DIRECTION GENERALE DE LA POLICE NATIONALE
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LOCALES
DIRECTION DE LA PROGRAMMATION
DES AFFAIRES FINANCIERES ET IMMOBILIERES
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Le Ministre de l’Intérieur, de la Sécurité intérieure et des Libertés locales,
à
Monsieur le Préfet de Police
Secrétaire général pour l’Administration de la Police de Paris
Mesdames et Messieurs les Préfets
Messieurs les Préfets délégués
pour la Sécurité et la Défense – SGAP
Messieurs les Secrétaires Généraux Pour l’Administration de la Police
Paris, le 23 janvier 2003 NOR/INT/F/03/00011/C
OBJET : Maîtrise d’ouvrage par les collectivités locales des bâtiments de la Police nationale.
REF. : Loi n° 2002-1094 du 29 août 2002 - article 3 – alinéa III.
P. JOINTE : modèle de convention.
une plaquette de communication
Parce que la sécurité est d'abord un enjeu local, les collectivités territoriales sont souvent prêtes à financer la construction ou la rénovation de bâtiments affectés à l’usage de la Police nationale.
Le dispositif prévu par l’article 3, III, 2° et 3° de la loi du 29 août 2002 d’orientation et de programmation pour la sécurité intérieure autorise l’Etat à confier la maîtrise d’ouvrage des bâtiments relevant de la Police nationale aux collectivités locales. En outre, jusqu’au 31 décembre 2007, ces dernières ainsi que leurs établissements publics de coopération intercommunale peuvent, en contrepartie d'une mise à disposition de l'Etat à titre gratuit, bénéficier d'une attribution du FCTVA (article 3 – III – 3°).
…/…
Cette mesure permet à l’Etat de démultiplier son effort de construction et de mieux impliquer les collectivités locales dans l’action de sécurité conformément aux orientations du gouvernement. Elle présente l’intérêt de prendre en compte dès la conception les enjeux de l’entretien et de la maintenance du bâtiment, afin de garantir sa valeur d’usage.
Enfin, le fait que la collectivité locale soit l’acteur essentiel du projet est une garantie supplémentaire de sa bonne intégration urbaine et architecturale.
Plusieurs d'entre vous m'ont signalé que les collectivités proposaient d'exercer la maîtrise d'ouvrage pour la réalisation de travaux de construction et de rénovation de bâtiments de police.
La présente circulaire vous donne les principaux éléments de cadrage de ce dispositif. Tirant les premiers enseignements des quelques projets immobiliers déjà conduits sous maîtrise d’ouvrage des collectivités, notamment le projet du commissariat de Savigny le Temple, elle précise en outre à quelles conditions ces projets peuvent être menés à bien dans le respect des intérêts bien compris des deux parties.
Plusieurs cas existent où les parties s’étant mal entendues au départ, la mise en œuvre du projet s’est trouvée compromise du fait d’une mauvaise définition du rôle et des responsabilités de chacun. J’appelle votre attention sur la nécessité d’observer strictement les orientations de la présente circulaire pour assurer le bon déroulement des opérations.
Cette circulaire fournit également les premières indications sur les modalités d’attribution du FCTVA. Une circulaire interministérielle du ministère de l’économie, des finances et de l’industrie et du ministère de l’intérieur de la sécurité intérieure et des libertés locales en déterminera les principes d’application. Elle concernera l’ensemble des mises à disposition visées par l’article 3.III de la loi (mises à disposition de l’Etat pour les besoins de la justice, de la police ou de la gendarmerie nationales).
1. Principes du dispositif.
L’article 3, III, 2° ouvre la possibilité à l’Etat de confier à une collectivité locale ou un établissement public de coopération intercommunale (EPCI) la maîtrise d’ouvrage de bâtiments affectés à des services de la Police nationale. Il ne s’agit donc pas d’un transfert de compétence, le droit commun demeurant la maîtrise d’ouvrage assurée par l’Etat.
