Traitement de texte : Word TP Publipostage

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Traitement de texte : Word

TP Publipostage

1. Principe

Un publipostage, c'est l'envoi massif d'informations ou de publicité par courrier.

Pour envoyer de tels courriers, il vous faut :

• un document-type ;

• des informations personnelles sur vos destinataires (nom, prénom, adresse, etc.).

Il faut ensuite fusionner les deux (insérer les informations personnelles dans le document-type) pour obtenir un courrier personnalisé pour chaque destinataire.

Dans ces TPs, nous produisons des lettres personnalisées à partir d'une lettre- type, mais Word vous permet également de générer des enveloppes ou des étiquettes personnalisées.

2. Le document principal

Tout d'abord, écrivez votre lettre (en laissant de la place vide pour les informations personnelles)

3. La source de données

Lancez Excel.

Créez un petit tableau contenant les informations personnelles. La première

Chapitre : Fonction Avancée en Traitement de Textes : Publipostage

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Enregistrez votre fichier (par exemple sous le nom clients.xls) 4. La fusion

Revenez sur Word.

Nous allons utiliser, pour réaliser notre publipostage, l'assistant « Fusion et Publipostage » (Menu Outils > Lettres et publipostage > Assistant Fusion et publipostage). Lancez l'assistant, il se déroule en six étapes.

4.1 Étape 1 : Sélection du type de document Choisissez « Lettre », puis cliquez sur Suivante.

4.2 Étape 2 : Sélection du document de base

Choisissez « Utiliser le document actuel », puis cliquez sur Suivante.

4.3 Étape 3 : Sélection des destinataires

Nous avons déjà une liste de destinataires, dans notre fichier Excel.

1. Choisissez « Utilisation d'une liste existante », puis cliquez sur Suivante.

2. Cela fait s'ouvrir la fenêtre de dialogue « Sélectionner la source de données

», dans laquelle vous sélectionner votre fichier Excel clients.xls.

3. Ensuite, dans la fenêtre de dialogue « Sélectionner le tableau », choisir le premier1.

4. Acceptez les choix par défaut dans la fenêtre « Fusion et publipostage : Destinataires ».

5. Enfin (lorsque vous revenez sur l'assistant), cliquez à nouveau sur Suivante.

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4.4 Étape 4 : Écriture de votre lettre

Il faut maintenant insérer des champs de fusion pour indiquer quelles informations personnelles doivent être écrites dans les lettres, et où.

Nous allons utiliser le champ « Bloc d'adresse ».

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2. Dans la fenêtre de dialogue « Insertion du bloc d'adresse » :

1. Choisissez un modèle faisant apparaître nom, prénom, et civilité.

2. Cliquez sur « Faire correspondre les chiants »

3. Dans la fenêtre de dialogue qui apparaît, faire correspondre à l'information

« Titre » le champ Civilité (normalement, l'association a déjà été faite automatiquement pour Nom et Prénom).

3. Fermez les fenêtres de dialogue en validant les choix (OK), puis cliquez sur Suivante.

On aurait également pu insérer des champs de fusion un par un (en cliquant sur

« Autres éléments »).

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4.5 Étape 5 : Aperçu de vos lettres

On vous présente ce que donnera votre lettre personnalisée pour le premier destinataire. Vous pouvez cliquer sur les flèches pour passer aux autres

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La fusion a été effectuée, il est maintenant possible d'imprimer les lettres personnalisées, ou de les modifier.