Service « Vie Associative » - Maison des Associations du Petit-Château, 14 boulevard du Petit Château 95600 EAUBONNE
MAISON DES ASSOCIATIONS
DU PETIT-CHATEAU
Règlement intérieur de fonctionnement
1 ARTICLE 1. OBJET DU REGLEMENT INTERIEUR DE FONCTIONNEMENT
Le présent règlement intérieur a pour objet de faciliter l’utilisation des installations de la Maison des Associations du Petit-Château aux associations Eaubonnaises mises à disposition par la Ville tout en veillant au plus grand respect du matériel et des lieux.
Elle constitue un lieu de soutien et de promotion de la vie associative dans la commune. Elle accompagne et conseille les associations dans leurs démarches et leurs projets, et leur propose certains services. Elle facilite les échanges inter-associatifs entre la municipalité et les associations. Elle informe et sensibilise le public sur la vie associative.
La Maison des Associations est réservée aux associations Eaubonnaises relevant de la
« loi de 1901 », ou actives sur le territoire, qui présentent un caractère d’intérêt général et qui justifient d’une activité régulière sur la commune. Les réunions à caractère politique, syndical, cultuel, commercial ou d’ordre privé y sont interdites.
ARTICLE 2. MODALITES D’INSCRIPTION
L’accès aux services de la Maison des Associations est subordonné à une inscription gratuite auprès du service « Vie associative », qui est notamment chargé de veiller au respect du présent règlement par les utilisateurs.
Pour s’inscrire, l’association doit faire une demande écrite auprès du service « Vie associative ».
Elle doit fournir les pièces administratives suivantes : - Son projet associatif
- Le récépissé de déclaration en préfecture - La copie des statuts de l’association - L’attestation de Responsabilité Civile
- La copie du procès-verbal de la dernière assemblée générale
L’inscription est valable un an, renouvelable par tacite reconduction sur production de l’attestation d’assurance et de la copie du dernier PV d’assemblée générale fournies dans le mois qui précède la date du renouvellement.
Tout comportement susceptible de troubler l’ordre public ou le bon déroulement des activités peut entraîner l’expulsion temporaire ou permanente du ou des contrevenants et des poursuites judiciaires s’il y a lieu.
CHAPITRE 1. GENERALITES
2 ARTICLE 3. DESCRIPTION DES LOCAUX
La Maison des Associations comprend trois niveaux :
➢ Le rez- de- chaussée :
- 1 salle polyvalente d’une capacité de 100 personnes (salle « Armand de Visme »)
- 1 réserve pour le mobilier
➢ Le premier étage
- Le service « Vie associative »
- 1 hall d’exposition (salle « Jacques Dupont »)
- 1 bureau pour des permanences (salle « Yvette Engrand »), d’une capacité maximale de 6 personnes
- 1 salle de réunion d’une capacité de 17/20 personnes (salle « Edmée Le Gac ») - 1 local de reprographie
➢ Le deuxième étage
- 2 bureaux pour des permanences (salles « Arthur Langlois » et « Marie-Jeanne Natali-Listera »), d’une capacité maximale de 6 personnes
- 2 salles de réunion d’une capacité respective de 20 et 28 personnes (salles
« Irène Hajos » et « Jean Veillon ») - 1 tisanerie
ARTICLE 4. SERVICES OFFERTS
L’inscription d’une association à la Maison des Associations lui donne droit aux services suivants, selon des modalités fixées par la Ville et précisées à l’article 7 :
• La domiciliation et la réception de son courrier, sauf si l’association y renonce
• La mise à disposition du matériel de reprographie
• La mise à disposition du matériel de vidéo projection
• La mise à disposition de postes informatiques en accès libre pour consulter des sites dédiés aux associations
• Un hall d’exposition
• L’accès à Internet.
ARTICLE 5. CONDITIONS GENERALES D’OUVERTURE
La Maison des Associations du Petit-Château est ouverte aux activités des associations du lundi au samedi de 08h45 h à 23 h.
