Paris le 23 Aout 2016
Note d’organisation
- Activités principales :
La société CARITAS HABITAT est en capacité de réaliser toutes activités de maîtrise d’ouvrage pour les opérations que la société est susceptible de mener dans le cadre de son objet social.
Son activité consiste principalement à acheter ou construire des logements très sociaux permettant une mixité sociale. Dans le cadre de projets plus globaux et à la demande de ses partenaires, notamment les collectivités locales, CARITAS HABITAT est aussi amenée à construire et donner en gestion d’autres locaux comme des crèches solidaires, des boutiques solidaires, des garages solidaires, des locaux d’accompagnement sociaux ou tout autre locaux liés à la réinsertion et à l’accompagnement des personnes en précarité.
- Zone géographique et territoire d’exercice de l’activité :
Le périmètre d’intervention de la foncière est le territoire national, en corrélation avec l’action des délégations du SECOURS CATHOLIQUE-CARITAS FRANCE et l’ASSOCIATION DES CITES DU SECOURS CATHOLIQUE, gestionnaire privilégié de CARITAS HABITAT, car faisant également parti du réseau CARITAS FRANCE.
Plusieurs projets sont en cours de montage, dont le financement sera finalisé d’ici fin 2016, avec 50% maximum d’épargne solidaire dans le plan de financement des opérations. Le plan de développement à moyen terme de CARITAS HABITAT fait état des projets en cours et de leur état d’avancement.
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CARITAS HABITAT n’est pas gestionnaire mais bailleur social :
A l’issue de l’obtention de l’agrément MOI et suite à l’obtention du statut d’ESUS dans le courant de l’année 2016, CARITAS HABITAT devient un Bailleur Social.
Cependant, la société donne en gestion les biens qu’elle va acquérir a un gestionnaire prioritaire : l’ASSOCIATION DES CITES DU SECOURS CATHOLIQUE.
CARITAS HABITAT a aussi vocation à être partenaire des associations qui partagent ses valeurs, en vue de porter leurs projets immobiliers. Plusieurs projets sont à l’étude avec LAZARE, L’APA (association pour l’amitié), Habitat Solidaire, Simon de Cyrène ….
- Composition de l’équipe opérationnelle :
L’effectif est réduit mais efficace, motivé et animé par des valeurs humaines communes : un Président bénévole, une Directrice salariée, accompagnés de 6 personnes bénévoles expertes en immobilier (voir CV joints en annexe).
L’organigramme de la société s’établit comme suit :
- La répartition des tâches
Elle s’effectue en fonction du stade d’avancement de l’opération traitée.
1- Tâches du Gérant, Président De CARITAS HABITAT : Il à tous les pouvoirs, il s’appuie sur la Directrice de CARITAS HABITAT pour exécuter ses décisions qui sont prises en concertation avec son conseil de Gérance dont fait partie la Directrice. Il délègue à sa convenance certains de ses pouvoirs à sa Directrice exécutive autant que de besoin de façon ponctuelle ou permanente.
2- Tâches de la Directrice de CARITAS HABITAT : elle est missionnée pour développer le patrimoine de la société, coordonner les actions de l’équipe, organiser le travail et mettre en place les outils nécessaires au bon fonctionnement de la structure. Elle met en œuvre les orientations et les décisions prises par le Gérant.
Elle propose un business plan pour les 5 prochaines années et le fait partager à ses équipes.
3- Tâches Du Directeur Financier et Gestion du Parc : Un salarié supplémentaire, Directeur financier, sera recruté début 2017 portant l’effectif de la société CARITAS HABITAT à 9 personnes. Ce point diffère légèrement de ce qui est décrit dans l’étude prévisionnelle, antérieure à cette note, du fait des ajustements toujours en cours de l’organisation de la société. Il a pour mission, sous l’autorité de la Directrice d’être le garant de la bonne gestion financière de l’entreprise. Il participe à la stratégie de l’entreprise, contrôle et anime l’application de celle-ci sur le volet financier, dans le respect des équilibres budgétaires consolidés de toutes les opérations de la foncière et des obligations réglementaires. Il élabore et propose une stratégie financière par rapport au projet de développement définit par la Directrice et le Président, élabore le budget prévisionnel et pilote le suivi budgétaire, supervise la tenue de la comptabilité, du contrôle de gestion et de la trésorerie. En relation avec le Pôle Développement, il analyse et s’assure de la validité financière des opérations d’investissement, puis, par la suite assure la mise en place des financements auprès des partenaires et suit leur réalisation. Il apporte également des solutions d’optimisation des montages financiers d’opérations d’investissement, sans oublier de réaliser les analyses de risque et de présenter les indicateurs sous forme de reporting. Il coordonne et développe les compétences des équipes dans le domaine du montage financier d’opérations. Il a en charge le paramétrage, la fiabilité et la maîtrise de l’outil informatique dédié au montage et au reporting d’opération en relation avec le prestataire APOCA (logiciel choisi par la foncière pour le volet Montage financier de son activité).
