DEMANDE DE PROPOSITIONS POUR DES SERVICES COMPLETS DE MARKETING NUMÉRIQUE
Les Photographes professionnels du Canada sont un groupe diversifié d’artistes créatifs qui se consacrent aux normes les plus élevées de l’imagerie professionnelle. Nous invitons les photographes de tous genres à se joindre à notre communauté de professionnels dévoués.
Notre vision
Être les leaders canadiens dans le développement et le maintien du plus haut niveau d’excellence photographique.
Notre mission
Qualifier et soutenir les photographes pour qu’ils deviennent des leaders de l’industrie et informer le public de l’intérêt d’engager un photographe professionnel accrédité.
Notre histoire
PPOC représente une longue histoire et un avenir très prometteur dans le secteur de la création au Canada.
En 1946, les photographes commerciaux et de presse de l’Ontario ont formé une organisation qui a obtenu une charte fédérale et est devenue l’Association des
photographes commerciaux et de presse du Canada (CAPPAC). Le 30 octobre 1962, le nom a été modifié pour devenir Professional Photographers of Canada Inc. (PPOC) afin de refléter la nature nationale des membres.
Au fil des ans, d’autres juridictions provinciales ont créé leurs propres associations, et en 2014, elles se sont réunies pour s’unifier dans ce qui est maintenant les PPOC.
Notre conseil d’administration compte sept membres représentant leurs régions.
L’exécutif est élu par les membres du conseil aux postes de président, de vice-
président et de trésorier. Le conseil dispose d’un directeur général qui fournit un soutien administratif.
I. DEMANDE DE PROPOSITIONS (RFP)
Photographes professionnels du Canada (PPOC)
PPOC recherchent l’aide d’une entreprise qualifiée en marketing des médias
numériques afin d’accroître la notoriété des Photographes professionnels du Canada en tant qu’organisation nationale, d’augmenter le nombre de membres et d’éduquer le
public sur les avantages d’engager un photographe professionnel pour leurs besoins commerciaux et leurs portraits.
Le plan média numérique comprendra les éléments suivants :
• Un plan global ciblé pour augmenter le trafic sur le site web, le nombre d’adhérents et le recours à des photographes professionnels accrédités.
• Faire connaître la marque PPOC, attirer des membres potentiels qualifiés sur le site web des PPOC et les informer de la valeur des avantages offerts aux
membres.
• Cibler et attirer l’attention des médias afin de sensibiliser le public aux avantages d’engager un photographe professionnel.
• Les plateformes de médias sociaux pourraient inclure : Facebook, Instagram, Twitter, TikTok, YouTube, LinkedIn, etc.
Nos comptes de médias sociaux actuels sont les suivants : Facebook: https://www.facebook.com/PPOCNational Instagram: https://www.instagram.com/ppoc_national/
Twitter : https://twitter.com/ppoc_national Vue d’ensemble
Les PPOC lancent cette demande de propositions (RFP) pour solliciter des propositions de sociétés qualifiées ayant une expérience avérée dans la prestation de services à une organisation dans des secteurs d’activité à but non lucratif axée sur les membres, de préférence dans les secteurs d’activité créatifs. Le candidat ou l’entreprise doit avoir une certification en marketing numérique ou être en mesure de démontrer son expertise en marketing des médias sociaux, PPC, courriel et marketing de contenu, analytiques, SEO, publicité vidéo, optimisation et stratégie de marketing numérique.
Date limite de soumission
Pour être pleinement prises en considération, les propositions en réponse à cette demande de propositions doivent parvenir au bureau des Photographes professionnels du Canada au plus tard le lundi 25 avril 2022 à 17 h HAE.
II. CONDITIONS DE SOUMISSION
Afin de contrôler la diffusion des informations relatives à la présente RFP, les
organisations intéressées par la soumission de propositions ne doivent pas prendre contact personnellement avec un membre du conseil d’administration ou du personnel, sauf dans les cas prévus ci-dessous.
Les questions concernant la présente RFP doivent être soumises au plus tard le lundi 18 avril 2022 à 17 h (HAE). Toutes les questions doivent être adressées par courriel à la personne indiquée ci-dessous :
Tanya Thompson, directrice générale Tél. : (519) 537-2555
Photographes professionnels du Canada Sans frais : 1-888-643-7762
209 Light Street Télécopieur : 1-888-831-4036
Woodstock ON Courriel : exec.director@ppoc.ca N4S 6H6
Les PPOC se réservent le droit d’accepter ou de rejeter une ou toutes les propositions et/ou de solliciter à nouveau ou d’annuler le processus de passation de marché, si cela est jugé dans le meilleur intérêt des PPOC. En outre, les PPOC se réservent le droit de renoncer à toute irrégularité dans la présente RFP et dans les réponses telles que livrées aux PPOC. Les PPOC n’organiseront pas de séances d’information à l’intention des entreprises non sélectionnées pour cette mission. Les soumissionnaires sont responsables de toutes les dépenses engagées dans la préparation desdites propositions.
