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Rapport annuel de 2014-2015 du Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du
Canada concernant la Loi sur l’accès à l’information
Introduction
Exemplaires supplémentaires
Partie I — Renseignements généraux sur le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG)
1.1 Mission, vision et mandat
1.1.1 Mission
1.1.2 Vision
1.1.3 Mandat
1.2 Valeurs guidant les actions du Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada
1.2.1 Valeurs
1.2.2 Objectifs stratégiques
1.3 Responsabilités
1.4 Résultat stratégique et architecture d’alignement des programmes du CRSNG
1.4.1 Résultat stratégique
1.4.2 Architecture d’alignement des programmes
Partie II — Rapport concernant la Loi sur l’accès à l’information
1. Organisation de la délégation et des activités
1.1 Décret de délégation
1.2 Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
1.3 Structure de gestion de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
1.3.1 Liens avec les autres postes
2. Résumé des activités du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
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2.1 Le point sur l’accès à l’information
2.1.1 Traitement de dossiers
2.1.2 Aide aux demandeurs
2.1.3 Sensibilisation du personnel et des clients et prestation de conseils
2.1.4 Rapports
2.2 Gestion de l’information au CRSNG
2.3 Pratiques exemplaires en matière d’AIPRP appliquées aux processus et aux procédures du CRSNG
2.4 Défis et réalisations
2.4.1 Arriéré de cas
2.4.2 Ressources humaines et financières
2.4.3 Initiatives et projets (achevés ou en cours) 3. Stratégies et initiatives en vue d’accroître le rendement et la conformité
3.1 Pratiques opérationnelles conformes aux politiques et aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor
3.1.1 Droits
3.1.2 Pratiques informelles
3.1.3 Information publique, site Web et points d’information
3.1.4 Rapports
3.1.5 Salle de lecture
3.2 Activités opérationnelles en matière d’accès à l’information : Orientation et formation internes
3.2.1 Orientation interne
3.2.2 Formation
3.2.3 Système de suivi et gestion des demandes 4. Rapport statistique : Interprétation
4.1 Demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
4.2 Nature des demandes
4.3 Consultations interorganisationnelles
4.4 Examen informel de l’information
4.5 Réponses données aux demandes traitées
4.5.1 Communication totale
4.5.2 Communication partielle
4.5.3 Aucune communication (exceptions et exclusions)
4.5.4 Demandes impossibles à traiter
4.5.5 Demandes abandonnées par le demandeur
4.5.6 Demandes transférées
4.6 Exceptions invoquées
4.7 Exclusions invoquées
3
4.8 Prorogation du délai
4.9 Délais d’exécution et surveillance
4.10 Traduction
4.11 Méthode de communication
4.12 Droits
4.13 Coûts 5. Plaintes
5.1 Nombre de plaintes et nature de celles-ci
Annexe A — Instrument de délégation
Annexe B — Rapport statistique annuel 2014-2015 – Loi sur l’accès à l’information
INTRODUCTION
La Loi sur l’accès à l’information (lois révisées du Canada, chapitre A-1, 1985) a été promulguée le 1er juillet 1983. La Loi protégeant Canada contre les terroristes
(L.C. 2015, ch. 9), sanctionnée le 23 avril 2015, a donné lieu à plusieurs modifications mineures corrélatives à la Loi sur l’accès à l’information (LAI).
La LAI accorde aux citoyens canadiens et à toute personne se trouvant au Canada le droit d’obtenir des renseignements contenus dans les documents du gouvernement, sauf en cas d’exceptions précises et limitées.
Selon l’article 72 de la LAI, à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d’une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d’application de la LAI au sein de son institution.
Le présent rapport résume la gestion et l’application de la LAI au Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) pour 2014-2015.
Exemplaires supplémentaires
4 Pour obtenir d’autres exemplaires du rapport, veuillez écrire ou envoyer un courriel aux adresses suivantes :
Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada 350, rue Albert, 13e étage
Ottawa (Ontario) K1A 1H5
Courriel : ATIP-AIPRP@NSERC-CRSNG.GC.CA
Vous pouvez aussi demander vos exemplaires par téléphone ou télécopieur : Téléphone : 613-995-6214
Télécopieur : 613-943-1222
Partie I — Renseignements généraux sur le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du
Canada (CRSNG)
1.1 Mission, vision et mandat
1.1.1 Mission
Le CRSNG investit dans les gens, la découverte et l’innovation par l’entremise de partenariats et de programmes d’appui à la recherche postsecondaire en sciences naturelles et en génie reposant sur des concours nationaux comportant une évaluation par les pairs.
1.1.2 Vision
Le CRSNG aide à faire du Canada un pays de découvreurs et d’innovateurs, au profit de tous les Canadiens.
5 1.1.3 Mandat
Le CRSNG appuie la recherche en sciences naturelles et en génie et en fait la promotion, et conseille le ministre sur les questions relatives à la recherche.
1.2 Valeurs guidant les actions du Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada
1.2.1 Valeurs
Le CRSNG accorde de la valeur à sa contribution au Canada et est fier de sa réputation d’excellence – excellence dans la recherche qu’il appuie, les programmes qu’il gère et la qualité des services qu’il offre à ses clients à l’interne comme à l’externe.
