Guide Utilisateur Extranet - OPERA GROUPE

Guide Utilisateur Extranet -

OPERA GROUPE

Sommaire

1. Objectif de l’extranet ...1

2. Se connecter ...1

3. Page d’accueil 3.1 S’identifier ...1

3.2 Composition de l’interface d’accueil ...2

4. Rendez-Vous & Documents 4.1 Prendre un rendez-vous ...3

4.2 Choix des services ...3

4.3 Saisie des informations ...4

4.4 Accès au planning des opérateurs

4.4.2 Prise de commande ...6

5. Rechercher un rendez-vous ...8

6. Commandes ...9

7. Patrimoine ...10

8. Statistiques ...11

9. Compte ...11

Exemples mails envoyés aux donneurs d’ordre et locataires ...12

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1. Objectif de l’extranet

L’extranet permet aux clients d’avoir une autonomie de prise de rendez-vous, de commandes et de récupération des documents générés suite aux états des lieux ou diagnostics.

2. Se connecter

L’accès à l’extranet se fait via la page d’accueil du site internet d’Opéra Groupe (http://www.opera-groupe.fr).

Grâce à votre identifiant et votre mot de passe, vous pouvez accéder à un espace de travail sécurisé.

3. Page d’accueil

3.1 S’identifier

Une fois la connexion établie, il est probable que votre système informatique vous demande l’autorisation d’ouvrir une

« fenêtre de script », cliquez sur « autoriser temporairement les fenêtres de script ».

A cette étape, l’utilisateur doit indiquer ses initiales pour tracer les actions qui vont être réalisées.

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3.2 Composition de l’interface d’accueil

L’interface d’accueil se divise en 2 principales parties : le menu principal à gauche de l’écran avec différentes rubriques et un cadre actif à droite qui contient les informations variables en fonction de la rubrique précédemment choisie.

Le cadre actif regroupe 4 types d’informations : - Les actualités d’Opéra Groupe

- La gestion des clés : listing des clés que vous devez préparer pour les états des lieux d’entrée à venir

- « EDL Sortie en attente d’EDL Entrée pour synthèse et chiffrage » : lorsqu’un chiffrage est commandé avec un état des lieux de sortie, l’état des lieux d’entrée est demandé pour réaliser ce comparatif.

- « DPE sur facture en attente des informations » : lorsqu’un DPE est réalisé sur la méthode des factures ou que le chauffage est collectif, les tantièmes et les charges de lot sont demandés pour compléter le DPE.

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4. Rendez-Vous et Documents

4.1 Prendre un rendez-vous

Trois entrées sont possibles pour initier la prise de rendez-vous :

4.2 Choix des services

Pour les états des lieux, pensez à cocher les services supplémentaires si besoin (inventaire, chiffrage, visio…)

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4.3 Saisies des informations :

Tous les champs

marqués *

 Infos locataire :

Il est fortement conseillé de saisir l’adresse mail du locataire car plusieurs documents lui sont envoyés lors de la prise de rendez-vous (identifiant pour sa prise de rendez-vous, mémo de sortie, envoi de l’edl après la mission…).

La saisie du numéro de portable permet l’envoi d’un SMS de rappel 48h avant le rendez-vous.

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 Infos bien :

- L’email donneur d’ordre enregistré recevra les confirmations, modifications ou suppressions de rdv ; les alertes et les rapports.

- Il est obligatoire de passer sur chaque onglet (détails, infos lots et annexes » pour renseigner un maximum d’informations.

6 Infos compteurs :

En cas de localisation compliquée, vous pouvez préciser l’emplacement des compteurs (ex : sur palier supérieur, dans trappe…)

Le type de chauffage est obligatoirement renseigné lors d’une commande de DPE

7 Validation :

- Les observations remplies sont seulement visibles par Opéra Groupe.

- La date de rdv souhaitée correspond généralement à la date de début et de fin de bail

- Gestion des clés : avec le locataire pour les sorties ou entrée-sortie ; chez le donneur d’ordre pour les entrées ; avec l’opérateur si Opéra Groupe a fait un rdv quelques jours avant ; avec le gardien.

