Messagerie,
contacts, notes,
tâches et
calendrier
Outlook
Version 1.2 – Août 2014 Jacqueline Frey
T
YPOGRAPHIE
MENU, COMMANDE, ONGLETS, OPTIONS. ETC… : PREMIÈRE LETTRE DE L’ÉLÉMENT EN MAJUSCULE
SYMBOLE > : DANS LES PROCÉDURES À SUIVRE LE SYMBOLE > EST
UTILISÉ POUR SÉPARER LE NOM DU MENU DE CELUI DE LA COMMANDE
Table des matières
Page I
RÉGLAGES D’INTERFACE _______________________________________________ 1
Choisir le dossier de démarrage _______________________________________________ 1
Régler l’affichage de l’interface _______________________________________________ 2
Réduire les volets ______________________________________________________ 2
Généralités à propos des personnalisations _____________________________________ 2
Stockage en local ou sur le serveur ? _______________________________________ 2
LA MESSAGERIE _____________________________________________________ 3
Personnaliser l'interface _____________________________________________________ 3
Régler les options d'affichage de la liste des messages ________________________ 3
Afficher les messages en tant que conversation ______________________________ 4
Lire et traiter des messages __________________________________________________ 5
Régler l’avertissement lors de la réception des messages ______________________ 5
Message lu/non lu _____________________________________________________ 5
Créer un dossier de recherche des messages non lus __________________________ 5
Régler les options de lecture automatique __________________________________ 6
Visualiser les pièces jointes ______________________________________________ 6
Visualiser les messages contenant des images _______________________________ 7
Répondre à un message _________________________________________________ 7
Renvoyer un message __________________________________________________ 7
Régler les options de réponses et de transfert _______________________________ 8
Transférer un message __________________________________________________ 8
Transférer un message en tant que pièce jointe ______________________________ 8
Organiser une réunion suite à un message reçu ______________________________ 8
Définir un expéditeur comme étant indésirable ______________________________ 9
Ignorer une conversation _______________________________________________ 10
Indiquer un suivi ______________________________________________________ 11
Traiter un suivi _______________________________________________________ 12
Afficher et traiter les rappels ____________________________________________ 12
Créer un dossier de recherche pour le suivi ________________________________ 13
Créer des catégories de couleurs _________________________________________ 14
Affecter une catégorie _________________________________________________ 14
Imprimer un message _________________________________________________ 16
Supprimer un message _________________________________________________ 16
Récupérer un message supprimé ________________________________________ 16
Vider le dossier Éléments supprimés ______________________________________ 16
Récupérer des messages supprimés après vidage de la corbeille ________________ 16
Page II
Table des matières
Composer et mettre en page un nouveau message ______________________________ 17
Insérer une annexe à un message ________________________________________ 18
Insérer un élément à un message ________________________________________ 18
Rédiger des messages en format HTML ou en format texte ___________________ 18
Utiliser un thème ou du papier à lettre ____________________________________ 19
Insérer des éléments graphiques ou un tableau _____________________________ 19
Ajouter un rappel à un message _________________________________________ 19
Créer une action rapide à partir d’un modèle existant ________________________ 20
Créer une nouvelle action rapide ________________________________________ 20
Créer et insérer une signature ___________________________________________ 21
Vérifier l’orthographe _________________________________________________ 21
Régler les options de message _______________________________________________ 22
Différer la rédaction d'un message / Rédiger un brouillon _____________________ 22
Différer l'envoi d'un message ___________________________________________ 22
Acheminer les réponses à une autre adresse _______________________________ 22
Demander un accusé de réception ou de lecture ____________________________ 23
Demander un accusé de réception ou de lecture pour tous les messages ________ 23
Répondre aux demandes de confirmation de lecture ________________________ 23
Rappeler un message envoyé par erreur __________________________________ 23
Paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau ____________________________ 24
Rechercher des messages __________________________________________________ 25
Rechercher rapidement des messages ____________________________________ 25
Effectuer une recherche plus ciblée ______________________________________ 25
Ajouter des critères de recherche ________________________________________ 25
Filtrer rapidement des messages ________________________________________ 26
Faire de l’ordre dans sa boîte ________________________________________________ 27
Connaître la taille des dossiers __________________________________________ 27
Créer des dossiers de classement ________________________________________ 27
Créer une règle de message ____________________________________________ 28
Attribuer une stratégie de rétention à un dossier ___________________________ 29
Attribuer une stratégie de rétention à des messages _________________________ 30
Nettoyer un dossier -‐ supprimer les messages redondants ____________________ 32
Enregistrer un message ________________________________________________ 33
L
ES CONTACTS____________________________________________________ 34
Créer un contact __________________________________________________________ 34
Créer un contact de la même société _____________________________________ 35
Créer un contact à partir d'un message reçu _______________________________ 35
Créer un groupe de contacts ____________________________________________ 35
Table des matières
Page III
Gérer les contacts à double _____________________________________________ 38
Créer et mettre en forme une carte de visite ___________________________________ 38
Envoyer sa carte de visite _______________________________________________ 39
Gérer les contacts _________________________________________________________ 40
Modifier un contact ___________________________________________________ 40