Le CRSNG est très attaché à l’amélioration continue par le leadership, le travail d’équipe et la communication ouverte. Il mène ses activités de façon intègre,
transparente, souple et responsable parce que ces valeurs sont importantes pour lui et pour les gens avec qui il interagit. Les normes d’éthique et de rendement auxquelles il s’astreint sont aussi élevées que celles qui s’appliquent aux chercheurs.
Le CRSNG respecte et estime les contributions des autres. La diversité des personnes avec lesquelles il travaille et traite constitue un enrichissement pour lui, et ces
interactions lui permettent d’apprendre et de grandir continuellement.
1.2.2 Objectifs stratégiques
Les gens : Attirer et garder au Canada les meilleurs étudiants et chercheurs.
La découverte : Permettre aux scientifiques et aux ingénieurs canadiens de devenir des chefs de file mondiaux dans leur domaine.
L’innovation : Accroître la prospérité du Canada en établissant des liens et en appuyant l’application des résultats de la recherche.
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Les retombées : Promouvoir les réalisations des chercheurs canadiens et renforcer l’excellence opérationnelle.
1.3 Responsabilités
Le CRSNG est le principal organisme fédéral qui investit dans la recherche et la formation postsecondaires dans le domaine des sciences naturelles et du génie. Créé le 1er mai 1978, le CRSNG est un organisme fédéral qui a le statut d’employeur distinct en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. Il reçoit son financement directement du Parlement et lui fait rapport par l’intermédiaire du ministre de l’Industrie. Il est chargé de promouvoir et d’appuyer la recherche en sciences naturelles et en génie, à l’exception des sciences de la santé.
1.4 Résultat stratégique et architecture d’alignement des programmes du CRSNG
1.4.1 Résultat stratégique
Le Canada est un chef de file dans l’avancement, la mise à profit et l’application des nouvelles connaissances en sciences naturelles et en génie.
1.4.2 Architecture d’alignement des programmes
Le tableau ci-dessous présente l’architecture d’alignement des programmes du CRSNG en vigueur pour la période visée par le rapport, soit 2014-2015.
Résultat stratégique
1.0 Le Canada est un chef de file dans l’avancement, la mise à profit et l’application des nouvelles connaissances en sciences naturelles et en génie.
Programmes
1.1 Les gens : chercheurs
de talent 1.2 La découverte :
avancement des 1.3 L’innovation :
partenariats de recherche
7 connaissances
Sous-programmes Sous-programmes Sous-programmes 1.1.1 Promotion des sciences et
du génie 1.1.2 Bourses
1.2.1 Recherche axée sur la découverte
1.2.2 Appareils de recherche et infrastructure
1.3.1 Recherche dans des domaines stratégiques 1.3.2 Recherche et
développement coopérative axée sur l’industrie
Résultat stratégique
Programmes
1.1 Les gens : chercheurs
de talent 1.2 La découverte :
avancement des connaissances
1.3 L’innovation :
partenariats de recherche
Sous-programmes Sous-programmes Sous-programmes
1.1.3 Bourses d’études supérieures du Canada Alexander-Graham-Bell 1.1.4 Bourses d’études
supérieures du Canada Vanier 1.1.5 Bourses postdoctorales Banting
1.1.6 Chaires de recherche du Canada
1.1.7 Chaires d’excellence en recherche du Canada
1.3.3 Réseaux de centres d’excellence
1.3.4 Formation en milieu industriel
1.3.5 Commercialisation des résultats de la recherche 1.3.6 Innovation dans les collèges et la communauté
L’activité de programme suivante appuie le résultat stratégique du CRSNG : 1.4 Services internes
Appui en matière de gouvernance et de gestion Services de gestion des ressources
Services de gestion des biens
8 Pour obtenir plus d’information sur la définition de chaque activité de programme, vous pouvez consulter le Rapport sur les plans et les priorités – 2014-2015 affiché dans le site Web du CRSNG.
Partie II — Rapport concernant la Loi sur l’accès à l’information
1. Organisation de la délégation et des activités 1.1 Décret de délégation
Comme indiqué à l’article 3 de la Loi sur l’accès à l’information (LAI), le président du CRSNG est désigné comme étant le responsable de l’institution fédérale pour l’application de la LAI.
Quant à l’article 73 de la LAI, il permet aux administrateurs généraux de déléguer par décret à des cadres ou à des employés de l’institution qui occupent des postes aux niveaux appropriés certaines des attributions que la LAI confère au responsable de l’institution.
Les pouvoirs du responsable de l’institution ont été délégués au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du CRSNG. L’annexe A donne un extrait de la délégation des pouvoirs approuvée par le président.
1.2 Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) coordonne les réponses aux demandes soumises au CRSNG que lui impose la LAI. Il offre également des interprétations, des conseils et des recommandations au personnel du CRSNG sur les implications des lois sur l’AIPRP pour leurs activités ainsi que des séances de formation, d’éducation et de sensibilisation.
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Il y a un coordonnateur de l’AIPRP au CRSNG qui est chargé de tous les
aspects de l’application, de l’interprétation et de l’administration de la LAI et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP), et d’assurer la conformité du CRSNG à ces lois, y compris les exigences en matière de rapports.
Le coordonnateur de l’AIPRP coordonne toutes les activités relatives à la mise en application de la LAI et de la LPRP et des règlements, des directives et des lignes directrices connexes.
