DESCRIPTION SOMMAIRE
ÉPARGNE-RETRAITE COLLECTIVE
Ce document présente le format de fichier standard à utiliser pour transmettre les données démographiques et de préautorisation de vos employés.
Le format standard de fichier comporte les caractéristiques suivantes :
• Le format du fichier peut être .CSV, .XLS ou .XLSX;
• Pour le format .CSV, le délimiteur de champ est le point-virgule (;) et les éléments peuvent être délimités par des guillemets (");
• Chaque ligne contient un élément de données type de ligne en première position sous la colonne transaction.
Cet élément permet de connaître l’usage de la ligne. L’ordre d’apparition des différents types de lignes n’est pas important;
• Le format prévoit 2 types de lignes : gestion des données démographiques (D) et préautorisation des participants (P).
Les lignes qui utilisent une autre valeur pour le type de ligne sont ignorées.
Gestion des données démographiques (D) : sera utilisé afin d’effectuer la mise à jour d’un participant existant, comme le changement d’adresse, la cessation d’emploi ou de participation, la retraite...
Préautorisation des participants (P) : permettra d’inscrire un nouveau participant ou un participant existant à un nouveau régime.
Elle permettra également à vos participants d’adhérer en ligne et de profiter des nombreuses fonctionnalités du site Web sécurisé.
Types de données
Date
Pour être acceptée, la date doit être de type AAAA-MM-JJ, où AAAA, MM et JJ sont respectivement l’année, le mois et le jour.
En-tête de colonnes
Les lignes de gestion des données démographiques (D) et de préautorisation des participants (P) doivent être
précédées d’une ligne d’en-tête de colonnes. Le nom, description, format et présence (obligatoire ou facultative) des libellés d’en-tête de colonnes se trouvent dans le tableau en page 3.
Fichier démographique Gabarit de fichier standard
CARACTÉRISTIQUES GÉNÉRALES
.CSV .XLS .XLSX
PARAMÈTRES DU FICHIER
Voici à titre d’exemple, les informations minimalement requises, telles qu’elles doivent figurer dans le fichier lors de la transmission des données pour :
Gestion des données démographiques et mise à jour des informations de l’employé (D)
Préautorisation d’un nouvel employé et ajout d’un produit à un participant existant (P)
Note : Prévoir aussi l’insertion des données à mettre à jour, l’exemple démontré ici est pour effectuer un changement d’adresse.
Pour pré-adhérer un nouveau participant à tous les produits offerts dans le groupe, les colonnes Nom du produit et Date de participation sont laissées à vides. Pour pré-adhérer un nouveau participant ou un participant existant à un produit spécifique, le Nom du produit et la Date de participation doivent être indiqués.
À noter que l’ajout d’un produit à un participant existant (ligne P) permet aussi de faire la mise à jour des données démographiques sur la même ligne.
Les données pour
Objectif retraite
peuvent être inscrites dans le fichier démographique, voir les sections 34 à 39 pour les détails.Les données pour les cotisations spéciales peuvent être inscrites dans le fichier démographique, voir les sections 40 et 41 pour les détails.
Terminaison de régime 1
1
1 3 6 7 8 9
3 6 7 8 9
3 6 7 8 9 20 25
10 15
16 17 18
19 20 32 33
21 24 26 27
Nom Description Format Présence
Transaction Indique le type de transaction démographique.
Valeurs possibles : « D » pour la gestion des données démographiques et « P » pour la préautorisation des participants.
Texte majuscule Obligatoire
Date d’effet Date d’activation du dossier du participant. Notez que le participant ne pourra procéder à son adhésion avant cette date + 1 jour
Date Facultative
Si la date est absente, la date du traitement sera utilisée.
No du groupe Numéro du groupe du
participant (6 chiffres précédés de la lettre G).
Alphanumérique Obligatoire
Sous groupe Numéro du sous-groupe du
participant. Texte Obligatoire
Date d’effet sous groupe Date d’effet de l’inscription du
participant au sous-groupe. Date Facultative
Si la date est absente, la date du traitement sera utilisée.
No employé Numéro d’employé du
participant, attribué par l’employeur.
Texte ou Standard
10 caractères maximum Le numéro de participant ou d’employé doit être présent sur chaque ligne.
S’il s’agit d’un nouvel employé, le numéro d’employé est obligatoire.
No participant Numéro de participant attribué
par DSF. Texte ou Standard Le numéro de participant ou
d’employé doit être présent sur chaque ligne.
Nom Nom de l’employé. Texte Obligatoire
Prénom Prénom de l’employé. Texte Obligatoire
Date de naissance Date de naissance de
l’employé. Date Obligatoire pour une ligne
préautorisation des participants (P) facultative pour une ligne gestion des données démographiques (D).
NAS Numéro d’assurance sociale. Texte ou Standard Facultatif
Bien qu’il soit facultatif, il est fortement recommandé de l’inscrire.
Le NAS peut être ajouté pour un nouveau participant mais il ne peut pas être mis à jour. Obligatoire pour le RVER.
Sexe Valeurs possibles :
M : Masculin F : Féminin
Texte Obligatoire
Langue Valeurs possibles :
F : Français E : Anglais
Texte Facultative
Obligatoire pour le RVER.
Statut civil Valeurs possibles : voir annexe. Texte Facultative
Le statut civil peut être ajouté pour un nouveau participant mais il ne peut pas être mis à jour.
