SAVOIR PRÉSENTER UN RAPPORT D'ACTIVITÉ ET UN RAPPORT MORAL

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SAVOIR PRÉSENTER UN

RAPPORT D'ACTIVITÉ ET UN RAPPORT MORAL

Joyce EUDE - 2021-2022

FORMATION COMMUNICATION DU CAP

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CAP • Formation Créer le site internet de son association à l’aide d’outils libres et/ou en ligne

OBJECTIFS DE LA FORMATION

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• Comprendre et déterminer les enjeux du rapport d’activité

• Elaborer et structurer la communication de son association

• Identifier, récolter, présenter des informations et des contenus

• Créer et diffuser un rapport d’activité accessible, compréhension et utile

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1. Introduction

2. Concevoir son rapport d’activité

3. Mettre en forme son rapport d’activité

PROGRAMME

FORMATION

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4. Diffuser son rapport d’activité

5. Conclusion

Ressources

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1. INTRODUCTION

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QU’EST-CE QU’UN RAPPORT D'ACTIVITÉ ?

INTRODUCTION

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• Exemples du formateur et des

stagiaires

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POURQUOI FAIRE UN RAPPORT D'ACTIVITÉ ?

INTRODUCTION

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• Faire le bilan sur l’année écoulée avec les équipes, les publics et les partenaires

• Démontrer ou interroger la pertinence et l’efficacité des activités, le travail et les apports de chacun.e

• Mettre à jour le projet associatif et le discours associatif pour l’année à venir

• Entretenir le lien avec ses partenaires et ses publics

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QUE FAIRE DU RAPPORT D'ACTIVITÉ ?

INTRODUCTION

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• Une « boîte à outils » dans laquelle puiser tout au long de l’année, au quotidien

• Un support de communication à diffuser activement dans des situations spécifiques

• Un élément à disposition des publics dans une démarche de transparence

• Un travail à conserver afin de documenter l’activité de l’association pour les prochaines années

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2. COMMENT

CONCEVOIR SON

RAPPORT D'ACTIVITÉ ?

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LES PREALABLES A LA CONCEPTION

LA CONCEPTION

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• Définir les objectifs, les publics et la diffusion du rapport

• Un travail collectif : prévenir l’équipe et s’assurer de sa disponibilité pour les étapes qui la concernent

• Prévoir un rétro-planning simple (cf. modèle fourni)

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RÉUNIR LES INFORMATIONS

LA CONCEPTION

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• Retracer l’année écoulée, ses événements, ses actions… de façon exhaustive et dans l’ordre

• Collecter une information complète : qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi... ? *

• Préparer des éléments « secondaires » : chiffres clefs, témoignages, citations, etc.

* document fourni : fiche de récolte d’information

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STRUCTURER LES INFORMATIONS

LA CONCEPTION

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• Partir de la structure de l’association et de ses activités

○ Exercice collectif : mon asso/ mon activité en 3 mots

• Faire un sommaire détaillé du rapport d’activité

• Articuler les contenus entre eux : faits, intentions, résultats, preuves, exemples…

○ Exercice : présenter 1 sujet en articulant ces contenus

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METTRE EN VALEUR LES INFORMATIONS

LA CONCEPTION

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• A qui je m’adresse et pourquoi ?

• Varier les types de discours : concept, preuve, motivation, incitation...

• Quelques exemples :

○ Cf. liste de types de discours et de techniques

○ Exercice : storytelling sur un événement

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3. COMMENT METTRE EN FORME SON RAPPORT

D'ACTIVITÉ ?

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• Le « branding » : logos, chartes et appellations

• Une présentation cohérente…

• … mais variée et attractive

• Les première et dernière pages ASPECT GENERAL

LA MISE EN FORME

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• Les activités principales : événements, actions, produits…

• Les activités support : développement, financements, partenariats…

• Les contenus pratiques : sommaire, page partenaires, contacts, mentions légales…

• Les contenus additionnels : projet associatif, édito, rétrospective, page d’infographie, illustrations...

