BONNES PRATIQUES ING

Mon Guide

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Des astuces pour améliorer ma délivrabilité et automatiser mes envois

BONNES PRATIQUES

E-MAILING

SOMMAIRE

COMMENT AUTOMATISER MES ENVOIS ?

LE MARKETING AUTOMATION / QU’EST-CE QUE C’EST ?... 24

#MODÈLE 1 : SOUHAITEZ LA BIENVENUE À VOS CLIENTS... 25

#MODÈLE 2 : SOUHAITEZ UN BON ANNIVERSAIRE À VOS CLIENTS ... 26

MA CHECK LIST AVANT ENVOI MA CHECKLIST AVANT ENVOI À IMPRIMER... 28

COMMENT AMÉLIORER MA DÉLIVRABILITÉ ? LA DÉLIVRABILITÉ : QU’EST-CE QUE C’EST ?... 3

#ASTUCE 1 : SEGMENTER ET QUALIFIER VOTRE BASE DE DONNÉES... 4 et 5 #ASTUCE 3 : CONFIGURER SPF ET DKIM... 7

ET ENSUITE ?... 27

#ASTUCE 4 : OPTIMISER L’OBJET ET LE TEXTE D’APERÇU ... 15

#ASTUCE 5 : ÊTRE ATTENTIF À LA COMPOSITION DE SON E-MAIL... 16

#ASTUCE 6 : SURVEILLER LES DIMENSIONS ET LE POIDS DE VOTRE E-MAIL ... 17

#ASTUCE 7 : BIEN CHOISIR SES IMAGES ET SES COULEURS... 18

#ASTUCE 8 : UTILISER UN ÉDITEUR DE MAIL RESPONSIVE... 19

#ASTUCE 9 : UTILISER LES BONS CODES... 20

#ASTUCE 10 : SOIGNER VOTRE HEADER ET VOTRE FOOTER... 21

#TEST : N’OUBLIER PAS DE TESTER... 22

#ASTUCE 2 : DÉSIGNER LE BON ÉMETTEUR... 6

COMMENT AMÉLIORER MA

DÉLIVRABILITÉ ?

La délivrabilité est un concept primordial dans votre stratégie e-mailing. Ce terme désigne la capacité de vos e-mailings à atteindre, dans de bonnes conditions, la boîte de réception des messageries électroniques de vos destinataires.

Les processus de filtrage des e-mailings étant de plus en plus sophistiqués, la délivrabilité est un réel enjeu économique pour vos campagnes. Un message non-délivré ne peut générer ni clic, ni ouverture, rendant votre stratégie et vos efforts marketing inefficaces.

Ce guide a pour vocation de vous présenter l’ensemble des pratiques à respecter pour assurer à vos campagnes marketing une bonne délivrabilité, vous permettant ainsi de développer des communications pérennes et respectueuses.

LA DÉLIVRABILITÉ : QU’EST-CE QUE C’EST ?

#ASTUCE 1

SEGMENTER ET QUALIFIER VOTRE BASE DE DONNÉES

La segmentation et la qualité des adresses e-mails jouent un rôle prépondérant dans la délivrabilité de vos campagnes. Il convient de porter une attention particulière aux points suivants :

LA SEGMENTATION DE LA BASE

La segmentation de la base est primordiale dans les bonnes pratiques emailing. Cette action vous permettra d’adapter vos emails à vos diverses cibles. Ainsi, vous pourrez personnaliser votre « objet », votre « fréquence d’envoi » et votre « message ». A terme, cela vous permettra d’obtenir de meilleurs résultats au niveau du :

Taux d’ouverture

Taux de désabonnement Taux de délivrabilité

TECHNIQUES UTILISÉES POUR LE RECRUTEMENT

Plus la collecte est basée sur un consentement libre, explicite et transparent, plus les destinataires reconnaîtront l’expéditeur et le nombre de plaintes baissera.

Utilisez des formulaires sur tous les canaux à votre disposition (site web, réseaux sociaux, points de vente, événements...) pour recruter de nouveaux abonnés, tout en vous assurant de la qualité des adresses recueillies.