Une fois les informations remplies, il faut cocher la case de « reconnaissance des conditions générales de vente » pour accéder au planning.

Validation :

- Les observations remplies sont seulement visibles par Opéra Groupe.

- La date de rdv souhaitée correspond généralement à la date de début et de fin de bail

- Gestion des clés : avec le locataire pour les sorties ou entrée-sortie ; chez le donneur d’ordre pour les entrées ; avec l’opérateur si Opéra Groupe a fait un rdv quelques jours avant ; avec le gardien.

Une fois les informations remplies, il faut cocher la case de « reconnaissance des conditions générales de vente » pour accéder au planning.

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4.4 Accès au planning des opérateurs

Toutes les possibilités de rendez-vous pour le jour souhaité sont proposées, mais également des possibilités pour les jours précédents et suivants.

Vous pouvez aller avec les flèches « JOUR PRECEDENT » et « JOUR SUIVANT » sur le jour qui vous convient. Les flèches

« + DE CHOIX » vous permettent d’accéder à des créneaux horaires supplémentaires.

Vous avez le choix de prendre vous-même le rendez-vous en cliquant sur l’heure souhaitée ou de passer une commande pour que le locataire choisisse.

Choisir l’heure du rendez-vous

Prendre une commande

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4.4.1 Validation du rendez-vous

L’écran suivant vous indique le numéro de rendez-vous (ou de mission), la date et l’heure, le nom de l’opérateur, la durée estimée et le coût.

.

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4.4.2 Prise de commande

Si vous choisissez la prise de commande, vous serez redirigés sur une page récapitulative de votre demande de rendez- vous.

Le numéro de commande sera donc envoyé, via Opéra Groupe, au locataire qui pourra prendre son rendez-vous lui- même via son espace dédié.

Vous pourrez prendre le rendez-vous en retournant sur la page de prise de rendez-vous et en notant le numéro de commande.

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5. Rechercher un rendez-vous

Pour consulter, modifier ou supprimer un rendez-vous la méthode de recherche est la même. Elle se fait par numéro de rdv, nom de locataire ou de propriétaire, adresse…

Une fois vos critères saisis, vous avez accès à la liste des rendez-vous.

Modification de l’ordre de mission (coordonnées, date, heure…) Suppression de l’ordre de mission

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6. Commandes

Le suivi des commandes saisies se fait via le menu « gestion des commandes », « suivre les commandes ».

Vous pouvez ensuite filtrer les commandes que vous souhaitez afficher, par : - Service : état des lieux ou diagnostics

- Usage du bien : parties privatives ou parties communes

- Délais : avant mois précédent, mois précédent, mois en cours, mois prochain ou après mois prochain - Passeur : ce filtre reprend l’adresse mail enregistré dans « e-mail donneur d’ordre » lors de la prise de

commande.

- Immeuble : avec votre référence immeuble

En cliquant sur « valider », l’ensemble des commandes filtrées ou non apparaissent.

Par ligne de commande, vous retrouvez le n° de commande, la date souhaitée, les services commandés, les références immeuble et lot, l’adresse du bien, le nom du locataire sortant, le nom du propriétaire, le type et le suivi.

Le suivi correspond aux actions effectuées par Opéra Groupe sur cette commande (ex : message, faux numéro, changement de date…)

Modification de la commande (coordonnées, date, heure…) Accès rapide à la prise de rdv de la commande concernée

Suppression de la commande = le motif de suppression est demandé par la suite (doublon, dédite annulée, bail annulé, travaux, vente, gestion perdue ou autre)

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7.

Patrimoine (uniquement pour les clients avec Passerelles)

Permet d’inclure sur l’ordre de mission, une observation systématique sur un lot.

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8 .Statistiques

Vous pouvez retrouver toutes les statistiques liées à vos rendez-vous avec filtres par service ou par lot.

