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Rapport à l Assemblée Générale Exercice

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Academic year: 2022

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Texte intégral

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Rapport à l’Assemblée Générale Exercice 2019 - 2020

La dernière randonnée avant le confinement, la première après le confinement

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Rapport d’activité

Adhésions

Le nombre d’adhésions est en légère baisse, malgré d’assez nombreuses premières adhésions à l’automne 2019 ; il s’établit à 122 personnes contre 127 l’an dernier.

Les femmes sont largement majoritaires, surtout dans les moins de 70 ans.

L’âge moyen est d’environ 70 ans.

Animation et administration de l’association

Le Conseil d’Administration élu à l’issue de l’Assemblée générale de 2019 comportait 22 membres. Le Bureau a été en partie renouvelé et est composé de Jean-Pierre Filiâtre (Président), Régine Joubert (Secrétaire), Jean-Paul Lainé (Secrétaire adjoint), Jacqueline Bonato (Trésorière) et Michèle Lacocque (Trésorière adjointe).

Le Conseil d’Administration s’est réuni cinq fois au cours de l’année ; une réunion informelle a été effectuée pendant le confinement, complétée, pendant cette période, par des échanges de mails ou discussions sur un forum spécialisé.

La mise en route de l’activité de balisage a conduit à la création d’une nouvelle commission, sous la responsabilité de Maryse Garnier.

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20

22

18

12

4 6

7 7

14

10

2

INF OU = 60 61-65 66-70 71-75 76-80 SUP 80

Répartition par âge hommes -femmes

F M

33%

31%

25%

11%

Répartition géographique

Mens Monestier Clelles Autres

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Randonnées

De novembre 2019 à février 2020, 20 sorties ont rassemblé en moyenne 48 randonneurs ; ce bel élan s’est bien sûr arrêté net avec le confinement.

Pendant la première phase du déconfinement, l’association n’a pas, en tant que telle, organisé de randonnées. A titre individuel, chaque encadrant a organisé dans son village des sorties rassemblant moins de 10 personnes, selon les nouvelles consignes, et un sondage réalisé un mardi de mai a recensé 7 sorties qui avaient réuni au total 60 randonneurs.

Début juin, les consignes s’étant assouplies, l’association a recommencé à proposer des sorties, annoncées à tous les adhérents. Le programme a été établi au fur et à mesure par les animateurs.

Ces randonnées ont réuni en 12 sorties une moyenne de 22 participants. Un groupe auto-organisé a continué de randonner sur Monestier de Clermont.

Un programme vient d’être établi par la commission jusqu’à fin janvier 2021.

Joëlettes

Les sorties joëlettes ont toutes été annulées. Il est impossible de respecter des règles de distanciation physique pendant la conduite des joëlettes ; et de toute façon, notre partenaire, l’Ermitage Jean Reboul, a dû annuler la plupart de ses séjours.

Une joëlette a été prêtée à un adhérent, qui recevait une personne handicapée dans sa famille.

Ronde du Mont Aiguille

Comme toutes les manifestations sportives, la Ronde du Mont Aiguille a été annulée ; il n’était guère envisageable de la reprogrammer plus tard dans la saison.

Séjours

Les deux séjours ont été annulés.

Pour le séjour de printemps en Croatie, organisé avec un prestataire : Sud-Evasion, nous avons bénéficié de l’ordonnance de mars 2020 relatif aux annulations de voyage. De ce fait, l’association dispose d’un avoir auprès de Sud-Evasion, utilisable en 2021. En cas de non utilisation, il deviendrait remboursable à partir de 2022.

En cas d’utilisation de l’avoir en 2021 ou en cas de remboursement en 2022, l’association remboursera, dans des conditions à définir, les acomptes versés par les adhérents pour ce séjour.

