CONSULTATION COMMERCIALE N° 11/2022 CAHIER DES CHARGES
Objet : Aménagement et décoration de l’espace Provence-Alpes-Côte d’Azur au Circuit du Castellet à l’occasion du Grand Prix de France de Formule 1, du 21 au 24 juillet 2022
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CONTEXTE
Deuxième destination touristique en France, la région Provence-Alpes-Côte d’Azur accueille chaque année 30 millions de touristes, dont plus de 6 millions proviennent de l’international.
La destination Provence-Alpes-Côte d’Azur possède trois territoires distincts et autant d’identités. Trois marques fortes ont été déjà créées afin d’assurer la promotion touristique de ces destinations. La notoriété et l’attractivité de celles-ci doivent être renforcées et dynamisées sur le plan national et international afin de se démarquer durablement des destinations touristiques concurrentes.
En lien avec la stratégie grand public et plus précisément la volonté d’être présent à toutes les étapes du parcours client, le Comité Régional de Tourisme Provence-Alpes-Côte d’Azur sera présent pour l’édition 2022 du Grand Prix de France au Circuit Paul Ricard du Castellet. Le CRT animera un espace tourisme au sein du Village Sud et souhaite confier l’aménagement et la décoration de celui-ci à un prestataire extérieur.
OBJET
Le CRT positionne sa communication événementielle BtoC autour des 3 marques de destinations Provence, Alpes et Côte d’Azur sur son espace dédié.
Le CRT disposera de 3 espaces de 25m² chacun - soit 75 m² au total - qu’il faudra aménager dans une ambiance représentant les 3 destinations par une découverte des paysages et leur végétation. L’ensemble des espaces seront ouverts au public et accueilleront des animations.
A prévoir, cependant, une réserve fermée à clé. Retrouvez le plan du village et les photos des éditions précédentes ci-dessous et en annexe.
Implanté au cœur du Village Sud, l’espace dédié se compose de la manière suivante :
Une terrasse « extérieure » située en face (à environ 1 m), d’une tente et d’une terrasse « intérieure » accolée. La tente est décorée d’une façade fournie par le GIP (cf. photo plus bas).
1. COMPOSITION DES 3 ESPACES
① Une terrasse extérieure de 25 m² « Espace d’animations et d’informations »
Concept/ambiance de l’espace
Sur la terrasse extérieure, le CRT souhaite proposer un espace principal d’accueil et d’informations avant tout qui pourra être « habillé » aux couleurs de nos 3 marques de destinations (cf. Annexe 1 : Charte graphique de chaque Marque). 4 banques seront aménagées sur chaque côté : 1 pour chaque destination avec des animations proposées et une 4ème banque dédiée à l’ensemble de la région - face à la rue du village.
Animations
Cet espace devra accueillir des animations faites par nos partenaires : tourtons du Champsaur sur la banque Alpes, savon de Marseille sur la banque Provence et parfums sur la banque Côte d’Azur. Il faudra donc pouvoir agrémenter une partie de l’espace d’une décoration, notamment végétale, représentative des Alpes ainsi qu’un ameublement pouvant les accueillir : banques avec espace de stockage, présentoirs, plantes méditerranéennes pour séparer les espaces. L’enjeu de cet espace est de pouvoir créer un lieu d’informations et d’échanges agrémentés d’animations pour attirer le visiteur.
Eléments techniques
Aucun sol, ni structure fournis par le GIP. Aménagement complet à prévoir, dont une pergola (ou autre suggestion) pour se protéger du soleil et de la pluie.
Terrasse extérieure de « l’espace tourisme », lors du Grand Prix de France de Formule 1 en 2019
Important
② Une tente de 25 m² « Espace fraîcheur »
Concept/ambiance de l’espace
Cet espace contiendra une banque servant d’espace de dégustation de tisanes. Un écran sera aussi installé pour passer des films touristiques pour faire rêver.
Animations
Sur cet espace, le CRT souhaite proposer une dégustation de 3 infusions fraîches aux parfums des 3 destinations.
Une banque représentative des 3 destinations devra donc être pensée afin de proposer la dégustation de ces boissons aux visiteurs. Un écran géant sera aussi mis en place pour passer des films dédiés à nos 3 destinations.