Modifier l'affichage des contacts _________________________________________ 40
Classer les contacts ___________________________________________________ 40
Modifier le classement des contacts ______________________________________ 40
Envoyer un message électronique à un contact _____________________________ 40
Envoyer un message électronique à un groupe de contact ____________________ 41
Organiser une réunion avec un contact ____________________________________ 41
Définir un rappel pour un contact ________________________________________ 41
Transférer une fiche contact ____________________________________________ 42
Imprimer des contacts _________________________________________________ 42
Supprimer un contact __________________________________________________ 42
Rechercher un contact _________________________________________________ 42
Utiliser un modèle de recherche _________________________________________ 43
Importer des contacts ______________________________________________________ 44
Visualiser les contacts par date d'importation (création) ______________________ 45
Fusionner ou exporter des contacts ___________________________________________ 46
Fusionner avec Word __________________________________________________ 46
Exporter une liste de contacts partielle ____________________________________ 47
LES NOTES _______________________________________________________ 49
Créer une note ___________________________________________________________ 49
Modifier et configurer des notes _____________________________________________ 49
Modifier le texte d'une note ____________________________________________ 49
Modifier l’affichage des notes ___________________________________________ 49
Modifier la couleur d'une note __________________________________________ 49
Modifier l'organisation des notes ________________________________________ 50
Supprimer une note ___________________________________________________ 50
Déplacer ou transférer des notes _____________________________________________ 50
Déplacer une note dans un module d'Outlook ______________________________ 50
Transférer une note en pièce jointe ______________________________________ 51
LES TÂCHES ______________________________________________________ 52
Créer une tâche __________________________________________________________ 52
Page IV
Table des matières
Modifier l'affichage des tâches __________________________________________ 53
Ajouter une colonne __________________________________________________ 54
Afficher la Barre des tâches _____________________________________________ 55
Afficher toutes les tâches ______________________________________________ 55
Modifier les options des tâches __________________________________________ 55
Transformer une tâche en tâche privée ___________________________________ 56
Supprimer une tâche __________________________________________________ 56
Imprimer des tâches __________________________________________________ 56
Les tâches périodiques _____________________________________________________ 56
Créer une tâche périodique _____________________________________________ 56
Ignorer une occurrence d'une tâche périodique ____________________________ 57
Attribuer un nouveau nom à une tâche périodique __________________________ 57
Terminer une tâche périodique __________________________________________ 57
Créer une tâche dont les occurrences sont basées sur sa date de réalisation ______ 57
Modifier la date d'échéance d'une tâche __________________________________ 58
Supprimer la périodicité _______________________________________________ 58
Supprimer une tâche périodique ________________________________________ 58
Trier des tâches __________________________________________________________ 59
Trier manuellement des tâches __________________________________________ 59
Trier des tâches et enregistrer le nouvel ordre de tri _________________________ 60
Assigner une tâche ________________________________________________________ 60
Répondre à une demande de tâche ______________________________________ 61
LE CALENDRIER ____________________________________________________ 62
Généralités ______________________________________________________________ 62
Les rendez-‐vous ______________________________________________________ 62
Les réunions _________________________________________________________ 62
Les événements ______________________________________________________ 62
Affichage du calendrier ____________________________________________________ 62
Afficher le calendrier sous forme de liste __________________________________ 62
Afficher la météo _____________________________________________________ 63
Choisir l'horaire de travail ______________________________________________ 63
Modifier la couleur d’affichage du calendrier _______________________________ 63
Supprimer l'option de rappel par défaut __________________________________ 63
Modifier l’échelle de temps -‐ ajouter un fuseau horaire ______________________ 64
Afficher les tâches à côté du calendrier ___________________________________ 64
Afficher les tâches quotidiennes sous le calendrier __________________________ 64
Créer un nouveau rendez-‐vous ______________________________________________ 64
Déplacer un rendez-‐vous _______________________________________________ 65
Table des matières
Page V
Créer un rendez-‐vous périodique ________________________________________ 66
Supprimer un rendez-‐vous ______________________________________________ 66
Imprimer le calendrier -‐ régler les options d’impression ___________________________ 67
Créer une réunion _________________________________________________________ 68
Régler les options du calendrier et du planificateur de réunion _________________ 69
Convertir un rendez-‐vous en réunion _____________________________________ 69
Donner suite à une demande de réunion __________________________________ 69
Obtenir des statistiques ________________________________________________ 70
Supprimer automatiquement des demandes de réunion ______________________ 70
Proposer une nouvelle heure pour une réunion _____________________________ 71
Interdire les contre-‐propositions d'horaire _________________________________ 71
Créer un événement _______________________________________________________ 71
Créer un événement annuel (par ex. anniversaire) ___________________________ 72
Partager ou envoyer son calendrier ___________________________________________ 72
Transformer un rendez-‐vous en rendez-‐vous privé __________________________ 72
Partager son calendrier – 1ère méthode ____________________________________ 73
Partager son calendrier – 2ème méthode __________________________________ 73
