[PDF] Cours de gestion de stock sur Excel pdf | Cours Bureautique

Dates des révisions :

V10 : 17/07/16 V11 : 08/07/16 V12 : 14/11/16

Gestion de Stock sous

Excel (GSE)

Version Professionnelle

Frédéric KULAS www.gse-pro.com

À Propos

GSE

ou

G

estion de

S

tock sous

E

xcel est un logiciel de gestion de stock compatible avec le tableur Microsoft Excel*. Écrit en VBA, il vous permet de gérer un stock d’articles ou de marchandises.

De nombreux stocks peuvent-être gérés à l’aide de GSE : Le stock d'une entreprise

Le stock d’une bibliothèque

Le stock d’une trousse à pharmacie Le stock d'une réserve alimentaire Etc…

Quel est le nombre maximal d'articles que peut gérer GSE ?

En théorie cela dépend du nombre de lignes que peut contenir une feuille Excel.

Environ 65000 articles avec Excel 2003, et plusieurs centaines de milliers sur les versions supérieures.

En réalité, depuis Excel 2010, cela dépend de la puissance et de l'optimisation du poste informatique sur lequel GSE est installé.

GSE peut gérer dans un même stock :

La quantité de Produits disponible et à commander Les entrées et les sorties d’un Produit

Le Prêt de Produits

Les dates de péremption des Produits.

Une bonne gestion des stocks s’appuie sur deux facteurs principaux : la date de la commande et la quantité commandée.

Il est possible de commander soit à date fixe, soit à date variable. De même que la quantité commandée peut être fixe ou variable.

En s’appuyant sur ces deux constantes, plusieurs combinaisons sont envisageables. Elles

correspondent à autant de méthodes de gestion possibles.

GSE se base sur la gestion de limite de commande, encore appelée méthode de gestion à point de commande.

Il adopte un système de commande à date variable mais à quantité fixe dans la mesure où c’est

l’atteinte d’un niveau donné du stock (appelé : limite de commande) qui déclenche la commande

de réapprovisionnement.

GSE est un logiciel gratuit. Il est disponible en téléchargement libre sur le site www.gse-pro.com. Une version destinée aux "professionnelles" vous permet :

- De gérer la facturation de vos ventes

- De disposer de la fonction « Inventaire Intégral » de votre stock. - De sauvegarder les paramètres de vos inventaires

- De gérer GSE à l’aide d’une base de données MySQL.

Un "Pack tout en 1" est disponible sur le site www.gse-pro.com pour vous permettre de commencer la gestion de votre stock en toute simplicité !

Ce pack comprend :

 Le Manuel complet de GSE

 Le logiciel GSE en version Professionnelle

 L'accès au code VBA pour vos modifications personnelles.  Les mises à jour illimitées de GSE.

 Le Tableau de Référence pour l’option « Inventaire Intégral » de GSE

 Les options complémentaires de GSE (sauvegardes automatique, alertes email, produits composés, gestion des QR Codes, bon de commande fournisseurs, etc.)

 En option : La gestion de bases de données MySQL pour utiliser GSE en réseau local ou sur Internet.