Le coordonnateur de l’AIPRP coordonne les réponses aux demandes officielles reçues; effectue des recherches et des analyses; donne des conseils; formule des recommandations et fournit des solutions à valeur ajoutée aux gestionnaires et aux employés du CRSNG; s’assure que la LAI et la LPRP sont prises en compte dans la planification des programmes et des activités du CRSNG;
élabore et met en œuvre des politiques, des procédures et des séances de formation.
Le coordonnateur de l’AIPRP représente le CRSNG à l’extérieur, gère le Bureau de l’AIPRP et supervise le personnel.
1.3 Structure de gestion de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relève du Secrétariat du CRSNG et du secrétaire du Conseil. Il est composé d’un coordonnateur de l’AIPRP à temps plein et d’un agent à temps partiel.
En 2014-2015, 2,10 équivalents temps plein (ETP), y compris le secrétaire du Conseil, ont contribué à l’administration et au traitement des demandes d’accès à l’information présentées au CRSNG.
1.3.1 Lien avec les autres postes
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Superviseur immédiat Secrétaire du Conseil
Titre du poste Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Titre du ou des postes relevant directement du
poste
Description des objectifs principaux du poste Nombre total d’ETP relevant du poste
Agent de l’AIPRP et du
Secrétariat Participer à l’administration de la fonction d’AIPRP et aux
autres activités de soutien du Secrétariat. 0,5
2. Résumé des activités du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
2.1 Le point sur l’accès à l’information
Des mécanismes appropriés sont en place pour garantir la conformité du CRSNG à la LAI quand vient le temps de répondre aux demandes officielles conformément aux décrets de désignation à l’aide des mesures et des procédures mentionnées ci-après.
2.1.1 Traitement de dossiers
11 Traiter et gérer les demandes d’accès à l’information en utilisant les outils de suivi employés à cet égard par le CRSNG tout en se conformant aux dispositions des lois sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels, leurs
règlements d’application, ainsi que les politiques et les directives connexes.
2.1.2 Aide aux demandeurs
-Promouvoir le principe du « devoir d’aider » de la LAI afin de seconder ceux qui présentent des demandes en vertu de cette loi.
-Assurer un dialogue constant avec les demandeurs afin de répondre pleinement à leurs besoins et de fournir les bonnes réponses à leurs questions.
2.1.3 Sensibilisation du personnel et des clients et prestation de conseils
-Guider les gestionnaires sur les politiques d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels dans la mesure où elles affectent les activités quotidiennes courantes.
-Informer le personnel du CRSNG de ses obligations et responsabilités concernant l’administration des demandes en vertu de la LAI au moyen de séances
d’apprentissage courantes et des demandes de tous les jours.
-Informer et conseiller de manière informelle le milieu de la recherche au sujet des obligations législatives du CRSNG en ce qui concerne la LAI et la LPRP dans le cadre des processus de présentation des demandes de bourses et de subventions et
d’évaluation par les pairs. Le Bureau de l’AIPRP a formulé 12 conseils ou
recommandations à l’intention des clients et des demandeurs du CRSNG qui font face à des enjeux précis d’accès à l’information ou de protection des renseignements
personnels et qui ont besoin d’expertise en la matière.
2.1.4 Rapports
12 -Mettre à jour les procédures internes d’accès à l’information et de protection des
renseignements personnels pour aider le CRSNG à appliquer et à respecter la LAI et la LPRP.
2.2 Gestion de l’information au CRSNG
Le CRSNG reconnaît que l’information est une ressource précieuse essentielle qu’il faut gérer convenablement, conformément aux politiques et aux lignes directrices du
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et aux méthodes proposées et autorisées d’élimination de l’information de Bibliothèque et Archives Canada.
Le CRSNG compte sur le Bureau de gestion de l’information, guidé par la politique sur la gestion de l’information du CRSNG et la Directive sur la tenue des documents du Conseil du Trésor entrée en vigueur en juin 2009, pour assurer l’orientation globale de sa façon de gérer l’information.
2.3 Pratiques exemplaires en matière d’AIPRP appliquées aux processus et aux procédures du CRSNG
Pour mieux répondre aux demandes d’accès à l’information et aux besoins organisationnels, le CRSNG prend les mesures suivantes.
L’identité du demandeur n’entre pas en ligne de compte lors du traitement d’une demande et n’est pas non plus révélée aux cadres de l’organisme, à moins qu’il ne soit nécessaire d’autoriser la recherche d’informations ou que le demandeur n’y consente.
Une communication régulière est établie avec les demandeurs pour préciser et cibler leurs demandes, faire le point et leur expliquer le processus d’accès à l’information et les droits qui découlent de la LAI.
Des réponses précises, opportunes et complètes sont données, de bonne foi.
Des solutions de rechange peuvent être proposées, notamment des
renseignements déjà diffusés ou accessibles au public et, le cas échéant, des renvois aux autres organisations concernées.
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Les documents sont fournis selon le format demandé. Le CRSNG a fourni la majorité des documents traités sur CD-ROM ou par courriel gratuitement aux demandeurs.
Des discussions ou des réunions avec les responsables de programmes sont facilitées pour contribuer au traitement des demandes d’accès à l’information reçues, à tous les niveaux.
Des réponses provisoires sont fournies aux demandeurs, lorsque c’est possible, ce qui limite les frais qui leur sont imputés.