STRUCTURE GENERALE

LA MISE EN FORME

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• La titraille pour organiser la lecture

• Combiner les contenus

• De l’espace, de l’espace !

• La règle des tiers

• Du bon usage de la typographie

• L’alignement des textes et contenus DISPOSITION DES CONTENUS

LA MISE EN FORME

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• Identité de l’émetteur

• Identité de l’imprimeur

• Droits à l’image

• Droits d’auteur ASPECTS LÉGAUX

LA MISE EN FORME

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4. COMMENT DIFFUSER SON RAPPORT

D'ACTIVITÉ ?

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• Relecture :

• des personnes tierces

• des critères de relecture

• un processus pour corriger

• Validation :

• CA et équipes

• Partenaires

• Ayants droits divers

LA RELECTURE ET LA VALIDATION

LA DIFFUSION

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• Internes

• CA, équipes, bénévoles

• adhérents, donateurs, soutiens divers

• Externes :

• les partenaires réels

• les prospects

• la presse LES CIBLES

LA DIFFUSION

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• Des cibles :

• Lecture complète

• Feuilletage

• Source d’information conjoncturelle

• Conservation…

• De l’association :

• Information

• Promotion

• Consultation sporadique ou régulière

• Structuration / homogénéisation du discours

• Documentation / Archive / Mémoire...

LES UTILISATIONS

LA DIFFUSION

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• Format numérique :

• Mise à disposition sur le site internet (fichier ou visionneuse)

• Envoi par courriel (lien vers le site ou de téléchargement)

• Relais sur les différents médias numériques

• Format imprimé :

• Mise à disposition dans les locaux

• Présentation publique (AG, etc.)

• Support lors de réunions LES CANAUX

LA DIFFUSION

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5. CONCLUSION

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LIMITES DU RAPPORT D'ACTIVITÉ

CONCLUSION

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• Gros travail pour toute l’équipe

• Semble non prioritaire

• Somme complexe d’informations

• Support volumineux, parfois peu consulté

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• Un processus utile

• Un outil de travail quotidien

• Un contenu déclinable et reproductible

• Une source d’information transparente

• Une archive de l’association pour l’avenir AVANTAGES DU RAPPORT D'ACTIVITÉ

CONCLUSION

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RESSOURCES

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• Les guides des plateformes et sites associatifs : l’Associathèque, HelloAsso, etc.

• Les spécialistes de la com’ : Stratégies, CBNews, le Blog du Modérateur, le Journal du Net, WeAreCom, etc.

• Les ouvrages spécialisés en communication : Communicator (Dunod, 2020), etc.

S’INFORMER

RESSOURCES

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• Les grandes associations

• Les associations comparables à la vôtre

• Les acteurs de votre secteur d’activité

• Les grands acteurs économiques

• Les agences de communication PRENDRE EXEMPLE

RESSOURCES

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• Rétroplanning Conception du rapport d’activité

• Fiche de récolte d’informations

• Liste de types de discours et de techniques MODÈLES ET DOCUMENTS FOURNIS

RESSOURCES

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• Découvrir les réseaux sociaux

• Utiliser les réseaux sociaux pour développer la communication de son association

• Créer le site internet de son association à l’aide d’outils libres et-ou en ligne

• Réussir sa newsletter

• Réaliser une vidéo professionnelle avec un smartphone AUTRES FORMATIONS POUR LE CAP (1)

RESSOURCES

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(31)

• Stratégie de communication

• Outils de conception graphique

• Communiquer avec la presse

• Savoir présenter un rapport d’activité et un rapport moral

• Prendre la parole en public

AUTRES FORMATIONS POUR LE CAP (2)

RESSOURCES

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MERCI !

Ce document et les documents ressources sont exclusivement réservés aux associations stagiaires du Carrefour des Associations Parisiennes inscrites à la formation présentée.

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