- OOo CALC -
GUIDE DE PRISE EN MAIN
1/ Présentation d'OOo Calc
2/ Gestion des documents
3/ Mise en forme des documents
4/ Les calculs et les fonctions
5/ Les graphiques
1/ Présentation d'OOo Calc :
a- Généralités :
OOo Calc est un tableur : C'est un outil qui permet de fabriquer des tableaux. Ces tableaux sont dits dynamiques, c'est-à-dire que le contenu de certaines cases dépend du contenu d'autres cases.
Pour lancer Calc, cliquez sur l'icône situé sur votre bureau :
Le tableur se lance et s'ouvre sur un classeur vierge :
Les cases sont appelées Cellules.
L'ensemble des cellules est appelé Feuille.
Un classeur est composé de plusieurs feuilles. Par défaut, lorsqu'on ouvre Calc, le classeur possède 3 feuilles vierges.
b- Déplacements :
● Pour se déplacer de cellule en cellule, vous pouvez :
- Utiliser les barres de défilement en bas et à droite.
- Utiliser les flèches du clavier.
● Pour atteindre une cellule précise dans la feuille, vous pouvez saisir directement ses
coordonnées dans la zone de saisie, puis appuyer sur Entrée :
● Grâce aux boutons de défilement d'onglets, vous pouvez visualiser le nom de la feuille à
atteindre.
c- Sélections :
● Pour sélectionner des cellules adjacentes, vous pouvez utiliser une des trois techniques
suivantes :
le cliqué-glissé : Cliquez dans la première cellule à sélectionner et, sans relâcher le bouton de la souris, faites glisser celle-ci pour étendre la sélection. Relâchez le bouton de la souris lorsque la sélection vous convient.
Le clavier : Appuyez sur la touche et, tout en la maintenant enfoncée, utilisez les touches de déplacement correspondant à la sélection à réaliser.
● Pour sélectionner des cellules non-adjacentes :
Sélectionnez le premier bloc de cellules,
Pointez la première cellule du bloc suivant, appuyez sur la touche et faites glisser, si besoin est, pour sélectionner un bloc de cellules.
Relâchez ensuite la touche puis la souris.
● Pour sélectionner des lignes ou des colonnes :
Procédez selon les techniques suivantes :
Ligne : cliquez sur le numéro de la ligne à sélectionner ou activez une cellule située dans la ligne puis tapez Colonne : Cliquez sur le numéro de la colonne à sélectionner
ou activez une cellule située sur la colonne puis tapez
● Pour sélectionner toutes les cellules de la feuille de calcul :
Cliquez sur le bouton situé à l'intersection des lignes et des colonnes ou tapez Ctrl + A.
Shift
Ctrl
Shift Espace
2/ Gestion des documents :
a- Pour ouvrir un classeur existant :
Dans le menu , cliquez sur Fichier, puis sur ouvrir. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton :
Indiquez l'emplacement de votre classeur grâce au menu déroulant Regarder dans.
Vous pouvez aussi consulter la liste des derniers documents ouverts en cliquant sur Fichier, puis sur Derniers documents utilisés.
b- Pour enregistrer un document :
Dans le menu, cliquez sur Fichier, puis sur Enregistrer. Vous pouvez aussi cliquer sur
Indiquez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer votre document, ainisi que son nom.
c- Pour nommer une feuille du classeur :
Le nom apparaît sur l'onglet de la feuille.
Pour nommer la feuille, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'onglet de celle-ci, puis sélectionnez :
d- Copier une feuille du classeur vers une autre :
Placez-vous sur la feuille que vous souhaitez copier. Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez déplacez/copiez la feuille.
Activez la case Copier et choisissez l'emplacement de votre copie de feuille.
e- Pour déplacer une feuille dans le classeur actif :
Cliquez sur l'onglet de la feuille à déplacer.
Réalisez un cliqué-glissé vers la nouvelle position. Lorsque la position vous convient, relâchez la souris.
f- Pour supprimer une feuille du classeur :
Sélectionner la feuille à supprimer :
Editer – Feuille – Supprimer.
g- Pour insérer une feuille dans le classeur :
Sélectionner la feuille avant laquelle vous souhaitez insérer la nouvelle feuille. Cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Insérer une feuille.
