Cahier des charges Sélection d une agence de voyages d affaires

Cahier des charges

Sélection d’une agence de voyages d’affaires

1. Présentation du Groupe URD

Fondé en 1993, le Groupe URD est un think-tank indépendant spécialisé dans l’analyse des pratiques et le développement de politiques pour l’action humanitaire et la gestion des fragilités. Son expertise pluridisciplinaire, nourrie par des allers-retours permanents sur les terrains de crise et post-crise, lui permet d’appréhender le fonctionnement du secteur dans son ensemble. Attaché à l’échange de connaissances et à l’apprentissage collectif, il accompagne les acteurs de l’aide dans les processus d’amélioration de la qualité de leurs interventions.

Le Groupe URD est une association loi 1901. Son équipe est composée d’une dizaine de chargés de recherche et d’évaluation qui se déplacent sur le terrain et dont les expertises couvrent des champs tels que l’agronomie, les questions urbaines, le droit international, l’environnement, la qualité, etc. Une dizaine d’autres salariés assurent les fonctions de gestion administrative et financière, de coordination de projets, de recherche de partenariats, de communication, de traduction, etc.

Budget 2021 : 1,7 M€

Budget 2020 : 2,2 M€

Budget 2019 : 2,1M€

2. Caractéristiques de la prestation

DESCRIPTION DU MARCHÉ

Le but de cet appel d’offres est la sélection d’une entreprise fournissant des prestations d'agence de voyages qui puisse apporter au Groupe URD un service professionnel et une optimisation du coût total des voyages tout en garantissant une qualité de service répondant aux exigences du secteur humanitaire et aux exigences propres des bailleurs du Groupe URD Les services visés par le présent marché sont :

- La billetterie : fourniture de devis, réservation et mise à disposition de titres de transport aériens et ferroviaires ;

- L’hébergement : proposition et fourniture de devis d’hôtels et réservation ; - La prise d'abonnements aériens et ferroviaires ;

- La prestation de gestion associée destinée à un suivi précis des dépenses et à la production de statistiques ;

- Selon les besoins : la fourniture de services annexes : assurances – visa – transferts – location de voitures pour les personnels autorisés ;

- Plus généralement les services assurés par une agence de voyage.

DURÉE

La durée initiale du contrat est de trois ans avec deux prorogations possibles d’une durée d’un an chacune. Le contrat a ainsi une durée totale maximale de cinq ans. Le Groupe URD se réserve le droit de résilier le contrat avec un préavis d’un mois. Le contrat devra être signé

durant le second trimestre 2022 et entrer en vigueur le 1er janvier 2023. Il s’agit d’un calendrier prévisionnel qui ne serait lier le Groupe URD. L’exécution du marché ne commencera qu’à partir du moment où le contrat aura été signé.

VALEUR ESTIMATIVE

Les déplacements ayant été impactés par la pandémie de COVID-19, les volumes des années 2020 et 2021 ne sont pas représentatifs. Aussi, voici à titre indicatif le montant des frais de transport du Groupe URD pour les exercices 2018 et 2019 : 67 706 € et 63 140 €.

PRESTATIONS ATTENDUES

Le Prestataire agit en qualité d’agence de voyages. Pour chaque demande de réservation relative à un déplacement, le prestataire identifie tous les moyens de transport disponibles sur le marché, leurs conditions tarifaires et leurs horaires respectifs, tant auprès des compagnies aériennes traditionnelles que des compagnies à bas coût (« Low cost companies », LCC) que des transporteurs. Il s’engage à rechercher et communiquer systématiquement deux offres minimums aux tarifs les plus bas applicables y compris parmi les offres promotionnelles des transporteurs intégrant les critères fixés par le Groupe URD, notamment en termes de politique environnementale. En outre, le prestataire doit sélectionner exclusivement des entreprises de transport agrées par l’Union Européenne et garantissant les conditions de sécurité exigées par la règlementation.

Le Groupe URD attend du prestataire qu’il fournisse les prestations suivantes, cette liste n’étant pas exhaustive :

• La réservation, l’émission, l’achat et la livraison de titres de transport (train, avion) pour les liaisons nationales, européennes et internationales, avec inclusion du montant de la compensation carbone ;

• La sélection en priorité de vols directs ; lors de voyages comportant plusieurs destinations, l’optimisation logistique des déplacements aériens est exigée. Lorsque cela est possible, l’articulation avec des trajets en train est souhaitable.

