FedEx ® Ship Manager Software
Manuel d'installation et d'utilisation
Pour Windows 2000 et ultérieur
(à l'exception de Windows Me)
Avis aux utilisateurs 3
Avis aux utilisateurs
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4 Avis aux utilisateurs
Table des matières 5
T ABLE DES MATIÈRES
Introduction . . . 9
Présentation de FedEx® Ship Manager Software . . . 9
Utilisation du manuel . . . 10
Conventions typographiques . . . . 10
Connaissances et compétences requises . . . 10
Configuration requise . . . 11
Configuration système . . . 11
Configuration matérielle . . . .11
Configuration logicielle . . . .11
Communication . . . 11
Installation . . . .13
Aperçu . . . 13
Installation du logiciel . . . 13
Notions préalables à l'installation . . . 13
Installation de FedEx® Ship Manager Software . . . 13
Pour démarrer l'installation. . . .13
Pour continuer l'installation. . . .14
Pour terminer l'installation . . . .17
Configuration du logiciel . . . 18
Démarrage de la configuration . . . . 18
Paramètres de communication . . . 19
Pour spécifier les paramètres de communication dans le cas d'une connexion à distance . . . .19
Pour spécifier les paramètres de communication dans le cas d'une connexion via un réseau local (LAN). . . .20
Pour spécifier les paramètres de communication sans connexion Internet . . . .22
Paramètres de l'imprimante . . . . 24
Paramètres d'installation . . . 24
Spécification des paramètres . . . .24
Pour télécharger les informations de suivi, de service et d'itinéraire . . . .25
Pour mettre à jour les informations de suivi, de service et d'itinéraire . . . .26
Démarrage de FedEx® Ship Manager Software . . . 27
Configuration . . . .29
Aperçu . . . 29
Paramètres du système . . . 29
Définition des paramètres système . . . 29
Pour accéder à l'écran Paramètres du système . . . .29
Paramètres de configuration . . . .29
Paramètres d'expédition . . . .30
Paramètres d'enlèvement . . . .30
Paramètres des étiquettes . . . .31
Paramètres de suivi . . . .31
Préférences . . . 32
Catégories de préférences. . . 32
6 Table des matières
Niveaux de préférences . . . .33
Définition des préférences . . . .33
Pour définir les préférences d'enlèvement . . . 33
Pour définir les préférences d'expédition . . . 34
Pour définir les préférences de suivi . . . 36
Pour définir les préférences de la fonction Avis d'expédition . . . . 37
Expédition . . . .39
Aperçu . . . 39
Saisie des expéditions . . . 39
Saisie des informations générales . . . .39
Informations expéditeur . . . 39
Informations destinataire. . . 40
Date, service et emballage . . . 40
Colis et poids . . . 41
Valeurs, références et notes . . . 41
Contenu de l'expédition . . . 42
Paiement . . . 43
Validation . . . 43
Sélection des options de traitement spécial. . . .44
Saisie des informations de la fonction Avis d'expédition . . . .45
Création d'une facture commerciale . . . .45
Impression des documents d'expédition. . . 48
Généralités . . . .48
Types de documents . . . .48
AWB . . . 48
Facture commerciale . . . 48
Visa Manifest Report . . . 48
Autres documents d'expédition . . . 49
Etiquetage de l'expédition . . . .49
Pour étiqueter une expédition . . . 49
Gestion et contrôle des expéditions . . . 49
Accès aux expéditions en cours . . . .49
Utilisation de la fonction Expéditions en cours . . . .50
Transmission des expéditions vers le système FedEx . . . 51
Enlèvement . . . .53
Aperçu . . . 53
A propos de l'enlèvement . . . 53
Planification de l'enlèvement d'une expédition . . . .54
Pour planifier un enlèvement . . . 54
Récapitulatif de l'enlèvement . . . .55
Définition des préférences d'enlèvement . . . .55
Historique des expéditions et suivi. . . .57
Aperçu . . . 57
A propos de l'historique des expéditions et du suivi . . . 57
Accès à l'aperçu de l'historique des expéditions . . . .58
Table des matières 7
Utilisation de l'aperçu de l'historique des expéditions. . . 58
Sélection des expéditions à inclure dans l'aperçu . . . .58
Utilisation des détails de l'historique des expéditions . . . .59
Suivi à partir de numéros . . . 59
Suivi des expéditions à partir de leurs numéros de suivi . . . .59
Importation de numéros de suivi à partir d'un fichier texte . . . .59
Suivi des expéditions à partir de leurs numéros de référence . . . .60
Paramétrage des préférences de suivi. . . 60
Documents d'exportation . . . .61
A propos des documents d'exportation . . . 61
Documents d'exportation . . . 61
Bases de données . . . .63
A propos des bases de données . . . 63
Accès à la base de données Carnet d'adresses . . . 63
Gestion de la base de données Carnet d'adresses . . . 64
Gestion des expéditeurs . . . 64
Pour ajouter un expéditeur . . . .64
Pour définir des valeurs par défaut pour les expéditions d'un expéditeur (Expédition). . . .65
Définition de valeurs par défaut des expéditions effectuées par un expéditeur - Avis d'expédition . .67 Modification des détails d'un expéditeur . . . .68
Copie des détails d'un expéditeur . . . .68
Suppression d'un expéditeur . . . .69
Gestion des destinataires . . . 69
Ajout d'un destinataire . . . .69
Définition de valeurs par défaut des expéditions vers un destinataire - Expédition . . . .70
Définition de valeurs par défaut des expéditions vers un destinataire - Avis d'expédition . . . .73
Modification des détails d'un destinataire . . . .74
Copie des détails d'un destinataire . . . .74
Suppression d'un destinataire . . . .75
Gestion de groupes de destinataires . . . 75
Ajout d'un groupe de destinataires . . . .75
Modification des détails d'un groupe de destinataires . . . .76
Copie des détails d'un groupe de destinataires . . . .76
Suppression d'un groupe de destinataires . . . .77
Gestion des importateurs et des courtiers . . . 77
Ajout d'un importateur . . . .77
Edition, copie ou suppression d'un importateur . . . .77
Ajout d'un courtier . . . .78
Edition, copie ou suppression d'un courtier . . . .78
La base de données Articles . . . 79
A propos des articles. . . 79
Gestion des articles . . . 79
Ajout d'un article . . . .79
Edition, copie ou suppression d'un article . . . .80
Rapports . . . .81
A propos des rapports . . . 81
Rapports . . . 81
8 Table des matières
L'écran Sélection de rapport . . . .82
Génération d'un rapport à partir d'un modèle . . . 82
Pour créer un nouveau rapport avec une mise en page prédéfinie . . . 82
Création d'un nouveau rapport avec une mise en page définie par l'utilisateur . . . 85
Edition d'un type de rapport existant . . . 86
Suppression d'un rapport ou un type de rapport . . . 87
Plus d'informations . . . .89
Généralités . . . 89
Glossaire . . . 89
Liens . . . 90
Infos . . . 90
Services et conditionnements FedEx . . . .93
Services . . . 93
FedEx International Priority . . . .93
FedEx International First . . . .93
Service de fret FedEx International Priority . . . .93
FedEx 10kg Box . . . .93
FedEx 25kg Box . . . .93
Conditionnements . . . 93
FedEx Envelope . . . .93
FedEx Pak . . . .94
FedEx Box . . . .94
FedEx Box - petite . . . 94
FedEx Box - moyenne . . . 94
FedEx Box - grande . . . 94
FedEx Tube . . . .94
Votre emballage . . . .94
Glossaire . . . .95
Introduction 9
1 Introduction
1.1 Présentation de FedEx
®Ship Manager Software
FedEx vous présente FedEx® Ship Manager Software, une solution d'expédition innovatrice et unique destinée à améliorer les délais, l'efficacité et la rentabilité de vos expéditions.