Partager son calendrier via le web ________________________________________ 75
Envoyer un calendrier par courrier électronique ____________________________ 76
Ouvrir le calendrier d'un autre utilisateur __________________________________ 77
Ouvrir le calendrier suite à une invitation __________________________________ 77
Afficher plusieurs calendriers ___________________________________________ 78
Régler l'affichage des calendrier _________________________________________ 79
Créer ou afficher des calendriers supplémentaires _______________________________ 79
Créer un calendrier supplémentaire vide __________________________________ 79
Les groupes de calendriers __________________________________________________ 80
Créer un groupe de calendriers __________________________________________ 80
Afficher un groupe de calendriers ________________________________________ 80
Supprimer un groupe de calendriers ______________________________________ 80
Rechercher dans un calendrier _______________________________________________ 81
La délégation _____________________________________________________________ 82
Généralités __________________________________________________________ 82
Désigner une personne comme délégué ___________________________________ 82
Modifier les autorisations d’un délégué ___________________________________ 83
Supprimer les autorisations _____________________________________________ 83
Page VI
Table des illustrations
Figure 1 -‐ Fenêtre de démarrage Outlook Aujourd'hui _____________________________ 1
Figure 2 -‐ Options / Dossier de démarrage _______________________________________ 1
Figure 3 -‐ Barre de navigation _________________________________________________ 1
Figure 4 -‐ Options / Personnalisation des volets __________________________________ 2
Figure 5 -‐ Galerie de clés de tri ________________________________________________ 3
Figure 6 -‐ Boutons du groupe Réorganisation ____________________________________ 4
Figure 7 -‐ Option d'avertissement de réception de nouveaux messages _______________ 5
Figure 8 -‐ Exemple de dossiers de recherche _____________________________________ 5
Figure 9 -‐ Options du volet de lecture __________________________________________ 6
Figure 10 -‐ Onglet Outils pièce jointe ___________________________________________ 6
Figure 11 -‐ Bandeau d'alerte __________________________________________________ 7
Figure 12 -‐ Boîte de dialogue Centre de gestion de la confidentialité __________________ 7
Figure 13 -‐ Onglet Accueil / Groupe Répondre ____________________________________ 7
Figure 14 -‐ Options Réponses et transferts ______________________________________ 8
Figure 15 -‐ Boîte de dialogue Expéditeurs bloqués ________________________________ 9
Figure 16 -‐ Ignorer la conversation ____________________________________________ 10
Figure 17 -‐ Options du bouton Assurer un suivi __________________________________ 11
Figure 18 -‐ Boîte de dialogue Personnaliser un suivi ______________________________ 11
Figure 19 -‐ Fenêtre des rappels ______________________________________________ 12
Figure 20 -‐ Boîte de dialogue nouveau dossier de recherche _______________________ 13
Figure 21 -‐ Zone des Favoris _________________________________________________ 13
Figure 22 -‐ Boîte de dialogue Catégories de couleurs _____________________________ 14
Figure 23 -‐ Exemple de catégories dans le calendrier _____________________________ 15
Figure 24 -‐ Exemple de catégories dans le dossier tâches __________________________ 15
Figure 25 -‐ Option du dossier Éléments supprimés _______________________________ 16
Figure 26 -‐ Choix du format des messages ______________________________________ 18
Figure 27 -‐ Onglet Insertion (extrait) __________________________________________ 19
Figure 28 -‐ Fenêtre de rappel ________________________________________________ 19
Figure 29 -‐ Galerie des actions rapides _________________________________________ 20
Figure 30 -‐ Boîte de dialogue nouvelle action rapide ______________________________ 20
Figure 31 -‐ Boîte de dialogue créer une signature ________________________________ 21
Figure 32 -‐ Options du vérificateur orthographique ______________________________ 21
Figure 33 -‐ Options d'enregistrement automatique _______________________________ 22
Figure 34 -‐ Options de remise des messages ____________________________________ 22
Figure 35 -‐ Options Accusé de lecture / Réception _______________________________ 23
Figure 36 -‐ Options de confirmation de lecture __________________________________ 23
Figure 37 -‐ Boîte de dialogue Rappeler ce message _______________________________ 23
Figure 38 -‐ Boîte de dialogue réponses automatiques (absence du bureau) ___________ 24
Figure 39 -‐ Onglet Outils de recherche / Groupe Étendue (extrait) ___________________ 25
Figure 40 -‐ Onglet Outils de recherche _________________________________________ 25
Figure 41 -‐ Options des résultats de recherche __________________________________ 26
Figure 42 -‐ Options du bouton Filtre de courrier _________________________________ 26
Figure 43 -‐ Boîte de dialogue Créer un dossier ___________________________________ 27
Figure 44 -‐ Boîte de dialogue créer une règle ____________________________________ 28
Figure 45 -‐ Boîte de dialogue Propriétés du dossier _______________________________ 29
Table des illustrations
Page VII
Figure 47 -‐ Options du bouton Nettoyer ________________________________________ 32
Figure 48 -‐ Options de nettoyage de conversation ________________________________ 32
Figure 49 -‐ Barre de navigation _______________________________________________ 34
Figure 50 -‐ Fenêtre de nouveau contact ________________________________________ 34
Figure 51 -‐ Zone d'information sur l'expéditeur __________________________________ 35
Figure 52 -‐ Fenêtre Nouveau groupe de contacts _________________________________ 35
Figure 53 -‐ Boîte de dialogue Ajouter un compte _________________________________ 36
Figure 54 -‐ Boîte de dialogue Annuaire LDAP ____________________________________ 36
Figure 55 -‐ Onglet Rechercher LDAP ___________________________________________ 37
Figure 56 -‐ Boîte de dialogue Carnet d'adresses __________________________________ 37
Figure 57 -‐ Boîte de dialogue Contact en double détecté __________________________ 38
Figure 58 -‐ Boîte de dialogue Modifier la carte de visite ___________________________ 39
Figure 59 -‐ Galerie d'affichage des contacts _____________________________________ 40
Figure 60 -‐ Options de classement des contacts __________________________________ 40