L’exercice de la maîtrise d’ouvrage par les collectivités locales ou leurs établissements publics suppose donc un accord de l’Etat. Il convient de s’assurer à cette occasion que les avantages attendus de ce régime juridique, appréciés notamment sous l’angle de la rapidité d’exécution des travaux, de la souplesse dans la mobilisation des financements des différents partenaires ou du contexte domanial de l’opération, sont effectifs.
l’exercice de la maîtrise d’ouvrage. Seuls les collectivités ou leurs établissements publics qui en feront la demande pourront se voir confier par l’Etat la maîtrise d’ouvrage de ces opérations.
2. Nature des projets concernés.
Ce dispositif vise à favoriser le financement par les collectivités locales de projets d’amélioration des conditions d’accueil des usagers et de travail des policiers, de construction, de rénovation, de restructuration ou d’extension de commissariats voire de petits hôtels de police, représentant un montant total maximum de six millions d’euros à apprécier en fonction de la capacité financière de la collectivité concernée.
La maîtrise d’ouvrage de la collectivité locale s'applique ainsi de manière privilégiée à la construction de bâtiments hébergeant des effectifs compris entre 50 et 200 fonctionnaires. C'est précisément cette catégorie de commissariats qui fait l'objet de la mise au point d'un programme de réalisation type - le référentiel "CP 50-500" - qui sera disponible d'ici au 15 février.
3. Conditions préalables à la mise en œuvre d'une maîtrise d'ouvrage par la collectivité locale.
- La circulaire NOR INT F 02 00124 C du 3 mai 2002 relative à l'organisation de la maîtrise d'ouvrage immobilière distingue très clairement d'une part la phase des études préalables "étape fondamentale conditionnant la réussite de l'opération en termes de coûts, de délais et de satisfaction des besoins" et celle de la mise au point du programme des besoins immobiliers (PBI), d’autre part l’étape des études de maîtrise d’œuvre.
Avant que la collectivité ne prenne le relais avec les études de maîtrise d'œuvre, les études préalables et le PBI seront conduits sous votre responsabilité, selon les dispositions et avec les validations prévues par la circulaire du 3 mai précitée.
La qualité des études préalables et celle du PBI est un point d'autant plus déterminant que la collectivité assure ensuite la maîtrise d'ouvrage du bâtiment.
Et comme le montrent les quelques projets déjà lancés avec des collectivités locales, si la première phase est réalisée dans la précipitation et de manière superficielle, c'est le projet lui-même qui s'en trouvera fragilisé.
- Une convention entre l’Etat et la collectivité ou l’EPCI, propriétaire, est conclue dans tous les cas. Elle précise notamment le lieu d’implantation, le programme technique de construction, les engagements financiers des parties ainsi que la durée et les modalités de la mise à disposition des bâtiments. Vous trouverez en annexe à la présente circulaire un projet de convention type.
La signature effective de la convention conditionne le lancement par la collectivité des études de maîtrise d’œuvre. Sa mise en œuvre est assurée par un comité de pilotage présidé par vous-même et le représentant de la collectivité locale ou l’EPCI. Ce comité
associe votre représentant chargé du suivi de l’opération, le chef de projet « utilisateurs », le conducteur d’opération, le programmiste, ainsi que tout service dont la contribution est utile.
4. Le rôle des différents acteurs.
Pour l’essentiel, le rôle des services de l’Etat reprend les dispositions de la circulaire de référence, à cette réserve majeure que l’Etat n’est pas maître d’ouvrage.
La décision de principe de confier à une collectivité la maîtrise d’ouvrage relève du ministère (Cabinet/DGPN/DPAFI), à partir de l’appréciation que vous porterez sur les candidatures présentées.
La DPAFI agit en tant que direction d’investissement au sens de la circulaire NOR INT F 02 00124 C du 3 mai 2002. Elle mobilise les ressources financières nécessaires pour assurer la participation de l’Etat au projet. Elle valide les étapes clés du dossier : les études préalables, le PBI et la convention avant sa signature.
Le préfet territorialement compétent est le préfet pilote du projet. Son rôle est d’autant plus essentiel qu’il n’est ni personne responsable du marché ni maître d’ouvrage.