Table des matières

SIGNIFICATION DES SYMBOLES ... 8

I – QUESTIONS RELATIVES AU FONCTIONNEMENT DU LOGICIEL ? ... 9

QUELLES SONT LES VERSIONS D’OFFICE COMPATIBLES ? ...9

SUR QUEL SYSTEME D’EXPLOITATION LE LOGICIEL FONCTIONNE-T-IL ? ...9

QUELLES SONT LES REFERENCES NECESSAIRES AU BON FONCTIONNEMENT DU LOGICIEL ? ...9

QUELLES SONT LES DIFFERENCES ENTRE LA VERSION GLOBALE ET PROFESSIONNELLE ? ... 11

II – GESTION DES ACCES UTILISATEURS (A / SA) ... 12

SIMPLE UTILISATEUR ... 12

ADMINISTRATEUR ... 12

SUPER-ADMINISTRATEUR ... 12

III – GERER LES UTILISATEURS (A / SA) ... 13

AJOUTER UN NOUVEL UTILISATEUR ... 13

SUPPRIMER UN UTILISATEUR ... 13

DESIGNER LES DROITS DE CHAQUE UTILISATEUR _{... 13}

ACCES A GSE A L’AIDE D’UN BADGE ... 14

IV – IMPORTER / EXPORTER UNE BASE DE DONNEES (SA) ... 15

IMPORTER LA BASE DE DONNEES D’UN AUTRE LOGICIEL ... 15

IMPORTER UNE BASE DE DONNEES D’UNE AUTRE VERSION DE GSE(SA) ... 17

EXPORTER LA BASE DE DONNEES DE GSE(AVEC LES DATES DE PEREMPTION) ... 18

EXPORTER LA BASE DE DONNEES DE GSE(SANS LES DATES DE PEREMPTION) ... 19

V – PRESENTATION DES FENETRES PRINCIPALES ... 20

ACCUEIL _{... 20}

DESCRIPTION DE LA FENETRE ACCUEIL : ... 21

NOUVEAU PRODUIT ... 23

DESCRIPTION DE LA FENETRE NOUVEAU PRODUIT : ... 24

IMPORT IMAGES WEB ... 26

MODIFICATION PRODUIT _{... 27}

DESCRIPTION DE LA FENETRE MODIFICATION DE PRODUIT : ... 28

AJOUT ... 30

DESCRIPTION DE LA FENETRE AJOUT DE PRODUIT : ... 31

RETRAIT ... 34

DESCRIPTION DE LA FENETRE RETRAIT DE PRODUIT : ... 35

FONCTION DE RECHERCHE DE GSE ... 39

FONCTION DE RECHERCHE AVANCEE DE GSE ... 40

LA GESTION DES CATEGORIES ET SOUS-CATEGORIES _{... 42}

LA MODIFICATION DES CATEGORIES, SOUS-CATEGORIES ET ATTRIBUTS ... 43

AJOUT DE PLUSIEURS CODES-BARRES DIFFERENTS A UNE REFERENCE ... 44

VI – PRESENTATION DES FENETRES SECONDAIRES (A / SA) ... 46

INVENTAIRE ... 46

PARAMETRES ... 47

UTILISATEURS _{... 49}

HISTORIQUE ... 52

STATISTIQUES ... 53

STATISTIQUES COMPLEMENTAIRES ... 54

LE DETAIL DES STATISTIQUES COMPLEMENTAIRES ... 55

DATE DES INVENTAIRES _{... 56}

FENETRE DE CAPTURE DU FLUX DE LA WEBCAM _{... 57}

VII – MODE TABLETTE ... 59

VIII - EDITION DE DOCUMENTS (FICHES PRODUITS, BON DE SORTIES, ÉTIQUETTES GRAND FORMAT…) VP ... 60

COMMENT PERSONNALISER LES DOCUMENTS ? ... 60

OU SONT STOCKES LES DOCUMENTS GENERES PAR GSE ? ... 60

COMMENT GENERER UN BON DE COMMANDE FOURNISSEUR ? ... 61

SELECTIONNER LES PRODUITS A COMMANDER ... 62

IX – PROCEDURES D’APPLICATION ... 64

COMMENT CREER UN NOUVEL ARTICLE DANS LE STOCK ? ... 64

COMMENT AJOUTER UN ARTICLEDANS LE STOCK ? ... 65

COMMENT MODIFIER UN ARTICLEDANS LE STOCK ? ... 66

COMMENT SUPPRIMER UN ARTICLEDU STOCK ? ... 67

COMMENT SORTIR UN OU PLUSIEURS ARTICLES DU STOCK ? ... 68

A- VOTRE PRODUIT NE CONTIENT PAS DE DATE DE PEREMPTION : ... 68

B - VOTRE PRODUIT CONTIENT UNE DATE DE PEREMPTION : ... 69

SUPPRESSION DES PRODUITS PERIMES VIDES ... 72

ENTREE DE PRODUITS PAR LOT (MODE BATCH) ... 73

ACTIVER LE MODE D’ENTREE PAR LOT : ... 73

IMPORTER VOS CODES-BARRES AVEC LEUR QUANTITE... 74

VALIDER LES CODES-BARRES IMPORTES ... 75

VALIDATION MANUELLE DES PRIX DES PRODUITS ... 77

VALIDATION AUTOMATIQUE DES PRIX DES PRODUITS ... 77

SORTIE DE PRODUITS PAR LOT (MODE BATCH) ... 78

ACTIVER LE MODE DE SORTIE PAR LOT : ... 78

RETIREZ VOS CODES-BARRES AVEC LEUR QUANTITE ... 79

VALIDER LES CODES-BARRES IMPORTES ... 80

X – GERER L’INVENTAIRE DU STOCK ... 82

OPTIONS DE LA FENETRE « INVENTAIRE SELECTIF » ... 82

GERER L’INVENTAIRE DES ENTREES ET SORTIES DU STOCK JOURNALIER _{... 84}

GERER L’INVENTAIRE DES ENTREES ET SORTIES DU STOCK SUR UNE PERIODE DETERMINEE ... 85

GERER L’INVENTAIRE DES ENTREES ET SORTIES DU STOCK PAR PRODUIT ... 86

GERER L’INVENTAIRE DES ENTREES (PAR FOURNISSEURS, JOURS, MOIS, ANNEE) ... 87

GERER L’INVENTAIRE DES SORTIES (PAR CLIENT, JOURS, MOIS, ANNEE) ... 87

GERER L’INVENTAIRE DES PRODUITS EN PRET... 88

GERER L’INVENTAIRE DES PRODUITS AVEC UNE DATE DE PEREMPTION _{... 88}

GERER L’INVENTAIRE DES PRODUITS PERIMES OU QUI VONT L’ETRE _{... 89}

VISUALISER L’INVENTAIRE DU STOCK URGENT ... 90

VISUALISER L’INVENTAIRE DES PRODUITS REFORMES ... 90

VISUALISER L’INVENTAIRE DE GESTION DES LOTS ... 91

VISUALISER GRAPHIQUEMENT LA DUREE THEORIQUE DE PRESENCE DES LOTS PAR PRODUITS ... 92

PERSONNALISER VOTRE INVENTAIRE ... 94

XI – GERER UN STOCK AVEC DES PRODUITS EN PRET ... 97

AJOUTER UN NOUVEAU PRODUIT EN PRET _{... 97}

VISUALISER LES CLIENTS EMPRUNTEURS ... 99

XII – GERER UN STOCK AVEC DES PRODUITS AYANT UNE DATE DE PEREMPTION (DDP) ... 100

AJOUTER UN NOUVEAU PRODUIT AVEC UNE DDP ... 100

GERER UNE ALERTE SUR LE SUIVI DES DATES DE PEREMPTION ... 102

SORTIR UN PRODUIT PERIME DU STOCK _{... 103}

XIII –MODE MANUEL / AUTOMATIQUE ... 104

QU’EST-CE QUE LE MODE MANUEL ? ... 104

QU’EST-CE QUE LE MODE AUTOMATIQUE ? ... 104

XIV – GERER LES CODES-BARRES ... 105

QU’EST-CE QUE LE CODE-BARRES EAN? ... 105

CREER UN CODE-BARRES ... 107

IMPRIMER LES NOUVEAUX CODES-BARRES CREES _{... 108}

RENSEIGNER LES CODES-BARRES DE CHAQUE ARTICLE DEJA PRESENT DANS LE STOCK_{... 109}

UTILISER UN SMARTPHONE EN WIFI COMME LECTEUR DE CODE-BARRES ... 110

UTILISER UN LECTEUR DE CODES-BARRES (DOUCHETTE, SCANNETTE OU SCANNER)USB ... 111

UTILISER UN LECTEUR DE CODES-BARRES (DOUCHETTE, SCANNETTE OU SCANNER) EN WIFI ... 112

OU SCANNER LE CODE-BARRES D’UN ARTICLE DANS GSE ? ... 113

COMMENT ACTIVER L’UTILISATION DES CODES-BARRES DANS GSE ? ... 113

XV – GERER LES QR CODES ... 115

QU’EST-CE QU’UN QRCODE ? ... 115

CREER UN QRCODE ... 117

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES SUR LA GENERATION DE QRCODE ... 120