Une zone, dans les locaux du CRSNG, a été désignée comme salle de lecture publique et permet aux demandeurs d’accéder autrement aux documents : Constitution Square
Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
350, rue Albert, 13e étage Ottawa (Ontario) K1A 1H5
Les résumés des demandes d’accès à l’information traitées sont affichés dans le site Web du CRSNG et donnent ainsi facilement accès aux documents déjà traités et auxquels les demandeurs peuvent avoir accès en présentant des demandes informelles.
La page Info Source et les fichiers de renseignements personnels du CRSNG sont mis à jour tous les ans, conformément aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Le CRSNG met à jour sa page Info Source afin que ses catégories de documents et de fichiers de renseignements personnels correspondent à sa nouvelle architecture d’alignement des programmes. Info Source procure au public de l’information sur les fonctions, les programmes, les activités et les fonds de renseignements connexes des institutions gouvernementales qui sont assujetties à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des
renseignements personnels.
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2.4 Défis et réalisations
2.4.1 Arriéré de cas
Le CRSNG a mise en œuvre son plan de diffusion des communications pour la demande d’accès à l’information A-2010-009, qui comportait plus de 4 000 pages.
Deux communications ont été envoyées au demandeur au cours l’exercice 2013-2014 grâce à l’aide d’un consultant. La dernière communication a été envoyée au cours du présent exercice (2014-2015). Le traitement de la demande est donc terminé.
Au cours du présent exercice (2014-2015), le CRSNG a réglé une plainte du
Commissariat à l’information du Canada. Une autre plainte fait toujours l’objet d’une consultation avec le Commissariat. On s’attend à ce qu’elle soit réglée au cours du prochain exercice.
Pour traiter l’arriéré des demandes et les plaintes, le Bureau de l’AIPRP a analysé et établi ses priorités opérationnelles en fonction des défis en matière de dotation.
2.4.2 Ressources humaines et financières
En 2014-2015, le personnel affecté à l’AIPRP a été plus stable qu’au cours des exercices précédents. Le Bureau de l’AIPRP a donc été en mesure d’accomplir ses activités quotidiennes et de respecter ses exigences de conformité aux lois.
Le CRSNG a affecté les ressources financières nécessaires pour obtenir les services de contractuels et de personnel d’agence afin de traiter l’arriéré des demandes et de produire des documents de politique.
Le CRSNG a appuyé les objectifs de carrière du personnel de l’AIPRP en lui fournissant des possibilités de formation.
2.4.3 Initiatives et projets (achevés ou en cours)
Le CRSNG a mis en place un Protocole d’intervention en cas d’atteinte à la vie privée ou à la sécurité.
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Le CRSNG a mis à jour sa page Web au sujet de l’AIPRP, qui contient des renseignements généraux à l’intention du public sur le processus de demande d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels, les formulaires connexes, les frais, le traitement des demandes et d’autres
renseignements qui pourraient être utiles aux demandeurs et aux clients.
Le CRSNG a également mis à jour sa section de l’intranet au sujet de l’AIPRP afin de tenir ses employés et les bureaux de première responsabilité au courant des procédures et des processus en la matière. Le Bureau de l’AIPRP a affiché des documents de référence, comme des procédures et des modèles de lettres, afin de tenir les employés au courant et de leur fournir des outils visant à
normaliser les pratiques.
3. Stratégies et initiatives en vue d’accroître le rendement et la conformité
3.1 Pratiques opérationnelles conformes aux politiques et aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor
3.1.1 Droits : Selon la Loi sur l’accès à l’information, il est possible de ne pas exiger le versement de droits lorsque la demande relève de l’intérêt public. Le CRSNG accorde couramment une dispense des droits de moins de 25 $, conformément à la politique et aux lignes directrices du Conseil du Trésor.
3.1.2 Pratiques informelles : Conformément au principe selon lequel la LAI vise à compléter plutôt qu’à remplacer les modalités existantes d’accès à l’information du gouvernement, les demandes informelles peuvent être adressées directement aux diverses divisions du CRSNG. Le Bureau de l’AIPRP redirige constamment les demandeurs vers le secteur pertinent, notamment les sites publics.
3.1.3 Information publique, site Web et points d’information : Le CRSNG dispose d’un site Web complet (www.nserc-crsng.gc.ca) et offre des points d’information où le public peut présenter une demande et obtenir de l’information, de manière informelle, sur l’ensemble de ses activités et programmes.
Le Bureau de l’AIPRP du CRSNG a également sa propre page Web.
16 3.1.4 Rapports : Le CRSNG répond aux exigences des lois et des règlements du Secrétariat du Conseil du Trésor en remettant son Rapport annuel sur l’accès à l’information au moment exigé.
Le CRSNG revoit continuellement sa page Info Source et met à la disposition du public de l’information à jour sur les documents et les fichiers de renseignements personnels dont il est responsable.
3.1.5 Salle de lecture : Dans les locaux du CRSNG, il y a une pièce où le public peut venir consulter, sur demande, les manuels et les demandes d’AIPRP traitées de
l’organisme. Les manuels peuvent également être consultés en format électronique.
Constitution Square
Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
350, rue Albert, 13e étage Ottawa (Ontario) K1A 1H5
3.2 Activités opérationnelles en matière d’accès à l’information : Orientation et formation internes
3.2.1 Orientation interne
En plus de traiter les demandes d’accès à l’information, le Bureau de l’AIPRP a fourni 12 recommandations internes sur une multitude de questions et d’enjeux liés à la LAI et sur le traitement des demandes d’accès à l’information.