• La présentation des assurances obligatoires et facultatives liées au voyage et/ou moyens de transport qu’il appartiendra au Groupe URD de souscrire le cas échéant ;

• La réservation d’hôtels en France et à l’étranger ;

• La réservation de véhicules de location en France et à l’étranger ;

• La fourniture des cartes d’abonnement ;

• La mise en place d’une procédure relais permettant, en cas de défaillance exceptionnelle le traitement des opérations urgentes ;

• La mise à disposition des billets en version électronique : sur courriel du voyageur avec

copie obligatoire au point focal et/ou administratif du siège du Groupe URD ;

• Une assistance téléphonique sans interruption de 9 heures à 19 heures pour les difficultés rencontrées avant et pendant le voyage ainsi qu’un service 24/7 pour les urgences en dehors de ces horaires ;

• En fonction de la concurrence entre les compagnies et des modes de transports disponibles, le prestataire s’engage à proposer le tarif le plus économique, dans les conditions ci-après :

➢ France : proposition de deux tarifs avec priorité aux transports ferroviaires (dont les compagnies low cost) ;

➢ Europe : proposition de deux tarifs avec priorité aux transports ferroviaires (dont les compagnies low cost) ;

➢ International : proposition de deux tarifs.

La proposition de réservation doit répondre au seul intérêt du Groupe URD. Le prestataire s'engage à proposer au Groupe URD les meilleurs tarifs disponibles au moment de la pré- réservation. En particulier, le prestataire s'engage à ne pas favoriser d'une manière ou d'une autre une compagnie aérienne plutôt qu'une autre. Le Groupe URD se réserve le droit de contrôler les tarifs proposés (écart de prix constatés) ainsi que les compagnies prioritairement proposées.

Le prestataire devra indiquer la durée de validité de sa proposition.

TRAITEMENT DES DEMANDES

Le prestataire devra être en mesure de proposer deux offres de vol/train/hôtel flexibles (obligatoirement modifiables et idéalement annulables sans frais). Les offres devront être les moins chères parmi celles identifiées, exclure les trajets de plus de 48h, prendre en compte les contraintes de sécurité ; les coûts de modification/annulation éventuels ainsi que le coût des bagages supplémentaires devront être précisés. Tous les vols devront être proposés en classe économique.

Le prestataire devra être en mesure d’émettre des options afin de garantir la place et le prix d’une offre donnée pour un passager tout en précisant la durée de validité de l’option (qui ne doit pas être inférieure à 24h). Il doit revoir les tarifs en cas de baisse du prix du billet ou si des options moins chères deviennent disponibles avant l’émission finale du billet.

Chaque proposition de réservation doit comprendre :

• Le numéro de réservation (ou de dossier)

• Les offres classées par critère de prix - les contraintes qui s’attachent au prix du titre de transport (horaires, escales…)

• Le délai maximum entre la pré-réservation et la réservation effective

• La date limite d’émission du billet - les contraintes d’utilisation, d’annulation, de modifications, de pénalités, etc…

• La durée du voyage, précisant pour les trajets aériens, la durée du vol et les escales éventuelles

• Le nom du transporteur, l’heure de départ et d’arrivée, et les terminaux (nom de la gare, de l’aéroport, de la ville...)

• Le nombre de kilos autorisés pour les bagages

CONDITIONS DE VOYAGE ET SÉCURITÉ

➢ Pour le transport

Le prestataire s’engage à :

1) assurer la réservation et la facturation pour : le transport ferroviaire en seconde classe ; le transport aérien en classe économique

2) Modifier ou annuler la réservation dans les 2 heures suivant la réception d’une demande écrite transmise par courriel. La mise à disposition des billets doit se faire par courriel du bénéficiaire du titre de transport et avec copie au point focal identifié du Groupe URD ayant fait la demande de billet.

➢ Pour l’hébergement Le prestataire s’engage à :

1) Assurer la réservation et la facturation des prestations hôtelières en France ou à l’étranger, sur les lieux ou proches des lieux de réunions, des congrès ou des séminaires et ce, en fonction des critères de confort et de localisation décrits dans chaque demande du Groupe URD ;

2) Proposer une offre de remplacement en l’absence de disponibilité dans l’hôtel demandé

3) Modifier ou annuler la réservation dans les 2 heures suivant la réception d’une demande écrite transmise par courriel. Cette demande interviendra au plus tard 12 heures avant le départ.