Depuis l’entrée en vigueur du règlement général sur la protection des données (RGPD), certaines notions sont à maîtriser. Savez-vous ce qu’est un « opt-in » ou « opt-out » ?

Un « opt-in » désigne le consentement donné par un utilisateur afin de recevoir des emails de la part d’une entreprise. Il faut vérifier que les destinataires ciblés ont donnés leur accord dans le cadre de la RGPD

Un « opt-out » désigne le processus de désinscription à la liste de diffusion d’un emailing

Ces points sont essentiels car le règlement général sur la protection des données les renforce sensiblement. Dès lors, l’émetteur de l’e-mailing doit vérifier que les destinataires ciblés aient bien donné leur consentement afin d’être contacter.

TRAITEMENT E-MAILS REJETÉS (BOUNCES)

ll est primordial de surveiller avec la plus grande vigilance les adresses e-mails rejetées et de les désabonner de votre base, au risque de ternir votre réputation d’expéditeur.

Il existe deux raisons principales pour lesquelles un e-mail est rejeté :

La non validité de l’adresse e-mail (hard-bounce) : l’e-mail est non remis car il n’existe pas (ex : nom de domaine inexistant, adresse incomplète, adresse supprimée...). Il convient de supprimer de votre base toutes les adresses emails ayant retournées un message d’erreur définitif, dès le premier retour.

Les perturbations temporaires de livraison (soft-bounce) : l’e-mail est non remis à cause d’un problème temporaire (ex : boîte de messagerie pleine, serveur en maintenance, encombrement du trafic, filtre anti-spam, panne...). Nous vous recommandons de nettoyer de votre base les adresses générant plusieurs fois le même message d’erreur temporaire.

POUR ALLER PLUS LOIN...

BE HAPPY BE RGPD READY

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#ASTUCE 2

DÉSIGNER LE BON ÉMETTEUR POUR QUE VOTRE MESSAGE NE SOIT PAS

JETÉ À LA POUBELLE

Votre nom d’expéditeur doit permettre une identification claire par le destinataire. Il est conseillé d’utiliser toujours la même adresse d’émetteur afin d’être identifié par le webmail de l’utilisateur.

A proscrire :

Les adresses : contact@..., 123...@..., noreply@...

#ASTUCE 3

CONFIGURER LES PROTOCOLES

D’AUTHENTIFICATION SPF ET DKIM POUR QUE VOS E-MAILS NE SOIENT PAS CONSIDÉRÉS

COMME SPAMS

Pour être mieux identifié par les FAI (Fournisseurs d’Accès à Internet) et clients de messagerie de vos destinataires et optimiser vos chances que vos emails arrivent bien dans la boîte de réception de vos destinataires et non dans le dossier “spams” ou “courriers indésirables”, il est nécessaire de s’intéresser aux deux technologies SPF et DKIM :

SPF : Sender Policy Framework est une norme de vérification du nom de domaine de l’expéditeur d’un courrier électronique.*

DKIM : DomainKeys Identified Mail est une norme d’authentification fiable du nom de domaine de l’expéditeur d’un courrier électronique. Elle constitue une protection efficace contre le spam et l’hameçonnage. **

* Source : https://fr.wikipedia.org/wiki/Sender_Policy_Framework

**Source : https://fr.wikipedia.org/wiki/DomainKeys_Identified_Mail

Réservé à un profil technique et/ou votre DSI et/ou à l’administrateur de votre nom de domaine

Ces protocoles sont devenus des normes de l’envoi d’email. Un message expédié sans signature SPF et/ou DKIM est vu avec suspicion par les différents outils d’analyse de l’email.

Voyons maintenant les étapes à suivre pour configurer ces deux protocoles et devenir un expéditeur légitime depuis Eudonet, on vous explique tout dans cette astuce !