Le séjour d’automne (ou de fin d’été) prévu à Névache a également été annulé. Contrairement au séjour en Croatie, il pouvait, réglementairement, avoir lieu, mais dans des conditions très contraignantes, avec par exemple l’obligation d’organiser les repas en deux services, d’espacer les petits-déjeuners pour éviter trop d’affluence, etc. Pour ce séjour, aucun paiement, hormis un acompte de 500 € pour la réservation du séjour, n’avait été effectué.

Balisage

Les conventions relatives au balisage des sentiers du Trièves (hors zone du Parc naturel régional du Vercors) ont été mises au point. La Communauté de communes a conclu une convention avec le Comité départemental de l’Isère de la FFRandonnée, et le comité départemental a conclu une convention avec le CPDT.

La formation des baliseurs était prévue en mars, elle a dû être annulée. Vingt et une personnes s’y étaient inscrites. Ce nombre est très satisfaisant, car cela permettra de répartir les opérations de

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balisage parmi un nombre important de personnes. Il faut en effet parvenir à baliser chaque année 200 km de sentiers, ce qui nécessite une cinquantaine de sorties, pour des groupes de trois ou quatre personnes.

La formation a été reprogrammé début septembre. Neuf personnes ont pu y participer. Les premières actions de balisage ont commencé fin octobre 2020 (ce qui sera pris en compte dans notre prochain exercice, puisque nous clôturons les exercices au 30 septembre).

Les conventions ont été revues pour tenir compte du retard pris ; le kilométrage à baliser augmentera progressivement. Il passe ainsi de 25 km en 2020 (année civile) à 100 en 2021, 150 en 2022 et 2023, 175 en 2024 - soit au total 600 km. Ensuite, nous passerons à 200 km par an, ce qui permettra de revenir sur chaque sentier un fois tous les trois ans.

Journées botaniques

Ces journées étaient prévues au printemps, et ont donc été annulées.

Animations

Le repas de l’Assemblée générale et le repas de Noël ont eu lieu. Gardons en le souvenir, il n’est pas certain que nous puissions prochainement organiser de telles manifestations…

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Compte de résultat

Méthodes et normes comptables

Pour l’exercice 2019 - 2020 (1er octobre 2019 au 30 septembre 2020) nous sommes passés à une comptabilité en partie double et une organisation conforme au Plan comptable général. Le dispositif précédent : comptabilité de trésorerie, était tout à fait fiable et pertinent pour notre association. Le nouveau dispositif apporte quelques facilités supplémentaires, en particulier l’existence de “comptes de tiers” : ce sera bien utile dès cette année, pour enregistrer notre avoir auprès de prestataires de voyage, les acomptes versés par les adhérents pour une prestation qui n’a pas eu lieu, etc.

Cela permet également la tenue de la comptabilité sur un système informatisé. Nous utilisons pour cela un prestataire grenoblois : Web asso manager ; notre comptabilité est accessible en ligne, dans le cadre d’un dispositif sécurisé, ce qui nous évite tout problème de maintenance de logiciel, de sauvegarde de données, etc.

Les documents comptables (factures, etc) sont conservés par la Trésorière. Chaque exercice fera l’objet d’une édition papier de tous les états comptables.

Les recettes de cotisation des adhérents qui figurent dans nos comptes concernent le montant réellement perçu par l’association, et non le montant total des sommes versées par les adhérents au moment de leur adhésion ou du renouvellement de leur adhésion : ces sommes comprennent non seulement l’adhésion au CPDT, mais encore l’adhésion à la FFRandonnée, l’assurance, et éventuellement, l’abonnement à Passion Rando. Tout cela est d’ailleurs prélevé directement par la Fédération. Pour cet exercice, nous avons effectué un redressement des comptes enregistrés, qui initialement ne distinguaient pas les paiements de différentes natures, et qui enregistraient comme une charge les sommes perçues pour la Fédération.

