Guide
de contrôle
des établissements et services sociaux et médico-sociaux
Collection de la MAFI
Inspection par les DRASS et les DDASS
Fiches d’application de la grille des thèmes de contrôle . . . 19
Fiches d’application : thème 1 – La conformité des activités au régime juridique . . . 21
Fiches d’application : thème 2 – L’environnement et les installations. . . 33
Fiches d’application : thème 3 – La vie de l’institution : organisation et fonctionnement . . . 45
Fiches d’application : thème 4 – La personne accueillie : organisation et garantie de la prise en charge . . . 63
Fiches d’application : thème 5 – La maîtrise des risques institutionnels . . . 81
Fiches d’application : thème 6 – Le contrôle de la gestion des moyens . . . 93
Référentiel juridique en matière de contrôle administratif . . . 107
Introduction . . . 109
> Schéma 1 : le choix des dispositifs de contrôle . . . 114
> Schéma 2 : les conséquences des contrôles . . . 115
Première partie : le contrôle de référence des établissements et services à caractère social et médico-social, des lieux de vie et d’accueil et des personnes privées relevant de l’autorisation - articles L. 313-13 à L. 313-20 CASF . . . 117
> Chapitre 1 : le contrôle de l’article L. 313-13 CASF - assurer et garantir l’application de l’autorisation délivrée . . . 118
> Chapitre 2 : le contrôle technique des habilitations à recevoir des publics spécifiques - articles L. 313-6, L. 313-8, L. 313-20 CASF . . . 126
Deuxième partie : les autres contrôles prévus par le CASF et applicables
aux institutions et personnes accueillant des personnes vulnérables . . . 129
> Chapitre 1 : le contrôle complémentaire de l’article L. 331-1 CASF . . . 130
> Chapitre 2 : le contrôle subsidiaire de l’État applicable à l’accueil familial dans le cas de menaces affectant la sûreté des personnes
- article L. 443-9 CASF . . . 139 Troisième partie : les autres contrôles et procédures hors CASF intéressant
tous les établissements et services accueillant des personnes vulnérables . . . 141
> Chapitre 1 : le contrôle de l’application des lois et règlements
se rapportant à la santé publique . . . 142
> Chapitre 2 : les procédures applicables dans le cas d’établissements,
services, lieux de vie, publics ou privés, en difficulté financière . . . 145 Membres du groupe de travail . . . 149
ment, lieu de vie ou service) ;
de s’assurer de l’absence de facteurs de risques spécifiques pour les personnes accueillies, susceptibles de menacer ou de compromettre leur santé, leur intégrité, leur sécurité ou leur bien-être physique et moral ;
et ce, quelles que soient les techniques mises en œuvre (inspection, contrôle sur pièces, enquête…) et quelles que soient les finalités du contrôle (planification, tari- fication, protection des personnes, activité…), un contrôle pouvant être de portée générale tout comme pouvant être spécifique et porter sur un ou plusieurs points particuliers en fonction de la problématique qui est posée.
Aussi, pour chaque mission d’inspection ou de contrôle, les inspecteurs doivent-ils obligatoirement connaître les motifs précis de leur intervention et son fondement juridique. Ces éléments doivent notamment figurer dans la lettre de mission.
(Recommandations contenues dans le guide des bonnes pratiques d’inspection des services déconcentrés IGAS-MAFI)
En effet, il n’y a pas de contrôle sans textes, et ce sont les textes législatifs et régle- mentaires qui déterminent par ailleurs les compétences et les prérogatives à mettre en œuvre dans chaque situation d’inspection et de contrôle.
Les références légales et réglementaires opposables aux structures contrôlées doivent ainsi encadrer et justifier en permanence les constats, les analyses et les propositions effectués par l’équipe d’inspection.
Ce lien constant avec le droit, qui fonde la démarche d’inspection au quotidien, structure donc ce guide de contrôle des établissements et services sociaux et médico- sociaux et lui donne sa tonalité. Ce lien trouve sa pleine expression dans le référentiel juridique qui en constitue la troisième partie. En effet, ce n’est qu’à partir de ce lien qu’il est possible de poser des principes, de dégager des doctrines, de renforcer le professionnalisme des inspecteurs de tout statut et d’assurer ainsi la sécurité juridique des missions.
>
S’agissant des contrôles effectués par les services déconcentrés, ceux-ci reposent sur trois principes de caractère légal qui les définissent et les délimitent :
la nature des populations accueillies ; les modalités d’accueil ;
l’organisation spécifique des pouvoirs de contrôle.
1. Les populations accueillies :
les personnes vulnérables au sens du CASF
1.1 La notion de vulnérabilitéElle ressortit des articles L. 311-1, L 312-1, L 312-1.3, L 321-1 et L. 322-1 du code de l’action sociale et des familles (CASF).
La personne est reconnue vulnérable en raison de son état physique, mental ou social.
Sont ainsi considérées comme des personnes vulnérables par le CASF : les personnes âgées ;
les personnes handicapées mineures ou adultes, (ancienne notion de « personnes infirmes ») ;
les personnes en situation d’exclusion (ancienne notion « d’indigents ») et de réinsertion sociale ;
les mineurs autres que ceux atteints d’un handicap et bénéficiant d’un régime de protection personnelle (A.S.E. ou P.J.J.).
Sont également considérés comme vulnérables les enfants de moins de six ans, dont la protection à l’occasion d’un accueil en structures est définie par le Code de la santé publique (art. L 2324-1 et suivants).
1.2 La personne vulnérable au sens du CASF dispose de garanties légales de protection qui lui sont reconnues dès lors qu’elle est accueillie dans un établissement d’hébergement, un lieu de vie ou un service.
Ces garanties fondent :
les régimes administratifs définissant les différents modes d’accueil reconnus par la loi (voir ci-après, 2°) ;
l’organisation des pouvoirs de contrôle attribués aux autorités administratives (voir ci-après 3°).
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Le constat matériel d’un accueil permanent de personnes vulnérables relevant de l’une ou l’autre des catégories mentionnées ci-dessus, proposé pour tous motifs sous forme de prestations de service, prime en effet sur le statut juridique apparent de la structure d’accueil [articles L. 313-15, R. 321-1 et R. 322-1 CASF].
Ces garanties peuvent être renforcées par des dispositions catégorielles spécifiques, qui viennent compléter, mais non remplacer, le régime commun de protection des personnes vulnérables « CASF ».
Le principal exemple est fourni par l’article L. 412-2 du code du tourisme qui instaure un régime particulier de contrôle des personnes physiques et morales qui organisent à destination de personnes handicapées des activités de vacances avec hébergement d’une durée supérieure à cinq jours.
