A A c c c c e e s s s s 2 2 0 0 1 1 0 0
Utiliser
une base de données
SOMMAIRE
Généralités sur les SGBD... 3
Démarrage d'Access 2010 ... 4
Ouverture d'un fichier Access ... 4
Conversion d’un fichier « mdb » vers « accdb » ... 5
Les objets dans Access ... 6
Les tables ... 7
A) Ouvrir une table en mode feuille de données ... 7
B) Les boutons de navigation ... 7
C) Travail avec les colonnes ... 7
a) Renommer une colonne (un champ): à éviter ... 7
b) Masquer une colonne ... 8
c) Masquer ou afficher une ou plusieurs colonnes ... 8
d) Figer une colonne ... 8
e) Libérer les colonnes ... 8
f) Déplacer une colonne ... 8
D) Travail avec les enregistrements ... 9
a) Saisie d'un enregistrement ... 9
b) Modifier un enregistrement ... 10
c) Supprimer un enregistrement ... 10
E) Tri des enregistrements de la feuille des données ... 10
F) Recherche d'enregistrements ... 11
G) Recherche d'informations liées ... 11
Les filtres ... 12
A) Filtre par sélection d'un seul critère ... 12
a) Créer le filtre ... 12
b) Supprimer le filtre ... 12
c) Appliquer de nouveau le filtre ... 12
d) Supprimer le filtre ... 12
B) Filtre par formulaire ... 13
G G én é né ér ra al li it té és s s su ur r l le es s S SG GB B D D
Access est un Système de Gestion de Base de Données (SGBD), c'est-à-dire un ensemble de programmes permettant de gérer des bases de données.
C'est un SGBD de type Relationnel (SGBDR).
Un SGBD permet :
- de créer la structure de la base de données, de la modifier,
- de stocker des enregistrements, de les modifier (mettre à jour), de les supprimer, - d'effectuer des recherches (requêtes) dans cette base de données.
Une base de données est un ensemble cohérent de données structurées.
Une base de données contient en général plusieurs tables, éléments de stockage des données.
Une table est un ensemble de données organisé en tableau avec des lignes (horizontales) et des colonnes (verticales). A l'intersection des colonnes et des lignes, se trouvent les données.
Le libellé des colonnes s'appelle un CHAMP.
Chaque ligne s'appelle un ENREGISTREMENT (en abrégé : ENR).
Exemple de table CLIENT d'une base de données de gestion de clients
numClient nomClient prénomClient CP Ville
1245678 ANGE Michel 75001 Paris
1234789 MIRRE Abel 91000 Evry
2145211 SARBAQUE Anne 75001 Paris
Dans une table; un champ (ou plusieurs champs) sert de clé primaire. La clé primaire permet de différencier les enregistrements d'une table. Une même clé primaire ne pourra pas être attribuée à deux enregistrements. Dans l'exemple, la clé primaire de la table CLIENT sera le champ
numClient. Deux clients ne peuvent avoir le même numéro numClient.
Exemple de table COMMANDE d'une base de données de gestion de clients numCommande numClient dateCommande
0001 1245678 2008/01/03
0002 1234789 2008/01/03
0003 1234789 2008/01/05
0004 2145211 2008/01/05
Dans cet exemple, la clé primaire de la table COMMANDE sera le champ numCommande.
Les tables d'une base de données sont reliées entre elles par la présence de clés primaires.
Dans l'exemple, le champ numClient (qui est clé primaire dans la table CLIENT) devient une clé étrangère de la table COMMANDE, indiquant que telle commande a été passée par tel client.
Les deux tables sont mises en relation par le champ numClient.
Dé D ém ma ar rr ra ag g e e d d' 'A Ac cc ce es s s s 2 20 0 10 1 0
Cliquez sur le bouton Démarrer puis Programmes puis Access2010
Ou O uv v er e rt tu ur re e d d' 'u un n fi f ic ch hi ie er r A Ac cc ce es ss s
Une base de données Access est un fichier dont l'extension est : .mdb (Microsoft DataBase) dans Acces 97, 2002 et 2003 .accdb dans Acces 2007 et 2010.
Exemple : Ouvrir le fichier CopieComptoirsv2002.mdb Cliquez sur ou sur Fichier > Ouvrir
Parcourir l’arborescence pour trouver le fichier à ouvrir.