Résultat 2019-2020

Le compte de résultat de l’exercice fait apparaître une déficit de 2 322,87 € Celui-ci comporte les éléments suivants :

• La prise en compte de l’annulation d’une subvention attendue : celle de la Région pour la Ronde 2019, d’un montant de 500 €. Cette opération a été bénéficiaire, les dépenses, dans le budget prévisionnel présenté, étaient assez surévaluées, et nous ne sommes pas en mesure de justifier le montant de dépenses annoncé : de plus, les frais généraux imputables sur cette opération n’étaient pas d’un montant suffisant pour compenser l’insuffisance de dépenses directes.

• Des dépenses de formation pour 1 170 € : l’existence de ces dépenses est une excellente chose, et il est légitime d’utiliser nos réserves financières pour les financer.

Le déficit courant, sans tenir compte de ces deux éléments, est alors de 652 €

Au cours de l’exercice, des achats de cartes assez importants ont été effectués, pour un montant de 730 €.

Il est à noter que, compte tenu de contrat relatif au balisage, il n’a pas été demandé de subvention de fonctionnement à la Communauté de communes. Celle-ci se montait à 400 € l’an passé.

Le compte de résultat ne comporte aucune recette liée au balisage, puisque les opérations concrètes n’ont commencé qu’après la clôture de l’exercice.

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Compte de résultat

Exercice 2019 - 2020

Charges

Achats 2 419,51

Formation 1 170,00

Frais divers de gestion 911,60

Site internet 441,35

Frais bancaires et commissions 301,16

Annulation subvention 2019 500,00

5 743,62

Produits

Prestations de services 0,00

Subventions 650,00

Remboursement matériel balisage 806,73

Cotisations adhérents 1 952,00

Produits financiers et divers 12,02

3 420,75

Déficit 2 322,87

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Bilan

au 30 septembre 2019

Le bilan comporte :

• D’une part des réserves qui restent importantes : 27 586 €, et leur contre-partie, principalement sous forme de montants disponibles ou placés auprès des banques

• D’autre part un avoir auprès de Sud-Evasion, équilibré par le montant des sommes versées par les participants prévus à ce séjour (les deux premiers acomptes).

Les opérations liées au séjour “Croatie” pourront être dénouées au cours de l’année 2021 si un séjour est organisé avec Sud-Evasion, ou en 2022 si nous demandons le remboursement des acomptes. Dans le premier cas, des dispositions spécifiques, à déterminer, devront être prises, dans le mesure où les participants inscrits au séjour 2020 ne participeront sans doute pas tous au séjour 2021, et que des personnes non inscrites au séjour 2020 pourraient souhaiter participer au séjour 2021.

Remarque : comme l’exercice est le premier qui soit tenu avec le nouveau dispositif, les données relatives à l’exercice précédent ne sont pas renseignées.

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Programme d’activité pour 2020 - 2021

Le programme pour la prochaine saison sera évidemment très dépendant de l’évolution de la situation sanitaire. C’est mentionné en introduction, afin d’éviter de le répéter dans chaque paragraphe.

Il est de plus en plus clair que cette situation risque de durer ; nous devons par conséquent adapter autant que possible l’organisation de nos activités à cette nouvelle situation.

Randonnées

Si pendant l’été, le nombre de randonneurs est resté relativement faible, l’augmentation progressive à partir de la rentrée a conduit à modifier l’organisation des randonnées en fonction de l’épidémie de covid. Même si, à l’automne 2020, il n’y a aucune obligation réglementaire de limiter le nombre de participants dans chaque groupe de randonnée, il est prudent et responsable de nous fixer nos propres limites.

L’organisation retenue consiste à créer, dans chaque groupe de niveau, autant de sous-groupes que nécessaire pour que chacun d’entre eux ne comporte pas plus de douze personnes (en pratique, ce sera un seul groupe de douze ou deux sous-groupes, très rarement trois sous-groupes). Chaque groupe est encadré par un animateur qualifié titulaire des diplômes FFRandonnée, les sous groupes étant conduits par des adhérents. L’animateur, le serre-file et les adhérents responsables de sous- groupes disposeront d’un talkie et d’une carte de la randonnée. Les sous-groupes marcheront à quelques minutes d’intervalle et se coordonneront pour les arrêts.

