Assemblée Générale ordinaire du 27 mars 2012 (numéro d'entreprise 0850.083.452)
Procès-verbal
La séance est ouverte à 18h35 en présence de la SA Regimo NV, syndic de l’immeuble, représentée par Monsieur Daniel Borgers, Administrateur-Délégué, et de deux avocats.
L’un, Maître Legau, intervient à la demande des copropriétaires Bouchetob, De Vos, Dumoulin, Gosme et Maurino-Majewska. Il a fait parvenir en temps utile avertissement au syndic de sa venue.
L’autre se prétend avocat de la copropriété, mais ne produit aucun justificatif de sa présence.
A. Nomination du Président et du Secrétaire de l'Assemblée Générale
Président
-Deux candidats à la Présidence : Lorebru et Dumoulin.
-En faveur de Lorebru : Lorebru, Hollanders, Lamette, Collignon, Taminiaux, Tranchina, Vaes -En faveur de Dumoulin : Da Costa, Berti, Bosseloir, Bouchetob, Bullman, Cancho Grande, Da Silva, De Coninck, De Martelaere, De Vos, Diliberto, Dumoulin, Fonteyne, Gosme, Hellebrandt, Iannone, Jansen, Jenau, Karapetian, Martin Moreno, Maurino-Majewska, Nayani, Ngo, Carausu, Remiche, Smits, Temmerman, Thielens, Tuz, Van Beggelaer, Vandenbranden, Yousef Gokalp, Zurrer
-Abstentions : Brichard, Nicolas, Stieremans
-Résultat du vote nominal : le syndic annonce le résultat suivant : en faveur de Lorebru : 62.201 ; en faveur de Dumoulin : 23.656
L’Assemblée Générale désigne Lorebru comme Président de l'assemblée. Lorebru est représenté par Madame Pascale Roelants, qui accepte d’exercer la fonction de Présidente de l’Assemblée Générale.
Secrétaire
Gosme est candidate. Accepté à l’unanimité.
B. Assemblées générales particulières des Blocs A, B, C et Garages 1. Vérification des présences – les assemblées sont déclarées valables.
Lors de l’ouverture de la séance, le syndic avait annoncé ce qui suit :
Bloc A : 13 copropriétaires sur 23 sont présents ou représentés, soit 23.786 quotités sur 29.685 Bloc B : 21 copropriétaires sur 29 sont présents ou représentés, soit 24.166 quotités sur 29.497 Bloc C : 7 copropriétaires sur 11 sont présents ou représentés, soit 27.734 sur 30.028
Garages : 12 copropriétaires sur 20 sont présents ou représentés, soit 10.151 sur 10.790 Total : 43 copropriétaires sur 67 sont présents ou représentés, soit 85.857 sur 100.000
Note :
-Copropriétaire Tordeur – le syndic décide, sans consulter l’Assemblée Générale, de ne pas considérer comme valable cette procuration
- Copropriétaire Fadil – se présente avec retard, mais bien avant le point C.1. de l’ordre du jour ; il participe dès lors de manière régulière aux délibérations et aux votes ultérieurs.
2. Conseil de copropriété : nominations statutaires – Exercice 2012-2013
Bloc A
-Lorebru, Stieremans et Brichard se représentent.
-Lorebru, Stieremans et Brichard acceptés, à l’unanimité.
Bloc B
-Rosso et Nicolas se retirent
-Lorebru, Bouchetob, De Vos, Gosme et Majewska se présentent -Lorebru et Majewska se retirent
-Bouchetob, De Vos, Gosme acceptés à l’unanimité
Bloc C
-Lorebru, Da Costa, Karapetian se présentent
-Lorebru, Da Costa, Karapetian acceptés, à l’unanimité
Garages
-Lorebru, Hollanders, Lamette, Gosme se présentent -Gosme retire sa candidature
-Lorebru, Hollanders, Lamette, acceptés, à l’unanimité
Jusqu’à l’Assemblée Générale statutaire de 2013, le conseil de copropriété sera donc composé de dix membres ; il définira lui-même ses règles de fonctionnement interne (présidence par bloc, assesseurs) à l’occasion de sa première réunion.
3. Pour le Bloc B
a. Constat d'approbation du procès-verbal de l'Assemblée Générale Extraordinaire du Bloc B du 8 décembre 2011
Pas de commentaires sur le PV de l'assemblée. Celui-ci avait été notifié à tous les copropriétaires concernés. Les décisions qui ont été prises ont été remises au Syndic, en mains propres, le 17 janvier 2012, pour être consignées dans le registre des décisions de l’Assemblée Générale de l’ACP du Compexe “building Brabançonne”.
Approbation du PV de l'assemblée du Bloc B.