3.2.2 Formation
Le Bureau de l’AIPRP a offert de la formation générale et ponctuelle sur les dispositions de la LAI et leur incidence sur les programmes et les initiatives du CRSNG. Il a aussi offert deux séances de sensibilisation durant lesquelles huit employés du CRSNG ont été informés de leurs obligations en vertu de la LAI.
17 Comme les ressources en matière d’AIPRP sont maintenant en place, le Bureau de l’AIPRP prévoit des séances de formation régulières pour les employés et les
gestionnaires de l’organisme.
3.2.3 Système de suivi et gestion des demandes
Ces dernières années, le Bureau de l’AIPRP du CRSNG a administré et traité les demandes à l’aide de systèmes de rédaction et de suivi aux capacités limitées, soit ADOBE Professional, Excel et des outils manuels.
En 2014-2015, le CRSNG a traité la majorité des demandes au moyen des logiciels AccessPro Case Management et AccessPro Redaction. Ces logiciels facilitent la gestion des demandes et permettent de satisfaire plus efficacement aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor en matière de rapports sur l’AIPRP (p. ex., produire des statistiques annuelles d’accès à l’information et traiter les demandes).
4. Rapport statistique : Interprétation
4.1 Demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
Entre le 1er avril 2014 et le 31 mars 2015, le CRSNG a reçu 21 nouvelles demandes, soit 13 de plus que les 8 demandes reçues durant la période précédente (2013-2014).
Une demande de cette dernière période reste en suspens.
Le CRSNG a traité 13 demandes durant la période visée par ce rapport et en a reporté 9 à la période suivante (2015-2016).
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4.2 Nature des demandes
Cette année, le CRSNG a traité 13 demandes, y compris la demande d’accès à
l’information A-2010-09, qui était encore en traitement en raison de sa complexité et de questions juridiques.
Les 12 demandes reçues et traitées au cours de l’exercice ont porté sur un éventail d’activités et de programmes du CRSNG :
deux demandes (17 %) relatives à la planification et aux politiques organisationnelles;
deux demandes (17 %) relatives aux subventions et aux bourses;
une demande (8 %) relative aux programmes de partenariats de recherche;
une demande (8 %) relative aux Réseaux de centres d’excellence;
six demandes (50 %) relatives aux services administratifs communs.
Les 21 demandes ont émané des sources suivantes :
Source Nombre de demandes
Média 0
Milieu postsecondaire 3
Source Nombre de demandes
Entreprise (secteur privé) 10
Organisation 0
Grand public 8
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4.3 Consultations interorganisationnelles
Le CRSNG a reçu et traité 18 demandes de consultation provenant d’autres ministères et organismes du gouvernement, comparativement à 24 au cours de l’exercice
précédent (2013-2014), soit une diminution de 25 %. Les demandes ont nécessité l’examen de plus de 167 pages d’information comparativement à 573 pages au cours de l’exercice précédent, ce qui représente une diminution de 70,1 %.
Une demande de consultation a été reportée à l’exercice 2015-2016. Le CRSNG a recommandé la communication totale dans les 16 cas traités.
Le CRSNG a eu à consulter d’autres ministères ou organismes gouvernementaux pour répondre à trois demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Il a recommandé la communication partielle dans ces cas.
4.4 Examen informel de l’information
Le Bureau de l’AIPRP a répondu à deux demandes informelles. Par ailleurs, le CRSNG a répondu à de nombreuses demandes informelles de la part de ses clients internes et externes sur diverses questions d’accès à l’information et de protection de
renseignements personnels.
4.5 Réponses données aux demandes traitées
Des 13 demandes traitées par le CRSNG, 9 (69 %) ont donné lieu à une communication totale ou partielle.
4.5.1 Communication totale
Dans 1 cas sur 13 (8 %), les demandeurs ont eu entièrement accès à tous les documents pertinents.
4.5.2 Communication partielle
Dans 8 cas sur 13 (62 %), des documents pertinents ont été exclus ou n’ont été communiqués qu’en partie aux demandeurs.
20 4.5.3 Aucune communication (exceptions et exclusions)
Il y a eu un cas pour lequel le CRSNG s’est servi de la disposition d’exclusion de la LAI pour ne pas divulguer des renseignements.
4.5.4 Demandes impossibles à traiter
Le CRSNG n’a pas pu traiter une demande (8 %), car il n’avait pas de document pour y répondre.
4.5.5 Demandes abandonnées par le demandeur
Deux demandes sur 13 ont été abandonnées par les demandeurs.
4.5.6 Demandes transférées
Aucune demande n’a été transférée à une autre institution gouvernementale.
4.6 Exceptions invoquées
Le droit d’accès à l’information en vertu de la LAI est limité par un certain nombre d’exceptions qui sont précisées aux articles 13 à 24. Ces articles ont pour but de protéger l’information appartenant à des intérêts publics ou privés particuliers. De plus, l’article 26 de la LAI constitue une exception administrative liée à la publication de l’information.
