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13, quai André Citroën Paris

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Academic year: 2022

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AGENCE DE COOPÉRATION CULTURELLE ET TECHNIQUE 13, quai André Citroën 75015 Paris

L'Agence de Coopération Culturelle et Technique, organisation intergouverne- mentale, créée par le Traité de Niamey en mars 1970, rassemble des pays liés par l'usage commun de la langue française, à des fins de coopération dans les domaines de l'éducation, de la culture, de la communication, des sciences et des techniques, et plus généralement, dans tout ce qui concourt au développement de ses pays membres et au rapprochement des peuples.

Les activités de l'Agence dans les domaines de la coopération scientifique et technique pour le développement se groupent en quatre programmes prioritaires :

- agriculture - énergies

- développement des réseaux scientifiques et techniques - accès à l'information scientifique et technique.

T ou tes les actions menées dans le cadre de ces programmes sont complémentaires et ont pour finalité principale le développement du monde rural.

Les problèmes liés à l'agriculture et à l'alimentation ont été désignés à l'Agence comme prioritaires. Les énergies (nouvelles et renouvelables en particulier) sont considérées dans leurs applications pour répondre aux besoins des populations isolées.

La vocation de l'Agence de favoriser les échanges, la circulation des hommes et des idées et la coopération au sein de la francophonie, fait que la constitution de réseaux et la diffusion de l'information ont toujours été des actions privilégiées.

Celles-ci se concrétisent par des aides au développement des ressources humaines et des structures physiques de la recherche, l'organisation de réseaux, de colloques, de séminaires, l'édition et l'aide à l'édition des résultats de la recherche et de manuels, de dictionnaires spécialisés, de revues ; le tout toujours prioritairement dans les do- maines liés à l'agriculture et au développement rural.

ÉTATS MEMBRES

Belgique, Bénin, Burkina Faso, Burundi, Canada, République Centrafricaine, Comores, Congo, Côte d'Ivoire, Djibouti, Dominique, France, Gabon, Guinée, Haïti, Liban, Luxembourg, Mali, Ile Maurice, Monaco, Niger, Rwanda, Sénégal, Seych- elles, Tchad, Togo, Tunisie, Vanuatu, Vietnam, Zaïre.

ÉTATS ASSOCIÉS

Cameroun, Égypte, Guinée-Bissau, Laos, Maroc, Mauritanie, Sainte-Lucie.

GOUVERNEMENTS PARTICIPANTS Nouveau-Brunswick, Québec.

Secrétariat : 19, avenue de Messine - 75008 Paris - France Tél. : 42 27 90 58 - Télex AGECOOP 640 495 F

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TECHNIQUES VIVANTES

Collection publiée par l'Agence de Coopération Culturelle et Technique avec la collaboration du Conseil International de la Langue Française

INITIATION

LA DOCUMENTATION A

J. FORGET

INFORMATION ET DEVELOPPEMENT NIVEAU INITIATION 1

PRESSES UNIVERSITAIRES DE FRANCE

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Les opinions exprimées ainsi que les orthographes des noms propres et les limites territoriales figurant dans le présent document n' engagent que les auteurs et nullement la position officielle de l'ACCT et du CILF.

© 1988 : Agence de Coopération Culturelle et Technique ISBN : 92.9028.124.3

Maquette de couverture : Y. de RENTY

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A V A N T - P R O P O S

L'Agence de Coopération Culturelle et Technique a décidé de publier, avec le concours du Conseil International de la Langue Française, une collection de synthèses scientifiques et techniques dont l'objet est de répandre les connaissances nécessaires au développement en faisant le point des acquisitions les plus récentes de la science et de la technique. Ce manuel s'inscrit dans cet objectif : l'information est en effet un élément stratégique pour les nations comme pour les entreprises et les institutions.

L'information est à la fois l'action d'informer et l'objet sur lequel porte cette action. Dans son sens premier, elle est donc l'activité qui consiste à communiquer, à transmettre à autrui un élément de connaissance sur un sujet donné. Cette activité a connu un développement spectaculaire au cours de ces deux dernières décennies dans la plupart des pays sous l'effet du développement industriel, de l'explosion de l'information et des progrès des technologies dans ce domaine. Ne dit-on pas que l'on s'engage vers une civilisation informationnelle ? Il est donc important que des hommes et des femmes acquièrent une compétence nouvelle pour maîtriser les flux d'information et assurer efficacement un rôle d'interface entre leurs sources et leurs différents utilisateurs.

Le présent manuel constitue le premier d'une série. Il fait un tour d'horizon rapide des principales opérations que suppose la gestion d'un fonds documentaire. Il constitue donc une introduction aux modules suivants qui approfondissent les différentes phases du travail du documentaliste.