AVANT LA MISE EN PLACE DES PROTOCOLES SPF ET DKIM

Rendez-vous sur le site https://www.mail-tester.com pour tester l’indésirabilité de vos emails.

Copiez l’adresse mail proposé sur le site et ne fermez pas la page :

Créez un contact Test dans votre Eudonet en lui attribuant cette adresse mail :

Puis testez l’envoi d’un mail à ce contact en cliquant sur l’email de ce dernier sur sa fiche :

Il est nécessaire d’envoyer un email à partir d’une adresse mail avec votre nom de domaine.

Dans l’exemple ci-dessous, le nom de domaine à tester est « crm-logiciel.com ». L’adresse mail de l’expéditeur est donc de type <utilisateur>@crm-logiciel.com.

Retournez sur la page https://www.mail-tester.com que vous avez laissé ouverte puis cliquer sur le bouton « Ensuite vérifiez votre score » :

Dans cet exemple de résultat, les technologies SPF et DKIM sont en place. La note finale peut varier de 2 à 6 points dans le cas contraire, en fonction du nom de domaine utilisé pour envoyer le mail de test.

L’objectif est d’arriver à une note finale minimale de 9/10.

MISE EN PLACE DU PROTOCOLE SPF

Configuration du serveur DNS

Connectez-vous à l’interface WEB permettant la gestion de votre nom de domaine.

Ajoutez une entrée DNS de type TXT, ayant pour nom d’hôte le nom de domaine, ayant pour valeur :

v=spf1 ip4:<ip publique serveur envoi mail>

Dans cet exemple, l’adresse IP publique du serveur d’envoi de mail est 213.41.75.42, la valeur est donc :

v=spf1 ip4:213.41.75.42

Note : Selon les sites, il faut attendre entre 4h - 24h - 48h la propagation, sur Internet, des informations modifiées.

Vérification mise en place SPF

Connectez-vous à l’adresse suivante : https://www.mail-tester.com/spf-dkim-check.

Saisissez votre nom de domaine dans le champ « Nom de domaine », soit crm-logiciel.com dans cet exemple puis cliquez sur le bouton « Vérifier les clés ».

En cas de réussite, le site renvoie normalement les informations du champ Valeur de l’entrée DNS de type TXT ajoutée précédemment.

MISE EN PLACE DU PROTOCOLE DKIM

Génération d’une clé privée et clé publique

Avant de continuer, vous devez installer le logiciel OpenSSL.

Pour le télécharger, voici le lien de téléchargement des versions 32/64 bits du logiciel OpenSSL à installer sous Windows :

https://slproweb.com/products/Win32OpenSSL.html Une fois le logiciel installé, suivre les étapes suivantes :

Ouverture d’un terminal Windows.

Placement dans le répertoire bin à l’emplacement du logiciel installé.

Commande pour générer la clé privée : openssl genrsa -out D:\key.pem 1024

Commande pour générer la clé publique grâce à la clé privée :

openssl rsa -in D:\key.pem -outform PEM -pubout -out D:\public.pem

Configuration base Eudonet

Depuis votre navigateur, connectez-vous à votre base Eudonet via un compte Administrateur.

Suivez le chemin suivant : Administration > Extensions > E-Mailings > Onglet Paramètres >

Signatures avec DomainKeys Identified Mail (DKIM)

Ecrivez votre nom de domaine dans le champ Nom de domaine. Dans cet exemple, le nom de domaine à tester est crm-logiciel.com.

Ouvrez le fichier de la clé privée générée précédemment. Copiez puis collez la clé dans le champ Clé privée (attention, ne pas copier-coller les parties ---BEGIN RSA PRIVATE KEY--- et ---END RSA PRIVATE KEY---).

Puis validez les modifications.

Configuration du serveur DNS

Connectez-vous à l’interface WEB permettant la gestion du nom de domaine.

Ajoutez une entrée DNS de type TXT, ayant pour nom d’hôte :

<sélecteur DKIM>._domainkey et ayant pour valeur :

v=DKIM1; k=rsa; p=<clé publique>

Dans cet exemple, le sélecteur DKIM choisi précédemment se nomme mail.