Date entrée en service Date d’entrée en service de Date Obligatoire pour une ligne 11
10
12 13
14
15 1
2
3
4 5
6
7
8 9
Raison cessation Valeurs possibles : Cessation d’emploi Cessation de participation Retraite
Texte Obligatoire pour une ligne gestion des données démographiques (D) si une date de cessation d’emploi est fournie.
Date dernière cotisation Date prévue de la dernière
cotisation. Date Obligatoire pour une ligne gestion
des données démographiques (D) si une date de cessation d’emploi est fournie.
Province emploi Valeurs possibles : voir annexe. Texte Obligatoire pour une ligne
préautorisation des participants (P) facultative pour une ligne gestion des données démographiques (D).
Province de résidence Valeurs possibles : voir annexe. Texte Obligatoire si une adresse est inscrite.
Adresse ligne 1 Texte Obligatoire pour le RVER.
Adresse ligne 2 Texte Obligatoire pour le RVER.
Adresse ligne 3 Texte Obligatoire pour le RVER.
Ville Texte Obligatoire si une adresse ligne 1
est inscrite.
Pays Texte Obligatoire si une adresse ligne 1
est inscrite.
Code postal Le code postal doit être entré avec un espace entre les lettres et celles-ci doivent être en majuscules. Ex : H5B 1E2
Alphanumérique Obligatoire si une adresse ligne 1 est inscrite.
Téléphone domicile Seuls les chiffres sont considérés et le numéro est reformaté automatiquement dans le format (nnn) nnn-nnnn.
Si le numéro débute par 1 le premier chiffre est ignoré.
Numérique Facultative
Telephone travail Seuls les chiffres sont considérés et le numéro est reformaté automatiquement dans le format (nnn) nnn-nnnn.
Si le numéro débute par 1 le premier chiffre est ignoré.
Numérique Facultative
Poste travail Numérique Facultative
Mobile Seuls les chiffres sont
considérés et le numéro est reformaté automatiquement dans le format (nnn) nnn-nnnn.
Si le numéro débute par 1 le premier chiffre est ignoré.
Numérique Facultative
Courriel Alphanumérique Facultative
Nom du produit_n Valeurs possibles : voir annexe. Texte Facultative
Si aucun produit n’est précisé le participant sera préautorisé sur tous les produits offerts.
À utiliser uniquement pour une ligne de préautorisation des participants (P).
La valeur n doit être remplacée par une valeur de 1 à 15 selon le nombre de produits offerts.
18
19
20 21 22 23 24 25 26
27
28
29 30
31 32 17
33 Date de participation au
produit_n Date de début de participation
au produit. Notez que le participant ne pourra pas cotiser avant cette date.
Date Obligatoire si un nom de produit
est fourni pour une ligne
préautorisation des participants (P).
À utiliser uniquement pour une ligne de préautorisation des participants (P).
La valeur n doit être remplacée par une valeur de 1 à 15 selon le nombre de produits offerts.
Age retraite L’âge prévu de la retraite Numérique (2) Facultative
Salaire Salaire de l’employé Numérique (10,2) Facultative
Le champ «Salaire» doit obligatoirement être complété si vous avez saisi une cotisation mensuelle en pourcentage.
Cotisation mensuelle La cotisation mensuelle de
l’employé Numérique $(8,2) ou
pourcentage %(4,2) Facultative Format saisie cot mensuelle Le format de la cotisation
mensuelle. % ou $ Facultative
Si une cotisation mensuelle est saisie, le format de la cotisation mensuelle doit obligatoirement être complété.
Taux remplacement revenu Le pourcentage du salaire
désiré à la retraite Numérique (2) Facultative
Revenu annuel RPD Le revenu annuel d’un régime
de prestation déterminé Numérique
Numérique (8,2) Facultative Indicateur cotisation spéciale
autorisée Valeurs possibles :
Oui, Non, O, N
Texte Facultative
Obligatoire si un montant de prime est saisi dans la colonne Montant cotisation spéciale autorisée.
Montant cotisation spéciale
autorisée Montant brut de la prime Numérique (8,2) Facultative
34 35
36 37
38 39 40
41
Liste des abréviations normalisées
Produits Abréviation à utiliser
REER avec restrictions de retraits REER restrictif
REER de conjoint avec restrictions de retraits REER CJ restrictif
Compte d’épargne libre d’impôt CELI
Régime de participation différée aux bénéfices RPDB
Régime non enregistré RNE
Régime de retraite à cotisation déterminée CD
Régime enregistré d’épargne-retraite REER
Régime de retraite simplifié RRS
Régime enregistré d’épargne-retraite de conjoint REER de conjoint
Régime volontaire d’épargne-retraite RVER
Statuts civils Valeurs possibles
Célibataire Celibataire
Marié Marie
Mariee
Concubinage Conjoint de fait
Conjointe de fait
Conjoint en union civile Conjoint en union civile
Inconnu Inconnu
Provinces de résidence ou d’emploi
Provinces canadiennes Valeurs possibles
Québec QC
Alberta AB
Colombie-Britannique BC
Île-du Prince-Édouard PE
Manitoba MB
Nouveau-Brunswick NB
Nouvelle-Écosse NS
Nunavut NU
Ontario ON
Saskatchewan SK
Terre-Neuve-et-Labrador NL
Territoires du Nord-Ouest NT
Yukon YT
Pays
Pays Valeurs possibles
Canada CA
Pour les états américains, les abréviations utilisées par Postes Canada sont acceptées.
Visitez l’adresse suivante pour tous les détails :
http://www.canadapost.ca/tools/pg/manual/PGaddress-f.asp#1378384