Un badge ou une clémobile est remis au dirigeant associatif au moment de la signature de la convention d’occupation des salles afin de permettre l’accès au bâtiment en dehors des heures d’ouverture du service « Vie associative » au public.
La Maison des Associations sera fermée les dimanches, les jours fériés, du 15 juillet au 15 août inclus, ainsi qu’une semaine entre Noël et le jour de l’An.
CHAPITRE 2. CONDITIONS D’UTILISATION
3 Le service Vie associative est ouvert au public aux horaires suivants :
Jour Matin Après midi
LUNDI 08h45 – 12h30 13h45 – 17h30 MARDI 08h45 – 12h30 13h45 – 17h30 MERCREDI 08h45 – 12h30 13h45 – 17h30 JEUDI 08h45 – 12h30 Fermé au public VENDREDI 08h45 – 12h30 13h45 – 17h00
ARTICLE 6. MODALITES DE RESERVATION ET CONDITIONS D’UTILISATION DES SALLES ARTICLE 6-1. LES ACTIVITES REGULIERES
Le calendrier d’utilisation des salles et des bureaux est établi chaque année à l’initiative de la Ville d’Eaubonne. Les associations sont contactées en mars pour l’établissement du planning de la saison suivante.
- Le planning est établi pour les périodes scolaires. Les associations souhaitant poursuivre leurs activités pendant les vacances scolaires (hors périodes de fermeture de la MDA), doivent faire une demande écrite à l’attention de Madame la Maire ou de son représentant.
- Toute modification du calendrier doit faire l’objet d’une demande écrite auprès du service « Vie associative ».
- Sur la base d’un constat de non-utilisation répétée de créneaux affectés à une association, Madame la Maire ou son représentant se réserve le droit de lui retirer le créneau et de l’attribuer à une autre association.
ARTICLE 6-2. LES DEMANDES PONCTUELLES
Elles sont formulées au plus tard 15 jours avant la date souhaitée, au moyen du formulaire prévu à cet effet. La demande précise l’objet, la durée de la réunion ou de la permanence, ainsi que le nombre de personnes attendues. Les demandes sont traitées dans l’ordre d’arrivée. Toute annulation doit être signalée le plus tôt possible.
ARTICLE 6-3. LA SALLE DE REUNION « EDMEE LE GAC » ET LE BUREAU DU PREMIER ETAGE
« YVETTE ENGRAND »
Il s’agit d’espaces destinés à favoriser les rencontres entre les associations et laissés en autogestion aux associations, au moyen d’un planning de réservation à renseigner préalablement. Ils peuvent être réservés pendant les horaires d’ouverture au public, occasionnellement ou pour une durée hebdomadaire limitée à 2 x 2 heures, en fonction des demandes de l’ensemble des associations.
ARTICLE 6-4. OUVERTURE DES SALLES
L’ensemble des salles de la Maison des Associations est fermé (hors Salle De Visme).
Avant chaque utilisation, pendant les horaires d’ouverture du service « Vie Associative », l’association doit venir récupérer les clés de la salle réservée, auprès de l’accueil de la structure et informer l’agent du nombre prévisionnel de personnes
4 attendues. Les clés de la salle doivent être remises à l’accueil de la MDA avant chaque départ.
Pour les activités programmées en dehors des horaires d’ouverture du service « Vie Associative », les salles réservées seront laissées ouvertes et fermées par le gardien à l’heure de fin des activités.
Pour la Salle De Visme, l’accès se faisant directement par le RDC de la MDA, une fiche de fréquentation (affichée sur les portes blanches) doit être impérativement remplie pour chaque utilisation.
