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Conseil Syndical Procès Verbal de la réunion du 1 er octobre Réunion de Coordination 20 heures

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Conseil Syndical

Procès Verbal de la réunion du 1er octobre 2015

Membres du Syndicat présents : C. Breitenstein, F. Soudet, M. Pfister, J-M Sceau, M. Tiberghien

Réunion de Coordination 20 heures

Selon le nouveau dispositif décidé le 3 septembre une réunion de coordination a débuté à 20 heures. En l’absence du gestionnaire de Copropriété du Cabinet OGS Century 21 et de son manque de disponibilité pout traiter les demandes du Conseil, cette réunion a décidé de convoquer le responsable de l’Agence Century 21 afin de faire le point sur le suivi des dossiers en cours, sur le actions prioritaires à enclencher et sur l’organisation de la gestion de nos dossiers.

Réunion du Conseil Syndical 20 heures 30

Des résidents ont assisté à la tenue du Conseil et ont pu poser leurs questions et avoir les réponses incluses dans ce document.

1 - Réunion du Conseil du 3 septembre :

Le PV a été approuvé sans réserve en amont de la réunion et a été diffusé.

2 Compte-rendu du Syndic sur les dossiers en cours.

En son absence ci-après le résumé de la réunion mensuelle de coordination qui s’est tenue le 25 septembre.

Examen des dossiers en cours au cabinet d’avocats Karila, ceci en préparation à la réunion chez l’avocat du 29 septembre.

M. D. D’Anna nous indique être détenteur d’une note de Me Karila adressée au cabinet Degueldre et doit nous la transmettre.

Autres sujets : il nous est indiqué que toutes les factures enregistrées auraient été payées, Dalkia compris. Mais les commandes sacs à déjections, balisage des voies ne sont pas lancées mais devraient l’être en urgence.

Concernant le contrôle de l’exploitation de la chaufferie le cabinet Energy Services nous est conseillé.

La société SPRB serait en mesure de répondre à notre souci d’astreintes pour les pannes des réseaux d’eau et électriques.

3 – Compte-rendu de la Commission Finances après l’audit des comptes effectué au Cabinet OGS Century

Les conseillers ayant procédé à cet audit : M. Pfister, et M. Tiberghien, relèvent une parfaite maîtrise de la gestion comptable par Mme Martins

Le cabinet Degueldre avait ouvert trois comptes pour la résidence : un de fonctionnement et deux de placement. Au 17 septembre il n’a été versé à OGS que 130 000€ sur 150 000€ du compte de fonctionnement. Aucun reversement des comptes placés soit 311 000€.

Ces versements ainsi que des documents bancaires sont réclamés.

Le cabinet Degueldre n’ayant pas établi les refacturations d’eau chaude, afin de ne pas cumuler la somme de deux années, il est décidé de demander à OGS, d’adresser avec le prochain appel de charges de 2016 une facture complémentaire basée sur le montant réclamé l’année précédente. Une régularisation après validation des comptes de 1994 qui n’ont pas été approuvés par l’A.G. sera faite.

Reste le problème de la refacturation 2014 pour les résidents ayant déménagé.

Une information devra être faite auprès des résidents.

Il n’est pas apparu de provisions pour les produits des adoucisseurs : Sel, produit filmogène.

Pour 2015, toutes les factures reçues ont été comptabilisées. Il est à noter qu’aucun fournisseur n’avait été réglé depuis le mois d’avril.

Des comptes ont appelé l’attention des auditeurs : frais de photocopie facturés le 19/6 pour 29 113,34€ ( 0.23€ la copie), frais de tenue de compte BNP pour 2030.40, compte VAZ débiteur de 9354.77€

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Après examen du compte Gros Travaux, un budget, vérifié, réajusté et consolidé pourrait être présenté au Conseil du mois de décembre.

Pour les écarts constatés sur les comptes une information sera requise auprès des rédacteurs du budget 2105.

Accord pour paiement facture ACFS en souffrance depuis 7 mois pour dépannage serrure ZENOU suite intervention curage des canalisations.

3bis - Compte-rendu de la Commission juridique

RDV du 29/09/2015 Cabinet Karila : L Karila ,A. Bouvé, M. Dumont D. D’Anna JM Sceau M. Pfister

SDC Résidence Elysée 1/ Pfister et autres Annulation résolutions AG 12/06/2013 Traité hors de la présence de l’intéressé.