Le nom d’hôte est donc : mail._domainkey

Toujours dans cet exemple, la clé publique générée précédemment correspond à :

La valeur est donc : v=DKIM1; k=rsa;

p=

Note : Selon les sites, il faut attendre entre 4h - 24h - 48h la propagation, sur Internet, des informations modifiées.

Vérification mise en place DKIM

Connectez-vous à l’adresse suivante : https://www.mail-tester.com/spf-dkim-check.

Saisissez votre nom de domaine dans le champ « Nom de domaine », soit crm-logiciel.com dans cet exemple puis cliquez sur le bouton « Vérifier les clés »

Saisissez le sélecteur DKIM dans le champ Sélecteur DKIM, soit mail dans cet exemple.

En cas de réussite, le site renvoie normalement les informations du champ Valeur de l’entrée DNS de type TXT ajoutée précédemment.

APRÈS LA MISE EN PLACE DES PROTOCOLES SPF ET DKIM

A J+1 par rapport aux configurations effectuées, il faut renouveler l’envoi d’un mail de test via le site https://www.mail-tester.com pour valider la prise en compte des nouveaux paramètres.

Ce délai est nécessaire pour permettre la propagation des entrées DNS complétées.

#ASTUCE 4

OPTIMISER L’OBJET ET LE TEXTE D’APERÇU POUR AMÉLIORER

VOTRE TAUX D’OUVERTURE

L’objet et le texte d’aperçu sont des éléments importants pour susciter l’intérêt et provoquer des ouvertures. Ils doivent avoir une longueur maximale de 50 caractères (espaces compris), 35 dans l’idéal en plus d’être clair et accrocheur.

A proscrire :

Les mots en LETTRES MAJUSCULES

Les mots séparés par des p.o.i.n.t.s ou des e s p a c e s Les mots à connotations SPAM *

Les caractères spéciaux : !, €, *, % ...

Les « objets » suscitant de la déception chez le destinataire (promesses non tenues)

* Liste non exhaustive des mots à connotations SPAM : Cadeaux, promotion, 100%, euro, prix, gagner, gratuit, exceptionnel, sans frais, seulement, félicitations, argent, gagnez, urgent, cash, opportunité, augmentez, facile, opportunité, shopping…

A proscrire :

Les mots en LETTRES MAJUSCULES

Les mots séparés par des p.o.i.n.t.s ou des e s p a c e s Les mots à connotations SPAM *

Les caractères spéciaux : !, €, *, % ...

Les « objets » suscitant de la déception chez le destinataire (promesses non tenues)

#ASTUCE 5

ÊTRE ATTENTIF À LA COMPOSITION DE SON E-MAIL POUR NE PAS ÊTRE IDENTIFIÉ COMME

UN SPAMMEUR

Le ratio images / texte conseillé est de 40 / 60.

A proscrire :

Un e-mail composé d’une seule grande image 40% d’images 60% de textes

100% Image

Mauvais taux de délivrabilité

#ASTUCE 6

SURVEILLER LES DIMENSIONS ET LE POIDS DE VOTRE E-MAIL

La largeur du message ne doit pas dépasser 680 pixels. Cela permettra d’assurer un meilleur affichage de l’email sur les petits écrans et lors de la prévisualisation de l’email dans les messageries.

L’e-mail ne doit pas dépasser 25 ko hors image, 150 ko avec images.

680px MAX 150 ko MAX 25 ko MAX

#ASTUCE 7

BIEN CHOISIR SES IMAGES ET SES COULEURS

Les images ne doivent pas être lourdes, pour éviter un temps d’affichage trop long lors du téléchargement.

Le mode colométrique est obligatoirement en RVB.

Les images sont à nommer (« Alt ») avec une appellation significative, ne comprenant ni accent, ni caractère spécial.

Il est important de télécharger les images directement à la bonne taille, car elles ne sont pas redimensionnées automatiquement par certains webmails.