AIDE
C C on o nv ve er rs si io on n d d’ ’u un n f fi ic ch hi ie er r « « m md db b » » v ve er rs s « « a ac cc cd db b » »
Nous allons ouvrir un fichier « mdb » afin de le convertir au format « accdb »
Ouvrir le fichier Comptoirsv2002Util.mdb
En choisissant l’option « Enregistrer la base de données sous » du menu « Fichier », on peut enregistrer la base de données uniquement dans son format d’origine. C’est l’option qu’il faudra choisir ultérieurement lorsque nous ne ferons plus de conversion.
Pour effectuer une conversion, il faut choisir l’option « Enregistrer et publier » du menu
« Fichier ».
Choisie ensuite le type de fichier adéquat et cliquez sur le bouton « Enregistrer sous »…
puis choisissez l’emplacement de stockage de votre fichier.
NB : Si Access vous met en garde, répondez « OK » après avoir lu le message.
Remarque : on peut aussi double-cliquer sur le fichier de type access en .mdb ou .accdb.
Sous Windows, dans le dossier où se trouve le fichier ouvert, un fichier temporaire est apparu au même endroit portant le même nom mais avec l'extension .laccldb.
Ce fichier temporaire disparaitra à la fermeture du fichier de la base de données.
Le L es s o ob bj je et ts s da d an n s s A Ac cc ce es ss s
La fenêtre donne accès à différents objets du SGBD Access :
• Tables (objets qui contiennent les données stockées)
• Requêtes (objets qui mémorisent des instructions sur la base telles que les interrogations, les mises a jour…)
• Formulaires pour les affichages à l'écran (saisie, recherche, consultation)
• Etats (qui permettent d'imprimer les documents) Exemple : Afficher la liste des tables de la base de données
Cliquez sur « Tous les objets Access » dans la liste déroulante de la partie gauche.
Tous les objets de la base de données Comptoirsv2002Util apparaissent.
Cliquez ensuite sur Tables dans la partie gauche.
La liste des tables apparaît.
Essayez les différentes possibilités…
Cette base de données contient 4 tables qui contiennent des données.
Vous allez l'utiliser pour l'interroger, la compléter…
Le L es s ta t ab bl l es e s
A) Ouvrir une table en mode feuille de données
Exemple : Ouvrir la table Clients
Cliquez sur la table Clients pour la sélectionner
Ouvrez la table en mode feuille de données grâce à une des 3 méthodes : - double-clic sur la table Clients
- Bouton « affichage » du menu « Accueil » - ou clic droit puis Ouvrir
La table est affichée dans une fenêtre sous forme d'une feuille de données : - en haut de chaque colonne, apparaît le libellé du champ.
- chaque ligne contient un enregistrement de la table.
B) Les boutons de navigation
En bas de la fenêtre, se trouve une zone de navigation dans les enregistrements de la table.
Combien y a-t-il de clients ? …….
Cliquez sur les différents boutons afin de comprendre leur utilisation.
Essayez aussi de saisir des informations dans la zone de recherche afin de comprendre son intérêt.
C) Travail avec les colonnes
Les colonnes d'une table de la base de données mais aussi d'une requête peuvent être masquées provisoirement pour une impression par exemple.
Il est souvent préférable d'utiliser une requête pour obtenir ce résultat.
a) Renommer une colonne (un champ): à éviter
NE PAS renommer une colonne car d'autres objets de la base de données en dépendent et l'application pourrait ne plus fonctionner.
Zone de recherche
b) Masquer une colonne
Exemple : masquer la colonne Région de la table Clients Ouvrez la table Clients en mode feuille de données.
Faire un clic droit dans l'en-tête grisé portant le nom de la colonne ou dans une donnée.
Choisir Masquer les champs.
Autre méthode : Cliquez sur le bouton « Plus » du menu « Outils de table »
c) Masquer ou afficher une ou plusieurs colonnes
Exemple : masquer les colonnes Adresse, code postal, ville
Faire un clic droit dans l'en-tête grisé portant le nom d’une ou plusieurs colonnes.
Choisir Afficher les champs.
Décochez les colonnes à masquer et cochez les colonnes à afficher.