Les conclusions de régularisation, la clôture et les plaidoiries sont fixées au 8 octobre 2015

SDC Résidence Elysée 1/Maitrot, lots 809 et 825 Recouvrement de charges Recouvrement de charges pour un total de 2 755.52€, plus les dépens

Condamnation du 28 septembre 2015. Le jugement est en cours de signification

SDC Résidence Elysée 1/KUBIK Recouvrement de charges

Lots 92,93,114,598,644,693 attribués à Mme DE MOROT DE GRESIGNY décédée depuis le 16 avril 1987sont inclus dans des parts sociales donnant vocation à la jouissance desdits lots. M Kubik paie les arriérés de charges Les héritiers ne sont pas connus.

Le cabinet Karila avait proposé la désignation d’un curateur. Le cabinet Degueldre a mandaté un cabinet de généalogistes pour une recherche d’héritiers.

Le Conseil décide de revenir sur cette décision et de donner mission au cabinet de solliciter la désignation d’un curateur.

SDC Résidence Elysée 1/ VAZ Requalification parties communes L’ensemble des éléments de ce dossier n’a pas été transmis par le cabinet Dargère prédécesseur du cabinet Karila, ni par le cabinet Degueldre

A la connaissance du complément d’informations fourni, une nouvelle approche pourra être envisagée et nous sera transmise. A l’issue de cette nouvelle analyse, la décision sera prise de la suite à donner et du choix de notre défenseur.

SDC Résidence Elysée 1/ Pfister et autres Annulation AG Extraordinaire 12/12/2010 12/06/2013

Traité hors de la présence de l’intéressé.

Ce dossier er est terminé. Les frais de procédure sont répartis entre les autres copropriétaires

SDC Résidence Elysée 1/ Sofratherm Remboursement solde P3

L’approche de l’avocat en charge de ce dossier ne nous a pas permis d’envisager une action résolue en défense de nos intérêts et un résultat positif pour la résidence.

Contrairement aux affirmations de Degueldre, aucune instruction d’un recours en justice n’a été formalisée. Seul un avis avait été sollicité

Il nous reste jusqu’au 1er octobre 2016 pour intenter une action, le délai de prescription ayant été ramené à 5 ans en 2008.

Consultation complémentaire des conseillers de l’ARC dont nous sommes membres

Il est relevé la difficulté de recouvrer un solde de P3, surtout après une fin de contrat.

Ce dispositif toujours en vigueur dans les contrats de tous les chauffagistes est une source constante de litiges.

Deux conseillers ont été étonnés qu’aucune action n’ait été engagée par le Syndic (Degueldre) Leurs préconisations

P3

Sans délai engager une action en recouvrement puisque la créance est reconnue.

Seulement ensuite tenter une négociation qui sera plus rapide et moins coûteuse.

Le solde devrait se régler en travaux.

Contrat d’exploitation

Une deuxième action sera introduite pour non respect des obligations contractuelles CHAPITRE XIII : Obligations (voir annexe 6)

Dans le cadre du contrat, L’EXPLOITANT prendra en charge :

La mise en place de vannes de réglages micrométriques de type TA sur les retours de colonnes (saison 2001)

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Cette obligation n’a toujours pas été remplie. (Constat Briki - Saignes))

Nous demandons à Dalkia un devis pour cette prestation qui pourrait être exécutée par Sofratherm.

Dans ce dossier, comme dans les autres, il apparaît que DEGUELDRE n’a pas apporté l’attention nécessaire à la conduite de nos affaires, traitées avec légèreté, incompétence et désinvolture.

Nous n’excluons pas, en fonction des résultats obtenus sur ce dossier, d’engager une action à l’encontre de ce cabinet, pour négligences, pertes de chances…

Ce dossier sera retiré au cabinet Karila et confié à un avocat ayant de préférence déjà géré les affaires de la résidence.

SDC Résidence Elysée 1/MAXIM Ce dossier serait dans les mains de Me Renaud

4 - Compte rendu de la réunion de concertation avec le Conseil Syndical du Hameau de la Jonchère

Face à la proposition du Conseil Syndical du Hameau de la Jonchère

Ouverture du portillon sur l’Allée Sainte Bathilde et l’Allée du Clocher de 9 à 18 heures toute l’année.

Installation d’une poubelle au niveau du portillon de l’allée Sainte Bathilde .

Nous avons formalisé la contre-proposition suivante :

Maîtrise de notre portillon par automatisation.

Installation de boîtes à déjections à notre portillon.

Sur l’allée Sainte Bathilde, gestion des déchets canins ou autres par inspection hebdomadaire et si nécessaire nettoyage par notre société de nettoyage.

Réalisation d’un espace canin sur notre propriété – Projet soumis au vote de l’A.G. annuelle.