FedEx® Ship Manager Software est un logiciel autonome fonctionnant sous Windows qui s'installe aisément. Il a été conçu pour vous permettre d'exécuter rapidement toutes les opérations quotidiennes d'expédition, de suivi et de création de rapports. Doté d'un large éventail de fonctionnalités et d'une interface conviviale, il constitue une solution d'expédition complète utilisable sur votre propre PC.
Avec FedEx® Ship Manager Software, vous pouvez imprimer des documents d'expédition directement sur votre imprimante, ce qui réduit le travail administratif, vous évite d'avoir à remplir des formulaires manuellement et facilite l'organisation de votre bureau. Vous pouvez notamment imprimer les documents suivants :
Lettres de transport aérien (AWB) Factures commerciales
Autres documents de douane dont l'utilisation est largement répandue
L'application conserve également un inventaire de toutes vos expéditions jusqu'à 32 jours (par défaut). A partir de cet inventaire, vous pouvez :
Copier et répéter des expéditions Modifier et supprimer des expéditions Assurer le suivi des envois jusqu'à 32 jours
Outre la gestion des informations sur les expéditions, FedEx® Ship Manager Software vous permet de gérer les informations sur les destinataires et les expéditeurs, ainsi que les détails relatifs aux documents et aux articles. Vous pouvez ainsi extraire très rapidement les informations dont vous avez besoin pour vos expéditions.
Enfin, la fonction Avis d'expédition proposée par FedEx® Ship Manager Software permet d'informer le destinataire et l'expéditeur (vous-même en l'occurrence) du commencement de l'expédition.
Remarque Le logiciel FedEx® Ship Manager Software étant entièrement personnalisable, il est possible que les options du logiciel décrites dans le présent manuel diffèrent des options apparaissant à l'écran. Si vous avez des questions sur l'accès à ces options, contactez un agent clientèle FedEx.
10 Utilisation du manuel
1.2 Utilisation du manuel
Le présent manuel s'adresse spécialement aux utilisateurs finaux du logiciel FedEx® Ship Manager Software et n'est pas prévu pour les spécialistes ou les utilisateurs chargés de la gestion de grands comptes, lesquels ont accès à des fonctions d'administration avancées.
L'aspect pédagogique du manuel est d'ailleurs renforcé par la présence d'une section complète consacrée à l'installation, qui figure au chapitre suivant.
Dans les grandes lignes, ce manuel traite de l'installation du logiciel, fournit des instructions permettant d'effectuer certaines tâches relatives aux expéditions et offre un aperçu des différents menus et options disponibles dans le logiciel. Plus spécifiquement, les rubriques du présent manuel sont les suivantes :
Installation du logiciel FedEx® Ship Manager Software
Définition des valeurs par défaut des fonctions d'expédition, de suivi et d'enlèvement Préparation des expéditions
Planification des enlèvements Suivi des expéditions
Création des documents d'expédition et d'exportation
Modification d'éléments dans les bases de données Adresses et Articles (et autres aspects de la maintenance de base de donnée)
Création et modification de rapports
1.2.1 Conventions typographiques
Afin de faciliter l'utilisation de ce manuel, nous vous recommandons de vous familiariser avec les conventions typographiques suivantes :
Les éléments de menus et de fenêtres, ainsi que les noms d'onglets figurant dans l'application sont représentés par cette police sans-serif en gras.
Les noms de boutons, d'options et d'icônes sont représentés en PETITESMAJUSCULES. Les noms de champs sont indiqués par une police sans-serifordinaire.
Les termes particuliers apparaissent en italique. C'est le cas notamment de tous les termes figurant dans le « Glossaire », page 95.
Enfin, les paramètres de liens et de communication sont indiqués par une police de type machine à écrire.
1.2.2 Connaissances et compétences requises
Nous partons du principe que vous savez utiliser une interface utilisateur graphique. Cela signifie que vous savez comment passer d'une application à une autre et, au sein d'une même application, que vous savez comment accéder aux différents composants de l'application ou naviguer entre ceux-ci. En outre, vous savez également ce que signifient les expressions sélectionner (par exemple, choisir une option), cliquer et double-cliquer.
Configuration requise 11
1.3 Configuration requise 1.3.1 Configuration système
Avant d'installer le logiciel FedEx® Ship Manager Software sur votre PC, vérifiez que l'ordinateur dispose de la configuration matérielle et logicielle suivante, ou demandez à votre administrateur système ou réseau de s'en assurer.
1.3.1.1 Configuration matérielle
PC compatible IBM doté d'un processeur Pentium III ou Celeron (ou supérieur) 256 Mo de RAM au minimum
250 Mo d'espace disque libre au minimum
Une connexion Internet (conseillée) ou une connexion téléphonique directe correctement configurée (modem ou RNIS)
Imprimante laser
Remarque L'espace libre nécessaire sur le disque dur est uniquement destiné à l'installation. Au fur et à mesure que l'application est utilisée, la taille de sa base de données va s'accroître. Par conséquent, il est conseillé de prévoir 100 à 150 Mo d'espace disque libre supplémentaire.
1.3.1.2 Configuration logicielle
Microsoft Windows® 2000 ou une version ultérieure de ce système d'exploitation
Attention Microsoft Windows® Me n'est pas pris en charge.