ARTICLE 7. CONDITIONS D’UTILISATION DES SERVICES DE LA MDA ARTICLE 7-1. LA DOMICILIATION
Les associations qui le souhaitent peuvent domicilier leur siège social ou leur adresse administrative à la Maison des Associations. Une boîte aux lettres leur est attribuée et la distribution du courrier est assurée par le service « Vie associative ». Toutefois, la Ville ne prend pas en charge la réception des courriers en recommandé ainsi que les frais de réexpédition.
ARTICLE 7-2. LE MATERIEL DE REPROGRAPHIE
Un copieur multifonction noir et blanc (impression, copie et scan) destiné à de la petite photocopie de documents de travail est à disposition des associations inscrites à la Maison des Associations pour des tirages de faible quantité. Un code ainsi que le nombre annuel de copies autorisées par association sont communiqués lors de l’inscription. Le papier reste à la charge de l’association et la Ville assure la maintenance du photocopieur.
Le service municipal de reprographie reste par ailleurs à la disposition des associations pour des tirages spécifiques et plus importants (impression en couleur, tracts, affiches, programmes etc…), selon les tarifs en vigueur.
ARTICLE 7-3. LE MATERIEL INFORMATIQUE ET DE VIDEO PROJECTION La Maison des Associations est équipée :
- De prises RJ45 pour le branchement d’un poste informatique
- De matériel de vidéo projection (vidéo projecteur et écran). Le prêt du matériel doit faire l’objet d’une réservation préalable auprès du service vie associative au moyen de la convention de mise à disposition des salles et remisé dans l’armoire sécurisée avant de quitter les lieux.
- De deux postes informatiques en accès libre pour consulter des sites dédiés aux associations.
- D’un accès internet sécurisé (voir article 7-10)
ARTICLE 7-4. L’EQUIPEMENT DES SALLES DE REUNION ET DES BUREAUX
Les salles de réunion sont équipées de tables, de chaises, d’un paper board, d’un tableau blanc, de prises RJ45 (pour le branchement d’un poste informatique).
5 Les deux salles de réunion du deuxième étage sont équipées d’un écran et d’un vidéo projecteur fixes. La salle polyvalente dispose d’un écran et d’un vidéo projecteur mobile.
Les deux bureaux situés au deuxième étage sont destinés aux permanences. Ils sont équipés d’un bureau, d’une chaise, d’une armoire, de deux chaises visiteurs et de prises RJ45.
Avant de quitter l’équipement, chaque utilisateur doit s’assurer que : - Toutes les lumières sont éteintes
- Les locaux de rangement de matériel sont fermés à clef
- Les appareils de vidéo projection et de sonorisation sont éteints
- Le mobilier est remis en place et les locaux rendus en bon état de propreté - Les portes de secours et d’accès sont fermées
- Les clés de la salle aient bien été remises à l’agent d’accueil de la MDA ou dans la boite prévue à cet effet.
ARTICLE 7-5. LA TISANERIE
Une tisanerie équipée d’un réfrigérateur et d’un four à micro-ondes est à disposition des associations au deuxième étage. Il est interdit de cuisiner dans ce local.
ARTICLE 7-6. L’AFFICHAGE
Tout événement associatif ayant lieu sur la commune peut être affiché par le service
« Vie associative ». Cette disposition est également ouverte aux organisations non inscrites à la Maison des Associations si elles respectent les conditions énoncées à l’article 3. La durée d’affichage est fonction de la date de l’événement.
ARTICLE 7-7. LE HALL D’EXPOSITION
Les associations ont la possibilité de réserver auprès du service « Vie associative », le hall situé au premier étage pour exposer gratuitement leurs œuvres. Les expositions sont planifiées pour une durée de 10 jours. Aucune exposition n’a lieu pendant les vacances scolaires. La Ville et l’association établissent une convention de mise à disposition des lieux précisant les obligations et modalités de mise en œuvre pour chacune des parties.
Un matériel d’accroche et d’exposition est mis à disposition, à la demande de l’exposant et selon les disponibilités sur la période concernée.
