APPEL D’OFFRES Nº 2021-50-139

Direction de l’approvisionnement

APPEL D’OFFRES Nº 2021-50-139

Services d’entretien et de tonte des terrains, des parcs et espaces verts pour les années 2022 à 2026

Lévis, le 13 décembre 2021

9009, boulevard du Centre Hospitalier, 2^e étage, Lévis (Québec), G6X 1L4 Téléphone (418) 835-4954

APPEL D’OFFRES PUBLIC nº 2021-50-139

Entretien et tonte des terrains, des parcs et espaces verts pour les années 2022 à 2026

Description des services : La Ville de Lévis demande des soumissions pour l’entretien et la tonte des terrains, des parcs et espaces verts pour les années 2022 à 2026.

Documents d’appel d’offres : Disponibles chez SÉAO (1)

Répondant unique pour toutes informations techniques ou administratives :

M. Steeve Ruel, approvisionneur Tél : 418 835-4943

courriel : [email protected] Réception des soumissions : avant 14 h, heure en vigueur localement, le 31 janvier 2022, date et heure de

réception des soumissions.

Les soumissions peuvent alternativement être transmises par voie électronique. Cette transmission ne peut s'effectuer que par l'intermédiaire du SEAO et conformément à la procédure prescrite par celui-ci.

Visite des lieux : La zone visée est libre d’accès.

(1) SÉAO (http://www.seao.ca) ou au 1 866 669-7326. L’obtention des documents est sujette à la tarification de cet organisme.

AVIS AUX SOUMISSIONNAIRES

Une entreprise qui souhaite conclure avec la Ville un contrat ou un sous-contrat public de services comportant une dépense égale ou supérieure à un (1) million de dollars, incluant la dépense découlant de toute option prévue au contrat, doit obtenir à cet effet une autorisation de l’Autorité des marchés publics.

L’entreprise qui répond au présent appel d’offres doit être autorisée à la date du dépôt de sa soumission.

Dans le cas d’un consortium, chaque entreprise le composant doit, à cette date, être individuellement autorisée.

Seules seront considérées les soumissions présentées par des fournisseurs ayant un établissement situé au Canada.

Les soumissionnaires peuvent obtenir les résultats de l’ouverture des soumissions (soit les noms des soumissionnaires et leur prix respectif) sur SÉAO (1) à compter du jour ouvrable suivant celui de l’ouverture des soumissions.

La Ville ne s'engage à accepter ni la plus basse ni aucune des soumissions reçues et n'encourt aucune responsabilité à l'égard du ou des soumissionnaires.

Fait à Lévis, le 13 décembre 2021 Le directeur de l’approvisionnement

requiert des mesures exceptionnelles. Dans l’objectif de freiner la propagation de la maladie et de protéger la population, la Direction de l’approvisionnement de la Ville de Lévis a décidé, dans le respect de l’esprit des mesures imposées dans l’arrêté 2020-004 de la ministre de la Santé et des Services sociaux du 15 mars 2020, de tenir les ouvertures des soumissions à huis clos.

Par le fait même, vous êtes invités à utiliser la boîte sécurisée pour déposer vos soumissions (selon les instructions détaillées de la clause 1.4) et à ne pas vous présenter pour les ouvertures publiques de soumissions.

Afin d’éviter la propagation du virus, les soumissions seront ouvertes dans les deux (2) jours ouvrables après la date et l’heure de réception des soumissions. Les soumissionnaires pourront obtenir les résultats de l’ouverture des soumissions (soit les noms des soumissionnaires et leur prix respectif) sur le site de SÉAO (http://www.seao.ca) à compter du jour ouvrable suivant celui de l’ouverture des soumissions.

La Direction de l’approvisionnement

Entretien et tonte des terrains, des parcs et espaces verts pour les années 2022 à 2026

APPEL D’OFFRES Nº 2021-50-139

RÉSUMÉ DES DOCUMENTS

►

► SECTION III : CAHIER DES FORMULAIRES DE SOUMISSION ► SECTION IV : DEVIS TECHNIQUE

► SECTION V : ANNEXES

SECTION I INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES ... 3 

1-1.  Informations importantes aux soumissionnaires ... 4 

1-2.  Objet de l’appel d’offres ... 4 

1-3.  Délai de livraison ou période de fourniture des biens et services ... 4 

1-4.  Délai et lieu de réception des soumissions ... 5 

1-5.  Coût et disponibilité des documents d’appel d’offres ... 6 

1-6.  Répondant unique ... 6 

1-7.  Processus d’informations et de plaintes ... 7 

1-7.1.  Informations sur l’appel d’offres ... 7 

1-7.2.  Plainte en regard d’un processus en cours ... 7 

1-8.  Addenda ... 7 

1-9.  Avertissements ... 8 

1-10.  Attestation relative à la probité du soumissionnaire ... 9 

1-11.  Conditions d’admissibilité d’un soumissionnaire ... 9 

1-12.  Conditions de conformité des soumissions ... 11 

1-13.  Réserves ... 13 

1-14.  Renseignements personnels et confidentiels ... 14 

1-15.  Visite des lieux ... 14 

1-16.  Examen des documents et des lieux ... 14 

1-17.  Interprétation des documents ... 15 

1-18.  Assurances responsabilité ... 16 

1-19.  Prix, quantités et indexation ... 17 

1-20.  Performance ou exigence fonctionnelle ... 19 

1-21.  Garanties de soumission ... 20 

1-22.  Retrait ou modification des soumissions ... 21 

1-23.  Signature de la soumission ... 21 

1-24.  Réception des soumissions ... 22 

1-25.  Ouverture des soumissions ... 22 

1-26.  Période de validité des soumissions ... 22 

1-27.  Défaut du fournisseur ... 23 

1-28.  Processus de plaintes ... 23 

1-29.  Propriété matérielle de la soumission ... 23 

1-30.  Résultats des soumissions ... 23 

1-31.  Bordereau des prix ventilés en format Excel ... 24 

1-32.  Conflit d’intérêts ... 24 

SECTION II CONDITIONS ADMINISTRATIVES ... 25 

2-1.  Contrat ... 26 

2-2.  Remise des garanties de soumission ... 27 

2-3.  Garantie d’exécution ... 27 

2-4.  Adjudication du (des) contrat(s)... 28 

2-5.  Maître d’œuvre ... 29 

2-6.  Cession de contrat ... 29 

2-7.  Sous-traitance ... 29 

2-8.  Livraison des biens et services ... 29 

2-9.  Inspection des services rendus ... 30 

2-10.  Réception des biens et des services fournis ... 30 

2-11.  Facturation et conditions de paiement ... 30 

2-12.  Défaut ou refus du fournisseur d’exécuter le contrat ... 31 

2-13.  Responsabilités de l’adjudicataire ... 32 

2-14.  Motifs de résiliation ... 33 

2-15.  Collaboration de l’adjudicataire ... 34 

2-16.  Chargé de projet de l’adjudicataire ... 34 

2-17.  Conflit d'intérêts ... 34 

2-18.  Lien d'emploi ... 35 

2-19.  Approche de service à la clientèle ... 35 

2-20.  Lois et règlements ... 36 

2-21.  Calcul des délais... 36 

2-22.  Transport en vrac ... 36 

2-23.  Évaluation de rendement ... 36 

2-24.  Engagement de respect de la confidentialité des renseignements et de certaines règles de conduite ... 37 

2-25.  Élection de domicile ... 39  SECTION III CAHIER DES FORMULAIRES ... III  SECTION IV DEVIS TECHNIQUE ... IV  SECTION V ANNEXES ... V 

APPEL D’OFFRES Nº 2021-50-139

SECTION I

INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES

1-1. Informations importantes aux soumissionnaires

Par le dépôt de sa soumission en période du COVID-19, le soumissionnaire est conscient des mesures gouvernementales et du contexte économique en vigueur au jour de son dépôt. Il ne lui sera donc pas possible de les invoquer à titre de cas de force majeure afin de se soustraire de ses obligations.