Dumoulin souhaite, en tant que Commissaire aux comptes, poser une question à propos de la pièce comptable 110377 – facturation de l'AG extraordinaire du Bloc B. La Présidente préfère que cette question soit abordée sous le point 6 de l'ordre du jour. Le Commissaire aux comptes demande au syndic et à la Secrétaire de l’Assemblée Générale d’acter ce refus au procès-verbal.
b. Aménagements à la Salle des Casiers
Une cloison a été mise en place dans la Salle des Casiers pour sécuriser les chaises/tables.
Ceci a été décidé par le conseil de copropriété.
-Lorebru s'est demandé le 5 mars lors du conseil de copropriété s'il ne fallait pas déplacer la cloison pour créer plus de place dans la salle des casiers.
-Maurino-Majewska trouve le format actuel pénible car la cloison a réduit la taille utile de la Salle des Casiers, ce qui ne permet pas à tous les copropriétaires de participer à l'AG dans de bonnes conditions ; certains sont en effet contraints de rester debout, ou de ne pas avoir de possibilité de contact visuel direct avec la Présidente et le syndic.
-Le syndic indique que la nouvelle porte sera aux frais de la copropriété mais que d'autres aménagements pour rectifier la cloison s’effectueront sans frais pour la copropriété. Le Commissaire aux comptes demande au syndic et à la Secrétaire de l’Assemblée Générale d’acter cet engagement du syndic au procès-verbal.
c. Association à une organisation populaire
L'AG n’aborde pas cette question, demandée par l’Assemblée Générale partielle du Bloc B du 8 décembre 2011.
d. Assistants sociaux Lorebru
Plusieurs copropriétaires souhaitent une présence plus importante des assistants sociaux de Lorebru au bénéfice des occupants de la Brabançonne.
Lorebru explique que les assistants ne viennent sur place que s’il y a une demande précise de la part d’un locataire. Dumoulin déplore ce manque d’ambition et de pro-activité, au vu de l’objet social de Lorebru.
Gosme ajoute que quelques familles posent problème et causent des conflits de voisinage, et que celles-ci, de toute évidence, ne sont pas désireuses ni susceptibles de faire appel à un assistant social. Que faire alors dans cette situation? Il faudrait un suivi plus important sur place.
Il est répondu qu’en ce qui concerne les conflits de voisinage, Lorebru n'intervient pas. Cette compétence est prise en charge par l'organisation Bravvo qui intervient en tant que médiateur de conflit.
Stieremans note qu'il est important d'avoir un suivi continu de Lorebru sur le comportement de certains locataires dans leur appartement, car les autres occupants ont le droit de vivre proprement et dans certaines conditions de sécurité. Les locataires doivent se comporter correctement.
C. ASSEMBLEE GENERALE PLENIERE rassemblant tous les copropriétaires
1. Vérification des présences, procurations, et droit de vote, validité de l'Assemblée.
Approuvé.
Note : rappel que Fadil est désormais présent et en droit de participer aux votes éventuels.
2. Nomination des scrutateurs pour le dépouillement de votes éventuels Iannone et Bouchetob sont candidates.
Iannone et Bouchetob sont nommées, à l’unanimité.
3. Constat d'approbation des PV des Assemblées Générales des 29.03.2011 et 28.04.2011.
Aucune remarque ou observation n’ayant été formulée, ces procès-verbaux sont approuvés.
4. Rapport du syndic et du CC
Rapport
Depuis la dernière AG, nombre de conseils de copropriété ont été consacrés au seul dossier des travaux de rénovation des garages.
-Travaux
En coopération avec les techniciens de Lorebru, un cahier de charges a été établi pour la désignation de l'architecte. L'appel d'offres a été publié au “Moniteur belge” – il y a eu des offres et des visites.
Le conseil de copropriété a analysé trois offres. Voir le document en Annexe 2 de la convocation à l'AG.
Commentaire de Vaes concernant la sélection de l'architecte : l'architecte sélectionné semble moins expérimenté que les autres. N'est-il pas un peu dangereux d'avoir un architecte non expérimenté ? Il n’est pas répondu à cette question.
Question de Dumoulin, en tant que Commissaire au comptes : des frais à charge de la copropriété ont-ils été exposés en 2011 pour, notamment, assurer la publication au “Bulletin des adjudications”, mettre à disposition les dossiers complets de documentation pour les soumissionnaires potentiels, organiser les visites sur place, etc. ?
La Présidente répond que ces frais ont été pris en charge par Lorebru. Le Commissaire aux comptes demande au syndic et à la Secrétaire de l’Assemblée Générale d’acter cette réponse au procès- verbal.
-Chaufferie
Une vanne dans la chaufferie a été remplacée. Le conseil de copropriété a pour projet de moderniser la chaufferie. Il en sera question au point C. 8. a. de l’ordre du jour.