1.3.2 Communication
Pour que FedEx® Ship Manager Software puisse fonctionner correctement, le programme doit pouvoir communiquer avec les serveurs principaux de FedEx. Ce type de
communication nécessite une connexion TCP/IP sécurisée vers le serveur FedEx Tunnel Gateway Server. Cette connexion doit être configurée comme suit :
Adresse : https://wpro.ts.dmz.fedex.com
Port : Port 443
Si vous rencontrez des problèmes de communication, procédez comme suit : X Contactez votre administrateur système ou réseau pour la configuration de cette
connexion. En outre, demandez à votre administrateur de vérifier que vous disposez des privilèges d'accès nécessaires pour activer et utiliser cette connexion à partir de votre propre ordinateur.
Y Contactez le service d'assistance technique local.
12 Communication Remarque Il est primordial que la configuration de la connexion et de vos privilèges soit correctement effectuée avant de
commencer l'installation de FedEx® Ship Manager Software.
Installation 13
2 Installation
2.1 Aperçu
Ce chapitre décrit tous les aspects relatifs à l'installation de FedEx® Ship Manager Software.
Il s'agit des étapes suivantes :
Un rappel de la configuration requise avant de commencer l'installation La procédure d'installation proprement dite, qui comprend :
• Des aspects préalables à l'installation
• La marche à suivre pour démarrer, continuer et terminer le processus d'installation La configuration logicielle, qui comprend :
• Le démarrage de la configuration
• Spécification des paramètres
2.2 Installation du logiciel
Remarque Avant de commencer l'installation de FedEx® Ship Manager Software, vérifiez que vous remplissez bien les critères préalables à l'installation décrits à la section « Configuration requise » à la page 11.
Cette section vous guidera tout au long du processus d'installation de FedEx® Ship Manager Software. Elle traite de certaines notions préalables à l'installation et décrit la procédure d'installation proprement dite.
2.2.1 Notions préalables à l'installation
Cette installation est destinée aux utilisateurs finaux de FedEx® Ship Manager Software.
Lorsque le programme d'installation vous demandera de choisir le type d'installation souhaité, vous devrez sélectionner l'option TYPICALINSTALL.
L'option d'installation TYPICALINSTALL permet en outre de garantir le bon fonctionnement du logiciel en tant qu'application autonome, et non comme application réseau.
2.2.2 Installation de FedEx
®Ship Manager Software
2.2.2.1 Pour démarrer l'installation
X Insérez le CD d'installation de FedEx® Ship Manager Software dans votre lecteur de CD-ROM.
Le CD-ROM dispose d'une fonction d'exécution automatique permettant au programme d'installation de démarrer automatiquement.
Y Attendez que l'écran Select Language s'affiche.
14 Pour continuer l'installation Remarque Si, pour des raisons de sécurité ou autres, vous avez désactivé la fonction d'exécution automatique de Windows,
démarrez l'installation en choisissant DÉMARRER | EXÉCUTER..., puis tapez X:\setup.exe, où « X » représente la lettre attribuée à votre lecteur de CD-ROM.
2.2.2.2 Pour continuer l'installation
X Dans l'écran Select Language, sélectionnez la langue de votre choix.
Remarque L'écran d'installation illustré dans notre exemple utilise le français comme langue d'installation. Par conséquent, les illustrations figurant dans ce manuel risquent d'être différentes de ce que vous verrez réellement sur votre écran.
Y Cliquez sur OK.
L'écran Bienvenue s'affiche.
Z Cliquez sur SUIVANT.
Pour continuer l'installation 15 L'écran Choisissez une installation standard/personnalisée s'affiche.
[ Si vous ne l'avez pas déjà sélectionnée, cliquez sur l'option TYPICALINSTALL.
\ Cliquez sur SUIVANT.
L'écran Fichier Lisezmoi comportant le texte de la licence s'affiche.
] Lisez l'accord de licence du logiciel.
^ Cliquez sur SUIVANT.
16 Pour continuer l'installation L'écran Choisissez l'emplacement de destination s'affiche.
Remarque Pour choisir un emplacement différent, cliquez sur PARCOURIR et naviguez jusqu'à l'emplacement de votre choix.
_ Cliquez sur SUIVANT.
L'écran Démarrer l'installation s'affiche.
` Cliquez sur SUIVANT.
Pour terminer l'installation 17 L'écran d'installation s'affiche.
A la fin de l'installation automatique, l'écran Installation terminée s'affiche.
Cliquez sur TERMINER.
2.2.2.3 Pour terminer l'installation
X Cliquez sur TERMINER pour terminer l'installation, si vous ne l'avez pas déjà fait.
L'écran Install de fin d'installation s'affiche.
Y Cliquez sur OK pour terminer l'installation et redémarrer votre système.
Attention Vous devez impérativement cliquer sur OK à ce stade pour redémarrer le système, sans quoi FedEx® Ship Manager Software ne sera pas correctement installé, ce qui peut entraîner une configuration incorrecte des paramètres système.
18 Configuration du logiciel
2.3 Configuration du logiciel 2.3.1 Démarrage de la configuration
Au premier démarrage de l'application, le processus de configuration est lancé. Vous devez effectuer cette configuration avant de pouvoir utiliser FedEx® Ship Manager Software pour le traitement de vos expéditions. Les étapes décrites dans les sections suivantes expliquent comment démarrer et exécuter le processus de configuration de FedEx® Ship Manager Software.
Pour démarrer le processus de configuration, procédez comme suit :
X Cliquez sur DÉMARRER et choisissez PROGRAMMES | FEDEX® Ship Manager Software | FSM SOFTWARE.
Le programme FedEx® Ship Manager Software démarre et affiche l'écran Configuration.
Y Poursuivez la configuration comme indiqué dans le chapitre suivant (« Paramètres de communication »).
Remarque Vous pouvez également ouvrir le programme FedEx® Ship Manager Software en double-cliquant sur l'icône
FEDEXFSM SOFTWARE sur votre Bureau Windows.
Paramètres de communication 19
2.3.2 Paramètres de communication
Cette section consacrée aux paramètres de communication traite des points suivants : Paramètres de communication pour une connexion Internet via un réseau local (LAN).
Paramètres de communication pour une connexion Internet par numérotation (si vous souhaitez utiliser votre propre connexion par numérotation).
Paramètres de communication si vous ne disposez pas d'une connexion Internet par numérotation et souhaitez que FedEx en crée une pour vous en sélectionnant la ville où vous êtes situé et quel modem utiliser.
2.3.2.1 Pour spécifier les paramètres de communication dans le cas d'une connexion via un réseau local (LAN)
X Sélectionnez l'option " J'ai une connexion LAN " lorsque vous accédez à Internet par votre réseau local.
