Message du
sous-ministre adjoint
Le renouvellement du milieu de travail est une priorité pour le gouvernement. Dans le Dix-huitième rapport annuel au Premier ministre sur la fonction publique du Canada, le greffier du Conseil privé l’a souligné en déclarant ce qui suit :
« Un milieu de travail moderne et sain favorise la productivité, un effectif plus mobilisé et l’atteinte de meilleurs résultats pour les Canadiens. Les administrateurs généraux et les gestionnaires ont la responsabilité de créer un milieu de travail qui favorise le mieux-être, le bien-être et la productivité de nos employés. » Compte tenu du défi que représente le renouvellement du milieu de travail, le personnel de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) s’est assuré de faciliter les changements dans l’ensemble du gouvernement en élaborant et en mettant en œuvre l’initiative Milieu de travail 2.0 à l’échelle de l’administration fédérale. L’initiative Milieu de travail 2.0 permettra de créer un milieu de travail moderne qui saura attirer des fonctionnaires, les maintenir en poste et leur donner les moyens de travailler de façon judicieuse, écologique et saine afin de mieux servir la population canadienne. En tant que fournisseur de services communs du gouvernement du Canada, TPSGC est tout désigné pour prendre en charge cette initiative.
L’innovation constitue le fondement des trois piliers du renouvellement du milieu de travail sur lesquels repose l’initiative Milieu de travail 2.0 : le lieu de travail, les services de soutien et nos modes de travail. L’intégration de ces trois piliers nous permet de jeter un regard nouveau sur notre milieu de travail et de réagir à une panoplie de facteurs démographiques, économiques, environnementaux et technologiques. Pour en savoir davantage, veuillez consulter notre site Web à l’adresse suivante : http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/mt- wp/index-fra.html.
Le document Normes d’aménagement : Guide de référence technique, mis à jour récemment (2009), a présenté une manière novatrice d’aménager les locaux au moyen des « Solutions intégrées des milieux de travail » (SIMT). Depuis, nous avons mis à l’essai le concept et avons obtenu des résultats relatifs. L’initiative Milieu de travail 2.0 repose sur les concepts des SIMT et, par conséquent, les Normes d’aménagement du gouvernement du Canada relatives à l’initiative Milieu de travail 2.0 renommées et mises à jour comprennent les principes de l’initiative Milieu de travail 2.0 et continuent de faire en sorte que tous les ministères et organismes fédéraux de toutes les régions du pays puissent avoir des bureaux de très grande qualité.
Dans les Normes d’aménagement du gouvernement du Canada relatives à l’initiative Milieu de travail 2.0, le milieu de travail se caractérise par des zones de travail ouvertes, souples et dynamiques, permettant ainsi des conceptions novatrices et une meilleure utilisation de l’espace. Cette approche est fondée sur des recherches approfondies concernant la façon dont procèdent d’autres organisations des secteurs public et privé pour moderniser les zones de travail. Les normes continuent de permettre de fournir des milieux de travail efficaces, propices à la productivité et adaptés aux différents styles de travail des employés, ainsi que des stratégies de réaménagement des horaires de travail et des principes de conception durable, tout en réduisant de deux mètres carrés la superficie des bureaux de chaque membre du personnel (de 16 m² à 14 m²).
Depuis les sept dernières années, nos ministères clients collaborent avec nous afin de mettre rigoureusement ces normes en pratique. Nous leur sommes reconnaissants de leur soutien et des commentaires qu’ils ont formulés. Les Normes d’aménagement du gouvernement du Canada relatives à l’initiative Milieu de travail 2.0 continueront de fournir au personnel de TPSGC, aux ministères clients et au secteur privé l’orientation et les conseils nécessaires quant à l’aménagement des locaux fédéraux. Il est évident que l’initiative Milieu de travail 2.0 doit constituer notre approche de facto en matière de locaux à bureaux maintenant et dans l’avenir. Je
vous encourage à appliquer avec enthousiasme les concepts et les normes auprès de nos clients, et ce, dès maintenant. Les résultats sont extraordinaires!
L’initiative Milieu de travail 2.0 et les avantages qu’elle peut engendrer m’enthousiasment et je me réjouis à l’avance de travailler avec vous à sa mise en œuvre dans toute l’administration fédérale. Nous vous invitons à examiner la nouvelle version du guide. N’hésitez pas à communiquer avec nous à l’adresse
[email protected] si vous avez des commentaires ou des questions à formuler.
Cordialement,
John McBain, sous-ministre adjoint
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Table des matières
Section A : Locaux à bureaux à vocation générale
A1. Introduction
A1.1 Renseignements généraux et contexte A1.2 Application
A2. Approbations et régie
A2.1 Conformité aux Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0 A2.2 Suivi de la conformité
A2.3 Processus d’approbation de non-conformité A2.4 Exigences de présentation
A2.5 Critères d’évaluation des demandes de non-conformité A2.6 Cas de non-conformité : tendances et rapports
A3. Normes
A3.1 Aperçu
A3.2 Responsabilités du TPGSC et les ministères clients en matière de financement
A3.3 Éléments des travaux d’aménagement et responsabilités relatives au financement
A3.4 Allocation de locaux à bureaux et de soutien
A3.5 Normes pour les panneaux et les écrans acoustiques du mobilier
A4. Normes techniques particulières
A4.1 Infrastructure de télécommunications
A4.2 Normes particulières de protection contre les incendies pour les besoins financés par les clients/LUP
A5. Planification
A5.1 Principes de planification et de conception liés à Milieu de travail 2.0 A5.2 Plans types
A6. Exemples de dessins détaillés
A6.1 Postes de travail, aires de travail propices à la collaboration et bureaux fermés
A6.2 Locaux de soutien A6.3 Portes et vitrage
A7. Revêtements
A7.1 Revêtements
A8. Calcul des coûts
A8.1 Taux d’aménagement relatifs à Milieu de travail 2.0
A8.2 Origine du financement pour les éléments des travaux d’aménagement de Milieu de travail 2.0 non conformes
A8.3 Estimations de coûts
A8.4 Coûts directs et indirects supplémentaires A8.5 Contrôle des coûts de réalisation des projets
A9. Formulaires et modèles
A9.1 Modèle pour l’estimation des coûts d’aménagement de Milieu de travail 2.0
A9.2 Formulaire de surveillance de la conformité de l’aménagement de Milieu de travail 2.0
A9.3 Modèle d’analyse de rentabilisation
A9.4 Identificateur du profil de travailleur relatif à Milieu de travail 2.0 A9.5 Le calculateur de normes d’attribution d’espace relatif à l’initiative
Milieu de travail 2.0
Section B : Lignes directrices
d’aménagement des locaux à bureaux des ministres et des administrateurs généraux
B1. Introduction
B1.1 Généralités
B2. Lignes directrices
B2.1 Éléments des travaux d’aménagement et responsabilités relatives au financement
B2.2 Allocation de locaux à bureaux et de soutien
B3. Planification
B3.1 Planification et conception
B4. Exemples de dessins détaillés
B4.1 Bureaux
B4.2 Locaux de soutien
B5. Calcul des coûts
B5.1 Estimation de coûts
Section C : Locaux pour fonctions quasi judiciaires
C1. Introduction
C1.1 Renseignements généraux C1.2 Application
C2. Normes
C2.1 Normes d’aménagement et responsabilités relatives au financement C2.2 Allocation de locaux de bureaux et de soutien
C3. Planification et conception
C3.1 Planification et conception C3.2 Plan types
C4. Exemples de dessins détaillés
C4.1 Locaux de soutien
C5. Calcul de coûts
C5.1 Estimation de coûts
Section D : Locaux à bureaux de centres d’appels/centres d’information
D1. Introduction
D1.1 Renseignements généraux D1.2 Application
D2. Normes
D2.1 Normes d’aménagement et responsabilités relatives au financement D2.2 Attribution de locaux a bureau et de soutien
D2.3 Normes relatives aux cloisons et aux écrans acoustiques du mobilier
D3. Planification
D3.1 Planification et conception D3.2 Plan type
D4. Exemples de dessins détaillés
D4.1 Configuration types des postes de travail D4.2 Locaux de soutien
D5. Calcul de coûts
D5.1 Estimations de coûts
Ressources
R1. Glossaire
R2. Attribution des bureaux fermés
Section A :
Locaux à bureaux à vocation
générale
A1. Introduction
Modifications depuis le dernier mis à jour
A1.1 Renseignements généraux et contexte
Description du concept Milieu de travail 2.0 et évolution du guide Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0.