Question des copropriétaires : avons-nous de bonnes assurances pour la chaufferie ?
Les copropriétaires notent également qu'il y a actuellement des primes pour les audits énergétiques, et qu’il serait important d'en profiter.
-Travaux actuels d'étanchéité des appartements du 80B. Avec le gel de février, les travaux ont été reportés, mais il n'y aura pas de frais ultérieurs car les frais pour l'installation du chantier sont fixes.
Bouchetob signale que, lors du conseil de copropriété du 5 mars 2012, la firme responsable des travaux a formellement proposé de majorer le coût des travaux de 22.000 euros environ. Le conseil de copropriété a, après un long débat, repoussé cette suggestion.
-Humidité des façades – question de Diliberto sur l'étude de faisabilité (architecte Lesens), présentée lors de deux Assemblées Générales antérieurs, qui a coûté 12.000 euros : pourquoi cette étude a-t-elle été effectuée si les crédits de la région de Bruxelles (pour Lorebru) n'étaient pas disponibles ? Merci de procéder différemment à l'avenir – à savoir n’effectuer des études que lorsque des crédits sont disponibles.
La Présidente réitère ses déclarations des Assemblées Générales antérieures, à savoir que, comme la copropriété a également constaté des problèmes d'infiltrations dans les garages, elle a demandé une étude de faisabilité. Elle souligne qu’il est heureux que ce dossier de financement de Lorebru ait pu aboutir dès la présente période quadriennale.
Questions à aborder en 2012
-Calendrier : Gosme demande un calendrier des réunions du conseil de copropriété en 2012 et 2013, disponible pour tous, et à respecter quoi qu’il arrive ; il ne peut plus être question de report intempestifs de réunions comme cela a été le cas, fin février/début mars 2012, ou encore en juin/septembre/octobre 2011.
-Travaux dans les garages : sélection de l'architecte (voir le point C. 7. a)
-Audit de la chaufferie – la société Deridder a proposé que la copropriété fasse un audit énergétique de la chaufferie (voir le point C. 8. a)
-Proposition de mettre des blocs devant les entrées des immeubles pour garantir l'accès aux entrées.
-Aménagements des abords (en rapport aux travaux dans les garages), dont les pelouses.
Nicolas : il s'agit du volet le moins technique des travaux et qui gagnerait, selon lui, à être discuté par un groupe de travail. Lorebru suggère de discuter ces questions en conseil de copropriété. Au vu des majorités nécessaires auprès des copropriétaires, un tel projet devra de toute évidence être soumis, avec toute la documentation technique et financière nécessaire, à une Assemblée Générale.
-Architecte : des dates ont déjà fixées pour permettre au conseil de copropriété de rencontrer l'architecte.
-Nettoyage de l’immeuble – questions des copropriétaires
Jette Clean a été remplacé par la Maison du nettoyage (MDN). Il s'agit d'un contrat d’un an avec un
préavis de 3 mois. Dumoulin, en tant que Commissaire aux comptes, demande si la copropriété réalise ainsi des économies. Le syndic informe l’Assemblée Générale que le contrat de Jette Clean revenait à 3.728 euros/mois alors que le nouveau contrat avec MDN revient à 2.340 euros/mois HTVA. Nicolas observe que l'objectif premier du conseil de copropriété était en outre d'augmenter la qualité des prestations, au vu des critiques répétées et concordantes des occupants de l’immeuble.
-Commentaires sur les méthodes de travail
Plusieurs copropriétaires dénoncent le fait que le conseil de copropriété, émanation de l’Assemblée Générale, ne communique pas avec les autres copropriétaires, et déplorent en outre ce n'est qu’en AG, il faille déployer tellement d’énergie pour obtenir quelques menues informations.
Dumoulin ajoute que, même pour rendre compte de son exécution concrète de la mission qui lui a été confiée par l’Assemblée Générale 2011, à savoir la réalisation de la première phase des travaux de rénovation des garages, le conseil de copropriété n’a pas fait parvenir le moindre rapport aux copropriétaires, alors que, selon l’article 577-7 §1 du Code Civil, de tels rapports doivent être produits sur une base semestrielle. Il est d’ailleurs particulièrement frappant que ce soit le syndic qui, ce jour, se soit cru autorisé à faire rapport des activités du conseil de copropriété.
Il est répondu qu’être membre du conseil de copropriété n'est pas chose évidente car les membres du conseil de copropriété sont bénévoles. L'Assemblée Générale invite néanmoins le conseil de copropriété à entendre de telles critiques, à s’investir davantage pour le bien commun, et à mieux communiquer à l’avenir à propos des activités du conseil de copropriété.
5. Etat des procédures judiciaires en cours
Syndic : il n'y a pas de procédures en cours.
Dumoulin, en tant que Commissaire au comptes, attire l'attention de l’Assemblée Générale sur le nombre de sinistres en cours.