Remarque L'option UTILISERLESPARAMÈTRESDUNAVIGATEUR ne s'affiche que si FedEx® Ship Manager Software reconnaît les paramètres de votre navigateur. A l'heure actuelle, seuls les navigateurs Netscape Communicator et Windows Internet Explorer sont pris en charge.
Y Sélectionnez l'option UTILISERLESPARAMÈTRESDUNAVIGATEUR si vous souhaitez utiliser les paramètres de votre navigateur pour vous connecter au système FedEx. Si votre navigateur utilise un serveur proxy pour se connecter à Internet, les détails relatifs au proxy s'afficheront automatiquement dans les champs requis.
Attention Si vous souhaitez seulement spécifier les paramètres de votre serveur proxy, passez à l'étape 4 ci-dessous. Si vous ne souhaitez utiliser aucune de ces deux options, passez aux étapes décrites à la section « Téléchargement des détails de suivi, de service et d'acheminement » à la page 23.
20 Pour spécifier les paramètres de communication dans le cas d'une connexion par numérotation [ Si vous sélectionnez seulement l'option UTILISER SERVEUR PROXY, spécifiez l'adresse du
serveur proxy dans le champ Adresse et les paramètres de votre port dans le champ Port.
\ Dans le champ Utilisateur, spécifiez le nom d'utilisateur que vous utilisez pour vous connecter au serveur proxy.
] Dans le champ Mot de passe, spécifiez le mot de passe de votre serveur proxy.
^ Passez ensuite aux étapes décrites à la section « Spécification de vos paramètres » à la page 21
2.3.2.2 Pour spécifier les paramètres de communication dans le cas d'une connexion par numérotation
X Sélectionnez l'option " J'ai une connexion par numérotation " si vous avez une connexion à the Internet par numérotation.
Z Dans la liste déroulante Connexion par numérotation, sélectionnez le nom ou l'alias de la connexion à utiliser.
[ Passez aux étapes décrites dans « Spécification de vos paramètres » à la page 21.
2.3.2.3 Pour spécifier les paramètres de communication lorsque vous ne disposez pas d'une connexion par numérotation
Cette série d'instructions donne les grandes lignes des paramètres de communication si vous ne disposez pas d'une connexion Internet par numérotation et souhaitez que FedEx en crée une pour vous en sélectionnant la ville où vous êtes situé et quel modem utiliser.
Spécification de vos paramètres 21 X Dans la liste déroulante Ville, sélectionnez le site FedEx de la ville la plus proche de chez
vous auquel vous voulez vous connecter.
Lorsque vous sélectionnez un site FedEx, le N° de téléphone correspondant est saisi automatiquement.
Remarque Les valeurs figurant dans la liste déroulante varient en fonction du pays choisi. Etant donné que le pays choisi ici est la Belgique, la liste affiche les options de connexion correspondant à ce pays.
Y Dans le champ du préfixe, entrez les numéros nécessaires à une numérotation à l'extérieur de votre zone.
Z Dans la liste déroulante Type de modem, sélectionnez le type de modem que vous souhaitez utiliser. La vitesse et la chaîne d'initialisation du modem s'affichent automatiquement.
[ Dans la liste déroulante Port, sélectionnez le port de communication à utiliser.
\ Dans la section Système téléphonique, sélectionnez l'option TONALITÉ (recommandée) ou
IMPULSION.
] Passez ensuite aux étapes décrites au chapitre suivant (« Spécification de vos paramètres »).
2.3.3 Spécification de vos paramètres
Les étapes suivantes expliquent à quels endroits les différents types de valeurs et de paramètres doivent être spécifiés.
22 Pour spécifier les paramètres d'installation, d'identification et d'imprimante
2.3.3.1 Pour spécifier les paramètres d'installation, d'identification et d'imprimante
X Dans la liste déroulante Imprimante de la section IMPRIMANTE, sélectionnez l'imprimante que vous souhaitez utiliser .
Y Dans la liste déroulante Pays d'installation de la section Installation, sélectionnez votre pays.
Remarque Dans le présent manuel, nous avons choisi la Belgique comme pays d'installation dans tous nos exemples. Par conséquent, les illustrations et les paramètres utilisés pour le manuel peuvent être différents des vôtres.
Important À moins que votre pays d'installation soit l'Irlande, les Émirats arabes unis, le Kowëit ou Bahreïn, l'identifiant de lieu sera récupéré automatiquement à l'issue des étapes décrites dans "« Téléchargement des détails de suivi, de service et d'acheminement » à la page 23.
Pour l'Irlande, les Émirats arabes unis, le Kowëit ou Bahreïn, assurez-vous d'avoir un avis d'enregistrement FedEx ou un courrier électronique comportant les détails de configuration disponibles.
Z Dans le champ N° compte FedEx, tapez votre numéro de compte FedEx personnalisé à 9 chiffres.
[ L'identifiant de logiciel FedEx Ship Manager sera récupéré automatiquement à l'issue des étapes décrites dans la section "Téléchargement des détails de suivi, de services et d'acheminement" de « Téléchargement des détails de suivi, de service et
d'acheminement » à la page 23.
Téléchargement des détails de suivi, de service et d'acheminement 23
2.3.4 Téléchargement des détails de suivi, de service et d'acheminement
X Vérifiez que tous vos détails de configuration sont corrects.
Y Cliquez sur TÉLÉCHARGER et l'écran Saisie de l'utilisateur s'affiche. Veuillez saisir vos données.
Z Cliquez sur SUIVANT pour commencer le téléchargement des principales données d'expédition : numéros de suivi, informations sur les services, tarifs des services et informations sur l'acheminement. Cette installation est nécessaire à l'utilisation de FedEx® Ship Manager.
Attendez que le téléchargement soit terminé.
Une fois le téléchargement terminé, le système vous ramène à l'écran Configuration, qui affiche maintenant un marqueur rouge à gauche des données qui ont été
téléchargées avec succès. Si vous désirez réaliser à nouveau un téléchargement (lorsque par exemple certaines données sont manquantes), vous pouvez cliquer deux fois sur un
24 Téléchargement des détails de suivi, de service et d'acheminement des marqueurs de sélection à gauche des données téléchargées. Le système téléchargera ainsi à nouveau les données correspondantes.
[ Dans l'écran Configuration, cliquez sur OK pour terminer le processus de
configuration. L'installation et la configuration de FedEx® Ship Manager sont désormais terminées.
