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GOTIT – MARKETING SMS
Manuel Utilisateur
10/01/2021
Table des matières
Présentation ... 2
Ouverture de l’application Windows ... 3
Connexion à l’application Android ... 4
Ouverture du fichier Excel ... 5
Pré requis Excel ... 5
Saisie et Personnalisation des SMS ... 6
Paramétrage de la campagne ... 7
- Fréquence d’envoi des SMS ... 7
- SMS de contrôle ... 7
- Obligations légales ... 7
Lancement/ Suivi de la campagne ... 7
- Interruption / Reprise / Arrêt ... 8
- Passage hors Plage horaire autorisée ... 9
- Contraintes mise en veille PC ... 9
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Présentation
GOTIT_Marketing_Sms est une solution économique pour réaliser des campagnes d’envoi de SMS de façon autonome depuis un PC Windows avec un Smartphone Android disposant d’un forfait auprès d’un opérateur Telecom.
Les pré requis sont :
- De disposer d’une connexion Wifi pour la communication entre le PC et le smartphone,
- De disposer d’une licence Excel sur le PC, et d’un fichier Client sous Excel contenant la liste des numéros de mobiles destinataires.
La solution se compose d’une application windows et d’une application Android téléchargeables sur le site web.got- it.fr.
L’achat de la solution GOTIT_Marketing_Sms permet ensuite une utilisation libre sans limite de durée ni frais d’abonnement à un quelconque service Internet.
➔ Si le smartphone dispose d’un forfait avec SMS illimités, les campagnes de SMS n’entrainent aucun frais.
La configuration, le lancement et le suivi de la campagne se font dans l’application Windows.
L’application Android fonctionne comme un terminal asservi à l’application Windows. Son rôle est d’envoyer un SMS sur demande de l’application Windows et de lui retourner un compte rendu une fois le SMS transmis à l’opérateur.
Tout au long d’une campagne, le fichier Excel est affiché sur le PC dans une fenêtre séparée de l’application
Windows, et est mis à jour en temps réel au fur et à mesure des comptes rendus d’envoi remontés par l’application Android.
Liste N° Tel (Fichier Excel)
Application Windows
Réseau Opérateur Wifi
SMS
GOTIT Marketing SMS
GOTIT Marketing SMS
Application Android
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Ouverture de l’application Windows
L’application se lance depuis le menu ‘Demarrer’ dans le groupe ‘GOTIT’ de la liste des programmes.
L’interface utilisateur est un écran unique dont les rubriques sont numérotées dans l’ordre des opérations à réaliser :
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Connexion à l’application Android
Ouvrir l’application Android sur le smartphone :
L’application se met en attente de demande de connexion du PC :
Noter l’adresse IP du Smartphone affiché, puis retourner sur l’application Windows, saisir l’adresse dans le champ
‘Adresse IP Smartphone’ puis cliquer sur le bouton ‘Connecter’.
Lorsque la connexion est établie, l’application Android se met automatiquement en attente de messages :
Et dans l’application Windows, l’état ‘Connecté’ apparaît à côté du bouton ‘Connecter’ :
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Ouverture du fichier Excel
Cliquer sur le bouton ‘Ouvrir Fichier’, sélectionner le dossier et le fichier souhaité, et valider.
Le fichier Excel s’ouvre et se place à l’arrière-plan de l’application
Pré requis Excel
Si le fichier possède plusieurs onglets, la liste des n° de téléphone doit se trouver dans le premier onglet.
La 1ère ligne doit être une ligne d’entête : elle doit contenir les noms des colonnes (utile pour la personnalisation des messages – voir plus loin).
Les n° de téléphone doivent se trouver dans la 1ère colonne (A).
La 2ème colonne (B) est réservée à l’écriture des compte rendus d’envoi (remontés par l’application Android).
Le format des n° de téléphone est flexible :
- Pas d’obligation de préciser l’indicatif pour les appels nationaux - Préfixe possible ‘+’ ou ‘00’ pour les appels internationaux
- Possibilité d’insérer des caractères ‘espace’ où l’on veut dans le numéro
6 Exemple :
Saisie et Personnalisation des SMS
Le message est à saisir au clavier dans la zone ‘Saisie Message à envoyer’. Il n’y a pas de limite dans la taille du message.
Il est possible de personnaliser le message pour chaque destinataire, en faisant référence dans le message à un nom de colonne du fichier Excel : lors de l’envoi du SMS, la référence sera remplacée par la valeur lue pour la colonne et la ligne du destinataire.
Pour ajouter une référence à une colonne du fichier Excel dans le message :
- Sélectionner (Cliquer) dans le corps du message l’endroit d’insertion de la référence
- Sélectionner dans la liste de choix « Colonnes Excel » la colonne souhaitée pour personnaliser le message - Cliquer sur le bouton « Insérer Référence »
Le nom de la colonne Excel est alors inséré dans le corps du message, encadré par le caractère $.
