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MEMOIRE pour obtenir le Titre professionnel "Chef de projet en ingénierie documentaire" INTD Niveau I. Présenté et soutenu par.

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(1)

CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA

DOCUMENTATION

MEMOIRE pour obtenir le

Titre professionnel "Chef de projet en ingénierie documentaire" INTD Niveau I

Présenté et soutenu par Bertrand Demolin

le 21 octobre 2010

Gestion et conservation de la correspondance d’un dossier d’affaires

Le cas du dossier de crédit-bail immobilier d’OSEO

Jury :

Marie-Anne Chabin, Expert en stratégie et méthodologie d’archivage, cabinet d’expertise Archive 17, consultante ponctuelle pour OSEO.

Françoise Philippe Laroche, Responsable projets organisation, OSEO.

Cycle supérieur Promotion 2010

(2)

A David et Ma ur ice

(3)

Remerciements

Je tiens à remercier en premier lieu l’équipe pédagogique de l’INTD pour avoir su nous apporter un enseignement actuel et de qualité.

Un grand merci à mes camarades de promotion pour cette année passée ensemble.

Merci à mes parents et mes amis, et en particulier Caroline et Hélène, qui ont su m’écouter et me guider avec patience ces quelques derniers mois.

Je souhaitais remercier également la Direction de l’organisation et de la maîtrise d’ouvrage d’OSEO pour m’avoir accueilli dans le cadre de mon stage, et pour m’avoir permis de continuer l’aventure encore aujourd’hui.

Enfin, mes plus sincères remerciements à Françoise Philippe Laroche, Responsable projets organisation, pour avoir su m’initier aux projets en cours et m’orienter vers les bons interlocuteurs, et à Marie-Anne Chabin, pour ses ouvrages indispensables, sa disponibilité et ses remarques "imagées" qui m’ont permis, je l’espère, d’avancer dans la bonne direction.

(4)

Notice

DEMOLIN Bertrand. Gestion et conservation de la correspondance d’un dossier d’affaires – Le cas du dossier de crédit-bail immobilier d’OSEO. 2010. 78 p.

Mémoire Titre 1, INTD. 2010

La réflexion déroulée dans ce mémoire part du constat suivant : la correspondance est souvent considérée comme un flux, entrant ou sortant, papier ou électronique, reléguant ainsi au second plan sa valeur engageante ou informationnelle.

Notre objectif premier a été de trouver les éléments, autant dans le cadre théorique, normatif et légal que dans le contexte de production, nous permettant de statuer de façon exhaustive et pertinente sur la valeur de la correspondance.

Nous avons alors confronté cette valeur et le repositionnement qu’elle impliquait à la réflexion menée autour de la mise en place de projets visant de manière directe ou indirecte à optimiser son traitement.

Cette analyse nous a conduits à mesurer l’impact de cette valeur sur un cas issu du terrain professionnel, celui du dossier de crédit-bail immobilier d’OSEO.

Cette contextualisation nous a permis d’appréhender de façon pragmatique les conséquences de ce repositionnement sur le degré d’applicabilité des projets de gestion de l’information en cours au sein de l’entreprise et de démontrer par conséquent le rôle indiscutable de la réflexion documentaire.

Archivage ; Archivage électronique ; Conservation des documents ; Correspondance ; Dématérialisation ; Dossier ; Gestion de projet ; Gestion des documents ; Management de l’information ; Records management ; Valeur de l’information

(5)

Table des matières

Liste des tableaux ... 8

Liste des figures... 9

Introduction... 10

PREMIERE PARTIE - Records management, dossier et correspondance ... 13

1 Le records management ... 14

1.1 Pourquoi archiver ? ...14

1.2 Une norme de références : ISO 15489 ...15

1.2.1 Définition et historique ...15

1.2.2 Objectifs...15

1.2.3 Cycle de vie ...16

1.2.4 Exigences ...16

1.2.5 Méthodologie ...17

1.3 Les normes et standards complémentaires ...18

1.3.1 MoReq 2...18

1.3.2 NF Z 42-013 ...18

1.3.3 ISO 14721 ou OAIS...19

1.3.4 ISO 23081 ...19

1.4 Outils méthodologiques et intellectuels...19

1.4.1 Plan de classement ...19

1.4.2 Référentiel de conservation ...20

1.4.3 Métadonnées ...21

1.5 L’environnement légal ...21

1.5.1 Code du patrimoine...21

1.5.2 Code civil...22

1.5.2.1La loi du 13 mars 2000 ...22

1.5.2.2 La loi sur la confiance dans l’économie numérique (LCEN) ...23

1.5.2.3 La loi sur la copie ...23

1.5.3 La loi Informatique et Libertés ...23

1.5.4 Le secret de la correspondance...23

(6)

2 Le dossier ... 25

2.1 Définition...25

2.2 Dossier solidaire / Dossier documentaire ...26

2.2.1 Dossier documentaire...26

2.2.2 Dossier solidaire...26

2.2.2.1 Document maître et pièce justificative ...27

2.2.2.2 Document préparatoire et trace de gestion ...27

3 La correspondance ... 29

3.1 Définition...29

3.2 Un concept, plusieurs modes de transmission ...29

3.2.1 Courrier...29

3.2.2 E-mail ...29

3.2.3 Fax ...30

3.3 La correspondance : "un document presque comme les autres"...30

3.3.1 Support ...30

3.3.2 Nature du flux ...31

3.3.3 Original, double, copie et exemplaires de références ...31

3.3.3.1 Original ...31

3.3.3.2 Double ...32

3.3.3.3 Copie ...32

3.3.3.4 Exemplaire de référence...32

4 Les pratiques actuelles ... 33

4.1 Dématérialisation ...33

4.1.1 La dématérialisation des documents...34

4.1.1.1 La RAD...34

4.1.1.2 La LAD ...35

4.1.2 La dématérialisation des processus ...35

4.2 Gestion électroniques de documents (GED) ...35

4.3 Système d’archivage électronique (SAE) ...36

4.4 Signature électronique ...37

DEUXIEME PARTIE - Etude de cas : le dossier de crédit-bail immobilier d’OSEO 39 5 OSEO ... 40

5.1 Historique...40

(7)

5.3 Activités ...41

5.3.1 Innovation...41

5.3.2 Financement et Garantie ...41

6 Crédit-bail immobilier (CBI) ... 43

6.1 Définition et principe ...43

6.2 Analyse du processus métier CBI ...43

6.3 Composition d’un dossier CBI...46

6.3.1 Le Coffre ...46

6.3.2 Le tome Juridique ...46

6.3.3 Le tome Construction ...46

7 Les projets de gestion de l’information d’OSEO... 47

7.1 GED et SAE ...47

7.2 Dématérialisation des flux entrants ...47

7.3 Dématérialisation des dossiers d’affaires...48

7.4 Plan de classement transverse ...51

8 Analyse de la correspondance du dossier CBI ... 53

9 Préconisations pour la gestion et la conservation de la correspondance du dossier CBI... 55

9.1 Axe 1 : la dématérialisation des dossiers d’affaires ...55

9.1.1 L’existant...55

9.1.2 Méthodologie ...56

9.1.3 Préconisations ...56

9.1.4 Propositions...57

9.2 Axe 2 : la dématérialisation des flux entrants...58

9.2.1 Postulat de départ...58

9.2.2 Méthodologie ...58

9.2.3 Préconisations ...58

9.2.4 Propositions...59

9.3 Axe 3 : GED - SAE...60

9.3.1 Postulat de départ...60

9.3.2 Méthodologie ...60

9.3.3 Préconisations ...60

9.3.4 Propositions...61

Conclusion ... 66

(8)