3/ Mise en forme des documents :
a- Saisie des données :
Activer la cellule d'affichage de la donnée que vous souhaitez entrer et saisissez-la. Cela peut être du texte, des chiffres ou des formules comme nous le verrons après.
Vous pouvez vérifier votre saisie dans la barre de formule :
Dès la saisie, deux symboles apparaîssent : Permet d'annuler la saisie.
Permet de valider la saisie ( équivaut à la touche
Lorsque votre donnée est saisie, appuyez sur Entrée, ce qui aura pour effet de valider votre donnée et de passer à la cellule adjacente.
b- insérer des caractères spéciaux :
Vous avez la possibilité d'insérer des symboles qui ne figurent pas sur le clavier, en cliquant sur le menu insérer puis en choisissant caractères spéciaux:
c- Entrer un même contenu dans plusieurs cellules :
Selectionnez la plage des cellules concernées.
Entrez le contenu commun à toutes les cellules ( texte ou formule) Validez par
Alt Entrée
Saisie et recopie sont réalisées en une seule manipulation.
d- Saisir plusieurs lignes dans une cellule :
Activer la cellule de saisie. Saisissez le contenu de votre cellule en faisant
Ctrl Entrée
à chaque
fois que vous souhaitez revenir à la ligne dans la cellule.e- Créer une série de données :
➔ Série de données simple :
Vous pouvez créer une suite logique de données dans plusieurs cellules, comme par exemple les jours de la semaine, les mois de l'année...
Prenons par exemple les jours de la semaine : Saisissez dans une cellule le premier jour de la semaine, validez ( Entrée ) et replacez-vous sur cette cellule :
Nous allons saisir le coin inférieur droit de la cellule, symbolisé par un petit carré noir et appelé Poignée de recopie.
Puis, faites glisser votre souris verticalement ou horizontalement selon la disposition souhaitée, pour sélectionner la plage de cellules souhaitée.
Lâchez le bouton de votre souris :
➔ Créer une série de données complexe :
De la même façon vous pouvez créer une série logique de nombres. Il faudra préciser l'incrément de cette série, i.e. L'écart entre chaque nombre de cette série.
Par exemple si je souhaite écrire une suite de nombres impairs :
J'écris le premier nombre de ma série, puis le deuxième pour préciser l'incrément et je sélectionne ces deux cellules :
Je saisis la poignée de recopie et je fais glisser jusqu'à l'endroit voulu :
f- Annoter des cellules :
Vous pouvez associer des notes à des cellules.
● Activez la cellule à annoter. ● Menu Insérer, puis Notes.
● Renseignez le texte de la note puis appuyez sur Echap une fois terminé.
● Un carré rouge apparaît en haut à droite de la cellule, matérialisant l'existence d'une note sur cette cellule. ● Pour visualiser la note, clic droit sur la cellule puis : Afficher la note.
g- Modifier le contenu d'une cellule :
Pour modifier le contenu de cellule, double-cliquez dans la cellule à modifier. Le curseur apparaît dans la cellule à modifier. Saisissez vos modifications puis validez.
h- Effacer le contenu d'une cellule :
Sélectionnez les cellules à effacer, puis appuyez sur
Suppr.
Un menu apparaît vous proposant plusieurs options de suppression. Une fois vos choix effectués, cliquez sur ok.
i- Copies et déplacements :
➔ Sélectionnez les cellules à copier puis clic-droit, copier.
Placez-vous sur la cellule souhaitée, puis clic-droit.
Si vous sélectionnez Coller, le contenu et la mise en forme des cellules seront collés à cet endroit. Si vous sélectionnez Collage spécial, vous pouvez choisir différentes fonctions de recopie :
Si vous ne souhaitez copier que le contenu, ou la mise forme, si vous souhaitez décaler les cellules lors de la copie, etc.
j- Les lignes, colonnes et cellules :
● Pour insérer des lignes ( ou des colonnes ) , sélectionnez la ligne entière en cliquant sur le
numéro de la ligne ( ou la colonne entière en cliquant sur la lettre de la colonne.)
