ÉCOLE DE TECHNOLOGIE SUPÉRIEURE (ÉTS)
ADMINISTRATION
Guide d’application de l’horaire variable et du temps accumulé
ADOPTION RÉSOLUTIONS
2020-04-29 Service des ressources humaines
MODIFICATIONS RÉSOLUTIONS
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ABROGATION RÉSOLUTION
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PRÉAMBULE
Le présent Guide vise à préciser les modalités d’application de l’horaire variable et de la reprise du temps accumulé.
SECTION 1 – DISPOSITIONS INITIALES 1.1 CHAMPS D’APPLICATION
Ce Guide s’applique aux personnes salariées admissibles, assujetties à la convention collective du SEÉTS (la Convention collective) ainsi qu’aux personnes salariées admissibles, non-syndiquées, du groupe personnel administratif (PA) assujetties aux conditions de travail prévues au Protocole établissant les conditions de travail du personnel administratif de l’École de technologie supérieure (le Protocole).
Les dispositions du présent Guide sont applicables au personnel des groupes métiers et services, bureau, technique et professionnel occupant un emploi à temps complet, à l’exception du personnel assujetti à l’Annexe « C » - Horaires particuliers de la convention collective, ainsi qu’au personnel surnuméraire ou au personnel assujetti à un horaire fixe.
La personne salariée qui désire participer à l’horaire variable et au temps accumulé doit, au préalable, obtenir l’accord de la personne supérieure immédiate. Toute problématique d’application impliquant une personne salariée représentée par le SEÉTS sera référée au Comité des relations du travail, conformément à la clause 33.04 b) de la convention collective.
1.2 DÉFINITIONS
Dans le présent Guide, les termes suivants signifient :
a) « Congé en temps accumulé (TA) » : période pouvant être débitée, sous réserve des modalités prévues au présent Guide.
b) « Crédit d’heures de l’horaire variable (crédit) » : banque de temps accumulé, d’un maximum de quarante (40) heures, dans laquelle la personne salariée peut verser les heures excédentaires effectuées en conformité avec les modalités prévues au présent Guide.
c) « Heures d’amplitude » : heures durant lesquelles la journée de travail peut être effectuée.
d) « Heures de permanence » : période durant laquelle une permanence doit être assurée dans le service ou le département bien que la présence de la totalité du personnel visé ne soit pas obligatoire.
e) « Heures excédentaires » : heures de travail effectuées au-delà de la journée régulière de travail, à la demande la personne salariée, et qui sont versés au crédit d’heures de l’horaire variable.
f) « Heures supplémentaires » : heures de travail effectuées au-delà de la journée ou de la semaine régulière de travail à la demande expresse de la personne supérieure immédiate.
g) « Horaire variable » : aménagement des heures de travail selon lequel, la personne salariée choisit elle-même le début et la fin de sa journée tout en ayant une période prédéterminée de présence obligatoire.
h) « Période de cumul d’heures excédentaires » : période au cours de laquelle des heures excédentaires peuvent être cumulées, après entente avec son supérieur immédiat, sous réserve du respect des modalités prévues au présent Guide et à la convention collective ou au protocole.
i) « Période de repas » : période non-rémunérée qui doit être prise entre 11 h 30 et 13 h 30, d’une durée minimale de trente (30) minutes et d’une durée maximale de quatre-vingt-dix (90) minutes.
j) « Période de référence hebdomadaire » : nombre d’heures réelles correspondant à une semaine normale de travail, tel que prévu à l’article 31 de la convention collective ou l’article 23 du protocole, soit de trente-cinq (35) heures ou de trente-huit heures et trois-quarts (38 ¾).
k) « Plages fixes » : heures durant lesquelles la présence de la totalité du personnel visé est obligatoire.
l) « Plages mobiles » : heures durant lesquelles la présence de la totalité du personnel n’est pas obligatoire, sous réserve des dispositions de la convention collective ou du protocole.
SECTION 2 – PRINCIPES GÉNÉRAUX
2.1 PERMANENCE DANS LE SERVICE OU LE DÉPARTEMENT
La permanence dans le service ou le département pour l’ensemble de l’ÉTS doit généralement être assurée de 9 h à 12 h et de 13 h à 17 h.
9 h 12 h 13 h 17 h
PERMANENCE PÉRIODE DE
REPAS PERMANENCE
La permanence pour le Service de la bibliothèque doit être assurée de 8 h 30 à 17 h 00.