4- Tâches du Secrétariat Général : Une bénévole à mi-temps assure cette fonction. Il s’agit pour elle de faire vivre administrativement les différentes instances de contrôle de CARITAS HABITAT : l’Assemblée Générale et le Conseil de surveillance (voir procédures jointes en annexe), ainsi que pour partie le comité consultatif des engagements. Elle s’occupe également de la comptabilité générale de la société, gestions des rendez-vous partagés, organisation des déplacements des collaborateurs, montages des dossiers administratifs pour obtenir les différents agréments. Par ailleurs, à l’issue de la mise en gestion, le Secrétariat Général de CARITAS HABITAT se charge de recouvrer la redevance trimestrielle, sous le contrôle du Directeur financier, qui est demandée au gestionnaire afin de couvrir les charges de CARITAS HABITAT.
5- Tâches du Pôle Développement et Montage : lorsqu’une affaire est détectée, elle est tout d’abord examinée et montée financièrement en phase faisabilité par le Pôle Développement et Montage. Deux bénévoles sont dédiés au montage financier et à la prospection et travaillent en étroite collaboration avec la Directrice de CARITAS HABITAT sur ses sujets. La Directrice et les deux développeurs se chargent de tisser le réseau relationnel nécessaire au niveau national pour assurer l’implantation des associations dans les villes et les régions souhaitées en fonction de la stratégie de développement de chaque association partenaire. Ils se déplacent autant que de besoin dans toute la France et rencontrent les institutionnels et les opérateurs afin de détecter les opportunités, valider les projets, les financer. Un travail en commun avec le Pôle Conduite d’opération permet de mener à bien les premières études
techniques nécessaires à la sécurisation du projet. La grande mobilité des collaborateurs permet d’avancer rapidement à ce stade. La présence de 3 architectes dans l’équipe contribue également à fiabiliser les données. Lorsque les pré-études sont achevées, l’opération est présentée au comité d’engagement de CARITAS HABITAT pour avis, avant de poursuivre plus avant les études et d’engager les premières dépenses.
6- Tâches du Pôle Conduite d’opération : A partir du moment où l’opportunité est confirmée et ou l’avis du comité d’engagement est favorable, l’opération passe au pôle conduite d’opération jusqu’à la réception des travaux. 3 bénévoles dédiés à ce Travail suivent les études et élaborent avec le service développement et le Directeur financier les dossiers de demandes de financements des opérations à l’issue du dépôt du PC.
En phase études, CARITAS HABITAT organise des réunions de validation de chaque phase, sur le site, si il se trouve en province (utilisation de locaux de CO-WORKING), en présence du Maître d’œuvre préalablement mis en concurrence et désigné par la foncière et de son gestionnaire. Le gestionnaire est toujours partie prenante dans le déroulement du projet car il doit vérifier à chaque phase que le projet évolue bien en respectant ses besoins.
En phase chantier, le suivi des chantiers est délégué au maître d’œuvre qui rend compte au travers des comptes rendus toutes les semaines au maître d’ouvrage, la foncière CARITAS HABITAT. Une fois par mois, ou autant que de besoin, le représentant de la foncière se rend sur le chantier pour une réunion de Maîtrise d’ouvrage en présence du Maitre d’œuvre principalement où il peut, à la demande du Maître d’œuvre, rencontrer les autres intervenants du chantier. A cette occasion la Foncière constate l’avancement du chantier et le bon enchaînement des tâches. Le gestionnaire est systématiquement invité à ces réunions afin de vérifier que le produit construit correspond bien à ses exigences.
A la livraison, le représentant de CARITAS HABITAT effectue la visite de réception en présence du Maître d’œuvre et gère avec lui la levée des réserves et la signature du PV de réception. La remise des clefs au gestionnaire se fait suite à une visite postérieure à la réception.
Suite à la prise en gestion, le gestionnaire prend le relais de CARITAS HABITAT mais organise avec cette dernière des visites de maintenances récurrentes tous les 6 mois afin de valider le parfait achèvement de la résidence puis de programmer, à compter de la 5ème année de mise en exploitation, les travaux de grosses réparations.
- Modalités prévisionnelles de gestion technique et d’entretien du patrimoine de la Foncière
La Foncière CARITAS HABITAT démarre son activité d’acquisition de patrimoine.