OBLIGATIONS DE L'ATTRIBUTAIRE DU MARCHÉ

Les prestations visées par le présent cahier des charges sont impérativement fournies en stricte conformité avec la législation du pays où les tâches sont exécutées, ainsi qu'avec le droit de l’Union européenne applicable en la matière. Il appartient à l’agence de voyages sélectionnée et à elle seule de veiller à obtenir les permis, licences et droits d'accès aux logiciels professionnels nécessaires à l’exécution du contrat, conformément au cadre juridique en tout temps en vigueur dans le pays où l’agence exerce ses activités. La preuve correspondante doit être apportée dans l’offre. L’agence de voyages sélectionnée notifie immédiatement au Groupe URD le retrait éventuel de ces autorisations durant l’exécution du marché et tout manquement de l'agence de voyages sélectionnée à cette obligation constitue un motif valable de résiliation du contrat.

L’agence de voyages sélectionnée informe immédiatement le Groupe URD de tout changement de son statut juridique suite notamment à son absorption par une autre société ou à sa fusion avec une autre entreprise. Si les conditions d’exécution du contrat ne sont plus garanties en raison de ces changements ou si ces derniers n’ont pas été communiqués en temps utile, le Groupe URD se réserve le droit d’exclure le Prestataire de la procédure d’appel d’offres ou de mettre fin au contrat.

➢ Obligations de conseil du prestataire en cas de réservation par e-mail & téléphone Le prestataire s’engage à informer et conseiller les points focaux du Groupe URD sur les meilleures conditions envisageables en termes de sécurité, prix et rapidité.

- Il doit également fournir tous renseignements utiles sur les voyages en respectant les desiderata du demandeur en termes de dates de mission et de retour.

- Il conseille le point focal siège des entités du Groupe URD sur le choix de l’offre

économiquement la plus avantageuse.

- Il informe clairement des conséquences financières d’une annulation et les différentes options offertes en matière d’assurance des personnes (annulation, rapatriement, prise en charge des frais médicaux…). Ce rôle de conseil doit être assuré de façon permanente et quel que soit le moyen choisi par le demandeur : e-mail ou téléphone.

Le prestataire doit informer les points focaux du Groupe URD et lui indiquer le coût supplémentaire induit par son choix. Par exemple, informer de la variation des prix en fonction des plages horaires, des dates des jours d’arrivée et de départ.

C O N D I T I O N S D ' E X É C U T I O N D E S P R E S T A T I O N S

Le prestataire s’engage à fournir au voyageur du Groupe URD les meilleures conditions tarifaires. Pour ce faire, il doit prendre en compte les tarifs spécifiques accordés à certaine personne, notamment par les cartes d’abonnement.

Le prestataire doit :

- à compter de la réception de la demande, remettre les propositions de devis ;

- mettre en place un numéro non surtaxé joignable de 9 heures à 19 heures sans interruption pour les réservations par téléphone ;

- assurer un service de prestations en dehors des horaires fixés ci-dessus (y compris pendant les weekend et jours fériés inclus) pour des commandes de dernière minute, pour une assistance en cas de problème avant le départ ou en cours de voyage.

Le prestataire assure la délivrance de billets électroniques (aériens ou ferroviaires) dans un délai maximum de 24 heures avant le départ.

Si le prestataire ne peut assurer tout ou partie des prestations qui lui sont commandées dans les délais fixés par le point focal siège du Groupe URD, il doit immédiatement en aviser la personne habilitée avant l’expiration de ces délais. Dans ce cas, le point focal du Groupe URD se réserve le droit de recourir à un autre prestataire après en avoir avisé le prestataire.

Compte tenu des missions et activités du Groupe URD, le prestataire devra faire face à divers aléas, et par conséquent, devra faire preuve de souplesse quant aux conditions de réservations et d’annulation. Le prestataire devra être en mesure de laisser une option sur la pré-réservation pendant au moins 24 heures, afin de laisser le temps au point focal du Groupe URD de faire le « bon pour émission », de la faire valider par son supérieur hiérarchique puis de le transmettre. Les conditions de modification et d’annulation sont précisées pour chaque billet émis et/ ou la prestation de location de véhicule qui est associée.

