Directives sur la coordination des programmes par pays
Sommaire
Dispositions générales
Art. 1 But et champ d’application des directives...….. 2
Art. 2 Profil des personnes chargées de la coordination...…... 2
Relation contractuelle Art. 3 Mandat... 2
Art. 4 Résiliation... 2
Travail et rémunération Art. 5 Planification... 3
Art. 6 Dépenses…... 3
Art. 7 Décompte…... 3
Obligations générales de la coordination de programme Art. 8 Exécution du mandat…... 3
Art. 9 Diligence et loyauté………... 4
Art. 10 Devoir de discrétion... 4
Art. 11 Intégrité / Droits humains et du travail... 4
Droits de la coordination de programme Art. 12 Droit à l’information... 4
Art. 13 Droit de faire des propositions... 5
Dispositions finales Art. 14 Entrée en vigueur...………...… 5
Dispositions générales
Art. 1 But et champ d’application des directives
1 Action de Carême (AdC) confie la coordination de ses programmes pays à des institutions actives dans le pays en question. Le but de cette coordination est de faire le lien entre AdC et ses organisations partenaires, de garantir l’efficience et l’efficacité de la collaboration avec celles-ci et de promouvoir l’échange de connaissances et l’entraide entre ces organisations.
2 Les présentes directives sur la coordination précisent les conditions applicables au mandat octroyé par AdC à l’institution mandataire, dénommée ci-après coordination de programme. Elles font partie intégrante des contrats conclus avec la coordination de programme.
Art. 2 Profil des personnes chargées de la coordination
Les personnes chargées de la coordination doivent présenter le profil suivant :
a) Connaissances de la coopération internationale au développement et expérience dans ce domaine
b) Connaissance du contexte local et national et sensibilité culturelle envers celui-ci c) Disposition à travailler dans un contexte tant ecclésial que séculier
d) Capacité d’assumer des tâches de représentation d’AdC
e) Facilité à communiquer avec les bénéficiaires du programme pays d’AdC
Relation contractuelle
Art. 3 Mandat
1 AdC conclut avec chaque coordination de programme un contrat de durée déterminée qui porte sur la coordination du programme pays. Le mandat écrit est précisé par un cahier des charges (qui fait partie intégrante du contrat). Les art. 8 et suiv. des présentes dispositions décrivent les obligations d’ordre général des coordinations de programme.
2 La conclusion du contrat avec la coordination de programme est du ressort de la direction, sur proposition du ou de la Responsable du Département Coopération Internationale et du chargé ou de la chargée de programme du pays en question.
3 La coordination de programme doit rendre des comptes au chargé ou à la chargée de programme d’AdC qui a le droit de lui donner des instructions dans les limites du mandat.
4 La coordination de programme et le chargé ou la chargée de programme passent régulièrement leur collaboration en revue et adoptent les accords qui s’imposent pour résoudre les questions en suspens.
Art. 4 Résiliation
1 Le contrat de coordination est à durée déterminée et il arrive à échéance automatiquement à la fin du terme prévu. L’une et l’autre partie contractante peuvent néanmoins le résilier pour la fin d’un mois, moyennant un délai de résiliation de trois mois signifié par écrit.
2 Lorsqu’il s’avère que le mandat de coordination ne peut plus être rempli pour cause de force majeure, il peut être résilié conformément à l’al. 1. Jusqu’à sa résolution, la rémunération peut être calculée sur la base d'un temps de travail moyen.
3 Lorsque l’une des parties contractantes commet une infraction ou une non-observation grave des dispositions du contrat de coordination, l’autre partie peut le résilier avec effet immédiat
Travail et rémunération
Art. 5 Planification
1 Les parties fixent en jours de travail (avec au moins 8 heures de travail par jour) le temps probablement nécessaire à l’exécution du mandat de coordination et prévoient les frais accessoires
énumérés à l’al. 3 ainsi que les dépenses (art. 6). Le nombre de jours de travail et les frais accessoires et dépenses probables sont mis à jour dans la planification annuelle.
2 AdC verse, pour le travail de coordination accompli, une rémunération forfaitaire par jour et par personne qui comprend aussi les frais accessoires. Cette rémunération forfaitaire est fixée dans le mandat.
3 Les frais accessoires suivants (soit les frais généraux de la coordination de programme) sont compris dans la rémunération forfaitaire au prorata (c’est-à-dire en fonction du temps) :
a) Loyer du bureau b) Fournitures de bureau
c) Téléphone, téléfax, Internet, ports, frais bancaires d) Électricité et eau
e) Cotisations à la sécurité sociale pour les employé·e·s, y inclus le personnel auxiliaire (assurance- maladie, assurance-accidents, retraite)
f) Frais généraux d’administration Art. 6 Dépenses
AdC rembourse les dépenses effectives consenties pour les voyages de coordination et les dépenses qui ne rentrent pas dans les frais accessoires au sens de l’art. 5, al. 3. En font aussi partie les frais de formation continue des membres de la coordination qui ont été convenus par les parties. Toutes les dépenses sont régies par les directives de remboursement des dépenses de la coordination de programme.
Art. 7 Décompte
1 La coordination de programme établit un décompte trimestriel des journées de travail accomplies et des dépenses et le transmet daté et signé à AdC jusqu’à la fin du mois suivant. Ce décompte est aussi un instrument de pilotage du programme pays.
2 Avant de dépasser le nombre de jours de travail convenu, la coordination de programme doit déposer une demande par écrit à AdC pour que le ou la Responsable du Département Coopération Internationale et le chargé ou la chargée de programme responsable autorisent le dépassement.