2.3.4.1 Téléchargement des détails de suivi, de service et d'acheminement
Si vous désirez actualiser les détails de suivi, de service et d'acheminement (lorsque par exemple certaines données sont manquantes), vous pouvez cliquer deux fois sur un des marqueurs de sélection à gauche des données téléchargées. Ceci fera disparaître le marqueur rouge. Vous pouvez maintenant télécharger à nouveau les données concernées en cliquant sur TELECHARGER.
Important Si vous souhaitez actualiser les tarifs des services actuels, vous devez télécharger à nouveau les informations sur les services.
Remarque Il est facile de revenir à l'écran Configuration en cliquant sur Configuration dans la liste déroulante Configuration.
Démarrage de FedEx® Ship Manager Software 25
2.4 Démarrage de FedEx
®Ship Manager Software
Vous pouvez lancer FedEx® Ship Manager Software à l'aide du menu DÉMARRER de Windows, en cliquant sur DÉMARRER, puis en sélectionnant PROGRAMMES | FEDEX® Ship Manager Software |
FSM SOFTWARE:
Ou en cliquant sur le logo FEDEXFSM SOFTWARE sur votre Bureau :
26 Démarrage de FedEx® Ship Manager Software
Configuration 29
3 Configuration
3.1 Aperçu
Ce chapitre traite des actions à effectuer et des données à spécifier au préalable avant de pouvoir commencer à utiliser FedEx® Ship Manager Software pour le traitement des expéditions. Il s'agit des étapes suivantes :
Définition des paramètres système Définition des préférences
3.2 Paramètres du système
Maintenant que vous avez installé l'application avec vos informations spécifiques, vous pouvez passer à la configuration des paramètres du système. Ces paramètres sont nécessaires pour garantir le bon fonctionnement de la saisie et du traitement des informations
concernant la détails de livraison, et faire en sorte que les informations soient conservées et gérées pendant un laps de temps minimum.
3.2.1 Définition des paramètres système
Cette section présente la marche à suivre pour configurer vos paramètres système.
3.2.1.1 Pour accéder à l'écran Paramètres du système
X Lancez FedEx® Ship Manager Software à l'aide du bouton DÉMARRER de Windows en cliquant sur DÉMARRER, puis en sélectionnant PROGRAMMES | FEDEX® Ship Manager Software |
FSM SOFTWARE.
Y Sélectionnez " Configuration " dans le menu de configuration. Le même écran de configuration que celui de votre installation va s'afficher.
30 Paramètres d'expédition Z Dans le menu Configuration, sélectionnez Paramètres du système.
3.2.1.2 Paramètres d'expédition
X Sur l'écran Paramètres du système, cliquez sur l'onglet Expédition.
Y Dans le champ Période de l'histoire des expéditions, indiquez le nombre de jours durant lesquels vous voulez conserver l'historique des expéditions.
Attention La valeur par défaut pour ce paramètre est 40. Il s'agit de la valeur conseillée. En effet, cette valeur couvre une période d'un mois et neuf jours, ce qui vous permet de générer des rapports mensuels.
Z Dans le champ Nbre de copies de la facture commerciale, spécifiez le nombre d'exemplaires de chaque facture commerciale à imprimer.
[ Sélectionnez l'option COTATION si vous souhaitez inclure une cotation dans votre écran d'expédition, et des informations tarifaires dans vos rapports.
\ Sélectionnez l'option UTILISERDESNUMÉROS ETN POURDESEXPÉDITIONSOUVERTES si vous souhaitez utiliser directement un numéro d'expédition réel, et non un numéro fictif temporaire.
] Cliquez sur OK.
Paramètres d'enlèvement 31
3.2.1.3 Paramètres d'enlèvement
X Sur l'écran Paramètres du système, cliquez sur l'onglet Enlèvement.
Y Dans le champ Période de rétention d'historique des enlèvements, indiquez le nombre de jours durant lesquels vous voulez conserver l'historique des enlèvements.
Z Cliquez sur OK.
3.2.1.4 Paramètres des étiquettes
X Sur l'écran Paramètres du système, cliquez sur l'onglet Etiquettes.
Y Dans le champ Etiquettes principales pour l'expédition de documents, spécifiez le nombre d'étiquettes principales que vous souhaitez générer.
Attention La valeur par défaut pour ce paramètre est 3. Il s'agit de la valeur minimum.
Z Dans le champ Etiquettes principales pour les expéditions de non-documents, spécifiez le nombre d'étiquettes principales que vous souhaitez générer.
Attention La valeur par défaut pour ce paramètre est 4. Il s'agit de la valeur minimum.
[ Dans le champ Copies étiquettes MPS/CRN, spécifiez le nombre de copies d'étiquettes MPS/CRN que vous souhaitez générer.
32 Paramètres de suivi Attention La valeur par défaut pour ce paramètre est 1. Il s'agit de la valeur minimum.
\ Cliquez sur OK.
3.2.1.5 Paramètres de suivi
X Sur l'écran Paramètres du système, cliquez sur l'onglet Suivi.
Y Dans le champ Période de rétention des colis entrés manuel. pour le suivi, spécifiez le nombre de jours requis.
Z Cliquez sur OK.
Préférences 33
3.3 Préférences
Si vous devez traiter un nombre important d'expéditions comportant des caractéristiques similaires, vous pouvez définir les valeurs à utiliser par défaut pour vos expéditions, ce qui vous évite d'avoir à spécifier les mêmes informations plusieurs fois.
3.3.1 Catégories de préférences
Lorsque vous sélectionnez l'onglet principal Préférences dans l'écran principal de FedEx® Ship Manager Software, vous accédez à quatre sous-onglets Préférences:
Enlèvement
Préférences relatives à la planification des enlèvements de colis par les coursiers.
Expédition
Préférences relatives au traitement de vos expéditions.
Suivi
Préférences relatives à la fonction de suivi de FedEx® Ship Manager Software.
Avis d'expédition
Préférences relatives à la notification par e-mail de la fonction Avis d'expédition de FedEx® Ship Manager Software.
34 Niveaux de préférences
3.3.2 Niveaux de préférences
FedEx® Ship Manager Softwarevous permet de spécifier les valeurs par défaut pour l'expédition et la fonction Avis d'expédition à 3 niveaux :
Valeurs par défaut au niveau de l'application : valeurs par défaut utilisées pour chaque expédition effectuée avec votre logiciel de FedEx® Ship Manager Software.
Ces valeurs par défaut sont expliquées en détail dans ce chapitre.
Valeurs par défaut des expéditions effectuées par un expéditeur spécifique.