Figure 61 -‐ Boîte de dialogue Rappel personnalisé ________________________________ 41
Figure 62 -‐ Paramètres d'impression ___________________________________________ 42
Figure 63 -‐ Boîte de dialogue Mappage des champs ______________________________ 44
Figure 64 -‐ Galerie des affichages _____________________________________________ 45
Figure 65 -‐ Boîte de dialogue fusion des contacts ________________________________ 46
Figure 66 -‐ Boîte de dialogue assistant import et export ___________________________ 47
Figure 67 -‐ Barre de navigation _______________________________________________ 49
Figure 68 -‐ Options d'affichage des icônes ______________________________________ 49
Figure 69 -‐ Boîte de dialogue Affichage du format des icônes _______________________ 50
Figure 70 -‐ Options de copie _________________________________________________ 50
Figure 71 -‐ Barre de navigation _______________________________________________ 52
Figure 72 -‐ Fenêtre Nouvelle tâche ____________________________________________ 52
Figure 73 -‐ Exemple de liste des tâches ________________________________________ 52
Figure 74 -‐ Galerie des options d'affichage des tâches _____________________________ 53
Figure 75 -‐ Sélecteur de champs ______________________________________________ 54
Figure 76 -‐ Options des tâches _______________________________________________ 55
Figure 77 -‐ Boîte de dialogue Périodicité de la tâche ______________________________ 56
Figure 78 -‐ Boîte de dialogue Assigner une tâche _________________________________ 60
Figure 79 -‐ Choix d'affichage du calendrier ______________________________________ 62
Figure 80 -‐ Options des horaires de travail ______________________________________ 63
Figure 81 -‐ Options rappels par défaut _________________________________________ 63
Figure 82 -‐ Option Nouveau fuseau horaire _____________________________________ 64
Figure 83 -‐ Navigateur de dates ______________________________________________ 64
Figure 84 -‐ Liste des disponibilités _____________________________________________ 65
Figure 85 -‐ Boîte de dialogue Périodicité du rendez-‐vous __________________________ 66
Figure 86 -‐ Boîte de dialogue Imprimer / Paramètres d'impression ___________________ 67
Figure 87 -‐ Boîte de dialogue Mise en page _____________________________________ 67
Figure 88 -‐ Boîte de dialogue Organiser une réunion ______________________________ 68
Figure 89 -‐ Boîte de dialogue Options du calendrier ______________________________ 69
Figure 90 -‐ Fenêtre de Publication de calendrier _________________________________ 75
Page VIII
Table des illustrations
Figure 93 -‐ Calendriers partagés ______________________________________________ 77
Figure 94 -‐ Affichage de calendriers en mode côte à côte -‐ disposition verticale ________ 78
Figure 95 -‐ Affichage des calendriers en mode Superposition -‐ disposition verticale _____ 78
Figure 96 -‐ boîte de dialogue Options Outlook ___________________________________ 79
Figure 97 -‐ Zone Mes calendriers _____________________________________________ 79
Figure 98 -‐ Zone Groupe de calendriers ________________________________________ 80
Figure 99 -‐ Résultats de recherche ____________________________________________ 81
Figure 100 -‐ Boîte de dialogue Autorisation aux délégués __________________________ 82
O
UTLOOK
2013
M
ESSAGERIE
,
CONTACTS
,
NOTES
,
TÂCHES ET CALENDRIER
R
ÉGLAGES D’
INTERFACECHOISIR LE DOSSIER DE DÉMARRAGE
Par défaut à l'ouverture du logiciel, Outlook affiche votre Boîte de réception. Si vous utilisez les autres fonctionnalités telles que le calendrier ou la liste des tâches, vous pourriez modifier la vue au démarrage afin d'obtenir une vision d'ensemble de vos activités de la semaine, telles que les rendez-‐vous (y.c. privés), anniversaires, séances, tâches et messages non lus :
FIGURE 1 -‐ FENÊTRE DE DÉMARRAGE OUTLOOK AUJOURD'HUI
Allez dans l’onglet Fichier > Options > Options avancées
FIGURE 2 -‐ OPTIONS / DOSSIER DE DÉMARRAGE
Cliquez sur Parcourir et choisissez le nom de votre boîte aux lettres
Au bas de l'interface d'Outlook, vous trouvez une barre de navigation vous permettant d'accéder aux différentes fonctionnalités du logiciel :
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Outlook 2013
R
ÉGLER L’AFFICHAGE DE L’INTERFACE
Utilisez les boutons de l’onglet Affichage pour
définir quelle zone doit être affichée et à quel endroit de l’interface
L'apparence du volet de lecture et de la barre de navigation peut être personnalisée en allant dans l’onglet Fichier > Options > Options avancées :
FIGURE 4 -‐ OPTIONS / PERSONNALISATION DES VOLETS
RÉDUIRE LES VOLETS
Pour réduire ou développer un volet, cliquez sur la flèche
G
ÉNÉRALITÉS À PROPOS DES PERSONNALISATIONSAu fur et à mesure que vous utiliserez Outlook, vous serez amené à en modifier son interface afin qu'elle réponde à vos besoins. En plus de ces réglages "cosmétiques", vous allez utiliser des fonctionnalités telles que les signatures, le gestionnaire d'absence du bureau, les catégories, etc… Il est bon de savoir que certaines de ces personnalisations sont enregistrées en local et d'autres sur le serveur. Si les personnalisations sont enregistrées sur le serveur, vous les retrouverez lorsque vous ouvrez une session sur un autre ordinateur ou lorsque vous ouvrez votre boîte aux lettres sur owa.unil.ch.
STOCKAGE EN LOCAL OU SUR LE SERVEUR ?
Exemples de personnalisations Local Serveur
Régler la taille des zones de l'interface
Ajouter / masquer des colonnes
Modifier le classement global des contacts
Modifier les polices de rédaction
Créer et appliquer des catégories
Placer des indicateurs
Créer des règles
Régler le gestionnaire d'absence
Créer des signatures
Outlook 2013
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L
A MESSAGERIECliquez sur le bouton Courrier dans la barre de navigation pour atteindre votre boîte aux lettres
Les dossiers par défaut de la messagerie sont les suivants : Boîte de réception : contient tous les messages reçus
Brouillons : vous permet de stocker les messages en cours de rédaction ou éventuellement les messages servant de modèles Éléments envoyés : contient une copie de tous les messages
envoyés
Éléments supprimés : contient tous les éléments supprimés Boîte d’envoi : stocke les messages qui n'ont pas pu être
envoyés (par ex. lors d’un travail hors connexion)
Courrier indésirable : stocke les messages dont vous avez bloqué l'expéditeur
Flux RSS : stocke les news liées aux abonnements que vous avez conclus sur des sites proposant cette prestation
IL EST BIEN ENTENDU POSSIBLE D’AJOUTER AUTANT DE DOSSIERS DE CLASSEMENT SOUHAITÉS À LA LISTE DES DOSSIERS.
