Surmonter les défis de la visioconférence mobile

Un livre blanc préparé par Frost & Sullivan

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Surmonter les défis de la visioconférence mobile

Synthèse ... 3

Les avantages de la collaboration vidéo mobile ... 4

Accessibilité et portée étendue ... 4

Simplicité ... 4

Meilleure intégration aux processus de l’entreprise ... 4

Ce qui est indispensable pour faire fonctionner la visioconférence mobile ... 6

Comment un fabricant répond aux défis de la vidéo mobile : coup de projecteur sur Vidyo ... 7

Conclusion ... 8

CONTENTS

Frost.com 3 SYNTHÈSE

L’intérêt de la visioconférence est généralement bien compris : une étude récente de Frost & Sullivan auprès de plus de 200 dirigeants montre que la technologie est utilisée par 50% des organisations et qu’elle est personnellement utilisée par 41% des répondants.

La première raison est la réduction des coûts, même si la visioconférence est aussi perçue comme un véritable moyen d’améliorer la productivité et la collaboration d’équipes dispersées et d’améliorer le service client.

En outre, la visioconférence atteint ou dépasse 90% des attentes des utilisateurs, ce qui explique pourquoi pratiquement la moitié d’entre eux envisage d’étendre son usage au cours des 12 prochains mois. Frost & Sullivan estime qu’une grande partie de cette extension prendra la forme de solutions vidéo mobiles qui permettent une utilisation à travers toute l’organisation, en mettant la technologie à disposition de tous les employés qui en ont besoin, où qu’ils se trouvent et quels que soient les réseaux ou les terminaux qu’ils utilisent.

Toutefois, même si la visioconférence mobile présente un intérêt indéniable, les entreprises doivent faire très attention à la manière dont elles mettent cette technologie en œuvre pour maximiser l’efficacité et le retour sur investissement. La croissance du nombre de terminaux personnels implique des besoins plus importants en conférences multipoints. Les modèles traditionnels s’appuient sur des MCU pour faire communiquer les systèmes vidéo entre eux et permettre les conférences multipoints, mais les MCU présentent certains inconvénients :

• Ils peuvent difficilement monter en charge, tant d’un point de vue technique que d’un point de vue économique

• Ils n’offrent pas de bonnes performances sur les réseaux sans fil à fort taux de perte de paquets utilisés par les appareils mobiles

• Ils ne peuvent pas faire communiquer des terminaux personnels avec des systèmes de groupe sans dégrader la performance

Les responsables informatiques se doivent donc de rechercher une solution de visioconférence mobile qui puisse remplacer le MCU par une architecture logicielle client-serveur. Une telle solution peut monter en charge à moindre coût puisqu’elle peut s’appuyer sur des matériels et logiciels courants et permettre la virtualisation pour une gestion facilitée et de meilleures performances. Couplée avec les technologies de vidéo adaptative, cela accroît également de manière significative la fiabilité sur des réseaux sans QoS. Cela permet également d’étendre la visioconférence à tous les employés quel que soit le terminal qu’ils utilisent.

Ce document examine la tendance vers une plus grande utilisation de la visioconférence mobile, étudie les limitations des technologies de visioconférence traditionnelles pour la prise en charge d’utilisateurs mobiles, met en avant les problématiques auxquelles les responsables informatiques sont confrontés pour déployer un nouveau système, et présente la solution d’un fabricant pour relever ces défis en permettant de meilleures performances et un bien meilleur retour sur investissement.

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LES AVANTAGES DE LA COLLABORATION VIDEO MOBILE

Deux des principales tendances du monde de l’entreprise convergent pour faire de la visioconférence mobile un élément essentiel de la boîte à outils technologiques de chaque employé : le BYOD (« bring-your-own-device », autrement dit la consumérisation des technologies de l’information) qui fait que tous les employés utilisent leurs propres équipements technologiques sur leur lieu de travail ; et la collaboration, grâce à laquelle des employés qui sont basés dans des lieux différents utilisent la technologie pour travailler ensemble, de manière virtuelle, avec des collègues, partenaires, fournisseurs et même des clients.