Exemple de personnalisation de message - ajout du prénom du destinataire :
Sur cet exemple, le SMS envoyé pour le 1er destinataire (ligne 2 du fichier Excel) sera :
« Bonjour Emilie, nous vous souhaitons une belle et heureuse année 2021, pour vous et toute votre famille. Juliette et Denis - Le répit du Sanglier. »
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Paramétrage de la campagne
- Fréquence d’envoi des SMS
Les SMS sont envoyés un par un, selon une fréquence paramétrable dans l’application Windows.
Etant donné les restrictions posées par le système Android et les opérateurs Mobile, une fréquence trop élevée risque d’entraîner la perte de messages sans avertissement.
La fréquence d’envoi est donc à paramétrer avec précaution :
En France, une fréquence de 1 SMS toutes les 30 secondes semble être un maximum, ce qui permet néanmoins d’envoyer environ 1400 SMS par journée (sur une plage de 12 heures).
- SMS de contrôle
Un moyen proposé par la solution pour ajuster la fréquence d’envoi des SMS est de paramétrer l’envoi périodique de SMS de contrôle vers un n° de téléphone spécifique :
- Ces SMS de contrôle donnent l’état d’avancement de la campagne (affichage du n° de la ligne du fichier Excel dernièrement traitée)
- En surveillant sur ce téléphone la réception régulière des SMS de contrôle, on s’assure que l’opérateur transmet bien tous les SMS.
- Si, par contre, la réception des SMS de contrôle s’interrompt, il faut arrêter la campagne, réduire la fréquence, effacer les comptes rendus d’envois enregistrés dans le fichier Excel depuis le dernier SMS de contrôle reçu, puis re lancer la campagne
- A noter que les SMS de contrôle offrent l’avantage de permettre un suivi de la campagne à distance du PC, ce qui s’avère pratique pour les grosses campagnes nécessitant plusieurs heures voire plusieurs jours.
- Obligations légales
Pour les campagnes de SMS à objectif commercial, il faut savoir qu’il y a des obligations légales à respecter : En France, l’envoi de SMS est interdit le soir à partir de 20h jusqu’au matin à 8h, de même que le dimanche et les jours fériés.
Le fichier Excel doit par ailleurs être déclaré auprès de la CNIL
Pour autoriser un usage commercial ou non, les plages d’horaires autorisées sont paramétrables dans l’application Windows (par défaut 8h – 20h) de même que l’autorisation d’envoi des SMS le dimanche (par défaut : non).
Lancement/ Suivi de la campagne
La campagne peut être lancée (bouton ‘Lancer/ Reprendre’ cliquable) dès que les 3 conditions sont réunies : - La connexion est établie avec le smartphone,
- Le fichier Excel est ouvert, - Le message à envoyer est saisi .
Tout au long de la campagne, l’état d’avancement est maintenu à jour en bas à droite de l’écran (nb de lignes traitées, temps écoulé, temps restant estimé, …), et le fichier Excel mis à jour avec les comptes rendus Android d’envoi des SMS :
8 Sur l’application Android, les messages transmis sont affichés pour information :
De même, les signes de vie reçus de l’application Windows entre 2 envois de SMS, sont également afichés à l’écran du smartphone :
- Interruption / Reprise / Arrêt
Il est possible de fermer l’application pendant le déroulement de la campagne sans problème : - Lors de la ré ouverture de l’application les paramètres enregistrés sont restaurés
- Si on lance à nouveau la campagne (avec le même fichier Excel) l’application reprend l’envoi des SMS au point d’arrêt, c’est à dire à partir de la première ligne trouvée dans le fichier Excel sans compte rendu d’envoi Android.
Il est enfin possible de changer des paramètres au cours de la campagne :
- il faut au préalable mettre en pause la campagne en cliquant sur le bouton ‘interrompre’, - puis relancer la campagne (bouton ‘Lancer/ Reprendre’) une fois les paramètres modifiés.
Enfin, L’arrêt de l’application se fait en cliquant sur la croix en haut à droite.
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- Passage hors Plage horaire autorisée
Dès que l’on entre dans une période hors plage, les envois de SMS sont suspendus et l’état d’avancement affiche un message pour signaler que l’application est en attente d’une plage horaire autorisée.
Les périodes hors plage sont également signalées sur l’application Android :
- Contraintes mise en veille PC
Si les campagnes sont appelées à durer plusieurs heures, voire plusieurs jours, il faut penser à brancher le PC sur le secteur et à désactiver la mise en veille automatique du PC. Sous Windows 10, la procédure à suivre est la suivante :
1. Clic Droit sur le bouton ‘Démarrer’ (en bas à gauche de l’écran) 2. Clic sur Paramètre
3. Clic sur Système
4. Clic sur Alimentation et mise en veille
Puis sélectionner l’option ‘Jamais’ sous la rubrique Veille :
Rq : Concernant le smartphone Android, Il est bien sûr recommandé de le brancher sur le secteur, mais la mise en veille automatique de l’écran n’empêchera pas l’application de tourner, car les messages de signe de vie reçus régulièrement du PC la maintiendront active, y compris en dehors des plages horaires autorisées.