En comparant les bilans au 31 décembre 2010 et au 31 décembre 2011, la copropriété est passée de 7 sinistres en 2010 à 11 sinistres en 2011. 6 sinistres ne sont pas réglés. 4 nouveaux sinistres ont été déclarés en 2011 : 3 pour dégâts des eaux et 1 pour heurt de véhicule dans les garages.
Le Commissaires aux comptes demande si le conseil de copropriété a ou non été saisi de ces dossiers. Le Syndic lui répond que non. et que, pour le règlement de ces sinistres, les assurances paient jusqu'à 80% des dégâts.
Le Commissaire aux comptes note que les dégâts des eaux représentent une sinistralité importante, alors que la franchise est très haute (2700 euros, comme le confirme De Vos). Il attire dès lors l'attention de l'Assemblée Générale sur le fait que la copropriété paie environ 27.000 euros/an de prime d'assurance. Il recommande de tout mettre en oeuvre pour négocier un meilleur contrat.
L'Assemblée Générale, à l’unanimité, donne au conseil de copropriété la mission de tenter de négocier de meilleures assurances. Sur recommandation du Commissaire aux comptes, un objectif chiffré est fixé: réduire le contrat de 15% , de telle manière à assurer la maîtrise de ce poste essentiel des charges pour les occupants de l'immeuble.
Majewska demande qu'il y ait 3 offres pour chaque fournisseur, y compris pour les assurances (pluralité de devis).
Après recherche, un groupe de copropriétaires (Bouchetob, De Vos, Dumoulin, Gosme, Maurino- Majewska) a constaté qu'il y a, de tout évidence, mieux ailleurs. Bouchetob demande une gestion proactive de la part du Syndic pour négocier des meilleurs prix pour les assurances et les contrats avec les principaux fournisseurs de la copropriété.
Effractions dans les caves
Question de Martin Moreno concernant l'expertise des caves sinistrées.
L'expert a vu les caves et des indemnités seront accordées aux propriétaires des caves. La réparation des caves sera privative et non pas générale (comme convenu au départ).
Martin Moreno déplore qu'elle ait dû attendre un an pour être quelque peu informée à propos de
cette procédure, et qu'elle ait dû attendre l'Assemblée Générale pour recevoir cette information.
6. Comptes
a. Rapport sur la vérification des comptes
La Présidente estime à titre personnel que les Commissaires aux comptes (Lorebru, qui a désigné ensuite Monsieur Feijt, et Dumoulin) ont abouti à des conclusions non concordantes. Elle leur demande de faire rapport individuellement.
-Lorebru (qui a désigné Monsieur Feijt) : Feijt ne peut produire aucun rapport écrit à l'Assemblée Générale. Il explique qu'il n’a contrôlé que les comptes des deux premiers trimestres de 2011. La position qu’il recommande est de procéder à l’examen des comptes 2011 au moyen d’un vérificateur indépendant. À la question de savoir si des frais incomberaient à la copropriété dans l’hypothèse où l’Assemblée Générale suivrait une telle suggestion, il est répondu par l’affirmative ; à la question de savoir si lui-même dispose des qualifications nécessaires pour exercer, au nom de Lorebru, la mission de Commissaire aux comptes, il est répondu par la négative.
-Dumoulin signale, qu’en ce qui le concerne, il est comptable de formation (HEC 1986) et qu’il a procédé à la vérification des comptes des quatre trimestres de l’année 2011 ; en outre, contrairement à Feijt, il tient à la disposition de l’Assemblée Générale un rapport écrit.
La Présidente refuse la diffusion en séance de ce rapport écrit ; elle refuse également que ce rapport soit annexé au procès-verbal.
Sur l’insistance expresse de nombreux copropriétaires, et par respect pour le travail exercé par le seul des deux Commissaires aux comptes à avoir accompli de bout en bout sa mission, la Présidente consent à donner la parole à Dumoulin, exigeant tout de même de lui qu’il résume le contenu de ses constatations.
Dumoulin s’exécute.
La Présidence regrette que toutes ces constatations, qu’elle reconnaît pertinentes, n'aient pas été formulées avant l'Assemblée Générale et que l'attention du Syndic n’ait pas été attirée sur les nombreuses rectifications à apporter.
Plusieurs copropriétaires contredisent la Présidente en rappelant que le Commissaire aux comptes fait rapport auprès de l'Assemblée Générale, et non auprès du syndic. Le Commissaire aux comptes confirme cette interprétation, qui est figure dans la législation applicable aux copropriétés, et qui s’avère la seule garantie permettant de préserver l’indépendance fonctionnelle du Commissaire aux comptes. Il explique que lui-même a jugé que l’exercice de la fonction de Commissaire aux comptes est totalement incompatible avec la participation au conseil de copropriété – ce qui a expliqué son retrait du conseil de copropriété, après sept années de présence.