Diminution de l’attribution nationale moyenne de locaux à bureaux de 2 m²/ETP et proposition de révision des Limites d’attribution de locaux à bureaux standards.
Ajout de nouvelles normes sur les centres d’appels/centres d’information dans la Section D.
A1.1 Renseignements généraux et contexte
Milieu de travail 2.0
Nos méthodes de travail ont changé. La démographie, la technologie, la mobilité et la durabilité ont toutes eu un impact sur notre façon de travailler et sur nos lieux de travail. La tendance actuelle de l’industrie en matière de locaux à bureaux vise des postes de travail plus petits qui intègrent les nouvelles technologies et qui tiennent compte des profils des travailleurs et du temps passé au bureau; les bureaux fédéraux doivent s’adapter à ces changements. À L’appui de
l’engagement du greffier du Conseil privé à l’égard du renouvellement de la fonction publique, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a pris l’initiative de faciliter le changement par la mise en œuvre de Milieu de travail 2.0, une stratégie pangouvernementale visant a créer un milieu de travail moderne qui saura attirer de nouveaux employés, les maintenir en poste et permettre aux fonctionnaires de mieux servir la population canadienne de manière plus judicieuse et plus écologique.
Milieu de travail 2.0 se fonde sur trois piliers de changement : le lieu de travail; les services de soutien; et nos modes de travail. Les piliers représentent la modernisation des aspects physiques du milieu de travail, la mise à jour des politiques, des processus et des systèmes qui appuient les fonctionnaires dans leur travail ainsi que l’accès aux technologies les plus récentes qui nous permettent de nous connecter, de collaborer et de communiquer à l’échelle du gouvernement et avec la population canadienne. Milieu de travail 2.0 optimise les locaux à bureaux et met en application un modèle en harmonie avec celui des organisations du secteur privé et que de nombreux autres gouvernements ont adopté. L’initiative satisfait également aux exigences
politiques et législatives ayant trait à la fourniture des milieux de travail fédéraux, y compris ceux du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Les Normes d’aménagement – Guide de référence technique publiées en 2009 faisaient partie intégrante du développement du premier pilier de Milieu de travail 2.0 (le lieu de travail) et
introduisaient les concepts de superficie déterminée par les besoins fonctionnels des travailleurs et de temps passé en milieu de travail. En partant des principes actuels de Milieu de travail 2.0, et après avoir mené un examen approfondi, ces normes ont été révisées pour tenir compte de l’ajout de Milieu de travail 2.0. Rebaptisées Normes d’aménagement du gouvernement du Canada
relatives à l’initiative Milieu de travail 2.0, elles demeurent obligatoires et fourniront aux employés un milieu de travail moderne et efficace, entraînant des économies et assurant le meilleur rapport qualité-prix à la population canadienne. Les Normes d’aménagement du gouvernement du Canada relatives à l’initiative Milieu de travail 2.0 forment un document évolutif qui continuera d’être régulièrement mis à jour afin de tenir compte des améliorations recommandées dans le cadre des commentaires que nous avons reçus et des recherches que nous avons menées.
Une des différences fondamentales entre les versions antérieures et la nouvelle version de Normes d’aménagement du gouvernement du Canada relatives à l’initiative Milieu de travail 2.0 vient du fait que les nouvelles normes tiennent pleinement compte du temps que les travailleurs passent dans leur bureau, en attribuant moins d’espace à chaque personne et plus d’espace aux groupes.
Quatre profils des travailleurs ont été établis pour définir les sortes de bureaux et de zones de collaboration comme les salles de réunion, les aires de travail de groupe et les pièces tranquilles.
Ces aires sont conçues pour répartir la superficie des bureaux en fonction de la manière dont nous travaillons actuellement, qu’il s’agisse de travail en équipe, de travail effectué ailleurs qu’au
bureau, ou de travail privé. De même, afin d’utiliser l’espace plus efficacement et de mieux faire correspondre nos normes avec celles des autres organisations et gouvernements, les Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0 utilisent des normes d’attribution d’espace réduites, comme nous le décrivons ci-dessous.
Cadre de gestion des locaux à bureaux
Les principes d’aménagement de TPSGC découlent de son Cadre de référence pour les locaux à bureaux et les services connexes. Lancé en 1996, le Cadre comportait, entre autres éléments essentiels, une politique sur la gestion des locaux et des normes génériques d’aménagement. Le Cadre véhicule, comme principaux messages, que TPSGC et ses ministères et organismes clients sont conjointement responsables d’appliquer les normes touchant la superficie et la qualité des locaux à bureaux, et que TPSGC est financé uniquement jusqu’à concurrence de ces normes pour fournir des locaux à bureaux à ses clients. Le Cadre établit que la superficie attribuée doit
correspondre au minimum nécessaire pour répondre aux besoins fonctionnels de l’occupant.
Originalement, l’annexe A du Cadre décrivait quelles formules devaient être utilisées pour établir la superficie maximale utilisable attribuée pour des locaux à bureaux standardsà l’échelle nationale.
Pour les locaux à bureaux destinés à l’administration générale, la superficie moyenne nationale était 16 m² par ETP (en principe d’une échelle mobile, c’est-a-dire, l’attribution par ETP diminue en fonction de l’augmentation de la population).
Or, la tendance actuelle est d’utiliser l’espace avec plus d’efficience, à travailler plus souvent en collaboration et à créer des postes de travail plus petits qui sont dotés des nouvelles technologies et qui tiennent compte du temps que les employés passent dans leur bureau. Compte tenu des nouvelles manières de travailler et des normes qu’appliquent les autres organisations et les autres gouvernements pour mieux utiliser leur espace, l’annexe A, dorénavant intitulée Normes
d’attribution de locaux, a été révisée en 2012, réduisant la superficie locative moyenne nationale des bureaux, qui passe de 16 m² à 14 m² par ETP.