P
ERSONNALISER L'
INTERFACERÉGLER LES OPTIONS D'AFFICHAGE DE LA LISTE DES MESSAGES
Placez votre souris sur l'une des bordures et glissez dans le sens souhaité pour effectuer le redimensionnement des zones
Dans l'onglet Affichage > groupe Réorganisation > choisissez la clé de tri
FIGURE 5 -‐ GALERIE DE CLÉS DE TRI
La flèche de cette galerie permet d’accéder à des options supplémentaires, dont l’affichage des messages dans des groupes Utilisez les boutons du groupe Réorganisation pour modifier
l’ordre de tri, ajouter des colonnes et développer/réduire le regroupement des messages
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Outlook 2013
Utilisez le bouton Aperçu du message pour visualiser une ou plusieurs lignes de texte des messages (ou aucune ligne)
FIGURE 6 -‐ BOUTONS DU GROUPE RÉORGANISATION
AFFICHER LES MESSAGES EN TANT QUE CONVERSATION
Dans l'onglet Affichage > groupe Messages > cochez l’option Afficher en tant que conversation si vous souhaitez que les sujets soient regroupés par sujet (comme dans les forums de discussion sur le Web). Lorsque vous cochez cette option, Outlook vous demande si vous souhaitez appliquer cet affichage au dossier en cours ou à toutes les boîtes aux lettres
REMARQUEZ LA PRÉSENCE DU BOUTON PARAMÈTRES DE CONVER-‐
SATION DONNANT ACCÈS À DES OPTIONS SUPPLÉMENTAIRES LIÉES À LA PRÉSENTATION DES CONVERSATIONS.
Outlook 2013
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L
IRE ET TRAITER DES MESSAGESRÉGLER L’AVERTISSEMENT LORS DE LA RÉCEPTION DES MESSAGES
Allez dans l'onglet Fichier > Options > catégorie Courrier :
FIGURE 7 -‐ OPTION D'AVERTISSEMENT DE RÉCEPTION DE NOUVEAUX MESSAGES
Par défaut à l’arrivée d’un nouveau message, le dossier Boîte de réception change d'apparence (en gras) et affiche entre parenthèses le nombre de messages non lus.
MESSAGE LU/NON LU
Cliquez sur le message souhaité
Dans l’onglet Accueil > groupe Indicateurs > cliquez sur le bouton Non lu/Lu
CRÉER UN DOSSIER DE RECHERCHE DES MESSAGES NON LUS
Dans le volet des dossiers, cliquez avec le bouton droit de la souris sur Dossiers de recherche > Dossiers de recherche
Choisissez Courrier non lu
FIGURE 8 -‐ EXEMPLE DE DOSSIERS DE RECHERCHE
À l’aide d’un cliquer-‐glisser, déplacez ce dossier de recherche dans la zone des Favoris
SI VOUS SOUHAITEZ SUPPRIMER UN DOSSIER DE LA ZONE DES FAVORIS, CLIQUEZ SUR LE DOSSIER EN QUESTION AVEC LE BOUTON DROIT DE LA
SOURIS ET CHOISISSEZ LA COMMANDE SUPPRIMER DU DOSSIER
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Outlook 2013
RÉGLER LES OPTIONS DE LECTURE AUTOMATIQUE
Par défaut, si vous cliquez sur un message puis sur un autre (changement de sélection), Outlook considère que le 1er message est lu et l’ouvre automatiquement.
Pour modifier ce paramètre, allez dans l'onglet Fichier > Options > catégorie Courrier
Cliquez sur le bouton Volet de lecture
Désactivez ensuite les options qui vous semblent inutiles; en l'occurrence Marquer l'élément comme lu lors du changement de sélection
FIGURE 9 -‐ OPTIONS DU VOLET DE LECTURE
VISUALISER LES PIÈCES JOINTES
Ouvrez le message dont vous souhaitez prévisualiser la pièce jointe
Cliquez sur l’icône de la pièce jointe dans le message
Si souhaité, utilisez les boutons de l’onglet Outils Pièce jointe pour gérer la pièce jointe :
FIGURE 10 -‐ ONGLET OUTILS PIÈCE JOINTE
Pour afficher à nouveau le texte du message, cliquez sur le bouton Message
Outlook 2013
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VISUALISER LES MESSAGES CONTENANT DES IMAGES
Pour protéger votre machine, Outlook empêche le téléchargement automatique des images contenues dans un message.
Pour afficher les images, cliquez sur le bandeau d'alerte :
FIGURE 11 -‐ BANDEAU D'ALERTE
Pour afficher les images du message ouvert, cliquez sur Télécharger les images dans le menu contextuel
Pour régler les paramètres d'affichage des images, cliquez sur Modifier les paramètres de téléchargement automatique :
FIGURE 12 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE CENTRE DE GESTION DE LA CONFIDENTIALITÉ
RÉPONDRE À UN MESSAGE
Sélectionnez le message dans la liste des messages
Dans l'onglet Accueil > groupe Répondre > cliquez sur les boutons Répondre ou Répondre à tous :
FIGURE 13 -‐ ONGLET ACCUEIL / GROUPE RÉPONDRE
RENVOYER UN MESSAGE
Allez dans Éléments envoyés > ouvrez le message à renvoyer > cliquez sur le bouton Action > Renvoyer ce message.