Pour de plus amples informations sur les valeurs par défaut de l'expéditeur, reportez- vous aux sections « Pour définir des valeurs par défaut pour les expéditions d'un expéditeur (Expédition) », page 65 et « Définition de valeurs par défaut des expéditions effectuées par un expéditeur - ShipAlert », page 67.
Valeurs par défaut des expéditions effectuées vers un destinataire spécifique.
Pour de plus amples informations sur les valeurs par défaut du destinataire, reportez- vous aux sections « Définition de valeurs par défaut des expéditions vers un destinataire - Expédition », page 70 et « Définition de valeurs par défaut des expéditions vers un destinataire - ShipAlert », page 73.
Remarque Les valeurs par défaut de l'expéditeur et du destinataire annulent les valeurs définies au niveau de l'application. Lorsque vous définissez les valeurs par défaut de l'expéditeur et du destinataire, celles-ci remplacent les valeurs définies auparavant.
3.3.3 Définition des préférences
3.3.3.1 Pour définir les préférences d'enlèvement
X Cliquez sur le sous-onglet Enlèvement.Pour définir les préférences d'expédition 35 Y Spécifiez les informations relatives au lieu d'enlèvement ou sélectionnez un expéditeur
dans la liste déroulante Code Expéditeur.
Remarque Les expéditeurs doivent avoir été ajoutés au préalable dans le carnet d'adresses afin de pouvoir être sélectionnés dans la liste déroulante Code Expéditeur. Reportez-vous à la section « Pour ajouter un expéditeur », page 64 pour de plus amples informations sur la procédure d'ajout d'un expéditeur au carnet d'adresses.
Z Dans le champ Heure de fermeture, spécifiez jusqu'à quelle heure au plus tard l'enlèvement peut avoir lieu.
[ Le cas échéant, utilisez le champ Commentaires pour ajouter des instructions spéciales destinées au coursier FedEx Express chargé de l'enlèvement de vos colis.
\ Dans le champ Enlèvements accessibles pour, sélectionnez l'une des options suivantes :
TOUSLESUTILISATEURS, MONGROUPE ou MOISEUL.
] Enlèvement Future Day : Vous pouvez déposer une demande d'enlèvement pour le jour ouvrable suivant. Par exemple un vendredi, vous pouvez réserver un enlèvement le lundi.
Pour cela, le champ de date de réservation de l'écran Réserver un enlèvement peut être édité. Lorsque vous modifiez la date de réservation, la liste des expéditions n'affiche que celles dont la date a été saisie.
^ Cliquez sur ENREGISTRER.
3.3.3.2 Pour définir les préférences d'expédition
X Cliquez sur le sous-onglet Expéditions.Les éléments de la liste des préférences correspondent aux champs que vous devez renseigner lors de la saisie d'une nouvelle expédition.
36 Pour définir les préférences d'expédition Y Faites défiler l'écran Préférences - Expédition vers le bas, puis sélectionnez ou spécifiez
les valeurs par défaut requises.
Z Pour chaque information d'expédition, vous pouvez également sélectionner les options suivantes :
• Ignorer
Les champs pour lesquels vous avez défini la valeur Ignorer seront omis lorsque vous ferez défiler les différents champs du formulaire d'expédition à l'aide de la touche TAB.
• Appliquer
Lorsque vous spécifiez les détails d'une nouvelle expédition à l'aide du formulaire d'expédition, les valeurs saisies dans les champs dotés de l'attribut Appliquer seront réutilisées pour l'expédition suivante.
• Rien
Les valeurs saisies dans les champs que vous n'avez pas dotés de l'attribut Ignorer ou
Appliquer s'afficheront dans toutes les expéditions futures.
[ Le cas échéant, vous pouvez saisir ou sélectionner vos paramètres de préférence pour les factures dans la zone située au bas de l'écran.
\ Cliquez sur ENREGISTRER lorsque vous avez terminé.
Pour définir les préférences de suivi 37
3.3.3.3 Pour définir les préférences de suivi
X Cliquez sur le sous-onglet Suivi.Y Si vous voulez assurer le suivi des numéros d'expédition contenant plusieurs colis, sélectionnez l'option AFFICHERLESNUMÉROSD'ENVOISMULTICOLISDANSL'ÉCRANDESUIVI.
En choisissant cette option, vous spécifiez que les numéros de MPS seront affichés dans l'écran de suivi.
Z Cliquez sur ENREGISTRER.
38 Pour définir les préférences de la fonction Avis d'expédition
3.3.3.4 Pour définir les préférences de la fonction Avis d'expédition
X Cliquez sur le sous-onglet Avis d'expédition.L'écran Préférences - Avis d'expédition s'affiche.
Y Vous pouvez envoyer des avis d'expédition ShipAlert par courrier électronique à six destinataires : l'expéditeur, le destinataire, le courtier et trois autres personnes. Lorsque l'envoi sera livré, ces destinataires recevront un courrier électronique les informant de la livraison de l'envoi.
Z Dans le champ AJOUTER VOTRE PROPRE MESSAGE, vous pouvez ajouter un message qui sera joint au courrier électronique d'avis d'expédition. par courrier électronique.
Attention Pour que cette option fonctionne correctement, il faut que l'adresse e-mail de l'expéditeur figure bien dans le champ Informations expéditeur de la base de données Carnet d'adresses (voir la section « Gestion des expéditeurs », page 64).
[ Vous pouvez entrer l'adresse électronique d'une ou de deux personne(s) dans les champs
Autre 1 et Autre 2 afin qu'elles reçoivent des avis d'expédition.
\ Cliquez sur ENREGISTRER.
Expédition 39
4 Expédition
4.1 Aperçu
FedEx® Ship Manager Software vous permet d'automatiser le processus d'expédition en le rendant plus simple et plus rapide. Les lettres de transport aérien (AWB) peuvent être imprimées sur du papier ordinaire et les informations répétitives telles que les adresses et les articles peuvent être enregistrées et récupérées à partir d'une base de données.
Remarque Les composants de la base de données sont expliqués de façon très détaillée dans la section « Bases de données », page 63.
Le présent chapitre traite des points suivants : Création d'une nouvelle expédition
Impression des documents d'expédition et d' autres documents Gestion et contrôle des expéditions
Transmission de vos informations sur les expéditions vers le système d'expédition FedEx
4.2 Saisie des expéditions
4.2.1 Saisie des informations générales
4.2.1.1 Informations expéditeur
X Sur l'écran principal de FedEx Ship Manager Software, cliquez sur l'onglet Expédier. La situation suivante se présente alors :
40 Informations destinataire Y Vous pouvez soit sélectionner un expéditeur à partir de la liste déroulante Code
Expéditeur, auquel cas les champs correspondants sont automatiquement complétés par l'application, soit cliquer sur le bouton EDITER pour saisir manuellement les informations relatives à l'expéditeur sur l'écran Informations Expéditeur.