Utilisation de Gifs :

Il faut être vigilant sur la taille du gif et ne pas en abuser pour ne pas passer en SPAM.

Les couleurs recommandées sont un fond clair et des polices foncées. Si vous choisissez

#ASTUCE 8

UTILISER UN ÉDITEUR DE MAIL RESPONSIVE POUR QUE VOTRE MESSAGE S’AFFICHE CORRECTEMENT SUR TOUS LES APPAREILS

LE SAVIEZ-VOUS ?

60% des e-mails sont ouverts sur mobile.

Pour que votre message s’affiche correctement sur tous les appareils, il est nécessaire que vos emails soient en responsive design. Pour cela, appuyez-vous sur un éditeur de mail capable de construire des emails qui s’adaptent automatiquement sur tous les écrans.

En créant votre message à partir de l’éditeur d’email d’Eudonet E17, vous bénéficiez automatiquement de cette fonctionnalité. D’un simple glissé/déposé, vous pouvez créer votre email en responsive design en disposant les blocs de contenu (texte, image...) comme vous le souhaitez.

#ASTUCE 9

UTILISER LES BONS CODES POUR QUE VOTRE MESSAGE RESTE LE MÊME QUEL QUE SOIT LE

DESTINATAIRE

Il est important d’utiliser les polices standards du web (Arial, Times New Roman, Verdana), sinon elles risquent de ne pas être lues par tous les webmails.

A proscrire :

Tous les mots qui font passer votre e-mail en SPAM*

Le code est à simplifier au maximum, en évitant les balises superflues.

Utilisez les balises <table>, <tr> et <td> pour structurer votre e-mailing.

Utilisez toujours le conteneur <font> avec ses attributs pour la mise en forme du texte.

Les balises <alt> sont à renseigner, pour que le nom des images apparaisse lors du téléchargement.

Une table englobante à 100% avec son contenu centré permet d’afficher l’e-mailing au milieu de la page.

Les couleurs de fond doivent être placées dans un tableau (certains webmails n’arrivent pas à les lire lorsqu’elles sont dans la balise <body>)

A proscrire :

LE TEXTE

LE CODE HTML

#ASTUCE 10

SOIGNER VOTRE HEADER ET VOTRE FOOTER : TOUT CE QU’IL NE FAUT PAS OUBLIER...

LE HEADER

Deux éléments essentiels doivent être présents au niveau du header :

La page miroir est une copie exacte de votre emailing hébergée sur une page web.

Intégrer un lien externe vers cette page permet aux destinataires de lire votre message lorsque l’affichage dans la messagerie n’est pas correct.

Les instructions d’ « ajout au répertoire de contact » pour encourager les destinataires à vous ajouter dans leur carnet d’adresses.

LE FOOTER

Le footer doit intégrer les éléments suivants :

Le lien de désabonnement : Dans la version Eudonet E17, une fois la caractéristique

« opt-in » ou « opt-out » activée, ce dernier devient un lien de gestion des consentements.

Les informations sur votre entreprise : Adresse, URL du site web...

La déclaration à la CNIL et les mentions légales.

Pour être sûr de recevoir tous nos emails, nous vous conseillons d’ajouter …@.fr à votre carnet d’adresse.

Si cet e-mail ne s’affiche pas correctement, cliquez ici.

Vous recevez ce message car vous êtes abonné(e) aux communications électroniques de … La loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en 2004 vous garantit un droit

d’accès et de rectification aux données vous concernant.

Si vous souhaitez ne plus recevoir d’informations de ..., cliquez ici.

#TEST

N’OUBLIER PAS DE TESTER VOTRE MESSAGE AVANT DE L’ENVOYER À TOUTE

VOTRE LISTE DE CONTACTS

La validité de votre e-mailing peut être testée en le confrontant aux normes W3C : http://

validator.w3.org/

Réalisez des envois tests via différentes messageries et sur différents types d’écrans (mobile).

Les tests réels restent l’un des meilleurs moyens de vérifier l’affichage, le bon encodage et la délivrabilité de votre e-mailing !