UTILISER UN LECTEUR DE CODES-BARRES 2D(DOUCHETTE, SCANNETTE OU SCANNER)USB ... 121

UTILISER UN LECTEUR DE CODES-BARRES 2D(DOUCHETTE, SCANNETTE OU SCANNER) EN WIFI ... 122

OU SCANNER LE QRCODE D’UN ARTICLE DANS GSE ? ... 123

XVI – GESTION DES PRODUITS COMPOSES ... 124

QU’EST-CE QU’UN PRODUIT COMPOSE / COMPOSANT ? ... 124

COMMENT CREER UN PRODUIT COMPOSE ? ... 124

XVII - REALISER L’INVENTAIRE INTEGRAL DE VOTRE STOCK REEL (A / SA) ... 127

A) EFFECTUER UN INVENTAIRE INTEGRAL A L’AIDE D’UNE DOUCHETTE ... 127

DEMARRAGE DE L’INVENTAIRE : ... 129

EN COURS D’INVENTAIRE : ... 130

FIN DE L’INVENTAIRE : ... 130

UTILISER LE TABLEAU DE REFERENCE DES CODES-BARRES _{... 131}

ANNULER OU SUPPRIMER UN SCAN ... 132

MODIFICATION MANUELLE EN COURS D’INVENTAIRE INTEGRAL ... 132

GERER LA COMMANDE VOCALE LORS D’UN SCAN ... 133

L’ASSISTANT VOCAL D’EXCEL ... 133

B) EFFECTUER UN INVENTAIRE INTEGRAL A L’AIDE D’UN PDA ... 140

UTILISATION DE PDA D’INVENTAIRE _{... 141}

XVIII - GERER LES VISUELS (A / SA) ... 142

COMMENT IMPORTER L’IMAGE D’UN ARTICLE ? ... 142

IMPORT MANUEL : ... 143

IMPORT AUTOMATIQUE :... 143

OU SONT STOCKEES LES IMAGES DES PRODUITS : ... 144

COMMENT IMPORTER L’IMAGE D’UN CLIENT OU D’UN FOURNISSEUR ? ... 145

XIX – GERER LA FACTURATION (SA) ... 146

COMMENT PERSONNALISER UNE FACTURE ? ... 146

COMMENT INSERER VOTRE LOGO DANS VOTRE FACTURE ? ... 149

GERER LA TVA ET LES FRAIS DE PORT ... 150

XX – LES PARAMETRES (SA) ... 151

COMMENT TRIER LES PRODUITS DANS LA BASE DE DONNEES ? ... 151

GESTION DES PARAMETRES MONETAIRES _{... 151}

XXI – ASTUCES... 152

LES RACCOURCIS CLAVIER ... 152

LES RACCOURCIS DIRECTS ... 152

LES RACCOURCIS INDIRECTS ... 152

ENREGISTRER VOTRE CLASSEUR GSE ... 153

REDUIRE L’INTERFACE DE GSE ... 153

XXII – LES ERREURS (SA) ... 154

COMMENT GERER LES ERREURS DU LOGICIEL ? ... 154

XXIII - GARDER UN HISTORIQUE DES ACTIONS EFFECTUEES (SA) ... 156

COMMENT GARDER UN HISTORIQUE DE TOUTES LES ACTIONS EFFECTUEES DANS LE LOGICIEL ? ... 156

XXIV – COMMENT MODIFIER, IMPORTER OU SUPPRIMER UNE LANGUE DANS LE LOGICIEL ? (SA) ... 157

IMPORTER UNE LANGUE ... 157

TRADUIRE UNE LANGUE DANS GSE ... 158

XXV – COMMENT TENIR LE LOGICIEL A JOUR ? (SA) ... 160

1ERE _{OPTION : ... 160}

2EME _{OPTION : ... 160}

XXVI - COMMENT SUPPRIMER LA BASE DE DONNEES DU LOGICIEL ? (SA) ... 161

XXVII - COMMENT EFFECTUER UNE SAUVEGARDE AUTOMATIQUE DE LA BASE DE DONNEES ? (SA) ... 162

XXVIII – COMMENT SUPPRIMER L’HISTORIQUE DES ENTREES ET SORTIES DU LOGICIEL ? ... 164

XXIX – COMMENT IMPORTER DES DONNEES EXTERNES DANS GSE ? ... 165

XXX – COMMENT TENTER DE REDUIRE LA TAILLE DU FICHIER EXCEL DU LOGICIEL ? ... 166

XXXI – COMMENT UTILISER LA FONCTION D’ENVOI D’ALERTE D’EMAILS ? ... 167

ENVOYER UNE ALERTE MAIL AVEC GSE ... 167

LES PARAMETRES NECESSAIRES POUR ENVOYER UNE ALERTE MAIL ... 168

QUELLE MESSAGERIE UTILISER POUR ENVOYER UN MAIL AVEC GSE ? ... 168

XXXII – MODIFIER LE LOGICIEL ... 169

COMMENT MODIFIER LE CODE DU LOGICIEL ? ... 169

QUELS SONT LES AIDES DISPONIBLES POUR LA PROGRAMMATION DU LOGICIEL ? ... 169

XXXIII - LICENCE ET DROITS D’UTILISATION ... 170

QU’ELLE EST LE DROIT D’UTILISATION DES VERSIONS DE GSE ? ... 170

XXXIV - LES AVANTAGES D’ETRE UN UTILISATEUR ENREGISTRE DE GSE ... 171

POURQUOI S’ENREGISTRER ? ... 171

COMMENT DEMANDER A ETRE ENREGISTRE ? ... 171

OU TELECHARGER LES DIFFERENTES VERSIONS DE GSE ?... 173

UTILISATEURS ENREGISTRES : ... 173

UTILISATEURS PUBLIQUES : ... 173

XXXVI – LA GESTION D’UNE BASE DE DONNEES MYSQL ( VP - SA) ... 174

LA GESTION D’UNE BASE DE DONNEES MYSQL EST-ELLE ACCESSIBLE DANS GSE ? ... 174

QUAND CETTE OPTION SERA FINALISEE ? ... 174

À QUOI SERT UNE BASE MYSQL ? ... 174

COMBIEN DE GSE PEUT-ON CONNECTER A UNE BASE MYSQL ? ... 174

COMBIEN COUTE CETTE OPTION ? ... 174

PROPOSEREZ-VOUS UN ABONNEMENT ? ... 174

XXXVII-UTILISATION D’UNE BASE MYSQL AVEC GSE SUR UN RESEAU LOCAL ( VP - SA) ... 176

QUELS SONT LES PARAMETRES REQUIS POUR UTILISER PLUSIEURS GSE SIMULTANEMENT : ... 176

1 - TELECHARGER ET INSTALLER LE LOGICIEL WAMPSERVER... 177

2 - CONFIGURATION DE LA BASE MYSQL ... 187

3 - CONFIGURATION DE LA CONNEXION ODBC ... 192

4 - CONFIGURATION DE LA CONNEXION ODBC DANS EXCEL ... 200

5 - CONFIGURATION DU LOGICIEL GSE ... 201

6- DETAILS DES OPTIONS DE LA CONSOLE D’ADMINISTRATION DE MYSQL ... 208

7- CONNECTER D’AUTRES GSE A UNE BASE DE DONNEES DEJA PARAMETREES ... 211

XXXVIII– RUBAN PERSONNALISE ... 213

Signification des symboles

A = Utilisateur connecté en Mode Administrateur

SA = Utilisateur connecté en Mode Super-Administrateur

VPC = Version Professionnelle complète de GSE

Note = Note complémentaire

UE = Utilisateur Enregistré

Toutes les copies d’écran de ce manuel sont issues du logiciel GSE, de la

version 1.4.0 à la dernière version publiée.

Certaines parties de ce Manuel nécessitent d’acquérir « un Pack de Gestion,

ou des options pour la version Professionnelle complète de GSE »

disponible à cette adresse :

http://www.gse-pro.com/gse_ressources_3.html

Ce manuel est révisé, autant que possible, à chaque changement de version

de GSE.

Les mises à jour de ce manuel seront disponibles en téléchargement sur une

page protégée par mot de passe à cette adresse :

http://www.gse-pro.com/gse_ressources_1.html

En cas d’anomalies, d’erreurs ou d’incohérences découvertes dans ce

manuel, veuillez-nous le signaler sur le Forum dédié au logiciel GSE à cette

adresse :

I – Questions relatives au fonctionnement du logiciel ?

Quelles sont les versions d’Office compatibles ?

GSE Version Globale version utilisée sur Excel 2003 (plus mise à jour). GSE Version Professionnelle nécessite Excel 2007 au minimum. Sur quel système d’exploitation le logiciel fonctionne-t-il ?

GSE fonctionne sur la plateforme de Microsoft Windows, depuis Windows XP (inclus). Quelles sont les références nécessaires au bon fonctionnement du logiciel ?

GSE a besoin de plusieurs références sur le poste d’installation pour pouvoir fonctionner.

Voici la liste des références nécessaires par défaut lors de l’ouverture d’un fichier Excel : C:\PROGRA~1\COMMON~1\MICROS~1\VBA\VBAX.X\ VBE7.DLL

C:\Program Files\Microsoft Office\OfficeXX\ EXCEL.EXE C:\Windows\System32\ stdole2.tlb

C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\OFFICEXX\ MSO.DLL Voici la liste des références nécessaires pour le bon fonctionnement de GSE :

C:\Windows \system32\ FM20.DLL

C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\VBA\VBA6\ VBE6EXT.OLB C:\Windows\System32\ mshtml.tlb

C:\Windows\System32\ ieframe.dll

C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\ REFEDIT.DLL C:\Program Files\Common Files\System\ado\ msado28.tlb C:\Windows \System32\ cdosys.dll

Note : l’emplacement, et le numéro (X) de ces fichiers varie en fonction de votre système d’exploitation et de votre version de Microsoft Excel.

Vous devez autoriser Excel à accéder au projet VBA de GSE !

Allez dans le menu Fichier\Options\Centre de gestion de la confidentialité, cliquez sur

Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité..., puis dans Paramètres des

macros, cochez la case Accès approuvé au modèle d'objet du projet VBA.

Quelles sont les différences entre la version Globale et Professionnelle ?

La version Globale de GSE, est une version de GSE publiée uniquement au format compatible avec l’ancienne version d’Excel 2003 (.xl).

GSE ayant suivis l’évolution d’Excel, et notamment l’évolution du format de compression

(.xlsm), et la modification du ruban, seule la version Professionnelle est désormais officiellement disponible.

Ancienne version d’Excel (jusqu’à 2003 inclus) :

Version du ruban d’Excel (depuis 2007) :

Ruban de GSE (Exemple sur Excel 2016) :

II – Gestion des accès utilisateurs (A / SA)

Simple Utilisateur

Vous pouvez limiter l’accès à certaines fonctionnalités de GSE en ajoutant un simple utilisateur.

L’utilisateur peut :

- visualiser les produits périmés du stock (mais ne pourra pas les supprimer) - ajouter une quantité pour des produits déjà existants dans le stock

- sortir des produits déjà existants dans le stock - éditer l’inventaire des entrées et sorties du stock

Après modification des autorisations définies dans les paramètres de GSE : - ajouter des nouveaux produits dans le stock

- modifier des produits dans le stock - supprimer les produits périmés du stock Administrateur

L’administrateur peut :

- supprimer les produits périmés du stock

- ajouter des produits déjà existants dans le stock - sortir des produits déjà existants dans le stock - modifier des produits dans le stock

- ajouter et retrancher des produits déjà existants dans le stock - éditer des inventaires personnalisés

- voir l’état du stock et les statistiques - ajouter un utilisateur

- supprimer un utilisateur

- définir ou modifier les droits d’accès des utilisateurs - ajouter, supprimer ou modifier une fiche fournisseur - ajouter, supprimer ou modifier une fiche client Super-Administrateur

Le Super-Administrateur possède TOUS les droits des utilisateurs et des administrateurs dans GSE, en plus des droits suivants :

- Accéder aux paramètres du programme

- Accéder à l’historique de toutes les actions effectuées dans GSE (si l’option est activée dans les paramètres)

- Supprimer toutes les données du programme :  la base complète du stock

 l’historique des entrées du stock  l’historique des sorties du stock  les fiches fournisseurs

 les fiches clients

- Optimiser la base de donnée (= réduire la taille du fichier Excel) - Importer une base de données externe

- Modifier le modèle des factures

- Accéder aux feuilles du classeur de GSE :  de la base de données

 des entrées et sorties

 des traductions du programme

 de l’historique des erreurs du programme (si l’option est activée dans les paramètres)

III – Gérer les utilisateurs (A / SA)

Ajouter un nouvel utilisateur

Accéder à la console de Gestion des utilisateurs :

1. Ajouter le nom d’un utilisateur dans la colonne « Nom ».

2. Spécifier les droits d’accès de l’utilisateur dans la colonne « Grade ». 3. Spécifier le mot de passe de l’utilisateur dans la colonne « Mot de passe ». Vous ne devez pas spécifier deux mots de passe identiques !