Cliquez sur le bouton Fermer
Autre méthode : Cliquez sur le bouton « Plus » du menu « Outils de table »
A faire : Afficher de nouveau toutes les colonnes
d) Figer une colonne
Exemple : Figer la colonne Société pour lire plus facilement nom de société et téléphone Faire un clic droit dans la colonne à figer et choisir « Figer les colonnes ».
Déplacer le curseur de fenêtre en bas pour afficher le téléphone à côté du nom de société (ou déplacez-vous vers la droite (avec les flèches de déplacement du clavier)
Autre méthode : Cliquez sur le bouton « Plus » du menu « Outils de table »
e) Libérer les colonnes
Exemple : Libérer les colonnes de la table Clients
Faire un clic droit dans la colonne à figer et choisir « Libérer tous les champs ».
Autre méthode : Cliquez sur le bouton « Plus » du menu « Outils de table »
f) Déplacer une colonne
Exemple : Déplacer la colonne Société après le code, la colonne région avant le pays.
Cliquez dans l'en-tête grisé portant le nom de la colonne pour la sélectionner.
Cliquez-déplacez la souris et relâchez à l'endroit souhaité.
Fermez la table en cliquant sur la croix en haut à droite (Attention à ne pas fermer Access)
D) Travail avec les enregistrements
a) Saisie d'un enregistrement
Exemple : saisir la fiche client suivant dans la table CLIENTS
Code Client : UNICM
Société : Unicmarché
Contact : Ange Vande
Fonction : Propriétaire Adresse : 7 rue du Paradis
Code postal : 95240
Ville : Cormeilles-en-Parisis
Pays : France
Téléphone : 01 22 33 44 55
Ouvrir la table CLIENTS et, dans la barre de navigation en bas, cliquez sur le bouton Nouvel enregistrement
Saisissez les informations concernant le nouveau client, en utilisant de préférence la touche Tab du clavier pour passer d'un champ à l'autre.
Remarque : Pour annuler la saisie d'un enregistrement (en cas d'erreur, de blocage, de problème), appuyez sur la touche Echap du clavier.
Remarques :
Fermez la table et remarquez que le logiciel ne vous demande pas de sauvegarder l'enregistrement.
Ouvrez la table et cherchez l'enregistrement. Pourquoi est-il à cet endroit ?
...
A faire : Dans la table Clients, essayer d'enregistrer les enregistrements suivants (pensez à la touche Echap), observer les messages qui apparaissent et trouvez pourquoi ce n'est pas possible la cause du problème :
1) enregistrement dont le code client est UNIC
2) enregistrement dont le code client est RANCH et le nom de société est Le grand Ranch 3) enregistrement dont le code client est GRAND et le nom de société est vide
1) ...
2) ...
3) ...
A faire : Dans la table Produits, saisir 3 enregistrements suivants : Exemple :
Nom du produit : Gateau breton Quantité par unité : 12 paquets
Prix : 13,50
Remarquez que le numéro de produit est un numéro auto-incrémenté.
b) Modifier un enregistrement
Exemple : Dans la table Produits, modifier Gateau breton en cake dans l' enregistrement préalablement saisi
c) Supprimer un enregistrement
Exemple : Dans la table Produits, supprimer es enregistrements ajoutés par 3 méthodes différentes
Cliquez dans la 1ère colonne (la grise) de l'enregistrement pour le sélectionner et appuyez sur la touche Supp du clavier.
Faites un clic droit sur la 1re colonne puis Supprimer l'enregistrement.
Sélectionner l’enregistrement et cliquez sur le bouton Supprimer du menu « Outils de table Champs »
E) Tri des enregistrements de la feuille des données
En informatique, on appelle TRI le fait de placer une liste d'éléments dans un certain ordre, donc lr fait de trier ne supprime rien.
Exemple : trier les enregistrements de la table Clients par ordre alphabétique de Ville Ouvrez si besoin la table Clients. Quel est le critère de tri actuel des enregistrements.
Cliquez dans une des cellules de la colonne qui sert de critère de tri : Ville Cliquez sur pour trier par ordre alphabétique.
Autre possibilité : faire un clic droit dans le champs à trier puis choisir le bouton de tri.
Vous disposez également d’un bouton « Supprimer un tri » qui permet de ré afficher les enregistrements dans l’ordre de la clé primaire.