Remarque Les expéditeurs doivent avoir été ajoutés au préalable dans le carnet d'adresses afin de pouvoir être sélectionnés dans la liste déroulante Code Expéditeur. Reportez-vous à la section « Pour ajouter un expéditeur », page 64, pour de plus amples informations sur la procédure d'ajout d'un expéditeur au carnet d'adresses.
4.2.1.2 Informations destinataire
X Sélectionnez UNIQUE pour une expédition à un seul destinataire, ou GROUPE pour une expédition vers un groupe de destinataires.
Y Vous pouvez soit sélectionner un destinataire à partir de la liste déroulante Code
destinataire, auquel cas les champs correspondants sont automatiquement complétés par l'application, soit saisir manuellement les informations relatives au destinataire dans la zone INFORMATIONSDESTINATAIRE.
Z Sélectionnez l'option AVISD'EXPÉDITIONÀ si vous souhaitez que votre destinataire soit averti de l'expédition.
Si vous sélectionnez cette option, vérifiez que l'adresse e-mail du destinataire figure bien dans le champ de texte correspondant.
[ Si vous avez modifié manuellement des informations relatives au destinataire, cliquez sur l'option ENREGISTRERDANS/METTREÀJOURLECARNETD'ADRESSES pour enregistrer ces détails dans la base de données des destinataires.
\ Si vous avez saisi manuellement de nouvelles informations relatives au destinataire, l'option ENREGISTRERDANS/METTREÀJOURLECARNETD'ADRESSES est automatiquement sélectionnée en vue d'enregistrer ces informations dans la base de données des destinataires.
4.2.1.3 Date, service et emballage
X Dans la zone DÉTAILSEXPÉDITION, acceptez la date du jour qui est automatiquement insérée dans le champ Date d'expédition ou saisissez une date ultérieure (jusqu'à 10 jours plus tard).
Remarque La date d'expédition représente la date effective à laquelle l'expédition est remise à un coursier FedEx Express ou déposée à l'une des agences FedEx.
Y Dans la liste déroulante Service, sélectionnez le service requis. Pour plus d'informations concernant les services FedEx disponibles, reportez-vous à la section « Services », page 93.
Z Cliquez sur TRAITEMENTSPÉCIAL si vous souhaitez sélectionner l'une des options de traitement spécial disponible. Reportez-vous à la section « Sélection des options de traitement spécial », page 44 pour plus d'informations.
[ Dans la liste déroulante emballage de l'écran Expédier, sélectionnez le type de emballage de votre choix. Pour plus d'informations sur les types de conditionnement FedEx disponibles, reportez-vous à la section « Conditionnements », page 93.
Colis et poids 41
\ Cliquez sur AVISD'EXPÉDITION si vous souhaitez vérifier ou modifier les paramètres définis pour la fonction Avis d'expédition. Reportez-vous à la section « Saisie des informations de la fonction Avis d'expédition », page 45 pour plus d'informations.
4.2.1.4 Colis et poids
X Dans le champ Colis de la zone DÉTAILSEXPÉDITION, spécifiez le nombre de colis que comporte votre expédition.
Remarque Dans le cas de colis multiples, les dimensions des colis sont précédées de leur numéro de colis respectif. Le premier colis se voit systématiquement attribuer un « numéro principal ». Le deuxième colis et les colis suivants se voient attribuer un numéro de colis dérivé.
Y Si vous n'utilisez pas les conditionnements proposés par FedEx, veuillez spécifier les dimensions pour la longueur, la largeur et la hauteur de chaque colis, dans les champs
L, l et H.
Z Si l'expédition ne comporte qu'un seul colis, entrez le poids du colis dans le champ Poids
total.
Si elle est composée de plusieurs colis, spécifiez le poids du colis dans chaque champ
Poids correspondant.
[ Dans la seconde partie du champ Poids total, sélectionnez kg comme unité de poids (système métrique) ou lb (système impérial).
Remarque Vous pouvez définir par défaut l'unité de poids de votre choix dans la liste des préférences d'expédition (voir la section « Pour définir les préférences d'expédition », page 35).
4.2.1.5 Valeurs, références et notes
X Dans le champ Valeur de transport, spécifiez la valeur déclarée du colis pour le transport.
Y Dans le champ Valeur douanière, spécifiez la valeur déclarée du colis pour la douane.
Remarque La valeur de transport ne peut pas être supérieure à la valeur douanière.
Z Si vous souhaitez ajouter une référence d'expédition, cliquez sur la liste déroulante de sélection Référence d'expédition.
L'écran Référence d'expédition s'affiche, à partir duquel vous pouvez saisir ou sélectionner une référence d'expédition.
La référence d'expédition que vous spécifiez à cet endroit figurera également sur votre
42 Contenu de l'expédition AWB et sur votre facture commerciale, si vous avez choisi d'en créer une. D'une façon générale, les références d'expédition sont très utiles pour le suivi et la création de rapports.
[ Si vous souhaitez ajouter le nom du service concerné ou d'autres informations, cliquez sur la liste déroulante de sélection Notes de service.
L'écran Services s'affiche.
\ Sélectionnez NOUVEAU pour créer une note ou un nouveau service ou cliquez sur la flèche pour choisir une note ou un service existants.
] Cliquez sur OK pour saisir les informations relatives au service et revenir à l'écran
Expédier.
4.2.1.6 Contenu de l'expédition
FedEx® Ship Manager Softwarepermet le traitement des éléments suivants : Expédition de documents
Expédition d'articles, désignée également sous le terme « Expédition de non- documents »
Pour effectuer une expédition de documents, procédez comme suit : X Vérifiez que l'option DOCUMENTSUNIQUEMENT est bien sélectionnée.
Vous devez sélectionner l'option DOCUMENTSUNIQUEMENT lorsque votre envoi est composé de lettres, de certificats ou de formulaires.
Y Dans la zone DESCRIPTION, entrez une description des documents expédiés ou cliquez sur la flèche BAS pour choisir une description existante à partir de l'écran Type de document. Si un message indiquant que la description introduite est incomplète ou imprécise s'affiche, vous pouvez cliquer soit sur EDITER pour retourner à l'écran d'expédition et compléter la description, soit sur EXPÉDIER pour imprimer le document d'expédition sans le modifier.
Remarque La description de l'expédition apparaît sur les documents d'expédition de FedEx Ship Manager, notamment sur la facture commerciale. Elle doit donc être aussi complète et détaillée que possible et comprendre, entre autres, le nom de chaque article expédié.
