SERVICES DE RESTAURATION DE DONNÉES
SÉLECTIONNER UN FOURNISSEUR – GUIDE
POUR VOTRE SERVICE JURIDIQUE
TABLE DES MATIÈRES
03/ RÉSUMÉ
04/ AI-JE BESOIN DE SERVICES DE RESTAURATION DE DONNÉES ? 05/ LES PROFESSIONNELS
JURIDIQUES ET DE
RESTAURATION DE DONNÉES 06/ LA RESTAURATION PREND DU
TEMPS : SOYEZ PRÉPARÉ
07/ COMMENT COLLABORER AVEC VOTRE SERVICE INFORMATIQUE
08/ LES CRITÈRES DE SÉLECTION D’UN FOURNISSEUR DE SERVICES DE RESTAURATION
09/ NOUS SOMMES LÀ POUR VOUS AIDER
10/ SERVICES DE RESTAURATION DE DONNÉES D’IRON MOUNTAIN
11/ ANNEXE : CHECKLIST POUR LES FOURNISSEURS
DE SERVICES DE RESTAURATION DE DONNÉES
Une investigation juridique peut s’avérer un processus éprouvant. Les semaines ou les mois consacrés à la recherche de données précises avec votre
Service informatique peuvent impliquer d'énormes frais et les demandes en justice peuvent nécessiter des dizaines de mois de travail de votre part. Vous
devez travailler aux côtés de votre Service informatique pour garder les données des sept ou dix dernières années à des fins de conservation et de
conformité, afin de pouvoir réagir en cas de demande d’eDiscovery.
Il est impératif que les services informatique, juridique et de conformité collaborent conjointement pour concevoir une approche holistique permettant
à la société de gérer son niveau de risque de manière adaptée, tout en répondant à chacun de leurs principaux défis.
Bien que de nombreuses entreprises disposent de politiques de conservation, celles-ci ne sont pas toujours appliquées. Cela engendre des risques, car les données sont considérées dévoilables. Dans certains cas, ce risque est accru
pour les entreprises qui gardent des données bien après leur date de conservation. Dans ce cas de figure, les entreprises doivent ajuster leurs objectifs afin de mettre en œuvre des programmes de suppression ou de
réparation justifiable.
En tant que juriste, il est important que vous sachiez si vous disposez des données dont vous avez besoin, leur durée légale de conservation, l'endroit où
elles sont stockées et le coût de restauration et de divulgation des données si nécessaire en cas de litige. De telles demandes d’eDiscovery requièrent également que vous vous conformiez à des échéances spécifiques décidées par un tribunal, pour éviter de faire l’objet d’amendes, de pénalités ou d’une perte de réputation. Enfin, conformément à la législation en vigueur, vous
êtes tenu de fournir un coût budgétaire pour chaque projet potentiel.
Pour mener à bien l'ensemble de ces tâches, il est nécessaire de s’associer à un fournisseur de restauration de données qui comprend réellement vos besoins et qui peut y répondre en temps voulu et selon votre budget. Ce guide
vous aidera à trouver un tel fournisseur.
RÉSUMÉ
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AI-JE BESOIN DE SERVICES DE RESTAURATION DE
DONNÉES ?
Comment déterminer si vos besoins en services de restauration doivent être continus ou ponctuels ?
Posez-vous les questions suivantes avant de vous retrouver face à de graves problèmes lors de demandes d’eDiscovery.
Vous...
> avez souvent besoin d’accéder sur demande à des données
archivées ?
> êtes de plus en plus souvent confronté à des demandes en
justice et aux règles de conformité ?
> devez fournir un processus vérifiable, reproductible et
justifiable pour chaque demande de restauration de données ?
> souhaitez éviter les coûts exorbitants et les procédures de
découvertes légales ingérables ?
> ne disposez pas de la bande passante ou des compétences
nécessaires en interne pour restaurer de grandes quantités de données ou pour répondre à des demandes fréquentes ?
> avez besoin de savoir où et comment obtenir des
informations requises pour la conformité ou les litiges ?
> trouvez que les obligations de conservation ont un effet
négatif sur les politiques de conservation au sein de votre entreprise ?
PLUS D'UN TIERS
DES CABINETS JURIDIQUES CHERCHERONT ACTIVEMENT À
INVESTIR DANS DE NOUVEAUX OUTILS, DE NOUVELLES TECHNOLOGIES ET DE NOUVEAUX SERVICES GÉRÉS
D’EDISCOVERY LORS DES DEUX
PROCHAINES ANNÉES
> Sous-traitez-vous vos demandes d’eDiscovery, ou faites- vous appel à votre propre Service informatique ?
> Votre dernière demande d’eDiscovery vous a semblé très éprouvante ?
> Pouvez-vous trouver et fournir les informations dans un format lisible ?