Il est toutefois possible que des mesures gouvernementales supplémentaires ou de nouveaux évènements imprévisibles et irrésistibles puissent survenir après l’attribution du contrat et ainsi affecter les délais de réalisation.

Dans un tel cas, la Ville et le soumissionnaire négocieront de bonne foi un nouvel échéancier qui tiendra compte de ces nouveaux éléments.

Dans tous les cas, la Ville choisira entre interrompre, diminuer ou résilier ses obligations prévues au contrat si l’exécution du contrat devenait impossible à cause de mesures gouvernementales supplémentaires ou à cause de nouveaux évènements imprévisibles et irrésistibles. Il en est de même si la réalisation du contrat devenait inutile pour les besoins de la Ville à la suite des mesures gouvernementales supplémentaires ou de nouveaux évènements imprévisibles et irrésistibles.

Si la Ville décidait de résilier ses obligations prévues au contrat pour de tels motifs, le soumissionnaire n’aura droit qu’à la valeur des travaux exécutés ou la valeur des biens livrés avant la notification de la résiliation. De même, aucune indemnité ne sera versée en cas d’interruption ou de diminution des obligations de la Ville pour l’un de ces motifs.

Il est entendu qu’une difficulté économique ou une augmentation du coût des biens livrés, du matériel, des coûts énergétiques ou de la main-d’œuvre ne représentent pas un évènement imprévisible ou irrésistible au sens du présent contrat.

1-2. Objet de l’appel d’offres

La Ville de Lévis demande des soumissions pour l’entretien, la tonte des terrains, des parcs et des espaces verts sur son territoire pour la période de 2022 à 2026.

1-3. Délai de livraison ou période de fourniture des biens et services

Les services faisant l’objet de l’appel d’offres doivent être exécutés pendant la période du 15 avril au 30 novembre, et ce, de l’année 2022 jusqu’à l’année 2026.

1-4. Délai et lieu de réception des soumissions

Le soumissionnaire doit faire parvenir sa soumission à l’intérieur du délai prescrit.

Toutes les soumissions reçues après le délai fixé seront retournées aux soumissionnaires sans avoir été ouvertes.

Pour être valides, les soumissions transmises sur support papier concernant le présent appel d’offres doivent être reçues avant 14 h, heure en vigueur localement, le 31 janvier 2022, à l’adresse suivante :

Ville de Lévis

Direction de l’approvisionnement

9009, boulevard du Centre Hospitalier, 2^e étage Lévis (Québec), G6X 1L4

Les soumissions peuvent alternativement être transmises par voie électronique.

Cette transmission ne peut s'effectuer que par l'intermédiaire du SEAO, au plus tard à l'heure et la date indiquées ci-dessus, et conformément à la procédure prescrite par celui-ci.

La Ville ne peut être tenue responsable du trafic internet pour la transmission des soumissions par voie électronique. Il est de la responsabilité du soumissionnaire de prévoir un délai supplémentaire pour la transmission de celle-ci.

INSTRUCTIONS – DÉPÔT DES SOUMISSIONS

1. Placez-vous derrière la ligne grise apposée sur le plancher devant la boîte;

2. Mettre l’enveloppe devant vous avec le texte face à la caméra située sous la petite lumière blanche (attendre 5 secondes);

3. À VOIX HAUTE (lentement et fort), donner les informations suivantes : a. Le numéro de l’appel d’offres (ex. : 2021-50-03);

b. Le Entretien et tonte des terrains, des parcs et espaces verts pour les années 2022 à 2026 (ex. : Fourniture de ……..);

c. Le nom de l’entreprise.

4. Déposer l’enveloppe dans la chute prévue à cette fin située sur le devant de la boîte ;

5. Pour obtenir une confirmation du dépôt de votre soumission, transmettre un courriel à [email protected] en inscrivant dans l’objet le numéro de soumission et le nom de votre entreprise.

Les documents de soumissions doivent être déposés dans une enveloppe scellée portant l’inscription « SOUMISSION – Appel d’offres n° 2021-50-139 Entretien et tonte des terrains, des parcs et espaces verts pour les années 2022 à 2026 » ainsi que le nom du soumissionnaire. Les soumissions doivent être conformes à toutes les exigences des documents d’appel d’offres, y incluant les addenda, et présentées sur les formulaires fournis par la Ville. De plus, aucune soumission transmise par télécopieur ou par courrier électronique ne sera acceptée.

1-5. Coût et disponibilité des documents d’appel d’offres

Les soumissionnaires doivent se procurer les documents d’appel d’offres à l’endroit suivant :

- SÉAO (Système électronique d’appel d’offres (http://www.seao.ca)) ou au 1-866-669-7326.

Veuillez noter que l’organisme SÉAO ne peut fournir aucun renseignement d’ordre technique ou administratif relativement au contenu de l’appel d’offres.

L’obtention des documents par l’entremise de SÉAO est sujette à la tarification de cet organisme.

1-6. Répondant unique

Aux fins d’assurer une uniformité d’interprétation des documents d’appel d’offres et pour faciliter les échanges d’informations telles que l’émission d’addenda, la Ville désigne la personne suivante à titre de répondant unique de cet appel d’offres pour toute demande d’informations administratives et techniques provenant des soumissionnaires, et ce, entre le moment où l’appel d’offres est publié et celui où le contrat est adjugé :

M. Steeve Ruel, approvisionneur Direction de l’approvisionnement

9009, boulevard du Centre Hospitalier, 2^e étage Lévis (Québec) G6X 1L4

Téléphone : (418) 835-4943 Courriel : [email protected]

Toutes les demandes d’informations relatives à cet appel d’offres doivent être faites par courriel au répondant unique de cet appel d’offres au moins trois (3) jours* ouvrables avant la date limite de réception des soumissions, et ce, afin de permettre l’émission, s’il y a lieu, d’un éventuel addenda dans le délai prescrit.

Aucun renseignement verbal obtenu relativement aux documents d’appel d’offres ne lie la Ville ni n’engage la responsabilité, le cas échéant, de celle-ci, de ses représentants, mandataires, préposés et employés.

1-7. Processus d’informations et de plaintes 1-7.1. Informations sur l’appel d’offres

Toute demande d’informations administratives et techniques ou provenant des soumissionnaires, et ce, entre le moment où l’appel d’offres est publié et celui où le contrat est accordé doit être transmise au répondant unique identifié à la clause 1.6. La Ville privilégie les échanges avec le répondant unique et à défaut, de satisfaction, l’article 1.7.2 introduit le nouveau mécanisme ci-dessous.

1-7.2. Plainte en regard d’un processus en cours

Conformément à l’article 573.3.1.3 de la Loi sur les cités et villes, la Ville de Lévis s’est dotée d’une procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes formulées dans le cadre de l’adjudication d’un contrat à la suite d’une demande de soumissions publique, et ce, tel que décrit à l’article 1.29.