Principes
La Direction générale des biens immobiliers de TPSGC a toujours pour mission de fournir aux ministères et aux organismes fédéraux des locaux à bureaux abordables et durables ainsi que des services connexes. Ces services comprennent l’aménagement des locaux à bureaux pour répondre aux besoins des programmes des ministères clients, tout en respectant les Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0.
Les travaux d’aménagement, qui représentent une part importante des activités immobilières de TPSGC, consistent notamment à préparer les locaux afin que les ministères et les organismes fédéraux puissent commencer à les occuper et à modifier les locaux existants pour qu’un autre organisme ou ministère client puisse les réutiliser.
Les Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0 précisent quels sont les critères de qualité (milieu de gamme) pour les composantes de la construction et les finis architecturaux qui font partie des aménagements habituels dans des locaux à bureaux à vocation générale. C’est ce qu’on appelle souvent les « groupe de services » offertes par TPSGC dans le cadre de tous les projets d’aménagement, peu importe l’endroit ou le client.
Ces normes sont fondées sur la qualité, et non sur le coût. En d’autres termes, les mêmes
« groupe de services » sont offertes dans le cadre de tous les projets d’aménagement du pays, sans tenir compte des écarts de coûts régionaux. Lors de l’aménagement, les composantes et les éléments de finition incorporent les caractéristiques fondamentales d’un milieu de travail moderne, adaptable, durable et accueillant.
Établis en 2005, les mécanismes de contrôle restent incorporés au processus de réalisation des projets d’aménagement dans le but d’en limiter le coût et d’éviter les retards. Parmi ces
mécanismes, citons la « règle des deux changements », qui limite le nombre de changements qu’un client peut demander à chaque étape de la conception. (Consulter A8.5 Contrôle des coûts de réalisation des projets pour obtenir de plus amples renseignements sur les mécanismes de contrôle des projets.)
La normalisation des projets d’aménagement et de leurs divers volets vise à :
• offrir, au moment voulu et à bon prix, des locaux et des services de gestion des locaux;
• définir clairement les responsabilités;
• aider à mieux comprendre le programme des biens immobiliers de TPSGC;
• assurer l’équité et l’uniformité dans les locaux fédéraux, ce qui facilite les déménagements;
• incorporer les aspects fondamentaux de la durabilité et des milieux de travail accueillants; et
• faire en sorte que la population canadienne en ait pour son argent en améliorant la gestion des locaux fédéraux.
Quoi de neuf en 2012
Bien que les normes d’aménagement aient toujours fait l’objet de revues et de mises à jour pour bien répondre aux exigences d’un milieu de travail moderne et respecter la politique et les priorités du gouvernement, elles ont été repensées en profondeur en 2012 pour veiller à ce qu’elles
respectent les principes de Milieu de travail 2.0. Les normes concernant les locaux à bureaux à vocation générale ont été mises à jour pour tenir compte de ces changements. Le texte a été modifié à plusieurs endroits pour le rendre plus clair. Voici toutefois les principales modifications apportées :
A1.1 Renseignements généraux et contexte
♦ Description du concept Milieu de travail 2.0 et évolution des Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0.
♦ Diminution de l’attribution nationale moyenne de locaux à bureaux de 2 m²/ETP et proposition de révision des Limites d’attribution de locaux à bureaux standards.
♦ Ajout de nouvelles normes sur les centres d’appels/centres d’information dans la section D.
A2.4 Exigences de présentation
♦ Précisions sur l’exigence consistant à faire mener une Évaluation de la menace et des risques par un tiers pour justifier les analyses de rentabilisation fondées sur la sécurité.
A3.1 Aperçu
♦ Description des avantages des locaux attribués dans le cadre de Milieu de Travail 2.0.
A3.2 Responsabilités de TPGSC et des ministères clients en matière de financement
♦ Ajout de nouveaux tableaux pour les responsabilités en matière de financement de TPSGC et des ministères clients ainsi que de mécanismes d’obtention du financement.
A3.3 Éléments des travaux d’aménagement et responsabilités relatives au financement
♦ Modification de la taille et de la composition des grandes salles de réunion. Les grandes salles de réunion consisteront en deux salles de taille moyenne divisées par une cloison
♦ Précisions sur l’utilisation d’insertions de moquette pour améliorer la signalisation et accroître la durabilité dans les principales voies de circulation.
♦ Précision selon laquelle, notamment, les systèmes de planchers et de rampes surélevés.
(coût assumé par le client) ne sont pas assujettis au processus d’approbation de non conformité.
♦ Précision selon laquelle les services de plomberie de l’immeuble de base et des zones centrales ne comprennent pas les refroidisseurs d’eau fixes.
♦ Précisions sur le financement des systèmes de masquage acoustique.
♦ Renseignements supplémentaires sur la définition des couvre-fenêtres extérieurs.
♦ En ce qui a trait aux accessoires intégrés et mobiles, enlèvement des étagères supérieures et ajout d’armoires de rangement verticales.
♦ Modification au financement des plantes, des bacs à fleurs et de l’entretien permanent connexe.
A3.4 Allocation de locaux à bureaux et de soutien
♦ Les définitions et les tailles des postes de travail/bureaux ont été fournies pour les profils des travailleurs types (leadership, fixe, flexible et itinérant).
♦ La taille maximale des postes de travail a été modifiée à 4,5 m².
♦ La limite pour l’attribution des bureaux fermés aux cadres supérieurs a été modifiée à 18,5 m² et le tableau d’attribution a été révisé.
♦ Précisions sur l’utilisation de l’allocation de locaux de soutien non désignés pour les employés du groupe Droit (LA) et les employés qui s’occupent du Système de gestion informelle des conflits.
♦ Révision des limites d’allocation pour les salles de réunion.
♦ Précisions sur la définition et la taille des grandes salles de réunion (selon A3.4).
♦ Révision de la taille, de l’allocation et de l’utilisation des locaux de soutien non désignés.
♦ Description des zones de collaboration et du ratio de planification à utiliser.
♦ Révision du ratio de planification des postes d’imprimantes.
A3.5 Normes pour les panneaux et les écrans acoustiques du mobilier
♦ Révision de la hauteur maximale et de la finition des panneaux/écrans.
♦ Révision de l’utilisation d’écrans vitrés.
A5.1 Principes de planification et de conception liés à Milieu de travail 2.0
♦ Renseignements supplémentaires sur le concept global de Milieu de travail 2.0 et principes de planification généraux du lieu de travail physique.
♦ Division de la section sur les principes de conception en sous sections comprenant des détails supplémentaires sur la planification.
A5.2 Élimination de la section sur les solutions intégrées des milieux de travail.
A5.3 Plans types
♦ De nouveaux plans d’étage, notes de planification et légendes pour les diagrammes PL1 et PL2 mettent en application les normes de Milieu de travail 2.0 selon un ratio de planification de 60 % travailleurs fixes, 30 % travailleurs flexibles et 10 % travailleurs itinérants.
♦ De nouveaux plans d’étage, notes de planification et légendes pour les diagrammes PL3 et PL4 mettent en application les normes de Milieu de travail 2.0 selon un ratio de planification de 75 % travailleurs fixes, 20 % travailleurs flexibles et 5 % travailleurs itinérants.
