Non, l’externalisation ne m’a pas tuer !
Retour d’exp•rience
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Universit€ Objectif Cash 22 octobre 2010
EBREX France en quelques mots
– D€marrage d’activit€ en 2007
– Activit€s principales : transport, messagerie et logistique du froid
– CA 2009 :127 M€, projection 2010 : 135 M€
– 23 agences r€gionales, r€parties sur tout le territoire national
– 1.200 personnes, dont 1.150 op€rationnels
– 56.000 factures fournisseurs par an
– Externalisation des fonctions comptabilit€, tr€sorerie, paie et administration du personnel, informatique et recouvrement
– Changement d’actionariat en juillet 2010
Les enjeux de l’externalisation
– Moderniser rapidement une fonction Finance Gestion ƒ du 20€ si„cle …
– G€rer au mieux l’€volution de notre activit€ dans un secteur d’activit€ en tension permanente
– Se concentrer sur nos activit€s op€rationnelles, notamment en termes de d€veloppement commercial et de production
– Ma†triser le co‡t complet des activit€s comptables et d’administration de la paye et du personnel
– S’assurer un acc„s rapide et souple ˆ l’ensemble des comp€tences du domaine financier et du reengineering utiles ˆ l’entreprise, selon une logique de co‡t variable
– B€n€ficier d’une grande souplesse de fonctionnement et d’une forte r€activit€ des €quipes de support, avec un objectif annonc€ de qualit€ de service et d’efficacit€ du service rendu ˆ sa Client„le interne (les directions op€rationnelles) et externe (les clients de l’entreprise)
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Universit€ Objectif Cash 22 octobre 2010
Les principaux r•sultats obtenus gr‚ce au projet d’externalisation
– Gestion d€l€gu€e performante des fonctions comptables et d’administration de la paie et du personnel d’EBREX France – objectifs de qualit€ de service et d’efficience administrative tenus : r€duction des d€lais de clŠture - pilotage r€gulier des op€rations - …
– Mise en place d’une €quipe performante et motiv€e de 12 ETP au sein d’un Centre de Services Partag€s, externalis€ chez Deloitte : motivation des €quipes - paix sociale
– Refonte compl„te de la fonction Finance Gestion : avant 40 personnes pour 180 M€ de chiffre d’affaires, aujourd’hui, y compris effectifs externalis€s, 17 personnes pour 150 M€ de chiffre d’affaires
– Elaboration d’un SLA facilitant le pilotage rigoureux des processus DAF et mise en place d’indicateurs de mesure pertinents de l’activit€ du CSP au service de EBREX France
– Aide ˆ la concentration sur le coeur de m€tier - flexibilit€ et compl€tude de l’acc„s aux expertises utiles
– Impact global positif sur la culture d’entreprise, mieux orient€e efficacit€ et r€sultats de gestion – Mise en oeuvre d’outils performants tels que la d€mat€rialisation des factures fournisseurs
– Aide ˆ la r€organisation des fonctions administratives en agence, cr€ation de deux pŠles et gain de productivit€ de 18%
Département s
Comptabilité
CLIENT PRESTATAIRE FOURNISSEUR
Focus sur la dématérialisation
Modélisation des processus + dématérialisation + re-engineering = cohérence et efficience des traitements comptables
Process BDC CLIENT Validation
BDC
Réception commande
-Envoi produits -Exécution
prestation Réception
Facture
Scan fact Workflow
Enregistrement facture
TECHNOLOGIES / SI
ERP OU EQUIVALENT
Autres (mails...)
Copie BDC
Réception copie BDC validé
Rappro
3 2 8
1
6
7
9 Contrôles
(imputation...)
4 5
13
10 11
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Les principaux r€sultats d€jˆ obtenus grŒce au chantier ƒ d€mat€rialisation …
– Projet d’efficacit€ administrative abouti, avec l’implication des clients internes (op€rationnels)
– Contribution directe du chantier pour faire face aux r€ductions d’effectifs induites par le PSE
– Participation ˆ la r€duction des d€lais de clŠture comptable
– Anticipation ƒ en ligne … des €volutions du BFR d’exploitation et des besoins de tr€sorerie
– Accessibilit€ des donn€es et r€gularisation des relations avec les fournisseurs
– Les b€n€fices addtionnels pressentis
– Satisfaction durablement accrue des op€rationnels de l’entreprise
– Progr„s sur la productivit€ administrative conforme au Business Plan du projet
Quelques €l€ments de r€flexion sur l’externalisation
AVANTAGES
La comp€tence du prestataire permet de r€cup€rer rapidement d’€ventuels retards de performance (outils obsol„tes, process anciens, …)
La Direction financi„re est focalis€e sur l’action pas sur la production du chiffre
Les gains de productivit€ sont €vidents
Qualit€ de la ƒ signature … quand
l’entreprise rencontre des difficult€s ou n€gocie avec des tiers
Permet de conserver des comp€tences en les faisant reprendre par le prestataire
Le co‡t est variable
INCONVENIENTS
La mise en œuvre est facilit€ si reprise ou cr€ation d’activit€
Perte de comp€tence au sein de l’entreprise
Certain dirigeants sont r€fractaires ˆ ce type d’organisation
Le co‡t est rench€ri de la marge du prestataire
La r€ internalisation est compliqu€e
Il faut quand mŽme s’en occuper !
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