L'association exposante assure seule le montage et le démontage de l'exposition.
ARTICLE 7-8. LA DOCUMENTATION SPECIALISEE
Située au premier étage, ce service a pour fonction première d’offrir aux associations un lieu de ressources documentaires consultables sur place (Juris association, Associations Mode d’emploi etc…).
6 ARTICLE 7-9. L’ACCES WI-FI
Les associations qui en font la demande peuvent se connecter à Internet via une borne Wi-Fi. La demande doit être faite lors de l’inscription à la MDA, auprès du service
« Vie associative ».
L’utilisateur s’engage à respecter la législation en vigueur, en particulier les principes de neutralité religieuse, politique et commerciale. Sont également interdites et, le cas échéant, sanctionnées par voie pénale :
o L’atteinte à la vie privée d’autrui ; o La diffamation et l’injure ;
o La provocation de mineurs à commettre des actes illicites ou dangereux, l’incitation à la corruption d’un mineur, la diffusion de messages à caractère violent ou pornographique de l’image d’un mineur, la diffusion de messages à caractère violent ou pornographique susceptibles d’être perçus par un mineur ;
o L’incitation à la consommation de substances interdites ;
o La provocation aux crimes et délits et la provocation au suicide, la provocation à la discrimination, à la haine, notamment raciale, ou à la violence ;
o L’apologie de tous les crimes, notamment meurtre, viol, crime de guerre et crime contre l’humanité, la négation de crime contre l’humanité ;
o La contrefaçon de marque ;
o La reproduction, la représentation ou la diffusion d’une œuvre de l’esprit (par exemple : extrait musical, photographique, littéraire…) ou d’une prestation de droits voisins et/ou du titulaire des droits de propriété intellectuelle.
ARTICLE 7-10. LES REUNIONS D’INFORMATION ET LES STAGES DE FORMATION
Le service « Vie associative » peut proposer aux associations inscrites des réunions d’information et d’échange ainsi que des sessions de formation selon des modalités d’organisation fixées au cas par cas.
ARTICLE 7-11. LES PLACARDS
L’attribution d’un placard peut être consentie pour une durée d’un an renouvelable pour les associations inscrites à la Maison des Associations. Les placards peuvent être partagés entre plusieurs associations.
En cas de perte des clefs, les frais de reproduction sont à la charge de l’association.
7 ARTICLE 8. ASSURANCES
La Ville d’Eaubonne est assurée en responsabilité civile pour tous dommages corporels, matériels et immatériels causés à autrui, au cas où sa responsabilité serait engagée.
L’association utilisatrice doit posséder une assurance responsabilité civile la garantissant vis-à-vis de la commune contre toute dégradation, tout bris de matériel, bris de glace, incendie, etc…, occasionnés par l’un de ses membres. Une attestation d’assurance « responsabilité civile » est requise chaque année.
ARTICLE 9. RESPONSABILITE DES ASSOCIATIONS
Les associations utilisatrices sont responsables des équipements mis à leur disposition et des personnes qu’elles introduisent dans les locaux.
Elles s’engagent à respecter les obligations qui s’imposent aux organisateurs de réunions au regard des règles de sécurité incendie.
Elles répondent des pertes et détériorations de toute nature que leurs membres peuvent causer aux installations et aux matériels mis à leur disposition ainsi que des dommages ou accidents que ces derniers sont susceptibles de causer à des tiers dans le cadre des dispositions légales.
Elles ne peuvent rendre la Ville d’Eaubonne et le personnel de la Maison des Associations responsables des vols, accidents, incidents de toute nature, sauf faute avérée imputable à la Ville d’Eaubonne.
Tout usager qui pénètre dans les locaux sans autorisation formelle d’un responsable associatif ou de l’administration engage sa pleine et entière responsabilité.
ARTICLE 10. DESINSCRIPTION
L’association peut se désinscrire de la Maison des Associations sans durée de préavis.