Accessibilité et portée étendue

Comme plus de gens utilisent leurs tablettes et smartphones personnels sur leur lieu de travail (en complément des ordinateurs portables que leur service informatique leur fournit) ils recherchent des solutions de visioconférence qui leur permettent de se rencontrer en face à face, sans frais de déplacement. La visioconférence mobile permet aux employés de communiquer et de collaborer de partout, idéalement avec le terminal de leur choix. Cela garantit un certain niveau d’utilisation puisque, de plus en plus, chacun a en permanence un appareil mobile sur soi, en déplacement professionnel, pendant le trajet domicile-travail, ou en travaillant à la maison ou sur un site distant.

L’ubiquité des réseaux sans fil garantit également que tout le monde puisse accéder aux solutions de collaboration virtuelle à tout moment. Aujourd’hui, il est possible de rester connecté pratiquement partout – dans un café au coin de la rue, un terminal d’aéroport, une chambre d’hôtel ou un train de banlieue.

Simplicité

La clé du succès pour la visioconférence est de faire en sorte qu’elle soit simple. Quand les utilisateurs sont à l’aise avec leur terminal et les applications qui fonctionnent dessus, l’adoption est bien plus élevée. Pour y parvenir, les entreprises se doivent de prendre en charge plusieurs services depuis le même équipement.

Mais elles doivent aussi prendre en charge d’autres outils de communication vidéo mobile, tels que les systèmes fixes comme les visiophones de bureau ou la connection à un écran via HDMI, pour permettre de se rassembler autour de systèmes dans une salle.

Dans tous les cas, l’objectif est de laisser les employés communiquer et collaborer à leur guise en leur donnant accès à la visioconférence où qu’ils se trouvent et à tout moment.

Meilleure intégration aux processus de l’entreprise

La collaboration vidéo qui fonctionne partout où on le souhaite est un outil pertinent pour de nombreuses fonctions et de nombreux secteurs d’activité. De telles communications en face à face permettent de déceler les plus subtiles nuances de communication, telles que les

Pourquoi les solutions reposant sur un MCU ne sont pas adaptées

•Faible capacité à monter en charge

• Coût élevé

• Performance imprévisible sur des réseaux non maîtrisés

• Intégration difficile

avec les ordinateurs,

systèmes de salle

et systèmes de

téléprésence

Frost.com 5 expressions du visage et le langage corporel, pour permettre à chaque participant de prendre

les meilleures décisions possibles, en temps réel, même en situtation de stress ou d’urgence.

Et comme les caméras peuvent aussi être utilisées pour capturer des images d’un événement en direct, elles permettent aux utilisateurs de facilement envoyer des photos ou une vidéo montrant un problème ou une situation particulière durant une réunion.

• Dans le domaine militaire : avec la visioconférence mobile, les soldats sur le terrain peuvent collaborer avec les officiers au quartier général ou sur d’autres théâtres d’opération, ce qui permet de prendre des décisions en temps réel en prenant en compte les informations les plus récentes et de s’assurer que des décisions souvent difficiles sont prises dans les meilleures circonstances possibles, c’est-à-dire en communiquant en face à face. Les participants peuvent aussi partager du contenu comme des cartes, des vidéos de cibles militaires ou de mouvements de troupes, des photos de champs de bataille, etc. qui sont autant d’informations critiques pour le succès des opérations.

• Education : la vidéo mobile permet aux établissements d’enseignement d’étendre leurs services à un grand nombre d’étudiants du primaire, du secondaire ou de l’enseignement supérieur. En permettant aux étudiants de regarder et de participer à des cours et à des sessions de collaboration en petits groupes de partout et sur n’importe quel terminal, les écoles rendent plus facile l’accès aux opportunités d’apprentissage à moindre coût dans certains cas spécifiques tels que les enfants scolarisés à domicile ou malades et les adultes en formation continue.