2. Les modalités d’accueil
Cet accueil peut être :
soit réalisé dans des établissements d’hébergement, des lieux de vie, des services, ou chez des accueillants familiaux ;
soit organisé selon deux modalités soumises à décision administrative : 2.1 Accueil soumis à autorisation
2.1.1 Un accueil poursuivant des buts d’action sociale : accompagner, soutenir, promouvoir (articles L. 116-1, L. 311-1 et L. 312-1-I CASF)
L’appellation « Établissements et services sociaux et médico-sociaux » est réservée aux structures constituées en vue de la mise en œuvre de tels buts. (article L. 311-1 du CASF).
Ces buts s’imposent aux structures publiques et sont facultatifs pour les personnes privées.
2.1.2 Par voie d’exception : les lieux de vie, (article L.312-1.III CASF)
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2.2 Accueil soumis à déclaration préalable ou agrément :
Il s’agit d’un accueil limité à des prestations d’hébergement délivrées par des personnes privées et destinées à des personnes vulnérables.
Dès lors que les buts d’action sociale n’ont pas été retenus par les personnes privées qui souhaitent accueillir des personnes vulnérables, cet accueil peut être réalisé sous deux formes :
un hébergement simple de mineurs ou d’adultes par des personnes privées, soumis à un régime administratif simplifié – la déclaration préalable d’ouverture – mais obligatoire a minima (articles L.321-1 et L.322-1 CASF).
un accueil par des accueillants familiaux (1) limité à trois personnes, âgées ou handicapées adultes. (articles L. 441-1 et suivants CASF).
3. L’organisation spécifique des pouvoirs de contrôle
Les services déconcentrés des affaires sanitaires et sociales exercent trois types de contrôle au titre du CASF :
un contrôle de référence : le contrôle de l’autorisation de fonctionnement délivrée aux établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS), dès lors que l’autorisation a été délivrée par le représentant de l’État dans le département (article L. 313-13 1er alinéa CASF) ;
un contrôle complémentaire : le contrôle visant à la protection des personnes vulné- rables prises en charge dans toute institution, structure d’accueil ou d’hébergement relevant du CASF (articles L. 313-13 et L. 331-1 CASF) ;
un contrôle subsidiaire : le contrôle applicable aux accueillants familiaux (article L. 443-9 CASF).
À l’occasion de ces différents types de contrôle peuvent être mises en œuvre des dispositions légales et réglementaires relevant d’autres codes que le seul CASF notam- ment le code de la santé publique et le code du commerce (2).
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(1) Cf. Remarque : du fait de l’absence d’accueil en première intention d’une population vulnérable au sens strict défini ci-dessus, les assistants maternels, autre profession d’accueil (article L 421-1 à L 422-8 CASF) n’entrent pas dans le champ des professions et activités d’accueil soumises pour tout ou partie aux contrôles exercés par les services des affaires sanitaires et sociales.
(2) Voir référentiel juridique.
sont également mentionnés les agents habilités à réaliser les contrôles.
Le guide des bonnes pratiques d’inspection (3) précise, de son côté, les différentes autorités et administrations pouvant être contactées ou pouvant faire intervenir leurs agents dans le cadre d’un contrôle. Le guide indique aussi les modalités de recours à des experts (4).
S’agissant d’un établissement ou service social ou médico-social, les autorités pouvant être associées aux missions sont le plus fréquemment les services :
du ministère de l’éducation nationale (établissements d’éducation spéciale) ; du ministère de la justice (mineurs protégés justice) ;
du conseil général (personnes âgées, adultes handicapés, accueil de mineurs protégés ASE) ;
de la trésorerie générale (contrôle comptable et financier) ;
de la direction du travail (travail protégé, respect du code du travail) ;
de la direction départementale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (conformité des prestations, contrôle des marchés, contrôle des marchandises…) ;
de la direction des services vétérinaires (restauration collective) ;
des mairies (service communal d’hygiène et de santé concernant l’hygiène des locaux).
Les organismes d’assurance maladie (agents des CRAM et praticiens conseils) peuvent également y être associés. Il convient dans ce cas de bien préciser dans l’introduction du rapport d’inspection leur positionnement spécifique (ils « éclairent » le contrôle à raison seulement de l’exercice de leurs compétences particulières).
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Enfin, il y a lieu de rappeler également que, dans une pratique de contrôle, en aucun cas les contrôleurs ne peuvent ni ne doivent se substituer aux gestionnaires des structures contrôlées dans l’exercice de leurs responsabilités de gestion.
Les contrôleurs vérifient, constatent, garantissent et proposent des sanctions ou des injonctions le cas échéant, tout ceci par référence au résultat à obtenir en fonction des dispositions de la loi. Il ne leur appartient pas de fixer le détail des modalités d’application pour y parvenir.
Le guide méthodologique de contrôle des établissements et services sociaux et médico-sociaux comprend ainsi les trois parties suivantes :
I – Protocole général de contrôle.
II – Fiches d’application du protocole général.
III – Référentiel juridique.
des établissements
et services à caractère
social et médico-social
Remarque préliminaire
Le présent protocole ne constitue pas un plan type de rapport d’inspection ou de contrôle. Chaque rapport doit répondre aux objectifs particuliers de la lettre de mission et adopter le plan correspondant à la mission réalisée.
1. La conformité des activités au régime juridique 1.1 Les différents régimes juridiques d’encadrement
des activités des ESSMS ou assimilés
> L’autorisation, la déclaration préalable d’activité
ou l’agrément : existence, contenu.
> La visite de conformité (régime de l’autorisation) : à utiliser comme une référence.
> Les conventions d’aide ou d’action sociale, les agréments de toute nature : existence, validité.
> L’absence de régime juridique : problématique de l’ESSMS ou assimilé de fait (cas de structures d’accueil de toute nature répondant le cas échéant à la définition matérielle d’un ESSMS ou assimilé soumis à surveillance au sens du CASF, mais non déclarées comme tel).