Les baliseurs, formés à la lecture de carte et très performants pour repérer les indications sur le terrain, seront sollicités pour prendre en charge les sous-groupes - mais sans exclusivité : tous les adhérents peuvent remplir ce rôle, et tout cela sur la base du volontariat.

Ce dispositif permettra, en limitant la nombre d’animateurs diplômés nécessaire, d’éviter une procédure d’inscription préalable, plus contraignante. Il pourra continuer d’être utilisé dans le cas où des mesures réglementaires interdiraient les rassemblements de plus de dix personnes ; dans ce cas, il faudra juste veiller à créer les groupes et sous-groupes rapidement au moment du départ de la randonnée, afin d’éviter un attroupement important et long.

Les programmes de randonnée prévoiront, chaque fois que cela est possible, trois groupes de niveau, ainsi que des randos cool environ une fois par mois, le jeudi.

Joëlettes

Le programme de sorties joëlettes comporte usuellement une sortie en décembre. Celle-ci est aussi annulée pour cette année.

Un programme sera établi début 2021 en liaison avec l’Ermitage Jean Reboul. L’association sera également présente à la journée départementale Rando pour tous.

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remarquable qu’ils ont effectué depuis de nombreuses années : l’organisation administrative de la course, le chronométrage, la sécurité, le ravitaillement, etc.

Pour la suite, il faudrait quatre personnes en charge de cette manifestation (autorisations administratives, organisation terrain, marketing, subventions, sponsors et budget).

Pour l’instant, il n’y a personne pour prendre en charge ces actions.

Le Conseil d’administration a envisagé de se rapprocher de l'association Courir en Trièves et de leur proposer de reprendre l’organisation de la Ronde, étant entendu que nous leur apporterions toutes les informations, documents, outils, etc. pour les aider au mieux. En 2020, cette association avait annoncé sur son site internet son intention de relancer le trail des Balcons de l’Obiou, mais elle avait dû renoncer en raison de l’épidémie.

Nous avons pris contact avec une responsable de cette association qui nous a indiqué que les membres de cette association ont renoncé à organiser des trails. Aujourd'hui, il est en effet devenu très difficile pour une association d'organiser un trail, et Courir en Trièves a beaucoup de difficulté à disposer de suffisamment de bénévoles. Les trails sont maintenant presque tous organisés par des entreprises commerciales, qui déploient beaucoup plus de moyens.

Nous n’avons malheureusement pas d’autre choix que de renoncer à l’organisation de cette manifestation er d’interrompre cette longue tradition.

Séjours

Autant, avant le covid, il fallait organiser les séjours longtemps à l’avance, sous peine de ne pas trouver de place dans les hébergements, autant, maintenant, il est prudent de ne pas prendre d’engagements trop tôt.

Les séjours de printemps de notre association sont fréquemment organisés avec l’agence de voyage Sud Evasion. Nous disposons d’un avoir auprès de cette agence : formellement, rien ne nous oblige à passer par elle pour le séjour de printemps, mais la faire travailler en 2021 est aussi une façon de l’aider à surmonter les difficultés particulièrement importantes auxquelles elle doit faire face. Sud Evasion nous a fait plusieurs propositions, la commission va en sélectionner deux et les proposera en janvier aux adhérents. Bien entendu, pour éviter des complications inutiles, ce séjour aura lieu en France.

Pour le séjour d’automne, la commission a proposé de conserver le projet Névache - vallée de la Clarée de 2020, avec le même hébergement et la même équipe d’accompagnateurs. Le séjour pourra avoir lieu du samedi 19 septembre 2021 au samedi 26 septembre 2021.