Dans les 13 demandes traitées durant la période visée par le rapport, le CRSNG a le plus souvent invoqué des exceptions au titre de l’article 20 (renseignements de tiers), soit dans 11 cas (85 %). Il a aussi invoqué des exceptions au titre de l’article 19 (renseignements personnels) dans 9 cas (69 %), de l’article 21 (activités du gouvernement) dans trois cas (23 %) et de l’article 23 (secret professionnel des avocats) dans 1 cas (8 %).
Remarque : Une demande peut faire l’objet de plus d’une exemption. Si une exemption a été appliquée à plus d’une demande, l’utilisation de l’article en question est présentée en pourcentage selon le nombre de demandes.
21 Exemptions et
exclusions de la Loi sur l’accès à l’information
Définitions
Article 19
19(1) Renseignements personnels
(1) Sous réserve du paragraphe (2), le responsable d’une institution fédérale est tenu de refuser la communication de documents contenant les renseignements personnels visés à l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Cas où la divulgation est autorisée
(2) Le responsable d’une institution fédérale peut donner communication de documents contenant des
renseignements personnels dans les cas où : (a) l’individu qu’ils concernent y consent;
(b) le public y a accès;
(c) la communication est conforme à l’article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Article 20 20(1)(a) 20(1)(b) 20(1)(c) 20(1)(d)
Renseignements de tiers
(1) Le responsable d’une institution fédérale est tenu, sous réserve des autres dispositions du présent article, de refuser la communication de documents contenant : a) des secrets industriels de tiers;
b) des renseignements financiers, commerciaux,
scientifiques ou techniques fournis à une institution fédérale par un tiers, qui sont de nature confidentielle et qui sont traités comme tels de façon constante par ce tiers;
b.1) des renseignements qui, d’une part, sont fournis à titre confidentiel à une institution fédérale par un tiers en vue de
22 l’élaboration, de la mise à jour, de la mise à l’essai ou de la mise en œuvre par celle-ci de plans de gestion des
urgences au sens de l’article 2 de la Loi sur la gestion des urgences et, d’autre part, portent sur la vulnérabilité des bâtiments ou autres ouvrages de ce tiers, ou de ses
réseaux ou systèmes, y compris ses réseaux ou systèmes informatiques ou de communication, ou sur les méthodes employées pour leur protection;
c) des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de causer des pertes ou profits financiers appréciables à un tiers ou de nuire à sa compétitivité;
d) des renseignements dont la divulgation risquerait
vraisemblablement d’entraver des négociations menées par un tiers en vue de contrats ou à d’autres fins.
Article 21 21(1)(a) 21(1)(b) 21(1)(c)
Activités du gouvernement (avis, etc.)
(1) Le responsable d’une institution fédérale peut refuser la communication de documents datés de moins de vingt ans lors de la demande et contenant :
a) des avis ou recommandations élaborés par ou pour une institution fédérale ou un ministre;
b) des comptes rendus de consultations ou délibérations auxquelles ont participé des administrateurs, dirigeants ou employés d’une institution fédérale, un ministre ou son personnel;
c) des projets préparés ou des renseignements portant sur des positions envisagées dans le cadre de négociations menées ou à mener par le gouvernement du Canada ou en son nom, ainsi que des renseignements portant sur les considérations qui y sont liées;
d) des projets relatifs à la gestion du personnel ou à l’administration d’une institution fédérale et qui n’ont pas encore été mis en œuvre.
Article 23
Secret professionnel des avocats
Le responsable d’une institution fédérale peut refuser la communication de documents contenant des
renseignements protégés par le secret professionnel qui lie
23 un avocat à son client.
Article 26
Refus de communication en cas de publication Le responsable d’une institution fédérale peut refuser la communication totale ou partielle d’un document s’il a des motifs raisonnables de croire que le contenu du document sera publié en tout ou en partie par une institution fédérale, un mandataire du gouvernement du Canada ou un ministre dans les quatre-vingt-dix jours suivant la demande ou dans tel délai supérieur entraîné par les contraintes de
l’impression ou de la traduction en vue de l’impression.
24
4.7 Exclusions invoquées
Conformément à l’article 68, la LAI ne s’applique pas aux documents publiés ou mis en vente, aux documents de bibliothèque ou de musées conservés uniquement à des fins publiques, aux documents déposés à Bibliothèque et Archives du Canada et aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada, conformément cette fois à l’article 69 de la LAI.
Aucune exclusion n’a été invoquée par le CRSNG durant le traitement des demandes qui sont visées par ce rapport.
4.8 Prorogation du délai
Des 13 demandes traitées durant la période visée par le rapport, une d’entre elles (8 %) a dû faire l’objet d’une prorogation de délai de 30 jours ou moins et trois d’entre elles (23 %) ont dû faire l’objet d’une prorogation de délai de 31 à 60 jours, conformément à l’article 9 de la LAI, en raison de consultations. Par ailleurs, trois demandes (23 %) ont subi une prorogation de délai de 121 à 180 jours pour des raisons d’interférence avec les activités de l’organisme, de consultations ou d’avis aux tiers.
La plupart des prorogations de délai étaient nécessaires pour compléter des consultations, conformément à l’article 9 de la LAI.
4.9 Délais d’exécution et surveillance
Des 13 demandes traitées, 7 (54 %) ont été traitées dans les 30 jours suivant leur réception, 2 (15 %), dans les 31 à 60 jours et 3 autres (23 %), dans les 61 à 181 jours.