A6.1 Postes de travail, aires de travail propices à la collaboration et bureaux fermés
♦ Modification des exemples d’aménagements des postes de travail et des bureaux fermés.
♦ Précision et description des aires de travail propices à la collaboration et ajout de nouveaux exemples d’aménagements pour les aires de travail propices à la collaboration.
A6.2 Locaux de soutien
♦ Ajout de prises de données/de courant dans les salles de réunion moyennes et grandes, de cloisons rétractables obligatoires dans les grandes salles de réunion et révision des exemples d’aménagements des salles de réunion.
♦ Ajout des termes « accès facile » pour les salles de réflexion et d’exemples d’aménagements facultatifs.
♦ Ajout d’ouvrages de type autoportants facultatifs pour les armoires supérieures et inférieures dans les cuisinettes et les zones pour les biens d’équipement partagés.
♦ Ajout d’un dosseret en carreaux de céramique dans les cuisinettes et mise à jour des dessins.
A6.3 Portes et vitrage
♦ Ajout de portes vitrées (avec cadres de portes) au système de cloisons démontables et amovibles.
A7.1 Revêtements
♦ Précision selon laquelle on recommande l’utilisation de tapis en carreaux plutôt qu’en rouleau.
A8.1 Taux d’aménagement relatifs à Milieu de travail 2.0
♦ Nouveaux taux pour 2012-2013.
A8.3 Estimations des coûts
♦ Nouveau modèle d’estimation des coûts pour les projets d’aménagement.
A9.4 Identificateur du profil de travailleur relatif à Milieu de travail 2.0
A9.5 Calculateur de normes d’attribution d’espace relatif à l’initiative Milieu de travail 2.0
Mode d’emploi de ce guide
Les Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0 sont structurées en chapitres qui
correspondent aux divers types de locaux à bureaux offerts aux ministères et organismes par TPSGC, et il comprend des ressources supplémentaires à la fin :
• Section A : Locaux à bureaux à vocation générale – Cette section présente les normes de base relatives à l’aménagement de l’ensemble des locaux à bureaux du gouvernement du Canada.
• Section B : Lignes directrices d’aménagement des locaux à bureaux des ministres et des
administrateurs généraux – Cette section décrit les superficies supplémentaires accordées pour les bureaux des ministres, des administrateurs généraux et des sous-ministres délégués.
• Section C : Normes relatives aux locaux à bureaux pour fonctions quasi judiciaires – Cette section décrit les superficies supplémentaires accordées pour les fonctions quasi judiciaires.
• Section D : Normes relatives aux locaux à bureaux de centres d’appels/centres d’information – Cette section décrit les superficies supplémentaires accordées pour les bureaux de centres d’appels/centres d’information.
• Section R : Ressources – Cette section définit les principaux termes et fournit des références.
Tous les chiffres sont exprimés en mètres carrés utilisables sauf si autrement indiqués.
Nota : Nous encourageons les pratiques écologiques et tentons de maintenir le nombre de copies papier du présent guide à un strict minimum. Nous vous invitons donc à consulter les normes sur le site Web de TPSGC. Les employés du gouvernement du Canada peuvent également consulter le guide à l’adresse http://publiservice.tpsgc-pwgsc.gc.ca/amenagement/text/new-f.html. Les mises à jour des normes et les renseignements concernant les dérogations approuvées sont affichées sur le site
internet de TPSGC ainsi que le site de Publiservice. Nous vous invitons à consulter ces sites régulièrement.
A1.2 Application
Il est essentiel de se rappeler que la mise en œuvre de Milieu de travail 2.0 et la normalisation des projets d’aménagement continueront d’entraîner des économies qui pourront servir à réaliser d’autres priorités du gouvernement du Canada. C’est pourquoi elles bénéficient de l’appui des niveaux supérieurs de l’administration fédérale. Ces normes apporteront des avantages significatifs à tous les intervenants, notamment en offrant aux fonctionnaires fédéraux des locaux abordables, modernes, adaptables et accueillants et un milieu de travail de qualité uniforme.
Les Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0 s’appliquent :
• à tous les locaux à bureaux administrés par TPSGC pour l’ensemble des ministères et des organismes fédéraux, que les locataires en remboursent le coût ou pas. Cela comprend les catégories génériques de locaux à bureaux (administration générale, accès restreint, fonctions quasi judiciaires) et les normes relatives aux locaux à bureaux de centres d’appels/centres d’information, ainsi que les locaux des ministres et des administrateurs généraux. Les
exigences supplémentaires concernant la sécurité des bureaux à accès restreint sont énoncées à A3.3 et ne font donc pas l’objet de normes distinctes. Les exigences concernant les bureaux des ministres et des administrateurs généraux, les bureaux destinées à des fonctions quasi judiciaires ainsi que les locaux à bureaux de centres d’appels/centres d’information sont énoncées respectivement dans les sections B, C et D du présent guide.
Nota : l’esprit et la lettre des Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0 s’appliquent également aux éléments d’aménagement normalisés des locaux à usage particulier (LUP); on reconnaît toutefois que ces types de locaux s’accompagnent parfois d’exigences techniques et de caractéristiques d’aménagement spéciales;
• aux améliorations ou aux changements apportés aux locaux susmentionnés, notamment :
l’aménagement pour occupation initiale;
les services aux locataires demandés et payés par le client. Ces travaux NE PEUVENT FAIRE EN SORTE que la qualité des locaux à bureaux dépasse le niveau permis dans les Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0; et
l’aménagement de locaux existants en vue de leur réutilisation par un autre client de TPSGC. La portée de ces travaux d’aménagement devra dépendre des besoins fonctionnels du client, de l’état actuel des locaux qui ont été occupés précédemment et de la durée de l’occupation.
Les Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0 ne s’appliquent pas :
• aux biens immobiliers administrés par les sociétés d’État ou par les autres ministères qui sont gardiens d’immeubles. Toutefois, lorsque TPSGC fournit des services facultatifs à d’autres ministères et organismes, il devra promouvoir ces normes et en recommander l’application; et
• aux locaux à bureaux fournis à la Chambre des communes, au Sénat et à la Bibliothèque du Parlement.
TPSGC encourage tous les ministères gardiens à adopter et à appliquer les Normes d’aménagement
A2. Approbations et régie
Modifications depuis le dernier mis à jour
A2.4 Exigences de présentation
Précisions sur l’exigence consistant à faire mener une Évaluation de la menace et des risques par un tiers pour justifier les analyses de rentabilisation fondées sur la
sécurité.
A2.1 Conformité aux Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0
Les Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0 sont appuyées par le Secrétariat du Conseil du Trésor et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à tous les niveaux de direction par le biais de l’application d’un système rigoureux de mise en œuvre. Les ministères clients et TPSGC sont tenus de respecter ces normes.
Non-conformité
Les demandes des clients qui entraîneraient une hausse ou une diminution de la qualité de l’aménagement ou la création de locaux à bureaux inhabituels seront considérées comme non conformes. Toutes les demandes non conformes sont assujetties au processus d’approbation.