Le Commissaire aux comptes, en résumé, effectue les cinq recommandations suivantes auprès de l’Assemblée Générale
Première recommandation à l'Assemblée Générale
En ce qui concerne la correcte application des normes comptables, dont le PCMN dans l'attente d'un schéma spécifique aux copropriétés, le Commissaire aux comptes recommande avec force l'établissement d'une comptabilité par les stocks.
Il demande à l'Assemblée Générale de faire établir, à la charge du syndic en tant que responsable de la tenue de la comptabilité de la copropriété, un inventaire physique du stock mazout à la date du 1er avril 2012 par les soins d'une firme agréée par le SPF Economie, un inventaire physique à la fin du mois de décembre 2012, et que, dans l'intervalle, soit effectué un strict suivi comptable des entrées et sorties de combustible ; qu'enfin le Syndic soumette des règles d'évaluation des stocks dont il a la responsabilité de la gestion à l'approbation de l'Assemblée Générale.
Deuxième recommandation à l'Assemblée Générale
En ce qui concerne la mise en concurrence des fournisseurs de la copropriété, le Commissaire aux comptes recommande que :
– pour tous les travaux, fournitures ou services d'un montant supérieur à 3.718,41 € (150.000 BEF, ou trois fois le plafond décidé par l'AG 2009), une pluralité de devis soit présentée à l'Assemblée Générale ;
– pour tous les travaux, fournitures ou services d'un montant supérieur à 2.478,94 € (100.000 BEF, ou deux fois le plafond décidé par l'AG 2009), une pluralité de devis soit présentée par le Syndic au conseil de copropriété ;
– que le conseil de copropriété effectue rapport écrit auprès de l'Assemblée Générale.
Troisième recommandation à l'Assemblée Générale
En ce qui concerne la tenue des comptes, le Commissaire aux comptes recommande
à l'Assemblée Générale d'exiger remboursement (pièces 110080 et 110170) du Syndic, et de lui faire porter l'entière responsabilité, liée à une faute grave dans la tenue des comptes.
Quatrième recommandation du Commissaire aux comptes
En ce qui concerne la maîtrise des charges par la négociation de contrats de fournitures et de services comportant une couverture maximale des prestations forfaitaires,
le Commissaire aux comptes recommande à l'Assemblée Générale d'exiger du syndic la résiliation du contrat conclu avec l'ascensoriste actuel.
Cinquième recommandation du Commissaire aux comptes
Arrivé au terme de son rapport, le Commissaire aux comptes recommande à l'Assemblée Générale – de ne pas approuver les comptes de l'ensemble des quatre trimestres de l'année 2011 ; – de ne pas approuver le bilan à la date du 31 décembre 2011, tant que les corrections n'auront pas été apportées par le Syndic et qu'une comptabilisation par les stocks n'aura pas été mise en place ;
– de ne pas donner décharge au Syndic pour l'ensemble de sa gestion.
Comme il est l’auteur de ces cinq recommandations, il indique que, par déontologie, il se refuse à prendre part au vote à leur propos. Il invite Lorebru à adopter une attitude identique.
b. Examen des éventuels propriétaires débiteurs – mesures à prendre Pas discuté.
c. Approbation des comptes 01.01.2011-31.12.2011
L’Assemblée Générale, à l’unanimité, décide de ne pas approuver les comptes de l’exercice comptable 2011
Dumoulin et Lorebru, vérificateurs aux comptes, s’abstiennent.
d. Approbation du bilan au 31.12.2011
L’Assemblée générale, à l’unanimité, décide de ne pas approuver le bilan au 31 décembre 2011.
Dumoulin et Lorebru, vérificateurs aux comptes, s’abstiennent
e. Décharge au Syndic, au Conseil de Copropriété et au Commissaire aux comptes
L’Assemblée générale, à l’unanimité, refuse de donner décharge au syndic pour l’ensemble de sa gestion.
Dumoulin et Lorebru, vérificateurs aux comptes, s’abstiennent.
Aucun vote n’a lieu à propos du conseil de copropriété, ni des deux Commissaires aux comptes.
f. Budget annuel des charges ordinaires – exercice 2012 : voir annexe 1
-Maurino-Majewska demande des budgets prévisionnels pour les frais extraordinaires de 2013 à 2015 (notamment concernant les travaux dans les garages). La Présidente promet que ces informations seront disponibles pour la prochaine Assemblée Générale extraordinaire.
-Van den Branden note que le budget des dépenses courantes comporte une augmentation de 6 à 10%, ce qui est en contradiction avec l'objectif de réduction de charges. Le syndic répond que cette augmentation est destinée à couvrir le risque de hausse des prix du combustible de chauffage.