La demande d’accès à l’information A-2010-09 a pris plus de 365 jours à traiter. Étant donné la nature et la complexité de cette dernière, le CRSNG a pris le temps
nécessaire pour y répondre, conformément à l’article 9 de la LAI (en ce qui a trait à l’interférence avec les activités de l’organisme et la consultation de tiers). Le CRSNG surveille le temps requis pour traiter les demandes d’accès à l’information au moyen du logiciel AccessPro Case Management et le Secrétariat est tenu au courant de
l’avancement des dossiers.
25
4.10 Traduction
Durant la période visée par le rapport, le CRSNG a reçu deux demandes de traduction du français vers l’anglais ou de l’anglais vers le français.
4.11 Méthode de communication
Au cours de la période visée par le rapport, les demandeurs ont préféré recevoir des copies électroniques (ou des CD-ROM) des documents plutôt que des copies
imprimées ou de simplement pouvoir les consulter.
4.12 Droits
En vertu de la LAI, des droits peuvent être exigés pour certaines activités de traitement des demandes officielles. Aux droits de demande de 5 $ peuvent s’ajouter d’autres droits de recherche, de préparation et de reproduction de divers documents, comme indiqué dans le Règlement sur l’accès à l’information.
Aucun droit n’est exigé pour l’examen de documents, et il en est de même des droits généraux et des frais d’expédition. Par ailleurs, conformément à l’article 11 de la LAI, il n’y a pas de droits pour les cinq premières heures de recherche en vue de trouver un document ou d’en prélever la partie communicable.
Les droits exigés pour les 12 demandes reçues et traitées au cours de la période visée par ce rapport se chiffrent à 60 $. Le CRSNG a renoncé aux droits de reproduction ou les a remboursés dans un cas (ce qui représente un montant de 12 $), conformément au paragraphe 11(6) de la LAI.
4.13 Coûts
Au cours de l’exercice 2014-2015, les coûts salariaux associés au programme étaient de 93 100 $, ce qui représente une diminution de 48 % par rapport à l’exercice
précédent (où les coûts salariaux étaient de 179 198 $).
26 Les ressources à temps plein associées à la période visée par le rapport sont évaluées à 1,10 ETP, ce qui représente une baisse (56 %) par rapport aux 2,1 ETP signalés pour la période précédente (2013-2014).
5. Plaintes
5.1 Nombre de plaintes et nature de celles-ci
Au cours de la période visée par le rapport, le CRSNG a reçu deux plaintes (CA-2014-0001 et CA-2014-0011) du Commissariat à l’information du Canada
concernant le traitement de sa demande A-2012-007 présentée en vertu de la LAI. Les plaintes portaient sur l’application des dispositions du paragraphe 10(2) (dispense de divulgation de l’existence d’un document) et du paragraphe 19(1) (renseignements personnels) de la LAI.
Au cours de la période visée par le rapport, le Commissariat à l’information du Canada a traité l’une des deux plaintes (CA-2014-0001). Une enquête est en cours pour la deuxième (CA-2014-0011), et on s’attend à ce que celle-ci soit réglée au cours de l’exercice 2015-2016.
Annexe A — Instrument de délégation
Annexe B — Rapport statistique annuel 2014-2015 concernant la Loi sur l’accès à l’information
Annexe A — Instrument de délégation
Annexe B — Rapport statistique annuel 2014-2015 concernant la Loi sur l’accès à l’information
au
1.1 Nombre de demandes
1.2 Source des demandes
1.3 Demandes informelles
1 à 15 jours
16 à 30 jours
31 à 60 jours
61 à 120 jours
121 à 180 jours
181 à 365 jours
Plus de 365 jours
Total
1 0 1 0 0 0 0 2
TBS/SCT 350-62 (Rév. 2014/03) Total
Médias
Secteur universitaire
Secteur commercial (secteur privé) Organisation
Public
Refus de s'identifier
21
Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.