Bon sens et meilleur rapport qualité-prix pour les contribuables canadiens
Les Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0 constituent le point de départ pour la définition de non-conformité; toutefois, rien ne pourra jamais remplacer le bon sens et le jugement. L’équipe chargée du projet doit appliquer les normes avec circonspection et remettre en question la validité de chacun de leurs éléments constitutifs par rapport au problème à résoudre.
Les retombées générales pour les contribuables et l’État l’emportent sur les avantages apportés à un client en particulier et sur ces normes. Toutefois, on peut envisager d’apporter des
modifications mineures à l’approche ou aux clauses typiques des Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0 afin d’aider le client sans nuire aux principes de planification et à la qualité du projet ou sans augmenter les coûts.
Par exemple, dans certains cas, il peut être plus approprié et plus utile pour les clients d’avoir de l’espace pour ranger les manteaux plutôt que des armoires d’entreposage dans une zone
d’équipements partagés, et un tel échange est acceptable.
De plus, si on loue des locaux « tels quels », mais que la superficie des bureaux ou pièces fermées déjà aménagés ne correspond pas aux normes (parce qu’elle est plus grande ou plus petite) ou que le nombre de ces locaux fermés excède les limites d’allocation, on ne ferait pas preuve de
jugement et on n’assurerait pas la durabilité (économique ou environnementale) en
réaménageant les locaux aux dimensions prévues par la norme ou en les démolissant. En pareil cas, les locaux fermés qui dépassent les limites de superficie ou d’allocation pourraient être utilisés pour aménager deux ou plusieurs postes de travail.
Dans le même ordre d’idées, il peut s’avérer nécessaire de modifier les normes afin de pouvoir satisfaire à des exigences précises relatives aux édifices du patrimoine.
Nota : L’équipe de projet doit décrire toutes les décisions qui sont prises (et inclure des
justifications aux fins de vérification) avant de procéder à la mise en œuvre. (Consulter A2.2 Suivi de la conformité pour obtenir de plus amples renseignements sur le suivi de la conformité.)
Responsables de l’approbation des cas de non-conformité aux Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0
Le Comité des normes de gestion des locaux (CNGL) a été mis sur pied à TPSGC afin d’assurer une approche disciplinée, objective et uniforme en matière de prise de décisions, de suivi et d’établissement de rapports relativement à l’application des Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0. Le CNGL évalue toutes les demandes de non-conformité relativement aux Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0 et aux Normes d’attribution de locaux provenant des ministères et des organismes et formule ses recommandations au sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des biens immobiliers (DGBI). Le SMA de la DGBI, est habilité à approuver les demandes de dérogation aux Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0.
Dans les ministères et organismes clients, on recommande qu’un niveau décisionnel comparable soit défini pour approuver les demandes justifiées de non-conformité du ministère ou de
l’organisme, approuver le financement et assumer la responsabilité des décisions et des retards accusés dans les projets, s’il y a lieu.
A2.2 Suivi de la conformité
Il est essentiel que le client et TPSGC démontrent qu’ils font preuve de diligence raisonnable en protégeant les intérêts de l’État et des contribuables en ce qui a trait aux dépenses affectées aux locaux fédéraux.
Projets d’aménagement
La réalisation des projets d’aménagement suit le Système national de gestion de projet (SNGP) de TPSGC. Chaque phase du processus et chaque résultat représentent une occasion pour déterminer la conformité ou la non-conformité aux Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0.
L’achèvement de la liste de vérification des besoins du client à l’étape d’identification de projet, de même que l’élaboration subséquente du programme fonctionnel au besoin et du Rapport d’analyse des investissements (RAI) permettront de mettre en évidence toute situation possible de
non-conformité aux normes. La conformité continue d’être surveillée à chaque phase subséquente du projet. Lorsque les normes ne sont pas respectées, le formulaire de surveillance de la
conformité de l’aménagement de Milieu de travail 2.0 doit être rempli. Ce formulaire sert à définir la nature de la demande et à indiquer les coûts, les recommandations de l’équipe de projet ainsi que la décision prise par le sous-ministre adjoint de la Direction générale des biens immobiliers en ce qui a trait à l’approbation. (Consulter A2.3 pour obtenir des renseignements sur le processus d’approbation et A9.2 pour obtenir une copie du formulaire de surveillance de la conformité.) Il incombe au ministère client de fournir la justification ou l’analyse de rentabilisation pour chaque demande non conforme, de fournir le financement et d’assumer la responsabilité relativement à tout retard accusé par le projet à cause du processus d’approbation. (Consulter A2.4 pour obtenir des détails sur les exigences en matière de présentation des demandes d’approbation des cas de non-conformité.)
Comme il est indiqué à A2.1 Conformité aux Normes d’aménagement de Milieu de Travail 2.0, dans certains cas, l’équipe de projet peut déterminer que des modifications mineures aux normes sont la meilleure solution qui soit, sont raisonnables, représentent la meilleure valeur pour l’État et ne nécessitent pas l’approbation du SMA de la DGBI. Ce type de décisions ainsi que leur justification doivent être décrites dans le formulaire de surveillance de la conformité, et le formulaire joint au dossier du projet.
Projets de services aux locataires
Les projets de services aux locataires doivent aussi être surveillés afin de s’assurer qu’ils sont conformes aux Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0. Les éléments d’aménagement non conformes demandés doivent être consignés dans le formulaire de surveillance de la conformité, et ils doivent être approuvés conformément au processus d’approbation présenté à A2.3.
Nota : Les ministères remboursants sont assujettis au même processus de surveillance de la conformité que les ministères non-remboursants. De plus, les services impartis sont suivis par le biais de marchés axés sur le rendement et les travaux du mandataire peuvent faire l’objet de vérifications pour veiller à ce qu’ils soient conformes aux Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0.
A2.3 Processus d’approbation de non-conformité
Demandes propres aux projets
Le graphique suivant et le tableau ci-dessous décrivent le processus national de gestion des demandes de dérogation aux Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0 ou aux Normes d’attribution de locaux relatives aux projets d’aménagement ou aux projets de services aux locataires.
Étape 1 Client
.1 Le client fait une demande informelle pour un élément non conforme à TPSGC, plus précisément au chef de projet de :
• la Gestion des locaux, s’il s’agit d’un projet d’aménagement;
• la Gestion des biens et des installations ou du fournisseur d’autres formes de prestations de services, s’il s’agit de travaux relatifs aux services aux locataires.
Étape 2 TPSGC
.1 Le chef de projet examine la demande du client et consulte l’équipe du projet.
.2 L’équipe de projet confirme que la demande du client excède les Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0 ou les Normes d’attribution de locaux et détermine s’il faut appuyer cette demande en fonction des critères d’évaluation établis dans A2.5.
.3 Le chef de projet informe le client :
• si l’équipe du projet appuie sa demande;
• des répercussions de la mise en œuvre du présent processus d’approbation sur la réalisation du projet.
Étape 3 Client
.1 Si le client décide d’annuler sa demande, le processus d’approbation prend fin.
.2 Si le client décide d’aller de l’avant, il faut mettre en œuvre l’étape 4.
Étape 4 TPSGC
.1 Le chef de projet remplit le formulaire de surveillance de la conformité, y indique tous les éléments non conformes ainsi que les coûts de ceux-ci, et joint le formulaire au dossier du projet.