4. Spécifier son rôle dans la colonne « Statut ». (Statut simplement indicatif dans la fenêtre principale de GSE)

Supprimer un utilisateur

Supprimer toutes les informations de l’utilisateur existant sur la console de Gestion des utilisateurs.

Effacer les données dans les colonnes « Nom », « Grade », « Mot de passe », « Information », et « Numéro de Badge » le cas échéant.

Désigner les droits de chaque utilisateur

Les droits des utilisateurs sont spécifiés dans la colonne « Grade » sur la console de Gestion des utilisateurs.

Les Grades correspondant sont : Personnel = Simple Utilisateur Administrateur = Administrateur

Super-Administrateur = Super-Administrateur

Accès à GSE à l’aide d’un badge

En complément d’un mot de passe pour chaque utilisateur se connectant à GSE, vous avez la possibilité de rajouter le numéro de badge de l’utilisateur.

Le numéro de badge de l’utilisateur peut correspondre à un numéro de code-barres inscrit sur le badge personnel d’un utilisateur, ou d’un numéro dédié à GSE.

Pour cela, cocher la case ‘Activer la reconnaissance des numéros de Badge’.

Vous avez la possibilité de commander des badges sur : http://www.gse-pro.com/badge.html

Nous vous proposons des badges types avec vos propres photos et numéros, ou vous pourrez nous suggérer une charte graphique spécifique.

IV – Importer / Exporter une Base de données (SA)

Importer la Base de données d’un autre logiciel

Pour importer une Base de données externe à GSE il vous faut renseigner 3 Feuilles au sein du classeur : La Feuille COMPOSES, la Feuille PRODUITS et la Feuille STOCK. Il vous suffit de remplir chaque colonne suivant les données disponibles.

Vous avez 2 possibilités pour importer une base de données d’un autre fichier Excel par exemple.

1) Méthode Manuelle :

- Vous vous connectez en Mode Super-Administrateur, et vous affichez toutes les feuilles du classeur.

- Allez dans les paramètres de GSE, et activez l’option pour afficher les feuilles du classeur et afficher rendre cette icône disponible en bas à droite de la fenêtre d’Accueil :

Faites un clic sur cette icône pour afficher les feuilles nécessaires à l’importation d’une Base de données externe.

- Vous pouvez copier manuellement chaque colonne à importer sur les Feuilles COMPOSES, STOCK et PRODUITS.

Important : chaque produit importé sur une feuille doit Obligatoirement être importé sur les autres feuilles,

sur la même ligne

, sans quoi GSE ne fonctionnera pas correctement !

2) Méthode Semi-Automatique :

- Vous pouvez utiliser le Module d’importation intégré à GSE.

Prérequis : pour utiliser cette fonction, votre base de données doit être vierge.

- Coller 1 colonne d’une source externe.

- Cliquer sur Transfert

- Recommencer l’opération selon le nombre de colonne souhaitée.

Pour importer un Produit dans GSE il faut au minimum la Référence et le nom du Produit (sur la même ligne des Feuilles COMPOSES, PRODUITS et STOCKS).

Cette option ne doit-être utilisée que lorsque votre base de données est vierge, sinon GSE écrasera les données déjà présentent !

Importer une Base de données d’une autre version de GSE (SA)

Note : cette option n’est disponible que depuis la version 1.4.0 de GSE. Vous ne pourrez donc pas utiliser cette option pour importer une Base d’une version inférieure à la 1.4.0 de GSE !

Pour importer une Base de données d’une autre version de GSE (à partir de la version 1.4.0), vous pouvez utiliser le Module d’Importation disponible dans la section n°7 des paramètres de GSE.

Cliquez sur « Importer une Base de données »

Le fichier à importer doit obligatoirement contenir le terme ‘ Sauvegarde-Bas-GSE’ : Ex :

Sauvegarde-Base-GSE (+ date et heure de l’export).xlsm ou

Exporter la Base de données de GSE (avec les Dates de péremption)

Note : cette option n’est disponible que depuis la version 1.4.0 de GSE. La Base de données exportée ne sera pas utilisable dans une version inférieure à 1.4.0 de GSE. Pour exporter une Base de données d’une autre version de GSE (à partir de la version 1.4.0), vous pouvez utiliser le Module d’Exportation disponible dans la section n°7 des paramètres de GSE.

Cliquer sur « Exporter une Base de données »

À partir de la version 1.8.7 de GSE, les données exportées par défaut par cette option sont :  Les produits de la base de données

 L’historique des entrées et des sorties du stock  Les Fiches Clients

 Les Fiches Fournisseurs  Tous les paramètres  La feuille des traductions

 Les utilisateurs et leur code d’accès

Plusieurs paramètres-vous sont proposés pour exporter votre base , comme : - Exporter la base de données sans date de péremption

- Inclure les entrées et les sorties (cochée par défaut) - Inclure l’historique des actions

Exporter la Base de données de GSE (sans les Dates de péremption)

Note : cette option n’est disponible que depuis la version 1.5.7 de GSE. La Base de données exportée ne sera pas utilisable dans une version inférieure à 1.4.0 de GSE. Pour exporter une Base de données d’une autre version de GSE (à partir de la version 1.5.7), vous pouvez utiliser le Module d’Exportation disponible dans les paramètres de GSE, onglet « Base de données ».

Cocher la case « Exporter la base de données sans Date de péremption » , puis cliquez sur le bouton « Exporter la Base de données » .

Vous pouvez facilement vérifier le fichier d’export, en ouvrant le fichier nommé : Sauvegarde-Base-GSE (+ date et heure de l’export).xlsm

V – Présentation des fenêtres principales

Accueil

Lorsque vous vous connecter pour la 1ère _{sur GSE, vous arrivez sur la fenêtre d’accueil :}

Dès la 1ère _{connexion, avec le mot de passe ‘admin’, vous êtes automatiquement en mode}

Super-Administrateur.

En positionnant le curseur de votre souris sur le bord droit de la fenêtre d’accueil, un volet droit apparait, et agrandit la fenêtre :

Note : si vous désirez que la fenêtre d’accueil reste toujours agrandie par défaut, vous pouvez activer cette possibilité dans les paramètres (n°1) de GSE.

Description de la fenêtre Accueil :

1- Pour créer un nouveau Produit dans votre stock

2- Pour modifier un Produit existant dans votre stock

3- Pour ajouter une quantité d’un Produit existant dans votre stock 4- Pour retirer une quantité de Produit existant dans votre stock

5- Pour faire un inventaire de votre stock

6- Pour gérer les Clients et les Fournisseurs

7- Pour quitter le logiciel

8- Fenêtre de diffusion de message du site gse-pro.com

9- Pour accéder aux paramètres du logiciel

10- Pour gérer les accès des utilisateurs du logiciel

11- Pour consulter l’historique des actions effectuées dans le logiciel (option à activer dans les paramètres)

12- Pour consulter les statistiques sur votre stock

13- Pour effectuer une maintenance sur le logiciel

14- Pour afficher les feuilles de la base de données du logiciel

(UE)

Par défaut : Feuilles produit / Stock / Entrées / Sorties

Si activé dans les paramètres : Feuilles Clients / Fournisseurs / Historique / Erreurs

15- Permet d’effectuer une sauvegarde rapide de la base de données, sans les paramètres du

logiciel.

(VPC)

(option à activer dans les paramètres)

16- Pour générer un bon de commande fournisseur

(VPC)

Description de la fenêtre Nouveau Produit : 1- Référence du Produit

- Cette référence est unique, il ne peut pas y en avoir 2 identiques ! - Cette référence ne doit pas contenir les termes « -REF » et «-DP- »,

ils sont réservées à GSE

2- Nom du Produit 3- Catégorie du Produit 4- Sous-Catégorie # 5- Taille # 6- Couleur # 7- Description du Produit

8- Fournisseur par défaut (de ce produit - information non obligatoire)

9- Quantité à commander (sera indiqué par défaut lors de la génération d’un bon de commande fournisseur)

10- Nombre limite de commande

(GSE vous indiquera automatiquement qu’il faudra commander ce produit dès que cette limite sera atteinte lors de la sortie du Produit)

(Cette limite peut être spécifiée pour chaque Produit indépendamment)

11- Unité (Quantité, volume, poids, etc…)

12- Emplacement physique de votre produit dans votre lieu de stockage

13- TVA*

14- QR Code (permet de générer un QR Code dès la validation de cette fenêtre)

15- Numéro du Code-Barres du Produit*

(Si l’option est activée dans les paramètres de GSE, un même code-barres peut être attribué à plusieurs références de produits. Il peut s’agir d’un même produit, mais avec des dates de péremption différentes par exemple.)