Paiement 43 En revanche, si votre colis comporte des articles, procédez comme suit :
Z Dans la zone CONTENUDEL'EXPÉDITION de l'écran Expédier, sélectionnez l'option ARTICLES. La zone CONTENUDEL'EXPÉDITION de l'écran Expédier est modifiée :
[ En fonction de la destination de votre colis, répondez Oui ou Non à la proposition
IMPRIMERFACTURECOMMERCIALE?
Si vous choisissez Oui, vous pouvez spécifier le contenu de l'expédition sur l'écran
Détails du contenu de l'expédition. Pour de plus amples informations, voir la section
« Création d'une facture commerciale », page 45.
Si vous avez choisi Non, passez à l'étape suivante.
\ Saisissez manuellement les informations relatives aux articles que vous expédiez ou cliquez sur la flèche BAS en regard du champ Article pour sélectionner les articles à partir de l'écran Aperçu des produits.
4.2.1.7 Paiement
Sur l'écran Expédier, la section consacrée au paiement est la dernière partie à renseigner pour la création d'une nouvelle expédition. La saisie de ces informations s'effectue selon les étapes suivantes.
X Dans la liste déroulante Facturer les frais de transport à, choisissez l'option EXPÉDITEUR,
DESTINATAIRE ou TIERS selon le cas de figure.
Y Dans le champ N° de compte, spécifiez le numéro de compte FedEx du destinataire ou du tiers.
Z Dans la liste déroulante Facturer les droits et taxes à, choisissez l'option EXPÉDITEUR,
DESTINATAIRE ou TIERS selon le cas de figure.
[ Dans le champ Compte, spécifiez le numéro de compte FedEx du destinataire ou du tiers.
Remarque Un numéro de compte FedEx valide est requis uniquement dans le cas où une facture doit être adressée à l'expéditeur, au destinataire ou au tiers devant s'acquitter des droits et taxes.
4.2.1.8 Validation
X Sélectionnez l'option APPLIQUERLESCODESÀL'EXPÉDITIONSUIVANTE si vous voulez réutiliser les informations que vous avez saisies comme code Quick pour votre prochaine expédition.
Y Au bas de l'écran, cliquez sur :
• EXPÉDIER pour poursuivre le processus d'expédition et imprimer tous les documents d'expédition nécessaires.
44 Sélection des options de traitement spécial
• ENREGISTRER pour enregistrer l'expédition nouvellement créée. Vous pouvez enregistrer l'expédition sous forme d'expédition ouverte
(si vous voulez y revenir et la modifier ultérieurement) ou l'enregistrer comme code d'expédition Quick (si vous souhaitez réutiliser ces informations comme base pour créer des expéditions similaires). Les expéditions ouvertes et les codes d'expédition Quick sont ensuite transférés sur la liste de l'écran Expéditions en cours.
4.2.2 Sélection des options de traitement spécial
Sur l'écran Traitement spécial lors de la création d'une nouvelle expédition, vous pouvez spécifier des options supplémentaires pour le service que vous avez choisi dans le champ
Service de la zone DÉTAILSEXPÉDITION .
Vous devez sélectionner des options de traitement spécial dans les cas suivants :
L'expédition contient des produits dangereux, de l'alcool, de la glace sèche ou des fleurs coupées.
Remarque Si vous expédiez de la glace sèche, introduisez la formule suivante dans le champ description :
DRY ICE,9,UN1845,ZxZZKG, où « Z » est le nombre de colis contenant de la glace sèche et « ZZ » le poids d'un colis. Par exemple : DRY ICE,9,UN1845,5x2KG,3x8KG.
Vous avez besoin d'un numéro de réservation pour le service International Priority Freight.
Vous voulez sélectionner un courtier en douanes à qui confier votre expédition.
Vous voulez utiliser les services Livraison le samedi, Enlèvement le samedi ou Livraison le dimanche.
Le logiciel ne permet pas les envois IPFS dont le poids ou les dimensions sont inférieurs aux maximums IP. Le poids ou les dimensions doivent être supérieurs aux maximums IP. Une exception a été ajoutée aux envois IPFS sur des palettes ou des cales. Ces envois doivent être traités en tant qu'envois IPFS car le transport IP n'autorise pas les envois IP sur des palettes ou des cales. L'écran de traitement spécial affiche l'option " Cocher cette case si votre envoi est sur une palette ou des cales ". Lorsque vous cochez cette option, les minimums IPFS requis ne s'appliquent pas à cet envoi.Vous voulez déposer vous- même vos colis auprès d'une agence FedEx.
Saisie des informations de la fonction Avis d'expédition 45 Vous ne souhaitez pas que votre envoi soit expédié directement au destinataire, mais qu'il
soit mis à disposition sur l'un des sites FedEx.
4.2.3 Saisie des informations de la fonction Avis d'expédition
Vous devez saisir les informations de la fonction Avis d'expédition lorsque vous créez une nouvelle expédition.
Toute préférence ou donnée déjà connue est automatiquement incluse dans les paramètres ShipAlert. Dans l'exemple précédent, il s'agit des adresses électroniques de l'expéditeur, du destinataire et du courtier. En outre, vous pouvez ajouter jusqu'à trois adresses électroniques supplémentaires ainsi que votre propre message qui sera joint aux avis par courrier
électronique de la fonction ShipAlert.
Remarque Au cours de la procédure Fin de la journée, l'e-mail de notification de la fonction Avis d'expédition est envoyé à tous les destinataires indiqués.
4.2.4 Création d'une facture commerciale
La facture commerciale est une facture devant être imprimée et envoyée avec les autres documents d'expédition. Elle est nécessaire pour toutes les expéditions assujetties aux droits de douane, car elle est demandée lors du passage en douane. La création de factures commerciales s'effectue à l'aide de l'écran Détails du contenu de l'expédition.
46 Création d'une facture commerciale L'écran Détails du contenu de l'expédition est composé des champs suivants :
Article
Saisissez manuellement les informations relatives aux articles que vous expédiez ou cliquez sur la flèche BAS en regard du champ Article pour sélectionner les articles à partir de l'écran Aperçu des produits.
Remarque Pour pouvoir sélectionner un article à partir de l'écran Aperçu des produits,vous devez avoir ajouté au préalable l'article dans la base de données des articles. Reportez-vous à la section « Ajout d'un article », page 79 pour de plus amples informations sur la procédure d'ajout d'un article à la base de données.
Description
Description de l'article.
Code harmonisé
Code harmonisé de l'article.