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1.2 L’activité, l’admission et l’accueil L’activité réalisée : données pluriannuelles (entrées, sorties, journées ou autres indicateurs) Le taux d’occupation
La tenue du registre légal pour les établissements seulement Les procédures d’admission
Les procédures d’accueil
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Thèmes de contrôle
correspondant à des points critiques des fonctionnements et des organisations
Contrôle activité/
moyens
Contrôle protection
des personnes 1.3 La population accueillie
Description de la population accueillie
Conformité de la population accueillie à la catégorie de l’ESSMS Prise en compte par l’ESSMS des caractéristiques
de la population accueillie
0 0
0 0 0 2. L’environnement et les installations
2.1 La situation de l’établissement
Localisation, desserte et accès, environnement 0
2.2 L’organisation immobilière, les espaces Les espaces extérieurs : accessibilité, sécurité Descriptif général des bâtiments et annexes Les locaux intérieurs communs
Les espaces privatifs
0
0 0 0 0 2.3 Les installations : entretien et sécurité
Les conditions générales d’entretien
La sécurité des installations (incendie, électricité…) La sécurité sanitaire et environnementale
(eau, air, aliments, bruit, déchets…)
0 0 0 3. L’institution : organisation, fonctionnement
3.1 Les Instances de l’organisme gestionnaire : description, fonctionnement
Les statuts de l’organisme gestionnaire
Les instances de l’organisme gestionnaire : description et fonctionnement
La politique de l’organisme gestionnaire
Les relations de l’organisme gestionnaire avec l’établissement ou service inspecté
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3.2 La fonction de direction de l’établissement : directeur et équipe de direction
La direction en place Les directions précédentes Les pouvoirs du directeur
Le fonctionnement de l’équipe de direction
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0 0 0 3.3 Le règlement intérieur opposable au personnel
Existence d’un règlement intérieur Contenu
Actualité du règlement intérieur
0 0 0
0 0 0 3.4 Les instances consultatives
Points communs à examiner pour le contrôle de chaque instance
Le conseil de la vie sociale
Le comité technique d’établissement
Le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail
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0 0 0 0 3.5 L’organisation de l’évaluation
Existence des évaluations prévues par la réglementation Modalités d’élaboration de l’évaluation
Résultats de l’évaluation
Impact de l’évaluation sur l’établissement
0 0 0 0
Thèmes de contrôle
correspondant à des points critiques des fonctionnements et des organisations
Contrôle activité/
moyens
Contrôle protection
des personnes 4. La personne accueillie : organisation et garantie de la prise en charge 4.1 Le projet d’établissement
Existence, élaboration, mise en œuvre du projet Contenu du projet, ouverture sur l’extérieur, évaluation et actualisation
0 0
0 0 4.2 Le projet de vie individuel
Existence, élaboration, validation et suivi du projet, Analyse du contenu du projet : la capacité d’ouverture (famille, tiers, milieu extérieur), la place faite à l’intéressé et à sa famille, la préparation de la sortie…
0 0
4.3 Les règles de vie : le règlement de fonctionnement Existence, élaboration du règlement, analyse du contenu Modalités d’application
0 0
0 4.4 La prise en charge de la personne
Les fonctions hôtelières (restauration, entretien) Les rythmes de vie : heures majeures de la journée : lever, repas, collations, coucher
Les activités : organisation, répartition dans le temps, encadrement
Soutien de la personne
0 0
0 0 0 4.5 La prise en charge médicale
Organisation et fonctionnement de la surveillance médicale Organisation des soins, de la dispensation des médicaments Respect de la personne
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5. La maîtrise des risques institutionnels 5.1 L’organisation de l’information interne
Les supports de l’information : définition, contenus, validation Les transmissions, les signalements internes
Le système de réunions internes
0 0 0 5.2 La formalisation des pratiques d’encadrement
des personnels
Les conditions de recrutement : vérification des titres, interdictions d’exercer et casier judiciaire
L’existence de fiches de poste et règles d’affectation dans les équipes
L’analyse des pratiques professionnelles
La vigilance à l’égard des signes d’une « dégradation des conditions de travail susceptible de porter atteinte aux droits et à la dignité d’un salarié, d’altérer sa santé physique ou mentale ou de compromettre son avenir professionnel ».
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5.3 L’organisation de la surveillance Le système des permanences La surveillance des locaux et espaces La surveillance des mouvements
L’évaluation des facteurs de risques comportementaux Les conduites de crise
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Thèmes de contrôle
correspondant à des points critiques des fonctionnements et des organisations
Contrôle activité/
moyens
Contrôle protection
des personnes 5.4 Le service de nuit
Les modes d’organisation du service de nuit
Les contraintes immobilières, l’implantation des agents, les équipements
L’étendue de la marge d’autonomie et d’expérience des agents de nuit
L’existence de consignes
Le regard des dirigeants : la validation au lendemain de l’exécution du service, les visites inopinées
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0
0 0 0 0 0 6. Le contrôle de la gestion des moyens
6.1 La gestion des moyens en personnel La gestion du personnel : CCN ou statut appliqué,
tenue des dossiers, évaluation des agents, politique salariale, ratios de coût de personnel
Les effectifs : nombre, qualification, recrutement, licenciement, remplacement, ratios de personnel La politique de formation
L’organisation et les conditions de travail : les règles de temps de travail, les roulements, l’organisation du travail, l’absentéisme, les instances représentatives, la médecine du travail
Particularité ESAT et ateliers protégés : les conditions d’emploi des personnes accueillies
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6.2 Le contrôle budgétaire et financier
L’organisation des responsabilités : engagement, liquidation, paiement
Les règles applicables en milieu informatisé La régularité du compte d’exploitation et du bilan : conditions d’adoption, rapport du directeur, du commissaire aux comptes, rapport du receveur La réalisation du BP, examen des comptes administratifs, bilans, évolution des comptes sur plusieurs exercices, suivi des dépenses engagées, conditions d’achat L’opposabilité des charges et produits aux régimes de protection sociale : modalités agréées, approbation des emprunts, décisions de placement financier Les relations croisées entre établissements et organisme gestionnaire, les frais de siège
L’étude du bilan et de ses annexes : évolution, suivi de trésorerie, placements financiers
Les ratios de coûts : évolution dans le temps et comparaison avec autres établissements
L’appréciation du risque économique au niveau de l’organisme gestionnaire
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de la grille des thèmes
de contrôle
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 1.1.1 L’autorisation
1.1.1.1 L’autorisation administrative de création, transformation ou extension
S’agit-il d’un établissement ou service social ou médico-social ou d’un lieu de vie et d’accueil soumis au régime de l’autorisation ? Art. L 312-1 et L 313-1 et suivants.
Existence et date de l’arrêté d’autorisation ?
Vérification de la validité de l’autorisation (problème de caducité).
S’agit-il d’un ESSMS à caractère expérimental ? (procédure spécifique) Art. L 313-7.
Les changements importants affectant la vie de l’ESSMS ont-ils été portés à la connaissance de l’autorité administrative compétente ?
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Dossier administratif de la structure tenu soit à la DDASS soit au conseil général Dossier CROSMS conservé à la DRASS Fichier FINESS 1.1 Les différents régimes juridiques d’encadrement
des activités des ESSMS ou assimilés Les références générales :
Code de l’action sociale et des familles
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 1.1.1.2 La visite
de conformité
La visite de conformité a-t-elle eu lieu et à quelle date ?
Art. L 313-6 et D 313-14
Si des réserves avaient été émises, ont-elles été levées ?