Bibliographie... 69 Annexes ... 74

(9)

Liste des tableaux

Tableau 1 - Analyse de la correspondance du dossier CBI...54

Tableau 2 – Préconisations – Axe 1 ...56

Tableau 3 – Extrait du tableau 1 ...58

Tableau 4 – Propositions – Axe 2 ...59

Tableau 5 – La correspondance à l’issue des trois scénarios...65

(10)

Liste des figures

Figure 1 - Le cycle de vie du document ...16

Figure 2 - Les différentes parties d’un dossier ... 0

Figure 3 – Le dossier d’affaires ...28

Figure 4 - Environnement Dématérialisation-GED-SAE et cycle de vie du document...33

Figure 5 - Comparatif GED / SAE...37

Figure 6 - Processus métier CBI ... 1

Figure 7 - Processus de dématérialisation cible d’OSEO ... 1

Figure 8 - Cartographie des projets de gestion de l’information d’OSEO... 1

Figure 9 – Trois scénarios pour le Coffre ... 1

Figure 10 – Trois scénarios pour le Dossier administratif et financier ... 1

Figure 11 – Trois scénarios pour la correspondance ... 1

(11)

Introduction

(12)

La gestion et la conservation de la correspondance sont à l’heure actuelle au cœur des problématiques informationnelles des organisations.

Nombreux sont les projets, autant dans la sphère privée que publique, tentant d’apporter un traitement optimisé du courrier, de l’e-mail ou du fax.

Souvent considérée, à tort, uniquement comme un flux, entrant ou sortant, papier ou électronique, la valeur engageante ou informationnelle de la correspondance passe aujourd’hui encore au second plan.

C’est pourtant cette valeur qui doit être un élément central de réflexion, et voire même de décision, dans le cadre de l’étude de la mise en place d’un projet impactant de façon directe ou indirecte sa gestion et sa conservation.

Ce repositionnement amène alors de nouvelles interrogations.

En effet, pour déterminer la valeur de la correspondance, il faut pouvoir appuyer son analyse sur un cadre, qu’il soit théorique, normatif ou légal.

Quel est alors le cadre le plus pertinent ?

Une fois cette valeur déterminée, quels sont alors les autres critères à prendre en considération ? Et comment articuler ces critères les uns avec les autres ?

Quel est alors l’impact du repositionnement de la correspondance sur les projets de gestion de l’information dont elle fait l’objet?

Notre but est d’apporter des éléments de réponse à toutes ces questions.

Notre premier objectif a été d’éclairer les notions de gestion et de conservation afin d’apporter une ligne conductrice à la détermination de cette valeur.

La gestion et la conservation sont deux notions étroitement liées, elles inscrivent la correspondance dans un cadre où sa finalité est un élément déterminant ayant des conséquences directes sur la manière dont elle est prise en charge.

Nous avons alors appuyé notre réflexion sur les principes du records management, qui appréhende le document sur l’ensemble de son cycle de vie, de la création au sort final.

La dichotomie document engageant / document non engageant, première étape indispensable dans la détermination de la valeur, ne nous a cependant pas semblé suffisamment discriminante.

Nous avons donc cherché d’autres éléments qui nous permettraient de statuer sur cette valeur.

(13)

En effet, au-delà de la correspondance, c’est plus particulièrement la correspondance d’un dossier d’affaires dont il est ici question. Autrement dit, elle est un document constitutif de ce dossier à part entière.

C’est donc au regard de l’analyse documentaire du dossier d’affaires que nous allons chercher des éléments de réponse.

Mais la correspondance possède d’autres caractéristiques qui lui sont propres.

Notre second objectif est donc de comprendre quelles sont ces spécificités, et dans quelle mesure nous pouvons les associer à la valeur pour en mener une analyse exhaustive.

Enfin, notre troisième objectif est d’introduire cette analyse dans la réflexion à mener dans le cadre de la mise en place de projets de gestion de l’information.

Nous avons donc consacrée notre première partie à l’étude des différents concepts utiles à la compréhension de notre problématique.

Nous avons cherché dans un premier temps à comprendre ce que recouvrait le concept du records management, quels en étaient les tenants et les aboutissants, quel en était le cadre théorique, normatif et légal, et quels outils étaient à disposition afin de remplir les objectifs ainsi fixés.

Nous avons ensuite essayé d’éclairer la notion de dossier d’affaires, au regard du cadre théorique actuel.

De la même façon, la correspondance a été définie selon les critères pertinents dans le cadre de sa gestion documentaire.

Enfin, nous avons dressé un rapide panorama des pratiques actuelles dans le champ de la gestion de l’information.

Nous nous sommes alors appuyés sur un exemple issu du terrain professionnel.

Notre périmètre d’étude a été le dossier de crédit-bail immobilier et l’environnement projet d’OSEO.

Après une présentation d’OSEO, et du dossier de crédit-bail immobilier, notre seconde partie cherche à recenser les différents projets de gestion de l’information en cours aujourd’hui au sein de cette organisation.

Nous proposons ensuite une analyse de la correspondance du dossier de crédit-bail immobilier à partir de laquelle nous déroulons nos préconisations et propositions concernant ces différents projets.

(14)

Première partie

Records management, dossier et

correspondance

(15)

1 Le records management

Afin d’appréhender le records management dans toute sa dimension stratégique, il nous a paru important de comprendre dans un premier temps les enjeux et la finalité de la mise en place d’une politique et de procédures d’archivage dans une organisation.

1.1 Pourquoi archiver ?

Selon la définition de Marie-Anne Chabin, l’archivage est la "démarche d’organisation qui a pour objectif d’identifier, de mettre en sécurité et de maintenir disponible l’ensemble des documents qui engagent une entreprise ou un organisme vis-à-vis de tiers ou de son activité future et dont le défaut présenterait un risque"[4, Rietsch, Chabin, Caprioli].

Elle distingue deux types de risque :

• Le risque de non-disponibilité : "risque juridique et financier encouru par une entreprise ou un organisme par suite de l’impossibilité de produire à une autorité les documents justificatifs de ses actes ou de retrouver un document comportant des informations essentielles pour la poursuite de son activité"

• Le risque de sur-conservation : "risque encouru par une entreprise ou un organisme qui néglige de détruire des documents inutiles dont la durée de conservation réglementaire est échue ou inexistante et qui pourraient être saisis par une autorité ou utilisés à des fins contentieuse", dans le cadre de l’e-discovery1 notamment

Pour le risque de non-disponibilité, il nous semble important d’ajouter son impact non négligeable sur l’image (mauvaise publicité, manque de crédibilité,…) et sur la production (blocage de l’activité,…) de l’entreprise ou de l’organisme [15, CR2PA].