1-8. Addenda

S’il y a lieu d’expliquer, de modifier, de préciser ou d’ajouter des éléments au présent document d’appel d’offres déjà en circulation sans toutefois changer la nature des biens et services, avant la date limite de réception des soumissions, les personnes qui sont déjà en possession de ces documents en seront avisées au moyen d’addendas. Tout addenda fait partie intégrante des documents d’appel d’offres.

Aucune modification aux documents d’appel d’offres et aux plans et devis ne sera acceptée à moins qu’elle ne fasse l’objet d’un addenda signé par un représentant de la Direction de l’approvisionnement.

Si la modification est susceptible d’avoir une incidence majeure sur les prix, l’addenda sera transmis au moins sept (7) jours avant la date limite de réception

des soumissions. Dans tous les autres cas, l’addenda sera transmis au moins trois (3) jours avant la date limite de réception des soumissions.

Si ces délais ne peuvent être respectés, la date limite de réception des soumissions sera reportée du nombre de jours nécessaires pour que ces délais minimaux soient respectés.

Sur le formulaire de soumission, le soumissionnaire doit inscrire les numéros de tous les addendas et leurs dates d’émission par la Ville et reconnaître en avoir pris connaissance. Le non-respect de cette condition de conformité peut entraîner le rejet de la soumission.

1-9. Avertissements

A. Le soumissionnaire doit prendre connaissance du Règlement RV-2018-17-91 sur la gestion contractuelle de la Ville de Lévis, qu’il peut consulter sur le site Internet de la Ville à l’adresse suivante : www.ville.levis.qc.ca sous la rubrique « La Ville », cliquez sur « Contrats et appels d’offres » et dans le paragraphe « Politiques et règlements » vous y trouverez le règlement sur la gestion contractuelle.

B. Toute offre, tout don ou paiement, toute rémunération ou tout avantage en vue de se voir attribuer le présent contrat est susceptible d’entraîner le rejet de la soumission ou, le cas échéant, la résiliation du contrat.

C. La signature transmise par télécopieur ou apposée sur des documents transmis par échange de documents informatisés aura la même valeur qu’une signature manuscrite et, par conséquent, elle liera les parties de la même manière que la signature manuscrite.

D. Les dénonciations de contrat doivent être adressées à l’Entrepreneur et à la compagnie de cautionnement lorsqu’un cautionnement garantit les obligations de l’entrepreneur pour salaires, matériaux et services conformément aux exigences énoncées au cautionnement.

E. S’il s’agit d’une demande de soumissions faite par voie d’invitation écrite, le prix soumis (avant taxes) doit être inférieur à 86 975,42 $ (100 000,00 $ les taxes incluses). Pour les demandes de soumissions par appel d’offres public, cette obligation n’existe pas.

F. Le soumissionnaire n’a droit à aucun dédommagement relativement aux frais engagés pour la préparation de sa soumission ni pour l’obtention des documents d’appel d’offres.

G. Tout fournisseur qui est inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) ne peut présenter une soumission pour obtenir un contrat public en vertu de l’article 21.4.1 de la Loi sur les contrats des organismes publics et de l’article 573.3.3.2 de la Loi sur les cités et villes.

Ce registre peut être consulté sur le site Internet du Secrétariat du Conseil du trésor à l’adresse suivante : www.rena.tresor.gouv.qc.ca./rena/. Pour tout renseignement complémentaire concernant le RENA, communiquer au 1 855 883-7362 (RENA) ou par courriel au [email protected].

Une entreprise qui, dans le cadre de l’exécution d’un contrat avec un organisme public (notamment une municipalité), conclut un sous-contrat avec une entreprise inscrite au registre des entreprises non admissibles (RENA), commet une infraction et est passible d’une amende en vertu des articles 573.3.3.2 de la Loi sur les cités et villes et 27.8 de la Loi sur les contrats des organismes publics.

H. En cours d’exécution du contrat découlant du présent appel d’offres, le gouvernement peut obliger le prestataire de services ainsi que les entreprises parties à un sous-contrat rattaché directement ou indirectement à ce contrat, à obtenir une autorisation de contracter de l’Autorité des marchés publics dans les délais et selon les modalités particulières qu’il aura déterminés.

1-10. Attestation relative à la probité du soumissionnaire

Par le dépôt du formulaire « Attestation relative à la probité du soumissionnaire»

dûment signé et tel qu’il est fourni au Cahier des formulaires de soumission, le soumissionnaire déclare notamment, avoir établi la présente soumission sans collusion et sans avoir établi d’entente ou d’arrangement avec un concurrent allant à l’encontre de la Loi sur la concurrence (1985, c. C-34) édictée par le gouvernement fédéral, entre autres quant aux prix, aux méthodes, aux facteurs ou aux formules utilisés pour établir les prix, à la décision de présenter, de ne pas présenter ou de retirer une soumission ainsi qu’à la présentation d’une soumission qui, volontairement, ne répond pas aux spécifications de l’appel d’offres. Le soumissionnaire déclare également que ni lui, ni une personne qui lui est liée, n’ont été déclarés coupables dans les cinq années précédant la date de présentation de la soumission, d’un acte criminel ou d’une infraction énoncés au point 9 de l’Attestation.

1-11. Conditions d’admissibilité d’un soumissionnaire

Le défaut d’un soumissionnaire de respecter l’une ou l’autre des conditions ci-dessous décrites le rend inadmissible à présenter une soumission.

A. Le soumissionnaire et ses sous-contractants, le cas échéant, doivent au moment de l’adjudication du contrat, posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences (à l’exception de la licence d’entrepreneur qu’il doit détenir au moment du dépôt de sa soumission si une licence est requise dans le cadre de cet appel d’offres), les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires à exécuter le contrat.

B. Le soumissionnaire doit avoir obtenu l’autorisation de l’Autorité des marchés publics à la date du dépôt de sa soumission, dans le cas où le contrat ou le sous-contrat de services (exemple : déneigement, entretien ménager, collecte des ordures, etc.) comporte une dépense égale ou supérieure à 1 000 000 $, incluant la dépense découlant de toute option prévue au contrat. Dans le cas où le soumissionnaire est un consortium qui n’est pas juridiquement organisé, seules les entreprises qui le composent doivent être individuellement autorisées à contracter au moment du dépôt de la soumission. Par contre, si le soumissionnaire est un consortium juridiquement organisé, chaque entreprise qui le compose doit détenir l’autorisation de contracter au moment du dépôt de la soumission, de même que le consortium. Les sous-traitants sont aussi assujettis à l’obligation d’obtenir l’autorisation de l’AMP pour contracter et sont passibles d’une amende s’ils sont inadmissibles. L’autorisation de contracter de l’AMP doit être maintenue pendant l’exécution du contrat. Les soumissionnaires qui n’ont pas de place d’affaires au Québec sont tenus aux mêmes obligations.

C. Seules seront considérées les soumissions présentées par des fournisseurs ayant un établissement situé au Canada.

D. Le soumissionnaire ne doit pas être inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) ou, s’il y est inscrit, sa période d’inadmissibilité aux contrats publics doit être terminée.

E. Il ne doit pas y avoir de collusion entre les soumissionnaires. Le soumissionnaire doit joindre à sa soumission le formulaire « Attestation relative à la probité du soumissionnaire » dûment rempli et signé par une personne autorisée, attestant de l’absence de collusion dans l’établissement de la soumission. Ce formulaire doit être celui fourni par la Ville.

F. Le soumissionnaire doit satisfaire à toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres.

1-12. Conditions de conformité des soumissions

1-12.1. Toute soumission ne satisfaisant pas à l’une ou l’autre des conditions ci-dessous décrites sera jugée non conforme et sera automatiquement rejetée.