A l'image de l'ensemble de la série, il s'adresse aux bibliothécaires et documentalistes qui ont besoin d'une formation de base ou dont celle-ci n'a été jusqu'à présent orientée que vers la conservation des documents.

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La série initiée par le présent volume a donc pour objectif d'éclairer ces documentalistes sur la gestion moderne et dynamique d'un fonds documen- taire et de leur fournir les bases nécessaires à cette gestion; ceci signifie une triple démarche :

- identifier les sources d'informations et accéder aux documents ; - traiter les documents et les informations (classer, indexer,...) ; - fournir l'information à ceux qui en ont besoin et, de façon générale,

offrir un certain nombre de services aux usagers.

Cette série est publiée en parallèle avec une autre, d'un niveau plus élevé, composée elle aussi de plusieurs modules, organisés selon un plan voisin et bénéficiant d'une présentation extérieure identique, aux couleurs près. Cette deuxième série s'adresse aux documentalistes ayant déjà une formation de base solide, aux formateurs et aux décideurs.

Avec ces deux séries, nous espérons répondre ainsi aux besoins des animateurs modernes des centres de documentation des pays francophones.

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UTILISATEURS VISES PAR LA SERIE INITIATION 1) Tout fonctionnaire ou employé du secteur privé recruté pour gérer un

centre de documentation, soit comme responsable, soit comme assistant, et n'ayant pas de formation de documentaliste.

2) Les bibliothécaires, ou sous-bibliothécaires dont la formation a été axée sur les bibliothèques publiques et universitaires et non sur la gestion de centres de documentation.

3) Les administrateurs chargés de l'information et dont le centre de docu- mentation constitue l'une des attributions (pour ce qui concerne la gestion, l'équipement et les produits documentaires).

OBJECTIFS GENERAUX

1) Grâce à une organisation efficace, fournir l'appui documentaire nécessaire à toute activité et placer ainsi le documentaliste au centre de l'équipe professionnelle de son organisme.

2) Reconnaître l'information sous toutes ses formes et se familiariser avec ses « supports », c'est-à-dire les documents.

3) Connaître suffisamment les sources éprouvées de la bibliothéconomie, en particulier les normes internationales ISO* et IFLA* et les principes directeurs UNISIST* pour les appliquer au traitement de l'information à bon escient.

* ISO : Organisation internationale de Normalisation.

IFLA : Fédération internationale des Associations de Bibliothécaires.

UNISIST : Ensemble de principes directeurs relatifs au traitement de l'information scientifique et technique et élaborés dans le cadre du Programme général d'Information de l'UNESCO.

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4) Etre bon gestionnaire, c'est-à-dire fixer des objectifs réalistes, s'informer complètement, analyser les tâches et les conditions dans lesquelles elles s'effectuent, coordonner les activités et enfin évaluer les résultats.

RESULTATS ATTENDUS DE L'ETUDE DU 1er MODULE 1) Connaître les activités, les besoins et les ressources d'information de

l'organisation mère.

2) Avoir intégré ces connaissances dans un plan encore très général des services à lui rendre. Le plan sera précisé au fur et à mesure de l'étude des modules suivants.

3) Reconnaître les divers types de documents et créer des collections en conséquence.

4) En triant les documents qui existent déjà sur place, mettre de côté les dictionnaires, annuaires, listes administratives etc... pour créer une section de référence.

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I N T R O D U C T I O N

L'accroissement considérable de la littérature scientifique au cours des dernières décennies a eu pour conséquence de multiplier les collections documentaires et d'en augmenter le volume dans des proportions considérables, non sans susciter de nouvelles difficultés à ceux qui les gèrent.

Que les services dont relève cette gestion s'intitulent bibliothèques ou centres de documentation, ils sont confrontés aux mêmes problèmes : comment être alertés sur les nouvelles publications ? Comment identifier les documents les plus importants pour les usagers ? Comment les mettre à la disposition des chercheurs qui en ont le plus besoin ?

Les problèmes se posent-ils sous un angle différent à des bibliothécaires et à des documentalistes ? Il semble que cette question ait perdu beaucoup de son actualité depuis que les collections des bibliothèques se sont étendues à la littérature « grise », c'est-à-dire échappant au canal habituel de l'édition, ainsi qu'aux documents audiovisuels, et depuis que les bibliothécaires ont été incités à exploiter leurs fonds et à diffuser l'information, initiatives qui constituent l'essentiel de la fonction documentaire.

Les différences entre bibliothèques et centres de documentation ont un caractère historique et statutaire. Les bibliothèques relèvent de longue date des administrations de l'éducation nationale et de la culture et assument, tout au moins les plus grandes d'entre elles, des responsabilités nationales en matière de constitution et de conservation des collections. Par contre les centres de documentation sont une réponse que donnent des organismes, publics ou privés, confrontés à des besoins d'information immédiats et ponctuels. Il est indispensable que, dans leur hâte à répondre à ces besoins,

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les documentalistes nouvellement recrutés ne s'écartent pas sans réflexion, ni sans concertation avec les bibliothécaires, de méthodes qui ont fait leurs preuves jusqu'ici.