16- Impression du Code-Barres du produit en plusieurs exemplaires*

17- Fonction de Prêt*

(Si cette fonction est cochée, GSE vous proposera de sortir ce produit en prêt) (Si ce produit est disponible en Prêt vous ne pourrez sortir qu’un seul produit par référence.)

18- Date de Péremption*

(Si cette fonction est cochée, GSE vous proposera de choisir une date de péremption lors de l’ajout d’un produit dans le stock.)

19- Codes-barres Multiple*

(Si cette fonction est cochée, GSE vous autorisera à renseigner plusieurs codes-barres différents pour une même référence.)

20- Options

(2 onglets supplémentaires permettent de créer et de gérer un produit composé dans GSE).

21- Uploader une image*

(Cliquez sur cette zone pour sélectionner une image ou une photo de votre produit sur votre disque dur, ou via internet.)

22- Webcam

(Cette icône vous permet d’afficher une fenêtre de capture de votre Webcam pour prendre une photo de vos produits.)

23- Éviter la fermeture de la fenêtre

(Cette fonction est utile si vous avez plusieurs produits à créer dans le stock avec des caractéristiques similaires.)

24- Recherche avancée

(Cette fonction vous permet d’afficher la liste des références déjà présentent dans votre base de données. Cela vous permet d’ajouter des références basées sur le même modèle, ou de voir si une référence existe déjà.)

25- Agrandir ou réduire la fenêtre*

(Cette icône représentée par deux flèches bleues vous permet d’afficher ou cacher l’illustration du produit.)

26- Messages signalétiques*

(Vous avertit si le scan de votre produit a été pris en compte)

(Vous avertit si plusieurs codes-barres identiques sont présents dans la base de données)

# _{Le nom du type de catégorie peut-être changé dans les paramètres (17) de GSE}

(Vouspouvez modifier le type en : Diamètre, Longueur, Conditionnement, etc… selon vos besoins.)

Import Images Web

Note : Cette fonction apparaîtra uniquement si vous avez préalablement attribué un code-barres à votre produit.

1- Recherche GSE

(GSE va se connecter à Internet sur le site désigné en et va rechercher avec le code-barres de l’article les illustrations disponibles sur le site web) (Cf. Comment importer l’image d’un article ?)

(Note : GSE ne pourra télécharger que les images au format .jpg ou .bmp, le format .png n’étant pas pris en charge par VBA.)

 Vous pouvez désigner un site particulier en cochant l’option « Autre site » 2- Import Manuel

(Vous pouvez rechercher une illustration pour votre article directement sur votre ordinateur.)

3- Recherche sur Google Books

(Cette option vous permet d’ouvrir une page de Google Livres avec le code-barres de votre article)

Cette option n’est utile que si vous gérez une bibliothèque avec GSE et que vous voulez importer des informations spécifiques à un livre grâce à son code ISBN (= Code-Barres unique pour les livres).

(Note : GSE ne fera qu’ouvrir votre navigateur Internet sur la page dédiée au livre, il ne fera aucune importation automatique.)

Description de la fenêtre Modification de Produit : 1- Référence du Produit à sélectionner

- Cette référence est unique, il ne peut pas y en avoir 2 identiques)

- Cette référence ne doit pas contenir les mots « -REF » et «-DP- », elles sont réservées à GSE)

2- Nom du Produit à sélectionner 3- Nom du Produit Modifiable 4- Prix du produit Modifiable 5- TVA Modifiable *

6- Unité (Quantité, volume, poids, etc…) 7- Nombre limite de commande Modifiable

(GSE vous indiquera automatiquement qu’il faudra commander ce produit dès que cette limite sera atteinte lors de la sortie du Produit)

(Cette limite peut être spécifiée pour chaque Produit indépendamment)

8- Emplacement physique Modifiable de votre produit dans votre lieu de stockage 9- Description du Produit Modifiable

10- Catégorie du Produit

11- Sous-Catégorie# 12- Taille#

13- Couleur#

14- Fournisseur par défaut (de ce produit - information non obligatoire)

15- Numéro du Code-Barres du Produit*

(Si l’option est activée dans les paramètres de GSE, un même code-barres peut être attribué à plusieurs références de produits. Il peut s’agir d’un même produit, mais avec des dates de péremption différentes par exemple.)

16- Messages signalétiques*

(Vous avertit si le scan de votre produit a été pris en compte)

(Vous avertit si plusieurs codes-barres identiques sont présents dans la base de données) 17- Code-Barres du Produit en image*

18- Permet de faire défiler les Produits vers le prochain Produit qui ne possède pas de code-barres (pratique pour importer rapidement des codes-code-barres non encore enregistrés)

19- Import en Masse de codes-barres*

(Si vous avez déjà des produits dans votre stock qui n’ont pas encore de codes-barres, vous pouvez utiliser cette fonction.) (Cf. Renseigner les codes-barres de chaque article déjà présent dans le stock)

20- Fonction de Prêt*

(Si cette fonction est cochée, GSE vous proposera de sortir ce produit en prêt)

(Si ce produit est disponible en Prêt vous ne pourrez sortir qu’un seul produit par référence.) 21- Date de Péremption*

(Si cette fonction est cochée, GSE vous proposera de choisir une date de péremption lors de l’ajout d’un produit dans le stock.)

22- Éviter la fermeture de la fenêtre

(Cette fonction est utile si vous avez plusieurs produits à créer dans le stock avec des caractéristiques similaires.)

23-Agrandir ou réduire la fenêtre*

(Cette icône représentée par deux flèches bleues vous permet d’afficher ou cacher l’illustration du produit.)

24-Uploader une image*

(Cliquer sur cette zone pour sélectionner une image ou une photo de votre produit.) (Cf. Import Images Web)

25-Webcam

(Cette icône vous permet d’afficher une fenêtre de capture de votre Webcam pour prendre une photo de vos produits.) (Cf. Webcam)

26-Supprimer

(Ce Bouton vous permet de supprimer totalement le Produit sélectionné du Stock)

# _{Le nom du type de catégorie peut-être changer dans la feuille traduction de GSE}

(Vouspouvez modifier le type en Diamètre, Longueur, Conditionnement, etc… selon vos besoins.) (Cf. Importer une langue)

* Cette fonction sera visible uniquement si cette option est activée dans les paramètres de GSE.

Description de la fenêtre Ajout de Produit : 1- Référence du Produit à sélectionner

(Cette référence est unique, il ne peut pas y en avoir 2 identiques) 2- Nom du Produit à sélectionner

3- Nom du Produit

4- Stock actuel pour la Référence sélectionnée 5- Stock Global sous la même Référence

(Total de tous les Produits sous la même référence ; soit une référence unique, soit une référence avec plusieurs Dates de péremption.)

6- Quantité

(Nombre de Produits à ajouter dans le stock actuel pour la Référence sélectionnée.) 7- Prévision

(Nombre total des Produits déjà présents dans le stock actuel sous la Référence sélectionnée + le nombre total de Produits que vous allez ajouter dans le stock.) 8- Date d’ajout

(Date et heure lors de l’ajout du Produit sélectionné.)

(Note : Si l’autorisation est accordée dans les paramètres de GSE, en cochant le carré à droite de cette option, vous pouvez modifier cette donnée.)

9- Date limite

(Il s’agit de la Date de péremption de votre Produit DLC ou DLUO) 10- Fournisseur du Produit

11- Unité du Produit (Kg, Litre, etc…)

(Ces unités sont modifiables dans les paramètres de GSE.) 12- TVA*

13- Emplacement physique modifiable de votre produit dans votre lieu de stockage

(En cliquant sur le label, vous pouvez avoir l’emplacement complet s’il est réduit dans la fenêtre.)

14- Prix en Stock

(Prix actuel de vos Produits déjà présents dans votre stock.) 15- Prix Ajout

(Prix du ou des Produits que vous allez ajouter dans votre stock.)