A. La soumission doit être présentée à l’endroit prévu, avant la date et l’heure limite fixées pour la réception des soumissions.

B. Dans le cas d’une soumission transmise par voie électronique, le fait qu’elle ne l’ait pas été par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres ou le fait qu’elle soit inintelligible, infectée ou autrement illisible une fois son intégrité établie par le système électronique d’appel d’offres.

C. Lorsque la Ville de Lévis autorise sa transmission par voie électronique et que son intégrité n’a pas été établie par le SEAO, le fait de ne pas remédier à cette irrégularité dans les deux jours ouvrables suivant l’avis de défaut transmis par la Ville de Lévis.

D. Le « Formulaire de soumission » doit être signé par une personne autorisée.

E. Les ratures ou les corrections apportées au BORDEREAU DE SOUMISSION doivent être paraphées par la personne autorisée.

F. La soumission ne doit en aucune façon être conditionnelle ou restrictive.

G. La soumission doit être accompagnée d’une garantie de soumission et cette dernière doit respecter la forme exigée.

H. La soumission contient une équivalence non approuvée préalablement par la Ville de Lévis.

I. Une seule soumission doit être déposée par un soumissionnaire pour un même appel d’offres. La transmission d’une même soumission par voie électronique et sur support papier est réputée être un dépôt de plusieurs soumissions ;

J. Toute autre condition de conformité indiquée dans les documents d’appel d’offres comme entraînant le rejet automatique d’une soumission doit être respectée.

1-12.2. Toute soumission ne satisfaisant pas à l’une ou l’autre des conditions ci-dessous décrites sera jugée non conforme et pourra être rejetée.

A. La soumission doit être rédigée en français.

B. La soumission doit contenir tous les documents requis.

C. Les formulaires requis doivent être ceux fournis par la Ville ou contenir les mêmes dispositions et être dûment remplis.

D. Le bordereau des prix ventilés doit soumettre un prix pour chacun des articles indiqués.

E. Les ratures ou les corrections apportées au BORDEREAU DES PRIX VENTILÉS doivent être paraphées par la personne autorisée.

F. Le « Formulaire de soumission » doit mentionner tous les addendas émis et leurs dates d’émission.

G. Le bordereau de soumission ne doit pas présenter de divergences entre le montant en chiffres et celui en lettres.

H. Les formulaires autres que le « Formulaire de soumission » doivent être signés par une personne autorisée, lorsque requis.

I. La soumission doit être accompagnée d’une garantie de soumission suffisante.

J. Dans le cas d’une soumission transmise par voie électronique, les documents de la soumission doivent être combinés en un seul fichier de format PDF. La taille maximum permise pour le fichier combiné est de 75 Mo.

K. Lors d’une soumission transmise par voie électronique, le prestataire de services doit préalablement remplir le formulaire intitulé : « Déclaration concernant la reproduction des documents transmis par voie électronique » disponible directement dans le SEAO.

Ce formulaire doit être rempli et signé numériquement par la même personne qui fait la transmission de la soumission par voie électronique dans le SEAO.

L. Toute autre condition de conformité indiquée dans les documents d’appel d’offres comme pouvant entraîner le rejet d’une soumission doit être respectée.

1-12.3. Toute omission ou erreur relativement à une condition de conformité autre que celles visées à l’article 1-12.1 en regard de la soumission n'entraînera pas nécessairement le rejet de cette soumission, à condition que le fournisseur la

correction ne peut entraîner une modification du prix soumis ni rompre l’équilibre entre les soumissionnaires.

1-13. Réserves

La Ville ne s’engage à accepter ni la plus basse ni aucune des soumissions reçues, notamment lorsqu’elle juge que les prix sont trop élevés ou disproportionnés par rapport à l’estimation qu’elle a établie, ou ne reflètent pas un juste prix ou lorsqu’elle juge qu’il est dans son intérêt de procéder autrement pour fournir les biens ou les services faisant l’objet de la demande de soumissions. De plus, elle n'encourt aucune responsabilité à l'égard du ou des soumissionnaires. La Ville peut passer outre à toute irrégularité ou à tout défaut de conformité autre que ceux mentionnés à l’article 1-12.1, à la condition que celui-ci n’ait pas d’effet sur le prix de la soumission et ne vienne pas rompre l’équilibre entre les soumissionnaires.

La Ville se réserve aussi le droit de rejeter la soumission et ne pas conclure de contrat avec un soumissionnaire qui aurait exercé des activités de lobbyisme auprès d’un titulaire d’une charge publique de la Ville entre le moment où l’appel d’offres est publié et celui où le contrat est accordé, ou de le résilier si le non-respect de cette exigence est découvert après l’attribution du contrat.

La Ville se réserve aussi le droit d’attribuer un contrat portant sur tout ou partie de l’objet visé par l’appel d’offres.

Lorsqu’un bordereau de soumission est accompagné de prix ventilés, la Ville se réserve le droit, même après l’ouverture des soumissions, de diminuer ou d’augmenter les quantités et/ou de soustraire certains articles si elle le juge à propos.

La Ville se réserve la possibilité de refuser toute soumission d’un fournisseur ou d’un prestataire de services qui, au cours des deux années précédant la date d’ouverture des soumissions, a fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisant, qui remplit les conditions prescrites au paragraphe 2.0.1 de l’article 573 de la Loi sur les cités et villes (chapitre C-19).

Les soumissionnaires ne peuvent prétendre à aucune indemnité ou compensation à la suite de la décision de la Ville relativement à l’une ou l’autre des réserves ci-dessus énoncées.

1-14. Renseignements personnels et confidentiels

La collecte et l’utilisation des renseignements personnels et confidentiels s’effectueront dans le cadre de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (c. A-2.1), ci-après désignée « Loi sur l’accès », et sous réserve des exceptions qui y sont prévues.

Aux fins de l’évaluation et de la validation des soumissions soumises dans le cadre de cet appel d’offres, des renseignements personnels et confidentiels peuvent être recueillis et transmis par le soumissionnaire tels que le curriculum vitæ de ses ressources ainsi que certains renseignements d’affaires. Lorsque de tels renseignements sont transmis, ils sont accessibles au personnel concerné de la Direction de l’approvisionnement, de la direction requérante et de la Direction des affaires juridiques.

Une fois le contrat adjugé, lorsqu’un renseignement personnel et confidentiel est recueilli, ce renseignement est accessible à la personne qui doit en prendre connaissance pour les fins liées à la réalisation du contrat ou pour s’assurer du respect des obligations qui incombent aux parties quand celle-ci a la qualité pour le recevoir lorsque ce renseignement est nécessaire à l’exercice de ses fonctions et utilisé aux fins pour lesquelles il a été recueilli ou que la loi autorise son utilisation.

La personne concernée par un renseignement personnel détenu par un organisme public peut y avoir accès et le faire rectifier, le cas échéant.

1-15. Visite des lieux

La zone visée est libre d’accès.

1-16. Examen des documents et des lieux

Afin d’établir l’étendue des obligations auxquelles il s’engage et des risques inhérents aux biens et services qu’il doit éventuellement livrer ou rendre, le soumissionnaire est tenu, avant de préparer sa soumission :

A. d’étudier soigneusement les documents d’appels d’offres ;

B. de faire un examen complet de la nature et de l’état des bâtiments, des constructions et des ouvrages situés sur les lieux ou à proximité des lieux où les biens et services seront livrés ou rendus ;

C. d’aviser par écrit le représentant de la Ville, avant le dépôt de sa soumission, de toute contradiction, erreur, omission, ambiguïté ou divergence notée dans les documents d’appel d’offres et les plans et devis, afin de rendre possible l'émission d'addendas, s'il y a lieu ;

D. de prendre note qu’aucun coût additionnel ne sera alloué pour des modifications dues à une mauvaise évaluation des contraintes locales.