Renforcement de la signalisation et du respect des règles de civilités en vigueur des deux côtés du portillon.

Rappel de la fonctionnalité de l’allée Sainte Bathilde : Voie directe pour gagner le bois.

Rappel du caractère privé des autres voies du Hameau qui ne sont pas des lieux de promenade.

Eventualité d’une surveillance vidéo de cet accès en écho à vos soucis de sécurité que nous partageons.

Ouverture annuelle de 8h à 19h30

Il va de soi que l’ouverture et la fermeture de notre portillon et du portail de l’Allée Sainte-Bathilde sont concomitantes.

Il faudra que les moyens matériels adéquats accompagnent ce dispositif.

Nous demanderons aussi une clé du portail de l’Allée Sainte-Bathilde.

Nous insistons sur l’importance des engagements que nous avons proposés, ce qui n’a jamais été fait depuis l’édification de la résidence.

Pour la première fois, l’accord négocié sera consigné par écrit et signé par les deux parties.

Nous supposons que cet accord devra être soumis au vote de l’Assemblée Générale de l’ASA, comme nous devrons le faire nous- mêmes.

5 – Compte-rendu de la Commission communication

Madame Donnet, absente a émis le souhait de voir LA LETTRE sortir pour le 15 octobre Elle propose le sommaire suivant :

- La reprise par le cabinet OGS.

- Les 10 règles du vivre ensemble - Prochaine animation : Halloween le 30/10 - Information spéciale sur le hameau : règles de vie.

- Rappel des moyens de communication avec travail en cours pour informer par SMS.

- Les espaces verts -Article sur les finances

Seront ajoutés des informations pratiques.

Un projet d’organisation d’une messagerie par SMS et internet est en cours d’étude

6 – Compte-rendu de la Commission Sécurité, Mises aux normes, veille technologique et réglementaire Les seuls nouveaux éléments apportés sont :

La commande du matériel de balisage des voiries est en souffrance au cabinet OGS

L’utilité et le positionnement des extincteurs auprès des machineries d’ascenseurs relèvent du plan de sécurité propre à la résidence.

Les autres actions engagées sont poursuivies.

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7 - Commission Gros Travaux

Les entreprises DALKIA et Schindler ont été reçues pour examiner leur fonctionnement DALKIA

En l’absence des réunions mensuelle ces derniers mois, cette première réunion avec M. Saignes a pour but d’éclaircir certains points de fonctionnement :

La gestion de nos installations Les problèmes rencontrés

Les relations interprofessionnelles entre les acteurs : Dalhia, Scotcher, Ecôte, le Conseil Syndical.

Nous avions demandé à M. Saignes de nous fournir l’état des lieux à la prise en charge des installations en 2011. A notre grande surprise il ne semble pas que DALKIA ait réalisé cde constat.

Gestion des installations :

La cible fixée largement à l’avantage de l’exploitant n’a jamais été atteinte, est largement dépassée. Le responsable d’exploitation ne la considère pas comme un objectif inatteignable dans l’état actuel des installations.

Les causes en seraient l’absence d’une bouteille à mélange, les fuites dans la résidence et la vétusté des sous-stations.

Ignorant délibérément les engagements contractuels qui fixaient la cible en l’état des installations existantes, il préconise pour approcher de la cible la rénovation des sous –stations, des réseaux de la résidence.

Quels que soient les problèmes évoqués la cause est toujours reportée sur un tiers.

Délais d’intervention

M Saignes nous indique que tous les demandes sur Déclic sont transmises en instantané et qu’il en prend connaissance quotidiennement.

Les états extraits de Déclic qui lui sont remis remettent en cause cette affirmation.

Alarme

Les déclarations de pannes se font à l’initiative des résidents ou du gardien. Une mise en sécurité de la chaufferie n’est pas détectée par l’astreinte. Un complément de renvoi automatique par autocommutateur sur la plateforme d’appels doit être installé. Nous attendons une proposition.

Réseaux

Face aux nombreux incidents sur ces réseaux nous demandions que soit envisagée la gestion des réseaux EF, Chauffage et ECS par Dalhia dont les prestations s ‘arrêtent aux locaux techniques. Ceci éviterait plusieurs intervenants. Nous attendons une proposition.

Cette gestion était incluse dans l’exploitation SOFRATHERM.

Réunion mensuelles

3 sont programmées à 9.30 mardi 20 octobre, jeudi 19 novembre, jeudi 17 décembre.

Avant de relancer les réunions de coordination nous aurons reçu le 6 octobre 16 h. ECOTEC et le 8 octobre 14.30 Secotherm.