Il est en effet, l’interlocuteur principal de la collectivité locale ou de l’EPCI maître d’ouvrage. A ce titre, il adresse à la DPAFI, dès qu’il est prêt, le projet de convention prévu à l’article 3, III, 2° de la loi, pour validation.
Par un suivi rigoureux du projet et grâce au concours que lui apporte soit le SGAP, soit une assistance spécifique, il s’assure de la prise en compte des besoins fonctionnels des services de police et du respect des intérêts de l’Etat.
A ce titre, il pilote les actions préalables au lancement de l’opération. Il consulte les services utilisateurs et désigne également le chef de projet « utilisateurs » dans le cadre de l’élaboration du programme.
Il désigne une mission de type « assistance à maîtrise d’ouvrage » qui l’assiste dans le suivi du déroulement du projet en coordination avec la maîtrise d’ouvrage et le conducteur d’opération. Il participe aux différentes phases de réalisation des opérations depuis le concours de concepteurs jusqu’à la réception des travaux et la remise des immeubles à l’Etat.
Le préfet pilote donne son accord aux différentes phases des études avant leur approbation par le maître d’ouvrage. Il participe, avec voix délibérative, tant au jury du concours d’architecture qu’aux commissions d’appel d’offres. Il assure enfin le suivi du déroulement des travaux et adresse toute remarque utile au maître d’ouvrage.
Cette mission d’assistance est confiée par vos soins soit au SGAP soit à la direction départementale de l’équipement soit à une structure spécifique.
5. Financement des projets et récupération de la TVA.
Les modalités de participation financière de l’Etat feront l’objet d’instructions complémentaires. L’orientation actuelle est de faire en sorte que le financement de contraintes ou d’aménagements spécifiques, d’équipements supplémentaires par rapport au module de base défini par le référentiel type « 50-500 » et l’équipement mobilier soit assuré par une subvention imputée sur le titre VI.
L’article 3, III, 3° de la loi du 29 août 2002 insère un alinéa à l’article L.1615-7 du code général des collectivités territoriales et prévoit que les collectivités territoriales et les établissements publics de coopération intercommunale peuvent bénéficier du fonds de compensation pour la T.V.A pour les constructions mises en chantier, acquises à l’état neuf ou ayant fait l’objet d’une rénovation et qui sont mises à disposition de l’Etat à titre gratuit pour les besoins de la police. Ces travaux devront avoir reçu un commencement d’exécution pendant la durée de programmation soit avant le 31 décembre 2007.
Ce régime déroge donc temporairement au principe de non éligibilité des dépenses réalisées sur des biens mis à disposition de l’Etat, tiers non bénéficiaire du fonds de compensation pour la T.V.A, pour ce qui concerne notamment les constructions destinées à la police.
Aussi, pour être éligibles au F.C.T.V.A, ces dépenses doivent s’inscrire expressément dans le cadre d’une convention signée entre l’Etat et la collectivité ou l’établissement propriétaire telle prévue à l’article L.1311-4-1 du code général des collectivités territoriales et au paragraphe 3 de la présente circulaire.
Dans ces conditions, seules les dépenses engagées postérieurement à la signature de cette convention sont éligibles au fonds de compensation pour la T.V.A.
Il est rappelé, par ailleurs, que selon les dispositions de l’article L.1615-1 du code général des collectivités territoriales, le fonds de compensation pour la T.V.A a pour objet de compenser forfaitairement la taxe sur la valeur ajoutée acquittée par les collectivités territoriales sur leurs seules dépenses d’équipement.
A cet égard, il convient de souligner que la circulaire NOR INT/B/02/00059C du 26 février 2002 précise les règles d’imputation des biens meubles à la section d’investissement et notamment les conditions dans lesquelles les travaux de rénovation présentent le caractère de dépenses d’investissement ou les conditions dans lesquelles les frais d’études peuvent être intégrés à la valeur de l’équipement.