Elle va donc profiter de cette opportunité pour mettre immédiatement en place des process.
Cela est d’autant plus important que son patrimoine sera implanté dans plusieurs régions et
tant que la taille des ensembles immobiliers ne sera pas significative, il ne sera pas possible de créer immédiatement une agence décentralisée : cette hypothèse pourra être envisagée d’ici 5 ans.
Il s’agit donc dans un premier temps d’acquérir des outils permettant de :
Tirer le meilleur parti des nouvelles technologies aujourd’hui à disposition
Mettre en place des processus collaboratifs et des outils de mesure en temps réel (tableaux de bords etc…), facilitant la gestion à distance du patrimoine en étroite relation avec les gestionnaires à qui le patrimoine est loué
Dématérialiser et sécuriser ses données immobilières
Mettre en place une démarche structurée et intelligente de gestion de ses données et donc du patrimoine pour tout le cycle de vie de son patrimoine immobilier, sachant que le gestionnaire partenaire conservera tout le volet entretien courant.
Cette approche sera adaptée au type d’opération immobilière :
Construction et/ou rénovation d’un ensemble immobilier
Dans ce cas, CARITAS HABITAT engagera son projet dans un processus de conception, de construction et d’exploitation s’inscrivant dans une démarche entièrement collaborative qui s’appuie sur le BIM (Building Information Modeling) comme processus et la maquette numérique comme support de données.
Les différents objectifs de l’opération (incluant la phase d’exploitation) seront formalisés dans le programme et les données seront converties pour être intégrées dès l’origine dans la maquette numérique du groupement de maîtrise d’œuvre.
Cette opération, accompagnée de points de contrôles réguliers et automatiques tout au long du projet, permettra de garantir à CARITAS HABITAT une parfaite intégration des données
Maquette numérique
Programme
CARITAS HABITAT
Autocontrôles en temps réel
dans la plateforme d’exploitation du patrimoine qui sera mise en place. Cela assurera ainsi une parfaite organisation des données et une amélioration de la qualité en supprimant les risques d’erreurs liés à la ressaisie manuelle des informations.
Bâtiment existant
Dans le cas d’acquisition de bâtiments existants, les plans seront récupérés et transposés sous forme de maquette numérique. Cette maquette servira de cadre pour intégrer les données futures liées au site concerné et pour faire entrer ce site dans un processus BIM.
Plateforme de gestion de patrimoine
Le système d'information qui sera mis en place constituera la pierre angulaire de la stratégie de l'entreprise et de ses perspectives d'évolution. Ce système répondra aux nouveaux standards en termes d'optimisation des processus, de communication, d'ouverture et d'ergonomie.
Il prendra en compte les différentes parties prenantes de CARITAS HABITAT :
Utilisateurs
Gestionnaires (ACSC ou autres)
Exploitants
Mainteneurs techniques
Collaborateurs de terrain
Fournisseurs Et permettra de :
Définir des indicateurs de performance (indicateurs de qualité de service, consommations énergétiques etc…)
Mettre en place un suivi délocalisé
Structurer l’ensemble des contrats immobiliers
Constituer une aide à la décision grâce aux différents tableaux de bord actualisés en temps réel
Permettre du Data Mining, en valorisant les différentes données immobilières de CARITAS HABITAT pour constituer une réelle aide à la décision
- Suivi des opérations durant la mise en exploitation auprès d’un gestionnaire :
Des visites de sites régulières, 2 fois par an, seront de plus organisées en phase exploitation, toujours en présence des gestionnaires choisis par CARITAS HABITAT car ils sont de véritables relais sur le terrain pour la foncière. Ces visites permettront de valider conjointement l’état d’entretien annuel du patrimoine et d’assurer ainsi la pérennité des immeubles de la foncière.Pour mémoire : CARITAS HABITAT dispose dès à présent d’un cahier des charges/programme par produit immobilier, qu’elle soumet dans un premier temps au gestionnaire avec qui elle souhaite travailler sur un projet donné, afin de le partager et de l’adapter au projet social de l’association. Il s’agit aussi de fixer un niveau de prestation technique, socle de la qualité de construction des immeubles de CARITAS HABITAT.
Cycle de vie des données immobilières
de CARITAS HABITAT
Conception Conception
Construction Construction
Acquisition de sites existants Acquisition de
sites existants Exploitation
Maintenance Exploitation Maintenance Remontées
terrain Remontées
terrain
PJ :
- CV de l’équipe
- Présentation activité du gestionnaire privilégié l’ACSC - Rapport d’activité ACSC
- Procédures de CH pour le fonctionnement des comités