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>
PV de la visite de conformité
1.1.1.3 La convention pluriannuelle tripartite
Dans le cas d’un EHPAD, l’ESSMS est-il tenu de conclure une convention pluriannuelle tripartite ? Art. L 313-6, L 313-12 et D 313-15 Si oui, cette convention existe-elle ?
>
>
Convention pluriannuelle tripartite
1.1.1.4 Les conventions d’aide sociale et de sécurité sociale
L’ESSMS est-il habilité à recevoir des bénéficiaires de l’aide sociale ? Art. L 313-6
Une convention particulière a-elle été rédigée et publiée ? Art. L 313-8-1 L’ESSMS est-il autorisé à dispenser des prestations prises en charge par l’État ou les organismes de sécurité sociale ? Art. L 313-6
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>
>
Arrêté d’autorisation Documents conventionnels
1.1.1.5 L’habilitation à recevoir des mineurs confiés par l’autorité judiciaire
L’ESSMS est-il habilité à recevoir des mineurs confiés par l’autorité judiciaire soit au titre de l’enfance délinquante soit au titre de l’assistance éducative ? Art. L 313-10
> Décision
d’habilitation
1.1.1.6 Les contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens
L’ESSMS a-il conclu un contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens ? Art. L 313-11
Si oui, vérifier que les obligations respectives des parties signataires ont été respectées.
>
>
Documents contractuels fiche
thème
1 La conformité des activités au régime juridique
fiche thème
1
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 1.1.2 La déclaration
1.1.2.1 La déclaration préalable d’activité
S’agit-il d’un établissement géré par une personne physique ou morale de droit privé, soumis au régime de la déclaration préalable d’activité ? Art. L 321-1 et R 321-1 pour l’accueil de mineurs
Art. L 322-1 et R 322-1 pour l’accueil d’adultes
Existence et date de la déclaration ? Les changements importants affectant la vie de l’établissement ont-ils été portés à la connaissance de l’autorité administrative compétente ?
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>
>
Dossier administratif de la structure tenu soit à la DDASS soit au conseil général Récépissé donné par l’autorité administrative compétente 1.1.3 L’agrément
1.1.3.1 L’agrément préalable des accueillants familiaux à domicile (AFD)
S’agit-il d’une personne physique ou d’un couple soumis au régime de l’agrément préalable à l’accueil à domicile, à titre onéreux, de personnes âgées ou handicapées adultes ? Art L 441-1 à L 443-12
Si oui, la personne ou le couple est-il agréé par le PCG de son département de résidence ?
La capacité fixée est-elle respectée ? (3 personnes accueillies au maximum).
L’agrément habilite-t-il l’accueillant à recevoir des bénéficiaires de l’aide sociale ?
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Décision d’agrément du PCG (l’instruction des dossiers d’agrément des AFD relève de la compétence exclusive des services des conseils généraux)
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 1.1.3.2 La surveillance
particulière des AFD
Le contrôle des AFD, de leurs remplaçants et le suivi médico-social des personnes accueillies relève exclusivement du PCG avec possibilité d’injonction et procédure d’urgence le cas échéant. Art. L 441-2.
Lorsque l’agrément n’a pas été demandé préalablement ou lorsque l’agrément a été refusé ou retiré, le préfet de département met fin à l’accueil. Art. L 443-9
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1.1.4 L’absence de régime juridique
Problématique de l’ESSMS ou assimilé de fait 1.1.4.1 L’absence de
reconnaissance légale
La structure devrait-elle être autorisée, déclarée ou agréée ?
Si oui, sa situation actuelle constitue un établissement ou un service social ou médico-social, ou un lieu de vie et d’accueil, ou un établissement d’hébergement, ou un accueil familial à domicile de fait.
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Cf. les trois rubriques précédentes (1.1.1, 1.1.2 et 1.1.3), en fonction du cas d’espèce 1.1.4.2 La
requalification en ESSMS ou assimilé
Quelle est la population accueillie ? Quelle est l’activité développée ? Comment s’organise le séjour des personnes accueillies et sur quelle durée ?
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Rapports d’activité de la structure s’ils existent Dossiers individuels des personnes accueillies Organigramme du personnel
La conformité des activités au régime juridique
fiche thème
1
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 1.1.4.3 Les
conséquences de cette requalification
L’établissement ou le service social ou médico-social, ou le lieu de vie et d’accueil, relèvera du régime de l’autorisation.
L’établissement d’hébergement d’adultes, ou d’hébergement ou de réception de mineurs, relèvera de la déclaration préalable d’activité.
L’accueillant familial à domicile relèvera de la procédure d’agrément.
Il sera soumis au contrôle de l’activité et au contrôle des conditions d’installation, d’organisation et de fonctionnement
selon les procédures habituelles.
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Confère les trois rubriques précédentes (1.1.1, 1.1.2 et 1.1.3), en fonction du cas d’espèce
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 1.1.4.4 Les sanctions
de l’absence de régime juridique
La structure relève de l’autorisation La ou les autorités compétentes pour délivrer l’autorisation mettent fin à l’activité. Art. L 313-15 S’il y a désaccord entre le PCG et le préfet dans le cas d’une autorisation conjointe, le préfet décide
de la fermeture en dernier ressort.
Art. L 313-15
La structure relève de la déclaration L’établissement d’hébergement de fait est soumis au contrôle prévu
aux articles L 331-1 et suivants La structure relève de l’agrément
L’accueillant familial à domicile de fait est mis en demeure par le PCG de régulariser sa situation.
Art. L 443-8
Si la mise en demeure n’est pas suivie d’effet, le préfet de département met fin à l’accueil. Art. L 443-9
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La conformité des activités au régime juridique
fiche thème
1
1.2 L’activité, l’admission et l’accueil
Les références générales :
Code de l’action sociale et des familles Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 1.2.1 L’activité
réalisée
Quelle est l’activité réalisée les trois dernières années écoulées ? (entrées, sorties, journées ou autres indicateurs)
Quels sont les écarts entre l’activité prévisionnelle et l’activité réalisée ?
>
>
Compte administratif de la structure Rapport annuel d’activité 1.2.2 Le taux
d’occupation
La capacité autorisée, déclarée ou agréée est-elle respectée ? Si non, pourquoi et quelles en sont les conséquences ?
En cas de sous occupation, quelles en sont les raisons et les conséquences ?
>
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>
Ratio : nombre de personnes accueillies/
nombre de places autorisées ou nombre de journées réalisées/
nombre de journées autorisées…
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 1.2.3 La tenue
du registre légal pour les établissements seulement
L’établissement tient-il le registre légal où sont mentionnées l’identité des personnes accueillies, les entrées et les sorties ? Art. L 331-2 et R 331-5 Si oui, celui-ci est-il à jour ? Les inspecteurs signent le registre et y portent leurs constatations et observations. Art. L 331-3
>
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Registre coté et paraphé
1.2.4 Les procédures d’admission
Possession de la décision d’orientation de la commission des droits
et de l’autonomie des personnes handicapées dans les établissements pour personnes handicapées ? Nature et contenu des relations existantes entre l’ESSMS et les commissions ?