1-17. Interprétation des documents 1-17.1. DÉFINITIONS

Aux fins du présent document, les termes suivants sont ainsi définis :

Adjudicataire : Entrepreneur ou fournisseur de biens ou services autres que des services professionnels, à qui le contrat est adjugé.

Biens : Biens meubles, dont le prix d’acquisition peut inclure des frais pour leur installation, leur fonctionnement et leur entretien.

BNQ : Bureau de normalisation du Québec.

Fournisseur : Personne physique ou morale choisie par l’entrepreneur ou ses sous-contractants ou par le maître de l’ouvrage, pour vendre, louer ou fournir des matériaux, du matériel ou des services destinés exclusivement à l’ouvrage.

Jour ouvrable : Jour non férié et exclut les jours fériés désignés à l’article 61 de la Loi d’interprétation (ch. I-16).

Maître d’œuvre : Personne physique ou morale qui, pour sa compétence technique, est chargée par le maître de l’ouvrage de contrôler la fourniture des biens et services et de proposer leur réception et leur règlement.

Maître de l’ouvrage : La Ville de Lévis.

Marché : Ensemble des documents d’appel d’offres et du contrat.

Répondant : Une personne à qui est confié le mandat de fournir de l’information aux soumissionnaires quant à un appel

d’offres, et ce, entre le moment où l’appel d’offres est publié et celui où le contrat est adjugé.

Services : Services dont le coût de fourniture peut inclure des pièces, du matériel ou des matériaux nécessaires à cette fourniture.

Sous-contractant : Personne physique ou morale qui fournit un bien ou un service, en tout ou en partie, pour le compte d’un fournisseur.

Ville : La Ville de Lévis.

1-17.2. INTERPRÉTATION

En cas d’ambiguïté ou de difficulté d’interprétation, la préséance des documents du présent appel d’offres sera établie de la façon suivante, en ordre décroissant d’importance :

A. les addendas ;

B. le formulaire de soumission, le bordereau des prix ventilés (le cas échéant) et tout autre écrit accompagnant la soumission et demandé par le maître d’œuvre ;

C. les plans et dessins remis au fournisseur en vue de la soumission ; D. les conditions administratives ;

E. le devis technique et annexes ;

F. les instructions aux soumissionnaires ; G. la norme BNQ-0605-200-V11/2001.

1-18. Assurances responsabilité

Toute soumission doit également être accompagnée des attestations d’assurances responsabilité civile et automobile de deux millions de dollars (2 000 000 $) chacune ou d’une lettre d’engagement garantissant que le soumissionnaire sera couvert par des polices d’assurances responsabilité civile et automobile de deux millions de dollars (2 000 000 $) chacune. La lettre d’engagement doit être conforme à celle contenue au cahier des formulaires.

L’adjudicataire s’engage à maintenir en vigueur lesdites polices pour toute la durée du contrat et à fournir à la Ville la preuve de leur renouvellement au moins trente (30) jours avant l’expiration de la période précédente d’assurance. Cette couverture, de même que toutes couvertures additionnelles que l’adjudicataire croit nécessaires pour remplir ses obligations en vertu du contrat, sont à ses frais.

1-19. Prix, quantités et indexation

Le devis ou le bordereau de soumission demande les soumissions suivant l’une ou l’autre des bases suivantes : à prix unitaire, à prix forfaitaire, ou en partie à prix unitaire et en partie à prix forfaitaire. Les caractéristiques et les exigences relatives à ces différents prix sont énoncées ci-dessous :

1-19.1. Prix unitaire

A. Le prix unitaire soumis comprend la fourniture des matériaux et du matériel, la main-d’œuvre et, d’une façon générale, tous les frais à assumer pour l’exécution, l’entretien et le parachèvement des travaux ou de la fourniture de biens ou services, ainsi que les profits, les frais généraux, les taxes et toutes les autres dépenses inhérentes à l’exclusion de la taxe fédérale sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente du Québec (TVQ).

B. Le prix unitaire soumis dans le bordereau des prix est fixe pour la durée du contrat. En cas d’erreur de multiplication ou d’addition dans l’établissement du montant total de la soumission, le prix unitaire prévaut et le montant total de la soumission est corrigé en conséquence. Dans le cas où le prix unitaire a été omis, le maître d’œuvre reconstitue celui-ci en divisant le coût total de l’article du bordereau par la quantité de cet article.

C. La soumission doit être proportionnée, de sorte que le prix unitaire soumis à chaque désignation de biens, de services, de travaux ou de matériaux corresponde au coût de ces biens, services, travaux ou matériaux. Si, selon l’opinion du maître d’œuvre, ces prix sont non proportionnés, la soumission peut être rejetée par la Ville de Lévis.

1-19.2. Prix forfaitaire

A. Le prix forfaitaire soumis comprend la fourniture des matériaux et du matériel, la main-d’œuvre et, d’une façon générale, tous les frais à assumer pour l’exécution, l’entretien et le parachèvement des travaux ou de la fourniture de biens ou services, ainsi que les profits, les frais généraux, les taxes et toutes les autres dépenses inhérentes, à

l’exclusion de la taxe fédérale sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente du Québec (TVQ).

B. Le prix forfaitaire soumis sur le formulaire de soumission est fixe pour la durée du contrat. En cas d’erreur de multiplication ou d’addition dans l’établissement du montant total du bordereau des prix ventilés, ce montant total et celui de la soumission sont corrigés en conséquence.

1-19.3. Quantités

Les quantités de biens, de services ou d’ouvrages indiquées dans le bordereau des prix ne sont que des prévisions. Par conséquent, quelle que puisse être la différence entre les quantités indiquées et celles réellement exécutées ou fournies, le fournisseur ou l’entrepreneur n’a droit qu’au paiement des quantités de services ou d’ouvrages réellement exécutées et des biens ou matériaux réellement fournis.

1-19.4. Indexation annuelle des prix

Nonobstant les articles 1-19.1 et 1-19.2, les prix sont fixés pour les douze premiers mois de réalisation du contrat. Par la suite les prix sont ajustés (augmentation ou diminution) une fois par année le 1 avril de chaque année, en tenant compte de la variation de l’Indice des Prix à la Consommation (I.P.C.) et du prix du carburant dans une proportion de 85 % et 15 % respectivement.

Les références utilisées pour l’I.P.C. et le prix du carburant sont les suivantes : I.P.C. = Indice des Prix à la Consommation publiés par Statistique Canada

pour la région de Québec, au 30 septembre. (v41692870)

Prix moyen du carburant = Prix moyen du carburant diesel pour la période du 1^er lundi d’octobre au dernier lundi de septembre. Le prix de référence (xx ¢/litre) est défini comme étant le prix minimal à la rampe de chargement (OBG) du carburant diesel sur une base hebdomadaire, auquel s’ajoute la taxe d’accise fédérale et la taxe provinciale sur les carburants de la région Chaudière-Appalaches.

Ces données sont disponibles à la Régie de l’énergie du Québec.