.2 Le chef de projet fournit au client une copie de ce formulaire et lui demande de le remplir et de le joindre à une analyse de rentabilisation en vue de demander l’approbation du SMA de la DGBI, conformément au processus d’approbation présenté à A2.3 et aux exigences relatives à la présentation énoncées à A2.4.
Étape 5 Client
.1 Le client remplit et signe le formulaire de surveillance de la conformité, prépare une analyse de rentabilisation qui vient étayer sa demande et accepte la responsabilité du financement des coûts supplémentaires et des retards dans l’exécution du projet. Le formulaire est signé par une personne occupant un poste de niveau hiérarchique comparable au poste de SMA, puis il est envoyé au SMA de la DGBI.
Les étapes 6 à 8 inclusivement doivent être terminées dans un délai de 10 jours ouvrables.
Étape 6 TPSGC
.1 Le SMA de la DGBI demande au CNGL de revoir l’analyse de rentabilisation et fait une recommandation pour l’approbation.
Étape 7 TPSGC
.1 Le CNGL passe en revue la demande et formule une recommandation pour l’approbation, rédige une lettre de réponse et l’envoie au SMA de la DGBI par l’entremise du directeur général des Services de gestion du portefeuille, des locaux et des biens immobiliers.
Étape 8 TPSGC
.1 Le SMA de la DGBI examine les recommandations du CNGL et prend une décision.
.2 Le SMA de la DGBI signe la lettre de réponse et l’envoie au ministère client afin de l’informer de sa décision et de lui donner les raisons de celle-ci.
L’étape 9 doit être terminée dans un délai de 5 jours ouvrables.
Étape 9 TPSGC
.1 Le SMA du ministère client est informé de la décision de TPSGC par le biais d’une lettre du SMA de la DGBI.
Étape 10 .1 Le ministère client accepte la décision et le projet est mis en œuvre.
Nota : Les délais pour la préparation et la présentation des demandes de non-conformité varieront en fonction de la complexité de la demande et des exigences du projet. Le ministère ou l’organisme est responsable de la préparation et de la présentation de la documentation et assume la
Demandes propres aux programmes
Le graphique suivant et le tableau ci-dessous décrivent le processus national de gestion des demandes de dérogation aux Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0 ou des Normes d’attribution de locaux et d’approbation des locaux à usage particulier (LUP), lequel processus devrait être utilisé à l’échelle d’un ministère ou dans le cadre d’un programme particulier de ce ministère.
Le ministère client communique avec le gestionnaire de compte pour lancer le processus
Le gestionnaire de compte informe le directeur de la DNGL, qui informe ensuite
l'équipe d'examen
Le client choisit la solution relative à la
passation de marchés
Analyse des normes et des lacunes complétée à
66 % L'équipe d'examen révise
les documents
Le SMA de la DGBI prend une décision Le ministère client achève
les normes conformément à l'approbation
Le gestionnaire de compte organise une réunion de
démarrage
Les normes sont établies conjointement Le client prépare une
analyse de rentabilisation et la soumet au SMA de la
DGBI aux fins d'approbation Étape 1
Étape 7 Étape 5
Étape 4 Étape 3
Étape 2
Étape 12
Étape 11 Étape 10
Étape 8
Étape 6
Étape 9
Le Bureau du sousministre adjoint envoie la présentation au Comité des normes de gestion des locaux et ce dernier fait des recommandations Les normes sont révisées
et l'analyse des lacunes est terminée
Étape 1 Client
.1 Le ministère client informe par écrit le gestionnaire de compte de son intention d’élaborer des normes d’aménagement pour des besoins propres aux programmes.
Étape 2 TPSGC
.1 Le gestionnaire de compte informe le directeur, Direction nationale de la gestion des locaux (DNGL).
.2 Le directeur, DNGL informe l’équipe chargée de l’examen, qui comprend les membres suivants :
- Gestionnaire de compte - Directeur, DNGL
- Gestionnaire, Stratégies et normes liées au milieu de travail, DNGL - Gestionnaire, Groupe consultatif sur
la gestion stratégique des locaux (GCGSL), DNGL
- Analyste, GCGSL, DNGL
- Gestionnaire, Services d’architecture et du design d’intérieur (SADI), Secteur de la capitale nationale, et designer
- Gestionnaires régionaux, Gestion des locaux (GL)
Étape 3 TPSGC
.1 Le gestionnaire de compte organise une réunion de lancement avec le ministère client et des membres de l’équipe chargée de l’examen (SADI; gestionnaire, GCGSL; gestionnaire, Stratégies et normes liées au milieu de travail; analyste, GCGSL) en vue de discuter du processus, des possibilités de passation de marchés pour des services d’expert-conseil et des répercussions sur le financement.
Étape 4 Client Option 1
Expert-conseil embauché par l’intermédiaire des SADI (Option 1).
.1 Le ministère client obtient les services d’un expert-conseil par l’intermédiaire des SADI.
.2 SADI prépare la portée de travaux et la convention particulière de services. Il obtient du gestionnaire de compte le facteur de majoration et enregistre le projet dans SIGMA.
Nota : Il s’agit de l’option recommandée, car elle garantit que les SADI et l’analyste, GCGSL prennent part à l’examen de tous les produits livrables et que le processus est respecté.
Étape 4 Client Option 2
Expert-conseil embauché par le ministère client (Option 2).
.1 Le ministère client attribue des marchés de services.
Nota : Dans le cadre de cette option, le ministère client doit tenir l’analyste, GCGSL informé et financer les frais engagés par les SADI lorsqu’il fait appel aux services de ces derniers pour effectuer un examen de l’assurance de la qualité.
Étape 5 Client Option 1
Expert-conseil embauché par l’intermédiaire des SADI (option 1).
.1 Les SADI et l’expert-conseil collaborent avec le ministère client afin d’élaborer des normes et d’effectuer une analyse des écarts.
.2 Les SADI gèrent le marché et supervisent les produits livrables.
.3 Les SADI et le ministère client font l’examen des produits livrables.
.4 Les SADI consultent l’analyste, GCGSL et font les mises à jour nécessaires.
.5 Le ministère client communique les normes (achevées à 66 %) et l’analyse des écarts au gestionnaire de compte.
Étape 5 Client Option 2
Expert-conseil embauché par le ministère client (option 2).
.1 L’expert-conseil collabore avec le ministère client afin d’élaborer des normes et d’effectuer une analyse des écarts.
.2 Le ministère client supervise le marché et fait l’examen des produits livrables.
.3 Le ministère client consulte l’analyste, GCGSL et fournit les produits livrables achevés à 33 % afin de s’assurer que les SADI procèdent à un examen de l’assurance de la qualité et de garantir le respect des objectifs du projet.
.4 Le ministère client communique les normes (achevées à 66 %) et l’analyse des écarts au gestionnaire de compte.
Étape 6 TPSGC
.1 Le gestionnaire de compte transmet la présentation au directeur, DNGL.
.2 Le directeur, DNGL transmet cette présentation à l’équipe chargée de l’examen.
.3 L’équipe chargée de l’examen passe en revue les documents, relève les problèmes, confirme les locaux de soutien non conformes et les locaux à usage particulier, puis fait part de ses commentaires au gestionnaire, Stratégies et normes liées au milieu de travail.