1 E-discovery : demande d’investigation systématique du système d’information d’une entreprise, formulée par la partie adverse dans le cadre d’une procédure d’audit ou contentieuse, visant à repérer et produire des documents liés à l’affaire en cours [3, Chabin]

(16)

1.2 Une norme de références : ISO 15489 [6, 7, AFNOR]

1.2.1 Définition et historique

Aujourd’hui, le Records management est le seul système capable de maîtriser les volumes documentaires dans la durée et de préserver la sécurité et le caractère probant sur cette période. Il est la "pierre angulaire du système d’information"[10, IDA, 13, Fuzeau].

Le Records management a vu le jour aux Etats-Unis, au lendemain de la seconde guerre mondiale, en 1947, afin de trouver une solution pour l’organisation des dossiers accumulés dans les bureaux de l’administration américaine.

Le Records management est aujourd’hui défini comme "le champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents".

La norme américaine du Departement of Defense (DoD 5015, Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications) apporte une définition complémentaire : "Records management : planification, contrôle, direction, organisation, formation, mise en valeur et autres activités de gestion impliquant le cycle de vie de l’information, c'est-à-dire la création, la maintenance (utilisation, stockage, recherche) et la destruction, quel que soit le support" [13, Chabin, Rietsch, Caprioli].

C’est la norme nationale australienne sur le Records management présentée en 1995 à l’ISO qui a donné naissance en 2001 à la norme ISO 15489.

1.2.2 Objectifs

Les objectifs du Records management sont les suivants :

• organiser la traçabilité des documents produits ou reçus par tout organisme ou entreprise dans l’exercice de ses activités

• encadrer la responsabilité des entreprises ou organismes vis-à-vis de la loi, de leurs collaborateurs, de leurs partenaires, de la collectivité

• s’assurer que les systèmes d’informations produisent des documents fiables en accord avec les normes qualité ISO 9001, ISO 9002 et ISO 14000

• gérer l’information au meilleur coût

(17)

1.2.3 Cycle de vie

Le Records management identifie trois étapes dans le cycle de vie de l’information :

• Document : document en cours de production ou d’élaboration donc modifiable, non validé et géré par l’utilisateur.

• Record: document validé, non modifiable, capturé dans un système et géré selon des règles préétablies.

• Archive : document à valeur historique, après l’extinction de sa valeur de preuve ou d’information pour le producteur.

Figure 1 - Le cycle de vie du document

Afin d’écarter d’éventuels problème de compréhension liés au vocabulaire, nous avons pris le parti pour la suite de notre étude de désigner :

• Document par document en cours de production

• Record par document engageant2

• Archive par archives historiques ou patrimoniales

1.2.4 Exigences

Pour pouvoir être intégré au système de Records management, un document engageant doit présenter quatre caractéristiques essentielles :

• authenticité : le document est bien ce qu’il prétend être, il a été produit ou reçu par la personne qui prétend l’avoir produit ou reçu, il a été produit ou reçu au moment où il prétend l’avoir été

• fiabilité : le contenu du document peut être considéré comme la représentation complète et exacte des opérations, des activités ou des faits qu’il atteste, et sur lesquels on peut s’appuyer lors d’opérations, d’activités ou de faits ultérieurs

• intégrité : le contenu du document doit être complet et non altéré

• exploitabilité : le document doit pouvoir être localisé, récupéré, communiqué et interprété

2Document engageant est la traduction française du terme record proposée par Marie-Anne Chabin Archive Record

Document Création du

document

Validation du document

Echéance légale ou interne

(18)

Le système de Records management doit, quant à lui, doit répondre à cinq caractéristiques :

• la fiabilité : tous les documents de l’organisme ou de l’entreprise sont capturés systématiquement

• l’intégrité : contrôle d’accès, d’identité de l’utilisateur, de la validité de la destruction et de la sécurité

• la conformité aux exigences issues des affaires courantes et de l’environnement réglementaire

• l’exhaustivité : gère la totalité des documents issus des activités de l’entité où il est mis en place

• le traitement systématique de tous les documents au sein du système [4, Rietsch, Chabin, Caprioli] [6, AFNOR]

1.2.5 Méthodologie

La norme ISO 15489 recommande une méthodologie en 8 étapes, directement inspirée de la méthode australienne DIRKS3 [11, NAA] [7, AFNOR]:

• Enquête préliminaire : comprendre les contextes administratif, légal, économique et social

• Analyse des activités : développer un modèle conceptuel de ce que fait une organisation et comment elle le fait

• Identification des exigences archivistiques : identifier les besoins de l’organisation pour la création, la réception et la conservation d’archives

• Evaluation des systèmes existants : mettre en évidence les décalages entre les exigences archivistiques et les fonctionnalités et performances des systèmes existants

• Identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques : déterminer la politique, les normes, les outils et autres mesures appropriées

• Conception d’un système d’archivage : transformer les stratégies en un plan pour un système qui remplisse les exigences identifiées

• Mise en œuvre d’un système d’archivage : identifier une mesure de séries stratégiques pour la mise en place du système d’archivage

• Contrôle a posteriori : mesurer l’efficacité du système d’archivage

(19)

1.3 Les normes et standards complémentaires

Notre but n’est pas ici de fournir une explication détaillée de chaque norme ou standard, mais d’en comprendre l’apport.

Nous nous contenterons donc de donner une définition succincte de leurs principes directeurs et de leur périmètre d’application.

1.3.1 MoReq 2

MoReq 2 (Model Requirements for the Management of Electronic Records – Modèle d’Exigences pour l’Organisation de l’Archivage Electronique) est une approche opérationnelle de la norme ISO 15489, sous la forme d’un guide pour la rédaction d’un cahier des charges dans l’optique de l’acquisition d’un système d’archivage électronique (SAE).

Il insiste notamment sur les exigences et spécifications fonctionnelles nécessaire à la mise en place d’un archivage probatoire [9, IALTA, 10, IDA, 12, FedISA] :

• Plan de classement

• Contrôles et sécurité

• Délais de conservations, exportation et destruction des documents

• Capture des documents

• Indexation

• Rechercher et mise à disposition des documents

• Fonctions administratives du système et journalisation des événements

• Modules optionnels

• Critères non fonctionnels (ergonomie, performance,…)

• Métadonnées

Une nouvelle version, MoReq 2010, est actuellement en cours de rédaction.

1.3.2 NF Z 42-013

Cette norme a pour finalité de fournir un ensemble de spécifications concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, l’archivage, la consultation et la communication de documents afin d’assurer leur conservation et leur intégrité [8, FedISA,12, AFNOR].

(20)

1.3.3 ISO 14721 ou OAIS

La norme ISO 14721 ou OAIS (Reference Model for an Open Archival Information System) est originellement un modèle pour la conservation de données scientifiques, adapté aujourd’hui à la conservation des documents engageants.

Il se découpe en six entités fonctionnelles principales :

• Entrées

• Stockage

• Gestion des données

• Administration

• Pérennisation

• Accès

1.3.4 ISO 23081

Cette norme traite des métadonnées liées aux documents engageants.