Soumission des propositions
Toutes les propositions seront horodatées dès leur réception. Toute proposition reçue après l’heure indiquée ci-dessus sera retournée sans être ouverte. Veuillez soumettre une proposition par voie numérique à l’attention de Mme Tanya Thompson. En
caractères gras, indiquez les mots suivants sur la ligne d’objet : « PPOC DIGITAL MEDIA MARKETING SERVICES RFP ».
Les propositions doivent être brèves et concises et inclure des références à des associations du secteur à but non lucratif ou à des associations caritatives. Chaque proposition doit comprendre au minimum les éléments suivants :
1) Lettre de présentation : Une lettre de présentation datée d’une page maximum doit être soumise, comprenant le nom légal du répondant, l’adresse du bureau et l’adresse électronique, les numéros de téléphone et de télécopieur, ainsi que le nom et le titre de la ou des personnes autorisées à soumettre la proposition au nom de l’entreprise.
2) Résumé : Le résumé doit contenir un aperçu de votre approche générale de la prestation de services, ainsi qu’un résumé de vos qualifications pour vous engager dans une relation de services professionnels avec les PPOC.
3) Descriptif : Fournissez une description détaillée des types de services offerts par votre entreprise. L’exposé doit comprendre les éléments suivants :
a. Décrivez l’expérience de votre entreprise en matière de collaboration avec d’autres organisations du secteur créatif partageant les mêmes idées.
b. Fournissez un organigramme illustrant les lignes de communication entre l’équipe et les PPOC. Incluez les curriculum vitae du personnel qui sera affecté à ce projet. Définissez précisément le rôle de chaque personne et décrivez son expérience individuelle. Indiquez qui sera le principal contact des PPOC. Indiquez l’emplacement des locaux et les méthodes
permettant d’assurer la coordination de tous les travaux du projet.
c. Fournir des exemples de campagnes de marketing numérique complètes et réussies de clients actuels ou passés, de préférence avec une
organisation des secteurs créatifs.
d. Incluez des exemples de rapports tels que la fréquence, la livraison, les éléments visuels, la fonctionnalité, etc. et le mécanisme de suivi utilisé pour les performances.
e. Les coordonnées de deux références.
4) Honoraires pour les services : Fournir des honoraires pour la portée des services décrits dans la section III de la présente RFP qui ne dépassent pas le montant budgété par les PPOC de 6 500,00 $ pour une période de campagne de 12 mois. Les honoraires seront un « montant à ne pas dépasser » pour les services décrits dans la RFP et
facturés en fonction du temps et des coûts accumulés et approuvés. Aux fins de la présente proposition, les PPOC sont disposés à négocier de bonne foi toute autre structure d’honoraires proposée.
5) Informations sur la société : Inclure une fiche d’information sur la société dûment remplie contenant une liste de tous les dirigeants de la société et des fiches
d’information sur les sous-traitants dûment remplies (le cas échéant).
Les réponses à l’appel d’offres doivent être complètes et préparées dans un format qui donne un aperçu perspicace, direct et concis des capacités de vos entreprises. Des faits et des informations supplémentaires autres que ceux énumérés ci-dessus peuvent être inclus s’ils contribuent à mettre en évidence les qualifications et l’expérience de vos entreprises. Tous les documents soumis en réponse à la présente RFP deviendront la propriété des PPOC et seront considérés comme faisant partie du dossier public du siège social des PPOC, à l’exception des informations financières exclusives qui doivent être clairement marquées comme confidentielles.
III. PORTÉE DES SERVICES Général
Les Photographes professionnels du Canada sollicitent des propositions de la part d’entreprises expérimentées qui ont déjà mené à bien des campagnes de marketing dans les médias numériques spécialement conçues pour des organismes sans but lucratif.
Objectif
Les Photographes professionnels du Canada souhaitent retenir les services d’une entreprise de marketing numérique expérimentée afin de faire connaître l’organisme de photographie, d’attirer de nouveaux membres et de les fidéliser, ainsi que de
sensibiliser la population à l’échelle nationale à l’embauche de photographes professionnels pour leur expertise.