• Médecine d’urgence : en utilisant les communications vidéo mobiles dans un service d’urgences, les médecins peuvent facilement collaborer sur des cas difficiles avec le médecin généraliste d’un patient ou avec des spécialistes situés en différents endroits de la planète. Cela améliore la prise en charge des patients et la rentabilité financière de l’hôpital.

• BTP : avec la visioconférence mobile, les équipes de contruction peuvent collaborer avec des sous-traitants et fournisseurs sans même quitter le chantier. Les communications mobiles permettent de facilement montrer aux partenaires et clients ce qui se passe sur le terrain pour qu’ils puissent fournir les bons matériaux ou donner leur avis sur les solutions envisagées.

• Industrie : les processus de fabrication font intervenir des équipes partout dans le monde, avec des fournisseurs situés dans une région, des designers et des ingénieurs dans une autre et les sites de production encore dans une autre, sans parler des dirigeants de l’entreprises qui peuvent être basés au siège ou totalement ailleurs. La visioconférence aide à faire travailler ensemble toutes les parties prenantes et, comme c’est un média virtuel, il est facile pour les fournisseurs, désigners et équipes de production de voir ce dont ils sont en train de parler pendant qu’ils collaborent sur un processus. Cela raccourcit drastiquement les cycles de décision et améliore les résultats, tout en économisant de l’argent pour les entreprises qui n’ont plus besoin de faire voyager les participants à travers le globe

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à chaque nouvelle étape d’un projet. Et avec une caméra à l’arrière de l’appareil mobile qui permet de montrer ce que l’on voit soi-même, il devient par exemple facile pour un ingénieur de production de montrer à un designer à distance les problèmes de faisabilité lors de la mise en œuvre d’un nouveau design.

CE QUI EST INDISPENSABLE POUR FAIRE FONCTIONNER LA VISIOCONFERENCE MOBILE

Pour permettre la collaboration visuelle mobile entre leurs employés, partenaires et clients, certaines entreprises essaient de se débrouiller avec des services grand public tels que Skype ou Facetime. Mais comme tout responsable informatique le sait, ces services n’offrent pas les niveaux de sécurité et de contrôle d’une solution véritablement professionnelle.

Cela en fait donc des options à risque pour la plupart des organisations. Frost & Sullivan recommande aux entreprises de déployer une solution de vidéo mobile professionnelle qui offre les avantages suivants :

• Une infrastructure multipoint distribuée et fortement capable de monter en charge.

Au fur et à mesure de l’augmentation du nombre de terminaux, la demande en conférences multipoints s’accroît également. Choisir une solution qui évoluera à moindre coût pour accompagner la demande est essentiel pour le succès d’une stratégie de visioconférence mobile. Cela permettra à tous les employés qui en ont besoin d’accéder à la visioconférence mobile et de se connecter avec leurs collègues où qu’ils se trouvent et quel que soit le terminal utilisé.

• Des performances élevés et constantes sur des réseaux à fort taux de perte de paquets et sans QoS. Les études montrent que les employés n’utilisent tout simplement pas une technologie si elle ne leur fournit pas une expérience de bonne qualité à tous les coups.

Mais avec de plus en plus de gens qui se connectent dans les conférences en utilisant des réseaux relativement imprévisibles tels que l’internet ou avec une forte gigue comme les réseaux cellulaires, seul un service de vidéo mobile spécifiquement conçu pour ces environnements pourra garantir que les utilisateurs bénéficieront de haute performance chaque fois qu’ils l’utiliseront.

• Intégration avec les systèmes basés dans des salles fixes sans dégradation de performance.

Même si la tendance est au développement des communications vidéo mobiles, de nombreuses organisations ont déjà investi dans des systèmes de salle ou de téléprésence, et elles vont peut-être continuer cet investissement pour des besoins stratégiques. Il est absolument impératif que toute solution mobile puisse communiquer avec les autres terminaux de visioconférence pour que tous les employés puissent participer aux réunions virtuelles de partout, y compris au bureau.

• Des clients logiciels pour des environnements avec des appareils mobiles hétérogènes.