Elle fournit un guide pour comprendre, déployer et utiliser les métadonnées conformément au cadre défini par ISO 15489.

1.4 Outils méthodologiques et intellectuels

L’ensemble des outils abordés dans ce chapitre sont recommandés par la norme ISO 15489 ou par toutes les normes qui s’y référent.

L’élaboration de chacun de ces outils découle directement d’une des 8 étapes de la méthodologie préconisée par la norme ISO 15489 (cf. 1.2.5).

1.4.1 Plan de classement

Le classement fait référence à trois opérations :

• L’ordonnancement des composantes d’un dossier, dans le but d’en vérifier la complétude et d’en faciliter l’exploitation ultérieure

• Le rangement matériel, ou localisation, afin d’en faciliter l’accès et d’en rationaliser le stockage

• L’organisation intellectuelle des informations pour une gestion documentaire plus efficace [4, Rietsch, Chabin, Caprioli]

(21)

Le plan de classement est donc "une organisation structurée et hiérarchique d’un ensemble de concepts ou d’objets".

Plus concrètement, il s’agit d’un outil intellectuel permettant aux documents et dossiers de trouver leur place logique les uns par rapport aux autres [9, IALTA].

Le rôle du plan de classement est de "structurer de manière arborescente la production de l’information au sein de l’entreprise de façon à y naviguer plus facilement" [4, Rietsch, Chabin, Caprioli].

Il s’agit, en d’autres termes, de regrouper dans une même classe des documents ayant des caractéristiques communes, comme par exemple une thématique similaire, liée à une même activité de l’entreprise [9, IALTA].

Il faut distinguer :

• Le plan de classement documentaire, ou a priori : outil de gestion au quotidien de l’utilisateur et du producteur de documents.

• Le plan de classement par activité : préconisé par la norme ISO 15489 sur le records management. Le principe est le regroupement de documents en fonction de la responsabilité qu’ils engagent.

• Le plan de classement pour l’archivage, ou a posteriori : facilite la gestion, la conservation et la destruction des documents archivés [9, IALTA].

1.4.2 Référentiel de conservation

Le référentiel de conservation est le "document descriptif qui […] définit les durées de conservation des documents engageants d’une entreprise ou d’un organisme, en fonction des risques de non-disponibilité et des besoins d’accès à l’information, en précisant le sort final à échéance de ces durées"[3, Chabin].

Se présentant sous la forme d’un tableau, le référentiel de conservation a trois objectifs :

• Proposer un plan de classement des activités et sous-activités de l’organisation au regard des risques d’indisponibilité et des besoins d’accès à l’information

• Attribuer à chaque ensemble de document une durée de conservation

• Indiquer le sort final à l’issue de la période de conservation

Pour chaque ensemble de documents, des modalités complémentaires peuvent être précisées :

• Acteurs

• Degré de confidentialité ou de criticité

• Format et support

(22)

• Règles de nommage

• Métadonnées [4, Rietsch, Chabin, Caprioli]

1.4.3 Métadonnées

Les métadonnées, ou étymologiquement données sur les données, sont définies par la norme ISO 15489 comme "les données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents ainsi que leur gestion dans le temps" [6,7, AFNOR].

Elles concernent :

• Le document lui-même

• Les règles, politiques et obligations

• Les acteurs

• Les activités et processus de travail

• Les processus de records management

Elles ont pour objectif la protection et l’exploitabilité des documents [12, FedISA].

L’élaboration et l’utilisation des métadonnées peuvent s’appuyer sur le cadre fourni par la norme ISO 23081 (cf. 1.3.4).

1.5 L’environnement légal

Sur le même principe que le chapitre consacré aux normes et standards complémentaires, ce chapitre se veut une rapide cartographie de l’environnement légal du records management. Il ne s’agit pas ici d’analyser les différents textes de loi, mais d’en comprendre l’apport pour la gestion et la conservation de la correspondance, dans tous ses aspects.

Pour plus d’informations, il conviendra alors de se rapporter directement aux textes en question.

1.5.1 Code du patrimoine

L’article L. 211-1 du Code du patrimoine donne une définition des archives.

(23)

Elles sont définies comme "l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme ou leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité".

La neutralité du support est d’autant plus intéressante dans le cas de la correspondance, celle-ci pouvant être rencontrée sur support papier ou sur support numérique, ou encore résultant d’une migration d’un type de support vers un autre.

1.5.2 Code civil

1.5.2.1 La loi du 13 mars 2000

La loi du 13 mars 2000 a pour périmètre l’"adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique".

Elle établit l’équivalence des preuves entre l’écrit sous forme électronique et l’écrit sous forme traditionnel.

Cette loi reconnaît :

• La neutralité du support :

o "Article 1316 : La preuve littérale, ou preuve par écrit, résulte d’une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d’une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission"

o "Article 1316-1 : L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité"

o "Article 1316-2 : Lorsque la loi n’a pas fixé d’autres principes, et à défaut de convention valable entre les parties, le juge règle les conflits de preuve littérale en déterminant par tous moyens le titre le plus vraisemblable, quel qu’en soit le support"

o "Article 1316-3 : L’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier"

• La valeur probante de la signature électronique :

o "Article 1316-4 : La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique

identifie celui qui l’appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l’authenticité à l’acte. Lorsqu’elle est

(24)

électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat"

1.5.2.2 La loi sur la confiance dans l’économie numérique (LCEN)

Cette loi vient compléter la loi du 13 mars 2000 et consacre l’original sous format électronique : "Article 1325-4 : L’exigence d’une pluralité d’originaux est réputée satisfaite pour les contrats sous forme électronique lorsque l’acte est établi et conservé conformément aux articles 1316-1 et 1316-4 et que le procédé permet à chaque partie de disposer d’un exemplaire ou d’y avoir accès".

1.5.2.3 La notion de copie

L’article 1348-2 du Code civil définit la copie comme "la reproduction non seulement fidèle mais aussi durable" d’un document.

Ces trois textes de loi seront à prendre en considération pour les choix qui seront fait afin d’assurer une gestion et une conservation à valeur probante de la correspondance.

1.5.3 La loi Informatique et Libertés

La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) recommande la mise en place de procédures permettant de gérer des durées de conservations distinctes en fonction du type de données concernées au moyen, par exemple, du contrôle des accès, de l’anonymisation ou de la destruction sélective des données à caractère personnel [4, Rietsch, Chabin, Caprioli].

1.5.4 Le secret de la correspondance

Le secret de la correspondance est un droit au maintien du caractère privé et secret des correspondances.

(25)

Ce droit s’applique en général aux courriers postaux et aux courriers électroniques dont l’expéditeur pouvait attendre qu'elles bénéficient d'un minimum de confidentialité.

La violation de ce droit est réprimée par les articles 226-15 et 432-9 du code pénal et par l’article L33-1 du code des postes et des communications électroniques.

Le respect de cette loi dans le cadre d’une démarche d’archivage de la correspondance implique que l’expéditeur ou le destinataire de la correspondance à conserver doit être maître de la décision de conservation. Autrement dit, seule la personne ayant envoyé ou reçu une correspondance engageante pour l’affaire en cours pourra décider de sa conservation ou non au sein du dossier.