Elle doit toutefois en informer Madame la Maire ou son représentant par courrier.
ARTICLE 11. DEGRADATIONS
Toute dégradation ou bris de matériel est signalé par les responsables de l’association et fera l’objet d’un rapport écrit déposé au service « Vie associative » dans les 48 heures. A moins qu’ils ne soient dus à une usure normale, la responsabilité financière de l’association est engagée et réparation lui est demandée. Un titre de recettes est émis pour couvrir les dépenses occasionnées par les réparations. Le cas échéant, la Ville d’Eaubonne se réserve le droit de déposer plainte auprès des autorités compétentes.
CHAPITRE 3 : RESPONSABILITE, DESINSCRIPTION, REPARATION DES DEGATS, INFRACTIONS, SANCTIONS, ANNULATIONS
8 ARTICLE 12. INFRACTIONS
Constituent notamment des infractions au règlement intérieur, les comportements suivants :
- L’utilisation des salles proposées pour des activités ou pour des usages autres que ceux qui sont prévus par le présent règlement,
- La dégradation répétée des locaux ou du matériel mis à disposition - Le dépassement des horaires d’occupation
- Le dépassement numérique des capacités d’accueil des bureaux et des salles de réunion
- Le non-respect des consignes de sécurité
- Les menaces, les agressions verbales ou physiques contre le personnel municipal ou les usagers de la Maison des Associations
- L’utilisation illicite d’Internet (cf. article 7-10)
- La présence d’animaux, à l’exception des chiens des personnes non voyantes - La vente de boisson ou de nourriture
- Fumer dans les locaux ARTICLE 13. SANCTIONS
Tous les utilisateurs doivent respecter le présent règlement. En cas de manquement constaté, le service « Vie associative » ou le gardien de permanence consigne les faits par écrit.
En cas de faits répétés ou présentant un caractère grave (dégradation volontaire…), l’association mise en cause s’expose aux sanctions suivantes :
1- Premier avertissement : oral, par Madame la Maire ou son représentant 2- Deuxième avertissement : écrit, par Madame la Maire ou son représentant 3- Troisième avertissement : suspension temporaire du droit d’utilisation de la
Maison des Associations et de ses services.
4- Quatrième avertissement : suspension du droit d’utilisation des équipements municipaux, les créneaux libérés pouvant, à partir de ce moment, être réaffectés à d’autres utilisateurs.
ARTICLE 14 : ANNULATIONS Indisponibilité de la salle :
Si pour un cas de force majeur ou pour une raison indépendante de sa volonté, la Ville se trouvait dans l’impossibilité de remettre aux jour et heure prévus, les locaux au bénéficiaire, une autre date sera proposée en fonction des disponibilités. Si celle-ci ne convenait pas, la responsabilité de la Ville serait strictement limitée au remboursement de la somme versée.
Indisponibilité de l’utilisateur :
La ville procédera au remboursement des sommes versées pour réserver les salles, aux personnes qui, pour des raisons graves et sur présentation d’un justificatif
9 (hospitalisation, décès…), n’ont pas pu ou ne pourront pas occuper la ou les salles associatives.
En cas d’annulation d’une réservation, l’attributaire doit en informer le service gestionnaire, par écrit, 10 jours francs à l’avance. À défaut, la Ville se réserve le droit de refuser une nouvelle demande de salle. En cas de location payante, l’attributaire resterait débiteur du montant de la location.
Fait à Eaubonne, le
Madame la Maire,
Marie-José BEAULANDE
Je soussigné(e)
……….
Date et lieu de l’évènement
………
Atteste avoir pris connaissance du présent règlement et m’engage à en appliquer les termes et en assumer personnellement la responsabilité.
Date et signature précédé de la mention « Lu et approuvé » :
Coupon à découper et à retourner avec la convention au service vie associative, 14 bd du Petit-Château – 95600 EAUBONNE