Nature et contenu des relations existantes entre l’ESSMS et les structures antérieures de prise en charge de la personne nouvellement accueillie ?
Nombre et analyse des refus d’admission ?
Existence ou non d’une liste d’attente ? L’ESSMS a-il élaboré une procédure spécifique pour les admissions des nouveaux entrants ? (visite préalable des locaux, entretiens…) Si oui, cette procédure est-elle formalisée ?
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Décision de la commission (Maison départementale des personnes handicapées) Courriers et documents contenus dans les dossiers individuels des résidents Liste d’attente Document spécifique à l’ESSMS de procédure d’admission
La conformité des activités au régime juridique
fiche thème
1
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 1.2.5 Les procédures
d’accueil
Est-il remis à chaque nouvelle personne ou à son représentant légal un livret d’accueil ?
Si oui, comporte-t-il la charte des droits et libertés de la personne accueillie et le règlement
de fonctionnement ?
Est-il conclu un contrat de séjour ou un document individuel de prise en charge ?
Si oui, son contenu est-il conforme ? - art. L 311-4 pour le droit commun - art. L 342-1 et suivants et R 342-1 pour certains établissements d’hébergement de personnes âgées (art. L 442-1 et L 443-10 pour les accueillants familiaux à domicile, pour mémoire, compétence PCG) L’ESSMS a-il élaboré une procédure spécifique pour l’accueil
des nouveaux entrants ?
(réunion de début d’année scolaire, présentation des équipes
professionnelles…).
Si oui, cette procédure est-elle formalisée ?
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Livret d’accueil Charte des droits et libertés Règlement de fonctionnement Contrat de séjour ou document individuel de prise en charge (voir avec la DGCCRF) Procédure spécifique d’accueil de l’ESSMS
1.3 La population accueillie
Les références générales :
Code de l’action sociale et des familles Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 1.3.1 La description
de la population accueillie
Quelles sont les caractéristiques de la population accueillie (sur les trois derniers exercices) : • origines géographiques ; • état de santé, de dépendance,
de handicap ;
• nombre de personnes majeures relevant d’un régime juridique de protection ;
• données socio démographiques…
> Rapports
d’activité Dossiers individuels des personnes accueillies Enquêtes Coupe transversale de la population accueillie Enquêtes commission des droits et de l’autonomie des PH Girage pour les EHPAD 1.3.2 La conformité
de la population accueillie à la catégorie de l’ESSMS
Ces caractéristiques font-elle ressortir des non conformités ?
Si oui, quelles sont les conséquences que cela induit dans le fonctionnement de l’ESSMS ?
>
>
La conformité des activités au régime juridique
fiche thème
1
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 1.3.3 La prise
en compte par l’ESSMS des caractéristiques de la population accueillie
L’ESSMS adapte-il ses modalités de prise en charge en fonction de la population accueillie ? En quoi la capacité de l’ESSMS et les caractéristiques de la population accueillie sont-elles de nature à induire :
• une prise en charge d’une grande complexité ;
• un risque particulier de maltraitance ; • une modification du fonctionnement
de l’ESSMS ?
>
>
Rapports d’activité Projet
d’établissement Projets individuels des personnes accueillies
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 2.1.1 Localisation Situation de l’établissement en milieu
urbain ou rural ?
Existe-t-il une signalétique sur la voie publique ainsi qu’à l’entrée
du bâtiment ?
>
>
Carte IGN Visite
2.1.2 Desserte et accès
Quels sont les moyens de transport collectifs pour s’y rendre ?
À défaut, l’établissement dispose-t-il de moyens de transport propres ? L’établissement dispose-t-il d’un parking et d’un accès aux personnes à mobilité réduite ?
>
>
Sur place entretiens Permis de construire Art. L111-7 et suivants du code de construction et de l’habitation Art. R111-19 du code de construction et de l’habitation 2.1 La situation de l’établissement
Les références générales : Code de la santé publique
Code de l’action sociale et des familles Code général des collectivités territoriales Code de la construction et de l’habitation Règlement sanitaire départemental
L’environnement et les installations
fiche thème
2
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 2.1.3 Environnement Y a-t-il une activité industrielle
ou artisanale à proximité pouvant entraîner des nuisances sonores et touchant à la qualité de l’air ?
Périmètres de protection des installations classées
>
>
Voir si l’agglomération fait l’objet d’une surveillance en matière de qualité de l’air Décret 98-362 du 06/05/98 Décret 77-1133 du 21/09/77
2.2 L’organisation immobilière, les espaces
Les références générales : Code de la santé publique
Code de l’action sociale et des familles Code général des collectivités territoriales Code de la construction et de l’habitation Règlement sanitaire départemental
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 2.2.1 Les espaces
extérieurs : accessibilité, sécurité
Existe-t-il des espaces verts, lieux de promenade, espaces de jeux, rivières, pièces d’eau… Sont-ils clos ? Existe-t-il des lieux isolés (modalités de surveillance)
>
>
Plans existants et visite Idem 2.2.2 Descriptif
général des bâtiments et annexes
Quel est l’état général du ou des bâtiments ?
Répartition dans l’espace (une seule entité ou plusieurs unités de vie) Les locaux ont-ils fait l’objet d’une isolation thermique adaptée sur les murs extérieurs ?
Les fenêtres sont-elles équipées de volets ou rideaux isolants ?
>
>
>
>
Sur place visite.
En cas de doute, demander des recherches plus approfondies (architecte, cabinet d’études…)
= Déclaration auprès du Maire d’un possible cas de péril.
Mise en œuvre d’une procédure municipale de péril …/…
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information
2.2.2 (suite)
Si un doute subsiste sur l’efficacité des installations, une expertise peut être sollicitée par l’établissement sur avis de la DDASS
Analyse du coefficient de vétusté Plans existants et visite CCTP s’il s’agit d’un bâtiment récent CGCT (R2223-67 à R. 2223-73 et R. 2223-89 à R. 2223-98) Arrêté
interministériel du 7 mai 2001 modifié par arrêté
interministériel du 5 janvier 2007
L’environnement et les installations
fiche thème
2
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 2.2.3 Les locaux
intérieurs communs
Existe-t-il une signalétique adaptée à la population accueillie ?
Les équipements et aménagements sont-ils adaptés à la population accueillie notamment l’accessibilité aux personnes handicapées Existe-il des locaux d’accueil spécifiquement dédiés aux familles ? Les conditions d’utilisation des sanitaires communs respectent-elles l’intimité et la mixité des personnes ? Existe-t-il un système
de rafraîchissement d’air ?