(Note : Le prix d’ajout est le prix auquel vous allez vendre votre Produit.) 16- Prix Pondéré

Le Prix pondéré dans GSE peut être également appelé coût moyen pondéré des stocks, ou coût unitaire moyen pondéré (CUMP). Le coût moyen pondéré est une technique comptable d'évaluation des stocks. Cette méthode permet de déterminer la valeur du stock. L'ensemble des biens de même nature sert à calculer le coût moyen pondéré lors de chaque entrée de stock. Le CUMP se calcule en prenant la valeur initiale par article multipliée par le nombre d'articles en stock. Il faut additionner le résultat obtenu à la valeur des articles entrant en stock multipliée par le nombre d'articles entrant en stock. Le total doit être divisé par le nombre total d'articles restant en stock.

17- Description du Produit Modifiable 18- Réceptionneur

(Nom de la personne qui ajoute un Produit sélectionné dans le stock.)

(Note : Si l’autorisation est accordée dans les paramètres de GSE, en cochant le carré à droite de cette option, vous pouvez modifier cette donnée.)

19- Prix Total des Produits ajoutés 20- Agrandir ou réduire la fenêtre*

(Cette icône représentée par deux flèches bleues vous permet d’afficher ou cacher l’illustration du produit.)

21- Illustration du Produit* 22- Description du Produit

23- Code-Barres du Produit* (En cliquant sur l’image, vous aurez le numéro du code-barres) (Note : Le Code-Barres n’apparaît que si le produit a été renseigné avec un Code-Barres dans la base de données.)

24- Messages signalétiques*

(Vous avertit si le scan de votre produit a été pris en compte)

(Vous avertit si plusieurs codes-barres identiques sont présents dans la base de données) 25-Numéro de Lot*

Renseigner le numéro de lot de votre Fournisseur pour assurer une traçabilité de votre Produit.

(Note : GSE vous demandera ce numéro 2 fois pour éviter toute erreur de saisie.) 26-Numéro du Bon de Livraison*

Renseigner le numéro du bon de livraison de votre Fournisseur pour assurer une traçabilité de votre Produit.

(Note : GSE vous demandera ce numéro 2 fois pour éviter toute erreur de saisie.) 27-Nombre de palette*

28-Etat du lot*

Renseigner l’état général du conditionnement de votre Produit lors de son arrivée dans votre stock.

29- 30-31-Champs libre n°1 – 2- 3*

Vous pouvez renseigner ici n’importe qu’elle donnée utile pour vous (T°C d’arrivée du colis, Conformité, Jours de retard de livraison, etc…)

32-Prix d’achat*

Il s’agit du prix d’achat de votre Produit chez votre Fournisseur 33-Marge*

Il s’agit de la différence entre le Prix d’achat chez votre Fournisseur et le prix d’ajout de votre Produit.

34-Pourcentage de Marge*

35-Historique des achats Fournisseurs*

Dans cette fenêtre, vous visualisez rapidement les derniers prix appliqués par vos Fournisseurs.

(Prix, Quantité, Nom du Fournisseur)

(Note : en cliquant sur une ligne de cette fenêtre vous pouvez voir le détail du Produit.)

Description de la fenêtre Retrait de Produit : 1- Référence du Produit à sélectionner

(Cette référence est unique, il ne peut pas y en avoir 2 identiques)

(Cette référence ne doit pas contenir « -REF » et « DP », elles sont réservées à GSE) 2- Nom du Produit à sélectionner

3- Nom du Produit

4- Stock actuel pour tous les Produits ayant la même Référence que celle sélectionnée. (Ce stock comprend tous les produits d’une même Référence, avec toutes les Dates de péremption différentes.)

5- Prix du Produit sélectionné à sortir du stock 6- Balance

(Balance = Quantité restante dans le stock après retrait du stock votre Produit) 7- Unité du Produit (Kg, Litre, etc…)

8- Emplacement physique modifiable de votre produit dans votre lieu de stockage

(En cliquant sur le label, vous pouvez avoir l’emplacement complet s’il est réduit dans la fenêtre.)

9- Date limite

(Si ces lettres XX/XX/XX sont affichées, c’est que votre Produit possède une Date de péremption.)

10- Quantité à sortir

Il s’agit du nombre de Produit que vous allez sortir du Stock pour la Référence sélectionnée. 11- Date de sortie

(Date et heure lors de la sortie du Produit sélectionné.)

(Note : Si l’autorisation est accordée dans les paramètres de GSE, en cochant le carré à droite de cette option, vous pouvez modifier cette donnée.)

12- Nom du Client

13- Après un clic sur l’image, vous accédez à la Fiche Client du client sélectionné. 14- État de Facturation

OUI = Facture payée NON = Facture impayée

PARTIELLEMENT = Facture payée en partie 15- Durée du Prêt

16- Date de retour du Produit sorti du Stock en fonction de la Durée du prêt renseignée préalablement.

17- Nom de l’Approvisionneur

Nom de la personne qui sort le produit du stock.

(Note : Si l’autorisation est accordée dans les paramètres de GSE, en cochant le carré à droite de cette option, vous pouvez modifier cette donnée.)

18- Note du Personnel

(Emplacement libre en cas de besoin.) 19- TVA*

(Taux de TVA appliqué au Produit sélectionné. Ce taux est renseigné lors de la création d’un Nouveau Produit et il est modifiable dans la fenêtre Modification Produit.)

20- Prix total

Prix du Produit sélectionné * Nombre de produits sortis.

(Note : Si vous éditez une facture, ce label vous affichera également le prix total de la facture.)

21- Éditer une Facture*

Si vous cochez cette option, la fenêtre de sortie restera affichée après validation pour que vous puissiez ajouter d’autres Produits pour le même Client (= Facture unique).

Les produits ajoutés seront visibles sur une liste récapitulative à la place du Nom de l’Approvisionneur et de la Note du Personnel :

La Facture sera générée après avoir cliqué sur le bouton « Sortie » de la fenêtre. 22- Frais de Port*

23- Agrandir ou réduire la fenêtre*

(Cette icône représentée par deux flèches bleues vous permet d’afficher ou cacher l’illustration du produit.)

26- Code-Barres du Produit*

(Note : Le code-barres n’apparaît que si le produit a été renseigné avec un code-barres dans la base de données).

27- Messages signalétiques*

(Vous avertit si le scan de votre produit a été pris en compte)

(Vous avertit si plusieurs codes-barres identiques sont présents dans la base de données)

28- Message d’Avertissement

Si la quantité que vous désirez sortir du stock dépasse la limite de commande (Cf. Nouveau

Produit) renseignée pour le Produit sélectionné, le message « A COMMANDER » s’affiche.

Si la quantité de Produit que vous désirez sortir du stock dépasse la quantité réelle du stock,

le message « IMPOSSIBLE » s’affiche.

29- Sortie Rapide*

En cliquant sur l’icône représentant un chronomètre, vous activez la sortie rapide.

Après validation de la sortie, GSE ne vous demandera pas de confirmer et ne fera aucun récapitulatif de la sortie en cours.

Note : Cette fonction est surtout utile pour une sortie rapide de produits à l’aide d’un scanner de code-barres. (Cf. Sortie Rapide)

30-Numéro du dernier Lot*

Il s’agit du dernier numéro de lot entré dans le stock pour ce Produit.

Le numéro de lot affiché est le numéro du dernier lot connu qui est rentré dans le stock pour ce Produit.

Une même Date de Péremption peut être associée à plusieurs lots.

(Note : en effectuant un double clic sur cette fenêtre vous pouvez désigner le numéro réel du lot pour ce Produit.)

31-Numéro du dernier Bon de Livraison*

Il s’agit du numéro du dernier Bon de Livraison entré dans le stock pour ce Produit.

Le numéro du Bon de Livraison affiché est le numéro du dernier Bon de Livraison connu qui est rentré dans le stock pour ce Produit.

Une même Date de Péremption peut être associée à plusieurs Bon de Livraison différents.

(Note : en effectuant un double clic sur cette fenêtre vous pouvez désigner le numéro réel du Bon de Livraison pour ce Produit.)

32-Désignation aléatoire du n° de lot et du n° du BL*

- Si coché : le numéro de lot et du BL correspondent aux derniers numéros entré dans le stock pour ce Produit.

- Si décoché : vous confirmez vous-même en décochant que le numéro de lot et du BL correspondent réellement à ce Produit.

(Note : si vous avez effectué un double clic sur le numéro de lot ou du BL, cette option sera cochée et activée pour confirmer vos modifications.)

33-Produit en prêt provisoire*

En cochant cette option vous spécifiez la sortie de votre Produit comme un prêt. Ce produit ne sera plus comptabilisé dans votre stock.