-Un groupe de 26 copropriétaires des trois blocs a remis au secrétaire de l'Assemblée des déclarations signées, portant sur le texte suivant.
Selon la Loi du 2 juin 2010, il incombe désormais au syndic :
1. d'établir deux budgets prévisionnels : un pour les dépenses courantes, un pour les frais extraordinaires prévisibles ;
2. d'évaluer les factures utilitaires (énergie, eau) à leur coût réel.
Ces informations n’ont pas été annexées à la convocation de la prochaine réunion de l’Assemblée Générale.
Je ne pourrai donc ni approuver ni donner décharge au syndic, tant pour les comptes que pour sa gestion de l'immeuble.
(signature du copropriétaire)
Dumoulin, en tant que Commissaire aux comptes, rappelle que le budget est un document unique, mais, comme l’indique le texte de la déclaration signée par 26 copropriétaires, il doit comporter à la fois ce qui permet à la copropriété de “ faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble”
et une estimation réaliste des “ frais extraordinaires prévisibles”, à savoir ceux pour lesquels il est indispensable que la copropriété se mette à provisionner les sommes nécessaires afin d’y faire face à terme ; la confection d’un budget constitue l’une des seize missions légales du Syndic (article 577-8 §4 18° du Code Civil).
Il rappelle que le deuxième “volet” du budget n’a pas été fourni, alors même que des dépenses extraordinaires ont été clairement identifiées, quelquefois par des Assemblées Générales antérieures, comme inévitables ; il se réfère par exemple à la lutte contre l’humidité des façades (point C. 4. ci-dessus), pour laquelle le scénario médian retenu par l’architecte Lesens faisait état d’une charge à anticiper de l’ordre de 2,5 millions d’euros.
L'Assemblée Générale procède au vote nominal quant à l'approbation du budget 2012.
Oui : Lorebru, Hollanders, Lamette, Collignon, Taminiaux
Non : Da Costa, Bouchetob, Bosseloir, Brichard, De Coninck, De Martelaere, De Vos, Diliberto, Dumoulin, Fadil, Fonteyne, Gosme, Hellebrandt, Iannone, Jansen, Jenau, Karapetian, Martin Moreno, Maurino-Majewska, Nayani, Ngo,Carausu, Remiche, Smits, Thielens, Tuz, Van Beggelaer, Vandenbranden, Youssef Gokalp, Zurrer
Abstentions : Nicolas, Stieremans
Ne prennent pas part au vote : Berti, Bullman, Cancho Grande, Da Silva, Karapetian, Temmerman, Tranchina, Vaes,
Le syndic annonce le résultat suivant : en faveur de la motion : 62.619 ; contre la motion : 19.646
g. Réadaptation éventuelle du fonds de roulement
Le fonds de roulement est considéré par le syndic comme suffisant.
7. Suivi des travaux décidés lors de l'Assemblée Générale du 28.04.2011
a. Infiltrations dans les garages et réfection des trottoirs de l'allée carrossable La Présidente indique que l'architecte a été désigné.
L'architecte établira les parties des garages à rénover, la ventilation des frais privatifs/communs, et une proposition sera soumise à une Assemblée Générale, sans doute extraordinaire.
L'étude de l'architecte coûtera (estimation budgétaire) 100.000 euros hors TVA (point B. 7. a de l'Assemblée Générale de 2011)
Dumoulin effectue trois déclarations unilatérales, qu’il demande au syndic et à la Secrétaire de l’Assemblée Générale d’acter au procès-verbal :
1. Seuls les travaux de stabilité de l'immeuble, dont il sera démontré en Assemblée l'impérieuse nécessité, seront susceptibles d'être supportés solidairement par les propriétaires d'appartements et de garages, car ils relèvent de l'article 39 alinéa 2 du règlement de copropriété, déposé chez Me Morren le 27 juillet 1955.
2. Les autres réparations et travaux sont "non indispensables" au sens du règlement du règlement de copropriété, déposé chez Me Morren le 27 juillet 1955, et relèvent par conséquent de l'article 40 du dit règlement de copropriété ; l'Assemblée Générale devra par conséquent recevoir toutes les garanties que leur exécution éventuelle ultérieure ne mettra en aucune manière en danger la stabilité de l'immeuble.
3. Il est rappelé que « dans le cas où un copropriétaire augmenterait les charges communes pour son profit personnel, il devra supporter seul cette augmentation » (art. 62 du du règlement de copropriété, déposé chez Me Morren le 27 juillet 1955)
b. Infiltrations dans les appartements situés au 80- 8e étage gauche Déjà évoqué sous le point C. 4. rapport du syndic.
c. Infiltrations dans les appartements situés au 80B 8e étage droit Déjà évoqué sous le point C. 4. rapport du syndic.
d. Mise en concordance entre le Règlement de copropriété et la loi
L’Assemblée Générale constate, à la suite des déclarations faites par le syndic auprès de l’Assemblée Générale partielle du Bloc B du 8 décembre 2011, que le budget de 1.000,00 € hors TVA voté par l’Assemblée Générale du 28 avril 2011 n’a pas été engagé.