À la demande du point focal du Groupe URD, le prestataire doit fournir une prestation modifiable et/ou annulable.

Le prestataire s’engage notamment à effectuer :

- le traitement des changements de date ou de parcours ;

- le traitement des annulations de mission, y compris le remboursement ;

- le changement de nom du bénéficiaire de la réservation tout en conservant les mêmes billets (quand autorisé par le transporteur).

➢ Annulation de billetterie et/ou d’hébergement

Les demandes d’annulation sont transmises par le voyageur du Groupe URD au prestataire qui doit en conserver une trace écrite. Toute annulation justifiée doit être prise en compte par le prestataire dans le délai maximum de deux heures. En cas d’annulation, le billet délivré sera intégralement restitué au prestataire. Celui-ci émettra un avoir pour la totalité de la commande (déduits des frais d’agence) et éventuellement réduit des pénalités appliquées par les compagnies de transport.

➢ Réclamation

Dès qu’une anomalie est constatée dans la réservation du voyage (hôtel, transport, location de voiture), le point focal du Groupe URD contacte l’un des interlocuteurs désignés par le prestataire, qui doit prendre toutes les dispositions nécessaires pour proposer une solution alternative, dans les plus brefs délais. Le prestataire doit proposer, dans son offre, une assistance pour toute réclamation (numéro de téléphone – horaires d’ouverture – courriel).

SOUS-TRAITANCE

La sous-traitance est autorisée. L’offre doit préciser, dans la mesure du possible, la part du marché que le Prestataire entend sous-traiter et l'identité des sous-traitants. Si la sous- traitance représente une part importante du marché, le Groupe URD s'assure que les sous- traitants envisagés satisfont aux critères de sélection applicables.

Par ailleurs, le Groupe URD devra être informé par le prestataire de tout recours ultérieur à la sous-traitance non prévu dans l'offre. Le Groupe URD se réserve le droit d'accepter ou non le sous-traitant proposé. Le prestataire fournit les preuves établissant que le ou les sous- traitants satisfont aux critères requis. Le cas échéant, l’autorisation du Groupe URD doit être donnée par écrit.

L'attribution du marché au Prestataire qui propose un sous-traitant dans son offre équivaut à donner l'accord pour la sous-traitance.

ASPECTS ENVIRONNEMENTAUX

Le Prestataire, s'il devient attributaire, s’engage à respecter scrupuleusement la législation en vigueur en matière d'environnement dans le domaine du marché. Le Groupe URD a signé, en décembre 2020, la déclaration d’engagement des organisations humanitaires sur le climat¹ à travers laquelle le Groupe URD s’est engagé à réduire ses émissions de gaz à effet de serre de 30 % d’ici 2025 et de 50 % d’ici 2030.

La priorité sera donnée au Prestataire proposant des itinéraires et des billets cohérents avec ces engagements environnementaux :

• Les vols directs quand ils existent devront être privilégiés

• Pour les trajets comportant plusieurs destinations, l’optimisation logistique des déplacements aériens est exigée.

• Lorsque cela est possible, l’articulation avec des trajets en train est souhaitable.

1 https://www.urd.org/wp-content/uploads/2020/12/DeclarationEngagementONGClimat_2020-1.pdf

ÉVALUATION DES CRITÈRES D'EXCLUSION

Le Prestataire reconnaît et respecte l'approche de tolérance zéro du Groupe URD contre la fraude, la corruption et le financement du terrorisme. Il s’engage à se conformer à la politique du Groupe URD, annexée à ce présent cahier des charges.

a. Le Prestataire certifie qu'il n'a pas et ne fournira pas, pendant la durée du présent contrat, de soutien ou de ressources de quelque nature que ce soit à toute personne ou entité dont il sait ou a des raisons de penser qu'elle fait l'apologie du terrorisme et/ou mène des activités terroristes en violation de la loi applicable. Si, au cours du présent contrat, le Prestataire découvre un lien de quelque nature que ce soit avec une organisation ou un individu associé au terrorisme, il doit en informer immédiatement le Groupe URD.