Aujourd'hui, bibliothécaires et documentalistes se rejoignent donc sur presque tous les terrains, le principal d'entre eux étant le choix de méthodes communes qui leur permettront de constituer peu à peu des réseaux na- tionaux.

C'est pourquoi l'on ne cherchera pas à les distinguer dans les Modules qui suivent et l'on trouvera les termes « bibliothèques »et« centres de documen- tation » souvent employés indifféremment.

Les uns comme les autres rendent un service exceptionnel en ce qu'ils constituent bien souvent les seules centrales d'information disponibles. Bien gérés et suffisamment bien signalés au public auquel ils s'adressent, ils font donc partie d'une stratégie d'ensemble du développement.

L'activité documentaire n'est souvent qu'une des responsabilités du fonctionnaire chargé de l'information. Dans certains cas on confie ce rôle à un personnel qui n'y a été aucunement préparé et qui ne sera sans doute pas à même d'obtenir rapidement un diplôme de bibliothécaire. Pourtant la valeur des services qu'il rendra sera en proportion des méthodes qu'il adoptera pour sélectionner, stocker et exploiter les documents.

C'est pour aider le documentaliste qui n'a pas eu de véritable formation ou le bibliothécaire dont la formation n'a été orientée que vers la conservation des livres et des périodiques que la présente collection a été élaborée.

Loin de se présenter comme une panacée universelle, la Série initiation de la collection Information et Développement est avant tout destinée à répondre à des problèmes. (D'où l'accent mis sur certains aspects du travail et l'omission de certains autres dont l'auteur revendique l'entière responsa- bilité). Cette orientation se traduit par une présentation qui diffère de celle des livres en ce que chaque problème, ou chaque aspect souvent méconnu d'un problème, fait l'objet d'un document séparé. Il revient au lecteur d'établir le lien entre ces documents et les questions avec lesquels il est confronté dans sa vie professionnelle. C'est dans cette mesure que les quatre modules pourront être complémentaires de manuels existants.

En bref Information et Développement, Série initiation, se compose de quatre modules :

Module 1 - Initiation à la Documentation

Module 2 - Traitement des documents et de l'information Module 3 - Sources d'information et accès aux documents Module 4 - Services offerts aux usagers

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LA DOCUMENTATION, QU'EST-CE ?

La documentation est une activité qui consiste à savoir où et comment trouver l'information et comment la fournir à ceux qui en ont besoin. Ce n'est pas forcément la collecte de documents.

Cependant, comme l'information est généralement contenue dans des documents, la documentation est l'art de sélectionner et de traiter les documents les plus utiles. Comment savoir quels sont les documents les plus utiles ? Evidemment par l'expérience. Mais comment les néophytes vont-ils pouvoir les identifier ? Le questionnaire placé en annexe 2 les guidera dans cette voie.

Une fois les documents acquis, comment les ranger pour les retrouver facilement ? Sous quelle forme fournir l'information demandée ?

Les questions habituelles de la profession se trouvent ainsi posées. Le Module A 1 se limite à définir la fonction documentaire et à en analyser les aspects gestionnaires. Les modules suivants étudieront les principales composantes de cette fonction, tels que les méthodes de traitement des documents, de stockage et de récupération de l'information et la préparation de bibliographies ou d'autres documents d'information sous une forme qui assure leur utilisation maximale.

POURQUOI PARLER DE GESTION ?

Gérer, au premier sens du mot latin gerere, signifiait porter, supporter le poids, avant de prendre le sens figuré d'administrer que nous connaissons. Il n'est pas sans intérêt d'évoquer l'origine de ce terme quand on étudie par quels moyens le documentaliste peut « porter » son service, c'est-à-dire en garder le contrôle quand bien des facteurs concourent à le lui faire perdre.

Les études d'organisation-conseil, de budgétisation, les analyses de coût, la comptabilité et la gestion du personnel ont été au centre de la vie économique depuis des décennies. Il n'est que logique que les mêmes méthodes s'appliquent au secteur tertiaire de l'économie dont celui de la communication qui doit s'inspirer, comme l'industrie, de deux principes :

1) on ne peut ni vivre ni travailler sans une information pertinente 2) enregistrer cette information économise du temps et de l'argent Toutes les activités qui entrent dans la fonction documentaire doivent être regardées sous l'angle de la gestion. Les documents réunis dans le module 1 se bornent à mettre en relief les relations qui existent entre des tâches qui sont décrites dans les modules 2,3 et 4 par des procédés d'analyse (document 10) et de synthèse (documents 7 et 9).

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