DEMATERIALISATION de DOCUMENTS courrier formulaires factures

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DEMATERIALISATION de DOCUMENTS courrier

formulaires f t

a CEGEKA Group Company

factures

17 mars 2011

•20 Mai 2010: gestion de courrier

•27 Mai 2010: le portail collaboratif Novembre 2010 : MS SharePoint 2010

•Novembre 2010 : MS SharePoint 2010

•Mars 2011 : dématérialiser des documents

•Avril 2011 : Jahia, solution de Content Management System (CMS)

•Mai 2011: la mise en place de dossiers électroniques

•Octobre 2011: la législation documentaire + solutions d’archivage

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9 With about 1.450 people and a total turnover of 160 million euro, Cegeka positions itself within the Cegeka positions itself within the top 10 of end-to-end ICT solution providers in the Benelux.

9 Cegeka is a unique and complete supplier that covers all the elements of the ICT value chain;

from consulting and development to ’full’ outsourcing.

OFFICES Hasselt Leuven Antwerpen Waregem Brussel Liège Luxembourg Namur Veenendaal Gorinchem

to full outsourcing. ^Gorinchem

Rotterdam Paris (Lille) Bucharest/RUO DATA CENTERS Hasselt Leuven Veenendaal

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Actionnariat : 100 % capitaux belges

Création en … : 1993

Fonds propresFonds propres : 4 897 000 €: 4.897.000 €

Capital : 2.136.000 €

C.A. 2009 : 24.077.300 €

Estimation 2010 : 24.250.000 €

Effectif : 240 personnes

Progression sur 5 ans de ± 50 %

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Infrastructure

Applications

Expertise

Cegeka/NSI

Development &

Modernization (.NET, Java, Oracle RPG ) Enterprise Content

Management & Document

Management Systems ERP

Oracle, RPG, …)

• Fixed price assignments

• Agile Methodology

• Filenet

• Sharepoint

• Alfresco

• Jahia

• …

Heathcare Solutions

• Laboratoring Solutions

• Medical File

• Electronic Medication, N i

• Dynamics AX

• Dynamics NAV

• CMMS (Coswin)

• WMS (SLS)

• BI

GIS B i Nursing

• …

• Business applications

• Oracle Spatial Expertise

APPLICATIONS

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Portal

DMS WCM

Workflow

BPM/e-form Interoperability Search to IT systems

D t d

Record Management

Collaboration Integration

ECM

Data, e-doc

Knowledge Management

ECM & GED

DEMAT CMS

SCANNERS STORAGE ARCHIVAGE

Connecteur Outlook – SharePoint Connecteur Outlook – Alfresco Moteur de recherche DocFlow, …..

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AGENDA

08h45 Accueil 09h15 Introduction

09h30 Numériser le courrier entrant

10h00 Dématérialiser des formulaires et classer ses dossiers 10h30 Break café

11h00 Dématérialiser les factures + Témoignage de CORA 12h00 Questions et réponsesQ p

12h15 Cocktail et Lunch (clôture vers 13h30)

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DEMATERIALISATION … kesako …

Papier ‐> computer

Scanning (numérisation)

S i i t lli t

Scanning « intelligent »

Extraction de données

Préparation d’indexation

Structurée

Non structurée (texte in extenso)

Industrialisation du processus de numérisation et d’indexation

‐> data processing

‐> document management

DEMATERIALISATION : la chaîne de traitement

numérisation (scanning) & extraction

Numérisation Î ICR-IWR Î Analyse ÎVidéo-codage Î vers GED/ECM

Imaging process OCR-OMR ERP

Image Î Texte Î Données Î Corrections & Î Processing logique métier

lecture analyse

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Digital mailroom :

Dématérialiser et automatiser le traitement des flux entrants

Gestion multi‐canaux du courrier entrant

Capture

Scan Email eForms Spooling Processus

Traitement

Indépendant du canal d’entrée Dépendant du canal interne

Classement, Indexation en étape Traitement Traitement Diffusion Archivage Suivi

…

Finances

Courrier HR

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Processus classique dématérialisation

Préparation Prépare les pages Séparation en « tas »

•Code barre

•Séparateurs

•(patch code,

•Cover sheet)

Export PDF/A Image + text Export vers le processus de gestion de documents entrants Scan

Local ou distant

Import de Fax, Multifonction,..

Amélioration matérielle de la qualité (VRS)

Reconnaissance Processus 100%

automatique Form ID

OCR/ICR

Validation / Indexation Valeur Index <-> Image

Validation, correction, encodage

documents entrants OMR

Bar code

QC / Rescan Détection des pages en double,…

Gestion du « Hors format »

??