b. Conformément aux orientations fixées par l'État français, l'Union Européenne et les Nations Unies en matière de : Lutte contre le financement du terrorisme ; Lutte contre l'utilisation et la prolifération des armes chimiques ; Lutte contre les cyber-attaques qui menacent l'Union européenne ou ses États membres ; Pour faire face aux violations graves des droits de l'Homme, un filtrage systématique des Prestataires, fournisseurs et bénéficiaires finaux sera effectué selon les lois en vigueur.

c. Se conformer pleinement à toutes les lois, règlementations et codes relatifs à la lutte contre la corruption et le financement du terrorisme

d. Maintenir et respecter les codes de conduite écrits et les principes et procédures qui protègent contre toute forme de fraude et de corruption, de pots-de-vin et de conflits d'intérêts, entre autres.

e. Veiller à ce que tous les avoirs, fonds et ressources associés au projet soient protégés contre toute forme de fraude, de corruption, de perte, de détournement ou d'abus.

f. Garantir que ni le Prestataire, ni son personnel, agents, sous-traitants, fournisseurs ou vendeurs et associés liés au projet n'ont donné ou accepté, ou offert ou convenu de donner ou d’accepter, tout paiement, cadeau ou autre avantage (autrement dit, de pot- de-vin) pour induire une personne à conclure un contrat ou à agir de façon inappropriée, ou pour la récompenser d'avoir agi ainsi.

g. Garantir que ni le Prestataire, ni son personnel, agents, sous-traitants, fournisseurs ou vendeurs et associés n'accepteront à leur propre avantage toute commission, escompte ou paiement ou avantage similaire dans le cadre de cet accord.

h. Informer rapidement Le Groupe URD par écrit de tout cas de fraude ou de corruption avérée ou suspectée liée à ses activités aux termes du présent accord

i. Répondre rapidement à toute enquête que Le Groupe URD, à sa discrétion, ou tout bailleur, pourrait exiger, et y coopérer pleinement.

CRITÈRES DE SÉLECTION

Capacité juridique et réglementaire

Le Prestataire doit être titulaire d’une autorisation spéciale prouvant qu’il est autorisé à exécuter le contrat dans le pays dans lequel il est établi ou être affilié à une organisation professionnelle déterminée.

Le Groupe URD attend des Prestataires la souscription d’une assurance contre les risques professionnels pour ainsi couvrir les risques mentionnés dans le dossier d’appel d’offres et les obligations y afférentes ;

Ce point ne pourra faire l’objet d’une exception dans le cadre de l’étude du dossier du Prestataire.

Expérience professionnelle et connaissance du secteur de l’aide d’urgence

Le Prestataire doit disposer d'une expérience suffisante pour lui permettre d'exécuter le marché dans le respect des dispositions contractuelles et compte tenu de sa valeur et de son étendue.

Si le Groupe URD établit qu'un Prestataire se trouve dans une situation de conflit d'intérêts qui pourrait avoir une incidence sur l'exécution du marché, alors le Groupe URD pourra conclure que le Prestataire n'a pas le niveau de qualité approprié pour exécuter le marché.

CRITÈRES D’ATTRIBUTION

Le marché sera attribué au Prestataire dont l'offre présente le meilleur rapport qualité/prix.

L'évaluation des offres s’effectue sur la base du dossier technique détaillé présenté par chaque Prestataire en appliquant pour ce faire les critères ci-dessous.

Qualité de la gestion interne et procédures de contrôle prévues par le Prestataire pour fournir les prestations visées dans les clauses techniques.

Les services attendus sont :

- Qualité, rapidité, flexibilité et efficacité des services offerts

- Prise en compte de critères variables (nombre d’escales, classe, horaires précis, etc.)

- Disponibilité de réservation 24/24 h et 7/7 j (service en ligne et/ou service d’urgence par agent)

- Optimisation des coûts des déplacements

- Flexibilité des offres (notamment changement de billet et annulations) à un cout minimum

PRIX PROPOSÉ

Le prix retenu pour l’attribution du marché est le montant total de la commission de gestion mensuelle proposée par le Prestataire dans son offre financière.

La meilleure réponse sera sélectionnée selon les critères suivants : - Offre financière (60 %)

- Offre technique (40 %)

La formule appliquée pour obtenir le score total des offres est la suivante :

L’offre classée en première position sera celle qui aura obtenu le score le plus élevé.