Certaines plateformes proposent de tester en ligne sur différents écrans / messageries : https://www.mail-tester.com/ ou https://www.emailonacid.com/

COMMENT AUTOMATISER

MES ENVOIS ?

Le marketing automation fait référence à l’ensemble des techniques et des outils permettant d’automatiser les tâches régulières et répétitives considérées à faible valeur ajoutée et à fournir des outils analytiques aux départements marketing (courriel, médias sociaux, site web, etc.).

Le marketing automation désigne en particulier les techniques et outils permettant d’automatiser les tâches répétitives en déroulant des scénarios marketing préconçus, dans le but de stimuler le prospect dans l’avancement de son processus d’achat.

Ainsi l’avantage d’une solution de « marketing automation » est d’améliorer la productivité des équipes marketing en leur permettant de traiter les dizaines ou centaines de leads générés en quelques jours par une campagne. ⁽¹⁾

LE MARKETING AUTOMATION : QU’EST-CE QUE C’EST ?

POURQUOI ADOPTER LE MARKETING AUTOMATION ?

Pour transformer vos leads en clients

Optimiser l’engagement généré par vos campagnes

Adresser un message personnalisé à chacun au bon moment

#MODÈLE 1

SOUHAITEZ LA BIENVENUE À VOS CLIENTS

Souhaitez la bienvenue à vos nouveaux clients et suivez-les tout au long de leur parcours en leur envoyant des messages personnalisés automatisés ! Vous créerez ainsi une relation unique et privilégié avec chacun d’entre eux.

L’email de bienvenue permet de rappeler une offre de services, des informations de connexion, ou de renforcer l’expérience avec votre entreprise.

Avec Eudonet E17, il est possible de créer des règles d’automatisation d’envoi d’emails selon une fréquence choisie à toute votre cible ou alors un envoi d’un message spécifique lorsque les contacts de votre cible répondent aux critères définis en amont.

#MODÈLE 2

SOUHAITEZ UN BON ANNIVERSAIRE À VOS CLIENTS

Réactivez en quelques clics la relation avec d’anciens clients en leur envoyant un email d’anniversaire automatisé.

Vous possédez la date d’anniversaire de vos contacts, c’est l’occasion de l’utiliser pour soigner votre relation avec eux. En y intégrant un code promo ou un avantage pour qu’il se sente privilégié, vous les inciterez à revenir sur votre site ou à reprendre contact avec vous !

ET ENSUITE ?

Ça y est votre campagne est envoyée !

Consultez les statistiques de votre campagne et analysez les statistiques de délivrabilité de votre campagne (remis/non remis, cliqueurs, ouvertures, inscrits, téléchargements…) afin d’améliorer vos prochains envois.

MA CHECK LIST

AVANT ENVOI

MA CHECK LIST AVANT ENVOI

Ma liste de contacts est segmentée Ma liste de contacts est qualifiée

J’ai le consentement de l’ensemble de mes contacts Mon émetteur est identifiable par mon destinataire

Mon objet et mon texte d’aperçu sont suffisamment clairs et accrocheurs Mon message comprend plus de texte que d’images

La largeur de mon email ne dépasse pas 680 pixels Le poid de mon e-mail ne dépasse pas 25ko

Mes images respectent les bonnes pratiques Mes couleurs sont adaptées

J’utilise des polices standards

Mon e-mail ne contient pas de «SPAM words»

Mon code HTML respecte les bonnes pratiques Mon e-mail est responsive

Mon e-mail contient un lien miroir

Mon footer contient bien les informations légales

Nous espérons que toutes ces bonnes pratiques vous permettront de devenir un pro de l’e- mailing et de vous lancer en douceur dans les prémisses du marketing automation.

Grâce aux quelques astuces de cet e-book, vous pouvez vous lancer en les adaptant à votre stratégie mais aussi à votre charte graphique.

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Nos experts se tiennent à votre disposition.

A vous de jouer !

LANCEZ-VOUS !

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