IL NE S'AGIT PAS D'UNE REDIRECTION, LE MESSAGE AINSI RENVOYÉ
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Outlook 2013
RÉGLER LES OPTIONS DE RÉPONSES ET DE TRANSFERT
Aller dans l'onglet Fichier > Options > catégorie Courrier > Réponses et transferts :
FIGURE 14 -‐ OPTIONS RÉPONSES ET TRANSFERTS
Choisissez si vous souhaitez :
Ouvrir les réponses et les transferts dans une nouvelle fenêtre Fermer la fenêtre du message d'origine
Inclure ou non le texte d'origine dans la réponse ou le transfert
TRANSFÉRER UN MESSAGE
Cliquez sur le message à transférer
Dans l'onglet Accueil > groupe Répondre > cliquez sur le bouton Transférer
Indiquez l'adresse de messagerie du destinataire puis cliquez sur le bouton Envoyer
TRANSFÉRER UN MESSAGE EN TANT QUE PIÈCE JOINTE
Cliquez sur le message à transférer
Dans l'onglet Accueil > groupe Répondre > cliquez sur le bouton Plus > Transférer en tant que pièce jointe
Indiquez l'adresse de messagerie du destinataire puis cliquez sur le bouton Envoyer
ORGANISER UNE RÉUNION SUITE À UN MESSAGE REÇU
Cliquez sur le message reçu
Dans l'onglet Accueil > groupe Répondre > cliquez sur le bouton Réunion
Indiquez l'emplacement et les heures de début et de fin, puis cliquez sur le bouton Envoyer
Outlook 2013
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DÉFINIR UN EXPÉDITEUR COMME ÉTANT INDÉSIRABLE
Cliquez sur le message à traiter
Dans l'onglet Accueil > groupe Supprimer > cliquez sur le bouton Courrier indésirable
Dans le menu du bouton, choisissez la commande Bloquer l’expéditeur; les messages déjà reçus et les futurs messages de cet expéditeur seront dorénavant déplacés dans le dossier Courrier indésirable
REMARQUEZ QUE VOUS NE POUVEZ PAS BLOQUER UN EXPÉDITEUR
TRAVAILLANT DANS LA MÊME ENTREPRISE QUE VOUS.
FIGURE 15 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE EXPÉDITEURS BLOQUÉS
PAR LA SUITE, SI VOUS REGRETTEZ D'AVOIR AJOUTÉ UN EXPÉDITEUR
AUX INDÉSIRABLES, CLIQUEZ SUR LE BOUTON COURRIER INDÉSIRABLE
ET CHOISISSEZ LA COMMANDE OPTIONS DU COURRIER INDÉSIRABLE. ALLEZ ENSUITE DANS L’ONGLET EXPÉDITEURS BLOQUÉS ET SUPPRIMEZ L’ADRESSE DE LA LISTE.
REMARQUEZ QUE LES MESSAGES DÉJÀ PRÉSENTS DANS LE DOSSIER COURRIER INDÉSIRABLE NE SONT PAS RE-‐DÉPLACÉS DANS VOTRE BOÎTE DE RÉCEPTION.
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Outlook 2013
IGNORER UNE CONVERSATION
Cette option permet de déplacer automatiquement dans le dossier Éléments supprimés les messages possédant le même objet (mais provenant de plusieurs expéditeurs différents).
Sélectionnez le message en question
Dans l’onglet Accueil > groupe Supprimer > cliquez sur le bouton Ignorer
FIGURE 16 -‐ IGNORER LA CONVERSATION
Confirmez en cliquant sur le bouton Ignorer la conversation ; les messages présents dans la Boîte de réception ainsi que les futurs messages (réponses) traitant du même sujet seront déplacés dans le dossier Éléments supprimés
PAR LA SUITE, SI VOUS REGRETTEZ D'AVOIR IGNORÉ UNE CONVER-‐ SATION, ALLEZ DANS VOTRE DOSSIER ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS, CLIQUEZ
SUR LA CONVERSATION IGNORÉE ET CLIQUEZ SUR LE BOUTON IGNORER
> ARRÊTER D'IGNORER LA CONVERSATION.
LA CONVERSATION EST ALORS REPLACÉE DANS VOTRE BOÎTE DE
RÉCEPTION.
Outlook 2013
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INDIQUER UN SUIVI
Cliquez sur le message pour lequel vous souhaitez indiquer un suivi
Dans l'onglet Accueil > groupe Indicateurs > cliquez sur le bouton Assurer un suivi
Choisissez parmi les options de la liste :
FIGURE 17 -‐ OPTIONS DU BOUTON ASSURER UN SUIVI
FIGURE 18 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE PERSONNALISER UN SUIVI
REMARQUEZ QUE L'UTILISATION DES INDICATEURS "TRANSFORME"
LES MESSAGES EN TÂCHES; IL EST DONC NORMAL DE LES RETROUVER DANS LA LISTE DES TÂCHES.
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Outlook 2013
TRAITER UN SUIVI
Afin d'éviter des rappels intempestifs, il est nécessaire d'indiquer à Outlook que vous avez effectué le suivi d'une tâche sur un message.
Cliquez sur l'indicateur afin de marquer la tâche comme étant faite
AFFICHER ET TRAITER LES RAPPELS
Allez dans l'onglet Affichage > groupe Fenêtre > cliquez sur le bouton Fenêtre des rappels :
FIGURE 19 -‐ FENÊTRE DES RAPPELS
Sélectionnez le rappel, choisissez de le répéter dans X minutes ou faites-‐le disparaître définitivement; pour traiter plusieurs rappels à la fois, sélectionnez-‐les avec la touche Maj
SI VOS MESSAGES OU TÂCHES APPARAISSENT ÉCRITS EN ROUGE DANS LA LISTE DES MESSAGES OU LA LISTE DES TÂCHES CELA SIGNIFIE QUE VOUS AVEZ OMIS D'INDIQUER À OUTLOOK QUE LE TRAVAIL A ÉTÉ FAIT… OU QUE VOUS AVEZ "LOUPÉ" L'ÉCHÉANCE INDIQUÉE.