PIÈCES ATTENDUES POUR LA CANDIDATURE

Les prestataires sont invités à fournir un dossier par e-mail, avec la référence « Prestation de services Agence de voyages » à l’adresse logmission@urd.org, et comportant les éléments suivants :

1) La réponse technique comprenant :

- La présentation du prestataire soulignant ses compétences et ses expériences pertinentes pour cette mission.

2) Un devis complet et détaillé précisant le montant total de la commission de gestion mensuelle. Le montant du devis sera considéré comme ferme et non révisable.

RENSEIGNEMENTS TECHNIQUES ET ADMINISTRATIFS

- assurance contre les risques professionnels ;

- preuves d’enregistrement de l’activité dans le pays d’implantation.

DÉLAI DE RÉPONSE ET TRAITEMENT DES CANDIDATURES

Clôture de la réception des offres le vendredi 28 octobre 2022, 18h00 (heure de Paris) Annonce de l’offre retenue le lundi 28 novembre 2022

Pour toute information complémentaire : logmission@urd.org

ANNEXES

Politique de lutte contre la fraude et la corruption du Groupe URD

Mai 2022

1. VALEURS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES DU GROUPE URD

Le Groupe URD, créé en 1993, est en 2022 une structure qui peut s’appuyer sur des acquis et des forces issus de son histoire. Son identité de Think-tank indépendant, spécialisé dans l’analyse des pratiques et le développement de politiques pour l’action humanitaire et la gestion des fragilités, est reconnue par de nombreux partenaires.

Selon les évaluateurs du projet Apprendre et Innover face aux crises¹1, le Groupe URD, « est unanimement reconnu dans le milieu pour son expertise ancrée sur le terrain, sa production et sa diffusion de connaissances et sa vision quant aux travaux menés, [ce qui lui] permet d’avoir une entrée « technique » centrée sur la production de savoirs, le renforcement de capacités et les échanges entre praticiens. Celle-ci est fortement appréciée et répond à un besoin réel des ONG du secteur, qui plus est francophone, alors que la plupart des travaux et connaissances accessibles sur l’urgence et la post-urgence émanent de centres de ressources anglo-saxons et sont donc, pour certains, moins accessibles.

En France, le Groupe URD a un positionnement singulier :

• Think tank pour nourrir la réflexion et développer des politiques, et do tank pour accompagner les acteurs aux niveaux opérationnels et méthodologiques, sur les différents pas de temps d’une crise.

• Seule structure à exercer une palette de six activités complémentaires.

• Réalisant ce travail sur l’ensemble du cycle des crises : prévention, urgence humanitaire, reconstruction post-crise, réhabilitation, développement, ainsi que sur les liens entre ces phases.

Au niveau international, le Groupe URD a aujourd’hui une reconnaissance consolidée. Il est régulièrement sollicité par des agences onusiennes, des ministères de pays étrangers, des bailleurs de fonds internationaux, le Comité international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, des ONG locales ou internationales, etc.

Il est à ce titre membre ou à l’initiative de réseaux de praticiens sur des thèmes donnés : membre du comité de pilotage de la Norme humanitaire fondamentale (CHS) ; créateur et animateur du Réseau Environnement Humanitaire (REH) ; membre et animateur du réseau français sur la gestion des risques et désastres ; membre du réseau international d’évaluateurs ALNAP ; du « Quality & Accountability group », etc.

Notre vision, nos valeurs :

Nous nous inscrivons dans le mouvement collectif d’une société civile qui tente de rappeler à leurs responsabilités les acteurs gouvernementaux et économiques afin qu’ils prennent en compte les risques sociaux, environnementaux et politiques dans leurs actions. Nous œuvrons pour une aide au développement qui intègre comme nouveaux paradigmes les enjeux de résilience des individus et des sociétés ainsi que l’inégalité face à l’accès à des ressources potentiellement « sous pression ». Nous nous

engageons pour cela dans un débat constructif avec les acteurs politiques pour l’élaboration de politiques et de stratégies de prévention des catastrophes et des crises, d’action humanitaire et de reconstruction adaptées.