En outre, il y a lieu d’ajouter que les subventions spécifiques que peut verser l’Etat, au titre de sa participation à ces opérations de construction, doivent être déduites de l’assiette permettant l’attribution du fonds de compensation pour la T.V.A si elles sont calculées toutes taxes comprises. En revanche, les participations financières versées aux collectivités, maîtres d’ouvrage, par des personnes autres que l’Etat, et notamment par d’autres collectivités locales, ne sont pas à déduire des dépenses réelles d’investissement
prises en compte pour l’attribution du fonds. Ces dispositions relèvent du droit commun applicable au fonds de compensation pour la T.V.A.
Une circulaire conjointe du ministre de l’économie, des finances et de l’industrie et du ministre de l’intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales viendra préciser ce dispositif notamment en ce qui concerne les aspects comptables et les états déclaratifs à produire.
6. Suivi de la réalisation et de la réception des travaux.
Le modèle de convention ci-joint indique les modalités selon lesquelles les représentants de l’Etat, au premier rang desquels le service chargé d’assister le préfet pilote, sont associés aux différentes phases de réalisation des opérations.
Je rappelle que, pour éviter tout risque de requalification de la maîtrise d’ouvrage, les services de l’Etat ne peuvent intervenir directement auprès de la maîtrise d’œuvre ou des entreprises pendant le déroulement des travaux. C’est la collectivité ou son mandataire qui est votre correspondant.
A compter de la remise des immeubles à l’Etat, celui-ci occupant à titre gratuit le bâtiment, assurera les droits et obligations du locataire à l’exception de tout litige lié aux travaux, dont la collectivité ou son établissement a assuré la maîtrise d’ouvrage, avec des tiers ou avec les maîtres d’œuvre, les entrepreneurs, fournisseurs et prestataires intervenants ainsi que des actions incombant au maître d’ouvrage notamment dans le cadre de la garantie décennale.
En complément de ces informations sur le mécanisme spécifique de la maîtrise d’ouvrage des collectivités locales, vous trouverez en pièce jointe une plaquette de présentation du contenu de l’article 3 de la loi d’orientation et de programmation.
La sous-direction des affaires immobilières de la DPAFI, et la sous-direction des finances locales de la DGCL sur les aspects liés au F.C.T.V.A, sont à votre disposition pour toute information utile sur cette question.
Pour le ministre Le directeur de cabinet Claude GUEANT
PROJET DE CONVENTION DE MAITRIS E D’OUVRAGE
Entre
L’Etat (ministère de l’Intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales) représenté par (Mme/ M.) le Préfet du département ……
D’une part, Et
……….représenté(e) par ………dûment habilité par délibération du Conseil ………en date du……….dont extrait ci-annexé
d’autre part,
Vu le code général des collectivités locales et notamment ses articles L 1311-4-1 et L 1615-7 Vu l’agrément du ministre de l’Intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales en date du ………..accordé sur le dossier de candidature et d’expertise de l’opération transmis par le préfet de département le………;
Il est convenu ce qui suit
Préambule : (rappel du contexte de l’opération)
Article 1e r- Objet de la convention
Les signataires concluent la présente convention dans le but de construire/acquérir/rénover des locaux pour (présentation de l’opération)…………sur le site de………
Dans cette perspective, la présente convention porte sur les études (préciser le contenu) de l’ensemble (ou d’une partie) de ce projet et sur la construction des locaux (commissariat) définie au programme technique de construction.
L’Etat confie à la collectivité …………..qui accepte, la maîtrise d’ouvrage de l’opération définie ci-dessus.
Article-2 Lieu d’implantation
Les locaux du (commissariat) seront implantés sur un terrain situé ………, figurant au cadastre sous le numéro……….de la section………pour une superficie de………….appartenant à………..
Article-3 financement 3.1 principes généraux :
Le montant retenu pour cette opération, charge foncière comprise s’élève à
………comprenant l’ensemble des dépenses (études, travaux, mobilier, VRD). Le montant de la participation financière de chacun des partenaires de l’opération est précisé par le tableau figurant en annexe....
Les études préalables à l’élaboration du programme technique de construction et la définition de celui-ci ont été financées par l’Etat.
La participation de l’Etat est forfaitaire et définitive, le maître d’ouvrage supportent les risques du fait des aléas administratifs, techniques ou économiques.