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CRÉER UN DOSSIER DE RECHERCHE POUR LE SUIVI
Dans le volet des dossiers, cliquez sur Dossiers de recherche avec le bouton droit de la souris > Dossier de recherche
Choisissez Courrier avec indicateur de suivi
FIGURE 20 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE NOUVEAU DOSSIER DE RECHERCHE
À l’aide d’un cliquer-‐glisser, déplacez ce nouveau dossier de recherche dans la zone des Favoris :
FIGURE 21 -‐ ZONE DES FAVORIS
Par la suite, allez dans le dossier Pour le suivi dans vos Favoris, donnez suite au message (autrement dit indiquez que le travail a été fait) en cliquant sur l'indicateur
CETTE DERNIÈRE ACTION A POUR EFFET DE SUPPRIMER L’ALIAS DU MESSAGE DANS LE DOSSIER DE RECHERCHE POUR LE SUIVI ET DE PLACER UNE COCHE VERTE SUR L’ORIGINAL SITUÉ DANS LA BOÎTE DE RÉCEPTION.
L’ÉVENTUELLE SUPPRESSION DU MESSAGE ORIGINAL CONTENU DANS
LA BOÎTE DE RÉCEPTION ENTRAÎNE LA SUPPRESSION DE SON ALIAS
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CRÉER DES CATÉGORIES DE COULEURS
Par défaut, Outlook propose des catégories de couleurs permettant de classer les différents éléments d'Outlook (messages, rendez-‐vous, tâches, contacts…) afin de les identifier aisément, de les rechercher, de les filtrer… L'intérêt réside dans le fait que vous allez pouvoir personnaliser ces catégories afin qu'elles répondent à vos besoins.
Pour créer des catégories, allez dans l'onglet Accueil > groupe Indicateurs > bouton Classer > Toutes les catégories
Utilisez les boutons Nouveau, Renommer, Supprimer pour gérer vos catégories :
FIGURE 22 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE CATÉGORIES DE COULEURS
AFFECTER UNE CATÉGORIE
Une fois les catégories créées, il ne vous reste plus qu'à les affecter aux différents éléments d'Outlook.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément à catégoriser > commande Classer > choisissez une catégorie
Pour catégoriser un élément ouvert, cliquez sur le bouton , puis sélectionnez une catégorie
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FIGURE 23 -‐ EXEMPLE DE CATÉGORIES DANS LE CALENDRIER
FIGURE 24 -‐ EXEMPLE DE CATÉGORIES DANS LE DOSSIER TÂCHES
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IMPRIMER UN MESSAGE
Sélectionnez dans la liste le ou les messages que vous souhaitez imprimer à l'aide des touches Ctrl ou Maj
Dans l’onglet Fichier > choisissez la commande Imprimer > choisissez les paramètres (Tableau ou Mémo)
Si souhaité, cliquez sur le bouton Aperçu et utilisez les boutons de réglages d’aperçu en bas à droite de l’interface
SUPPRIMER UN MESSAGE
Sélectionnez le ou les messages à l'aide des touches Ctrl ou Maj Cliquez sur le bouton Supprimer. Le message transite alors dans le
dossier Éléments supprimés où vous pouvez encore le récupérer
POUR SUPPRIMER DÉFINITIVEMENT UN MESSAGE SANS LE FAIRE
TRANSITER DANS LE DOSSIER ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS, SÉLECTIONNEZ
LE FICHIER À SUPPRIMER ET APPUYEZ SUR MAJ + DELETE.
RÉCUPÉRER UN MESSAGE SUPPRIMÉ
Allez dans le dossier Éléments supprimés
Sélectionnez le message que vous voulez récupérer Faites-‐le glisser dans le dossier souhaité
VIDER LE DOSSIER ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS
Automatiquement (non recommandé) : Allez dans l'onglet Fichier > Options > catégorie Options avancées :
FIGURE 25 -‐ OPTION DU DOSSIER ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS
RÉCUPÉRER DES MESSAGES SUPPRIMÉS APRÈS VIDAGE DE LA CORBEILLE
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier Éléments supprimés > choisissez Récupérer les éléments supprimés
Sélectionnez les éléments à récupérer et cliquez sur le bouton , lesquels sont alors replacés dans le dossier Éléments supprimés; remarquez que cela n'est possible que dans un délai de 30 jours
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COMPOSER ET METTRE EN PAGE UN NOUVEAU MESSAGE
Dans l'onglet Accueil, cliquez sur le bouton Nouveau message électronique
Tapez l'adresse de messagerie du destinataire; il est possible d’indiquer plusieurs destinataires les uns après les autres en les séparant par un point-‐virgule (par défaut la virgule n'est pas autorisée)
LA SAISIE SEMI-‐AUTOMATIQUE FAITE PAR OUTLOOK TIENT COMPTE DE
LA FRÉQUENCE ET DE LA DATE D'ENVOI DES MESSAGES. LES
PERSONNES AUXQUELLES VOUS AVEZ LE PLUS FRÉQUEMMENT ENVOYÉ DES MESSAGES ET LE PLUS RÉCEMMENT APPARAISSENT TOUJOURS EN TÊTE DANS LA LISTE DE NOMS SUGGÉRÉS.