9. Compte

1. La recherche de facture est accessible par numéro de facture ou par période de mission.

2. Les tarifs EDL et/ou diagnostics

3. « Nous contacter » : coordonnées des collaborateurs de chez Opéra Groupe.

4. Les conditions de vente des états des lieux et des diagnostics. (CGV)

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INFORMATIONS MAIL DONNEUR D’ORDRE

--- MAIL ADB CONFIRMATION DE RENDEZ-VOUS

« Nous vous confirmons votre rendez-vous avec la société Opera-Groupe : Nom régie

Entrant : XXX Sortant : XXX Propriétaire : Adresse : XXXXX

Diagnostic de Performance Energétique

Etat des Risques Naturels, Miniers et Technologiques Date du RDV : 23/09/2014

Heure du RDV : 0700 Numéro du RDV :000000 Passeur : XXX

Numéro Immeuble : Numéro Lot : Numéro Mandat : Numéro Bail : Gestion des clefs :

Si vous souhaitez annuler ce rendez-vous ou le modifier connectez-vous directement sur votre espace personnalisé ou contactez- nous au 04 37 65 16 16

Lorsqu'un rendez-vous a été fixé, une éventuelle modification ou annulation est possible. Les services de la société OPERA GROUPE doivent être prévenus avant 18h00 la veille (jour ouvré) du rendez-vous. »

--- MAIL ADB CONFIRMATION DE MISE A DISPOSITION DES DOCUMENTS Nous vous confirmons la mise à disposition de l'Etat des lieux du rendez-vous suivant :

Entrant : XXX Sortant : EX VACANT Adresse : XXX

Date du RDV : 18/09/2014 Numéro du RDV : 000000

Référence : 1111Numéro Lot : 0001

Vous pouvez accéder à cet état des lieux en consultant ce rendez-vous via votre espace professionnel ou en allant à l'adresse suivante : accéder au RDV »

--- MAIL DE CONFIRMATION DE MISE A DISPOSITION DU CHIFFRAGE

« Madame, Monsieur,

Nous vous confirmons la mise à disposition du chiffrage du rendez-vous suivant : Sortant: XXX

Adresse: XXX

Date du RDV: 11/09/2014 Numéro du RDV: 000000 Référence: 1111

Numéro Lot: 0001 Mandat: 2222

Vous pouvez accéder à ce chiffrage en consultant ce rendez-vous via votre espace professionnel ou en allant à l'adresse suivante : Accéder au module de retenues sur DG Très cordialement,

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INFORMATIONS MAIL LOCATAIRE

--- MAIL LOCATAIRE SUITE PRISE COMMANDE

« Bonjour locataire XXX

Votre bailleur XX vient de nous mandater pour effectuer avec vous votre Etat des Lieux dans le logement (adresse) en date du 10/10/2014.

Pour prendre vous-même votre rendez-vous et choisir l'horaire qui vous convient le mieux, munissez-vous de votre identifiant 187313so006 et connectez-vous sur www.opera-groupe.fr, rubrique Espace Locataire ou cliquez ici pour une prise de rendez-vous 24h/24 7j/7.

Pensez à prendre votre rendez-vous au plus tôt pour bénéficier d'un choix d'horaires plus étendu !

Vous pouvez aussi nous joindre au 04.96.10.09.55, du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 18h00.

Si toutefois vous n'êtes pas concerné par ce rendez-vous, merci de cliquer sur le lien ci-dessous ou de contacter votre bailleur XXX »

--- MAIL LOCATAIRE CONFIRMATION RENDEZ-VOUS

« Nous vous confirmons votre rendez-vous avec la société Opera-Groupe : BAILLEUR

Adresse : XXX

Diagnostic de Performance Energétique

Etat des Risques Naturels, Miniers et Technologiques Date du RDV : 23/09/2014

Durée estimée du RDV : minutes Heure du RDV : 0700*

*Notre expert bénéficie d'un délai de tolérance de 20 minutes sur cet horaire.