Fermez la table avec le bouton de fermeture.
A la fermeture, une boite de dialogue demande s'il faut enregister la modification.
Choisissez OUI si vous voulez enregistrer la table avec ce nouvel ordre de tri.
A faire : trier les enregistrements de la table Produits par ordre décroissant de Prix unitaire Remarque : En pratique, ce type de tri en mode feuille de données est peu adapté aux tris complexes, et on utilisera plutôt des requêtes.
F) Recherche d'enregistrements
Exemple : Dans la table Clients, rechercher les clients installés à Paris Ouvrez la table Clients
Cliquez dans un des éléments de la colonne Ville.
Cliquez sur (ou sur le menu Edition puis Rechercher)
Dans la zone Rechercher saisissez le nom de la ville.
Le champ Rechercher dans est déjà complété avec le nom du champ sélectionné.
Déroulez la zone Où et choisir l'option Champ entier afin que la recherche soit strictement sur l'expression saisie (une ville dont le nom est Parisis par exemple ne soit pas être trouvée).
Cliquez sur le bouton Suivant. Le logiciel s'arrête sur chaque enregistrement concerné par la recherche.
A faire : Dans la table Clients, rechercher les sociétés dont le nom contient le mot Paris.
G) Recherche d'informations liées
Exemple : Dans la table Clients, rechercher les commandes passées par le client HANAR Ouvrez la table Clients
Recherchez le client HANAR.
Cliquez sur le bouton « + » dans la première colonne. Le bouton « + » s’est transformé en bouton « - » et vous accédez à la table des commandes avec un filtre sur le client HANAR et visualisez l’ensemble de ses commandes.
Vous pouvez effectuer la même opération sur la sous-table (ou sous-fenêtre) ouverte pour accéder aux produits commandés par commande.
Pour revenir en arrière, cliquez sur le bouton « - ».
Le L es s f fi il lt tr re es s
En informatique, un filtre permet d'isoler des éléments d'un ensemble.
Les filtres dans Access sélectionnent des enregistrements répondant à certains critères.
Les enregistrements (ou lignes) qui passent le filtre sont visibles et ceux qui ne passent pas le filtre deviennent invisibles mais ne sont pas supprimés. Il suffit de supprimer le filtre pour les faire apparaître de nouveau.
A) Filtre par sélection d'un seul critère
Exemple : afficher les clients dont la fonction est représentant(e) Ouvrez la table Clients.
a) Créer le filtre
Cliquez dans la colonne Fonctions dans une cellule qui contient la valeur choisie.
Cliquez sur le bouton « Filtrer » puis cochez les cases désirées ou sélectionnez
« Filtre de textes » pour accéder à des filtres personnalisés.
Le filtre est créé. Les enregistrements ne correspondant pas à ce critère sont masqués.
Ajoutez un second filtre en utilisant une méthode différente (clic droit dans la colonne) et choisissez comme ville « London »
Remarquez que le second filtre ne remplace pas le premier mais que les 2 filtres se cumulent.
Vous ne devez visualiser que les 3 représentants de London..
Les colonnes filtrées sont visualisables grâce à un petit filtre dessiné dans l’en-tête de colonne.
b) Supprimer le filtre
Pour réafficher tous les enregistrements, cliquez sur le bouton en bas de la fenêtre..
Le filtre ne disparaît pas et pourra être appliqué de nouveau.
Remarque : ce bouton s'appelle alternativement Appliquer le filtre ou Supprimer le filtre.
c) Appliquer de nouveau le filtre
d) Supprimer le filtre
e) Pour supprimer définitivement le filtre, cliquez sur le bouton et cliquez sur
« Supprimer le filtre ».
B) Filtre par formulaire
Exemple : afficher la liste des clients dont la ville est Paris
Ouvrez la table Clients.
Cliquez sur le bouton « Filtrer par Formulaire » de « Options avancées » du menu
« Accueil »
Un formulaire (ou grille) apparaît pour recevoir les critères de sélection.
En utilisant judicieusement l’onglet nommé « OU »’,afficher la liste des clients dont :
- la ville est London et la fonction Représentant(e) OU la ville est Madrid et la fonction Chef comptable
Remarque : Pour les filtres compliqués, l’utilisation des requêtes sera plus efficace.