3.2 procédure en cas de subvention versée par l’Etat
Le versement de la subvention de l’Etat s’effectuera en fonction de l’échéancier joint en annexe correspondant pour chaque échéance aux phase techniques suivantes :………..
Les paiements seront réalisés sur production d’un certificat établi par le maître d’ouvrage et validé par le représentant de l’Etat ordonnateur de la subvention, mentionnant l’état d’avancement des travaux par rapport à la réalisation effective des phases techniques décrites dans la présente convention.
Une retenue, représentant………..% du coût total de l’opération (1) , sera réalisée jusqu’à la réception des travaux et la remise à l’Etat des biens correspondants.
Le financement de cette opération est imputé sur le chapitre……… Le Trésorier payeur général de ………..est le comptable assignataire des dépenses.
Article 4- programme technique de construction
Le programme technique de construction de l’opération mis au point par l’Etat est joint à la présente convention.
___________________________________________________________________________
(1) indiquer le pourcentage défini opération par opération
Article-5 Maîtrise d’ouvrage
L’opération est menée par la collectivité territoriale sur la base des caractéristiques du projet fixées dans la décision ministérielle approuvant le dossier de candidature et d’expertise conformément au programme technique de construction visé à l’article 4 de la présente convention.
La construction devra être livrée au plus tard dans un délai de………mois à compter de la date de notification de la présente convention.
Le maître d’ouvrage s’engage à associer étroitement à la mise en oeuvre de l’opération, le préfet de département ainsi que le représentant du service qu’il aura désigné pour l’assister.
La liste des représentants de l’Etat interlocuteurs de la collectivité maître d’ouvrage figure en annexe….
L’Etat représenté par le préfet devra donner son accord explicite préalable aux différentes phases d’études, et notamment au stade de l’avant projet, avant leur approbation par le maître d’ouvrage.
Il sera notamment systématiquement représenté avec voix délibérative tant dans le concours de recrutement du maître d’œuvre que dans les commissions d’appel d’offres.
Par ailleurs, le maître d’ouvrage s’engage à procéder en liaison avec le préfet à la consultation des utilisateurs au stade de l’avant projet sommaire, conformément au dispositif de la circulaire dite « circulaire Roussely » n°86-55 du 13 février 1986 jointe en annexe …..
Pendant le déroulement des travaux, les services de l’Etat ne pourront pas intervenir directement auprès de la maîtrise d’œuvre ou des entreprises. Toutes les remarques utiles devront être adressées au maître d’ouvrage par l’intermédiaire du préfet. A cette fin, des réunions de travail seront organisées régulièrement et au moins une fois par mois entre le maître d’ouvrage et les services compétents de l’Etat (service chargé d’assister le préfet de département).
Article-6 remise des immeubles à l’Etat 6.1 Réception des travaux
La réception des travaux sera prononcée par le maître d’ouvrage qui veillera à ce que les représentants de l’Etat (service chargé d’assister le préfet de département) assistent aux opérations préalables à la réception des ouvrages.
Une ampliation du procès verbal des opérations préalables à la réception, des propositions du maître d’œuvre et de la décision de réception prise par le maître d’ouvrage sera adressée au préfet de département et au service chargé de l’assister pour information.
6.2 Prise de possession des locaux
Les ouvrages seront remis gratuitement à l’Etat après réception des travaux notifiée aux entreprises et à condition que la collectivité territoriale ait assuré toutes les obligations qui lui incombent pour permettre une mise en service immédiate de l’ouvrage.
La mise à disposition de l’ouvrage à l’Etat interviendra conformément aux stipulations suivantes. Toute remise partielle correspondant à une mise en fonctionnement fractionnée des bâtiments ne pourra intervenir qu’après la réception partielle correspondante.
La remise des ouvrages à l’Etat ne pourra être acceptée qu’après l’obtention de l’avis favorable d’ouverture au public de la commission de sécurité et d’accessibilité compétente.