Ceci est d’autant plus vrai aujourd’hui avec l’utilisation croissante de l’e-mail. En effet, la correspondance et l’information qu’elle contient est ainsi adressée nominativement à l’utilisateur qui devient par conséquent seul maître dans la décision de conservation.

(26)

2 Le dossier

2.1 Définition

La définition communément acceptée du dossier est un "assemblage de documents regroupés dans un but déterminé" [2].

Selon Marie-Anne Chabin, un dossier est un "ensemble organisé de documents liés entre eux par leur objet ou leur usage, constitué au cours d’une période donnée définie par les dates d’ouverture et de clôture au dossier" [3, Chabin].

Pour Robek, Brown et Maedke [16], le dossier est "un groupe de records identiques et liés entre eux, qui normalement, sont utilisés, classés et stockés comme une seule entité et qui peuvent être évalués comme une seule entité pour les besoins des délais de conservation".

Ces trois définitions complémentaires nous éclairent sur la relation des documents entre eux, leur liaison sous l’effet d’un contexte particulier.

Peut-on alors considérer le dossier d’affaires comme un dossier tel qu’il est défini ici ?

Pour cela, résumons la définition donnée par Marie-Anne Chabin à une équation dont les composantes sont à vérifier :

• un ensemble organisé de documents : le dossier d’affaire est un regroupement de documents régi par une organisation spécifique

• liés entre eux par leur objet ou leur usage : c’est l’affaire qui donne ici une cohérence à l’ensemble. Les documents sont connectés, liés les uns aux autres par leur relation commune à la même thématique, la même affaire

• constitué au cours d’une période donnée définie par les dates d’ouverture et de clôture du dossier : la durée de vie du dossier d’affaires est variable mais limitée par deux événements : une demande et la résolution de cette demande. Ce sont ces deux éléments qui définissent ici les dates d’ouverture et de clôture

Notre hypothèse de départ est donc vérifiée.

Nous allons maintenant nous attacher à comprendre quels peuvent être les différents types de dossier.

(27)

2.2 Dossier solidaire / Dossier documentaire

En complément de sa définition, Marie-Anne Chabin distingue deux types de dossier : le dossier documentaire et le dossier solidaire.

2.2.1 Dossier documentaire

Le dossier documentaire : "regroupe les documents produits par l’auteur du dossier mais plus souvent collectés de sources diverses pour éclairer une question"

Il s’agit d’un ensemble structuré d’informations de différentes natures, permettant de faire le point sur un sujet, en disposant d’informations précises et factuelles.

Nous pouvons écarter facilement cette typologie de dossier. De par sa nature, le dossier d’affaire ne cherche pas à éclairer une question.

2.2.2 Dossier solidaire

Le dossier solidaire est "composé de documents ou pièces fortement liés entre eux par l’affaire qu’ils concernent dans une relation du type document maître / pièces justificatives".

Elle précise que d’autres typologies de documents peuvent entrer dans la composition du dossier solidaire, en particulier les documents préparatoires ou les traces de gestion.

Elle insiste également sur le fait qu’au regard du risque, ce type de dossier doit être géré comme un tout indissociable

Doc.

prépara toire

Document maître

Pièces justif.

Trace gestion

Doc.

prépara toire

Trace gestion

Trace gestion

Pièces justif.

Pièces justif.

Pièces justif.

© Marie-Anne Chabin

Figure 2 - Les différentes parties d’un dossier

(28)

La relation de type document maître / pièces justificatives peut-elle être alors vérifiée pour le dossier d’affaires ?

Retrouvons nous les documents préparatoires et les traces de gestion ?

Afin de répondre à ces questions, il est important de comprendre ce que recouvrent ces différentes notions.

2.2.2.1 Document maître et pièce justificative

Le document maître est le document de référence, c’est lui qui détient l’information principale.

Il peut ou non être complété par une ou plusieurs pièces justificatives.

Par exemple, un contrat est un document maître.

La pièce justificative est, quant à elle, obligatoirement liée et vient en appui à un document maître. Détachée de ce lien et de son contexte, elle perd sa valeur informationnelle.

Une annexe à un contrat est une pièce justificative.

2.2.2.2 Document préparatoire et trace de gestion

Le document préparatoire est un document sur lequel l’auteur du document maître s’est appuyé pour sa rédaction.

Il peut exister plusieurs documents préparatoires pour un seul document maître.

La trace de gestion fait référence à tout document permettant d’établir la traçabilité et d’imputer la responsabilité des actes de gestion intervenus sur le dossier.

Au regard de ces éléments, nous arrivons à la conclusion suivante :

(29)

Figure 3 – Le dossier d’affaires

Dossier d’affaires

Document maître

Pièces justificatives

Document préparatoire

Pièces justificatives

Document préparatoire

Trace gestion Trace gestion

=

+

+

+

(30)

3 La correspondance

3.1 Définition

La correspondance est généralement définie comme "toute relation par écrit entre deux personnes identifiables"[2],"par échange de lettres ou de messages" [1].

Ces définitions font émerger deux notions importantes :

• "entre deux personnes identifiables" : nécessite l’existence d’un expéditeur et d’un destinataire

• "[…] de lettres ou de messages" : implique l’existence d’un contenu et d’un support

3.2 Un concept, plusieurs modes de transmission

Trois typologies de transmission de la correspondance correspondent à la définition précédente :

• le courrier papier, ou courrier (c’est sous cette appellation simplifiée que nous référerons au courrier papier dans le cadre de notre étude)

• le fax

• le courrier électronique, ou e-mail

3.2.1 Courrier

Selon la définition du Larousse, le courrier est la "correspondance envoyée ou reçue par la poste"[1].

Nous retrouvons dans cette définition la spécificité du courrier, ce qui le distingue de l’e- mail ou du fax : le transit par voie postale, impliquant sa matérialisation sur support papier.

Il nous parait important d’attirer l’attention sur ce point, dans la mesure où cette particularité aura des conséquences sur son traitement dans la chaîne documentaire.

3.2.2 E-mail

L’e-mail désigne à la fois"un service de transmission de messages envoyés électroniquement via un réseau informatique (principalement Internet) dans la boîte aux lettres électronique d’un destinataire choisi par l’émetteur"[2] et le message envoyé électroniquement.

(31)

Dans le cadre de notre étude, nous nous intéressons uniquement à l’e-mail en tant que document.

Nous concentrons notre réflexion sur l’e-mail dans sa dimension de vecteur d’information (message avec d’éventuelles pièces jointes) et ne le traitons pas dans sa dimension de transmission de documents (pièce(s) jointe(s) uniquement, sans complément informationnel pertinent).

3.2.3 Fax

Le fax désigne, lui aussi, à la fois un "procédé de télécommunication, associant la téléphonie et la numérisation d’image, qui permet de transmettre un document sous la forme d’un autre document semblable à l’original"[1] et le document résultant de ce procédé.

Comme pour l’e-mail, nous nous intéresserons uniquement au fax en tant que document vecteur d’information, et non pas en tant que procédé technique de transmission.