Délai de traitement
1 CRSNG
0 3 22 13 9
0 10
0 8
2014-04-01 2015-03-31
21 1 Période d'établissement de rapport :
PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
Nombre de demandes
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport
Fermées pendant la période d'établissement de rapport
Total
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente
Reçues pendant la période d'établissement de rapport
Source Nombre de demandes
Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
Nom de l’institution:
2.1 Disposition et délai de traitement
1 à 15 jours
16 à 30 jours
31 à 60 jours
61 à 120 jours
121 à 180 jours
181 à 365 jours
Plus de 365 jours Total
0 1 0 0 0 0 0 1
0 3 1 0 3 0 1 8
0 0 1 0 0 0 0 1
0 0 0 0 0 0 0 0
0 1 0 0 0 0 0 1
0 0 0 0 0 0 0 0
2 0 0 0 0 0 0 2
0 0 0 0 0 0 0 0
2 5 2 0 3 0 1 13
2.2 Exceptions
Nombre de demandes
Nombre de demandes
Nombre de demandes
Nombre de demandes
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
0 1 0 1
0 0 0 2
0 1 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 9 0
0 0 0 1
0 0 4 0
0 0 0 0
0 0 7
0 0 0
0 0
0 0
0 *A.I. : Affaires internationales Déf. : Défense du Canada A.S. : Activités subversives
26 24(1) 20(1) c)
2 16(1) b)
16(1) a)(iii)
16(1) d) 16(1) c)
18 a)
18.1(1) a) 18 d) 18 c) 18 b)
19(1) 18.1(1) b) 18.1(1) d) 18.1(1) c) 16(3)
16(2) a) 16(2) b) 16(2) c)
16.1(1) d) 16.1(1) b) 16.1(1) a)
17 16.2(1)
Article Article
Article Article
16(1) a)(ii) 16(1) a)(i) 13(1) d) 13(1) c) 13(1) b)
14
15(1) - A.S.*
15(1) - Déf.*
15(1) - A.I.*
15(1) 13(1) a)
14 b) 14 a) 13(1) e)
16.1(1) c)
16.5 16.4(1) b) 16.4(1) a) 16.3 16(2) Total
20(1) a) 20(1) b.1) 20(1) b)
20(1) d)
PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport
Disposition
Délai de traitement
Communication totale
Demande abandonnée Communication partielle Exception totale
Exclusion totale
Ni confirmée ni infirmée Aucun document n’existe
Demande transmise
20.1 20.2 20.4 21(1) a) 21(1) b) 21(1) d) 22 23 22.1(1) 21(1) c)
2.3 Exclusions
2.4 Support des documents communiqués
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Nombre de demandes
Pages communiquées
Nombre de demandes
Pages communiquées
Nombre de demandes
Pages communiquées
Nombre de demandes
Pages communiquées
Nombre de demandes
Pages communiquées
1 31 0 0 0 0 0 0 0 0
4 97 3 699 0 0 1 2447 0 0
1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
2 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
8 128 3 699 0 0 1 2447 0 0
101 à 500 pages traitées
501 à 1 000 pages traitées
Total Exception totale Exclusion totale Demande abandonnée Communication totale
Communication partielle
Ni confirmée ni infirmée
Communication totale Communication partielle
Nombre de demandes Nombre de pages
communiquées Disposition des
demandes
Nombre de pages traitées Communication totale
Ni confirmée ni infirmée Demande abandonnée Communication partielle Exception totale
Exclusion totale
0 1 0
Article
Nombre de demandes Article
Article
Nombre de demandes Nombre de
demandes
68 a) 69(1) 69(1) g) re a)
3
3 5
3 6
0 0
5307 3243
1 0
Total
0
1 001 à 5 000 pages traitées
Plus de 5 000 pages traitées
Disposition
Moins de 100 pages traitées
0 0
69(1) f) 69.1(1)
Électronique Autres
Disposition Papier
0 0 0
0 0 0
68.2 a)
68.2 b) 69(1) e)
69(1) d)
69(1) g) re f) 69(1) g) re e)
0 0 0
0 0 0
68 c)
68.1 69(1) c)
69(1) b)
69(1) g) re d) 69(1) g) re c)
2 0 1 8
0 0
0 0 0
0
1
31 31
0 0 0
0 0 0
68 b) 69(1) a) 69(1) g) re b)
2.5.3 Autres complexités
2.6 Présomptions de refus
2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
2.6.2 Nombre de jours de retard
2.7 Demandes de traduction Communication
partielle Exception totale Exclusion totale Demande abandonnée Ni confirmée ni infirmée
Total
Motif principal Charge de
travail
Consultation externe
Consultation
interne Autres
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire
2 0 0 0 2
0 0 0 0 0
0 0
0 1
0 4
4
0 0 0
0 0 0
1 Total
Plus de 365 jours
Demandes de traduction Du français à l’anglais De l’anglais au français Total
Acceptées Refusées Total
0 0
0 0
0 2
0 0
121 à 180 jours 181 à 365 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours
0 0
0 1 1
4 2 1 0 1
Nombre de demandes en retard où le délai n’a
pas été prorogé
Nombre de demandes en retard où le délai a
été prorogé Total
Nombre de jours de retard
1 à 15 jours 16 à 30 jours
0 0 0
0 0 0 0 0
0 0 0 0 0
0 0 0 2
0 0 0 0 0
Communication totale
Autres Total
Consultation requise
Estimation des
frais Avis juridique Disposition
0 4
0 0
0 0 0 2 2
0
3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
3.2 Durée des prorogations
31 à 60 jours 30 jours ou moins
121 à 180 jours 61 à 120 jours
Total
Plus de 365 jours 181 à 365 jours
PARTIE 3 - Prorogations
Disposition des demandes où le délai a été prorogé
9(1)a) Entrave au fonctionnement
9(1)b)
Consultation 9(1)c)
Avis à un tiers Article 69 Autres
Total
Exclusion totale Exception totale
Communication partielle Communication totale
Demande abandonnée Aucun document n’existe
0 0
4
$0
0 $0 0 $0
5
0 $0 1 $12
12 $60 1 $12
0 Reproduction
Support de substitution Préparation
Total
0 $0
$0
0 $0 0 $0
0 $0 0 $0
0
0 $0
12 $60 0 $0
PARTIE 4 – Frais
Frais dispensés ou remboursés Frais perçus
Type de frais
Nombre de
demandes Montant
Nombre de demandes Montant
Présentation
0 3 2
0
0 0 1 0
0 0 0 0
0 0 0
2 0 0 2
4 0 3 2
0 0 0
9(1)b) Consultation Durée des prorogations
9(1)c) Avis à un tiers Article 69 Autres
9(1)a) Entrave au fonctionnement
0 0 0 0
1 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0
3 0 3 2
0
Programmation Production Recherche
2 0 2