Ainsi, la variation relative à l’I.P.C. est calculée entre les indices au 30 septembre des deux (2) dernières années et celle relative au prix du carburant est calculée entre les prix moyens annuels du carburant pour les deux dernières années se terminant le dernier lundi de septembre.

La formule suivante servira pour l’indexation du prix unitaire de chaque item du bordereau dès la deuxième année du contrat :

Pu2 = Pu1 x [1+ (I2 – I1) x 0.85 + (Pm2 – Pm1) x 0.15]

I1 Pm1

Où :

Pu2 = prix unitaire pour l’année contractuelle en cours.

Pu1 = prix unitaire pour l’année contractuelle précédente.

I2 = Indice du prix à la consommation en date du 30 septembre précédant l’indexation.

I1 = Indice du prix à la consommation en date du 30 septembre précédant la date déterminée en I2.

Pm2 = Prix moyen du carburant diesel pour la période d’un an finissant le dernier lundi de septembre précédant l’indexation.

Pm1 = Prix moyen du carburant diesel pour la période d’un an finissant le dernier lundi de septembre précédant la date déterminée en Pm2.

1-20. Performance ou exigence fonctionnelle

La Ville sollicite des soumissions de toute entreprise pouvant offrir un bien conforme aux spécifications techniques, lesquelles sont décrites en termes de performance ou d’exigence fonctionnelle au présent document d'appel d'offres.

Le soumissionnaire doit, avec sa soumission, faire la démonstration que le produit qu'il propose rencontre ces exigences fonctionnelles ou de performance. Pour ce faire, il doit inclure à sa soumission toute information qu'il juge appropriée dont le nom du fabricant, la marque et le modèle du produit offert. De plus, il doit fournir la documentation relative au produit offert et préciser les caractéristiques qui lui permettent de déployer les fonctionnalités requises ou atteindre la performance attendue.

La Ville se réserve le droit de requérir des précisions du soumissionnaire ou de soumettre le bien proposé à un banc d'essai afin de valider si celui-ci comporte les fonctionnalités requises ou rencontre la performance attendue.

Si le bien offert ne rencontre la performance attendue ou ne comporte pas les fonctionnalités requises, la soumission est rejetée pour non-conformité.

1-21. Garanties de soumission

La soumission doit être accompagnée d’une garantie de soumission valide pour une période de cent vingt (120) jours suivant la date limite de réception des soumissions, représentant au moins dix pour cent (10 %) du montant soumis pour la première année du contrat, en incluant la TPS et la TVQ.

Le soumissionnaire a intérêt à remettre le présent document d’appel d’offres à son agent d’assurances ou à la compagnie d’assurances, afin que les garanties, cautionnements et assurances émis soient en tous points conformes aux exigences du maître de l’ouvrage.

La garantie de soumission doit être donnée sous l’une ou l’autre des formes suivantes :

A. un chèque visé ou traite bancaire, fait à l’ordre de la Ville de Lévis et tiré sur un compte inscrit dans un établissement bancaire ou une caisse populaire faisant des affaires au Québec ;

ou

B. un cautionnement de soumission émis par une institution financière qui est un assureur détenant un permis émis conformément à la Loi sur les assurances (RLRQ, chapitre A-32) l’autorisant à pratiquer l’assurance cautionnement, une société de fiducie titulaire d’un permis délivré en vertu de la Loi sur les sociétés de fiducie et les sociétés d’épargne (RLRQ, chapitre S-29.01), une coopérative de services financiers visée par la Loi sur les coopératives de services financiers (RLRQ, chapitre C-67.3) ou une banque au sens de la Loi sur les banques (L.C. 1991, c. 46). Ce cautionnement doit être conforme au formulaire joint.

Lors de la transmission d’une soumission par voie électronique, seul le cautionnement est accepté à titre de garantie de soumission.

Si le soumissionnaire souhaite plutôt remettre un chèque visé ou une traite bancaire, sa soumission doit absolument être transmise exclusivement sur

1-22. Retrait ou modification des soumissions

Le fournisseur peut retirer sa soumission transmise sur support papier en personne ou par poste recommandée en tout temps avant l'heure et la date limites fixées pour la réception des soumissions sans pour cela aliéner son droit d'en présenter une nouvelle dans le délai prescrit.

Le fournisseur peut retirer sa soumission transmise par voie électronique dans le SEAO en tout temps avant l’heure et la date limites fixées pour la réception des soumissions sans pour cela aliéner son droit d'en présenter une nouvelle dans le délai prescrit.

Le soumissionnaire ne peut ni modifier ni retirer sa soumission pendant la période de validité de cent vingt (120) jours suivant la date limite de réception des soumissions. Advenant le retrait de sa soumission pendant cette période, la garantie de soumission devient exécutoire.

1-23. Signature de la soumission

La soumission doit être signée par une personne autorisée à cette fin.

Si le soumissionnaire est une entreprise constituée en personne morale en vertu de la loi, la soumission doit être accompagnée d'une copie certifiée d'une résolution du conseil d'administration, autorisant la ou les personnes indiquées à préparer et à signer la soumission, et tout autre document requis par la Ville. La résolution doit contenir les noms, prénoms et fonctions de ces personnes.

Si le soumissionnaire est une personne faisant affaire seule, sous son propre nom ou sous un autre nom, et que son entreprise n’est pas constituée en personne morale en vertu de la loi, il peut lui-même signer la soumission.

Si le soumissionnaire est une société non constituée en personne morale en vertu de la loi, tous les sociétaires doivent signer la soumission.

Dans le cas des soumissionnaires mentionnés aux deux alinéas précédents, la soumission peut être également signée par une personne fondée de pouvoir.

Lorsque la soumission est signée par une personne fondée de pouvoir, elle doit être accompagnée d'une procuration notariée ou être faite sous seing privé. Dans ce dernier cas, la signature de la procuration doit être attestée par une personne habilitée à recevoir le serment.

1-24. Réception des soumissions

Le fournisseur doit faire parvenir sa soumission à l’intérieur du délai prescrit.

Toutes les soumissions reçues après le délai fixé seront retournées aux fournisseurs sans avoir été ouvertes.

1-25. Ouverture des soumissions

Toutes les soumissions reçues (papier et électronique) dans le délai fixé seront ouvertes publiquement dans les deux (2) jours ouvrables après la date et l’heure de réception des soumissions, en présence d’au moins deux témoins, par enregistrement vidéo. Vous pouvez consulter les vidéos des ouvertures d’appels d’offres dans la section La Ville, rubrique Contrats et appels d'offres du site Internet de la Ville de Lévis à l’adresse suivante : http://www.ville.levis.qc.ca.

Lorsque la Ville de Lévis reçoit des soumissions transmises par voie électronique, elle doit d’abord constater leur intégrité par l’entremise du SEAO.

Lorsque la Ville de Lévis reçoit à la fois des soumissions papier et électronique, elle procède d’abord à l’ouverture des soumissions transmises par voie électronique.

Une soumission non intègre ne peut être ouverte et la Ville de Lévis doit alors envoyer une demande de retransmission dans le SEAO le plus rapidement possible après l’ouverture. À la suite de la demande de retransmission, le soumissionnaire dispose de 2 jours ouvrables pour retransmettre la soumission à la Ville de Lévis.

Lors de l’ouverture des soumissions, le nom des soumissionnaires sera divulgué à haute voix, y compris, le cas échéant, le nom de ceux ayant transmis une soumission par voie électronique dont l’intégrité n’a pas été constatée.