M .Saignes nous a indiqué que DALKIA était intervenu auprès, ou avec, M. Duros pour limiter son pourcentage sur les travaux initiés par lui à 3%.

Ont été consultés les conseillers de l’ARC Nous avions trois questions :

1 - Avenant sur la revalorisation de la fourniture de molécule 2 - Sortie du P1

3 - Solde du P4.

Nos conseillers examinant le contrat ont été amenés à faire trois constats essentiels : Des installations de production de chaleur surdimensionnées

Une grande opacité générale et plus particulièrement sur l’avenant soumis à la signature Des coûts P3 sur une chaufferie neuve au delà de la pratique courante.

1 – La molécule

Les copropriétés n’ont pas la possibilité de négocier directement leur tarif de gaz.

S’il est presque impossible sortir d’un P1 mais il n’’est pas interdit de renégocier la substitution d’un tarif basé sur un B2S pour un tarif basé sur un prix de marché.

La démarche à accomplir nous a été indiquée, ainsi que la méthode pour s’informer sur le prix du marché et mettre DALKIA en confrontation avec ce prix.

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Nous allons dans un premier temps demander, au-delà des formules proposées, la traduction chiffrée du prix à l’ouverture du contrat et à la date de l’avenant proposé.

2 - Une possibilité de résiliation de ce P1 ne sera possible que si la cible contractuelle est dépassée de 20% deux années consécutives

3 – Comme précédemment évoqué nous allons proposer à la prochaine A.G de solder l’emprunt : intérêts 4.05 + Assurances 1.008 = 5.058. Le contrat ne permet pas la révision des taux appliqués

Le Conseil décide qu’après avoir reçu ECOTEC et SECOTHERM, puis, procédé à une nouvelle analyse détaillée du contrat d’exploitation en vigueur, une rencontre sera organisée avec le dirigeant DALKIA pour une renégociation de certains termes du contrat et du prix de la fourniture de chaleur.

Schindler

Des stocks de pièces sensibles est constitué sur place : Ampoules, cartes programmes, ferme-porte.

Les appels sur le numéro 08 seront désormais gratuits.

Le changement des ferme-porte est fait au fur et à mesure des besoins Cette prestation est incluse dans le contrat de maintenance.

Les réunions seront bimestrielles. La prochaine est fixée au 20 octobre.

La conduite, l’analyse et les effets des dossiers et contrats en cours démontrent que nous ne pouvons plus nous passer de conseillers professionnels et de la confrontation de leurs préconisations aux avis d’experts indépendants du type ARC

7bis - Commission entretien courant

O.S. pour remplacement volet Mme Descarpentries Bt 7 , 1 400€

Les enquêtes lancées ont donné les résultats ci-après : Eau couleur rouille

32 personnes ont répondu à cette enquête

Le constat général indique que ce problème est apparu depuis la désincrustation Les copies des feuilles de requête ont été remises à M.Saignes, Dalkia, pour action.

Economies d’énergie – isolation fenêtres 45 candidats se sont manifestés.

Nous allons pouvoir contacter les entreprises en vue d’analyser les offres et sélectionner 1 entreprise.

8 – Compte-rendu de la Commission Espaces Verts

C. Bretenstein présente un plan d’actions générales portant principalement sur l’entretien des zones devant les portes-fenêtres des RDC à faire au plus tôt. Pour les plantations, les remises en état des massifs, les enlèvements des lierres sur les murs, les remplacements d’arbustes morts et l’enlèvement d’arbres : un résineux et un peuplier ; ces actions seront examinées ultérieurement après le réajustement du budget Espaces Verts.

Un complément de plantations sera étudié pour la cour Waterloo.

Ces propositions seront affinées pour la fin de l’année et présentées sur un plan, de même que les prévisions d’élagage qui, elles feront l’objet d’une information des résidents.

Dans l’immédiat il est décidé de donner les ordres de service pour les devis Vert Oxygène 1 140.00€, Arbres en Ciel (devis de 2014) pour 5 700.00€ et 1 068.00€

9 – Questions diverses

Les problèmes suivant sont évoqués : Les pigeons

Le suivi donné aux demandes des résidents à la loge

Le réglage des vannes de régulation de chauffage dans les appartements Evier dont l’évacuation est bouchée

L’utilisation des badges de la barrière sur la cour Austerlitz

Les problèmes de nuisance sonore causé par une personne très âgée et malentendante.

La prochaine réunion du Conseil Syndical est fixée exceptionnellement au mercredi 4 novembre

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