3.3 La correspondance : "un document presque comme les autres"

La correspondance, sous toutes ses formes, est aujourd’hui communément reconnue comme un document, c’est-à-dire un "objet constitué d’un support et de l’information qu’il porte, considéré comme un tout signifiant" [3, Chabin].

Elle possède cependant des caractéristiques spécifiques et intrinsèques, liées à son support et à la nature du flux entre l’expéditeur et le destinataire, caractéristiques qui doivent être plus précisément définies afin de mieux appréhender leur impact sur la gestion documentaire de la correspondance.

Il conviendra aussi d’éclairer les notions d’original, double et copie, découlant de façon indirecte de la notion de support.

3.3.1 Support

Le support est "l’élément matériel sur lequel est enregistré l’information pour produire un document et qui sert à la fois à le transmettre et à le conserver" [3, Chabin].

(32)

Dans le cadre de cette analyse, nous retiendrons d’un côté le support papier, de l’autre le support numérique.

Nous tenons à préciser que le terme "support numérique" ne pas fait ici référence à un support unique mais à l’ensemble de la chaîne matérielle et logicielle et comprend aussi bien le format de codage des données, le support d’enregistrement ou de stockage et l’outil de lecture [3, Chabin].

Il convient alors d’apporter des précisions complémentaires concernant chacun de ces supports.

En effet, un document papier peut être la résultante de deux processus :

• un support papier natif

• l’impression d’un document numérique sur support papier

De la même façon, un document numérique peut être la résultante de deux processus :

• un support numérique natif

• la numérisation d’un document papier

3.3.2 Nature du flux

La notion d’expéditeur et de destinataire est primordiale pour la correspondance.

Il faut alors réfléchir sur la place de chacun de ces acteurs, et par conséquent sur le sens de la relation.

Une même personne (physique ou morale) peut être tout à tour expéditeur et destinataire, et donc envoyer ou recevoir la correspondance.

Elle est donc l’objet de deux flux : entrant et sortant.

3.3.3 Original, double, copie et exemplaires de références

3.3.3.1 Original

L’original est considéré comme la "première rédaction définitive d’un document […] à partir de laquelle seront réalisés d’éventuelles copies" [3, Chabin].

L’original peut être :

• Manuscrit avec une signature manuscrite

• Imprimé avec une signature manuscrite

• Numérique natif avec une signature électronique

(33)

3.3.3.2 Double

Le double est, quant à lui, "une copie réalisé en même temps que l’original par l’auteur de l’original […] dans le but de garder une trace de ce qui a été fait" [14, Chabin].

3.3.3.3 Copie

La copie est un "exemplaire supplémentaire d’un document produit à partir de l’original" [3, Chabin].

Nous nous intéresserons plus précisément à la distinction entre copie de consultation et copie de substitution.

La copie de consultation est la reproduction d’un document qui, par obligation légale ou interne, doit être conservé.

Il s’agit ici de faciliter l’accès à l’information contenue dans le document original, tout en préservant l’intégrité physique de ce dernier.

Par opposition, la copie de substitution est la reproduction d’un document qui n’est pas conservé.

Dans ce cas, soit il n’y a pas lieu de conserver le document reproduit, la copie ayant la même valeur le document reproduit peut déjà être lui-même une copie), soit le procédé de copie permet de garantir la valeur probante de la copie de substitution.

3.3.3.4 Exemplaire de référence

L’exemplaire de référence est l’exemplaire figurant au dossier, archivé et conservé par l’entreprise, car engageant pour cette dernière [14, Chabin].

L’exemplaire de référence peut être un original, un double ou une copie.

(34)

4 Les pratiques actuelles

Nous entendons par pratiques actuelles les grandes tendances dans la gestion et la conservation de l’information : la dématérialisation, la gestion électronique de documents (GED) et l’archivage électronique (SAE).

Nous ne rentrerons pas ici dans des considérations d’ordre technique ou technologique, mais nous nous attacherons à en comprendre les grands principes fonctionnels.

L’objectif est d’appréhender plus concrètement les outils à disposition aujourd’hui apportant un support technique et logiciel aux problématiques informationnelles.

Nous proposons en guise d’introduction un schéma permettant de contextualiser chacune de ces pratiques au regard du cycle de vie du document.

Figure 4-Environnement Dématérialisation-GED-SAE et cycle de vie du document

4.1 Dématérialisation

Dématérialiser signifie "transférer sur un support numérique des types d’informations qui existaient jusque-là sous forme analogique, c’est à dire sur des supports dits traditionnels, le plus souvent le papier, mais aussi le film et le microfilm" [4, Rietsch, Chabin, Caprioli].

Document Record Archive

Système d’archivage électronique (SAE) Validation :

Document engageant

Échéance légale ou interne : Destruction ou archivage définitif

GED SAE

Dématérialisation Gestion électronique de documents (GED) Records

Support

Statut

Flux électronique

Flux papier

(35)

Les enjeux, complémentaires, sont de 3 ordres :

• Economique : réduction des coûts de stockage, augmentation de la productivité

• Logistique : gain d’espace

• Fonctionnel : amélioration de la gestion, de la recherche et de l’accès à l’information [4, Rietsch, Chabin, Caprioli]

Le terme dématérialisation recouvre cependant deux processus distincts.

4.1.1 La dématérialisation des documents

La dématérialisation des documents consiste à convertir une information déjà produite sur un support traditionnel en données numériques. Le document existant est alors numérisé, dématérialisé au sens propre du terme.

Il est dans ce cas important d’effectuer une analyse du statut, de la valeur et du besoin légal et réglementaire de conservation des documents numérisés qui permettra de déterminer quels sont les documents à conserver en parallèle sous leur forme papier originale et quels sont les documents qui peuvent être détruits après numérisation.

Nous retrouvons ici les notions de copie de consultation et de copie de substitution (cf.

3.3.3.3).

Enfin, il faut décider du moment de la numérisation : reprise de l’existant, numérisation à période fixe ou numérisation "au fil de l’eau" [4, Rietsch, Chabin, Caprioli].

La dématérialisation des documents implique généralement l’utilisation de deux techniques : la RAD et la LAD.

4.1.1.1 La RAD

La RAD ou Reconnaissance Automatique de Document est une technique permettant de distinguer un type de document d'un autre à partir de l'image numérique du document.

Cette identification permet de mettre en place des tris électroniques d'images afin de les classer, évitant ainsi de trier les documents avant la numérisation [2].

La reconnaissance du document pourra s’appuyer sur des éléments de mise en page comme

• le logo caractéristique d’une entreprise

(36)

• le fonds de page du document

• un code-barres présent sur le document

• …

4.1.1.2 La LAD

La LAD ou Lecture Automatique de Document est un ensemble de technologies qui permet de segmenter et d'extraire, par reconnaissance optique de caractères, des informations textuelles sur des documents numérisés.

Les informations ainsi extraites peuvent alors être utilisées comme métadonnées du document et être exploitées dans le système de GED [2].

4.1.2 La dématérialisation des processus

Il s’agit ici de transposer la chaîne d’élaboration du document du support traditionnel vers les outils informatiques, permettant la production d’une information directement numérique.