Lors de l’ouverture des soumissions, le prix total de chacune des soumissions sera aussi divulgué à haute voix, sauf si l’intégrité d’au moins une soumission transmise par voie électronique n’a pu être constatée. À ce moment, la Ville de Lévis doit plutôt divulguer le prix des soumissions (papier et électronique) dans les 4 jours ouvrables qui suivent, par la publication du résultat de l’ouverture des soumissions dans le SEAO.

1-26. Période de validité des soumissions

Toute soumission doit être valide pour une période de cent vingt (120) jours à compter de la date limite de réception des soumissions.

1-27. Défaut du fournisseur

Le fournisseur en défaut de donner suite à sa soumission ou, le cas échéant, de fournir les garanties requises dans les quinze (15) jours d'une telle demande, est redevable envers la Ville d'une somme d'argent représentant la différence entre le montant de sa soumission et celui de la soumission subséquemment retenue.

Lorsque requise, la garantie de soumission sert alors au paiement en tout ou en partie, selon le cas, de cette obligation, le tout sous réserve des droits et recours de la Ville.

1-28. Processus de plaintes

La procédure sur la réception et l’examen des plaintes st disponible sur le site Internet de la Ville de Lévis à l’adresse suivante : www.ville.levis.qc.ca. Sous la rubrique « La Ville », et sur « Contrats et appels d’offres » dans le paragraphe

« Politiques et règlements » « Autres documents ».

Le formulaire obligatoire de plainte qui doit être utilisé par toute entreprise souhaitant formuler une plainte auprès d’un organisme public relativement à un processus d’appel d’offres en cours est disponible sur le site Internet de l’Autorité des marchés publics (AMP) à l’adresse suivante : https://amp.gouv.qc.ca/porter-plainte/plainte-organisme-public/

1-29. Propriété matérielle de la soumission

La soumission transmise sur support papier ainsi que les documents y afférents demeurent la propriété matérielle exclusive de la Ville et ne sont pas remis au soumissionnaire, à l’exception des soumissions reçues en retard, lesquelles sont réexpédiées non décachetées.

La soumission transmise par voie électronique et les documents afférents deviennent la propriété matérielle de la Ville une fois la date et l’heure limites de réception des soumissions atteintes.

1-30. Résultats des soumissions

Les soumissionnaires peuvent obtenir les résultats de l’ouverture des soumissions (soit les noms des soumissionnaires et leur prix respectif) sur le site de SÉAO (http://www.seao.ca) à compter du jour ouvrable suivant celui de l’ouverture des soumissions.

La Ville publie et tient à jour, sur Internet dans le système électronique d’appel d’offres SEAO (www.seao.ca), une liste des contrats qu’elle conclut et qui comportent une dépense d’au moins 25 000 $. La Ville publie également en permanence, sur son site Internet (www.ville.levis.qc.ca), une mention concernant la publication de cette liste et un hyperlien permettant d’accéder à la liste. Vous pouvez également consulter le rapport des contrats d’au moins 25 000 $ attribués par la Ville de Lévis directement à l’adresse

http://www.seao.ca/Reports/Rapport_Adjudication.aspx?g_org_id={1d4b511f-a655-471d-8a06-7fefafa819cb}

1-31. Bordereau des prix ventilés en format Excel Ne s’applique pas.

1-32. Conflit d’intérêts

Le prestataire de services ne doit pas être, ou susceptible d’être, en situation de conflit d’intérêts, selon le sens donné à cette expression à l’article 2-17 intitulé

« Conflit d’intérêts », auquel cas le soumissionnaire doit le dénoncer dans une lettre annexée à sa soumission et indiquer les moyens qu’il propose pour, d’une part, éviter que les personnes impliquées ne puissent intervenir dans l’exécution des travaux ou services et, d’autre part, éviter que les renseignements ou documents obtenus dans le cadre de l’exécution du contrat ne soient divulgués à ces dernières ;

La Ville peut alors prendre une décision conformément à l’article 2-17

APPEL D’OFFRES Nº 2021-50-139

SECTION II

CONDITIONS ADMINISTRATIVES

2-1. Contrat 2-1.1. Durée

Le contrat ne prend fin que lorsque toutes les obligations principales et accessoires, notamment celles relatives à l’entretien ou aux garanties, ont été exécutées par l’adjudicataire et la Ville conformément aux exigences de l’appel d’offres.

2-1.2. Documents

La Ville de Lévis ne signe aucun contrat à la suite d’un processus d’appel d’offres.

Les documents suivants, le cas échéant, font office et partie intégrante d’un contrat avec la Ville :

A. Les addendas ;

B. L’avis d’appel d’offres ; C. Le devis d’appel d’offres ; D. Les plans et les annexes ;

E. Le « Formulaire de soumission » ;

F. Le formulaire « Bordereau de prix ventilés» ;

G. La résolution de la compagnie ou l’autorisation de signatures ;

H. Le formulaire « Attestation relative à la probité du soumissionnaire » ET l’Autorisation à contracter délivrée par l’Autorité des marchés publics ; I. La garantie de soumission exigée ;

J. Les attestations d’assurance requises ou une lettre d’engagement d’une compagnie d’assurances garantissant une couverture d’assurance responsabilité civile et automobile ;

K. La résolution du comité exécutif ou du conseil de la Ville ; L. Le(s) bon(s) de commande ;

M. L’autorisation d’exécuter le contrat ;

2-2. Remise des garanties de soumission

Pour les soumissionnaires qui ont transmis un chèque visé comme garantie de soumission, la Ville retourne les chèques visés après l’attribution du contrat. Cette remise ne libère les soumissionnaires d’aucune des obligations contenues dans leur soumission.

Pour le soumissionnaire qui sera l’adjudicataire du contrat, le maître de l’ouvrage encaisse le chèque visé et ne paie aucun intérêt. La garantie de l’adjudicataire est conservée jusqu’au moment de l’adjudication du contrat et de la remise des cautionnements d’exécution exigés aux documents d’appel d’offres.

En cas de rejet des soumissions, les garanties de soumission sous forme de chèque seront retournées aux soumissionnaires.

2-3. Garantie d’exécution

Si le montant total de la soumission, incluant les taxes, est de moins de 25 000 $, aucune garantie d’exécution n’est exigée.

Si la garantie de soumission est faite sous la forme d’un chèque visé, la Ville conserve ou encaisse le chèque, celui-ci servant alors également de garantie d’exécution. Cependant, l'adjudicataire peut demander à la Ville d’échanger son chèque visé par un cautionnement d’exécution.

Si la garantie de soumission a été faite sous la forme d’un cautionnement, l’adjudicataire doit, dans les quinze (15) jours suivant l’adjudication du contrat, remplacer sa garantie de soumission par une garantie d’exécution sous l’une des formes suivantes :

A. sous la forme d’un chèque visé, la valeur totale d’échange de ces garanties doit représenter au moins cinquante pour cent (50 %) du montant soumis incluant les taxes pour la première année du contrat.

B. sous la forme de cautionnement, la valeur totale d’échange de ces garanties doit représenter au moins cinquante pour cent (50 %) du montant soumis pour la première année du contrat, en incluant les taxes.

Ce cautionnement doit être émis par une institution financière qui est un assureur détenant un permis émis conformément à la Loi sur les assurances (c. A-32) l’autorisant à pratiquer l’assurance cautionnement, une société de fiducie titulaire d’un permis délivré en vertu de la Loi sur les sociétés de fiducie et les sociétés d’épargne (c. S-29.01), une coopérative de services financiers visée par la Loi sur les coopératives de services financiers (c. C-67.3) ou une banque au sens

de la Loi sur les banques (1991, c. 46). Ce cautionnement doit être conforme au formulaire du BNQ 1809-900/M modifié ci-joint.