.4 Le gestionnaire, Stratégies et normes liées au milieu de travail compile les commentaires finaux et les transmet au gestionnaire de compte.
.5 Le gestionnaire de compte transmet les commentaires au ministère client.
Étape 7 Client
.1 L’expert-conseil révise les normes et termine l’analyse des écarts en tenant compte des commentaires de TPSGC.
Nota : Les normes ne peuvent être achevées à 100 % que lorsque la décision concernant l’approbation de l’aménagement non conforme et des locaux à usage particulier a été rendue (Étape 11).
Étape 8 Client
.1 Le ministère client prépare une analyse de rentabilisation afin de justifier la demande d’approbation pour l’aménagement non conforme et les locaux à usage particulier, en collaboration avec l’analyste, GCGSL (Se référer à A2.4 pour connaître les exigences de présentation).
.2 Le ministère client présente au SMA de la DGBI une demande d’approbation pour l’aménagement non conforme et les locaux à usage particulier.
.3 Le bureau du SMA transmet la demande au directeur, DNGL, qui agit à titre de président de CNGL, par l’intermédiaire du directeur général du Secteur de la gestion des locaux, du portefeuille et des services immobiliers (SGLPSI).
Étape 9 TPSGC
.1 Le directeur, DNGL envoie une copie de la présentation aux autres membres du CNGL.
.2 Le CNGL passe en revue la demande et formule des recommandations finales pour l’approbation.
.3 Le CNGL prépare une lettre de réponse comprenant des recommandations pour
l’approbation et la transmet au directeur général du SGLPSI qui, à son tour, la transmet au SMA de la DGBI.
Étape 10 TPSGC
.1 Le SMA de la DGBI envoie une lettre au ministère client pour l’informer de la décision prise quant à l’approbation. Le gestionnaire de compte et le directeur, DNGL reçoivent une copie de cette lettre.
.2 Le directeur, DNGL communique la décision au CNGL et à l’équipe chargée de l’examen.
Étape 11 Client
.1 Le ministère client rédige la version définitive des normes en fonction de l’approbation et soumet cette version au gestionnaire de compte en vue d’un examen final par TPSGC.
Étape 12 Client et TPSGC
.1 Une fois finalisées et acceptées par le ministère client et TPSGC, les normes sont diffusées au moyen d’un communiqué conjoint.
Nota : Les délais alloués aux ministères clients pour préparer et présenter des demandes de non-conformité pour des besoins propres à des programmes, ainsi que ceux alloués à TPSGC pour en faire l’examen, varieront en fonction de la portée et de la complexité des demandes.
A2.4 Exigences de présentation
TPSGC
Demandes propres aux programmes
Les chefs de projet de TPSGC qui sont responsables des demandes propres aux projets doivent envoyer un courriel au président du CNGL pour l’informer de la décision d’un ministère ou d’un organisme de traiter une demande de non-conformité. Ce courriel doit comprendre les
renseignements suivants :
1. Description de la demande de non-conformité;
2. Résumé des faits et des enjeux pertinents;
3. Répercussions de la demande sur les économies liées à la gestion des locaux et les objectifs de réduction de la superficie des locaux;
4. Position de l’équipe de projet; et
5. Copie du formulaire de surveillance de la conformité aux Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0.
Organisme ou ministère client
Demandes propres aux projets et demandes propres aux programmes
Les ministères et les organismes doivent présenter leurs demandes de dérogation aux Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0 et aux locaux à usage particulier sur une base nationale au SMA de la DGBI, aux fins d’approbation.
Les demandes de non-conformité doivent être accompagnées d’une justification, d’une approbation de la haute direction du Ministère, de la confirmation du financement et de l’acceptation de la responsabilité relativement à tout retard accusé par le projet au cours du processus d’approbation.
Le financement permettra de payer tous les coûts directs et indirects liés à la mise en œuvre de l’élément ou du service non conforme, y compris les services de gestion et de conception, les retards accusés par le projet et les coûts de fonctionnement et d’entretien continus.
Les présentations doivent être préparées en collaboration avec TPSGC et comprendre les renseignements suivants :
1. Lettre d’accompagnement à l’intention du SMA de la DGBI, envoyée par le SMA de l’organisme ou du ministère client (ou par toute autre personne occupant un poste de niveau hiérarchique comparable) et comprenant notamment ce qui suit :
Demande officielle d’approbation des éléments non conformes ou des locaux à usage particulier sur une base nationale;
Engagement envers le financement de tous les coûts supplémentaires; et
Acceptation des responsabilités pour tout retard en lien avec le projet.
2. L’analyse de rentabilisation (de 2 ou 3 pages pour chaque élément) doit comprendre les éléments suivants :
(a) Objectif (b) Contexte
♦ Mandat du ministère ou de l’organisme
♦ Considérations stratégiques
♦ Description et état des projets connexes
♦ Emplacement (propre au programme) (c) Demandes d’aménagement non conforme
♦ Enjeu
♦ Analyse des options
♦ Description
♦ Analyse des écarts (avec les Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0 ou les Normes d’attribution de locaux)
♦ Analyse des conséquences financières
♦ Avantages et risques
♦ Recommandation et justification
(Nota : Si la justification repose sur des besoins en matière de sécurité,
veuillez consulter la section Justification basée sur les besoins en matière de sécurité ci-dessous.)
(d) Demande de locaux nationaux à usage particulier sur une base nationale (propre au programme seulement)
♦ Enjeu
♦ Analyse des options
♦ Description
♦ Recommandation et justification (e) Responsabilité relative au financement Appendices
Formulaire de surveillance de la conformité aux Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0
Autres documents, au besoin :
♦ Analyse des écarts détaillée
♦ Politiques et procès-verbaux du Conseil du Trésor, lois, rapports et études
♦ Plans d’étage
♦ Évaluation de la menace et des risques (ÉMR), énoncé de la conception de la sécurité, énoncé de sécurité du site ou lettre de l’agent de sécurité du ministère
♦ Organigrammes
♦ Programme fonctionnel
Ébauche des normes propres aux programmes (pour les demandes propres aux programmes)
Nota : Un modèle d’analyse de rentabilisation est fourni à A9.3.
Justification basée sur les besoins en matière de sécurité
Lorsque les recommandations reposent sur la sécurité, les justifications remises par l’organisme ou le ministère client doivent comprendre les éléments suivants :
• Faire des références au texte d’une évaluation de la menace et des risques effectuée par une tierce partie, d’un énoncé de la conception de la sécurité ou d’un énoncé de sécurité du site qui appuie précisément la demande. Si ces documents ne sont pas disponibles, ils doivent être produits avant la présentation de l’analyse de rentabilisation;
• Dans le cas de demandes propres à un projet, s’il semble justifié de ne pas produire un des documents susmentionnés, une lettre à l’intention de l’agent de sécurité du ministère doit être obtenue et inclure, s’il y a lieu :
un énoncé des exigences en matière de sécurité qui nécessiteraient un aménagement non conforme;
l’explication selon laquelle le cloisonnement pour un secteur n’est pas une solution acceptable;
la classification de sécurité des renseignements traités, p. ex., confidentiel, secret, très secret, protégé A, B ou C; et
la responsabilité légale.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les exigences en matière de sécurité du gouvernement du Canada, y compris les approches liées à la sécurité matérielle ainsi que la sélection et la conception des installations, veuillez consulter la Politique du gouvernement sur la sécurité et la Norme opérationnelle sur la sécurité matérielle.