Il convient alors dans ce cas de réviser les procédures de production et de diffusion du document, sans tomber dans l’erreur de la transposition des modes opératoires papier dans l’outil informatique [4, Rietsch, Chabin, Caprioli].

4.2 Gestion électroniques de documents (GED)

La GED (Gestion Electronique de Documents) ou GEIDE (Gestion Electronique d’Informations et de Documents d’Entreprise) est, selon l’APROGED (Association des professionnels pour l’économie numérique), "l’ensemble des outils et des techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents à partir d’applications informatiques dans le cadre normal des activités de l’entreprise".

Le partage, l’accès et la gestion de l’information en sont donc les principales caractéristiques.

Autrement dit, "la GED est d’abord dédiée à l’utilisateur" [4, Rietsch, Chabin, Caprioli].

En effet, l’information est accessible :

• plus facilement par la mise en place d’outils intellectuels (indexation, plan de classement) et informatiques (moteur de recherche)

• plus rapidement grâce à l’abolition de la distance

• plus sûrement par la gestion des droits d’accès et des habilitations

(37)

L’ensemble de ces avantages "utilisateur" a pour conséquence un avantage "entreprise"

non négligeable : la réduction des coûts de gestion de l’information.

4.3 Système d’archivage électronique (SAE)

Un SAE (Système d’Archivage Electronique) est, selon MoReq2, "avant tout une application destinée à l’archivage électronique, bien qu’il puisse aussi servir à la gestion des archives papier" [10, IDA].

Il constitue la base du système d’assurance informationnel de l’organisme.

Il se distingue techniquement et fonctionnellement du système de GED mais il y est souvent étroitement lié [10, IDA].

Le SAE devra répondre aux exigences explicitées par les normes ISO 15489, NF Z 42-013, ISO 14721 et MoReq 2 (cf. 1.2, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3), c'est-à-dire qu’il devra assurer l’authenticité, la fiabilité, l’intégrité et l’exploitabilité des documents qu’il prendra en charge.

Le schéma suivant, inspiré directement de MoReq 2, propose une comparaison fonctionnelle de la GED et du SAE.

(38)

Figure 5 - Comparatif GED / SAE

4.4 Signature électronique

La signature électronique est un mécanisme permettant d’authentifier l’auteur d'un document électronique et de garantir son intégrité, par analogie avec la signature manuscrite d'un document papier.

La signature électronique est contrainte aux exigences légales posées par la loi du 13 mars 2000 (cf. 1.5.2.1).

Le procédé de signature électronique nécessite la délivrance d’une bi-clé constituée d’une clé publique et d’une clé privée, cette dernière devant rester secrète et à la seule connaissance de son détenteur.

La clé publique peut, quant à elle, être divulguée, accompagné d’autres renseignements, le tout contenu par un certificat électronique.

SYSTEME D’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE GESTION ÉLECTRONIQUE

DE DOCUMENTS

permet la modification des documents et la production de plusieurs versions

peut permettre la destruction des documents par leurs auteurs

peut comporter la gestion de durées de conservation

peut comprendre une structure organisée de stockage, sous le contrôle des utilisateurs est a priori dédié à la gestion quotidienne

des documents pour la conduite des affaires

interdit la modification des documents interdit la destruction de documents en

dehors d’un contrôle strict

comprend obligatoirement un contrôle rigoureux des durées de conservation comprend obligatoirement une structure

rigoureuse de classement (le plan de classement), gérée et contrôlée par l’administrateur

peut faciliter les tâches quotidiennes mais est aussi destiné à la constitution d’un fonds sécurisé des documents probants de l’entreprise.

Au service des utilisateurs Système d’assurance informationnelle pour l’organisme

(39)

Ce certificat est un document électronique attestant du lien entre la signature électronique et le signataire.

Il contient :

• Le nom du titulaire

• L’adresse e-mail

• La clé publique

• Sa date d’expiration

• Son numéro de série unique

• Le nom de l’Autorité de Certification qui l’a délivré

• La signature de l’Autorité de Certification

Il existe trois grandes classes de certificats électroniques, se distinguant par le niveau de contrôle des informations contenues dans le certificat :

• Classe I : ne garantit que l’existence de l’adresse mail du titulaire du certificat, mais pas son identité

• Classe II : contrôle sur l’identité du titulaire et de l’entreprise sur la base de pièces justificatives transmises généralement par voie postale

• Classe III : Classe II + contrôle physique de l’identité du titulaire en face à face

Pour signer électroniquement le document, une empreinte numérique de ce document est prise, puis chiffrée au moyen de la clé privée, le tout est envoyé au destinataire accompagné par le certificat électronique correspondant.

La clé publique contenue dans le certificat permet de déchiffrer la signature électronique et donc de retrouver l’empreinte originale du document, que l’on compare avec l’empreinte du document reçu.

Si les deux empreintes sont identiques, le document est authentique est émane bien du titulaire de la clé publique contenue dans le certificat électronique [4, Rietsch, Chabin, Caprioli].

(40)

Deuxième partie

Etude de cas : le dossier de

crédit-bail immobilier d’OSEO

(41)

5 OSEO

5.1 Historique

5.2 Organisation

OSEO est présent sur l'ensemble du territoire grâce à ses directions régionales, il agit en appui tant des politiques nationales que régionales. Ainsi, aux côtés des entreprises et des acteurs du développement économique local, ce réseau territorial de proximité est composé de 26 Directions régionales regroupées autour de sept Directions de réseau.

Le maillage du réseau assure une couverture équilibrée de l’ensemble du territoire. Au total, ce sont 42 implantations OSEO qui sont au service des entreprises et des partenaires financiers. Outre-mer, OSEO est représenté par l’AFD (Agence Française de Développement) qui agit en liaison avec la Direction régionale DOM d’OSEO [17, OSEO].

Création du Crédit Hôtelier

Création de la CNME (Caisse Nationale des Marchés de l’Etat)

Fusion du Crédit Hôtelier et de la CNME : CEPME (Crédit d’Equipement des PME)

Fusion du CEPME et de la SOFARIS (SOciété Française d'Assurance RISque, garantie du financement bancaire et en fonds propres des PME) : BDPME (Banque du Développement des PME)

Création d’OSEO

OSEO Financement : ex-BDPME OSEO Garantie : ex-SOFARIS

OSEO Innovation : fusion de l’ANVAR (Agence Nationale de VAlorisation de la Recherche) et de l’AII (Agence de l’Innovation Industrielle) [2]

1923

1936

1970

1996

2005

(42)

5.3 Activités

Etablissement public placé sous la tutelle du ministère de l’Economie, de l’Industrie et de l’Emploi, ainsi que du ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, OSEO intervient dans trois domaines principaux:

- Le soutien à l’innovation : OSEO Innovation

- La garantie des financements bancaires et des interventions en fonds propres : OSEO Garantie

- Le financement des investissements et du cycle d’exploitation, en partenariat avec les établissements bancaires : OSEO Financement [17, OSEO]

5.3.1 Innovation

OSEO Innovation a pour objet de promouvoir et de soutenir le développement industriel et la croissance par l’innovation, notamment technologique, ainsi que de contribuer au transfert de technologie.

