partie « Contenu malle thématique ». Pour afficher son contenu, ajouter ou supprimer des éléments, cliquez sur le bouton « Contenu malle thématique »
Rechercher une malle
Les notices sont indexées en recherche simple et recherche avancée et sont exportables à l?Opac en fonction du paramétrage du Code activite.
Circulation d'une malle
Lorsqu'une malle est enregistrée sur la carte d'un abonné (prêt ou retour), il est possible d'affiche le détail du contenu de la malle pour vérification. Le paramétrage est à effectuer dans les messages en circulation.
La malle est comptabilisée comme un seul prêt sur la carte quelque soit le nombre de documents qu'elle contient.
Si un abonné rapporte un document faisant partie d'une malle, Nanook rendra impossible le retour et affichera un message "Ce document fait partie d'une malle, le retour ne peut être effectué"