8 h 30 17 h
PERMANENCE
2.2 HEURES D’ARRIVÉE ET DE DÉPART
Les heures d’arrivée et de départ sont entièrement libres dans la limite des plages mobiles. Cependant, les personnes salariées du service ou du département doivent se mettre d’accord entre elles et soumettre cet accord à la personne supérieure immédiate, pour qu’il y ait toujours, durant les heures de permanence, le personnel minimum requis pour répondre aux activités courantes du service ou du département.
SECTION 3 – MODALITÉS DE FONCTIONNEMENT DE L’HORAIRE VARIABLE 3.1 HEURES D’AMPLITUDE
Les heures d’amplitudes sont de 8 h à 18 h pour l’ensemble de l’École.
3.2 PLAGES MOBILES
Les plages mobiles sont de 8 h à 9 h 30 et de 16 h à 18 h pour l’ensemble de l’École.
3.3 PLAGES FIXES
Les plages fixes sont de 9 h 30 à 11 h 30 et de 13 h 30 à 16 h pour l’ensemble de l’École.
3.4 PÉRIODE DE REPAS
La période de repas doit être prise entre 11 h 30 et 13 h 30. Elle est d’une durée minimale de trente (30) minutes et d’une durée maximale de quatre-vingt-dix (90) minutes.
HEURES D’AMPLITUDE
8 h 9 h 30 11 h 30 13 h 30 16 h 18 h
PLAGE MOBILE
PLAGE FIXE
PÉRIODE DE REPAS
PLAGE FIXE
PLAGE MOBILE
3.5 MODALITÉS PARTICULIÈRES
Selon les besoins du service ou du département, la personne supérieure immédiate peut implanter des heures d’amplitude, des plages mobiles et des plages fixes décalées, pour une durée déterminée, applicables à certains titulaires de postes, certaines fonctions ou l’ensemble de son équipe. Le cas échéant, la permanence du service doit tout de même être assurée et ces modalités doivent être consignées par écrit et transmises au Service des ressources humaines. La personne supérieure immédiate peut modifier ou mettre fin à ces modalités particulières en tout temps.
SECTION 4 – MODALITÉS DE FONCTIONNEMENT DU TEMPS ACCUMULÉ 4.1 PÉRIODE DE CUMUL D’HEURES EXCÉDENTAIRES
La personne supérieure immédiate peut déterminer les périodes au cours de l’année (trimestres, mois) où les heures excédentaires sont préapprouvées. Ces périodes doivent tenir compte des besoins du service ou du département.
En dehors de ces périodes, la personne salariée doit obtenir l’autorisation préalable de la personne supérieure immédiate pour effectuer des heures excédentaires.
4.2 HEURES EXCÉDENTAIRES
Pour être versées au crédit de la personne salariée, ces heures doivent être effectuées à l’intérieur des heures d’amplitude et autorisées préalablement par la personne supérieure immédiate, sauf si elles ont été préapprouvées durant une période définie.
Les heures excédentaires sont d’au-moins trente (30) minutes par jour, fractionnables en tranches de quinze (15) minutes.
Un nombre maximum de quatre (4) heures excédentaires peut être autorisé par semaine, jusqu’à concurrence d’un total maximum de quarante (40) heures de crédit d’heures de l’horaire variable.
4.3 CRÉDIT D’HEURES DE L’HORAIRE VARIABLE (CRÉDIT)
Le solde du crédit ne peut être supérieur à quarante (40) heures, aucun dépassement ne peut être autorisé.
Ce crédit est débité pour permettre à la personne salariée de disposer de congé en temps accumulé (TA).
Ce crédit n’est pas monnayable, à l’exception de la cessation définitive d’emploi de la personne salariée.
Cette banque d’heures ne peut être négative.
4.4 PRISE DE CONGÉ EN TEMPS ACCUMULÉ (TA)
Le congé en temps accumulé peut être pris, après entente au préalable avec la personne supérieure immédiate, en journée(s) complète(s) ou en une semaine.
La personne supérieure immédiate peut autoriser le fractionnement de ce congé en demi (1/2) journée.
Cependant, ce fractionnement ne peut toutefois avoir pour effet de permettre à la personne salariée de bénéficier de plus de deux (2) demi-journées de congé par période de six (6) semaine.
Au cours de la période d’implantation de l’horaire de quatre (4) jours, la prise de congé en temps accumulé (TA) est suspendue.
SECTION 5 – LES CONGÉS ET ABSENCES
5.1 ABSENCE POUR CAUSE DE MALADIE OU D’OBLIGATIONS FAMILIALES
Lorsque la personne salariée s’absente pour cause de maladie ou d’obligation familiale, la référence pour une demi (1/2) journée est de trois virgule cinq (3,5) heures.
