1. Objectifs et domaine d’application
Dans tout système de management (qualité, environnement, sécurité…), il est nécessaire de maîtriser la documentation qui constitue le support des activités. Il s’agit des documents créés en interne dans l’unité Mivegec mais également les documents extérieurs à l’unité.
La présente procédure s’applique à la sauvegarde de ces documentations sous la forme de fichiers informatiques.
2. Généralités
2.1- Présentation du service de sauvegarde.
La sauvegarde des documents s’appuie sur le service MyCore1 du CNRS, basé sur la technologie Open Source ownCloud2. Ce système de sauvegarde fonctionne comme le système DropBox, la garantie de sécurité en plus. Les fichiers téléversés dans un espace Mycore sont sauvegardés et synchronisés via le logiciel de synchronisation à installer (ownCloud) sur votre ordinateur
ATTENTION : Si vous supprimez un fichier dans votre espace MyCore, par synchronisation ce fichier sera supprimé de son emplacement sur vos ordinateurs.
Caractéristiques
- un quota de 20 giga-octets, qui peut être augmenté sur demande.
- un historique des versions des fichiers : J-1, J-6 et J-15.
Pré-requis organistionnel
1 MyCore : https://ods.cnrs.fr/my_core.php
2 ownCloud : https://owncloud.com/
Sauvegarde des données
Procédure
Procedure
Chaque utilisateur doit disposer d'un compte CNRS (compte Janus).
Pré-requis (techniques)
Navigateur web :
Edge (version courante sous Windows 10), IE11+ (sauf le « Compatibility Mode »), Firefox 60+ ESR (et aussi Firefox version courante), Chrome 66+ ou Safari 10+.
Pour la synchronisation locale avec le « Desktop Client » (optionnelle) Le poste de travail doit être équipé d’un des systèmes suivants :
Linux Ubuntu 20.04 & 21.04 & 21.10 (x86-64)
Linux Debian 10 & 11 (x86-64)
Linux CentOS 7.6+ & 8 (x86-64)
Linux Fedora 33 & 34 & 35 (x86-64)
Linux openSUSE Leap 15.2 & 15.3 (x86-64)
Windows 7+ (32 ou 64 bits)
Mac OS X 10.12+ (y compris les processeurs M1 via l’émulation Rosetta, 64-bit only)
2.2 - Rôles
Utilisateur via le web
En se connectant à une interface web, l’utilisateur peut manipuler les répertoires partagés en fonction des droits d’accès qui lui ont été attribués.
Utilisateur (via un répertoire local du poste de travail)
Directement depuis l’explorateur de fichiers de son poste de travail (“Windows Explorer” sous Windows, le “Finder” sous Mac OS X ou systèmes équivalents sous Linux), l’utilisateur peut manipuler les répertoires partagés en fonction des droits d’accès qui lui ont été attribués.
Gestionnaires des répertoires partagés
Un ou plusieurs individus sont désignés “gestionnaires des répertoires partagés”. Ils peuvent créer des “répertoires partagés” et définir les droits d’accès à ces répertoires.
3. Installation
3.1- Serveur
Il n’est pas nécessaire d’installer un serveur, car la sauvegarde s’appuie sur le système MyCore du CNRS.
3.2 - Création des comptes (MyCore)
Pour chaque utilisateur, qu’il soit gestionnaire ou simple utilisateur.
Avec un navigateur Internet supporté, aller à https://mycore.core-cloud.net/
Choisir « Personnel des unités CNRS »,
L’écran Janus (CNRS) est affiché.
indiquer l’identifiant Janus (CNRS), qui pour les agents de l’IRD est souvent de la forme [email protected] et pour les agents du CNRS hors centre IRD est [email protected].
taper le mot de passe Janus (celui du CNRS).
Cocher la case d’acceptation des CGU (« J'accepte les CGU »),
Cliquer sur le bouton « Accéder à votre espace personnel ».
Lors de la première connexion, le système vous propose de définir le mot de passe MyCore local qui ne sera utilisé que pour la synchronisation des répertoires sur le poste de travail. Si on accède à MyCore depuis un navigateur Internet, on peut sauter cette étape, en cliquant sur la croix (X).
Sinon :
Définissez le mot de passe local en respectant les contraintes affichées.
Le compte MyCore est maintenant créé. Ce compte est donc connu des autres utilisateurs MyCore qui peuvent lui donner des droits d’accès à des répertoires partagés.
3.3 - Mise en place de la synchronisation locale (conseillée)
Pour chaque utilisateur, qu’il soit gestionnaire ou simple utilisateur
Les répertoires sont toujours accessibles via une interface web. Cependant, il est conseillé de mettre en place une synchronisation locale et automatique entre le poste de travail et le serveur MyCore, à condition d’avoir défini un mot de passe MyCore local (cf. §3.2).
Lorsque ce mot de passe a été défini, il faut installer le logiciel client ownCloud sur le poste de travail
; puis, il faut configurer ce logiciel client.
aller à https://owncloud.com/desktop-app/
télécharger la version du logiciel ownCloud qui correspond à votre système d’exploitation (Windows, Mac OS X, Linux, etc.)
La suite de l’installation est détaillée dans le document suivant : CNRS/DSI
Service MyCoRe
Didacticiel c onfiguration logiciel de synchronisation ownCloud (Première utilisation et installation du logiciel de synchronisation d’ownCloud).
janvier 2017.