L”adaptation de l’organisation des futurs séjours aux exigences de la situation sanitaire sera bien entendu au centre des préoccupations de la commission. Il y aura nécessairement des contraintes ; il faudra sélectionner les destinations et les prestataires aussi en fonction de cela, afin que ces contraintes soient aussi peu pénalisantes que possible.

Balisage

Une activité de plein air, et qui se pratique en petits groupes !

Le programme de balisage prévoit 100 km en 2021. L’équipe de balisage sera complétée en cours d’année, puisqu’une nouvelle session est prévue au printemps. Cette nouvelle équipe pourra être encadrée, pour ses débuts, par l’équipe formée en 2020, et finalement, cela conduira à une organisation plus souple que s’il y avait eu une vingtaine de nouveaux baliseurs d’un seul coup.

L’organisation pratique de cette opération sera mise en place en début d’année : planning des actions, organisation des groupes, enregistrement des comptes-rendus, etc.

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Journée départementale Rando Santé®

La journée départementale Rando Santé® 2020 devait se tenir à Gresse en Vercors, fin mai. Cette manifestation a été annulée, et reporté au 26 mai 2021.

Nous avons dans le Trièves un public potentiel significatif pour cette activité, mais nous n’avons pas, à l’heure actuelle, suffisamment de personnes pour l’encadrer. Nous pouvons profiter de la journée départementale pour identifier des personnes qui seraient susceptibles d’animer des activités Rando Santé®.

Pour cela, nous pouvons procéder de la manière suivante :

• Contacter les professionnels de santé en leur présentant notre projet, et en leur demandant de faire passer le message auprès de personnes qui leur paraissent les plus à même de se lancer dans l’encadrement et l’animation de ces activités. Il leur sera proposé de profiter de la journée départementale pour mieux s’informer.

• Passer l’information sur Nouvelles du Pays et d’autres supports locaux, et renvoyer sur notre site internet.

Au cours de la journée départementale :

• remise d’un dossier : information sur Rando Santé® et sur les modalités de formation (plus information générale FFRandonnée et CPDT)

• deux ou trois horaires de rendez-vous d’information (par exemple au moment du démarrage des groupes, à midi et en fin de journée).

La poursuite de cette action sera décidée en fonction des résultats de cette journée.

Journées botaniques

Les journées botaniques 2021 sont prévues les 23 et 24 juin. Le programme précis sera établi ultérieurement.

Animations

Il s’agit d’activités qui ne sont certes pas au cœur de notre objet social, mais qui contribuent de façon importante à l’agrément de la vie de l’association. Et ce sont les activités qui sont le moins adaptables aux exigences de la situation sanitaire. Rien à l’horizon pour l’instant. Retour à la normale dès que possible, mais impossibilité totale de prévoir quand cela aura lieu…

Formations

Il est souhaitable d’augmenter le nombre d’adhérents ayant suivi une formation à l’encadrement de randonnées. Les coûts de ces formations sont prises en charge par l’association.

La prise en charge de sous-groupes de randonnée peut être l’occasion pour les adhérents de se sensibiliser à ce type d’activité.

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Budget 2020 - 2021

Les sommes prévues au budget du prochain exercice sont voisines des données de 2020 ; les achats sont plus faibles car en 2020, cette rubrique comportait des achats de cartes et de matériel pour le balisage, qui pourront être un peu moins élevés l’année prochaine.

Le montant prévu en particulier pour les formations est donné à titre indicatif ; il pourra être augmenté en fonction des besoins. Dans ce cas, la reprise sur les réserves sera augmentée.

Charges

Achats 2 000

Formation 2 000

Frais divers de gestion 1 450

Site internet 450

Frais bancaires et commissions 300

Total 6 200

Produits

Prestations de services (balisage) 1 400

Subventions 800

Cotisations adhérents 2 000

Total produits 4 200

Reprise sur provisions 2 000

Total 6 200

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