Dans le cas d’un contrat à exécution successive d’une durée supérieure à un an, ce cautionnement d’exécution doit être renouvelé à chaque année du contrat et déposé à l’attention de la Ville au plus tard soixante (60) jours avant l’expiration de la précédente période de garantie, et doit représenter au moins cinquante pour cent (50 %) du montant soumis pour cette autre année, en incluant les taxes.

2-4. Adjudication du (des) contrat(s)

Les contrats découlant des soumissions ne seront attribués que suivant l’une ou l’autre des bases suivantes, soit à prix forfaitaire, soit à prix unitaire et ne pourront être accordés à l’adjudicataire qu’après l’obtention par la Ville de toutes les autorisations requises.

La Ville prévoit attribuer un seul contrat pour l’ensemble des biens et services requis dans cet appel d’offres.

Cependant, après l’analyse des soumissions reçues, certaines parties pourraient être attribuées à d’autres soumissionnaires dans des contrats distincts, si cela s’avérait plus avantageux pour la Ville.

L’adjudication du (des) contrat(s) sera faite par l’une ou l’autre des instances suivantes : le conseil de la Ville, le comité exécutif, le fonctionnaire ou l’employé détenant le pouvoir délégué d’autoriser la dépense et de passer le contrat en conséquence au nom de la municipalité.

Le contrat sera accordé à la personne qui a présenté, dans le délai fixé, la soumission conforme la plus basse, après analyse et approbation des autorités concernées.

Avis à l’adjudicataire

L’adjudicataire recevra de la Direction de l’approvisionnement un avis l’informant que le contrat lui a été attribué ainsi qu’une copie de la résolution du conseil de la Ville ou du comité exécutif, ou une copie signée du document intitulé

« attribution du contrat par le fonctionnaire détenant une délégation de pouvoir » avec référence au numéro de l’appel d’offres et au prix de sa soumission. Cet avis ne constitue pas une autorisation d’exécuter le contrat.

Autorisation d’exécuter le contrat

Le plus tôt possible après la réception, à la Direction de l’approvisionnement, des cautionnements, garanties, attestations, licences et permis exigés dans les documents d’appel d’offres, le maître d’œuvre transmet à l’adjudicataire le formulaire intitulé « Autorisation d’exécuter le contrat » ou un bon de commande officiel de la Ville de Lévis.

L’adjudicataire doit alors exécuter le contrat sans interruption et avec diligence, selon les délais stipulés au devis, lesquels se calculent à partir de la date à laquelle celui-ci a reçu l’autorisation écrite du maître d’œuvre d’exécuter le contrat.

2-5. Maître d’œuvre

Après l’attribution du contrat, la Ville désignera un maître d’œuvre.

2-6. Cession de contrat

L’adjudicataire ne peut céder le contrat en tout ou en partie sans l’autorisation écrite de la Ville.

2-7. Sous-traitance

L’adjudicataire ne pourra confier à des sous-contractants, l’exécution, en tout ou en partie, de certains ouvrages ou services visés par cet appel d’offres sans autorisation de la Ville.

2-8. Livraison des biens et services

À moins de directives contraires, l’adjudicataire doit livrer les biens et fournir les services de façon diligente et continue jusqu’à leur complète exécution, dès qu’il en reçoit l’autorisation écrite de la Ville.

Les prix des biens doivent inclure tous les frais de livraison à l’intérieur des limites de la Ville de Lévis.

L’adjudicataire doit établir son échéancier de livraison des biens et services prévus au contrat, et ce, après la consultation et l’approbation du maître d’œuvre.

2-9. Inspection des services rendus

La Ville se réserve le droit de faire inspecter, par des personnes dûment autorisées, sans préavis nécessaire, mais à des heures normales, le travail relié aux services rendus par l’adjudicataire. Celui-ci sera tenu de se conformer sans délai aux directives que lui donnera le maître d’œuvre à la suite de ces inspections, afin d’assurer le respect de toutes les exigences prévues au marché.

Toute inspection ainsi effectuée ne dégage pas pour autant le fournisseur de sa responsabilité à l'égard de la réalisation intégrale de l'objet du contrat.

2-10. Réception des biens et des services fournis

Après une vérification de leur conformité à toutes les exigences des documents d’appel d’offres, et ce, dans les dix (10) jours ouvrables suivant la date de leur livraison ou de leur fourniture, la réception des biens et services pourra être déclarée par la Ville.

2-11. Facturation et conditions de paiement

Chaque livraison de biens ou services doit être accompagnée de la facture ou d’un bordereau de livraison sur lequel les prix facturés sont inscrits.

La Ville de Lévis prévoit émettre le paiement dans un délai de quarante-cinq (45) jours suivant la réception définitive des biens et des services fournis et après avoir reçu une facture originale présentant obligatoirement les informations suivantes :

A. le nom du fournisseur ;

B. le nom d’un contact et son numéro de téléphone ; C. les numéros de taxes de l’entreprise ;

D. le numéro d’appel d’offres 2021-50-139 ; E. le nom du projet ;

F. le numéro de commande émis spécifiquement pour la partie des biens livrés ou services rendus ;

G. le total et le détail des calculs (quantités, prix unitaire, sous-total, TPS, TVQ, total) ;

H. le total cumulatif des factures (taxes incluses) reliées à ce contrat, incluant la présente facture ;

I. l’escompte consenti pour un paiement anticipé, le cas échéant.

Toute facture ne respectant pas ces exigences sera retournée sans être payée.

La Ville ne paie aucun intérêt sur les soldes échus.

Toute facture, si elle n’accompagnait pas la livraison du bien, doit être transmise électroniquement (en format PDF, JPEG ou TIFF) à l’adresse courriel : [email protected].

2-12. Défaut ou refus du fournisseur d’exécuter le contrat

A. Advenant le retrait de la soumission du fournisseur, entre le moment de l’ouverture des soumissions et celui où l’offre contenue dans la soumission est acceptée, la garantie de soumission devient exécutoire.

B. En cas de défaut de fournir au maître de l’ouvrage les garanties requises, les attestations d’assurance, les cautionnements et les renseignements demandés dans les documents du marché, dans les quinze (15) jours suivant l’adjudication du contrat, ou de déposer à l’attention du maître de l’ouvrage une preuve du renouvellement annuel des cautionnements d’exécution et des assurances au plus tard trente (30) jours avant l’expiration de la période précédente de garantie ou d’assurance, le maître d’œuvre avise le fournisseur de ces manquements et lui donne l’ordre d’y remédier immédiatement ; s’il y a lieu, le maître de l’ouvrage en avise la caution.

C. Si le maître d’œuvre estime que le fournisseur enfreint quelque disposition du marché ou manque aux obligations qui en découlent ou, sans limiter la portée générale de ce qui précède, plus particulièrement :

1° ne livre pas ou ne commence pas la fourniture des biens ou services à la date indiquée dans l’autorisation écrite ou au bon de commande de la Ville,

2° refuse ou néglige de remplacer les biens ou de corriger les services non acceptables,

3° fait exécuter une partie du contrat par des sous-contractants et à l’encontre du présent devis, le cas échéant,

4° enfreint les lois, les décrets et les règlements ou les ordres du maître d’œuvre,

5° poursuit la fourniture des biens et services sans la célérité et la diligence requise,

6° agit avec incompétence, négligence ou est dans l’incapacité d’exécuter le marché,