VOUS POUVEZ SUPPRIMER UNE ADRESSE CONTENUE DANS CETTE LISTE À L’AIDE DE LA PETITE CROIX SITUÉE EN FACE DE L’ADRESSE.
DANS LA ZONE A, UTILISEZ LE RACCOURCI CLAVIER CTRL + K POUR
VÉRIFIER SI LA PERSONNE EST PRÉSENTE DANS LE CARNET D'ADRESSE
GLOBAL DE L'ENTREPRISE OU DANS VOS CONTACTS. SI ELLE S'Y
TROUVE, OUTLOOK COMPLÈTE L'ADRESSE AUTOMATIQUEMENT.
ou cliquez sur le bouton "A" et sélectionnez les destinataires, sachant que :
A = le ou les destinataires reçoivent le message original Cc = les destinataires reçoivent une copie du message
Cci = les destinataires reçoivent une copie invisible. Les autres destinataires (sous A: et Cc:) ne peuvent pas savoir que vous avez envoyé une copie du message à ces personnes
Si vous souhaitez enlever une personne dans ces zones, cliquez sur la personne et appuyez sur la touche Delete
SI LE CHAMP CCI N'EST PAS VISIBLE, ALLEZ DANS L'ONGLET OPTIONS > GROUPE AFFICHER LES CHAMPS ET CLIQUEZ SUR LE BOUTON CCI.
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INSÉRER UNE ANNEXE À UN MESSAGE
Dans l’onglet Message > groupe Inclure > cliquez sur le bouton Un fichier
Allez chercher le fichier sur votre disque dur (si vous désirez joindre plusieurs fichiers, sélectionnez-‐les à l'aide des touches Maj ou Ctrl) puis cliquez sur le bouton Insérer
Le fichier apparaît alors au bas de votre message ou dans la zone Joint située en-‐dessous de l'objet, selon le format de rédaction du message (HTML, Texte brut, Texte enrichi)
INSÉRER UN ÉLÉMENT À UN MESSAGE
Dans l’onglet Message > groupe Inclure > cliquez sur le bouton Un élément > par ex. Éléments Outlook
Choisissez si vous souhaitez insérer l'élément en tant que texte dans le message ou en tant que pièce jointe
CETTE FONCTIONNALITÉ PERMET NOTAMMENT D'ENVOYER À VOS COLLÈGUES UNE LISTE DE DISTRIBUTION (GROUPE DE CONTACTS) QUE VOUS AURIEZ CRÉÉE ET QUE VOUS SOUHAITEZ GÉNÉREUSEMENT
METTRE À LEUR DISPOSITION.
À LA RÉCEPTION DE VOTRE MESSAGE, VOS COLLÈGUES N'AURONT PLUS
QU'À GLISSER CETTE LISTE DE DISTRIBUTION DANS LE DOSSIER
PERSONNES POUR LA RÉCUPÉRER.
RÉDIGER DES MESSAGES EN FORMAT HTML OU EN FORMAT TEXTE
Dans Outlook, les messages que vous rédigez peuvent être en trois formats soit Texte brut, Texte enrichi ou HTML.
Le choix du format par défaut s’effectue dans l’onglet Fichier > Options > catégorie Courrier :
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UTILISER UN THÈME OU DU PAPIER À LETTRE
Si vous décidez d’envoyer des messages en format HTML, vous pouvez les agrémenter d'images de fond et de papier à lettre :
Allez dans l'onglet Accueil > bouton Nouveaux éléments > Message en utilisant…
INSÉRER DES ÉLÉMENTS GRAPHIQUES OU UN TABLEAU
Cliquez sur l'onglet Insertion > utilisez les boutons Tableau, Image ou Images clipart, Formes, SmartArt ou Graphique
FIGURE 27 -‐ ONGLET INSERTION (EXTRAIT)
AJOUTER UN RAPPEL À UN MESSAGE
Dans ce cas-‐là, le rappel est destiné aux personnes recevant votre message. Ceux-‐ci verront l'icône indiquant que le message est accompagné d'un rappel et que ce rappel a été placé par l'expéditeur du message (et non par eux-‐mêmes).
PAR COURTOISIE, OUTLOOK FAIT LA DISTINCTION ENTRE
L'INDICATEUR ET L'INDICATEUR .
EN EFFET, L'INDICATEUR NE TRANSFORME PAS LE MESSAGE EN
TÂCHE. VOS DESTINATAIRES NE RETROUVERONT DONC PAS VOTRE
MESSAGE DANS LEUR DOSSIER TÂCHES.
Dans l'onglet Message > groupe Indicateurs > cliquez sur le bouton Assurer un suivi > Ajouter un rappel
Indiquez que l'indicateur est destiné aux destinataires du message Indiquez le libellé, la date et l'heure du rappel :
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CRÉER UNE ACTION RAPIDE À PARTIR D’UN MODÈLE EXISTANT
Allez dans l'onglet Accueil > groupe Actions rapides > déroulez la galerie:
FIGURE 29 -‐ GALERIE DES ACTIONS RAPIDES
Choisissez par ex. Au responsable…
Donnez un nom (court) à cette action rapide
Indiquez les adresses de messagerie pour le transfert Cliquez éventuellement sur le bouton Options et validez Utilisez ensuite cette action rapide pour vos futurs transferts
CRÉER UNE NOUVELLE ACTION RAPIDE
Si aucune des actions rapides proposées dans la galerie des modèles ne vous convient, vous pouvez en créer une manuellement à l’aide du bouton Créer dans la galerie (ou Nouvelle action rapide) :
FIGURE 30 -‐ BOÎTE DE DIALOGUE NOUVELLE ACTION RAPIDE
Entrez des adresses dans les zones A, CC et Cci (facultatif) Tapez un objet et le texte du message