>
>
>
>
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Visite Art. L111-7 Art. R111-19 du code de la construction et de l’habitation Visite
Visite Protocole d’entretien 2.2.4 Les espaces
privatifs
Les personnes accueillies disposent- elles d’une chambre individuelle nominative, avec sanitaires complets ?
En cas de chambre partagée, ont-elles la possibilité d’aménager un coin personnalisé, de décorer ; appropriation de l’espace personnalisé.
Bénéficient-elles d’un espace de rangement personnel ? Existent-ils des équipements de sécurité (douches, tapis de sol, barres d’appui…)
>
>
>
>
Art .12 de l’arrêté du 08/09/03 Visite Art. D 312-11 à D 312-122 CASF Idem
Visite
2.3 Les installations : entretien et sécurité
Les références générales : Code de la santé publique
Code de l’action sociale et des familles Code général des collectivités territoriales Code de la construction et de l’habitation Règlement sanitaire départemental
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 2.3.1 Les conditions
générales d’entretien
Quel est l’état d’entretien général du bâtiment (propreté, état des peintures et des sols) ?
Qui réalise les petits travaux d’entretien courant ?
Existe-t-il un plan de dératisation et de désinfection ?
>
>
>
Protocole général d’entretien de l’établissement Coefficient de vétusté Cahier d’intervention Contrats de maintenance et rapports de sociétés spécialisées
L’environnement et les installations
fiche thème
2
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 2.3.2 La sécurité
des installations (incendie, électricité…)
La sécurité incendie
L’établissement a-t-il reçu la visite de la commission de sécurité (en cas d’avis défavorable, les préconisations ont-elles été réalisées ?)
Les remarques figurent-elles dans le registre de sécurité ? Les exercices d’évacuation sont-ils consignés dans le registre de sécurité ? Existe-t-il des consignes
et des protocoles ? Formation du personnel ? La sécurité des locaux Mise en sécurité générale des installations (ascenseurs, électricité, fluides).
Les locaux à risque sont-ils signalés et quel est leur degré d’accessibilité ? Les produits d’entretien et toxiques sont-ils regroupés et mis sous clé ? L’accessibilité des ouvertures portes et fenêtres est-elle adaptée au type de population ?
>
>
PV de la commission de sécurité À défaut, renseignements auprès du SDIS Examen du registre de sécurité Affichage des consignes des protocoles
Contrats de maintenance Visite
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 2.3.3 La sécurité
sanitaire et environne- mentale (eau, air, aliments, bruit, déchets…)
Eau
L’établissement est-il raccordé en totalité en eau potable au réseau de la ville ou dispose-t-il
d’une adduction autonome ? Les résultats du contrôle sanitaire sont-ils affichés ?
Les eaux usées sont-elles raccordées au réseau général d’assainissement communal ?
Air
Le système de ventilation intérieur des locaux est-il suffisant et traité de façon spécifique en fonction de la nature des locaux (moisissures, peintures décollées…).
Mesures de prévention, exigence de qualité (maintenance des équipements, surveillance microbiologique).
Ventilation
>
>
Art. R1321 –50, R1321-53 et R1321-57 à 61 du CSP Puits privés : arrêté d’autorisation sanitaire de puits privé, analyses du contrôle sanitaire Art. L.1331-10 du CSP Autorisation de raccordement Règlement sanitaire départemental Visite
Rapports et contrats de maintenance Construction avant 1969 : Règlement sanitaire départemental : article 40-1 Construction après 1969 : Code de la construction et de l’habitation : article R.111-9 Arrêté
interministériel du 24/03/82
L’environnement et les installations
fiche thème
2
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information
2.3.3 (suite)
Aliments
L’établissement a-t-il reçu la visite de la DSV, de la DDASS voire des deux ? Quelles sont les remarques
ou injonctions ?
En cas d’absence de rapport, contrôler la cuisine, la propreté, l’équipement vestimentaire des personnels, les circuits des denrées, le respect de la chaîne du froid et la marche en avant, les dates de péremption des produits.
Existe-t-il une procédure d’auto-contrôle analytique mise en place ?
Le personnel est-il formé ? Les examens médicaux sont-ils réalisés pour le personnel de cuisine ? L’établissement dispose-t-il
d’une diététicienne ? Examen des menus
> Rapport (s)
disponible (s) auprès de la Direction des services vétérinaires ou de la DDASS (Santé
environnement) Arrêté
interministériel du 29/09/97 relatif à l’hygiène des établissements de restauration collective à caractère social Document présentant la démarche HACCP mise en place pour l’établissement Attestation de formation Dossier en application de l’arrêté interministériel du 10/03/67
L’environnement et les installations
fiche thème
2
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information
2.3.3 (suite)
Bruit
L’isolation phonique permet-elle de réduire les bruits extérieurs et intérieurs (bruits des équipements et ceux liés à l’occupation des locaux) ?
Circuit et collecte des déchets Déchets d’activités de soins à risques infectieux
Ordures ménagères
> Visite
Code de la construction et de l’habitation : Art. L 111-11-1 Art. R 111-23-1 Arrêté interministériel du 25/04/03 CSP
(art. R.1335-1 à 1335-14) Arrêtés
interministériels du 07/09/1999 et du
24/11/2003 modifiés par arrêté interministériel du 06/01/2006 Règlement sanitaire départemental : articles 73 à 85
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information
2.3.3 (suite)
La prévention des légionelloses L’établissement a-t-il fait élaborer un audit des installations à risque (réseaux intérieurs d’eau chaude et froide, réseaux climatiques, fontaines décoratives…) Distinguer les 2 types
de contamination par la légionelle : celle liée au réseau de distribution d’eau chaude sanitaire et celle liée à des appareils à risque de type tours aéroréfrigérantes
Le saturnisme
Recherche de présence de plomb hydrique et de plomb dans les peintures
Amiante
Un diagnostic amiante a-t-il été réalisé ?
>
>
>
Circulaire DGS du 31/12/1998 modifiée par les circulaires du 22/04/2002 et 28/10/2005 Circulaire du 11/07/2005 relative au référentiel d’inspection et d’aide à la gestion d’un ou plusieurs cas de
légionellose et note d’information du 15/12/2005 Circulaire du 26/06/2003 Diagnostic par un bureau de contrôle si problème décelé (articles L.1334-1 à 12 et R.1334-1 à 13 CSP) Articles 1334-13 à 29 du CSP
L’environnement et les installations
fiche thème
2
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information
2.3.3 (suite)
Radon
(dans les zones géographiques où le diagnostic radon est obligatoire) Un diagnostic radon a-t-il été réalisé ?
Monoxyde de carbone L’installation est-elle entretenue annuellement ?