Avec un nombre croissant d’employés apportant leurs propres appareils sur le lieu de travail, il n’est plus possible pour le service informatique de savoir exactement quel terminal un employé va utiliser pour se connecter au service de visioconférence mobile.

Un client logiciel qui prend en charge une grande variété d’appareils est le seul moyen de s’assurer que les utilisateurs auront accès à la technologie sur un terminal avec lequel ils sont à l’aise et qu’ils utilisent de manière productive à tout moment.

Guide de mise en œuvre pas à pas

• Evaluer les besoins métiers et la demande en visioconférence mobile au sein de votre organisation.

• Mettre en place l’infrastructure vidéo client/serveur permettant de connecter vos terminaux vidéo existants.

• Evaluer les besoins d’augmentation de la bande passante en analysant la demande, notamment les projections d’accès via des réseaux sans fil publics, et mettre en place le nécessaire.

• Déployer des clients logiciels mobiles et sur postes de travail en prévoyant une formation des utilisateurs aux produits, aux applications et aux meilleures pratiques.

• Au fil du temps,

remplacer les

terminaux

traditionnels par

des terminaux

compatibles avec

les standards les

plus évolués pour

éliminer le besoin de

transcodage.

Frost.com 7 COMMENT UN FABRICANT REPOND AUX DEFIS DE LA VIDEO MOBILE :

COUP DE PROJECTEUR SUR VIDYO

1. Remplacement du MCU matériel par une architecture client/serveur logicielle distribuée.

Cela permet de :

• Réduire les coûts grâce à l’utilisation de matériels et de logiciels courant.

• Créer une fabrique multipoint distribuée pour l’optimisation WAN.

• Utiliser une infrastructure virtualisée pour une fiabilité et une disponibilité accrues.

2. Routage, et non transcodage, pour ajuster la capacité à la demande et offrir une plus grande souplesse de déploiement.

• Elimination de la latence et de l’impact sur la performance liés au transcodage pour les conférences multipoint et le cascading.

• Réduction des besoins en capacité de traitement, d’où la possibilité de virtualiser l’infrastructure.

3. Un codec construit spécifiquement pour les réseaux à fort taux de perte de paquets.

• SVC plutôt que AVC pour une meilleure résilience aux erreurs réseaux.

• Les conférences peuvent se tenir sur les réseaux IP non dédiés les plus communs.

4. Intégration de la technologie de vidéo adaptative au cœur du réseau pour optimiser l’expérience de manière indidviduelle pour chaque terminal.

• De meilleures performances sur tout type de réseau sans fil (3G, 4G, Wi-Fi).

• Adaptation de la résolution et du nombre d’images par seconde pour une intégration transparente avec les systèmes de salle et de téléprésence.

• Optimisation de la bande passante en n’utilisant que ce qui est nécessaire pour chaque terminal

5. Permet l’utilisation de plateformes mobiles avec des capacités différentes.

6. Liberté pour les employés d’utiliser les appareils dont ils disposent déjà, avec lesquels il sont à l’aise, et qu’ils peuvent emporter partout.

8 Frost.com

CONCLUSION

Comme de plus en plus d’employés travaillent dans un environnement virtuel – loin de leurs collègues partenaires et clients – ils recherchent des moyens de communiquer et de collaborer en utilisant des terminaux mobiles. Souvent ces appareils sont les leurs, ils les ont achetés eux-mêmes et les ont apportés depuis leur domicile. Cela leur confère une habitude et un confort d’utilisation, ce qui induit un taux d’utilisation plus élevé.

Les sociétés qui veulent tirer parti de ce nouveau moyen de travailler devraient offrir à leurs employés une solution de visioconférence mobile qui fonctionne sur tout type d’appareil et sur n’importe quel réseau ; qui s’appuie sur un système logiciel pour connecter de multiples participants, même sur les réseaux à fort taux de perte de paquets et sans QoS ; et qui fournit une expérience de haute qualité quels que soient le terminal utilisé et les limitations du réseau.

Cela seulement permettra une meilleure performance, un retour sur investisement plus élevé et un impact positif sur la rentabilité.

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