2. RESPONSABILITÉ ET ENGAGEMENTS DU GROUPE URD ET DE SES SALARIES

Outre le respect des lois et toutes autres contraintes réglementaires encadrant ses activités en France et à l’étranger, le Groupe URD s’engage à respecter des principes en matière de lutte contre la fraude et la corruption. Le but de cette politique est de :

• Décrire nos engagements et notre responsabilité en matière de tolérance à l’égard de la fraude et de la corruption afin de respecter et de faire respecter ces engagements

• D’aviser et de conseiller nos salariés et partenaires afin de faciliter l’identification et le signalement d’actes de fraude et/ou de corruption

• Veiller à ce que cette politique soit respectée de tous les membres du Groupe URD, y compris, les bénévoles, les stagiaires, volontaires, les fournisseurs, les partenaires, les consultants et les mandataires, chacun ayant la responsabilité de la mettre en œuvre et de mieux la faire connaître

• Veiller à ce que toutes les parties prenantes connaissent et comprennent leurs obligations définies dans cette politique

2.1. ENGAGEMENTS DE L’EMPLOYEUR

Le Groupe URD prendra toutes les mesures correctrices appropriées, y compris des mesures disciplinaires, pour tout incident de fraude ou de corruption porté à sa connaissance, à l'encontre des personnes concernées (aussi bien celles qui ont commis l'acte de fraude que celles qui étaient au courant mais n'ont pas agi). Le Groupe URD prendra les mesures nécessaires, suite à tout incident de fraude ou de corruption, pour revoir les contrôles et les protocoles afin de mettre en évidence toute lacune ou faiblesse et d'y remédier.

Les salariés du Groupe URD reconnus coupables de corruption et d'offre ou d'acceptation de pots-de-vin pourraient faire l'objet de poursuites pénales. S'il est découvert que notre le Groupe URD a pris part à des activités frauduleuses, elle pourrait faire l'objet de sanctions réglementaires et d'amendes illimitées, ne plus être autorisée à faire des soumissions pour des financements institutionnels et subir des atteintes graves à sa réputation. En ce sens, le Groupe URD s'engage donc pleinement à lutter contre la fraude et la corruption dans son organisation.

2.2. ENGAGEMENTS DES SALARIES DU GROUPE URD

Tous les membres du Groupe URD sont tenus de prendre toutes les mesures nécessaires et appropriées pour éviter, prévenir et détecter la fraude et la corruption dans leurs domaines de responsabilité.

Ils doivent considérer les risques de fraude et de corruption dès le début de toute nouvelle activité et prendre des mesures pratiques pour atténuer ces risques en effectuant une évaluation complète des risques de fraude au stade de la conception des programmes.

Ils s’abstiennent de toute attitude délictueuse ou abusive dans l’exercice de leurs fonctions et s’engagent à signaler tout comportement ou agissement suspect, en se conformant aux procédures internes de signalements. Le cas échéant, ils déclarent toute situation potentielle ou avérée de fraude ou de corruption pour permettre à l’Organisation d’y apporter une réponse appropriée.

3. MISE EN OEUVRE DE CETTE POLITIQUE

La direction générale du Groupe URD s’engage à la bonne diffusion et au respect de la présente politique.

Elle veillera à sa mise en œuvre progressive. Tous les salariés du Groupe URD adhèrent aux principes et valeurs de cette politique. Celle-ci sera communiquée aux bénéficiaires, bailleurs, fournisseurs, partenaires publics et privés ainsi qu’aux clients de l’association. Elle pourra être communiquée sur demande.

4. DÉFINITIONS

FRAUDE :

Le fait de tromper pour obtenir un gain ou un avantage personnel, pour éviter une obligation ou pour occasionner une perte à une autre partie, même si aucun gain ni aucune perte ne sont en fait occasionnés.

Aux fins de cette politique, la fraude couvre également l'appropriation malhonnête de biens appartenant à une autre partie, dans l'intention de l'en déposséder de façon permanente.

• Détournement de fonds : utilisation inappropriée de fonds, de biens, de ressources ou d'autres actifs appartenant au Groupe URD pour en tirer un avantage personnel ;

• Collusion : s'associer de manière inappropriée avec d'autres parties dans le but de contourner, d'affaiblir ou d'ignorer nos règles, politiques ou recommandations (p. ex. truquer les montants d'une soumission afin de la faire descendre en dessous d'un certain seuil) ;

• Abus de confiance : utilisation inappropriée de sa position au sein du Groupe URD en vue d'obtenir un avantage personnel (p. ex. accéder à des documents confidentiels ou communiquer des informations confidentielles) ou dans l'intention de tirer un avantage, d'exercer une influence déloyale ou de déposséder l'organisation de ressources, de fonds ou d'actifs ;