L’adresse du serveur ownCloud du CNRS est https://mycore.core-cloud.net .
Par défaut, le dossier créé qui sera synchronisé est placé dans le répertoire de l’utilisateur et a pour nom ownCloud.
Pour les utilisateurs sous Windows, il est conseillé de ne pas afficher les dossiers cachés et systèmes (réglage à faire dans Windows Explorer).
Ensuite revenir dans son espace Mycore pour télé-verser les fichiers qu’e l’on souhaite sauvegarder.
4. Opérations diverses
Comme pour la plupart des logiciels de ce type, la sauvegarde est automatique ; cela ne nécessite pas d’intervention manuelle.
Une documentation complète du logiciel client ownCloud est disponible à :
OwnCloud
ownCloud Desktop Client Manual Release 2.9
https://doc.owncloud.com/desktop/
4.1 - Création d’un répertoire partagé
Les gestionnaires des répertoires partagés peuvent créer et définir les droits d’accès aux répertoires partagés.
Depuis un poste de travail dans lequel a été installé le logiciel client ownCloud, il suffit de créer un répertoire normal dans le répertoire synchronisé (dont le nom recommandé est « ownCloud- mycore »3), puis de le partager avec les utilisateurs.
3Comme le même logiciel client ownCloud peut être connecté à plusieurs serveurs, il est conseillé de choisir un nom en rapport avec le serveur, ici MyCore. Ceci permettra, plus tard, éventuellement, de connecter d’autres serveurs ownCloud.
On peut créer plusieurs répertoires partagés avec des droits d’accès différents.
Dans la suite, la procédure sera illustrée avec des copies d’écran sous Mac OS X ; sous Windows ou Linux, le fonctionnement est similaire.
Depuis le poste de travail :
créer un répertoire à partager dans le répertoire synchronisé avec votre gestionnaire de fichiers (Windows Explorer ou Finder).
donner un nom à ce dossier, par exemple « dossier-qual-a ».
sélectionner le dossier et effectuer un clic-droit, puis sélectionner « Partager à ownCloud ».
La fenêtre de partage ownCloud apparaît.
saisissez le nom des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le dossier « dossier- qual-a »;
l’auto complétion vous permet de trouver plus rapidement le nom de ces utilisateurs.
Quand l’utilisateur avec qui partager l’accès au dossier a été choisi, on peut alors restreindre les droits d’accès.
Définir les droits d’accès :
« peut partager » indique que l’on délègue à cet utilisateur le droit de repartager le dossier.
« peut modifier » affiche alors un sous-menu autorisant, au choix, la suppression, la modification ou la création de fichiers dans le répertoire partagé.
Supprimer les droits d’accès ?
Il suffit de cliquer sur la poubelle pour enlever les droits d’accès au répertoire.
4.2 - Changer le mot de passe MyCore local
L’aide complète écrite par le CNRS est disponible à l’adresse suivante (identification Janus requise) : https://confluence.cnrs.fr/confluence/display/ODSCORE/Aide+utilisateur
4.3 - Restaurer une ancienne version
Le système MyCore permet à l'utilisateur, en mode self service (sans intervention d'un informaticien), de restaurer une ancienne version (J-1, J-6 ou J-15).
Pour cela :
se connecter à l'interface web : https://mycore.core-cloud.net
trouver le répertoire ou le fichier à restaurer
sélectionner le menu ...
sélectionner `Détails`,
sélectionner l'onglet `Restaurer` du panneau détail.
Cliquer sur l’icône « Restaurer » qui correspond à la version que vous voulez restaurer
4.4 - Partager des documents avec des invités
On peut partager des documents avec des personnes qui n’ont pas de compte dans MyCore, depuis le Finder (ou l’Explorer) par des liens publics de la forme :
https://mycore.core-cloud.net/index.php/s/1BelExemple2CaL1T3
1) En pratique, depuis le menu ownCloud,
Il est fortement conseillé,
d’indiquer une date d’expiration (1 mois ?),
de protéger le partage par un mot de passe.
2) Puis…
TABLEAU D’Évolution Création le 21/09/2017 Revue le 14/01/2022.
Prochaine revue avant le 14/01/2024
Version Date Objet Rédaction Vérification Approbation
V1 21/09/2017 Création. T. Valéro M. Rossignol F. Simard
V2 09/10/2019
Revue (mise à jour des versions, ajout de §4.4 sur le partage avec les invités).
T. Valéro M. Rossignol F. Simard
V3 14/01/2022 Revue technique (mise à jour des
versions, et de liens). T. Valéro M. Rossignol
1. Objectifs et domaine d’application ... 1
2. Généralités ... 1
2.1- Présentation du service de sauvegarde. ... 1
Caractéristiques ... 1
Pré-requis organistionnel ... 1
Pré-requis (techniques) ... 2
2.2 - Rôles ... 2
Utilisateur via le web ... 2
Utilisateur (via un répertoire local du poste de travail) ... 2
Gestionnaires des répertoires partagés ... 2
3. Installation ... 3
3.1- Serveur ... 3
3.2 - Création des comptes (MyCore) ... 3
3.3 - Mise en place de la synchronisation locale (conseillée) ... 5
4. Opérations diverses ... 7
4.1 - Création d’un répertoire partagé ... 7
4.2 - Changer le mot de passe MyCore local ... 11
4.3 - Restaurer une ancienne version ... 12
4.4 - Partager des documents avec des invités ... 14