>
>
Articles R. 1333- 15 et 16 du CSP Arrêté interministériel du 22/07/2004 Circulaire DGS du 20/12/2004 Règlement sanitaire départemental (art 31.6 et 53) Arrêté du 22/10/1969 Arrêté du 02/08/1977 Arrêté du 23/06/1978
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 3.1.1 Les statuts
de l’organisme gestionnaire
Quand a été créé l’organisme gestionnaire, quelle est la date des statuts ?
L’organisme est-il reconnu d’utilité publique ?
Quels sont les buts prévus par les statuts : prévoient-ils la gestion d’établissements ou services, notamment celui qui est inspecté ? Les statuts sont-ils toujours d’actualité, ont-ils besoin d’une refonte ?
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>
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Statuts
de l’association, fondation, SARL…
Cf art.L313-16 2°
du CASF sur la vérification de la
conformité du fonctionnement de l’organisme gestionnaire par rapport à ses statuts 3.1 Les liens de l’établissement avec l’organisme gestionnaire
Les références générales :
Code de l’action sociale et des familles
La vie de l’institution :
organisation et fonctionnement
fiche thème
3
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 3.1.2 Les instances
de l’organisme gestionnaire Description et fonctionnement
Quels sont le nombre et la composition de ces instances : assemblée
générale, conseil d’administration (CA), bureau…, instances d’une société privée ?
Leur renouvellement est-il régulier ? Quelle est la fréquence de leurs réunions ? vérifier leur conformité par rapport aux statuts
Quelle est la nature des délégations de pouvoirs entre le CA et le bureau, entre le CA et le président, entre le président et le directeur général de l’association s’il y en a un : sont-elles précises, larges et floues, écrites ou pas… rôle de chacun Le CA a-t-il un contrôle sur le directeur général de l’association et lequel ? Le CA joue t-il un rôle actif
de proposition ou est-ce une chambre d’enregistrement ?
Quels sont le rôle du bureau et les responsabilités de ses membres ? Le fonctionnement des instances révèle-t-il un dynamisme associatif ou l’organisation et le pouvoir sont-ils monopolisés par quelques-uns ?
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Statuts.
Organigramme Règlements intérieurs du CA, du bureau PV des réunions, des délibérations… : dates, thèmes traités en CA, bureau, qualité de l’information donnée aux instances pour la prise de décision…
Délégations de pouvoirs Fiche de fonctions du directeur général Cf art.L313-16 2°
du CASF
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 3.1.3 La politique
de l’organisme gestionnaire
Existe-il un projet associatif, quand a-t-il été élaboré ?
(à rapprocher de la date de création du gestionnaire). S’il n’en existe pas, est-il en préparation ?
Quel est le contenu de ce projet ? Quand le gestionnaire a plusieurs établissements, mène-t-il une politique de cohérence et d’impulsion dans des domaines communs : relations avec les directeurs, recrutements, management, évaluation du personnel, plan de formation du personnel, règlements intérieurs,
de fonctionnement, investissements… ?
L’organisme gestionnaire produit-il un rapport annuel d’activité ? Quel en est le contenu, est-il de qualité ?
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PV du CA et du bureau Projet associatif Rapports d’activités du gestionnaire Comptes-rendus de réunions avec
les directeurs des établisse- ments…
Existence de conflits avec les personnels, pétitions, absentéisme, turn-over, affaires prud’homales, rapports de la médecine du travail…
Affaires de maltraitance PV du comité d’entreprise
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 3.1.4 Relations
de l’organisme gestionnaire avec
l’établissement ou service inspecté
Le directeur de l’établissement ou service inspecté dispose t-il de délégations de pouvoirs et de signature de la part du président ou du directeur général
de l’organisme gestionnaire ? Quelles sont la fréquence et
les modalités des relations : réunions périodiques, régulières, sur place ou au siège, avec les autres établissements relevant du même gestionnaire… ?
Quelle est la qualité des relations : bonne collaboration, conflictuelles… ? Quel est le mode de management de l’organisme gestionnaire ou du directeur général par rapport à la structure inspectée ?
L’organisme gestionnaire est-il au courant des problèmes de l’établissement et prend-il les dispositions nécessaires ? Comment sont pris en charge les frais des administrateurs qui suivent l’établissement ou service inspecté ? Comptes financiers de liaison, frais de siège et placements financiers : si les documents concernant l’établissement sont au siège, se reporter à la fiche 6.2
sur le contrôle budgétaire et financier.
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Délégations de pouvoirs écrites (art.
D312-176-5 CASF pour ESSMS privés) Fiche de poste du directeur de l’établissement Comptes-rendus des réunions Existence de conflits avec le personnel, pétitions, absentéisme, affaires prud’homales, rapports de la médecine du travail, Affaires de maltraitance PV du CA et du bureau Cahier des délégués du personnel Documents comptables Feuilles de frais des administrateurs
La vie de l’institution :
organisation et fonctionnement
fiche thème
3
3.2 La fonction de direction de l’établissement : directeur et équipe de direction
Les références générales :
Code de l’action sociale et des familles Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 3.2.1 La direction
en place
Quelle est l’organisation
de la direction : le directeur est-il seul ou dispose-t-il d’une équipe de direction ?
Quelle est l’ancienneté du directeur et de son équipe ?
Quelle est sa qualification : diplômes et formations suivies ?
S’il n’a pas de qualification, une formation est-elle prévue et dans quels délais ? Quelles sont les conditions d’embauche et de rémunération ? Comment et par qui le directeur et son équipe ont-ils été recrutés ? La rémunération prévoit-elle un intéressement aux résultats ? Existe-t-il des avantages en nature : logement, véhicules de fonctions, prise en charge des repas…, (voir fiche 6)
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Organigramme de l’établis- sement Dossiers administratifs du directeur et de son équipe, avec notamment les curriculum vitae, contrats de travail Convention collective Fiches de paie Plan de formation Qualification du directeur : articles D 312- 176-6 à D 312- 176-9 CASF pour les ESSMS privés Article D 312- 176-10 pour les ESSMS publics Article 2 du
La vie de l’institution :
organisation et fonctionnement
fiche thème
3
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 3.2.2 Les directions
précédentes
Y a-t-il un turn-over de la direction?
Quelles en sont les raisons ? Quels étaient les profils des anciens directeurs et équipes de direction : ancienneté, qualification… ? En cas de licenciement, quels en étaient les motifs ?
Des indemnités ont-elles été versées ? Selon quelles modalités ?