Eléments techniques
Fournis par le GIP : tente, plancher brut (à couvrir) et boîtier électrique.
A fournir : banque d’accueil avec espace de stockage, écran. A noter qu’une réserve devra être installée sous cette tente. Un accès PMR devra également être prévu pour accéder à la tente et à la terrasse intérieure.
Aménagement de la tente de « l’espace tourisme », lors du Grand Prix de France de F1 en 2019
③ Une terrasse intérieure de 25 m² « Espace détente »
Concept/ambiance de l’espace
Cet espace devra comprendre une zone de détente et d’échanges où nos visiteurs pourront s’assoir et échanger confortablement et ce en immersion dans un décor reposant.
Animations
L’aménagement d’un petit jardin sensoriel méditerranéen sera proposé. Il comprendra des plantes mais aussi des transats, bancs, tables et chaises, parasols, brumisateurs.
Eléments techniques
Aucun sol, ni structure fournis par le GIP. Aménagement complet à prévoir. Prévoir un passage à l’arrière qui permettra d’accéder au camion où sera stocké le matériel.
Aménagement de la terrasse intérieure « l’espace tourisme » lors du Grand Prix de France de F1 2019
2. MATERIELS A PREVOIR ET STOCKAGE
Il sera possible d’installer un camion derrière la terrasse intérieure afin de stocker et sécuriser le matériel.
Eléments techniques :
- Prévoir, sous la tente, une réserve fermée à clé qui comprendra 1 frigo + rangements pour effets personnels du staff et stock de matériel
- De l’eau + machine à café/thé pour le staff (pour 4 jours) - Ventilateurs-brumisateurs
- Présentoirs et supports PLV (station debout et desk)
3. CLAUSES SUSPENSIVES
En cas d’annulation de l’évènement ou de d’organisation de celui-ci à huit clos, le CRT pourra mettre fin au contrat signé avec le prestataire.
REPONSE A LA CONSULTATION COMMERCIALE
Mise en ligne de la consultation commerciale sur le site CRT : le vendredi 03 juin 2022
La date limite de réception des offres est fixée : le vendredi 17 juin 2022 à 12h00 au plus tard Retour des offres numérique par email :
Bernard PERIN b.perin@provence-alpes-cotedazur.com Julien AURAY j.auray@provence-alpes-cotedazur.com Copie à Aurore ESTEOULE a.esteoule@provence-alpes-cotedazur.com Copie à Céline LUCIDO c.lucido@provence-alpes-cotedazur.com Pour toute question relative à la consultation
Contact administratif Bernard PERIN, Secrétaire Général, 04 91 56 47 00
Contact technique Aurore ESTEOULE, Chargée marketing relationnel,04 91 56 47 16 La proposition financière devra être présentée de façon lisible et explicite. Chaque poste fera l’objet d’un chiffrage détaillé TTC poste par poste permettant d’identifier pour chacune des prestations, le type d’intervenant.
PIÈCES À FOURNIR - N° de SIRET
- TVA interne, intracommunautaire - Extrait Kbis de moins de 3 mois
- Certificats de régularité sociale et fiscale, année N-1 - Présentation du prestataire
- Fournir la Déclaration DC4 si appel à la sous-traitance ;
- Attestations d'assurance responsabilité civile et professionnelle - Contacts de 2 ou 3 références récentes (moins de 2 ans) ;
- Un portfolio avec à minima la présentation de 2/3 projets similaires représentatifs des travaux du prestataire ;
- Mémoire technique de réponse : réponse au cahier des charges, intervenants, planning prévisionnel ;
- Proposition financière détaillée TTC poste par poste ;
- Le présent cahier des charges paraphé, daté et signé avec la mention « lu et approuvé » Toute proposition complète, reçue dans les délais, sera examinée et fera l’objet d’une réponse positive ou négative. Les propositions incomplètes seront systématiquement exclues de la consultation.
CRITÈRES D’ATTRIBUTION
- Valeur technique et créative (respect des univers de marque, originalité du projet) (35%) - Prix (50 %)
- Références sur des projets similaires et connaissance des destinations (15 %)
CHOIX DU PRESTATAIRE
- Par la Commission des marchés du CRT : avant fin juin 2022
- Notification de la mission et de la réunion de cadrage : avant fin juin 2022