• Népotisme ou clientélisme : utiliser ses fonctions de façon inappropriée pour favoriser ou apporter des avantages matériels à des amis, des membres de sa famille ou d'autres associés, ou demander à un salarié du Groupe URD d'offrir un emploi ou un autre avantage à un ami ou à un membre de sa famille (p. ex.

l'attribution de contrats, d'emplois ou d'autres avantages matériels) ;

• Falsification des comptes : saisir délibérément des informations fausses ou trompeuses dans des comptes ou des dossiers financiers (p. ex. enregistrer de faux remboursements ou de fausses annulations dans la caisse d'un magasin)

• Fausse facturation : créer ou utiliser délibérément des factures fausses, de quelque façon que ce soit ;

• Fraude dans les dépenses : utiliser malhonnêtement le système des dépenses pour donner de l'argent ou d'autres avantages à une personne qui n'a pas le droit d'en bénéficier ;

• Fraude dans le livre de paie : manipuler malhonnêtement le système de paie des salariés pour effectuer des paiements non autorisés (p. ex. en créant des salariés « fantômes » ou en augmentant le salaire d'un salarié) ;

• Fraude fiscale : éviter délibérément de payer des taxes ou tout autre droit que l'on sait devoir payer

• Falsification : créer ou modifier malhonnêtement des documents de sorte que les informations qu'ils comportent soient incorrectes ou trompeuses, souvent avec pour effet de déposséder l'organisation de ressources, de fonds ou d'actifs ;

• Fraude sur la marque : utiliser malhonnêtement le nom, la marque ou la documentation du Groupe URD dans le but d'obtenir un avantage personnel ou privé ;

• Obstruction des processus légitimes : menacer une personne ou user de représailles envers quelqu'un qui a refusé d'offrir ou d'accepter des pots-de-vin ou qui a soulevé des inquiétudes conformément à cette politique ;

• Ne pas révéler des informations : ne pas fournir des informations exactes et complètes sur ses fonctions, ce qui aurait un effet négatif sur son aptitude à exercer son rôle ; par exemple, ne pas révéler un « conflit d'intérêts ».

CORRUPTION :

L'abus d'un pouvoir ou d’une position confiée afin d'en tirer un avantage privé. Le fait d'accepter, d'obtenir ou de tenter d'obtenir malhonnêtement un cadeau ou une attention comme incitation pour commettre ou ne pas commettre un acte, ou en récompense d'un acte ou de l'omission d'un acte.

• Paiement de facilitation : généralement le paiement non officiel d'une petite somme en vue d'assurer ou d'accélérer une action habituelle ou nécessaire (par exemple d'un responsable du gouvernement). Cela constitue un risque inhérent aux États fragiles et touchés par des conflits, une forme de détournement de l'aide prévue et une source potentielle de financement criminel ou terroriste.

• Chercher de manière inappropriée à influencer un fonctionnaire : obtenir ou maintenir une activité commerciale ou un autre avantage, directement ou par l'intermédiaire d'une tierce partie, en offrant, promettant ou donnant à un fonctionnaire ou à une autre personne, un avantage financier ou autre auquel il n’a pas légitimement droit, à sa demande ou avec son aval ou son consentement.

CONFLIT D'INTÉRÊTS :

On parle de conflit d'intérêts lorsqu'un salarié a un intérêt privé ou personnel qui pourrait compromettre ou être perçu comme pouvant compromettre son aptitude à effectuer son travail. Les conflits d'intérêts réels, potentiels (soupçonnés) ou perçus (probables) peuvent exister dans tous les domaines de notre travail. Les conflits peuvent être de nature personnelle, financière ou politique.

Un conflit d'intérêts pourrait exister lorsqu'un salarié ou un mandataire, un membre de sa famille proche, ou une organisation qui emploie un membre de sa famille, a un intérêt financier ou autre dans une société envisagée pour un contrat, ou tire de cette société un avantage personnel tangible. Pour protéger l'intégrité des processus du Groupe URD, tous les salariés, partenaires, bénévoles, stagiaires, volontaires, consultants, sous-traitants et autres parties prenantes doivent immédiatement déclarer tout conflit d'intérêt réel ou perçu entre son intérêt personnel ou privé et les activités du Groupe URD.

LA DIRECTION