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Registre du personnel Dossiers du personnel Dossiers d’affaires prud’homales Documents de négociation de départ Explications de l’organisme gestionnaire et PV des instances Explications du personnel de
l’établissement
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 3.2.3 Les pouvoirs
du directeur
Quel est le champ de compétences du directeur : embauche ou pas du personnel, maîtrise du budget et participation à la négociation auprès des financeurs, relations avec les partenaires… ? Quelles sont ses relations avec les instances de l’organisme gestionnaire : fréquence
des rencontres, obligation de rendre compte, qualité des relations, climat de confiance… ? Le directeur est-il responsable d’autres établissements,
a-t-il des responsabilités publiques (maire, conseiller municipal…) ?
>
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Délégations de pouvoirs et de signature Contrat de travail Fiche de poste ou de métier PV des instances de l’organisme gestionnaire Art. L 315-17 du CASF Décret n° 2004- 135 du 11 février 2004 sur les délégations de signature pour les directeurs d’ESSMS publics Article D 312- 176-10 pour les directeurs d’ESSMS publics Articles D 312- 176-5 à 9 CASF pour
les directeurs d’ESSMS privés
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 3.2.4 Le
fonctionnement de l’équipe de direction
Quelle est la répartition des fonctions et des pouvoirs entre le directeur et son équipe ?
Comment est assurée la continuité de la fonction de direction ? Le fonctionnement est-il structuré : à travers notamment la mise
en œuvre d’un projet d’établissement, de réunions de direction (fréquence et sujets abordés).
Quelle est la place de l’écrit, est-on plutôt dans une culture orale ? L’équipe est-elle impliquée dans des projets : sur l’évolution de l’établissement, dans le projet d’établissement ? Quelles sont ses capacités d’impulsion, d’ouverture de l’établissement sur l’extérieur… ?
Quelle est son implication dans le management : politique de recrutement du personnel et participation au recrutement, plan de formation, évaluation du personnel…
Quelles sont ses relations avec le personnel : fréquence et nature des réunions, qualité du dialogue et de l’écoute, prise en compte et règlement des problèmes…
>
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>
>
>
Organigramme Délégations de pouvoirs et de signature Contrats de travail Fiches de postes Plannings de travail et de permanence Projet
d’établissement ou de service Comptes-rendus des réunions de direction et de services s’il y en a Notes internes Cahier des délégués du personnel Entretiens
La vie de l’institution :
organisation et fonctionnement
fiche thème
3
3.3 Le règlement intérieur opposable au personnel
Les références générales : Code du travail
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 3.3.1 Existence
d’un règlement intérieur
Quand et comment a t-il été élaboré ? Est-il ancien ou a t-il été révisé ? Quand est-il entré en vigueur ? Quelles sont les mesures prises par le gestionnaire et la direction pour le faire appliquer et évoluer ? Quelle est la place du règlement intérieur dans le management ? Le personnel connaît-il le règlement intérieur et son contenu ?
Est-il impliqué dans son application ?
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Art.L 122-33 et suivants ; art.R 122-12 et suivants du code du travail Règlement intérieur Dossiers du personnel Entretiens avec le gestionnaire et la direction Entretiens avec les délégués du personnel et le personnel
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 3.3.2 Contenu Il ne s’agit pas ici de se substituer
à l’inspection du travail qui est compétente sur le contenu par rapport au Code du Travail.
La lecture du règlement intérieur apporte cependant
des renseignements intéressants sur les conditions d’hygiène et de sécurité, les visites
de la médecine du travail, la durée du travail et l’application de la RTT, les avantages sociaux, le respect des droits d’expression des personnels, les procédures de sanction en cas de conflit…
Si plusieurs établissements
d’un même gestionnaire sont inspectés, les règlements intérieurs sont-ils identiques : sinon, pourquoi ?
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Inspection du travail si nécessaire Avis des délégués du personnel Règlements intérieurs des différentes structures
La vie de l’institution :
organisation et fonctionnement
fiche thème
3
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 3.3.3 Actualité
du règlement intérieur
Certaines lois ou dispositions récentes sont-elles prises en compte par le règlement ?
Par exemple :
• loi n°91-32 du 10/01/1991 relative à la lutte contre le tabagisme et l’alcoolisme et article R 3511-1 à 3511-8 du CSP concernant la mise en application de l’interdiction de fumer dans les lieux à usage collectif ;
• article 434-3 du code pénal sur l’obligation de signalement de cas de maltraitance ;
• loi 2001-397 du 9 mai 2001 relative à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes (harcèlement moral), loi 2001-1066 du 16 novembre 2001 relative à la lutte contre les discriminations et art. 169 de la loi n° 2002-73 du 17/01/2002 de modernisation sociale, article L 313-24 du CASF, qui protègent notamment tout salarié ayant témoigné d’actes de maltraitance ou les ayant relatés.
> Aménagement
ou pas de locaux
« fumeurs » Entretiens avec les délégués du personnel Cahier des délégués du personnel Réactions de l’établissement et du personnel en cas
de maltraitance
La vie de l’institution :
organisation et fonctionnement
fiche thème
3
3.4 Les instances consultatives
Les références générales :
Code de l’action sociale et des familles
Code du travail pour le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT)
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 3.4.1 Points communs
à examiner pour le contrôle de chaque instance
À quelle date l’instance a t-elle été créée ?
Sa composition est-elle conforme aux textes qui la régissent ? Est-elle renouvelée régulièrement ? Quels sont les sujets abordés dans les réunions ? Des problèmes particuliers reviennent-ils souvent, ce qui peut être le signe qu’il n’y a pas de solution apportée ?
Les informations qui sont communiquées par la direction et les réponses aux questions posées sont-elles claires ?
L’instance et ses membres sont-ils dynamiques et impliqués dans le fonctionnement de la structure ? La direction prend-elle en compte ses avis ?
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PV des réunions sur 3 ans voire plus quand il y a peu de réunions par an : ceci pour apprécier l’état des relations, leur évolution entre instance/
direction et la prise en compte des problèmes.
Entretiens avec le président ou des membres des instances Entretiens avec la direction de l’établissement
Objets
du contrôle Questions à traiter Sources d’information 3.4.2 Le conseil
de la vie sociale (ancien conseil d’établissement) NB : dans les structures où le CVS n’est pas obligatoire, il peut y avoir un « groupe d’expression » ou toute autre forme
de participation
Sa mise en place est-elle effective ? Vérifier le degré d’implication des usagers et des familles et sa mise en pratique.
L’établissement a t-il pris des mesures pour favoriser leur participation ? Les PV du conseil de la vie sociale sont intéressants pour appréhender la vie quotidienne dans la structure.
>
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Art.L.311-6 et D311-3 à D311- 32 du CASF PV des réunions Entretiens avec des usagers, des familles, des tuteurs…
3.4.3 Le comité technique d’établissement (dans les ESSMS publics)
Il a un rôle consultatif sur l’ensemble du fonctionnement de
l’établissement : projet d’établissement, organisation des services, budget, personnel
> Art.L.315.13
du CASF PV du CTE