> Pouvez-vous obtenir les informations dont vous avez besoin, lorsque vous en avez besoin ?
> Êtes-vous certain que vos équipes informatiques en interne peuvent vous apporter les informations dont vous avez besoin en temps opportun ?
> Êtes-vous convaincu que vous pouvez obtenir toutes les informations dont vous avez besoin pour répondre aux exigences d'une demande d’eDiscovery ?
> Disposez-vous d’une procédure justifiable et
reproductible pour répondre aux demandes de données informatiques ?
> Votre procédure est-elle validée ?
> Existe-t-il une ou plusieurs procédures pour faire la demande d’informations pour l’eDiscovery ?
> Les coûts associés à l’eDiscovery sont-ils parfois prohibitifs ?
POUR LES JURISTES, LA RESTAURATION DE
DONNÉES EST UN ÉLÉMENT ESSENTIEL DANS LA
RECHERCHE DES INFORMATIONS PERTINENTES
POSEZ-VOUS LES BONNES QUESTIONS POUR ÊTRE SÛR DE CHOISIR UN FOURNISSEUR CONFORME ET DE CONFIANCE :
La restauration n'est pas immédiate. Votre équipe informatique interne peut passer plusieurs jours, quelques semaines voire même des mois à trouver les informations que vous cherchez pour répondre à une demande en justice. Ces problèmes peuvent être causés par un certain nombre de facteurs, notamment :
> le manque d'effectifs pour des projets spécialisés ;
> des logiciels ou des équipements anciens manquants ;
> l’impossibilité d’utiliser les équipements existants de protection des données.
Même lorsque le Service informatique trouve les données, l’extraction peut nécessiter beaucoup de temps et d’efforts avant de pouvoir présenter des informations lisibles devant un tribunal.
En investissant dans un programme de services de restauration de données en continu, votre équipe informatique peut faire le tri des informations afin de s’organiser pour obtenir rapidement les informations dont vous avez besoin.
25 %
DES PERSONNES INTERROGÉES ANTICIPENT QUE LE NOMBRE D’ACTIONS JURIDIQUES CONTRE LEUR SOCIÉTÉ AUGMENTERA LORS DES 12 PROCHAINS MOIS
LA RESTAURATION PREND DU TEMPS : SOYEZ PRÉPARÉ
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Les sauvegardes contiennent beaucoup de données dupliquées.
Les mêmes informations sont copiées chaque jour, chaque semaine, chaque mois, etc. Ainsi, si les systèmes de votre
entreprise tombent en panne, ils peuvent être restaurés à partir de la dernière copie. Lorsque les données ne sont plus utiles pour les besoins de sauvegardes immédiates, elles sont basculées vers les archives de longue durée. C'est dans ces sauvegardes que la plupart des informations dont vous aurez besoin sont cachées.
Voici quelques conseils permettant d'accélérer le processus de restauration depuis des archives et de réduire les coûts
potentiels :
> Comprenez de quelle façon le Service informatique a protégé
les données de votre entreprise. Quelles périodes de rotation ont été appliquées ?
> Abordez la notion de risque de suppression délibérée des
données entre deux récupérations pour réduire le nombre de bandes impliquées dans le processus. Parlez aussi des périodes de latence.
> Décidez d'une fréquence de récupération minimale (par
exemple des sauvegardes trimestrielles ou annuelles).
COMMENT COLLABORER
AVEC VOTRE SERVICE
INFORMATIQUE
Le fournisseur que vous choisissez doit fournir un processus reproductible et justifiable. Défini en amont, votre processus de restauration personnalisé doit être créé comme un flux de travail préétabli pour la demande et la réception de données restaurées à un tarif prévisible. Un accord de niveau de service prédéfini ainsi qu’un programme tarifaire doivent vous permettre de restaurer vos données en fonction des besoins de votre entreprise, tout en vous protégeant contre des coûts excessifs liés aux situations d’urgence.
En raison de l’augmentation du nombre de procédures juridiques et des réglementations, ainsi que du besoin de conformité, les entreprises se doivent de répertorier, de restaurer et de recueillir rapidement et efficacement les données pertinentes provenant de différents supports de données. Votre fournisseur doit pouvoir coordonner toutes ces activités.
LES CRITÈRES DE SÉLECTION D’UN FOURNISSEUR DE SERVICES DE
RESTAURATION :
70 %
DE LA TOTALITÉ DU BUDGET JURIDIQUE D'UNE ENTREPRISE PEUT ÊTRE DÉPENSÉ DANS DES ACTIONS RÉGLEMENTAIRES OU JURIDIQUES*
* EN MOYENNE
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Les services de restauration de données
d’Iron Mountain vous proposent une assistance en cas de demandes d’eDiscovery, lorsque vous en avez le plus besoin.