Dumoulin, en tant que Commissaire aux comptes, rappelle à l’Assemblée Générale que la mise en concordance doit désormais être effectué dans une période limitée (d’ici à septembre 2013) et que le résultat de l'expertise, à savoir le texte complet de l’Acte de Base et le texte complet du règlement de copropriété, devra être soumis à l'Assemblée Générale.
Souverainement, l'Assemblée Générale pourra repousser les propositions, ou opérer les ajustements qu’elle considérera comme nécessaires (dans le respect des articles 577-4 et 577-5 du Code Civil)
Dans ces conditions, l’Assemblée Générale, à l’unanimité, décide de porter le budget spécifique de 1.000,00 € à 2.000,00 € hors TVA (soit de 1.210,00 € à 2.420,00 € TTC).
e. Information concernant différentes mises en conformité
Un organisme sera invité à faire l'inventaire amiante du complexe Brabançonne.
L’Assemblée Générale invite le syndic à la tenir informée de l’état du dossier.
8. Nouvelle proposition de travaux
a. Etude de faisabilité et cahier des charges pour la rénovation de la chaufferie et production d'eau chaude de l'immeuble (remplacement des chaudières, choix du combustible, co-génération, panneaux solaires, etc)
L'Assemblée Générale invite le conseil de copropriété à étudier lui-même davantage ces questions, ce qui implique en particulier de clarifier s’il faut ou non un audit, quel en serait l’objet précis (chaufferie ? eau? autre ?), etc.
Le conseil de copropriété devra ensuite obtenir du syndic une pluralité de devis supportant chacune des hypothèses qu’il estimera opportun de soutenir en Assemblée Générale.
Enfin, l’Assemblée Générale, à l’unanimité, exige du conseil de copropriété qu’il lui fasse rapport à l’occasion de la prochaine réunion de l’Assemblée Générale.
9. Budget travaux
L’Assemblée Générale s’en tient au budget voté sous le point C. 6. f. de l’ordre du jour.
Il n’est pas proposé d’augmenter les appels pour le fonds de réserve.
10. Fixation de la période de 15 jours pour la date de l'assemblée générale annuelle Sans objet (voir le point B. 9. de l’Assemblée Générale du 28 avril 2011)
11. Mise en concordance du Règlement de copropriété et la loi
Sans objet (erreur de retransciption du syndic lors de l’envoi des convocations)
12. Réponse aux questions et/ou demandes écrites au moins 5 jours avant la date de l'assemblée générale
a. Questions ou demandes formulées par des copropriétaires
Maurino-Majewska et Bouchetob ont envoyé un courrier recommandé au syndic demandant de mettre le point suivant à l'ordre du jour : « Révocation du Syndic ».
Le syndic objecte que ce point n’a pas été mis à l'ordre du jour car la demande ne lui serait pas parvenue dans les délais.
L’Assemblée Générale prend acte de cette objection, mais rappelle au syndic que “à tout moment, un ou plusieurs copropriétaires (...) peuvent notifier au syndic les points dont ils demandent qu'ils soient inscrits à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Ces points sont pris en compte par le syndic (...). Toutefois, compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, si ces points ne peuvent être inscrits à l'ordre du jour de cette assemblée, ils le sont à l'ordre du jour de l'assemblée générale suivante.” (article 577-6 §4 du Code Civil)
En conséquence, la demande de révocation du syndic est, quoi qu’il arrive, à l'ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale.
b. Communications éventuelles
Madame Bouchetob revient sur les intenses efforts qui ont été déployés par certains copropriétaires, mandatés par l’Assemblée Générale partielle du Bloc B du 8 décembre 2011, pour déterminer les éléments constitutifs d’un contrat de syndic.
En l’absence de contrat écrit entre le syndic actuel et la copropriété, cet effort de recherche a été accompagné d’une exploration, ailleurs à Bruxelles, de l’existence d’un ou de plusieurs syndics capables d’adhérer aux éléments du contrat de syndic retenus dans le procès-verbal de l’Assemblée Générale partielle du Bloc B du 8 décembre 2011 (point 4.2. Contrat de syndic), à savoir :
Éléments indispensables pour être insérés dans le contrat de syndic
Bonne connaissance de l'historique de l'immeuble ./.
Proximité géographique du Syndic ./.
Mise à disposition d'une équipe dédiée à la copropriété ./.
Comptabilité ; cette gestion comptable doit être vérifiable (en pratique, avec un membre du conseil de copropriété chargé de relayer les questions éventuelles des copropriétaires) ./.
