Faire une visioconférence dans Teams
Contexte
Le présent document concerne la communication par visioconférence avec vos camarades de classe ou avec vos enseignants. Vous y trouverez les étapes à suivre pour : appeler un enseignant ou un camarade de classe, faire une réunion avec visioconférence et se joindre à une rencontre.
Astuce : Avant d’appeler en visioconférence quelqu’un sur Teams, vérifiez la disponibilité de la personne. Pour ce faire, vous n’avez qu’à regarder son statut. Celui-ci est indiqué par un petit cercle de couleur juste en dessous de l’icône le représentant.
Vert : Disponible Jaune : Absent Rouge : Occupé
Les appels
Vous pouvez contacter un camarade de classe ou un enseignant de plusieurs manières. La première consiste à passer par la section « Appels » de Teams qui se trouve sur le côté gauche de l’écran.
1. Lorsque vous avez cliqué sur la section « Appels », vous pouvez ajouter des personnes dans la numérotation rapide ou ajouter un nouveau groupe, ce qui permet de voir vos contacts favoris dans le haut de la page. Ces deux fonctions vous permettent de trouver des contacts plus rapidement afin de faciliter vos communications.
2. Ensuite, pour passer un appel avec un contact qui n’est pas dans un groupe ou dans vos numérotations rapides, vous pouvez taper un ou plusieurs noms dans la partie « Passer un appel » se trouvant dans le coin inférieur gauche de l’écran.
Puis, cliquez sur les deux icônes dans le bas pour utiliser le microphone et la vidéo. Vous pouvez utiliser l'un des deux ou les deux durant la visioconférence.
Rencontre à partir du calendrier
Dans la section « Calendrier » de Teams, il est possible de créer un rendez-vous avec une ou plusieurs personnes afin d’avoir une visioconférence. Pour ce faire, suivre les étapes suivantes :
1. Cliquez sur la section « Calendrier » à gauche de l’écran, puis sur « + Nouvelle réunion ».
2. Une fois dans la nouvelle réunion, remplissez les sections. Vous pouvez ajouter jusqu’à 250 personnes dans la réunion. Puis cliquez sur « Enregistrer » dans le coin supérieur droit pour envoyer un courriel au participant.
• Important : Le courriel s’envoie sur l’Outlook du Cégep.
3. Lorsqu’il est l’heure de la réunion, que ça soit une réunion que vous avez créée ou une qui vous a été envoyée, allez dans le calendrier. Dans la colonne de la journée, vous verrez votre réunion et dans la réunion, il y aura le bouton
« Rejoindre ». Cliquez dessus.
4. Lorsque vous aurez cliqué sur « Rejoindre », une nouvelle fenêtre pour la réunion apparaîtra. Vous pourrez décider, à ce moment, si vous ouvrez votre caméra et votre microphone ou non. Puis, cliquez sur « Rejoindre maintenant ».
Vérifiez que le fuseau horaire soit le bon.
Avec l’onglet « Option de réponse », vous pouvez demander une réponse à votre demande de réunion
ainsi qu’autoriser ou non le transfert de la réunion.
Vous pouvez exiger l’inscription à la réunion, par exemple
lorsqu’il s’agit d’un Webinaire.
Astuce : Vous pouvez brouiller ou changer votre arrière- plan en cliquant sur l’icône qui se trouve après l’icône de la caméra.
5. Lorsque vous êtes en visioconférence, vous pouvez retourner dans la fenêtre principale de Teams. Pour ce faire, vous pouvez descendre la fenêtre de la réunion pour la réduire à un petit rectangle dans le coin inférieur droit de votre écran.
6. Pour revenir sur la rencontre vidéo, il suffit de cliquer dans la fenêtre de la visioconférence.
Quelques fonctionnalités durant la visioconférence
1. Durant votre réunion, vous pouvez lever la main afin d’indiquer que vous avez une question. Vous pouvez aussi mettre une réaction, comme taper des mains, mettre un cœur, un pouce en l’air, etc. Vous devez simplement passer votre curseur sur l’icône du bonhomme avec la main lever se trouvant dans le haut de l’écran.
2. Il est maintenant possible de voir les caméras de plusieurs personnes en même temps. Vous devez cliquer sur les trois (3) points dans le haut de l’écran et sélectionner « Galerie » lorsque vous êtes moins de 9 participants ou « Grande galerie » si vous êtes entre 9 et 49 participants.
Pour baisser la main, une fois votre question répondue, recliquez dessus.
Les autres réactions disparaissent d’eux même après quelques secondes.
3. Lorsque votre réunion est terminée, vous avez deux options pour quitter la réunion, « Quitter » ou « Mettre fin à la réunion ». Pour avoir accès aux deux options, cliquez sur la flèche à côté de « Quitter » pour ouvrir le menu déroulant.
Envoyer une visioconférence Teams par Outlook ou Mio
Par Outlook
1. En premier lieu, vous devez vous rendre sur l’Outlook du Cégep. Nous vous conseillons d’utiliser comme navigateur soit Google Chrome ou Mozilla Firefox
a. Pour ce faire, connectez-vous sur Omnivox.
b. Une fois que vous êtes connecté, cliquez sur « Mon Agenda et Courriel » se trouvant sous la section « Ma réussite » à gauche de votre écran.
c. Une fenêtre de connexion à Outlook apparaîtra. Connectez-vous avec vos identifiants.
Quitter : Vous permets, à vous seul, de partir de la réunion.
Mettre fin à la réunion: Force tous ceux qui se trouvent dans la réunion à quitter celle-ci.
d. Puis, vous devez cliquer sur le lien qui apparaîtra.
Nom d’utilisateur :
#da@cstjean.qc.ca
Mot de passe : Date d’anniversaire (AAAAMMJJ)
2. Une fois qu’Outlook est ouvert, vous devez aller dans la section du calendrier.
Pour ce faire, cliquez sur l’icône du calendrier qui se trouve dans la section de gauche dans le haut.
3. Lorsque vous êtes dans le calendrier d’Outlook, cliquez sur « Nouvel évènement » se trouvant en haut de l’écran.
f. Vous pouvez écrire un message descriptif de la réunion.
5. Une fois que c’est rempli, cliquez sur « Envoyer » dans le haut du nouvel évènement.
d
b a
c
e
f
Par Mio
1. Suivez les étapes 1 à 3 de la partie « Par Outlook » ci-haut.
2. Lorsque vous avez créé un nouvel évènement, vous devez remplir les mêmes espaces qu’à l’étape 4, cependant, ne mettez pas de participants.
a. En ne mettant pas de participants, vous pourrez enregistrer votre réunion et avoir un lien.
3. Une fois tous les espaces remplis, cliquez sur « Enregistrer » dans le haut de l’évènement.
5. Rendu dans l’évènement, copiez le lien « Rejoindre la réunion Microsoft Teams ».
6. Après avoir copié le lien, connectez-vous à Omnivox et allez sur votre Mio.
7. Créez un nouveau message et ajoutez les destinataires.
8. Puis, dans le message, copiez le lien de la réunion que vous avez copié à l’étape 2. Une fois le message complet, envoyez-le.
Besoin d’aide supplémentaire ?
Pour toutes autres questions, n’hésitez pas à nous contacter au courriel suivant : bibliotheque@cstjean.qc.ca