Clic droit puis sélectionnez Insérer des lignes.( Ou insérer des colonnes). La ligne insérée apparaît au- dessus de la ligne sélectionnée.
Pour insérer plusieurs lignes, sélectionnez autant de lignes que vous souhaitez en insérer.
● Pour supprimer une ligne entière, sélectionnez-là en cliquant sur son numéro, puis clic droit
et Supprimer des lignes.
● Pour modifier la hauteur d'une ligne, sélectionnez les ligns concernées par cette hauteur,
pointez le trait horizontal situé au-dessous du chiffre de l'une de ces lignes, puis faites un cliqué-glissé.
Relâchez lorsque la hauteur vous convient.
● Pour insérer des cellules, sélectionnez autant de cellules qu'il faut en insérer. Puis
sélectionnez le menu Insérer – cellules. Plusieurs options vous sont proposées :
4/ Les calculs et les fonctions :
a- Les sommes :
Dans cet exemple, nous souhaitons calculer la somme des cellules A1 et B1 dans la cellule C1 :
1ère méthode : Positionnez-vous sur la cellule C1 et cliquez sur le signe « = » à gauche de la zone de formule. Ecrivez 56+78 et validez. La somme s'affiche automatiquement.
2ème méthode : Positionnez-vous sur la cellule C1 et cliquez sur le signe « = ». Cliquez ensuite sur la cellule A1, puis tapez « + » puis cliquez sur la cellule B1. Validez. La somme apparaît.
Cette méthode a l'avantage de calculer une somme relative. C'est à dire que si le contenu de A1 ou B1 change, la cellule C1 sera actualisée en conséquence, ce qui n'était pas le cas avec la première méthode.
3ème méthode : Cliquez sur . Le logiciel vous propose automatiquement une plage de cellules à additionner. Si cette plage convient, appuyer sur Entrée. Sinon, sélectionnez la plage de cellules souhaitées et validez en appuyant sur la touche Entrée.
Si vous souhaitez, de la même façon calculer dans la cellule C2 la somme de A2 et B2, dans la cellule C3 la somme de A3 et B3 :
Placez-vous sur C1, cliquez sur sa poignée de recopie et glissez jusqu'à la cellule C3 : Lâchez :
b- Utiliser les fonctions :
Le logiciel Calc permet d'effectuer de nombreuses opérations, de la plus simple à la plus
compliquée. Pour visualiser l'ensemble de ces fonctions, allez dans le menu Insérer puis Liste des
fonctions.
Un volet apparaît sur la droite, vous permettant de visualiser toutes les fonctions proposées par Calc, et rangées par catégories :
Le cadre en bas propose une description de la fonction. formule.
Voici un tableau décrivant les formules les plus couramment utilisées : Fonction Utilité
Moyenne Calcule la moyenne d'une plage de cellule.
Min Détermine la valeur minimum d'une plage de cellules Max Détermine la valeur maximum d'une plage de cellules
Pour utiliser une fonction, sélectionnez la cellule souhaitée puis cliquez sur L'assistant de fonctions s'ouvre vous aidant à renseigner vos paramètres.
c- Utiliser la formule conditionnelle :
Dans l'exemple qui suit :
Le représentant touche une commission de 7 % si son chiffre d'affaires est d'au moins 33 000 €, et de 5% sinon.
Placez-vous sur la cellule C3 et cliquez sur
L'assistant de fonctions s'ouvre. Choisissez la fonction Si dans la catégorie Logique.
Cliquez sur Suivant
Ici, le test est de savoir si le chiffre d'affaires est supérieur à 33 000 €. Si c'est vrai, la valeur est 7 % de B3 Si c'est faux, la valeur est 5 % de B3. On renseigne :
Et on valide en cliquant sur Ok.
5/ Les graphiques :
Reprenons l'exemple précédent :
Nous souhaitons créer un diagramme en bâtons avec en abscisse les noms des représentants, et en ordonnée le chiffre d'affaires de chacun.
Sélectionnez les plages concernées ( si elles ne sont pas adjacentes, utilisez la touche Ctrl) cliquez sur
puis cliquez sur la feuille de calcul
Cliquez sur Créer. Le graphique apparaît.