Le statut de prêt sera visible lors de la génération de l’inventaire des Produits en prêt. (Cf. Gérer l’inventaire des produits en prêt)

34-Produits Périmés*

Renseigner ici si vous sortez un Produit de votre stock parce qu’il ne peut plus être consommé ou vendu.

35-Causalité*

Indiquer ici pourquoi ce Produit doit-être sortis du stock.

36-Mise en quarantaine*

Indiquer ici pourquoi le Produit doit-être mis en quarantaine (pour analyse, rapport d’expertise, etc…)

Fonction de recherche de GSE

Note : La fonction de recherche est disponible depuis la version 1.5.5 de GSE.

La fonction de recherche vous permet de rechercher rapidement un de vos produits par sa référence ou son nom, sans devoir faire défiler toute votre base de données.

1. Passer le curseur de votre souris sur le côté droit des textes de recherche de la référence ou du nom de votre produit, et des cases à cocher apparaîtront.

2. Cocher la case désirée et la fonction de recherche sera activée.

3. Taper la référence ou le nom de votre produit recherché, et GSE vous proposera tous les termes associés qui sont présents dans sa base de donnée.

Note : Cette fonction est disponible dans les fenêtre ‘Modification’, ‘Ajout de Produit’ et ‘Retrait de Produit’ uniquement.

Fonction de recherche avancée de GSE

Note : La fonction de recherche est disponible depuis la version 1.6.9 de GSE.

La fonction de recherche avancée vous permet de rechercher rapidement un de vos produits par selon plusieurs critères prédéfinis comme :

- sa référence - son nom - sa catégorie - sa sous-catégorie - sa taille - sa couleur - son Fournisseur - son unité

- les dates de péremption (délai en semaine, mois, année) - son emplacement

- s’il possède ou non un codes-barres - son Prix

- sa TVA

- son statut (à commander ou non)

sans devoir faire défiler toute votre base de données.

1. Passer le curseur de votre souris sur le côté droit des textes de recherche de la référence ou du nom de votre produit, et des cases à cocher apparaîtront.

Note : ou si le champ Référence à le focus, appuyer sur la touche F1 de votre clavier

Cocher la case désirée et la fonction de recherche sera activée.

(Ou la case sera automatiquement cochée lorsque vous saisirez la première lettre de la référence ou du nom recherché.)

2. Sélectionner les critères de recherche désirés (vous pouvez sélectionner plusieurs critères selon les besoins de votre recherche)

3. GSE vous informe automatiquement du nombre de références trouvées selon chaque critère individuellement.

4. GSE vous informe automatiquement du nombre de références trouvées selon tous les critères de recherche cumulés.

5. Vous pouvez effacer tous les filtres de recherche sélectionnés

La gestion des catégories et sous-catégories

Note : Les sous-catégories sont disponibles depuis la version 1.6.9 de GSE.

Vous pouvez classer vos produits selon :  1 catégorie principale (limitée à 15)  et 3 sous-catégories (illimitées)

Les catégories principales sont modifiables dans les paramètres de GSE (N°14) Les sous-catégories sont à renseigner lors de l’ajout d’un Nouveau Produit. Par défaut, elles sont nommées : Sous-Catégorie, Taille, et Couleur

Sachez que le nom du type de catégorie peut-être changer dans la feuille traduction de GSE

(Vouspouvez modifier le type en Diamètre, Longueur, Conditionnement, etc… selon vos

besoins.)

Pour utiliser les sous-catégories, il vous faudra utiliser la fonction de recherche avancée de GSE.

Vous pourrez visualiser vos Produits en stock avec les sous-catégories, grâce à un inventaire personnalisé.

Si vous avez assigné au moins une sous-catégorie à un Produit, GSE vous affichera le détail dans le champ Attribut, disponible dans la fenêtre Ajout ou Retrait :

En passant le curseur de la souris sur le détail du champ Attribut(s), vous aurez le détail complet des sous-catégories dans l’info bulle qui apparaîtra :

La modification des catégories, sous-catégories et attributs

A partir de la version 1.8.7 vous pouvez modifier rapidement les catégories, sous catégories et les attributs de GSE.

Pour cela, allez dans les paramètres de GSE, dans l’onglet Catégories (17)

Vous pouvez changer le nom, et les valeurs de chaque élément.

Les modifications seront apportées sur tous les produits de la base de données.

Ajout de plusieurs codes-barres différents à une référence Ajout de plusieurs codes-barres différents à une référence

Depuis la version 1.7.3, vous pouvez attribuer plusieurs codes-barres à une seule et même référence.

Procédure :

Lors de la création d’un nouveau produit, cliquez sur ‘Aura plusieurs code-barres différents’.

Lors de l’ajout d’un nouveau produit, GSE vous affichera une nouvelle option sur la fenêtre d’Ajout

Après avoir choisis votre produit, et renseigné tous les éléments nécessaires

(Fournisseurs, prix, etc…), vous pourrez scanner le 1er _{code-barres du produit à ajouter.}

Scanner votre premier code-barres (si votre code-barres est valide, GSE l’inclus automatiquement dans la liste , et vous pourrez scanner tous les articles à ajouter l’un après l’autre.)

Note : Vous pourrez ensuite ajouter, ou retirer un article de cette référence, mais

uniquement à l’aide de son code-barres !

VI – Présentation des fenêtres secondaires (A / SA)

Inventaire

Paramètres

Cette vue est disponible depuis la version 1.6.0 de GSE.

Il faut être en Mode Super-Administrateur, puis survoler le bord droit de la fenêtre principale pour voir apparaître les boutons supplémentaires.

Dans la fenêtre des paramètres vous avez accès à 16 onglets différents :

1- Gestion des accès 2- Vues du Programme 3- Paramètres de Gestion 4- Paramètres Monétaires 5- Paramètres Logiciel 6- Gestion de la base de données

7- Gestion des Erreurs

8- Unités de volume 9- Gestion des Dates de

péremption

10- Gestion des Codes-barres 11- Gestion des QR

12- Options complémentaires 13- Sauvegarde de la base de

données

14- Gestion des alertes emails 15- Données externes

16- Options personnalisées 17- Catégories

Utilisateurs

Tiers (Fournisseurs / Clients)

RAZ

Sur cette fenêtre vous pouvez supprimer, optimiser, importer votre Base de données et effacer, modifier votre modèle de Facturation.

Note : dans les dernières versions de GSE, le modèle de facture est modifiable dans le dossier GSE\Extensions\Factures, ou via le ruban de GSE

Historique

Sur cette fenêtre vous pouvez visualiser toutes les actions effectuées dans GSE. (Note : Cette fonction doit tout d’abord être activée dans les paramètres de GSE.)

Statistiques

Sur le prolongement de la fenêtre d’accueil, vous avez accès aux statistiques de base de votre stock et à l’historique des dernières actions effectuées dans GSE.

Statistiques complémentaires

A partir de la version 1.7.3 de GSE, vous avez accès à des statistiques complémentaires (interface en version Beta 0.2) pour vous aider à gérer votre stock.

Cliquer sur « Détails »

Plusieurs indicateurs vous permettent de voir l’état, la valeur, et les mouvements de votre stock. Chaque catégorie contient plusieurs informations pertinentes :

Cliquer sur les catégories regroupées par onglet

Note : votre stock doit avoir au moins quelques entrées et sorties d’enregistrées, pour que les statistiques soient utiles.

Le détail des statistiques complémentaires Le nombre de produits en rupture

Le nombre de Fournisseurs enregistrés Le nombre de Clients enregistrés

Le nombre de références dans le stock Le nombre de produits dans le stock Le nombre de produits en rupture

Le nombre de sorties enregistrées

La fréquence moyenne de sorties journalières La valeur moyenne journalière du stock en sorties

Le nombre d’entrées

La fréquence moyenne d’entrées journalières La valeur moyenne journalière du stock en entrées

Le nombre de produits jamais sortis La valeur des produits jamais sortis

Le nombre de produits déclassés La quantité de produits déclassés La valeur des produits déclassés

Le nombre de produits avec une option de date de péremption Le nombre de produits avec une date de péremption

Le nombre de produits périmés

Le nombre de produits avec une option de prêt Le nombre de produits disponibles en prêt Le nombre de produits empruntés

Le nombre de produits en retard

La valeur totale du stock

Les bénéfices : ratio Sorties / Entrées

L’endettement : la valeur des produits jamais sortis Les pertes : la valeur des produits déclassés

Date des inventaires

Sur la fenêtre de statistiques, vous pouvez visualiser la date du dernier inventaire

Intégrale réalisé dans GSE, ainsi que la date du prochain inventaire (par défaut à 90 jours d’intervalles).