Elle peut se livrer à toutes activités de service, de conseil, de financement ou de mobilisation de ressources complémentaires, et d'expertise, aux échelons local, national, communautaire et international, de nature à soutenir la croissance des entreprises innovantes.

Le budget d'intervention annuel d'OSEO Innovation est essentiellement constitué d'une dotation de l'Etat et de remboursements d'aides engagées antérieurement. OSEO Innovation a la responsabilité de ressources complémentaires que lui confient les Régions, les ministères ou l'Union européenne [17, OSEO].

5.3.2 Financement et Garantie

OSEO Financement et Garantie met à disposition des banques et des entreprises son savoir- faire et son expertise dans le domaine du financement et de la garantie des risques.

Pour faciliter l'accès des PME au crédit bancaire, OSEO partage le risque de financement bancaire des créations d'entreprises et PME avec les banquiers en garantissant, jusqu’à un certain pourcentage le remboursement du financement, ou bien en cofinançant l'investissement aux côtés des banques. OSEO garantit le financement en fonds propres des PME auprès des capitaux investisseurs.

Le capital d'OSEO Financement est détenu par la Caisse des dépôts, ainsi que par l'Etat et les banques pour OSEO Garantie.

(43)

Les interventions d'OSEO dans le financement et la garantie, couvrent trois typologies de besoins des PME et de leurs partenaires :

• La garantie : permet de partager ou réduire :

o Le risque pris par les établissements financiers (banques, sociétés de capital-risque...)

o le risque des investissements liés à l’exportation et à l’implantation à l’étranger

o le risque du financement en fonds propres des PME

• Le financement du court terme : concerne la mobilisation des créances professionnelles par le financement des délais de paiement des commandes conclues par les PME avec les grands comptes.

Le financement associé à la garantie permet d'apporter une caution sur un projet innovant.

• Les financements spécifiques, et le cofinancement avec les partenaires bancaires : permet de démarrer et développer une activité en permettant de partager le risque et d'accroître le volume de crédits accordés par les banques :

o PCE : Prêt à la Création d’Entreprise o Prêt participatif de développement, o PLMT : Prêt à Moyen ou Long Terme o CBM : Crédit-Bail Mobilier

o CBI : Crédit-Bail Immobilier [17, OSEO]

Cette dernière forme de financement est ici l’objet de notre étude. Le point suivant sera donc consacré à l’analyse de ses caractéristiques.

(44)

6 Crédit-bail immobilier (CBI)

6.1 Définition et principe

Le crédit-bail immobilier a été créé afin de pouvoir financer l'achat ou la construction d'un bâtiment, tout particulièrement pour des sociétés ou même des communes.

Il s’agit de pouvoir contracter un engagement entre une personne civile et une société financière, ici OSEO. Cette dernière achète ou fait construire un immeuble à usage professionnel tel que des bureaux ou une usine, et en fournit la possession par un bail de longue durée à son cocontractant.

Pendant toute la durée du contrat, c'est la société de crédit-bail qui reste propriétaire du bâtiment, l'entreprise (crédit-preneur) qui l'utilise n'étant que la locataire des biens qu'elle a fait acheter ou construire.

Le crédit-bailleur n'est pas responsable des actes commis par le crédit-preneur.

En effet, OSEO ne joue qu’un rôle de financement.

En ce qui concerne la durée du bail, elle est souvent liée à la durée économique de l'immeuble. C’est pour cette raison que le contrat de crédit-bail immobilier s’étale sur une période allant de quinze à vingt ans.

Le loyer est composé d'une fraction du capital investi, de l'intérêt courant sur ce capital et d’une marge bénéficiaire.

Les avantages du crédit-bail sont nombreux:

• financier : financement complet de l'acquisition d'un immeuble

• fiscal : les loyers sont déductibles

• bilanciel : engagement hors bilan

Par contre la pratique du crédit-bail comporte quelques risques :

• coût plus élevé

• obligation de payer la rente jusqu'à la clôture du contrat de crédit-bail (même en cas de disparition de l'immeuble) [2] [17, OSEO]

6.2 Analyse du processus métier CBI

Il nous semble important d’éclairer certains points relatifs au fonctionnement d’OSEO afin de mieux appréhender l’analyse du processus métier.

Nous entendons ici par processus métier "l’ensemble des activités qui s’enchaînent pour créer un produit ou un service à partir d’éléments de base" [3, Chabin].

(45)

Le Réseau est en charge de la constitution du dossier.

Interviennent à ce niveau le Service commercial et le SRI (Service Régional Immobilier).

Le Siège de prendre le relais pour le suivi des opérations.

L’analyse du processus métier CBI a permis d’identifier 10 étapes dans le processus métier CBI.

Certaines d’entre elles sont systématiques, d’autres conditionnelles (signalées en italiques pour leur description, en gris clair sur le schéma)

Ces 10 étapes sont :

• Mise en place Service commercial : Etude de la demande du client et constitution du dossier (1) (de la demande client à l’accord de financement du comité)

• Mise en place SRI : Constitution du dossier (2) et contractualisation (de la proposition de financement à la signature des actes authentiques)

• Contrôle pré-gestion Siège : Contrôle de 1er niveau (respect des procédures et des saisies dans l’outil de gestion)

• Gestion Immeuble : Construction et/ou gestion locative

• Contrôle Mise en place : Contrôle de 2nd niveau de la mise en place du dossier CBI (réseau et siège)

• Contrôle Gestion : Contrôle de la gestion de la construction du dossier de CBI

• Contentieux : Gestion des impayés (procédure amiable, procédure collective ou résiliation)

• Contrôle post-contentieux : Contrôle de 1er niveau du dossier à la sortie du contentieux avant retour en gestion

• Contrôle Contentieux : Contrôle de 2nd niveau de la procédure contentieux

• Levée d’option

(46)

Mise en place Service commercial

Mise en place SRI Contrôle pré-gestion Gestion immeuble Levée d’option Contentieux

Contrôle post-contentieux

Procédure amiable ou collective Vente

Résiliation

Contrôle Contentieux

Contrôle Mise en place

Contrôle Gestion SIEGE

RESEAU

(47)

6.3 Composition d’un dossier CBI

Le dossier CBI se compose de 3 tomes : Coffre, Juridique et Construction.

Au-delà de la notion de document engageant, nous appuierons notre analyse sur la définition du dossier solidaire (cf. 2.2.2), en identifiant les typologies de documents constitutifs de chacun de ces tomes.

6.3.1 Le Coffre

Le Coffre est le tome le plus important du dossier CBI.

Il regroupe la plupart des documents maîtres, tels que les contrats originaux ou les copies authentiques4.

6.3.2 Le tome Juridique

Le tome Juridique vient en appui au Coffre. Il regroupe des pièces justificatives, comme les documents annexes au contrat, et des traces de gestion.

6.3.3 Le tome Construction

Le tome Construction est lui aussi un complément au Coffre. De la même façon, il est constitué par des pièces justificatives de nature plus techniques, comme les plans ou rapports, et des traces de gestion d’ordre financier, par exemple les devis ou factures.

4 Une copie authentique est la copie d’un acte notarié

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