Livrables
Consultation continue, selon les besoins, pour guider les PPOC vers les meilleures et les plus récentes opportunités de marketing numérique. Fournir une ventilation des coûts par type de publicité numérique utilisée dans la stratégie de campagne. Inclure la progression de l’objectif vers les réalisations cibles par le biais de rapports
hebdomadaires, bihebdomadaires ou mensuels sur les indicateurs clés de performance.
Exigences minimales pour les soumissionnaires
Les candidats doivent avoir l’expérience d’un programme de marketing médiatique réussi pour une organisation du secteur à but non lucratif. Démontrer la capacité de créer un plan stratégique de marketing numérique qui correspond au budget de marketing des PPOC.
Le candidat doit avoir une connaissance pratique et une compréhension des derniers outils de marketing disponibles, la capacité de fournir des rapports complets sur les indicateurs clés de performance, de créer un programme gagnant de sensibilisation à la marque et de proposer des stratégies de marketing pour attirer le trafic vers les PPOC.
Les candidats doivent être en mesure de fournir des documents dans les deux langues officielles.
Durée du contrat
Il est prévu que la durée initiale de l’accord de services professionnels soit d’un an et puisse inclure une option de renouvellement.
IV. PROCESSUS DE SÉLECTION
Les PPOC procéderont à un examen des propositions soumises en réponse à la présente RFP. Les propositions seront d’abord examinées pour s’assurer qu’elles sont conformes aux exigences et aux renseignements demandés dans la présente RFP. Les PPOC examineront les réponses écrites à cette RFP et noteront chaque proposition en fonction des critères énumérés ci-dessous.
Chaque proposition sera évaluée et notée en fonction des critères suivants, à titre indicatif ; toutefois, ce système de classement ne déterminera pas nécessairement l’attribution d’un contrat.
Points
1. Expérience de la prestation de services de marketing numérique à des organismes à but non lucratif du secteur de la création (ou de secteurs connexes) - 25 points
2. Évaluation de la stratégie de marketing numérique des PPOC proposée par l’entreprise - 35 points
3. Capacité à travailler dans le cadre du budget marketing des PPOC - 20 points 4. Connaissance de la publicité dans les secteurs créatifs - 10 points
5. Références - 10 points
L’entreprise sélectionnée entamera des négociations avec les PPOC. Si les
négociations aboutissent, les PPOC et l’entreprise sélectionnée prépareront un accord de services professionnels.
V. TERMES ET CONDITIONS DE BASE
L’entreprise sélectionnée doit protéger, indemniser, défendre et dégager de toute responsabilité les PPOC et ses employés contre toute réclamation, tout dommage, toute perte, tout coût, toute dépense (y compris les honoraires d’avocat et les frais de justice raisonnables) ou toute responsabilité de toute nature en raison de dommages
matériels, de blessures corporelles ou de décès, lesquels dommages, pertes, coûts, dépenses ou responsabilités découlent directement ou indirectement des actes ou omissions de l’équipe de développement sélectionnée ou y sont liés, ses dirigeants, agents, employés, entrepreneurs et sous-traitants pendant la durée de l’entente avec les PPOC et en rapport avec celle-ci, sauf dans la mesure où ces réclamations, dommages, pertes, coûts, dépenses ou responsabilités résultent de la négligence active et unique ou de la faute intentionnelle des PPOC ou de leurs dirigeants, agents et employés respectifs.
Dossier public
Les répondants doivent être conscients que tous les documents de proposition soumis sont soumis aux lois du gouvernement fédéral du Canada, et que les informations contenues dans les propositions peuvent être publiques après la fin du processus d’examen.
Modalités et conditions
• Cette demande de propositions n’engage pas les PPOC à attribuer un contrat à un entrepreneur, à défrayer les coûts encourus dans la préparation d’une réponse à cette demande, ou à fournir ou contracter des services.
• Toutes les demandes de propositions soumises deviennent la propriété des PPOC en tant que documents publics. Toutes les demandes de propositions peuvent faire l’objet d’un examen public, sur demande, à moins d’être exemptées comme indiqué ailleurs dans la présente demande de propositions.
• Les PPOC se réservent le droit de rejeter toutes les soumissions. La sélection dépend de la négociation d’un contrat mutuellement acceptable avec le
soumissionnaire retenu.
• Les PPOC se réservent le droit d’annuler, en partie ou en totalité, cette RFP, y compris, mais sans s’y limiter : le calendrier de sélection, la date de soumission et les exigences de soumission. Si les PPOC annulent ou révisent la RFP, tous les répondants enregistrés en seront informés par les PPOC.
• Les PPOC se réservent le droit de demander des informations supplémentaires et/ou des clarifications à l’un ou à tous les répondants à cette RFP.
Nous remercions tous ceux qui postulent.
Les candidats retenus seront contactés avant le 31 mai 2022.