Fenêtre de capture du flux de la Webcam

Vous pouvez utiliser une webcam ou tout autre appareil de capture, pour capturer une image qui vous servira à illustrer vos produits

Exemple de capture d’une illustration

- Cliquer sur le bouton « Capturer l’image » pour que GSE enregistre l’illustration pour votre article sélectionné.

- Vous pouvez améliorer la qualité de votre image en modifiant les paramètres de votre Webcam, en cliquant sur le bouton « Paramètres ». (Les options disponibles varient en fonction de votre équipement.)

Conseil : vous pouvez utiliser une webcam déportée pour faciliter vos prises de vue.

Utiliser, par exemple, une webcam sur pied, avec un fond blanc ou et un éclairage adapté :

Note : pensez à régler la résolution de vos prises de vue, afin d’optimiser la taille de vos illustrations.

Le poids, ou la taille de votre image n’aura pas d’incidence directe sur votre utilisation de GSE, mais si vous devez uploader vos illustrations sur un serveur, le temps d’upload et de téléchargement sera important !

VII – Mode Tablette

Vous avez la possibilité d’utiliser GSE sur une tablette tactile disposant du système d’exploitation Windows et d’une version d’Excel avec VBA (Office 365 inclus)

- Allez dans les paramètres n°3 de GSE et activez la Mode Tablette.

L’interface de GSE s’adaptera automatiquement à la taille de l’écran de votre tablette. Vous pourrez alors utiliser GSE pour les fonctions suivantes :

- Créer un Nouveau Produit - Modifier un Produit

- Ajouter un Produit - Retirer un Produit

- Effectuer un Inventaire Intégral de votre stock

L’interface de GSE sera en mode plein écran sur votre tablette. Vous n’aurez donc pas accès au clavier virtuel de Windows.

Toutefois, à chaque fois que vous devrez renseigner une donnée dans un champ de GSE, cette icône sera visible :

En appuyant dessus vous ferez apparaître deux types de clavier tactile spécifique à GSE.

Apparition d’un clavier Alphanumérique

VIII - Edition de documents (Fiches Produits, Bon de sorties, Étiquettes

grand format…) (UE)

(Prérequis : vous devez être un utilisateur de GSE Enregistré)

Dans la version Professionnelle de GSE vous avez la possibilité d’éditer plusieurs documents supplémentaires :

 Des fiches individuelles de vos Produits  Des bons de sortie pour des Produits en prêt  Des étiquettes pour codes-barres en grand format

Pour éditer un document, il vous suffit de cliquer sur cette icône qui apparaît avoir sélectionné la référence d’un produit.

Vous avez la possibilité d’éditer le document sous trois formats différents :  Un classeur Excel

 Un fichier en pdf  En une page html

Comment personnaliser les documents ?

Pour éditer ces documents, GSE utilise une trame spécifique. Ces trames sont modifiables selon vos besoins.

Vous trouverez ces trames dans le dossier Documents\GSE\Extensions de votre PC.

Chaque trame est composée d’au moins 3 feuilles : La 1ère _{feuille est une notice succincte}

La 2ème _{feuille est l’unique feuille que GSE va remplir lorsqu’il éditera le document.} La 3ème _{feuille récupère simplement les données de la 2}ème _{feuille !}

Dès lors, pour modifier le document selon vos besoins, il vous suffit simplement de modifier la 3ème _{feuille de la trame, tout en gardant, supprimant, ou modifiant les cellules qui font} références à la 2ème _feuille.

Où sont stockés les documents générés par GSE ?

Tous les documents générés par GSE restent disponibles dans le dossier Documents\ GSE\Extensions\Fiches générées

Comment générer un bon de commande Fournisseur ? Le modèle de bon de Fournisseur est disponible dans le dossier GSE\Extensions\ Bon de commande.xlsx

Pour pouvoir générer un bon de commande Fournisseur, il faut activer cette option dans les paramètres de GSE (12).

Activer la gestion des Bons de commande

Une nouvelle icône sera désormais disponible dans le coin inférieur gauche de la fenêtre d’accueil pour générer un bon de commande.

Cliquer sur l’icône ci-dessus pour générer un Bon de commande Fournisseur

GSE vous affichera une fenêtre avec tous les produits de la base de données qui ont atteints leur limite de commande.

Sélectionner les produits à commander

1. Choisissez le Fournisseur chez qui vous allez passer votre commande 2. Générer votre Bon de commande

Note : si vous désirez ajouter des produits qui n’ont pas atteints leur limite de commande, vous devrez décocher la case ‘Sélectionner uniquement les produits qui ont atteint leur limite de commande’, puis vous devrez sélectionner tous les articles à commander en les cochant un à un sur la liste affichée.

Cochez les produits que vous désirez commander

GSE vous générera un Bon de commande selon votre demande :

IX – Procédures d’application

Comment créer un nouvel article dans le stock ?

+ Accéder à la fenêtre Nouveau Produit (Cf. Nouveau Produit)

2 informations sont obligatoires pour enregistrer un produit dans GSE : 1- Renseigner une Référence pour votre Produit

Il n’y a pas de limite de taille pour votre référence.

Cette référence doit être unique, il ne peut y avoir deux Références identiques dans GSE. Vos Références ne doivent pas contenir les suites « -REF» et «-DP-», ces expressions sont exclusivement réservées à GSE pour gérer les Dates de Péremption !

Vos Références ne doivent pas contenir les caractères suivants : " / ? : | * < > [ ] Les références sont utilisées par GSE pour nommer les illustrations de vos articles. Lorsque GSE recherchera une illustration par son chemin désigné, Windows n’acceptera pas ses caractères dans la création du chemin.

Conseil : Pensez à classer vos produits par famille, genre ou caractéristiques et adapter les Références en fonction de ces critères.

2- Renseigner un Nom pour votre Produit Il n’y a pas de limite de taille pour votre nom.

Il peut y avoir plusieurs produits avec des noms identiques (mais avec des Références différentes).

Le nom de vos Produits ne doit pas contenir la suite «-DP-», cette expression est exclusivement réservée à GSE pour gérer les Dates de Péremption !

Les autres informations sont facultatives.

Information : Par cette procédure vous ajoutez un nouveau produit dans votre stock (donc, dans votre Base de données).

Par défaut, la quantité de ce produit est à 0, il est juste référencé.

Comment ajouter un article dans le stock ? + Accéder à la fenêtre d’Ajout d’un Produit

1- Sélectionner le produit à ajouter, soit par sa Référence, soit par son Nom, soit par son code- barres #_.

2- Renseigner la quantité de Produit à ajouter dans le Stock (suivant l’Unité : Unité, Kg, L etc…)

3- Renseigner la Date de péremption le cas échéant. 4- Renseigner le Fournisseur

5- Renseigner l’Unité 6- Renseigner le Prix

7- Renseigner une Note si besoin

8- Renseigner l’Approvisionneur

9- Cliquer sur Valider

10- Confirmer la validation de la saisie

Comment modifier un article dans le stock ?

+ Accéder à la fenêtre Modification d’un Produit

1- Sélectionner le produit à modifier, soit par sa Référence, soit par son Nom, soit par son code- barres #_.

2- Vous pouvez modifier tous les champs accessibles dans la fenêtre de Modification. Vous ne pouvez pas modifier la Référence d’un produit ! Si vous voulez modifier la Référence d’un produit, vous devez supprimer le produit à modifier et le recréer ! Lors de la modification d’un produit, comme son nom, son prix, sa description… les modifications ne seront pas prises en compte dans l’historique des entrées et sorties effectuées avant la modification, mais seront bien prises en compte pour les entrées et sorties à venir.

Comment supprimer un article du stock ?

+ Accéder à la fenêtre Modification d’un Produit (Cf. Modification Produit)

1- Sélectionner le produit à modifier, soit par sa Référence, soit par son Nom, soit par son code-barres #_.

2- Cliquer sur le bouton de suppression 3- Confirmer la suppression

Si votre article est renseigné dans votre stock avec une ou plusieurs Dates de péremption, vous devrez préalablement supprimer chaque article selon sa Date de péremption, puis vous pourrez supprimer l’article principal.

L’historique des entrées et sorties de cet article ne seront pas supprimées dans GSE, sauf si vous supprimer l’historique complet des entrées et sorties de tous les produits du stock.