A2.5 Critères d’évaluation des demandes de non-conformité
Le Comité des normes de gestion des locaux utilisera les critères suivants pour évaluer les demandes qui ne sont pas conformes aux Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0.
1. Est-ce que la demande est un besoin de programme?
2. Est-ce que la demande découle d’une question de santé et de sécurité?
3. A-t-on examiné des solutions de rechange de manière appropriée?
4. Du point de vue financier, est-ce que la demande est dans le meilleur intérêt des contribuables et de l’État?
5. Est-ce que la demande est fondée sur des arguments solides et sensés?
6. Est-ce que la demande a une incidence sur la réalisation d’économies liées à la gestion des locaux?
A2.6 Cas de non-conformité : tendances et rapports
Le Comité des normes de gestion des locaux effectue un suivi des demandes de non-conformité reçues et présente régulièrement un rapport à la haute direction sur les progrès réalisés
relativement aux objectifs généraux des Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0. Des rapports sommaires sont présentés à la fin de chaque mois au SMA et au sous-ministre adjoint délégué de la DGBI.
À la fin de chaque exercice, un rapport sommaire est publié dans la section du site Web Publiservice consacrée aux Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0.
Les demandes de non-conformité sont examinées périodiquement et les tendances évidentes sont évaluées lors de la mise à jour des Normes d’aménagement de Milieu de travail 2.0.
A3. Normes
Modifications depuis le dernier mis à jour
A3.1 Aperçu
Description des avantages des locaux attribués dans le cadre de Milieu de travail 2.0.
A3.2 Responsabilités de TPGSC et des ministères clients en matière de financement
Ajout de nouveaux tableaux pour les responsabilités en matière de financement de TPSGC et des ministères clients ainsi que de mécanismes d’obtention du financement.
A3.3 Éléments des travaux d’aménagement et responsabilités relatives au financement
Modification de la taille et de la composition des grandes salles de réunion. Les grandes salles de réunion consisteront en deux salles de taille moyenne divisées par une cloison mobile rétractable ou pliante pour accroître la flexibilité (coût assumé par TPSGC).
Précisions sur l’utilisation d’insertions de moquette pour améliorer la signalisation et accroître la durabilité dans les principales voies de circulation.
Précision selon laquelle, notamment, les systèmes de planchers et de rampes surélevés. (coût assumé par le client) ne sont pas assujettis au processus d’approbation de non conformité.
Précision selon laquelle les services de plomberie de l’immeuble de base et des zones centrales ne comprennent pas les refroidisseurs d’eau fixes.
Précisions sur le financement des systèmes de masquage acoustique.
Renseignements supplémentaires sur la définition des couvre-fenêtres extérieurs.
En ce qui a trait aux accessoires intégrés et mobiles, enlèvement des étagères supérieures et ajout d’armoires de rangement verticales.
Modification au financement des plantes, des bacs à fleurs et de l’entretien permanent connexe.
A3.4 Allocation de locaux à bureaux et de soutien
Les définitions et les tailles des postes de travail/bureaux ont été fournies pour les profils des travailleurs types (leadership, fixe, flexible et itinérant).
La taille maximale des postes de travail a été modifiée à 4,5 m².
La limite pour l’attribution des bureaux fermés aux cadres supérieurs a été modifiée à 18,5 m² et le tableau d’attribution a été révisé.
Précisions sur l’utilisation de l’allocation de locaux de soutien non désignés pour les employés du groupe Droit (LA) et les employés qui s’occupent du Système de gestion informelle des conflits.
Révision des limites d’allocation pour les salles de réunion.
Précisions sur la définition et la taille des grandes salles de réunion (selon A3.4).
Révision de la taille, de l’allocation et de l’utilisation des locaux de soutien non désignés.
Description des zones de collaboration et du ratio de planification à utiliser.
Révision du ratio de planification des postes d’imprimantes.
A3.5 Normes pour les panneaux et les écrans acoustiques du mobilier
Révision de la hauteur maximale et de la finition des panneaux/écrans.
Révision de l’utilisation d’écrans vitrés.
A3.1 Aperçu
A3.2 à A3.5 décrivent en détail les normes en matière d’attribution de locaux, d’éléments de construction et de finition qui forment la base d’un projet d’aménagement. Plus particulièrement :
• A3.2 définit les responsabilités en matière de financement pour TPSGC et les ministères clients ainsi que les mécanismes de financement;
• A3.3 définit les responsabilités en matière de financement pour chaque élément d’un projet typique et insiste sur le fait qu’il est important de bien définir et de bien consigner les coûts liés aux projets;
• A3.4 contient des renseignements détaillés sur les critères en matière d’affectation des locaux à bureaux et de soutien selon la population ainsi que sur les travaux de menuiserie permis dans ces locaux;
• A3.5 définit les attributs des panneaux des postes de travail (écrans) propres aux Normes d’aménagement du Milieu de travail 2.0.
Les normes sont conformes aux priorités et aux programmes gouvernementaux et à tous les codes pertinents ainsi qu’aux normes en matière de sécurité des personnes et d’accessibilité.
Ces normes, qui mettent l’accent sur une approche uniforme et durable en matière de construction et de finition, prévoient des postes de travail individuels plus petits et des zones de collaboration plus ouvertes, et limitent le nombre de bureaux fermés et de locaux de soutien, favorisant une utilisation plus efficiente de l’espace. Cette démarche facilitera également la réinstallation et la réutilisation de locaux par d’autres ministères ou organismes et fourniront des milieux de travail novateurs afin de répondre aux besoins d’une main-d’œuvre variée.
Normes pour l’immeuble de base
L’état de l’immeuble de base détermine le point de départ de tous les projets d’aménagement.
Qu’il s’agisse d’installations appartenant à l’État ou louées à bail, l’état de l’immeuble de base varie toujours en fonction du lieu, de l’âge, de la superficie, de la classification et des autres caractéristiques du site. Dans le cas des locaux loués à bail, l’étendue des responsabilités du locateur en ce qui a trait à l’état de l’immeuble est décrite dans la trousse de documentation générique pour la location de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et est finalisée dans le cadre de la négociation du bail. On ne peut pas apporter aux éléments de l’immeuble de base d’autres modifications que celles qui sont détaillées dans les ententes de location à bail ou que celles dont on tient normalement compte en prenant la décision initiale d’investissement.
Les Normes pour l’immeuble de base, qui sont en cours de processus d’approbation finale, devront être consultées pour les installations occupées par le gouvernement fédéral et constitueront la principale source de référence pour toutes les normes techniques et les normes en matière de sécurité des personnes relatives à la plomberie, aux systèmes de chauffage, de ventilation et de conditionnement d’air, à la protection contre les incendies, à l’électricité et aux systèmes de télécommunication.
Nota : Tous les projets d’aménagement doivent se conformer aux codes provinciaux et municipaux concernés. Il faut se rappeler de l’incidence de la densification de l’espace sur les systèmes de base de l’immeuble.