Les services de restauration de données d'Iron Mountain offrent :
> une solution gérée qui associe conservation des
bandes de sauvegarde et services de restauration fournis à la demande ;
> des capacités garanties de récupération
d'informations en temps opportun.
Un simple appel ou un email nous permet d’initier la procédure de restauration des données vous
permettant de répondre dans les délais aux
demandes en justice et aux exigences de conformité.
Les services de restauration de données
d'Iron Mountain offrent un processus entièrement justifiable, vérifiable et reproductible et à un coût prévisible tout en réduisant les risques.
NOUS SOMMES LÀ
POUR VOUS AIDER
> consolider des silos de catalogue de sauvegardes pour trouver plus rapidement ce que vous cherchez et répondre plus vite aux demandes de restauration ;
> utiliser un service géré qui apporte un processus de restauration des données reproductible, vérifiable et justifiable ;
> faire confiance à un workflow préétabli grâce aux services de restauration des données garantis ;
> réduire les coûts informatiques en passant à un service géré avec abonnement personnalisé pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Iron Mountain propose un processus établi de restauration de données à la demande qui est reproductible et justifiable, sans pour autant engendrer un fonctionnement complexe ni de dépenses liées à la maintenance de l’ancienne infrastructure associée aux bandes de sauvegarde existantes.
Grâce aux services de restauration de données d'Iron Mountain, vous pouvez stocker vos bandes de sauvegarde existantes hors site dans un coffre-fort sécurisé et à température contrôlée chez Iron Mountain pendant aussi longtemps que vous le souhaitez. Des frais mensuels réduits couvrent la gestion des catalogues de bandes et la disponibilité de la restauration à la demande, qui inclut la compréhension des données qui sont stockées sur vos bandes ainsi que les informations de configuration de
l'environnement de sauvegarde nécessaires pour restaurer vos données. Lorsque vous recevez une requête de restauration, il vous suffit de contacter Iron Mountain pour restaurer vos données selon votre accord de niveau de service et votre programme tarifaire prédéfinis. Cette préparation vous permet d'économiser du temps et de l'argent. Iron Mountain peut également vous aider à dédupliquer vos données. Ainsi, vous pourrez restaurer
uniquement les données dont vous avez besoin.
GRÂCE AUX SERVICES DE RESTAURATION
D'IRON MOUNTAIN, VOUS POUVEZ :
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ANNEXE : CHECKLIST POUR LES FOURNISSEURS DE SERVICES DE RESTAURATION DE DONNÉES
POSEZ LES QUESTIONS SUIVANTES À VOTRE FOURNISSEUR ACTUEL OU POTENTIEL :
QUESTION SOLUTION
ACTUELLE FOURNISSEUR 1 FOURNISSEUR 2 IRON MOUNTAIN
1
Fournissez-vous des accords de niveau de service garantis pour les demandes d’eDiscovery ?
OUI
2 Offrez-vous un service géré qui fournit un
accès à la demande aux données stockées ? OUI
3
Proposerez-vous un processus de
récupération des données justifiable, fiable et reproductible, qui sera à l’épreuve d'un audit ou d'un tribunal ?
OUI
4
Respecterez-vous les délais de traitement convenus afin de répondre aux exigences commerciales ?
OUI
5
Pouvez-vous valider la conformité des politiques et des calendriers de conservation ?
OUI
6
Garantissez-vous que votre solution n’inclut aucun coût caché ni aucune dépense imprévue ?
OUI
7 Utilisez-vous les modèles de coût OPEX ? OUI
8
Pourrez-vous gérer mon processus de restauration du début à la fin (par ex. le transport des catalogues de bandes et le maintien des environnements) ?
OUI
9
Pouvez-vous dédupliquer des données pour réduire la charge de travail pendant un projet d’eDiscovery ?
OUI
10 Garantissez-vous un transport rapide et peu
coûteux ? OUI
Pour en savoir plus sur les services de
restauration d'Iron Mountain, téléchargez le PDF
Enregistrez ou imprimez ce tableau pour le consulter plus facilement.
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À PROPOS D’IRON MOUNTAIN
Iron Mountain Incorporated (NYSE : IRM) offre des services de gestion de l’information qui permettent aux entreprises de baisser leurs coûts, de limiter leur exposition aux risques et d’éliminer les inefficacités en matière de gestion des données numérisées et sur support physique. Fondée en 1951, la société
Iron Mountain gère des milliards d’actifs informationnels, tels que les données de sauvegarde et d’archives, les documents électroniques, l’imagerie documentaire, les documents professionnels, la destruction sécurisée et plus encore, pour les entreprises du monde entier. Pour plus d’informations, consultez le site Web de notre entreprise www.ironmountain.fr.
© 2017 Iron Mountain Incorporated. Tous droits réservés. Iron Mountain et le logo de la montagne sont des marques déposées d’Iron Mountain Incorporated aux États-Unis et dans d’autres pays.
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