->

Reconnaissance automatique

Imprimé (OCR) Code Barre

Logo (Form id)

Manuscrit (ICR)

Règles de Marques

(OMR)

Validation

Modules Spécifiques

<-

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Digital mailroom :

Fonctions principales:

Dématérialisation

Qualifier (indexation), quelles informations ?( ), q

Informations liées à l’événement (Nature, Type de demande, Dates, Objet, Réf)

Informations liées au correspondant(Nom société/Expéditeur/interlocuteur,… Æ enrichissement possible (CRM/ERP/DB) infos : Adresse complète, Téléphone, Fax, Email, dossier)

Informations liées au traitement (Accusé de réception (OUI – NON), Confidentialité, Urgence, Délai de traitement)

Informations liées à la Diffusion / Validation (Liste de diffusion (par ligne) Destinataire, Action, Date de diffusion, Délai traitement)

Flux « Diffusion/ Distribution » lid ti i i

Flux « Diffusion/ Distribution » validation, courrier in, traitement demande, … (modèle, ad‐hoc…)

Classements dynamiques:

Systèmes cibles : GEIDE, ECM, DMS, ERP, CRM…

Intégration GED dossier et application métier

Digital mailroom :

un système de gestion adaptés aux besoins

Avantages

Disponibilité

Fiabilité / Exhaustivité

Meilleur contrôle de gestion (processus, prise en charge, gestionMeilleur contrôle de gestion (processus, prise en charge, gestion des rôles…)

Gestion/amélioration des délais

Historisation

Liste des tâches

Notion de délégation, « out of office »

Archivage

La solution est fortement dépendante du contextep

Nombre d’utilisateurs

Types d’événements (courriers, fax, mails, …)

Nombre d’événements

Localisation des points d’entrée et de sortie

…

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Démo

Préparation

Scan

Page de séparation par secteur ou nature de courrier ÆEtiquette d’identification non équivoque

Processus Courriers GED/ECM e-dossier

Dématérialisation de formulaires :

Dématérialiser et automatiser via le traitement d’une « cover‐sheet » d’indexation.

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Numérisation

La première étape de la chaîne de traitement

Qualité est primordiale et impacte le process completimpacte le process complet

300 DPI B&W VRS traitement image (amélioration qualité)300 DPI, B&W, VRS, traitement image (amélioration qualité), contrôle qualité (opérateur)

D’autres caractéristiques en fonction de la volumétrie

& autres spécifications (par ex. couleur, taille, …)

Requiert la préparation des documents à numériser :

Ajouter une étiquette code‐barres (recommandé)Ajouter une étiquette code barres (recommandé)

Insertion d’un page de séparation de documents

Retirer les agrafes

… Préparation des Documents

Error free

Ergonomie et robustesse

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OCR Barcode

ANALYSE d’un FORMULAIRE

Form-Id.

Hand-Print recognition

Validation Rules

OMR

Rules

CUSTOM MODULES

ANALYSE d’un FORMULAIRE

(14)

Transformer l’ image en texteimage en texte

Î Informations exploitables

OMR : Optical Mark Recognition

IWR‐ICR / OCR / OMR (1/2)

Détection des cases à cocher

OCR : Optical Character Recognition ‐> zone

Reconnaissance optique de caractères (dactylographiés)

ICR : Intelligent Character Recognition ‐> zone

Reconnaissance de l’écriture manuscrite, casée, cursive …

au niveau de la lettre

IWR : Intelligent Word Recognition

A2iA Technology

Intelligence Artificielle pour la détection des mots et des phrases

Les performances sont basées sur:

la combinaison de 4 moteurs OCR A2iA différents

la possibilité d’utiliser un contexte (dictionnaire )

IWR‐ICR / OCR / OMR (2/2)

la possibilité d utiliser un contexte (dictionnaire…)

l’expérience de la segmentation cursive

(15)

Module de Décision

Le module de décision est le module dans lequel, en fonction des éléments de contrôle intégrés, il est déterminé

l d l d ê d

Data, Décision

si le document est valide et peut‐être transmis directement à la GED, ECM, dB … (mode « silence), ou si une fonction de vidéo‐codage est nécessaire.

La décision est basée sur (par ex.):

Présence de données obligatoires;

Score de l’extraction I’OCR;

Structure de certaines données + logique de contrôle

g q

Espace de programmation pour inclure / intégrer la logique de contrôle métier, par ex:

Cohérence entre les données

Connexion sur un référentiel complémentaire

« Check digit » le cas échéant, …

(16)

Vidéo‐codage (1/2)

Le design de l’interface de vidéo‐codage a été adapté pour la production et le traitement de masse

Interconnexion avec des systèmes (sources de

Interconnexion avec des systèmes (sources de données) externes: enrichissement de fonctions et contrôles métier

Nombreux raccourcis‐clavier et fonction de “copier‐

coller” par clic sur l’image

Organisation selon plusieurs formulaires de saisie en

Organisation selon plusieurs formulaires de saisie en fonction de la nature du document

Interface entièrement configurable ‐> espace ouvert de programmation.

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Corrections can be made in these fields

Real time indication of possible errors

Modulo error:

1.Verify polis number 2.Verify modulo

Le résultat produit par le vidéo‐codage (output) est automatiquement envoyé / pris en charge à l’application de GED/ECM, ERP, dB … ou toute autre

Injection dans la GED/ECM

app cat o de G / C , , d … ou toute aut e application métier de l’organisation (intégration).

SPOT SPOT

Apps Apps extext..

SPOT SPOT

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Dématérialisation de factures :

Dématérialiser et automatiser via le traitement des factures entrantes.