La remise à l’Etat des ouvrages doit faire l’objet d’un constat contradictoire de l’état des lieux, consigné dans un procès verbal de remise signé par la collectivité territoriale maître d’ouvrage et par l’Etat représenté par ………..(service chargé d’assister le préfet de département).
Au procès verbal de remise à l’Etat sera annexé, en deux exemplaires, un dossier constitué des pièces suivantes :
Pièces administratives :
- arrêté de permis de construire et ses annexes :
- copies des marchés de maîtrise d’œuvre, de contrôle technique, de coordination sécurité-santé et de travaux et de leurs avenants
- procès verbaux de réception
- attestation d’assurance des maîtres d’œuvre et entreprises titulaires des marchés Pièces techniques :
- bilan des surfaces réalisées : utiles, dans œuvre et hors œuvre nettes ;
- notices de fonctionnement, d’entretien et de contrôle des divers équipements
- procès verbaux d’épreuve et de contrôle des matériaux et équipements mis en œuvre Pièces relatives à la sécurité :
- plans des installations et dispositifs concourant à la sécurité du bâtiment
Article 7. Conditions de mise à disposition de l’ouvrage 7.1 Droits et obligations de la collectivité territoriale propriétaire
L’ouvrage ayant été construit par la collectivité territoriale est mis à la disposition de l’Etat à titre gratuit. Dans le cas où par suite de suppression, fusion ou transfert de service l’Etat n’aurait plus l’utilisation des locaux mis à sa disposition celui ci peut dénoncer la convention de mise à disposition selon un délai de préavis de 6 mois.
Dans l’hypothèse où l’Etat ne remplirait pas ses obligations figurant au paragraphe 7.2 ci- dessous ou celles fixées par la convention prévue au paragraphe 7.3, la collectivité territoriale lui fait part de son intention de mettre un terme à la mise à disposition en faisant part des motifs qui la justifient par courrier recommandé avec accusé de réception adressé au moins six mois à l’avance au préfet du département.
Cette dénonciation ne pourra être effective que si l’Etat n’est pas en mesure de se conformer à ses obligations dans ce délai
La collectivité exerce les droits et obligations du propriétaire tels que définis par l’article 1720 du code civil et le décret n°97-855 du 17 septembre 1997 modifiant le décret n° 96-97 du 7 février 1996.
7.2 Droits et obligations de l’Etat :
Après prise de possession de l’ouvrage par l’Etat, celui-ci exerce les droits et obligations du locataire définies par l’article 1754 du code civil, le décret n° 87-712 du 26/08/1987 pris en application de la loi n°86-1290 du 26/08/1986 et les usages locaux.
Il prend l’engagement de maintenir les lieux en parfait état de fonctionnement.
Il est autorisé à faire sur l’immeuble occupé les installations et aménagements qu’il jugera opportuns sous réserve de l’accord préalable de la collectivité propriétaire en vue de permettre à celle-ci de prendre toutes les dispositions nécessaires à garantir la solidité de l’ouvrage.
7.3 Entretien et maintenance du bâtiment :
Les modalités particulières d’entretien et de maintenance du bâtiment et leurs conséquences sur les droits et obligations des parties font l’objet d’une convention annexée à la présente, distincte qui devra être signée avant la remise de l’immeuble.
Article-8 gestion des garanties
Entrent dans la mission de la collectivité territoriale maître d’ouvrage la levée des réserves de réception et le règlement de tout litige lié aux travaux dont elle a eu la maîtrise, avec des tiers
ou avec les entrepreneurs, maîtres d’œuvre, fournisseurs et prestataires intervenants ainsi que les actions qui lui incombent jusqu’à l’expiration de la période de parfait achèvement, ainsi que toutes les actions qui lui incombent en tant que propriétaire de l’ouvrage.
L’Etat doit lui assurer toute facilité pour assurer ces obligations.
Etat récapitulatif des annexes :
- lettre d’agrément du ministre
- dossier de candidature et d’expertise de l’opération - programme technique
- circulaire « Roussely »
- tableau récapitulatif de la participation des partenaires de l’opération - calendrier de l’opération
- liste nominative des représentants de chaque intervenant à l’opération - convention d’entretien-maintenance