6/ Les listes de données :
Voici un exemple de liste de données : Chaque colonne correspond à un champ. Chacun de ces champs possède en en-tête un nom, appelé étiquette dans Ooo Calc.
Vous pouvez constater ici qu'il y a 11 champs, tous étiquetés.
a- Les tris :
Ooo Calc nous propose d'effectuer toute sorte de tris sur cette liste de données.
Allez dans le menu Données puis sélectionnez Trier. Une fenêtre apparaît, vous demandant sur quel champ vous souhaitez effectuer votre tri.
Cliquez sur l'onglet options et activez la plage contient des étiquettes de colonnes.
Ce qui aura pour effet de ne pas trier les étiquettes d'en-tête et de les laisser sur la première ligne. Revenez sur l'onglet Critères de tri et faites votre choix de tri :
Votre liste de données est triée selon l'ordre alphabétique croissant des prénoms des enfants. Vous pouvez effectuer plusieurs tris simultanés.
Par exemple vous pouvez trier d'abord selon le cycle, puis le niveau, puis le nom des enfants.
Vous aurez ainsi votre liste par niveau, puis par classe, et dans chaque classe, les enfants seront rangés dans l'ordre alphabétique.
b- Les filtres :
Les filtres vont permettre, à l'instar des tris, d'organiser sa liste de données selon des critères précis.
Placez-vous sur la première étiquette de votre liste et cliquez sur le menu Données, puis Filtre et Autofiltre. Des menus déroulants apparaîssent sur chaque étiquette :
En cliquant sur le menu d'une colonne, vous constatez qu'ils contiennent toutes les données de cette colonne. Ainsi pour filtrer les données recherchées, il suffit de cliquer sur celle-ci.
Par exemple, si je souhaite ne voir que les enfants de la classe de CE2, je sélectionne CE2 dans le menu de la colonne niveau :
Ce qui donne :
Vous remarquez que la flèche de la colonne Niveau est maintenant bleue pour signifier qu'un filtre est appliqué sur cette colonne.
Bien entendu, vous pouvez ensuite appliquer un autre filtre, par exemple si on souhaite ne voir que les filles de la classe de CE2.
Pour enlever tous les filtres, il suffit de retourner dans le menu données, filtre puis autofiltre. En sélectionnant Standard dans un menu, on peut utiliser un filtre plus précis qui s'appuie sur des requêtes personnalisées :
Cette requête laissera filtrer tous les enfants qui ne sont pas nés à Paris. Cliquez sur OK.
c- Le pilote de données :
Avec Ooo Calc, vous pouvez exploiter une liste de données en créant vos propres tableaux à double entrée.
Par exemple, vous souhaiteriez connaître le nombre d'enfants de chaque sexe dans chaque niveau : Le nombre de garçons en CE2, le nombre de filles en CP, etc.
Pour se faire, sélectionnez une cellule de votre liste, cliquez sur le menu Données, puis Pilote de
données et enfin, Démarrer.
Votre liste est sélectionnée automatiquement. Cliquez sur OK
On passe ensuite à la fenêtre de configuration de notre tableau :
Il s'agit ici de faire glisser les champs qui nous intéressent dans les bonnes cellules. Nous souhaitons connaître le nombre d'élèves par niveau et par sexe.
Nous allons donc faire glisser l'étiquette Sexe dans la colonne Ligne Champs, puis l'étiquette
niveau dans la ligne Champs de colonne.
Dans la partie Champs de données, faites glisser l'étiquette nomenfant.
Par défaut, l'assistant veut effectuer la somme des noms des enfants, ce qui ici n'a aucun sens. Double-cliquez sur cette étiquette puis choisissez Nombre pour obtenir le nombre d'enfants dans chaque niveau et de chaque sexe.
Validez puis validez encore pour obtenir votre tableau qui se place par défaut tout en bas de votre liste :
Ce type de tableau permet des exploitations très précises de votre liste de données.
Pour modifier les champs dans chaque ligne et dans chaque colonne, revenez à l'assistant en cliquant droit dans votre tableau et en choisissant Activer