(19)

Numérisation

La première étape de la chaîne de traitement

Qualité est primordiale et impacte le impacte le processprocess completcomplet

300 DPI, B&W, VRS, traitement image (amélioration qualité),300 DPI, B&W, VRS, traitement image (amélioration qualité), contrôle qualité (opérateur)

D’autres caractéristiques en fonction de la volumétrie

& autres spécifications (par ex. couleur, taille, …)

Requiert la préparation des documents à numériser :

Ajouter une étiquette code‐barres (recommandé)

j q ( )

Insertion d’un page de séparation de documents

Retirer les agrafes

… Préparation des Documents

Error free

Ergonomie et robustesse

.

Date et num

facture Fournisseur

ANALYSE d’une FACTURE

Ligne commande

Montant total.

Num TVA Montant TVA.

(20)

IWR‐ICR / OCR / OMR

Transformer l’ image en texteimage en texte

Î Informations exploitables

Détection des cases à cocher

OCR : Optical Character Recognition

Reconnaissance optique de caractères (dactylographiés)

ICR : Intelligent Character Recognition

Reconnaissance de l’écriture manuscrite, casée, cursive …

, ,

au niveau de la lettre

IWR : Intelligent Word Recognition

A2iA Technology

Intelligence Artificielle pour la détection des mots et des phrases

Analyse (1/4)

Sémantique, supervision des modes d’apprentissage et de base de connaissance

Analyse fonctionne essentiellement sur 2 modes :

Phase d’ identification

L’analyse, en mode “sémantique” ou en mode « Patterns » (patrons), dépendant de la phase d’identification

Le but de la phase d’identification est de déterminer si cette facture est en provenance d’un expéditeur si cette facture est en provenance d un expéditeur connu (du point de vue de SPOT).

Il en résultera le mode de fonctionnement suivant

« nouvel expéditeur » Îapproche sémantique

Déjà répertorié Îapproche “pattern”

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Le moteur sémantique « comprend » le document et en extrait automatiquement les informations (intelligence artificielle)

Analyse (2/4)

(intelligence artificielle)

Total HT 7 769,30

En traduisant l’image en texte, l’OCR permet l’analyse du contenu en une information pertinente

Lorsque que le document est déjà connu (au niveau du “pattern”), SPOT utilise alors sa base de

connaissance des “patterns” (patrons) Analyse (3/4)

connaissance des patterns (patrons).

La base de connaissance des “patterns” prend en charge:

La gestion des décalages (horizontaux et verticaux)

La problématique du redimensionnement de la taille des documents

La gestion de la localisation des blocs d’information qui peuvent varier sur le document (par ex. le corps des factures et la zone des totaux qui peut varier pour un même émetteur).

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Productivité Analyse (4/4)

Productivity Training

%

0 100

Time Semantic approach + SPOT training

Productivity 50 Setting-up

%

0 100

Time Classical approach

Module de Décision

Le module de décision est le module dans lequel, en fonction des éléments de contrôle intégrés, il est déterminé

l d l d ê d

Data, Décision (1/2)

si le document est valide et peut‐être transmis directement à la GED, ECM, ERP (mode « silence), ou si une fonction de vidéo‐codage est nécessaire.

La décision est basée sur (par ex.):

Présence de données obligatoires;

Score de l’extraction I’OCR;

Structure de certaines données + logique de contrôleg q

Espace de programmation pour inclure / intégrer la logique de contrôle métier, par ex:

présence d’un bon de commande

Structure de ce nr. de commande

Connexion sur un référentiel complémentaire

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Module d’apprentissage

“On” utilise les résultats corrigés issus du vidéo‐codage pour que le système apprenne de ses erreurs ‐> on est dans un processus

t t d’ éli ti ti

Data, Décision + Apprentissage (2/3)

transparent d’amélioration continue.

Il n’est pas nécessaire de définir des zones d’extraction avec sa règle cm; il suffit de corriger le résultat de manière à ce que le moteur s’améliore automatiquement.

En moyenne, il faut de 3 à 5 “passes” d’un même fournisseur afin que

le logiciel produise un modèle “mature” qui puisse être pris en charge par la fonction “pattern” de l’application (sortie de la phase d’apprentissage)

Possibilité de gérer plusieurs “patterns” pour un même fournisseur = une empreinte

Diagramme fonctionnel

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Le design de l’interface de vidéo‐codage a été adapté pour la production et le traitement de masse

Interconnexion avec des systèmes (sources de

Interconnexion avec des systèmes (sources de données) externes: enrichissement de fonctions et contrôles métier

Nombreux raccourcis‐clavier et fonction de “copier‐

coller” par clic sur l’image

Organisation selon plusieurs formulaires de saisie en

Organisation selon plusieurs formulaires de saisie en fonction de la nature du document

Interface entièrement configurable ‐> espace ouvert de programmation.

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Injection dans la GED/ECM

Le résultat produit par le vidéo‐codage (output) est automatiquement envoyé / pris en charge à l’application de GED/ECM, ERP … ou toute autre app cat o de G / C , … ou toute aut e application métier de l’organisation (intégration).

SPOT SPOT

Apps Apps extext..

SPOT SPOT