Lorsque la personne salariée s’absente pour cause de maladie ou d’obligation familiale, la référence pour une (1) journée est de sept (7) heures.
En aucun cas la combinaison d’une absence partielle du travail et d’une prestation de travail partielle au cours d’une même demi-journée de référence ou d’une même journée de référence ne pourra être supérieure à trois virgule cinq (3,5) heures ou à sept (7) heures, selon le cas.
Nonobstant ce qui précède, si un travail doit être effectué, à la demande expresse de la personne supérieure immédiate, occasionnant ainsi une prestation de travail ou ce qui en tient lieu, supérieure à
sept (7) heures, lesdites heures de travail effectuées au-delà de la journée de référence pourront alors être portées au crédit d’heures de l’horaire variable.
5.2 CONGÉS SOCIAUX
Les congés sociaux prévus à l’article 39.00 de la convention collective ou 29 du protocole, à l’exception des congés personnels prévus à la clause 39.07 de la convention collective ou 29.7 du protocole et des congés pour affaires légales prévus à la clause 39.05 de la convention collective ou 29.5 du protocole, dont les dispositions particulières sont prévues ci-après, n’ont pas d’incidence sur le crédit d’heures de l’horaire variable.
5.3 CONGÉS PERSONNELS
Lorsque survient un congé personnel, la référence pour une demi (1/2) journée est de trois virgule cinq (3,5) heures.
Lorsque survient un congé personnel, la référence pour une (1) journée est de sept (7) heures.
En aucun cas la combinaison d’une absence partielle du travail et d’une prestation de travail partielle au cours d’une même demi-journée de référence ou d’une même journée de référence ne pourra être supérieure à trois virgule cinq (3,5) heures ou à sept (7) heures, selon le cas.
Nonobstant ce qui précède, si un travail doit être effectué, à la demande expresse de la personne supérieure immédiate, occasionnant ainsi une prestation de travail ou ce qui en tient lieu supérieure à sept (7) heures, lesdites heures de travail effectuées au- delà de la journée de référence pourront alors être portées au crédit d’heures de l’horaire variable.
5.4 REPRISE DE TEMPS ACCUMULÉ
Une (1) journée de reprise de temps en congé accumulé compte pour sept (7) heures.
5.5 AJUSTEMENT POUR HORAIRES PARTICULIERS
Les ajustements nécessaires aux références horaires pour une demi (1/2) journée ou une (1) journée sont effectués à la présente section pour les personnes salariées dont l’horaire de travail hebdomadaire est supérieur à trente-cinq (35) heures.
La référence pour une demi-journée correspond à la moitié du nombre d’heures d’une journée régulière de travail.
SECTION 6 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES 6.1 FEUILLE DE TEMPS ET CODE D’ABSENCE
Le temps de travail réel, en fonction des heures d’entrée et de sortie (matin, midi et soir) ainsi que tout type d’absence, doit être fidèlement retranscrit sur la feuille de temps. L'heure d'entrée inscrite sur la feuille de temps doit être l'heure à laquelle la prestation de travail débute effectivement.
À moins que le contexte ne le prévoie expressément, toute absence d’une demi (1/2) journée est équivalente à trois virgule cinq (3,5) heures et toute absence d’une journée est équivalente à sept (7) heures, avec les ajustements nécessaires pour les personnes salariées dont l’horaire de travail hebdomadaire est supérieur à trente-cinq (35) heures.
6.2 APPLICATION DE L’HORAIRE VARIABLE ET DU TEMPS ACCUMULÉ
Au cours de la période d’implantation de l’horaire de quatre (4) jours, (article 32 de la convention collective ou 24 du protocole) les modalités relatives à la prise de congé en temps accumulé (TA) sont suspendues.
L’application des modalités prévues au présent Guide est également suspendu lorsqu’une personne salariée ne rencontre plus l’un des critères d’admissibilité, où lorsque la semaine de travail de la personne salariée est réduite par l’une des dispositions prévues à la convention collective ou du protocole ou encore lors d’absence partielle du travail.
SECTION 7 – DISPOSITIONS FINALES 7.1 APPLICATION ET INTERPRÉTATION
Le Service des ressources humaines veille à l’application et à l’interprétation du présent Guide.
En cas d’incompatibilité entre des modalités apparaissant au présent Guide et des dispositions de la convention collective ou du Protocole, ces dernières ont préséance.
7.2 ENTRÉE EN VIGUEUR
Le présent Guide s’applique à compter du sept (7) décembre 2020.