Obligations générales de la coordination de programme
Art. 8 Exécution du mandat
1 La coordination de programme met ses connaissances et ses compétences au service des intérêts d’AdC et exécute ses tâches dans les règles de l’art, au plus près de sa conscience et avec engagement. Elle veille par ailleurs à ce que les organisations partenaires puissent avoir aisément accès à AdC et lui transmettre leurs inquiétudes.
2 Les tâches de la coordination de programme sont notamment les suivantes :
a) Représenter AdC : présenter les programmes et positions d’ADC aux organisations partenaires et aux bénéficiaires ; négocier avec les organisations partenaires après accord avec le chargé ou la chargée de programme
b) Conseiller les organisations partenaires en matière de gestion de programmes et de projets, ainsi que de gestion des risques, conformément aux approches et méthodes d’AdC
c) Soutenir et former les organisations partenaires en matière de collaboration avec les groupes de base et de promotion des démarches d’autonomisation
d) Suivre les activités conformément aux critères des programmes pays et des documents des projets
e) Assurer le contrôle technique et financier de la mise en œuvre des projets par les organisations partenaires, en particulier vérifier l’adéquation des planifications des projets, des budgets des programmes et des projets et l’utilisation des fonds en fonction des buts prévus
f) Créer des réseaux thématiques et régionaux avec les organisations partenaires selon les objectifs du programme pays
g) Conseiller et soutenir les organisations partenaires en matière de recherche de fonds
h) Garantir le dialogue et l’échange d’informations entre AdC et les organisations partenaires : fournir des informations à jour à AdC sur le pays concerné (situation politique, économique, culturelle, ecclésiale, possibilités de coopération) ; soutenir la communication d’AdC et y
collaborer (sensibilisation, campagnes et recherche de fonds) et faire de même en matière de politique de développement
i) Respecter les dispositions des directives de gestion des risques de sécurité d’AdC, en particulier la formulation, la mise en œuvre et la mise à jour régulière des plans de sécurité locaux
j) Participer aux rencontres de coordination d’AdC qui ont lieu en règle générale tous les deux ans k) Envoyer un rapport trimestriel sur les activités réalisées et les résultats obtenus ainsi que des communications à bref délai concernant des modifications du contexte, en particulier celles qui touchent à la sécurité
l) Collaborer à l’élaboration et, le cas échéant, à la restructuration du programme pays
m) Définir les responsabilités et la mise en œuvre en matière de gestion des risques de sécurité à l’échelon du programme conformément aux directives d’AdC
3 Dans le cadre de son mandat, la coordination de programme doit veiller au développement du programme pays et, le cas échéant, soumettre des pistes d’amélioration au chargé ou à la chargée de programme.
Art. 9 Diligence et loyauté
1 La coordination de programme est pleinement consciente de son devoir de diligence envers toutes les personnes à son service ainsi qu’envers les visiteurs. Les dispositions des directives de gestion des risques de sécurité s’appliquent.
2 La coordination de programme traite avec grand soin les objets ou véhicules que lui confie AdC.
3 La coordination de programme s’engage à faire preuve de loyauté envers AdC en tant qu’organisation ecclésiale.
4 La coordination de programme doit informer AdC de ses autres mandats ou rapports de travail. AdC examine avec la coordination de programme d’éventuels conflits d’intérêts inconciliables avec le mandat de coordination.
Art. 10 Devoir de discrétion
Les personnes au service de la coordination de programme sont tenues au secret, pendant et après leur mandat en faveur d’AdC, sur toutes les affaires qui, en raison de leur nature, doivent être considérées comme confidentielles.
Art. 11 Intégrité / Droits humains et du travail
1 La coordination de programme s’engage à ne pas se procurer, ni à procurer à des tiers, des avantages qui sont contraires au droit ou qui pourraient être considérés comme des actes de corruption. De même, elle s'abstient d'accepter des cadeaux, hospitalités, invitations et autres faveurs dès qu'ils dépassent une mesure raisonnable ou donnent l'apparence d'une dépendance contraignante. En outre, ce sont les dispositions définies par AdC dans la « Directive pour la prévention et la lutte contre les abus de pouvoir » qui s’appliquent.
2 La coordination de programme s’engage à conclure avec son personnel des contrats de travail qui sont conformes au droit national et aux droits humains. En particulier, la coordination de programme y inclus toutes ses collaboratrices et collaborateurs veillera à ne discriminer aucune personne sur la base du sexe, du mode de vie, de l’appartenance ethnique ou religieuse ou des convictions
politiques. Elle ne tolérera aucun abus, notamment sexuel.
Droits de la coordination de programme Art. 12 Droit à l’information
1 La coordination de programme a accès à toutes les informations pertinentes sur les projets des organisations partenaires, conformément aux contrats de financement de projet signés avec AdC.
2 AdC fournit à la coordination de programme tous les renseignements dont il a besoin pour remplir son mandat de coordination.
3 AdC informe régulièrement la coordination de programme de ses activités de sensibilisation en Suisse, de la campagne œcuménique, des changements internes et des activités en matière de politique de développement.
Art. 13 Droit de faire des propositions
1 AdC estime qu’il lui est très utile de recevoir des suggestions et des propositions de la coordination de programme concernant les priorités géographiques et l’orientation thématique du programme par pays.
2 La coordination de programme peut proposer de nouvelles organisations partenaires à AdC.
Dispositions finales
Art. 14 Entrée en vigueur
Les présentes directives sur la coordination ont été approuvées par la direction d’AdC le 5 juillet 2011 et adaptées pour la dernière fois en décembre 2021. Elles entrent en vigueur immédiatement. Ce texte est une traduction des directives allemandes. En cas de contradiction, la version allemande fait foi.
Lucerne, le 1er décembre 2021
Action de Carême