Défense en justice ./.
Assurances : une police qui couvre tous les risques de l'immeuble, mais aussi les risques inhérents à la vie en commun et à l'historique (sinistralité) de l'immeuble ./.
Accès à l'information (transparence, site web) ; cet accès doit permettre l'information de chaque copropriétaire individuellement, mais aussi de chaque occupant individuellement ; le Règlement d'ordre intérieur doit être diffusé, rappelé, et le Syndic est tenu devant l'Assemblée Générale de le faire respecter ./.
Relations contractuelles pro-active vis-à-vis des fournisseurs ; ceci implique un pouvoir de négociation avec eux et des procédures transparentes de mise en concurrence ./.
Honoraires mensuels ; ceux-ci couvrent tous les frais de gestion, les frais administratifs, ainsi que les frais devant être exposés en vertu de la Loi ; dans ce contexte, l'organisation des Assemblées Générales sera effectuée au prix coûtant, au moyen de convocations et de procès-verbaux précis, et explicites quant aux décisions à prendre ./.
Expertise pour la gestion de travaux décidés par l'Assemblée Générale ; la gestion technique sera prévisionnelle et devra anticiper les travaux ; sous cet angle, l'information en continu du conseil de copropriété, puis de l'Assemblée Générale, est cruciale ./.
Budget et maîtrise des charges : la liaison avec le conseil de copropriété sera permanente ; la gestion financière sera prévisionnelle et la charge financière des travaux futurs anticipée ; l'information du conseil de copropriété et de l'Assemblée Générale est également cruciale ./.
La traduction des documents à prix coûtant et dans des délais rapides est un « plus » ./.
Réactivité (délai de réponse) : il s'agit, non seulement de prévoir une fréquence suffisante pour les réunions du conseil de copropriété, mais aussi de mettre un (ou plusieurs) interlocuteur(s) fiable(s) à disposition en cas de problème signalé par les occupants ./.
L'application de méthodes utilisées avec succès dans d'autres copropriétés sera un « plus ».
La Présidente remercie ce groupe de travail pour sa proposition de contrat de syndic, et déclare en apprécier le degré de détail. C’est précisément pour cette raison qu’elle souhaite que les services juridiques de Lorebru soient autorisés à l’examiner et à soumettre leurs conclusions au conseil de copropriété.
La Présidente craint une nette augmentation des honoraires. Il lui est répondu qu’à cette augmentation devra correspondre l’engagement solennel du prochain syndic devant l’Assemblée Générale d’une substantielle réduction du niveau des charges ordinaires.
Dumoulin signale d’ailleurs que chacune de ses interventions et propositions ont toutes porté sur l’identification de leviers permettant au conseil de copropriété d’alléger le fardeau, et à responsabiliser le syndic face à l’Assemblée Générale.
La Présidente s’engage à ce qu’un contrat de syndic soit présenté par le conseil de copropriété à la prochaine réunion en date de l’Assemblée Générale.
sans plus tarder le conseil de copropriété, Dumoulin se déclare disposer à venir, s’il en reçoit invitation de la part d’un ou de plusieurs membres du conseil de copropriété, en exposer la ratio legis auprès du conseil de copropriété.
13. Nominations statutaires Commissaire aux comptes :
La candidature de Robert Dumoulin a été notifiée au syndic le 30 janvier 2012.
L’Assemblée Générale, à l’unanimité désigne Monsieur Dumoulin comme Commissaire aux comptes pour l’exercice 2012.
p.m. : la révocation du syndic est inscrite à l’ordre du jour de la prochaine réunion en date de l’Assemblée Générale.
14. Mandat à donner au conseil de copropriété pour signer le contrat de syndic Sans objet
p.m. : la soumission par le conseil de copropriété d’un contrat de syndic est inscrite à l’ordre du jour de la prochaine réunion en date de l’Assemblée Générale.
15. Divers
Dumoulin tient à saluer le travail accompli depuis plus de quarante années par Monsieur et Madame Hanno au service de la copropriété.
Dumoulin salue l’élaboration par Lorebru d’un règlement d’ordre intérieur applicable depuis quelques semaines à l’ensemble de ses locataires. Il y voit une source d’inspiration pour le conseil de copropriété dès lors que celui-ci réexaminera le Règlement d’ordre intérieur de la copropriété.
Il invite le conseil de copropriété à se donner la peine d’en prendre connaissance afin d’étudier certaines améliorations concrètes pour une vie en commun transposables à la Brabançonne.
16. Lecture du procès-verbal
Quatorze personnes, en sus du syndic, sont toujours présentes à ce moment de la réunion.
Le syndic s’abstient pourtant de lire le procès-verbal, invoquant des raisons techniques.
La séance est close à 23 heures 45.