Gestion des clefs : Numéro du RDV : 000000

Vous pouvez modifier votre rendez-vous, au plus tard la veille (jour ouvré), en prenant contact avec nous au 04 37 65 16 16 Nous vous informons que toute absence au rendez-vous, vous sera facturée pour un montant de 44,65 euros TTC (hors frais de

déplacement éventuels).

--- MAIL LOCATAIRE RAPPEL RENDEZ-VOUS

« Rappel

Nous vous rappelons votre rendez-vous avec la société Opera-Groupe : BAILLEUR

Adresse : XXX Mission :

Etat des lieux locatif d'entrée Date du RDV : 23/09/2014 Heure du RDV : à 11h10 Numéro du RDV : 000000

A l'issu de votre rendez-vous, vous pourrez télécharger votre état des lieux en vous rendant à l'adresse internet suivante :www.opera-groupe.fr et en saisissant votre numéro de dossier ci-dessous :

000000en0cc

Nous vous informons que toute absence au rendez-vous, vous sera facturée pour un montant de 44,65 euros TTC (hors frais de déplacement éventuels).Merci de votre ponctualité,

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--- MAIL LOCATAIRE MODIFICATION DE RENDEZ-VOUS

« Nous vous confirmons votre rendez-vous avec la société Opéra Groupe : RDV modifié

Sortant : XXX Adresse : XXX

Etat des lieux locatif de sortie*

*Le logement doit être alimenté en électricité.

Date du RDV : 23/09/2014

Durée estimée du RDV : 70 minutes Heure du RDV : 12h25**

**Notre expert bénéficie d'un délai de tolérance de 20 minutes sur cet horaire.

Gestion des clefs : Clefs avec le locataire Numéro du RDV : 000000

Pour assurer le bon déroulement de cette intervention, il est nécessaire :

 D’être ponctuel et d’attendre l’expert au pied de votre immeuble en conservant vers vous votre téléphone portable (notre expert pouvant avoir du retard lors de sa mission précédente, il peut être amené à vous contacter),

 De localiser et d’identifier les différents compteurs de votre logement ; nous procéderons ensemble à la lecture des index,

 D’identifier toutes les clefs en votre possession et de les réunir en trousseau,

 De localiser les annexes (cave, garage, grenier,…) dont vous avez la jouissance,

 De vider et nettoyer le logement

 Si Vous vous faites représenter de remettre à votre représentant une procuration manuscrite accompagnée d’une photocopie de votre pièce d’identité,

 De présenter à l’expert les documents suivants :

o Certificat d’entretien de votre chaudière Gaz (si le logement est équipé d’une chaudière de ce type)

o Certificat de ramonage de la cheminée (si le logement est équipé d’une cheminée en état de fonctionnement) Vous trouverez en pièce jointe à ce message le texte du Décret n°87-712 du 26 août 1987 et un mémo que nous vous invitons à lire avec attention pour préparer votre sortie.

En accord avec votre régie, vous pouvez modifier votre rendez-vous, au plus tard la veille (jour ouvré) de l'intervention, en prenant contact avec nous au 04 37 65 16 16.

Nous vous informons que toute absence au rendez-vous, vous sera facturée pour un montant de 44,65 euros TTC (hors frais de déplacement éventuels).

Votre état des lieux de sortie vous sera directement envoyé par mail à l'issue du rendez-vous. »

--- MAIL LOCATAIRE MISE A DISPOSITION DU DOCUMENT EDL

« Madame, Monsieur,

Vous avez récemment établi un état des lieux de votre logement avec un expert Opéra Groupe dont vous trouverez votre exemplaire au format PDF en pièce jointe.

Vous pouvez aussi le consulter et le télécharger en vous rendant à l'adresse internet suivante : http://www.opera- groupe.fr/telechargement et en saisissant votre numéro de dossier ci-dessous :

000000so494

Ce document sera accessible pendant 2 mois.

Questionnaire de satisfaction

Nous souhaiterions également connaître votre avis sur le déroulement de cette mission. Pour cela, nous vous demandons de répondre à un court questionnaire, anonyme et confidentiel, en cliquant sur le lien ci-dessous. Accéder au questionnaire »